Ajankohtaista: Vuodenvaihdeohjeet, lisämaksut hankkeille

Transkriptio

1 Ajankohtaista: Vuodenvaihdeohjeet, lisämaksut hankkeille ESR- ja EAKR-toimeenpanon työkokoukset Kuopio, Helsinki, Rovaniemi TEM/ALUE/RARA Ylitarkastaja Kaisa Saarinen

2 Vuodenvaihdeohjeet Lisämaksut hankkeille Muuta ajankohtaista Kooste ohjeista Esityksen sisältö

3 Vuodenvaihdeohjeet 2011 EURA 2007 ja Wepa 2007 Valtteri toimenpiteiden määräaika torstaina klo (ohje TEM/2850/ /2011) 1. Sidonnat, projektipäätös EURA 2007:ssä tila voimassa HUOM! Projektia suljettaessa kuluvan vuoden valtuudet palautuvat viraston käyttöön ja käyttämättömät valtuudet tuoreutuvat vuodenvaihteessa seuraavan vuoden valtuuksiksi 2. Maksatukset, maksupäivä tallennettu Valtteriin Poikkeukset ELYt ja TEM, maksatuspäätös 3. Korjaavien toimenpiteiden päätökset tallennettuna Valtteriin 4. Korjaavien toimenpiteiden muistiokirjaukset Valtterissa Poikkeukset tulomomentille tulleet mennessä 5. Varaustiedot Valtterissa

4 Varaukset Valtterissa projektia suljettaessa Varaukset on projektia suljettaessa toistaiseksi päivitettävä vastaamaan projektin toteutumaa Koskee kaikkia rahoituslajeja, niin EU/valtiota kuin kuntaa, muuta julkista ja yksityistä Pääsääntöisesti varausten on vastattava kyseisen vuoden sidontoja, mutta projektia suljettaessa on viimeisen vuoden varauksissa otettava huomioon projektin toteutuneet maksatukset (EURA rap nro 20: maksettavaksi hyväksytty EU/valtio, ilman kuittauksia) Varaustietoja ei voi päivittää enää projektin sulkemisen jälkeen Toistaiseksi Valtterissa ilmoitus erosta varausten ja suunnitelman välillä myös projektin päättyessä

5 Vuodenvaihdeohjeet Kirjanpidon ja EURA 2007:n tietojen täsmäyttäminen: EURA 2007:n raportti nro 11 rahoitustietojen varmenneraportti ajalta Toimitetaan mennessä TEM/kirjaamo (Kaisa Saarinen) viitteellä TEM/1861/572/2009 Sekä meno- että tulomomentin tiedot kirjattava ja täsmäytettävä Lisäksi ELYt työvoimapoliittisten siirtomenojen tukikelpoisuustarkastamaton käyttö 2. Tilipuitteiden ylläpito Valtterissa Viraston vastuulla: LKP-tilit, kustannuspaikat Sekä tarvittaessa vapaaehtoiset seurantakohteet

6 Vuodenvaihdeohjeet Rahoituspäätökset EURA 2007 ja Valtteri käytössä alkaen 4. Tilitykset Tilipuitteiden ylläpito ja arviomääräraha asetettu Valtterissa 5. Lump sum Lump sum hankkeille on mahdollista jättää hakemuksia EURA 2007:ään alkaen, kuitenkin aikaisintaan tukikelpoisuusasetuksen muutoksen tultua voimaan

7 Vuodenvaihdeohjeet EURA 2007: hakijan palvelut käytettävissä normaalisti vuodenvaihteessa, viranomaisosio katseluoikeuksin klo aamu Lisätietoja: EURA 2007 järjestelmän viranomaisosion neuvonta-palvelu, HVO:ssa Saarinen ja Vartia

8 Vuodenvaihdeohjeet valtuusseuranta ja määrärahat Valtuuksien seuranta, valtuusilmoitus Koskee valtion virastoja Tietoja pyydetään joulukuussa lähetettävällä kirjeellä, jossa tarkemmat ohjeet Tiedot toimitetaan viimeistään edellisvuoden 2011 ja alkaneen vuoden 2012 osalta Tiedot toimitetaan erillisinä Excel-muotoisina tiedostoina sähköpostilla ja allekirjoitetut versiot postitse TEMiin Päivi Tapanilalle Tuki 2000 valtuudet ja arviomäärärahat sisältyvät Valtterin raporttiin Valtteri-järjestelmän raportti Virastojen valtuuskuva Tietoja pyydetään myös muilta tilijaottelutasoilta, jotka eivät ole Valtterissa, ja työvoimapoliittisista siirtomenoista Kukin ELY-virasto toimittaa yhden valtuusilmoituksen, jossa on kootusti kaikkien vastuualueiden ja molempien rahastojen valtuudet

9 Vuodenvaihdeohjeet valtuusseuranta ja määrärahat Tarkistetaan, että arviomääräraharaportin taulukon Virasto yhteensä TA-tileittäin valtuusvuosikohtaiset tiedot TA-tileittäin täsmäävät valtuuslomakkeen sarakkeeseen Talousarviovuosi tulostuneiden tietojen kanssa Tarkistetaan maksatusarviot vuosille talousarviovuosi+1 jne ELY-keskukset tarkistavat lisäksi, että Tekesin määrärahan käyttö ja maksatusarviot sisältyvät valtuusilmoituksen tietoihin Finnveran valtuudet TEMin valtuusseurannassa Tarkistetaan, että Valtuutta käytetty ja Talousarviomenot ja määrärahatarpeet yhteensä sarakkeiden luvut täsmäävät keskenään sen valtuusvuoden osalta, jonka valtuusilmoitusta ollaan laatimassa. Aiempien valtuusvuosien osalta valtuutta käytetty talousarviomenot ja määrärahatarpeet yhteensä Tarkistetaan, että Valtuutta käyttämättä siirtyy myös kohtaan Uusittu määrä ; saman tulee näkyä myös alkavan vuoden ilmoituksessa seuraavan valtuusvuoden vastaavalla rivillä kohdassa Talousarviossa uusittu valtuus

10 Vuodenvaihdeohjeet valtuusseuranta ja määrärahat Raportointi määrärahatilanteesta ja ohjelmakehyksestä Koskee maakunnan liittoja Tietoja pyydetään sähköpostitse erillisellä Excel-pohjalla Ilmoitetaan vuoden 2011 maksatustiedot sekä arviot vuoden 2012 maksatuksiin tarvittavasta määrärahasta sekä mm. tiedot takaisinperintöjen määristä ja korkotuotoista Ilmoitetaan sidontatiedot ja tiedot vuodenvaihteessa sitomattomasta valtuudesta Excel-taulukko lähetetään sähköpostitse TEMiin Päivi Tapanilalle mennessä Lisäksi pyydetään toimittamaan tiliotteet vuosilta

11 Lisämaksut hankkeille Toteuttajan on sisällytettävä viimeistään viimeiseen maksatushakemukseen kaikki projektin kustannukset Jälkikäteen kustannuksia ei ole mahdollista hakea -> Pääsääntö: lisämaksuja ei tehdä, viimeinen maksatushakemus on viimeinen

12 Lisämaksut milloin voi olla mahdollista Toteuttaja huomaa määräajan puitteissa hakeneensa liian vähän korvausta viimeisessä maksatushakemuksessa ja on oikeutettu saamaan osuutensa Määräaika viimeisen maksatushakemuksen jättämiselle Tukilainsäädäntö, esim. TEM rahoitusasetus 1695/ (4 kk hankkeen päättymisestä) Rahoituspäätös Mahdollista ainoastaan tietojärjestelmien ministeriöpääkäyttäjien avustuksella (TEMin henkilöt)

13 Lisämaksut - menettely Toteuttaja huomaa lisämaksutarpeen - > ottaa yhteyttä välittävään toimielimeen sähköpostilla tai muuten kirjallisesti Välittävä toimielin arvioi, onko lisämaksuesitys aiheellinen Jos viimeinen maksatus on vielä auki, voi sen palauttaa toteuttajalle Jos viimeinen maksatushakemus on ehditty käsitellä ja maksaa - > välittävä toimielin ottaa yhteyttä TEMin sähköiset palvelut ryhmään sähköpostitse ja perustelee lisämaksutarpeen Jos projekti on ehditty sulkea, on projektin sulkeminen purettava ja rahoittajan tehtävä projektille uusi rahoituspäätös

14 Lisämaksut - menettely Välittävän toimielimen perusteltava, miksi lisämaksu tehdään, miten tuensaaja perustelee Mitä selkeämmin on perusteltu ja selvitetty sitä nopeammin pystytään toteuttamaan Tarkistettava, onko projekti täyteen maksettu Lisämaksuesitys tulee vireille toteuttajan pyynnöstä (esim. sähköposti)

15 Korjaavat toimenpiteet tietojärjestelmissä Korjaavat toimenpiteet: tukikelvoton kustannus = takaisinperittävä EU/valtio + kunta, muu julkinen ja yksityinen rahoituserät (EU/valtio + KMY = tukikelvoton) Valtterissa muistettava tallentaa myös KMY-erät Komissiolle toimitettavien tietojen oikeellisuus Tiedot tallennettava tietojärjestelmiin Takaisinperintä ei vapauta valtuutta

16 EU/valtio yhden momentin malli Tietojärjestelmissä EU ja kansallinen valtio rahoitusosuudet yhdessä v alusta alkaen Kansallinen valtion osuus seurannassa EU-rahoituksen osuus julkisesta rahoituksesta on aina vakio Valtion ja kuntien laskennalliset osuudet saadaan ohjelmatasolla laskemalla niiden osuudet julkisesta kokonaisrahoituksesta

17 Peruutukset - yleistä Korjaavat toimenpiteet rakennerahastoista myönnetyissä EUosarahoitteisissa tuissa TEM/1567/ /2011 Välittävä toimielin esittää HVO:lle julkisen rahoitusosuuden peruuttamista pl. 10 euroa tai sitä pienemmät summat HVO antaa lausunnon esitettyjen toimien riittävyydestä ennen kuin välittävä toimielin voi tallentaa peruutukset EURA järjestelmään Jatkotoimenpiteiden tekijä tekee peruutuksesta päätöksen 10 euron tai alle sen olevan peruutuksen voi tehdä maksaja Yhteys siihen tilitykseen, jota koskee

18 Peruutukset EURA 2007:ssä EURA 2007:n peruutustoiminto kohdassa rahoitustietojen korjaustapahtumat On viranomaisessa mahdollista tallentaa käyttöoikeuksilla: maksaja-virastopääkäyttäjä, maksaja, jatkotoimenpiteiden tekijä Perustetaan uusi peruutustapahtuma projektille Tallennetaan peruutettava euromäärä yhteensä Järjestelmä laskee ehdotuksen peruutuksen jakautumisesta rahoitusosuuksiin voimassaolevan suunnitelman mukaan Vertaa toteutumaan Varsinainen rahoituslajikohtainen peruutettava määrä on syötettävä

19 Peruutukset EURA 2007:ssä Pakolliset tiedot tallennettava Havaittu virhe tai puute pudotusvalikosta Selitekenttä näytetään vain, mikäli edellisessä kohdassa on valittu muu tukikelvottomuusperuste Peruutuksen johdosta tehtävät jatkotoimenpiteet: peritään/ei peritä takaisin Suunnitelma ja perustelut perintätoimille tai perimättä jättämisen oikeudelliset perustelut (tekstikenttä) Peruutuspäätöksen päivämäärä

20 Peruutukset EURA 2007:ssä Pakolliset tiedot tallennettava HVO:n lausunnon päivämäärä (pakollinen mikäli peruutus suurempi kuin 10 euroa) Valvontaelin, jonka havainnosta peruutus on saanut alkunsa pudotusvalikosta Liitteet (vain pdf) mm. HVO:n lausunto, peruutuspäätös Vähintään yksi liite oltava Valmiiksi-merkityn tapahtuman tietoja ei voi enää muuttaa Valtteriin ja Tuki 2000:een tulossa mahdollisuus merkitä takaisinperintä/palautus jo aiemmin peruutetuksi

21 Ohjelmakausien sulkeminen Ohjelmakausi Tuki 2000 järjestelmän hankkeet: -> toteutusaika/tukikelpoisuusaika päättyy HUOM! Maksatukset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset tehtävä mennessä Ohjelmakausi Säilytysajan päättyminen vahvistetaan kirjeellä ( ) Ohjelmakausi Säilytysaika on päättynyt

22 ESR:n erikseen raportoitavat rahoituserät HVO-ohje (TEM/ /2010) itse toteutetuista hankkeista: Mikäli hankkeeseen sisältyy erikseen raportoitavia rahoituseriä, maksatushakemukseen tulee liittää raportit tai laskelmat (esimerkiksi Siiri- ja/tai URA-järjestelmien raportit), joilla todennetaan erikseen raportoitavat toteutuneet rahoituserät. URA: ESR-projektien työllistämispäätöksien tilitykset, joihin palkkatieto merkitty Siiri: ESR-projektien suoritekausiraportti

