Maksatushakemukset. -käsittelyn sujuvuus ja ajankohtaisia huomioita

Transkriptio

1 Maksatushakemukset -käsittelyn sujuvuus ja ajankohtaisia huomioita EU-koordinaattori Marja-Leena Kymäläinen, Varsinais-Suomen ELY-keskus Taloustarkastaja Heli Tyyskänen, Varsinais-Suomen liitto

2 Hyvän maksatushakemuksen tunnusmerkit Hyvä maksatushakemus on selkeä, ei tarvetta lisäselvityspyyntöihin. Selkeä hakemus nopeuttaa käsittelyä ja rahoitus on hankkeen tilillä nopeasti! Kustannukset ovat hankesuunnitelman mukaisia ja raportoitu oikeassa kululajissa (esim. matkalaskujen kulukorvaukset). Hakemus sisältää vain tukikelpoisia kustannuksia, ks. maksatushakemuksen kohta VAKUUTUKSET ennen allekirjoitusta. Hakemuksen laatijan on varmistettava tukikelpoisuus etukäteen. Maksatushakemuksen laadintaa helpottaa Internet- sivuilta löytyvät ohjeet ja liitelomakkeet, myös ruotsiksi. Ohjelmakauden loppupuolella toteutettavien hankkeiden kustannusrakenne tulisi olla mahdollisimman selkeä. Aloituspalaverin aineisto ja ohjeistus sekä rahoituspäätöksen ehdot on hyvä kerrata. Onko kaikilla hankkeilla jo ollut aloituspalaveri?

3 Maksatushakemuksen liitteet ja maksatusohjeet Ohjeet ja lomakkeet löytyvät osoitteesta: ja toiminta/hankerahoitus Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava toimen- ja tehtävänkuvat. (Tätä vaatimusta ei ole liitossa.) Kaikkien maksatushakemusten liitteenä on toimitettava: Pääkirjan ote. Toteuttajan (kirjanpitäjä/pääkirjanpitäjä/talouspäällikkö) allekirjoituksella varmennettu pääkirjan ote hankkeen kirjanpidosta. Siitä tulee käydä ilmi maksatusjakson kustannukset tositekohtaisesti, kertyneet rahoitusosuudet (kunta-, yksityinen- ja muu julkinen rahoitus) sekä mahdolliset tulot. Pääkirjan avain-lomake, mikäli EURAn taustalomaketta ei ole täytetty riittävän yksityiskohtaisesti, jotta selviää kustannusten yhteys hankesuunnitelmaan. Selvitys palkkakustannuksista. Tiedot kullekin henkilölle kuukausikohtaisesti maksetuista palkoista ja palkkioista lakisääteisine sivukuluineen ilmoitetaan erillisellä liitteellä. Työajanseurantalomakkeet. Selvitys lomapalkoista ja rahoista. Selvitys henkilöstökustannuksiin liittyvistä maksetuista lomapalkoista ja rahoista sekä niiden laskentaperusteista. Lomapalkat ja rahat jyvitetään projektille tehdyn työn suhteessa.

4 Matkustus-, tarjoilu- ja tiedotuskustannuksiin liittyvien tositteiden kopiot. Ulkomaan matkojen tositteiden liitteenä toimitetaan myös matkaraportti. Edustustositteiden liitteenä toimitetaan tilaisuuden ohjelma sekä osallistujaluettelo. Tiedottamiseen liittyvien tositteiden mukana toimitetaan julkaisut, näytteet esitteistä, ilmoituksista, messutiloista yms. tiedotusohjeen noudattamisen todentamiseksi. Selvitykset hankinnoista: Hankintojen osalta maksatushakemuksen mukana on toimitettava seuraavat: - Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on toimitettava kaikki hankinta-asiakirjat (aina toimitetaan: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja/-päätös, hankinta-sopimus ja lisäksi EUkynnysarvon ylittävän hankinnan osalta tieto jälki-ilmoituksen tekemisestä) - Hintavertailu, hankintaperusteet (päätösmuistio, kokouspöytäkirja) ja hankintasopimus 4000 euroa (arvonlisäveroton) ja sitä suuremmista hankinnoista, jotka ovat alle kynnysarvojen - Alle 4000 euron hankintojen osalta on pääkirjanavaimella, maksatushakemuslomakkeen taustalomakkeilla tai erillisellä selvityksellä (malli selvityksestä löytyy Varsinais-Suomen ELY-keskuksen/V-S liiton www-sivuilta) ilmoitettava käytetty hankintamenettely. Hankkeen toteuttaja säilyttää tarkemmat dokumentit käytetystä menettelystä. EAKR-hankkeiden ostopalveluista pitää toimittaa maksatushakemuksen mukana kaikki tositekopiot tai erillinen selvitys. Selvitys yleiskustannuksista ja niiden laskentaperusteista (ei tarvita flat rate- hankkeissa). Selvitys mahdollisista erikseen raportoitavista kustannuksista Ohjausryhmän pöytäkirjat. Väliraportti/loppuraportti. Selvitykset de minimis-tuesta

5 Hyvä hallinnointi, kun toteuttajalla useita hankkeita Hakemuksen käsittelyä helpottaa, kun hankkeen hallinnoijan eri hankkeet pidetään selkeästi erillään. Vaikka hankkeet muodostaisivat toiminnallisen kokonaisuuden, on hallinto ja kustannukset raportoitava erikseen juuri kyseiseen hankkeeseen kuuluviksi. Kohdentamisperuste. Tärkeää, että laskujen käsittelijä (asiatarkastaja) tiliöi kunkin kustannuksen oikean hankkeen kustannuspaikalle kirjanpitoon. Tärkeää, että tämä henkilö on selvillä hankkeen sisällöstä ja osaa kohdistaa kustannukset oikealle projektille. Hankkeen projektihenkilöstön ja taloushallinnon saumaton yhteistyö on tärkeää. Hankehenkilöstö tarvitsee ajantasaiset tiedot kirjanpidosta. Työajanseuranta, jolla voidaan seurata useaa projektia samanaikaisesti

