LIITE 1, Palvelukuvaus

Transkriptio

1 Lääkkeiden jakelupalvelu 1(6) Sisällys 1. PALVELUN SISÄLTÖ PALVELUN SUORITTAMINEN ASIAKASKOHTAISET LÄÄKE-ERÄT PALVELUN ALOITUS JA KOULUTUS LÄÄKKEIDEN TARKASTUS RESEPTIEN UUSIMINEN ÄKILLISET LÄÄKETARPEET MAKSUT TILAUS HENKILÖSTÖ TOIMIJOIDEN VÄLINEN YHTEISTYÖ PALVELUN LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI LÄÄKETOIMITUSTEN JATKUVUUS YHTEISTYÖPALAVERIT ASIAKASTYYTYVÄISYYS ARKISTOINTI JA DOKUMENTOINTI VASTUUJAKOTAULUKKO... 5

2 Lääkkeiden jakelupalvelu 2(6) LÄÄKKEIDEN JAKELUPALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET SEKÄ PALVELUKUVAUS Tässä dokumentissa on esitetty hankittavan lääkkeiden jakelupalvelun (jäljempänä Palvelu) vähimmäisvaatimukset ja palvelukuvaus. Jotta tarjoaja voi jättää tarjouksen, kaikkien alla olevien vaatimusten tulee täyttyä tarjotussa Palvelussa. 1. PALVELUN SISÄLTÖ 1.1. PALVELUN SUORITTAMINEN Palveluntuottaja vastaa kokonaisuudessaan lääkkeiden jakelupalvelusta Tilaajan toimipisteisiin. Tilaajan tulee voida tehdä lääketilauksia arkisin (ma-pe) apteekin aukioloaikoina. Tilaaminen tapahtuu Palveluntuottajan sähköisellä tilausjärjestelmällä. Poikkeustilanteissa lääkkeet voi tilata paperilomakkeella (esim. sähköisen tilausjärjestelmän tilapäinen toimimattomuus). Lääke-erien toimitus toimipisteisiin suoritetaan arkisin klo välillä sovittuna ajankohta. Tarkemmat toimituspaikat, jakelupäivät ja sekä aikataulut, Tilaaja suunnittelee yhdessä valituksi tulleen Palveluntuottajan kanssa. Normaaleja toimituspäiviä tulee olla vähintään kaksi (2) viikossa. Toimituserä on 1-3 kuukauden lääke-erä, mikäli ei erikseen muuta sovita ASIAKASKOHTAISET LÄÄKE-ERÄT Lääkkeet toimitetaan toimipisteittäin / osastoittain jaoteltuna asiakaskohtaisesti. Asiakaskohtainen lääke-erä sisältää asiakkaan 1-3 kuukauden aikana tarvitsemat lääkkeet, jotka on pakattu esim. paperipussiin tai pitkäkestoiseen pussiin. Pussissa tulee lukea vähintään asiakkaan koko nimi. Asiakaskohtaisessa lääke-eräpussissa mukana tulee toimittaa kuitti lääkkeistä sekä lääkkeiden annostusohje. Pussissa toimitetaan lääkkeiden lisäksi myös asiakkaalle tilatut muut valmisteet kuten esim. hoitotarvikkeet ja rasvat. Toimipiste- / osastokohtaista toimituksesta tulee käydä selville koko toimituksen lääkkeet sekä muut tuotteet.

