Sulkemistoimet ja aikataulut Ohjelmakausi

Transkriptio

1 Sulkemistoimet ja aikataulut Ohjelmakausi Sulkemistyökokous välittäville toimielimille Työkokoukset Helsinki , Joensuu Tampere ja Oulu Ylitarkastaja Kaisa Saarinen TEM/AKY/RAHA

2 Esityksen sisältö Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 tarkastukset Korjaavat toimenpiteet Asiakirjojen säilyttäminen Sulkemistoimien työnjako ELYjen itse toteuttamien hankkeiden hallinnointi

3 Sulkemisen aikataulu sidontojen viimeinen mahdollinen päivä hankkeiden toteutuksen päättymisaika = toiminnan tukikelpoisuuden päättyminen, rahoitusasetus 1695/2009, 4 luku, 30, 4 kk määräaika hankkeiden tilitysten viimeinen mahdollinen maksupäivä ja paikan päällä tehtävät tarkastukset oltava tehtynä Poikkeukset hankkeiden toteutuksen päättymisaikaan Tekninen tuki Finnvera

4 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Kaikki EURA 2007:n ja Tuki 2000:n projektit merkitään suljetuiksi. Sulkemisella varmistetaan, että kaikki projektin hallinnolliset toimenpiteet on asianmukaisesti suoritettu ja hoidettu järjestelmässä loppuun saakka. Kun projekti on suljettu, eivät sen tiedot järjestelmässä enää saa muuttua (pl. Valtterista tulevat takaisinperintä- ja palautustiedot sekä EURAssa ylläpidettävät peruutus-tiedot sekä tarkastus- ja valvonta-osion tiedot). Kaikkien projektin tietojen (hakemus, päätökset, maksatushakemukset ja -päätökset, seurantalomakkeet, väli- ja loppuraportit) muuttaminen ja tallennus on estetty.

5 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Poikkeuksellisia projektin hallinnollisia tiloja (toteuttajan keskeyttämä, maksatus lopetettu ja peruuntunut) varten on omat sulkemista koskevat säännöt. Mikäli projekti on hallinnollisissa tiloissa hyväksytty, odottaa päätöstä, käynnissä, palautettu muutettavaksi, odottaa jatkopäätöstä, poistettu tai rahoittajan keskeyttämä ei sulkeminen ole lainkaan mahdollista.

6 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Pääsääntöisesti projekti merkitään suljetuksi sen jälkeen, kun hallinnollinen tila on toiminta päättynyt, kaikki maksatushakemukset on toimitettu ja maksettu, maksupäivistä on kulunut aikaa vähintään 40 päivää eli aikaa varattu mahdolliselle oikaisuvaatimukselle, seurantalomakkeet ovat valmiita ja projektilla on valmiiksi merkitty loppuraportti (väliraporteilla ei ole lainkaan yhteyttä sulkemiseen). Seurantalomakkeiden ja loppuraportin säännöt eivät koske teknisen tuen projekteja. Merkinnän tekee rahoittaja, rahoittaja-käyttöoikeuksin.

7 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Paikan päällä tehtyjen tarkastusten tilan oltava pääsääntöisesti valmis. Tarkastuksissa edellytetyt toimenpiteet on oltava suoritettuna. Jos projektilla on projektitarkastus, tarkastuksella täytyy olla välittävän toimielimen tekemä päätös ja lisäksi jollakin projektitarkastuksen vastineella (= välittävän toimielimen päätös) täytyy olla hallintoviranomaisen antama kommentti, jonka tila on valmis.

8 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Tieto sulkemisen tilasta siirretään Valtteriin, missä estetään suljetun projektin tiettyjen tietojen muuttaminen ja voidaan sulkemistiedon siirtymisen jälkeen purkaa projektin käyttämättömät sidonnat (ns. punaiset kulmat), jotka palautetaan uudelleen muiden projektien käytettäväksi maakunnan liittojen tapauksessa suoraan ja valtion viranomaisten tapauksessa uudelleenbudjetoinnin ja -jaon jälkeen. Tieto purkautuneista sidonnoista siirretään EURA järjestelmään. Purkautuneita sidontoja ei huomioida normaaleilla sidontaraporteilla, vaan niiden esittämistä varten määritellään oma raportti. Vapautuvan valtuuden määrä Valtterin lokiin Raportit voi tarvittaessa arkistoida

9 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä Tuki 2000 Tuki järjestelmässä hanke merkitään suljetuksi kun Hankkeeseen liittyvät kaikki maksatushakemukset on maksettu tai kielteinen tilassa Viimeisimmän maksupäätöksen lähettämisestä on kulunut vähintään 40 päivää Päätöksessä ei ole avoimia oikaisuvaatimusasioita järjestelmässä eikä ylemmissä tahoissa (hallinto-oikeus, korkein hallinto-oikeus) Mikäli hanke on liitetty tarkastussuunnitelmaan, sen paikan päällä tehtävä tarkastus on tallennettu järjestelmään Maksuun haun aikataulu on umpeutunut Tuki järjestelmään on tulossa erillinen kohta, jolla hanke merkitään suljetuksi, merkinnän tekee rahoittaja.

10 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä Tuki 2000 Uudelleenbudjetointipäätöksen (pienennyspäätöksen) käsittely Avustus pitää olla varmuudella loppuun maksettu, oikaisuvaatimusajan pitää olla kulunut umpeen (ellei ole täysin varmaa, ettei oikaisuvaatimusta tulla esittämään) ja avustukseen on jäänyt maksamatonta osuutta. Pienennyspäätöstä (kuten ei muitakaan muutospäätöksiä) voida mitenkään jälkeenpäin perua! Kuluvan vuoden myöntöpäätöksistä pienennyspäätöksellä saadaan maksamaton osuus palautumaan suoraan myöntövaltuuksiin. Aiempien vuosien myöntöpäätöksistä pienennyspäätöksillä vapautuva (EAKR) maksamaton osuus palautetaan myöntövaltuuksiin uudelleenbudjetoinnin ja jaon jälkeen.

11 Yleistä sulkemisesta tietojärjestelmissä EURA 2007 ja Valtteri Varausten ajantasaisella hallinnoinnilla pystytään varautumaan käynnissä olevien hankkeiden tulevien vuosien rahoitustarpeisiin Varausten avulla suunnitellaan käytössä olevan valtuuden käyttöä ja mahdollisuuksia tehdä uusia rahoituspäätöksiä Valtterissa varaustieto päivitetään vuosittain sidonnan mukaiseksi projektivarausraportti Ohjeet annettu kirjeessä tietojärjestelmien tietojen ylläpitämisestä

12 Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 - tarkastukset Maksatushakemuksen tarkistuslistan kohdat tarkistetaan vain viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. 12. Onko hanke saavuttanut tavoitteensa? Tarkistetaan rahoituspäätöksessä vahvistetun projektisuunnitelman toteutuminen vertaamalla sitä hankkeen loppuraporttiin ja hankkeelle tehtyjen tarkastusten havaintoihin sekä muuhun relevanttiin aineistoon. Jos hankkeelle on tehty ympäristövaikutusten arviointi, tarkistetaan, onko hanke toteutunut arvioidulla tavalla. Mikäli johtopäätös perustuu yksinomaan rahoittavan viranomaisen roolissa tehtyyn loppuraportin hyväksymiseen, on tämä mainittava erikseen.

13 Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 - tarkastukset 13. Onko loppumaksatushakemus toimitettu määräajassa? Viimeiselle maksatushakemukselle hankkeen päättymisen jälkeen laissa vahvistettua määräaikaa ei voida jatkaa. Tuensaajaa on ohjeistettava tarvittaessa hakemaan hankkeen toteutukselle jatkoaikaa päätöksessä vahvistetun toteutusajan kuluessa. 14. Kuuluuko hanke yleisasetuksen 57 artiklan ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 9 :n mukaisen toimen pysyvyyssäännön soveltamisalaan? Kirjataan kuka, missä ja miten hoitaa hankkeen jälkitarkastuksen. Tieto jälkiseurannasta tulee siirtää maksatuspäätökseen.

14 Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 - tarkastukset 15. Onko hanke yleisasetuksen 55 artiklassa ja kansallisen tukikelpoisuusasetuksen 10 :ssä tarkoitettu tuloa tuottava hanke? Kirjataan kuka, missä ja miten hoitaa hankkeen jälkitarkastuksen. Tieto jälkiseurannasta tulee siirtää maksatuspäätökseen.

15 Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 - tarkastukset 16. Onko tuki myönnetty ns. vähämerkityksisenä tukena (de minimis -ehtoisena)? Lasketaan yhteen hankkeelle maksettu EU + valtion rahoitus + kuntarahoitus (ellei tuensaajana satu olemaan kunta/kuntatoimija itse, jolloin kuntaraha katsotaan olevan omarahoitusosuutta) kullekin yksittäiselle tuensaaja-yritykselle. Rahoituspäätöksen ehdoissa löytyy tästä asiakohtansa. Kirjataan de minimis tuen lopullinen määrä kunkin tuensaajan osalta. Tieto lopullisista tukimääristä tulee siirtää maksatuspäätökseen. Opas de minimis tuista:

16 Maksatushakemusten käsittely ja artikla 13 - tarkastukset 17. Onko tarkastukset paikan päällä suoritettu ja dokumentoitu asianmukaisesti ja ovatko tietojärjestelmien tiedot toimenpiteistä ajantasaiset? 18. Kaikki tarkastushavaintojen edellyttämät toimenpiteet mukaan lukien hankkeen kustannusten tukikelpoisuuteen liittyvät oikaisut sekä päätökset jatkotoimenpiteistä on tehty, eikä hanketta rahoittaneella välittävällä toimielimellä ole muutoin tiedossaan seikkoja, jotka edellyttävät toimenpiteitä ennen kuin viimeinen maksatushakemus voidaan ratkaista? Paikan päällä tehtävät tarkastukset oltava tehtynä , ennen viimeistä maksatusta

17 Korjaavat toimenpiteet Tarkastusraporttien käsittely, TEM/241/ /2010, myös kirjeet , Tarkastusviranomaisen hanketarkastukset käsitellään EURA 2007 järjestelmässä Välittävän toimielimen päätös toimenpiteisiin ryhtymisestä 4 kk:n kuluessa lopullisen tarkastusraportin hyväksymisestä

18 Korjaavat toimenpiteet Takaisinperinnät ja palautukset Päätökset on tehtävä viivyttelemättä Kaikki tiedossa olevat takaisinperintäpäätökset oltava tehtynä Maksuaika korkeintaan saakka Tietojen tallentaminen Valtteriin ja Tuki 2000:een Kirjataan TA-tilille , täsmäytys tietojärjestelmiin Peruutukset Loppumaksupyyntö kirjanpidon sulkeuduttua 2016

19 Asiakirjojen säilyttäminen Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 artiklan 90 mukaan toimenpideohjelmien menoja ja tarkastuksia koskevien tositteiden on oltava saatavilla kolmen vuoden ajan 89 artiklan 3 kohdassa määritellyn toimenpideohjelman sulkemisen jälkeen eli vähintään vuoden 2020 loppuun asti. Artikla 89 kohta 3: Komissio antaa jäsenvaltiolle tiedoksi lausuntonsa 1 kohdan a alakohdan iii alakohdassa tarkoitetun, ohjelman sulkemista koskevan ilmoituksen sisällöstä viiden kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmoitus sulkemisesta katsotaan hyväksytyksi, jos komissio ei esitä huomautuksia mainitun viiden kuukauden kuluessa.

20 Asiakirjojen säilyttäminen Varojen käytön ehdot: Säilytysvelvoite ulottuu kaikkeen riittävän jäljitysketjun ylläpitämiseksi tarvittavaan aineistoon, joka liittyy tukitoimeen ja joita tarvitaan tarkastus-, arviointi- ja raportointitarkoituksiin. Säilytettävää aineistoa ovat myös kirjanpitoaineistot ja tositteet, toimien tekniset eritelmät ja rahoitussuunnitelma, tuen myöntämiseen liittyvät asiakirjat, julkisia hankintoja koskeviin menettelyihin liittyvät asiakirjat, ja muut menoihin, tarkastuksiin ja seurantaan liittyvät asiakirjat. Säilytysvelvoite koskee siten sellaisiakin tietosisältöjä, jotka eivät muutoin kuuluisi kansallisen kirjanpitolainsäädännön mukaisen säilytysvelvollisuuden piiriin. Välittävä toimielin vastaa siitä, että sillä on tiedossaan tietoaineistojen sijainti. Asiakirjat säilytettään joko alkuperäisinä tai oikeaksi todistettuina jäljennöksinä yleisesti hyväksytyillä tietovälineillä.

21 Asiakirjojen säilyttäminen Kansallinen kirjanpitolaki (1336/1997) 2 luku, 10 Kirjanpitoaineiston säilytysaika: Kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineisto tässä pykälässä säädetyllä tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Sen estämättä, mitä 1 ja 2 momentissa säädetään, saa Euroopan unionin rakennerahasto-ohjelmaa hallinnoiva ministeriö säätää asetuksellaan 1 ja 2 momentissa tarkoitettua pitemmän säilytysajan rahasto-ohjelmasta myönnettyä tukea koskevalle kirjanpitoaineistolle.

22 Asiakirjojen säilyttäminen Rahoitusasetus 1695/2009, 5 luku, 34 Ohje valtionavustuksesta yritystoiminnan kehittämiseksi annetun lain ja valtioneuvoston asetuksen täytäntöönpanosta TEM/414/ /2010 EAKR-rahoituspäätöksen ehdoissa: asiakirjoja säilytettävä vähintään 2022 loppuun asti Tieto asiakirjojen säilytyspaikasta

23 Asiakirjojen säilyttäminen Rahoituspäätöksen mukaisesti, vähintään v loppuun asti Sähköiset arkistot käytettävissä 2020 De minimis ehtoisena myönnettyjen tukien osalta tuensaajan tulee noudattaa lisäksi vähintään 10 vuoden säilytysaikaa tuen myöntämispäivästä. Loppuraportin kohta 15: Missä säilytetään projektin toteutukseen liittyviä asiakirjoja, kuten kirjanpitoaineistoa, toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeellisia asiakirjoja, tietoja toiminnasta ja osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjoja. Säilytyspaikan osoite tai yhteystiedot.

24 Arkistolaki (831/1994) Asiakirjojen säilyttäminen Viranomaisten velvollisuus ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) Säilytysaika ja tapa, määräaikaiset Mm. projekti- ja rahoituspäätökset, maksatuspäätökset, hakemusasiakirjat Pysyvästä säilytyksestä määrää Arkistolaitos

25 Asiakirjojen säilyttäminen Ohjelmakausi Loppusuoritukset 2011?, säilytysaika jatkuisi vuoden 2014 loppuun, asiakirjojen sijainti tiedossa! Euroopan unionin neuvoston asetuksessa 1260/99 rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä säädetään 38 artiklan kohdassa 6, että vastuussa olevien viranomaisten on kolmen vuoden ajan komission suorittamasta loppumaksusta säilytettävä komission saatavilla kaikki kyseisen tukitoimen kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat (joko alkuperäiset tai yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä käyttäen oikeaksi hyväksytyt jäljennökset). Ohjelmakauden lääninhallitusten hankkeiden periytyminen ELYihin Ohjelmakausi Loppusuoritukset tulleet komissiosta 2003, säilytysaika on päättynyt v lopussa