23 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet Ohjeet ja ohjekirjeet ovat pääsääntöisesti nettisivuilla kohdassa viranomaisille, hallintoviranomaisen ohjeet tai hallintoviranomaisen kirjeet Kumotut ohjeet löytyvät kohdasta arkisto voimassaoloaika Lisäksi kohdassa arkisto on sisäasiainministeriön v antamia ohjeita ja hallintoviranomaisen kirjeitä vuosilta 2009 ja 2010 Näiden lisäksi annetaan vuosittain mm. varojen käytön ehdot ja RR-tietojärjestelmien vuodenvaihdeohjeet sekä lisäksi muita tapauskohtaisia ohjekirjeitä, joita ei tässä ole lueteltu

24 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet - Finlex Ohjeet Finlexissä, Korjaavat toimenpiteet rakennerahastoista myönnetyissä EUosarahoitteisissa tuissa TEM/1567/ /2011 Hallintoviranomaisen ohje prosenttimääräisenä korvattavista välillisistä kustannuksista TEM/1136/ /2011 Rakennerahastoja koskevat hallintoviranomaisen ohjeet TEM/3369/ /2010

25 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet - muut Tarkastusraporttien käsittely alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESR-ohjelmissa TEM/241/ /2010 (TEM/241/ /2010) EU:n rakennerahastojen osarahoitettujen hankkeiden toiminnasta syntyvien tulojen käsittely ja seuranta EURA 2007 järjestelmässä TEM/2351/ /2011 Tarkastusraporttien käsittely alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESR-ohjelmissa TEM/241/ /2010 (TEM/241/ /2010) Euroopan aluekehitysrahaston ja Euroopan sosiaalirahaston ohjelmakauden sulkemiseen valmistautuminen TEM/244/ /2011 Hanketarkastusraporttien käsittely alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESR-ohjelmissa TEM/241/ /2010 (TEM/241/ /2010)

26 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet - muut EU:n rakennerahasto-ohjelmista rahoitettujen projektien tilan hallinnointi EURA 2007 järjestelmässä TEM/2196/ /2010 Välittävien toimielinten raportointi työ- ja elinkeinoministeriölle TEM/2288/ /2010 EU-osarahoitteisten hankkeiden maksatuspäätöksissä tukikelvottomiksi merkittyjen menojen luokitteleminen Valtterijärjestelmässä TEM/1800/ /2010 Ohje tarkastusraporttien käsittelystä alueellinen kilpailukyky ja työllisyys tavoitteen EAKR- ja ESR-ohjelmissa TEM/241/ /2010 (TEM/241/ /2010) Tietojen ylläpitäminen RR-tietojärjestelmässä TEM/216/ /2010

27 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet - muut Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevien pöytäkirjojen toimittaminen hallintoviranomaiselle TEM/645/023/2009 Ohje TE-keskuksille työvoimapoliittisten siirtomenojen ja pkyritysten kehittämispalveluiden tukikelpoisuuden tarkistamiseen maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä sekä niiden paikan päällä tehtävään tarkastukseen TEM/2915/ /2009 Välittävien toimielinten rahoitustietojen ajantasaisuuden ja täsmäävyyden raportointi hallintoviranomaiselle TEM/1861/572/2009 Hallintoviranomaisen ohje komission asetuksen (EY) N:o 1828/ artiklan edellyttämistä paikan päällä tehtävistä tarkastuksista TEM/645/023/2009

28 HVO:n ohjeet ja ohjekirjeet - kumotut Hallintoviranomaisen ohje korjaavista toimenpiteistä TEM/645/023/2009 (kumottu ) Hallintoviranomaisen ohje TEM/645/023/2009 (kumottu ) Hallintoviranomaisen ohje TEM/1160/023/2008 (kumottu ) Hallintoviranomaisen ohje TEM/1160/023/2008 (kumottu) Hallintoviranomaisen ohje TEM/1107/051/2008 (TEM/1107/023/2008) (kumottu)

29 Raportointi työ- ja elinkeinoministeriöön Raportti Järjestelmä/lomake Ohje Valtuusilmoitus Valtteri/valtuuslomake Vuosittain lähetettävä kirje Määrärahatilanne, maakunnan liitot Excel-lomake Vuosittain sähköpostitse Rahoitustietojen varmenneraportti, nro 11 EURA TEM/1861/572/2009 Menojen vahvistamisraportti, nro 10 EURA 2007 Ohje kolme/neljä kertaa vuodessa Sääntöjenvastaisuusilmoitukset Excel-lomake TEM/3052/ /2009

30 Kiitos ja hyvää joulua!