TYÖKOKOUS RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN MAKSATUKSISTA VASTAAVILLE RAKENNERAHASTOJEN AJANKOHTAISISTA ASIOISTA

Transkriptio

1 TYÖKOKOUS RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN MAKSATUKSISTA VASTAAVILLE RAKENNERAHASTOJEN AJANKOHTAISISTA ASIOISTA Helsinki Maksajan ja rahoittajan roolit maksatusprosessissa Maksatuksen ajankohtaisia asioita Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo TEM /Alueosasto

2 Käsiteltäviä asioita - Maksajan ja rahoittajan yhteistyö eriyttämisen näkökulmasta - Tarkastusviranomaisen järjestelmätarkastusten maksatustehtävien eriyttämistä koskevia havaintoja (rahoittajan rooli, teknisen tuen hankkeiden maksamisen ongelmat) - Maksajan ja rahoittajan yhteistyö maksatusten sujumisen (lyhyemmät käsittelyajat) -> käsittelyaikoihin vaikuttavat tekijät - Komission tarkastuksissa esille tulleita ongelmia - VVC:n hanketarkastukset

3 Maksajan ja rahoittajan yhteistyö Tehtävien eriyttäminen : Rahoittajan, maksajan, korjaavien toimenpiteiden tekijän tehtävät, viranomaistoiminta <-> tuensaajan toiminta MIKSI? Hallinnon läpinäkyvyys, asianmukaisuus, tuensaajien yhdenmukainen kohtelu, riskien ehkäiseminen ja poistaminen varainhoidossa Moitteettoman varainhoidon edistäminen, vaarallisten työyhdistelmien poistaminen, avustuspetoksen toteuttamisen vaikeutuminen jne. Eriyttämisen toteuttaminen käytännössä Vahvistetaan työjärjestyksessä/taloussäännössä, sisällytetään henkilöstön tehtäväkuvauksiin Dokumentoidaan selkeästi HVJ-kuvaukseen Yksittäistapauksissa voidaan pakottavasta syystä poiketa Eriyttämisvaatimusten noudattaminen on yksi järjestelmätarkastusten 3 kohteista

4 Maksajan ja rahoittajan yhteistyö Tehtävien eriyttäminen ei saa kuitenkaan olla este yhteistyölle ja tiedonvaihdolle hankeprosessin eri vaiheissa Yhteistyö korostuu yhä enemmän ohjelmakauden hankkeiden loppuun saattamisessa Uudet hankkeet -> varmistetaan yhdessä tuensaajan valmiudet hankkeen toteutukseen, varmistetaan, että tuensaaja on tietoinen ja myös noudattaa hankkeen toteuttamiseen liittyviä ehtoja (selkeät tukipäätökset, aloituspalaverit) Riskienhallinta tärkeää!!! Kaikki käynnissä olevat hankkeet: ->hankkeen toteutumisen seurannan vastuu rahoittajalla, hankkeessa tapahtuviin muutoksiin reagoitava ja niistä informoitava maksajaa (esim. rahoittajan antama lausunto maksatushakemuksesta) ja päinvastoin Maksatushakemusten käsittelyn nopeuttaminen tärkeää -> siihen vaikuttavat tuensaaja, rahoittaja ja maksaja (käsittelyaikatilastot) 4

5 Maksajan ja rahoittajan yhteistyö VVC:n järjestelmätarkastuksien havaintoja teknisen tuen maksatuksista: rahoittajan, maksajan ja tuensaajan tehtävät ovat sekoittuneet keskenään eikä eriyttämisvaatimusta ole noudatettu tuensaajan maksatushakemuksen yhteydessä esitetty tieto ei ole ollut riittävä, jotta maksaja voisi arvioida maksatushakemusten menojen tukikelpoisuuden ja päätöksenmukaisuuden teknisen tuen käyttösuunnitelmien sisältö ei ole ollut riittävän tarkalla tasolla 5

6 Maksajan ja rahoittajan yhteistyö VVC:n järjestelmätarkastuksien havaintoja teknisen tuen maksatuksista (jatkuu): maksajalla ei (eikä myöskään rahoittajalla) riittävästi osaamista oman tehtävänsä hoitamiseen teknisen paikan päällä käynti korvattu hallinnollisella tarkastuksella (näin voi HVO-ohjeen mukaan tehdä, mikäli asiakirjatarkastus antanut riittävän varmuuden menojen tukikelpoisuudesta ja tosiasiallisuudesta sekä palveluiden tosiasiallisesta toimittamisesta) HUOM! Korvattu hallinnollisella tarkastuksella vaihtoehtoa käytettävä harkiten! 6

7 Komission ESR-tarkastus( VVC): Hallintoon ja valvontaan liittyvät havainnot Havainto: Sisäistä katetta ei ole eliminoitu asianmukaisesti - sisäiset palvelut-> Tukikelpoisuusasetus 14 : Hankkeen tukikelpoisiksi kustannuksiksi voidaan hyväksyä vain muissa kuin 15 :n mukaisissa hankkeissa (Flat rate -hankkeet) tosiasiallisiin kustannuksiin perustuva osuus hakijayhteisön toiminnan kustannuksista. Hankkeelle osoitettavat yleiskustannukset tulee kohdentaa hankkeelle perustellulla, tasapuolisella ja oikeudenmukaisella tavalla siinä suhteessa kuin ne aiheutuneet hankkeesta. Kohdentamisen perusteista on hakemisen yhteydessä esitettävä hyväksyttävä selvitys. - Yleiskustannusten tukikelpoisuus ratkaistaan tukikelpoisuuspäätöksessä. Tätä ennen varmistettava, että tuensaajan kustannuslaskentajärjestelmä on rakennerahastojen tukikelpoisuussääntöjen mukainen. Maksatuksessa (ja tarkastuksissa) pitää pystyä todentamaan yleiskustannusten kohdentaminen hankkeelle 7

8 Komission ESR-tarkastus( VVC)Hallintoon ja valvontaan liittyvät havainnot Havainto: Päällekkäisten maksujen riski ei näytä olevan kokonaan poissuljettu -> hallinnollisia tarkastuksia tehtäessä pyrittävä minimoimaan riski, että menoeristä esitetään maksupyyntö kahdesti tai useammin eri toimissa HUOM! rahoitushakemuksia käsiteltäessä eliminoitava päällekkäiset hankkeet Havainto: Hankeasiakirjaa ei löytynyt ->Hankeasiakirjat tulee säilyttää EU-asetuksen edellyttämän ajan HUOM! Menojen varmentamisen ( ml. Paikan päällä käynnit) laadun jälkikäteisessä arvioinnissa tärkeää tehdyn työn dokumentointi! 8

9 Hanketarkastusten 2012 tulokset : ESR Tarkastettu 48 satunnaisesti valittua hanketta 8 hankkeessa havaittiin tukikelvottomia menoja vähintään 100 euroa; esimerkiksi: Asiantuntijapalvelut kilpailutettu tuensaajan yhteistyöverkostoon kuuluvien palveluntarjoajien piirissä Ei avointa kilpailutusta Osa hankkeen menoista liittyi tuensaajan muuhun kuin hanketoimintaan Palkkojen henkilösivukulut/loma-ajan palkat on laskettu väärin Ylityövapaiden kustannuksia kirjattu hankkeelle ylityö ei liittynyt hankkeen toimintaan Virheellisesti laskettuja vuokrakuluja Tukikelvottomia arvonlisäveroja Hankkeissa tukikelvottomia menoja yhteensä euroa (virhetaso 1,7 %) Lisäksi laadullisia virheitä 2 hankkeessa (puutteita EU-tiedotuksessa) 9

10 Hanketarkastusten 2012 tulokset : EAKR Tarkastettu 107 hanketta. Tarkastusviranomainen havaitsi yhteensä euroa mukaan tukikelvottomia menoja. Havaitut virheet olivat 0,51 % tarkastettujen menojen määrästä. Tukikelvottomia menoja ovat olleet esimerkiksi: * arvonlisävero, jonka oppilaitos oli kuitenkin verotuksessa ja kirjanpidossaan käsitellyt niitä liiketoiminnan vähennettävinä arvonlisäveroina. * toiselle hankkeelle kuuluvat menot * sisäiseen laskuun mahdollisesti sisältyvä kate * hankkeelle kuulumattomia menoja (kukkapenkki pihaan osana maa-aluetta ja asfaltointia, matkakuluja, menot syntyneet ennen hankkeen alkamista, kohdennettu liikaa työtunteja) * Henkilökustannusten osalta hankkeelle tilitettiin lomapalkat ja lomarahat, jotka oli ansaittu tukikelpoisuusajan ulkopuolella (esim. ennen hankkeen alkamista) * Keittiökalusteet henkilökunnan ruokalaan ei ole tuotannolliseen investointiin kuuluva tukikelpoinen kustannus * puutteellinen työajan seuranta, jonka perusteella ei ole voitu luotettavasti kohdentaa palkkoja hankkeelle 10

11 Kiitos!