6 Muita huomioita Maksatusjakson kirjanpidosta pitää löytyä samat kustannukset kuin maksatushakemuksesta. Ainoastaan kirjanpidossa esitetyt kustannukset voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi. Kirjanpidon korjausten on oltava selkeitä ja niistä on löydyttävä ja muistiotositteet ja dokumentit, joista käy ilmi, mitä on korjattu. Tämä on huomioitava erityisesti palkkakorjausten osalta. Pyydetään kiinnittämän huomiota siihen, ettei EURA järjestelmään raportoitaisi kustannuspaikoille pelkkiä suuria koontisummia (esim. yksi kustannus palveluiden ostoissa ). Tämä vaikeuttaa hakemuksen käsittelyä, silloin kun kustannuksia on hylättävä. Kustannukset on hyvä eritellä kustannuslajin sisällä muutamaan alakohtaan esim. kirjanpidon tilijaon mukaan.

7 Viimeinen maksatus Hyväksyttyjen/hylättyjen kustannusten ja rahoituksen selvittämiseksi on hankkeen mahdollista tulostaa EURA järjestelmästä maksatusraportti (ainoa raportti toteuttajan EURA -versiossa). Selvitettävä hyvissä ajoin, onko tarvetta rahoituspäätöksen muutokselle, esim. jokin kustannuslaji on ylittymässä. Tällöin on otettava välittömästi yhteys rahoittajaan. Muutospäätös on tehtävä hankeajan kuluessa. Mikäli rahoitusta jää käyttämättä hankkeen loppuvaiheessa, on silti toimittava hankesuunnitelman puitteissa: ei yllättäviä hankintoja, palveluiden ostoja, matkoja ilman rahoittajan suostumusta. Tarkistettava rahoitusosuuksien kertyminen (hyväksytyt rahoitusosuudet). On huomioitava myös, että ns. omarahoitusosuutta on voitu lisätä tai vähentää rahoittajan toimesta. Rahoitusosuuksien tulee olla rahoituspäätöksen mukaiset koko hankeajalta.

8 Viimeinen maksatus jatkuu Mikäli viimeiseen maksatukseen sisältyy lomapalkkavarauksia, on maksetuista lomapalkkavarauksista toimitettava selvitys, josta käy ilmi todella maksettujen lomapalkkojen ja varausten ero. Selvitys tulee toimittaa välittömästi, kun lomapalkat on todella maksettu. (Tämä mainitaan viimeisessä maksatuspäätöksessä.) Mikäli varaukset ovat olleet suuremmat kuin todella maksetut lomapalkat, peritään erotukseen kohdistunut tuki takaisin. Liiton hankkeissa tulee toimittaa koko hankeajan kattava, kumulatiivinen kirjanpidonote viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. Viimeinen maksatushakemus on toimitettava rahoituspäätöksen mukaisessa aikataulussa. Mikäli hakemusta ei toimiteta ajoissa, voidaan se jättää käsittelemättä.

9 Tarkastushavainto Lainaus komission tarkastusraportista: Kyseessä on sisäisen katteen sisällyttäminen maksupyyntöihin sellaisissa tilanteissa, joissa tavaroita ja palveluita on hankittu toteuttajaorganisaation sisältä. On tarpeen, että asiaa tarkastellaan yksityiskohtaisemmin tarkastusviranomaisen suorittamissa tarkastuksissa. Hallintoviranomaisen ja todentamisviranomaisen olisi kiinnitettävä asiaan huomiota, kun ne tekevät hallinnollisia tarkastuksia ja ohjeistavat tuensaajia. Tukikelpoisiin kustannuksiin ei saa sisältyä katetta! ELY -keskus joutuu huomioimaan tarkastushavainnot toiminnassaan ja jatkossa tullaan kaikkeen sisäiseen laskutukseen liittyen pyytämään selvitys sen katteettomuudesta tai katteen määrästä. Selvitysten tekeminen ja tarkastaminen on työlästä ja lisää hakemusten käsittelyaikaa. Suositellaan, että uusissa hankkeissa rahoituspäätös tehtäisiin flat rate- mallilla. Yleensä ollut huomautettavaa: tiedotus ja kilpailutus.

10 Lyhyesti flat rate-mallista Määritelmä: kiinteä prosenttiosuus, jolla korvataan välilliset kustannukset (ESR: aineet, tarvikkeet ja tavarat, matkakustannukset; EAKR: matkakustannukset, vuokrakustannukset, toimistokulut; ei voi esittää hakemuksessa.) Prosenttiosuus lasketaan hankkeen palkkakustannuksista, joka on ESRhankkeissa 17 % ja EAKR -hankkeissa 20%. Välittömät kustannukset on esitetty tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa 501/2011 ja HVO:n ohjeessa. Päätöstyyppiä ei voi muuttaa kesken hankkeen. Kaikki osatoteuttajat noudattavat samaa mallia. Flat rate -prosenttiin sisältyvät kustannukset tulee esittää kirjanpidossa omalla seurantakohteellaan. Ne eivät saa olla hankkeen kustannuspaikalla kirjanpidossa. Flat rate maksatushakemuksessa ei saa enää esittää välittöminä kustannuksina, esim. hakijaorganisaation sisäisiä tilakustannuksia, koska ne edellyttävät kirjanpidosta johdettavia laskentamalleja. Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle.