Avoimeksi jääneitä asioita/ maksajien 2011 työkokouksen jälkeen tapahtunutta

Transkriptio

1 Avoimeksi jääneitä asioita/ maksajien 2011 työkokouksen jälkeen tapahtunutta Kuopio 31.8., Oulu 13.9., Seinäjoki 20.9., Helsinki TEM Alueiden kehittämisyksikkö alkaen Alueosasto Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo

2 Avoimeksi jääneitä asioita/ työkokouksen jälkeen tapahtunutta: Art 13 paikan päällä tarkastukset Ohjeistuksen /koulutuksen tilanne Korjaavien toimenpiteiden ohjeistus Käyttöön otetut toimenpiteet (Varmennus-toiminnon jatkotoimenpide näyttö Paikan päällä tarkastusten tavoitteen toteumatilanne Paikan päällä tarkastuksia koskevien tietojen oikeellisuus Tiedonsiirrot EURA 2007-järjestelmään -> ohjelmatason raportointi TEMin resurssi- ja organisaatiomuutokset voivat hidastaa muutosten valmistumista!

3 Ohjeistuksen/ koulutuksen tilanne Art 13 paikan päällä tarkastuksen HVO-ohjetta (ml. tarkistuslista) uusitaan parhaillaan ( tarkennuksia kysymyksiä/ epäselvyyksiä aiheuttaneisiin kohtiin, tukikelpoisuus-asetuksen muutokset (esim. flat rate) jne.) Valtterin käyttöohje (viimeisin ) <-> Valtterin täyttöohje (tarkistuslistan täyttöohje) -> miten tarkkaa tietoa tarvitaan? käynnistetty paikan päällä tarkastuksia koskeva koulutus uusille maksajille -> Jatkoa loka- marraskuu > pääpaino itse tarkastuksen kustannustehokkaassa toteuttamisessa ( aloittajat ja vanhat maksajat mukana?) Paikan päällä tarkastuksen ajankohtaispäivä-> suunnitelmien toteumatilanne, tietosisällön oikeellisuuden varmistaminen -> syksy / kevät? TUKI2000-koulutus marras- tai joulukuu 2011?

4 Korjaavia toimenpiteitä koskeva ohjeistus Annettu (postitettu välittäville toimielimille sähköpostitse, löytyy myös Art 13 paikan päällä tarkastuksen tukikelvottomuusvirheiden korjaamista koskee samat menettelyt/ ohjeet kuin muitakin korjaavia toimenpiteitä (tarkastuksen kohteena useimmiten jo maksetut menot) Poikkeus: havaittu tukikelvoton meno sisältyy vireillä olevaan maksatus-hakemukseen -> voidaan vähentää maksupäätöksessä hyväksyttävistä menoista Tarvitaanko koulutusta, lisäohjeita? Prosessien tarkistaminen, HVJ-kuvaukset

5 Varmennus-toiminnon varmennussuunnitelman perustiedot - näyttö Lisätty tuotantoon Varmennussuunnitelmaan liittyvät maksutilitykset - toiminne -> Toiminteessa voidaan valita ne olemassa olevat maksatukset, jotka ao. varmennukseen halutaan kohdentaa. Myöhemmin näistä kohdennuksista voidaan laskea 'aitoja' varmennettuja euromääräisiä toteumia.

6 Varmennus-toiminnon jatkotoimenpide näyttö Valtteri-järjestelmässä otettu käyttöön ( ) Varmennustoiminnon Jatkotoimenpiteet näyttö. Kun paikan päällä tehtävän tarkastuksen tuloksen johdosta on ryhdyttävä jatkotoimenpiteisiin tai korjaaviin toimenpiteisiin, valitaan varmennuksen tulokset näytöllä kohta vaatii jatkotoimenpiteitä. Jatkotoimet ovat pakollisia kun varmennuksen tulos on 3 tai 4. HUOM! Ei automatiikkaa! Jatkotoimenpiteet on aktiivisena varmennuksella, joka on jatkoseurannassa -tilassa. Jatkoseurannassa olevan varmennuksen jatkotoimenpiteet voidaan tyypittää ja tallentaa tapaustyypeittäin sekä merkitä jatkotoimi valmiiksi, kun se on sisällöllisesti mahdollista. Valtteri-ohje Jatkotoimenpiteet

7 Varmennus-toiminnon jatkotoimenpide näyttö (jatkuu) Käyttäjä? kirjaa varmennuksen jatkotoimenpiteet ja antaa niille määräajan. Jatkotoimenpiteiden toteuduttua kirjataan tehdyt korjaavat toimenpiteet, jonka jälkeen varmennus voidaan merkitä valmiiksi. -> ONKO PROSESSI KÄYTÄNNÖSSÄ NÄIN? Kuka jatkotoimenpiteet kirjaa? Tarvitaanko tarkempaa ohjeistusta? Jatkotoimenpiteenä takaisinperintä: Takaisinperintäpäätös kytketään 'takaisinperintä' sarakkeessa alasvetovalikosta varmennuksen jatkotoimenpiteesen kiinni. Tällöin, jotta jatkotoimenpiteen voi saada joskus valmiiksi, tulee takaisinperintäpäätös ensin tehdä Valtterin (jo tuotannossa olevalla) takaisinperintöjen työkalustolla. Ristiintarkistukset ovat siis olemassa.

8 Art 13 paikan päällä tarkastusten tavoitteen toteumatilanne tilanne parantunut, resurssiongelmia ja osaamis-ongelmia henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi edelleen on Suomi sitoutunut toteuttamaan 2009 ja 2010 tarkastussuunnitelman tarkastukset menossa ohjelmatason tarkastustavoitteen tarkistaminen ottaen huomioon art 13 menojen varmentamisen että tarkastusviranomaisen tarkastusten tulokset -> tärkeää järjestelmien tietosisällön oikeellisuus kpl-tavoitteen rinnalla seurattava tarkastettuja euroja -> nykyisten tarkastussuunnitelmassa olevien tarkastusten sijoittaminen ajankohtaan, jolloin kustannuksia on syntynyt enemmän!

9 ESIMERKKI

10

11

12

13

14

15

16

17

18 Tiedonsiirrot EURA 2007-järjestelmään Paikan päällä tehtyjen varmennusten tietojen siirto EURAan Siirrot Valtterista EURAan tuotannossa Siirrot Tuki 2000:sta EURAan tuotannossa (ei sis. vielä "vanhalla pohjalla" Tukeen syötettyjä varmennustapauksia). Tietojen syöttö Finnveran projekteille Finnveran järjestelmässä työn alla. Kaikkien varmennustietojen saanti EURAan mahdollistaa osittain ohjelmatason raportoinnin, ongelmana TUKI2000:n vanhojen tietojen yhteismitattomuus -> manuaaliraportointia jää ohjelmakauden loppuun saakka EURAan tulossa raportteja varmennuksista (TUKI2000-tiedot puutteelliset)

19 Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevat tiedot VALTTERI- ja TUKI2000-järjestelmissä Art. 13 paikan päällä tarkastusten suunnittelun, seurannan ja valvonnan kannalta on erittäin tärkeää, että TUKI2000- ja Valtteri-järjestelmien suunnitelma- ja toteumatiedot ovat ajan tasalla ja oikein: poistettavaksi merkittävät hankkeet selvitetään ja merkitään poistetuksi: tapaustyypin 4 hankkeet voi välittävä toimielin itse poistaa, tapaustyypit 1-3 TEM pyytää SÄPin/AHTIn poistamaan (osa poistetuista tulee korvata uusilla hankkeilla)-> tehty osittain, mutta työ jatkuu tarkastussuunnitelmien tiedot tulee saattaa ajan tasalle, koskee erityisesti TUKI2000:n hankkeita-> onko näin? kaikkien manuaalisesti tehtyjen tarkastusten tiedot tulee, jos niitä ei vielä ole talletettu, tallentaa mahdollisimman pian järjestelmiin ALKU-uudistuksen yhteydessä viranomaiselta toiselle siirtyneet, keskeneräiset tarkastukset on saatettava loppuun

20 Annettuja vastauksia / kommentteja esille tulleisiin kysymyksiin

21 - Menojen todentaminen Valtiototeuttajan maksun todentaminen pääkirjan kirjauspäivämäärä Valtion ulkopuolisten toteuttajien (esim. yritys, koulutuslaitos, yliopisto jne.) maksun suorittaminen: maksupäivämäärä = pankin tiliote

22 - Toimet projektin päättyessä Rahoittajaviranomaisen huolehdittava projektille myönnetyn sidonnan riittävyydestä ennen projektin päättymistä Projektin haettava viimeistään viimeisessä maksatushakemuksessa korvattavaksi kaikki haettavaksi aikomansa kustannukset! Tuensaajan oikeusturvan kannalta on tärkeää, että rahoittaja merkitsee maksatushakemusten toimittamisen määräpäivät rahoituspäätökseen. Tällöin tuensaajalle on selvää, mihin mennessä hakemukset tulee toimittaa, ml. viimeinen maksatushakemus.

23 Tarkistuslistan kysymys nro 13: Onko loppumaksatushakemus toimitettu määräajassa? Hankkeen toteutusaika ja viimeisen maksatushakemuksen määräaika? Määräajan perustuminen rahoituspäätöksen ehtoon jos määräaika on yksinomaan rahoituspäätöksen ehtoon perustuva eli laissa ei ole säädetty määräajasta, niin silloin voidaan viranomaisessa harkita kunkin yksittäistapauksen perusteella, mikä on rikkomuksen syy, myöhästymisen olennaisuuden aste ja siitä asianmukainen seuraamus (kuten muissakin rahoituspäätöksen ehtoihin sisältyvissä rikkomistapauksissa.) Määräajan perustuminen lakiin jos on kyse laissa asetetun määräajan rikkomisesta, ei harkintamahdollisuutta ole, vaan tehdään päätös maksatushakemuksen tutkimatta jättämisestä liian myöhään toimitettuna. Tuensaajalla on käytettävissään ylimääräiset muutoksenhakukeinot (voi hakea menetetyn määräajan palauttamista). Menettely on poikkeuksellinen ja sen perusteet on lueteltu Hallintolainkäyttölaissa 61.

24 - Varaukset Valtterissa projektia suljettaessa Varaukset on projektia suljettaessa päivitettävä vastaamaan toteutuneita maksatuksia (ilman kuittauksia) Koskee kaikkia rahoituslajeja, niin EU/valtiota kuin kuntaa, muuta julkista ja yksityistä Pääsääntöisesti varausten on vastattava kyseisen vuoden sidontoja, mutta projektia suljettaessa on viimeisen vuoden varauksissa otettava huomioon projektin toteutuneet maksatukset (ei siis välttämättä vastaa sidontaa). Varaustietoja ei voi päivittää enää projektin sulkemisen jälkeen. Jo suljettujen projektien mahdollisia päivittämättä jääneitä varaustietoja ei toistaiseksi ole pyydetty korjaamaan. Korjaus voidaan kuitenkin mahdollisesti myöhemmin toteuttaa erikseen ilmoitettavana ajankohtana.

25 Sidonnat ja maksatukset tietojärjestelmissä tilanne tällä hetkellä Projektin sulkemisen jälkeen purkautuneet valtuudet eivät muuta EURAssa Valtteri-projektien sidontatietoja. (EURAssa sidontatieto = tehdyt rahoituspäätökset.) Sen sijaan Valtterin raporteilla projektien sidontatoteutuman seurantaraportti ja projektin tiliote purkautuneet valtuudet on otettu huomioon. Ne näkyvät tapahtumittain myös purkautuvien valtuuksien LTA -raportilla. Valtteri-järjestelmä hoitaa talousarvion määrärahan - ja valtuusseurannan. Valtterin VK:n valtuusexcel sisältää Valtteri- ja Tuki 2000 projektien bruttomääräisen valtuuden käytön. Purkautuneet sidonnat eivät pienennä VK:n valtuusexcelin käyttöä Tuki 2000 projektien sidontatiedot EURAssa pienenevät purkautuvien valtuuksien verran. (Hankkeelle tehdään sulkemisen yhteydessä pienennyspäätös.)

26 Kuittaukset maksatustietoraporteilla Kuittauksena toteutetut takaisinperinnät ovat mukana EURAn maksatustietojen raporteilla. Valtterissa ne näkyvät tulotilillä (esim. arviomäärärahan käyttö raporteilla, mutta eivät ole mukana maksatustietoraporteilla). Projektia suljettaessa varaukset päivitetään toteutuneiden maksatusten mukaan esim. Valtterin tiliotteen tietojen tai EURAn maksatushakemuksen toteutumaraportin (nro 20) maksettavaksi hyväksytyn mukaisesti

27 - Maakuntaliittojen maksuunpanomääräys EURA järjestelmään VTV:n laillisuustarkastus1/2011 maakunnan liitot EU-varojen hallinnoijina Kohta lomakkeet ja asiakirjapohjat ja 3.5 työ- ja elinkeinoministeriön ohjaus ja maakunnan liitot: maksuunpanomääräys Onko tarvetta liittojen omalle maksuunpanomääräykselle EURA 2007 järjestelmässä vai otetaanko huomioon seuraavan ohjelmakauden suunnittelussa?

28 - Tehtävien eriyttäminen Teknisellä tuella palkattu maksaja teknisen tuen tilitysten käsittelijänä Palkka teknisestä tuesta ei itsessään estä teknisen tuen maksatushakemusten varmentamista. Maksatusasioita hoitavat henkilöt saavat yleisesti palkkansa teknisestä tuesta. On kuitenkin pidettävä huolta, ettei henkilö varmenna maksatushakemuksia, jotka koskevat hänen omaa palkkaprojektiaan. Poikkeustilanteissa (esim. sairaustapaus) perustelut on dokumentoitava ja säilytettävä.

29 - Takaisinperintäpäätöksen toimeenpano Takaisinperintäpäätöksen jälkeen jatkotoimenpiteen tekijä (tai maksaja hänen puolestaan) vie päätöstiedot Valtteri-järjestelmään. Takaisinperinnän toimeenpanon kuittaamalla käsittelyssä olevasta hakemuksesta voi toteuttaa vasta, kun Valtteri-järjestelmään on viety ja tallennettu päätöstiedot, kuten päätöspäivämäärä ja takaisinperittävä summa. Ohjelma edellyttää takaisinperintäsumman lisäksi eräpäivän syöttämistä. Kuittausta tehtäessä eräpäivä on kuitenkin arvio, joka ei sido tai estä kuittauksen tekemistä, vaikka varsinainen toteutuspäivämäärä olisi jokin muu. Tulotäsmäytys koskee takaisinperintöjä, jotka toteutetaan maksamalla perittävä summa erillisellä (pankki)maksusuorituksella viraston/välittävän toimielimen tulotilille. Tällöin saadut suoritukset täsmäytetään kuukausittain, ajantasaisesti järjestelmän ja kirjanpidon osalta. Kun kyse on koko takaisinperittävän summan kuittaamisesta maksatuspäätöksessä, ei tallennettavaksi tule mitään kohtaan 'tulotäsmäytyksenä kohdennettava summa'.

30 Teemoja keskustelun pohjaksi: Yhteistyö rahoittajan ja maksajan välillä Yleisimpiä hallinnoinnin pulmakohtia tuensaajan kanssa Kustannusten hylkääminen (tulkinnat, perustelut) Kokemuksia takaisinperinnöistä/ palautuksista (hallinnointi, tekninen läpivienti jne.) Hankkeen päättämistoimet