Sulkemistoimet rakennerahastotietojärjestelmissä

Transkriptio

1 Sulkemistoimet rakennerahastotietojärjestelmissä Työkokous Joensuu Antti Härkönen Erikoissuunnittelija TEM/KEHY/SÄP 2 Kaikki EURA järjestelmässä perustetut projektit suljetaan EURA järjestelmässä Sulkemisella varmistetaan, että kaikki projektin hallinnolliset toimenpiteet on asianmukaisesti suoritettu ja hoidettu tietojärjestelmissä loppuun saakka Sulkemisen jälkeen projektin tietojen muuttaminen ei ole mahdollista (pl. rahoituksen takaisinperintä/palautus ja peruutus sekä tarkastus- ja valvontaosion tiedot) Sulkemisen jälkeen käyttämättömät sidonnat purkautuvat Valtterissa LTA-käsittely Järjestelmä ohjaa ja valvoo, että sulkemisen edellytykset täyttyvät: vastuu sulkemisesta oikeassa vaiheessa on kuitenkin käyttäjällä (valtuuksien purkautuminen)! Vain pääkäyttäjä voi poikkeustapauksessa purkaa sulkemisen (pyyntö selityksineen sähköpostilla osoitteeseen eura.neuvonta@tem.fi)

2 3 Sulkeminen on EURA 2007:ssä erittäin yksinkertainen toimenpide, joka vaatii rahoittajalta vain muutaman klikkauksen hakemusosiossa Projektia suljettaessa järjestelmä tarkistaa ensin automaattisesti projektin hallinnollisen tilan ja tämän jälkeen tilasta riippuen, onko projekti sulkemiskelpoinen Projektia ei voi sulkea, mikäli sulkemisen edellytykset eivät täyty: hallinnollinen tila kertoo, että toimenpiteet ovat vielä kesken hyväksytty odottaa päätöstä käynnissä palautettu muutettavaksi odottaa jatkopäätöstä rahoittajan keskeyttämä muut edellytykset Projektin hallinnollisen tilan yhteys sulkemissääntöihin Sääntö sulkemisen edellytykseksi Kaikkien maksatushakemusten on oltava maksettu-tilassa Kaikkien maksettu-tilassa olevien maksatushakemusten maksupäivämäärästä tulee olla kulunut vähintään 40 päivää Kaikki maksatushakemukset projektin suunnitelman mukaiselta toteutusajalta (viimeisen maksatuskauden päättymispäivä oltava suunnitelman päättymispäivä) on oltava. Tai mikäli viimeisen maksatushakemuksen kauden päättymispäivä poikkeaa suunnitelman päättymispäivämäärästä, on viimeiseksi toimitettu maksatushakemus oltava merkitty viimeiseksi. Projektilla ei saa olla puuttuvaa tai muussa kuin valmis-tilassa olevaa seurantalomaketta avoimella seurantakaudella. Ei koske teknisen tuen projekteja, koska nämä eivät toimita lainkaan seurantalomakkeita. Projektin hallinnollinen tila Toiminta päättynyt Toteuttajan keskeyttämä Maksatus lopetettu Peruuntunut 4

3 Projektin hallinnollisen tilan yhteys sulkemissääntöihin Sääntö sulkemisen edellytykseksi Projektilla täytyy olla valmiiksi merkitty loppuraportti. Ei koske teknisen tuen projekteja, koska eivät toimita lainkaan loppuraporttia. Kaikki Valtterista EURAan siirretyt varmennustapaukset on oltava valmis- tai jatkoseurannassa tilassa. Jos tila Valtterissa on jatkoseurannassa ja toimenpidetyyppi on B Jo maksettua tukea oikaistaan uudella maksatuspäätöksellä, ei sulkeminen ole mahdollista. Jos projektilla on projektitarkastus, niin tarkastuksella täytyy olla vastine ja lisäksi jollakin projektitarkastuksen vastineella täytyy olla hallintoviranomaisen antama kommentti, jonka tila on valmis (hvo:n vastineita voi olla useita, mutta kaikkien ei tarvitse olla valmis-tilassa). Projektin hallinnollinen tila Toiminta päättynyt Toteuttajan keskeyttämä Maksatus lopetettu Peruuntunut 5 6

4 7 8

5 9 10

6 11 12

7 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Valtteri -järjestelmässä 13 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Valtteri -järjestelmässä Sulkeminen tapahtuu seurantajärjestelmässä (EURA 2007) Valtterissa ei ole erillisiä sulkemistyökaluja tai erillistä sulkemistoimintoa Sulkemisen ehdot on täytyttävä myös operatiivisessa järjestelmässä. Seurantajärjestelmässä on ajantasaiset tiedot viimeistään seuraavana arkipäivänä Yön yli tehtävät ns. eräajot siirtävät varmennukset, takaisinperinnät ja palautukset seurantajärjestelmään. Sidontojen, varausten ja maksatusten tiedonsiirto on reaaliaikaista. 14

8 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 EURA järjestelmässä sulkeminen ei onnistu ennen kuin sulkemisen ehdot täyttyvät myös operatiivisessa järjestelmässä. Jos sulkeminen ei onnistu, ilmoittaa Eura syyn. Sulkemisen onnistuttua välittyy sulkemistieto (projektin tila Suljettu) reaaliaikaisesti myös operatiiviseen järjestelmään. Suljettu-tilassa olevan projektin tiedot menevät lukkoon myös operatiivisessa järjestelmässä Ainoastaan jälkikäteen havaittuja uusia korjaavia toimenpiteitä voidaan perustaa (takaisinperintäpäätös) Muut tapaustyypit (sidonnat, maksatukset, varmennukset, jo toteutuneet takaisinperinnät ja palautukset) lukitaan. 15 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Sulkemisen yhteydessä, osana sulkemistoimintoa, projektin maksamattomat sidonnat puretaan sidonnoista järjestelmän generoimalla miinusmerkkinen sidonnan muutos kaikista projektin vuosisidonnoista. Sulkemalla projektin viranomainen suorittaa mahdollisen valtuuden käytön peruuntumisen Tämä tarkoittaa sitä, että valtiovirastoissa niiltä osin kun valtuutta projektikohtaisesti jää hankkeen sulkeuduttua maksamatta, purkautuu valtuuden käyttö vastaavista summista =Purkautuvat valtuudet eli lisätalousarvio erät (ns. punaiset kulmat) Purkautuneet valtuudet nousevat järjestelmässä rahoittaja/virastotasolle odottamaan lisätalousarviomenettelyä eikä niitä voi uudelleen käyttää. Vain kuluvan vuoden valtuus on uudelleen heti käytettävissä 16

9 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Sulkemisen yhteydessä projektin ja/tai viraston valtuuden käyttötapahtumat ml. valtuuden käytön peruuntumiset, voidaan listata valtuuden käyttötapahtumaraportilla (liitoilla ohjelmakehyksen käyttötapahtumat): 17 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Listauksessa näkyvät yksilöidysti kaikki valtuuden käyttötapahtumat eli sekä yksittäiset päätökset että valtuuden käytön peruuntumiset (tärkeä osa valtuuden käytön käyttötapahtumien tosittamista!) Valtuuden käytön peruuntuminen ei vähennä sidontojen eikä valtuuden käytön määrää valtuusseurannassa / raporteilla. Ohjelmatoteuma (kehys vs. sidonnat) vs. Valtuustoteuma (valtuuden määrä ja käyttö) Purkautuneet lisätalousarvioerät tullaan keräilemään pois virastoilta hallintoviranomaisen ilmoittamassa aikataulussa uudelleenbudjetointia varten. Maakunnan liittojen valtuushallinnassa purkautuneiden projektisidontojen osalta purkautuneet erät ovat heti käytettävissä ( ei vaadi LTA- kierrosta) 18

10 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Vapautuneet LTA -erät voidaan listata erillisellä raportilla Purkautuvien valtuuksien LTA raportti Esim. 19 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Raportti erittelee vapautuneet erät: Rahastoittain, ohjelmittain / ohjelma-osioittain, toimintalinjoittain, maakuntakehyksittäin, projekteittain ja valtuusvuosittain sekä momenteittain yhteensä Lisäksi tulostuu yhteenveto budjetointilaskelmien tueksi: Huom. Esimerkki ohjelmakauden vastaavasta raportista 20

11 Sulkemistoimenpiteet operatiivisessa Wepa 2007 Valtterin purkautuvien erien raportoinnissa huomioidaan myös Tuki järjestelmästä tulleet tiedot (=suljettujen projektien osalta). Tiedot on ajettavissa myös erikseen (raportin tilausnäytön valinnalla) Valtteri- ja Tuki valtuuksien osalta Valtteri järjestelmästä. 21 Kiitos! 22