26 Sulkemistoimien työnjako Toteuttajan tehtävät Asiakirjojen toimittaminen Rahoittajan tehtävät Vastuu sulkemisesta, sulkeminen tietojärjestelmissä Maksajan tehtävät Lopputilitys Jatkotoimenpiteiden tekijä Korjaavat toimet

27 Projektin toteuttajan toimenpiteet Seurantalomakkeet toimitettu Loppuraportti toimitettu, toiminnan jatkuvuus, tulokset, hyvät käytännöt Viimeinen maksatushakemus toimitettu kirjanpidon suljetulta kaudelta. HUOM! Tarkistettava, että kaikki projektin kustannukset on kirjattu projektikoodille ja kaikki ovat mukana viimeisessä maksatushakemuksessa, jälkikäteen kustannuksia ei ole mahdollista hakea. Asiakirjojen säilyttäminen

28 Projektin toteuttajan toimenpiteet Projektin toteutusaika Toteutusaikana aiheutuneet, mutta ennen viimeisen maksatushakemuksen palauttamista maksetut kustannukset voidaan hyväksyä projektin kustannuksiksi Aktiivitoiminnan päättyminen ennen projektin päättymispäivämäärää

29 Projektin rahoittajan toimenpiteet Kokonaisvastuu sulkemisesta Projektin merkitseminen suljetuksi EURA 2007 järjestelmässä Kaikki tarvittavat asiakirjat oltava toimitettuna Loppuraportti Seurantalomakkeet Viimeinen tilitys Projektin toteutusaika, sidonnat, korjaavat toimet, jälkiseuranta (de minimis, tulot, pysyvyys) Asiakirjojen säilyttäminen

30 ELYjen itse toteuttamien hankkeiden hallinnointi Projektin toteuttajan toimenpiteet Siirissä Täsmäytykset valmiiksi, toimenpiteet valmiiksi Vertailu kirjanpitoon vuosittain ja kumulatiivisesti Kirjanpidossa F-projektikoodi oltava auki, kunnes lopputilitys on maksettu ja todettu, ettei oikaisutarvetta ole Projektin päättäminen projektipäällikkö/osasto-oikeuksilla Siirin osuuden sulkeminen edellytys projektin sulkemiselle Toteuttajalla oma diaarinumero, jonne asiakirjat kootaan Toteuttajan hoidettava oma osuutensa sulkemisessa

31 ELYjen itse toteuttamien hankkeiden hallinnointi Työvoimapoliittiset toimenpiteet tulee hallinnoida ja toteuttaa URA-järjestelmässä siten, että maksut, joita ovat palkkatukien tilitykset eli ns. URA-tilitykset ja koulutushankintalaskut, ovat maksettuna URA-järjestelmässä viimeistään ESR-projektien koulutushankintojen tai palkkatukipäätösten kesto päättyy viimeistään , huomioiden palkkatukien 1 kk:n tilitysajan sekä tilityksen käsittelyyn ja maksamiseen tarvittavan ajan. Maksatusten käsittely tammi-marraskuulta, vain joulukuu tilinpäätökseen

32 ELYjen itse toteuttamien hankkeiden hallinnointi Pk-yritysten osaamisen kehittämispalvelu hankkeiden viimeiset maksut Siiri-järjestelmässä tulee olla maksettu viimeistään Myyntilaskutus on tehtävä v aikana Projektien menositoumuksia tehtäessä varattava riittävä käsittelyaika laskutukseen ja laskuaineistojen käsittelyyn siten, että projektin maksut on tosiasiallisesti maksettu mennessä. Käytännössä kehittämispalvelujen menositoumusten kestoaika ei myöskään voi olla pitempi kuin Tieto asiakirjapohjien säilytysajasta tarkistettava ja informoitava oikeasta säilytysajasta

33 Kysymyksiä? KIITOS!