3 Lääkkeiden jakelupalvelu 3(6) 1.3. PALVELUN ALOITUS JA KOULUTUS Palvelun aloituspalaverissä Palveluntuottajan yhteyshenkilö ja Tilaajan edustajat sopivat jakelupalvelun käytännön järjestelyistä. Palveluntuottaja perehdyttää Tilaajat lääkkeiden tilausjärjestelmän käyttämiseen ilman erillistä korvausta. Palveluntuottaja vastaa koulutuksen toteuttamisesta. Koulutuksessa tulee olla läsnä Palveluntuottajan henkilöstöä. Koulutus toteutaan Tilaajan tiloissa. Palveluntuottaja toimittaa Tilaajan toimipisteisiin tilausjärjestelmän kirjalliset käyttöohjeet. Tilausjärjestelmä tulee olla kaikkien Tilaajan määrittelemien henkilöiden käytössä. Tilaaja nimeää tilausjärjestelmän pääkäyttäjän toimipiste- / osastokohtaisesti. Palveluntuottaja ohjeistaa Tilaajaa tarvittavista kaavekkeista ja lupalapuista joita asiakkailta tarvitaan, että Palvelu voidaan ottaa kokonaisuudessaan käyttöön. Tilaaja kerää ja toimittaa Palveluntutotajalle asiakkailta tarvittavat täytetyt kaavakkeet sekä lupalaput LÄÄKKEIDEN TARKASTUS Palveluntuottaja tarkastaa aina asiakkaan kokonaislääkityksen ennen tilauksen toimittamista. Tarkistuksessa huomioidaan mahdolliset yhteisvaikutukset ja päällekkäislääkkeet. Sähköisen reseptin uusimispyynnöstä vastaa apteekki. Uudistamispyynnön mukana menevät kaikki tarvittavat tiedot lääkärille uusimista varten RESEPTIEN UUSIMINEN Palveluntuottajan tulee hoitaa reseptien uusimispyynnön lähettämisen ilman erillistä kustannusta. Palveluntuottajan tulee seurata jakelupalvelussa olevien sähköisten reseptien tilannetta ja muistuttaa niiden uusimistarpeesta lääkäriä. Mikäli reseptin uusinta ei onnistu tulee Palveluntuottajan ilmoittaa asiasta Tilaajalle ÄKILLISET LÄÄKETARPEET Tilaajalla on oikeus tehdä lääketilauksia tällä tarjouskilpailulla kilpailutettavan Sopimuksen ulkopuolelta, mikäli tilaus perustuu asiakkaan äkilliseen tarpeeseen eikä Palveluntuottaja pysty lääketilaista toimittamaan riittävän nopeasti.

4 Lääkkeiden jakelupalvelu 4(6) 1.7. MAKSUT Palveluntuottaja laskuttaa lääkkeet ja muut asiakkaalle tilatut valmisteet / hoitotarvikkeet suoraan asiakkaalta ja tämän liitteen mukaisen Palvelumaksun Tilaajalta. Asiakas laatii tilisopimuksen palveluntuottajaksi valitun apteekin kanssa ja sopii maksutavasta apteekin kanssa. 2. TILAUS Jakelutilaus tehdään Palveluntuottajan virallisen tilausjärjestelmän kautta. Tilaaja tarkistaa aina tilauksen ennen sen lähettämistä Palveluntuottajalle. Palveluntuottajan tilausjärjestelmän tulee olla tietoturvallinen ja suojatulla yhteydellä varustettu. Tilaajan on mahdollista nähdä tilausjärjestelmästä asiakkaiden tilaushistoria. Asiakkaiden lisäämisen ja poistamisen käytäntö tilausjärjestelmästä sovitaan yhdessä Palveluntuottajan kanssa. Tilaajalta saapuva tilaus tarkistetaan Palveluntuottajan toimesta ja Palveluntuottaja varmistaa, että toimitus vastaa tilausta. Mikäli asiakaskohtaiessa lääke-erässä on virhe ja virheellinen toimitus johtuu Palveluntuottajasta, Palveluntuottajan tulee toimittaa virheetön lääke-erä tarpeeseen nähden mahdollisimman nopeasti kohdan 5.1. mukaisesti. Palveluntuottaja huolehtii Tilaajan toimipisteen hävitettävien lääkkeiden, kuljettamisesta hävitettäväksi lääketoimitusten yhteydessä ilman erillistä veloitusta. 3. HENKILÖSTÖ Tarjoajalla tulee olla Palvelun tuottamiseksi riittävä määrä henkilöstöä, jolla on palvelutehtävän edellyttämä koulutus. Palveluntuotaja vastaa siitä, että Palvelua tuottava henkilöstö toimii viranomaismäärysten mukaisesti. Henkilöstöllä tulee olla riittävä suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Sopimuksen piirissä toimivien työntekijöiden (mukaan lukien kuljetus) tulee voida keskustella Tilaajan kanssa ymmärrettävästi suomen kielellä. 4. TOIMIJOIDEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Tilaaja toimittaa Palveluntuottajalle Tilaajan toimipisteiden yhteyshenkilöiden ja heidän varahenkilöiden yhteystiedot. Yhteyshenkilöt hoitavat käytännön yhteydenpidon Palveluntuottajaan yhteyshenkilön kanssa sekä Tilaajan henkilöstöön ja lääkäreihin. Palveluntuottaja on

