EUSA-järjestelmä - uudet ominaisuudet -vinkit maksatushakemuksien laatimiseen. Elina Sillanpää 6.2. ja

Transkriptio

1 EUSA-järjestelmä - uudet ominaisuudet -vinkit maksatushakemuksien laatimiseen Elina Sillanpää 6.2. ja

2 Miten etenemme? 1. EUSA-järjestelmän uudet ominaisuudet 2. Vinkit maksatushakemuksien laatimiseen EUSAjärjestelmässä

3 Järjestelmän uusi versio on asennettu

4 Mikä muuttuu järjestelmäpäivityksen myötä? Käyttöön uusi viesti-toiminto, jolla voi: 1. hakea tukipäätöksen muutosta 2. päivittää yhteystietoja 3. hakea oikaisua tukipäätökseen 4. hakea oikaisua maksatuspäätökseen 5. ilmoittaa liikaa maksetusta tuesta Lisäksi maksatushakemukseen ja hakemukseen on lisätty uusia kenttiä.

5 Miten viesti lähetetään?

6 Viestien lähetys vaiheittain 1. Klikkaa Lähetä viesti-painiketta 2. Valitse viestin aihe

7 3. Kirjoita viestin sisältö 4. Lisää ja nimeä liite ja lopuksi lähetä viesti

8 Viestin kopio sähköpostiin Onnistuneen lähetyksen jälkeen lähetetystä viestistä liitteineen tulee kopio hankkeen yhteyshenkilön ja organisaation sähköpostiin. Pidä viesti tallessa. Rahastojen yhteyshenkilö ottaa tarvittaessa yhteyttä.

9 Tukipäätöksen muuttaminen Lue tukipäätöksen muuttamisen reunaehdoista tukipäätöksestä ja hallinnointioppaasta. Huomaa, että muutoshakemus tulee lähettää viimeistään 1 kk ennen muutosten toivottua voimaantulopäivää. Lähetä muutoshakemus eli esitys muutoksista EUSAjärjestelmässä viesti-toiminnolla. Suosittelemme käyttämään muutoshakemuksessa mallipohjaa, joka löytyy eusa-rahastot.fi - etusivulta. Hyvä muutoshakemus = Mallipohjan kaikki kohdat täytetty esimerkkien mukaisesti, ei turhaa tietoa. Mikäli muutosesitys on hyväksyttävä, vastuuviranomainen avaa järjestelmän muutoksien tekemiseksi.

10 Yhteystietojen päivittäminen Lähetä uudet yhteystiedot viestitoiminnolla, mikäli kyseessä on hankkeen yhteyshenkilö tai organisaation virallinen sähköposti. Nämä sähköpostiosoitteet ovat tärkeitä, koska kaikki viralliset viestit ja päätökset sekä järjestelmän automaattiset viestit lähetetään näihin osoitteisiin.

11 Oikaisuvaatimukset TUKIPÄÄTÖS MAKSATUSPÄÄTÖS Mikäli olet tyytymätön tukipäätökseen, voit hakea siihen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Lähetä oikaisuvaatimus viestitoiminnon kautta. Mikäli olet tyytymätön maksatuspäätöksen, voit hakea siihen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Lähetä oikaisuvaatimus viestitoiminnon kautta.

12 Ilmoitus liikaa maksetusta tuesta Ilmoitus liikaa maksetusta tuesta tulee lähettää tilanteissa, joissa tuen saaja itse huomaa, että tukea on maksettu virheellisesti liikaa. Lähetä ilmoitus viesti-toiminnon kautta.

13 Viestitoiminnallisuus pähkinänkuoressa Klikkaa lähetä viestilinkkiä Valitse viestin tyyppi Kirjoita viesti Liitä liite Lähetä

14 Uudet kentät maksatushakemukseen Maksatushakemuksiin inventaariolistojen osalta uusina kenttinä lisätty hankinnan kokonaisarvo ja laitteen tyyppi. Operatiivisen tuen (ISF-B) maksatushakemuksiin on lisätty kirjanpidon tositenumero-kentät sekä loppumaksatushakemukseen on lisätty kysymys käyttöajasta. Kertakorvaushankkeiden maksatushakemuksiin on lisätty rahoitus-välilehti.

