järjestelmän hankintaan

Transkriptio

1 järjestelmän hankintaan Yrityksen toimintojen hallintaan sopivan ohjelmiston miettiminen voi olla haastavaa, varsinkin jos aiempaa kokemusta ei ole. Tästä oppaasta löydät vinkkejä siihen, mitä kannattaa huomioida ohjelmistoa valittaessa.

2 . Arvioi ensin toimintatapasi Liikkeelle kannattaa lähteä käymällä läpi omat prosessinsa ja toimintatapansa. Mitkä asiat vaativat korjaamista, jotta saat arjestasi mahdollisimman sujuvaa, hallitset ajankäyttösi ja pystyt ohjaamaan liiketoimintaasi tehokkaasti? Mitkä asiat kuormittavat toimistolla, työmaalla tai tuotannossa ja syövät aikaa laskutettavalta työltä? mikä arjessa kuormittaa?

3 2. Valitse toimialalle kehitetty ratkaisu tukeeko toimintaasi? Markkinoilla on tarjolla paljon erilaisia ratkaisuja ja ohjelmistoviidakossa samoilu voi käydä työstä itselle sopivaa vaihtoehtoa mietittäessä. Yksi asia on kuitenkin varma: Toimialan tarpeisiin tehty ratkaisu on aina paras vaihtoehto, sillä siinä on huomioitu alan vaatimukset.

4 3. Varmista että ohjelmisto palvelee tarpeitasi helpottaako arkeasi? Moni tarjoaa mahdollisuuden tilata ratkaisunsa suoraan netistä tai pyörii messuilla sopimuspapereiden kanssa. Älä käytä tuota mahdollisuutta. Ota aikaa ja vähintäänkin keskustele ohjelmistotoimittajan kanssa perusteellisesti. Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat mahdollisuuden netin kautta toteutettavaan etädemoon tai henkilökohtaiseen tapaamiseen, jossa arvioitte yhdessä ratkaisun sopivuutta yrityksellesi. Hyödynnä henkilökohtainen kontakti ja vaadi suoria vastauksia. Ohjelmiston käyttöönotto aiheuttaa aina jonkinlaisia aloituskustannuksia ja vaatii aikaa, joten varmista, että tarjottu ratkaisu oikeasti palvelee juuri sinun yrityksesi tarpeita.

5 mitä hinta sisältää? 4. Katso kuukausiveloitusta syvemmälle Moneen ohjelmistoon on lyöty näennäisen halpa hintalappu kuukausiveloitukseen, mutta lopulta et pysty hyödyntämään sitä ilman erikseen ostettavia lisäpalveluita. Varmista kuuluvatko päivitykset, ylläpito, arkistointi, palvelintila, tuki ja varmuuskopiointi hintaan. Riittääkö yksi ohjelmisto vai tarvitsetko erillisiä ohjelmia esim. pankkiliikenteen hoitamiseen? Hinnan lisäksi mieti ratkaisusta saatavaa hyötyä: Tehostaako ohjelmisto toimintaasi siten, että säästät aikaa ja sitä myöten rahaa? Huomioi erityisesti ne asiat, jotka vievät tällä hetkellä paljon aikaasi, esimerkiksi ostolaskujen käsittely ja laskuttaminen, käsin tehtävät kirjaukset, tiedonsiirto ja seurantatietojen koostaminen. Entä kirjanpitokustannukset maksatko ohjelmistosta huolimatta ulkopuoliselle manuaalisesta kirjanpitotyöstä?

6 mitä mieltä muut ovat? 5. Kysy suosituksia muilta yrittäjiltä Juttele samalla alalla toimivien yrittäjien kanssa. Monella on kokemusta ja näkemystä useista erilaisista ratkaisuista. Pyydä ohjelmistotoimittajalta lista muutamasta asiakkaasta ja soita heille. Nykyasiakkailta saat ensikäden tietoa ratkaisun toimivuudesta ja voit arvioida sitä oman toimintasi kannalta.

7 lopuksi Uusi ohjelmisto tuo muutoksia yrityksesi toimintatapoihin tai ainakin sen pitäisi tuoda jos ei tuo, harkitse uudelleen. Kannattaako muutokseen lähteä ilman mitään näkyvää hyötyä? Kun olet valintasi tehnyt, sitoudu muutoksiin: Ole valmis tarkastelemaan kriittisesti nykyisiä toimintatapojasi, tarvittaessa muuttamaan niitä ja käyttämään aikaa uuden oppimiseen. Sillä tavalla saat parhaan hyödyn uudesta ohjelmistostasi.

8 lisätietoa mietinnän tueksi Työkalujen valinta yritystoiminnan ohjaamiseen on iso päätös. Tutustu huolella tarjolla oleviin ratkaisuihin ennen valintaasi. Admicomin tarjoamista ratkaisuista ja asiakkaidemme kokemuksista löydät lisätietoa alla olevista linkeistä: Ohjelmistoratkaisut Asiakastarinat