5 Lääkkeiden jakelupalvelu 5(6) velvollinen huolehtimaan toimivasta yhteistyöstä Tilaajan toimipisteiden yhteyshenkilöiden kanssa ja tiedottamaan Tilaajaa ajankohtaisista asioista. 5. PALVELUN LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI 5.1. LÄÄKETOIMITUSTEN JATKUVUUS Mikäli asiakkaan lääke-erä havaitaan puutteelliseksi Palveluntuottajasta johtuen, on Palveluntuottaja velvollinen toimittamaan oikeat lääkkeet mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään seuraavan päivän aikana ilman erillistä korvausta. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa tiedossa olevasta puutteelliseksi jäävästä toimituksesta asiakkaan lääke-eräpussissa sekä tilausjärjestelmässä YHTEISTYÖPALAVERIT Palvelun toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa, vähintään yhden (1) kerran vuodessa. Yhteistyöpalaverien käytäntö sovitaan yhdessä Palveluntuottajan ja Tilaajan kesken. Yhteistyöpalaverissä käydään läpi Palvelun toimivuutta ja laatua sekä kartoitetaan mahdollisia kehityskohteita puolin ja toisin. Yhteistyöpalavereista kirjataan pöytäkirja ja sovittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista seurataan ASIAKASTYYTYVÄISYYS Palvelun onnistumista seurataan asiakastyytyväisyyttä mittaavilla kyselyillä Tilaajan kanssa sovituin väliajoin (enintään pari kertaa vuodessa). Tilaaja vastaa asiakastyytyväisyyskyselyn järjestämisestä. Palveluntuottajalle voidaan antaa tehtäväksi laatia asiakaskyselyjen tulosten ja saadun palautteen perusteella kehittämissuunnitelmat, jotka käydään läpi ja joiden toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa. 6. ARKISTOINTI JA DOKUMENTOINTI Asiakkaan lääkitystiedot säilytetään viranomaismääräysten mukaisesti Palveluntuottajan reseptinkäsittelyjärjestelmässä. Lääketilaukset, lääkitysmuutostiedot säilytetään vähintään 12 kuukautta tilausjärjestelmässä. 7. VASTUUJAKOTAULUKKO VASTUUALUE TILAAJA PALVELUN- LÄÄKÄRI ASIAKAS

6 Lääkkeiden jakelupalvelu 6(6) (TOIMIPISTE) TUOTTAJA (APTEEKKI) Lääkekustannukset Lääkehoidon tarkastus Reseptien uusinta Häiriötilanteiden lääkemuutoksista ilmoittaminen apteekille Asiakkaan lääkkeiden ja hoitotarikkeiden ym. tuotteiden tilaus Palveluntuottajalta (apteekista) Tilauksen keräily ja toimipiste kohtainen koonti asiakaskohtaisiin pusseihin Lääkkeiden hävittäminen Kuljetuksen järjestäminen apteekin ja tilaavien toimipisteiden välillä Kuljetettavien lääkkeiden ja hoitotarvikkeiden vastuu