15 Uudet kentät hakemukseen Uudet kentät tulevat täydennettäväksi tukipäätöksen muuttamisen yhteydessä Hakemuksien täydennyksien yhteydessä voi lisätä erillisen saateviestin Hakemukseen lisäyksenä vahvistus laittoman työvoiman käyttöön liittyen sekä tekstikenttä nimenkirjoitusoikeuden perusteista

16 Maksatushakemusten laatiminen

17 Mallilomakkeet Kokoa tiedot aina myös erilliselle excel-lomakkeelle Uudet lomakkeet löytyvät: Lomake toimii myös ns. varmuuskopiona

18 Hakemuksen yhteystiedot Hakemuksen yhteyshenkilön sähköposti ja sähköposti (organisaation) ovat tärkeät olla ajantasaiset Näihin osoitteisiin lähetetään: Järjestelmän automaattisesti viestit Tuki- ja maksatuspäätökset Tilaisuuksien kutsut Tarkastuskäyntikirjeet

19 Aikakatkaisu 30 min Järjestelmässä tulee 30 minuutin aikana joko tallentaa tehty työ tai siirtyä edellinen ja seuraava-painikkeilla sivulta toiselle, jolloin järjestelmä tallentaa tehdyn työn automaattisesti. Kirjoittaminen hakemuksen tekstikenttiin ilman tallentamista ei riitä

20 Raportoinnin aloitus

21 Hankkeen edistyminen- toiminnot ja tulokset Kohdassa Arvio hankkeen etenemisestä tiivistä lyhyesti hankkeen tuloksia

22 Kustannuksethenkilöstökustannukset

23 Kustannuksethanketoimintokustannukset

24 Kustannuksetkalenterivuosikustannukset Järjestelmässä näkyy edellisessä maksatuksessa hyväksytyt kustannukset Raportoi raportointijakson kustannukset oikealle kalenterivuodelle Hankkeen raportointijakson kustannukset yhteensä (tämä luku sisältää myös välillisten kustannusten osuuden)

25 Inventaariolistat- laitteet ja rakennukset

26 Rahoitus Rahoitussivulla tarkistuslaskenta

27 Liitteet (poista vanhat liitteet)

28 Maksatuksen tiedot Järjestelmä laskee haettavan maksuerän automaattisesti (älä vähennä kustannuksista mitään)

29 Lähetys ja vastaanottoilmoitus Kun kaikki pakolliset kohdat on täytetty, voi EUSA-nimenkirjoittajaoikeuden omaava henkilö lähettää maksatushakemuksen (huolehdi, että tunnukset on kunnossa ja lähettäjä paikalla)

30 Vastaanottoilmoitus Hakemuksessa ilmoitettuihin sähköpostiosoitteisiin tulee onnistuneen lähetyksen merkiksi vastaanottoilmoitus. Ota aina vastaanottoilmoitus talteen ja mikäli sitä ei tule 15 minuutin kuluessa, ota välittömästi yhteyttä osoitteeseen Vastuu lähettämisestä on aina hanketoteuttajalla

31 Täydennyspyynnöt Maksatushakemuksen täydennyspyynnöt Raportoi-linkin kautta Täydennykset voi tallentaa Täydennyksen voi edelleen lähettää vain EUSA-nimenkirjoittaja Tiedot lähtevät eteenpäin vain Lähetä-painikkeen kautta Täydennyspyynnössä ei ole tarpeen lähettää jo lähetettyjä liitteitä, joten ne voi poistaa

32 Edellinen maksatushakemus Osa aikaisemman maksatushakemuksen teks stä jää talteen, kuten aikataulussa vanhat tekstit muistipaikkana, saa kirjoittaa yli Poista myös vanhat liitteet (ALV-ohjaus) Seuraava maksatushakemusta kannattaa alkaa täyttää vasta, kun edellisestä päätös on saatu (tietoja voi kuitenkin koko ajan koota mallilomakkeelle)

33 Kysymyksiä ja neuvoja EUSA-opas, ja