Starttikoulutus ESR-hankkeiden toteuttajille Hämeen ELY-keskus

Transkriptio

1 Starttikoulutus ESR-hankkeiden toteuttajille 2016 Hämeen ELY-keskus

2 STARTTI aloittaville hankkeille 9.00 Kahvitarjoilu 9.30 Avaus Päätöksen ehdot (muutokset, ohjausryhmä, viestintä) Seuranta ja raportointi Kustannusten tukikelpoisuus Maksatushakemus Ajankohtaista Tilaisuuden päätös Mahdollisuus verkostoitumiseen muiden hankkeiden kanssa ja hankekohtaiseen keskusteluun asiantuntijoiden kanssa Klo Lounastauko (omakustanteinen) 2 Hämeen ELY-keskus

3 Rahoituspäätös PÄÄTÖS KANNATTAA LUKEA! Sisältää tärkeimmät hanketta koskevat ehdot: - Myönnetty rahoitus - Tukikelpoisten kustannusten määritelmä - Kirjanpidon järjestäminen - Maksatuksen hakeminen - Ohjausryhmä - Seuranta ja raportointi - Asiakirjojen säilytys - Tiedottaminen ja viestintä - Muut hankekohtaiset ehdot Hyväksytty suunnitelma on osa päätöstä 3 Hämeen ELY-keskus

4 Muutokset suunnitelmiin Mikäli hanketta ei voida toteuttaa hyväksytyn suunnitelman mukaisesti, on otettava yhteys rahoittavaan viranomaiseen Oleellisista muutoksista muutoshakemus ja -päätös Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset Toteutusaika, maksimiaika 3 vuotta Esitykset perusteltava Tuensaajan yhteystiedot pidettävä ajan tasalla EURA2014 /Yhteystietojen ylläpito 4 Hämeen ELY-keskus

5 Ohjausryhmä Ohjausryhmän rooli ohjata ja tukea hanketta Ei byrokraattinen kumileimasin, vaan hanketta hyödyttävä asiantuntijoiden muodostama kehittäjäryhmä Kerää ympärillesi sellainen ohjausryhmä, johon itsekin haluaisit kutsun Hyödynnä ohjausryhmää rohkeasti: asiantuntemus, verkostot, tulosten levittäminen, tiedottaminen Älä unohda kohderyhmän edustusta! Asettamispäätös rahoittajalle sähköpostilla, hakija arkistoi pöytäkirjat. Ohjausryhmää voidaan täydentää myöhemmin. 5 Hämeen ELY-keskus

6 Tiedottaminen ja viestintä Päätöksessä esitetty sitovat ehdot, tiedotusvelvollisuus Logojen käyttö kaikessa materiaalissa Kuvaus tuensaajan verkkosivuille Hanketta esittelevä juliste (vähintään A3) pohja rakennerahastot.fi -sivustolla Rahoittajalle voi toimittaa materiaalia hankkeen tuloksista ja toiminnasta Osa tulosviestintää >hanketoimijalle -> viestintä RR-tietopalvelu, 6 Hämeen ELY-keskus

7 Kuva kertoo enemmän kuin sanat.. Kuva: Pirjo Orava 7 Hämeen ELY-keskus

8 ESR-HANKKEIDEN SEURANTATIEDOT Hämeen ELY-keskus

9 Seurantatiedot Miksi seurantatietoja kerätään Mitä seurantatietoja kerätään Millä tavalla tiedot tallennetaan ja raportoidaan 9 Hämeen ELY-keskus

10 Miksi seurantatietoja kerätään Ohjelma-asiakirjassa määritelty tavoitteet rahoituksen kohdentumiselle Toimenpiteiden vaikutusten näkyväksi tekeminen Loppukauden rahoitus riippuu tavoitteiden saavuttamisesta ESR-hankkeet kohdistuvat ihmisiin, siksi kerätään erityisesti henkilötietoja. Samat tiedot kerätään kaikissa jäsenmaissa EU-lainsäädäntö velvoittaa tietojen keruun (ESR-asetus 1304/2014) 10 Hämeen ELY-keskus

11 Mitä seurantatietoja kerätään Ohjelman tavoitteita seurataan tulos- ja tuotosindikaattoreilla Tulos=laadullinen, tilanteen muutos Tuotos=määrällinen Seurataan erityisesti hankkeen vaikutuksia kohderyhmänä olevien osallistujien tilanteeseen. saavuttamista seurataan ESR Henkilö -järjestelmän ja EURA järjestelmän tietojen pohjalta 11 Hämeen ELY-keskus

12 Seurantatietojen raportointi Seurantaraportti (EURA 2014) maksatushakemusten yhteydessä, jokaiselta maksatuskaudelta konkreettinen kuvaus hankkeen toiminnasta määrälliset tiedot yrityksistä ja organisaatioista Henkilötiedot erillisellä raportilla (ESR Henkilö järjestelmä) numeeriset seurantatiedot henkilöistä Raporteilla kuvataan hankkeen suunnitelman toteutumista 12 Hämeen ELY-keskus

13 13 Hämeen ELY-keskus

14 14 Hämeen ELY-keskus

15 15 Hämeen ELY-keskus

16 Horisontaalisten periaatteiden raportointi Rahoituspäätöksen ehto: Jokaisessa seurantaraportissa on kerrottava horisontaalisten periaatteiden toteutumisesta hankkeessa -> vertaa hankesuunnitelmaan Sukupuolten tasa-arvo koskee kaikkia hankkeita Ekologinen kestävyys Taloudellinen kestävyys Sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys sekä yhdenvertaisuus 16 Hämeen ELY-keskus

17 Osallistujan käsite Oltava tunnistettavia henkilöitä, joilta voidaan kysyä heidän ominaisuuksistaan (raportoitavat tiedot) Osallistuja on hankkeen kohderyhmää Osallistumiselle ei aikarajoitusta, osallistujia eivät kuitenkaan ole: ainoastaan info- tai tiedotustilaisuuksiin tai muihin kertaluontoisiin tapahtumiin osallistuneet 17 Hämeen ELY-keskus

18 Seurantatiedot osallistuvista henkilöistä Erillinen ESR Henkilö -järjestelmä Jokaisella erityistavoitteella oma lomakkeensa Alkutiedot kaikista osallistujista heidän tullessaan hankkeeseen. Osallistuja täyttää (aloitus)lomakkeen vain yhden kerran, kun hän ensimmäisen kerran osallistuu hankkeeseen. Lopputiedot (toteutuneet muutokset) osallistujista heidän jättäessään hankkeen (viimeisen kerran). 18 Hämeen ELY-keskus

19 Osallistujien seurantatietojen kerääminen Tiedot kerätään kaikilta osallistujilta valmiilla lomakkeilla aloitus- ja lopetusilmoitus Osallistuja allekirjoittaa lomakkeet=antaa luvan tietojen luovuttamiseen ja käyttämiseen HUOM! Lomakkeet sisältävät luottamuksellista tietoa, kiinnitettävä erityistä huomiota lomakkeiden säilyttämiseen ja käsittelyyn 19 Hämeen ELY-keskus

20 Seurantatiedot aloittamisilmoitus Kootaan kaikista osallistujista vähintään seuraavat tiedot: - Ikä - Sukupuoli - Työmarkkinatilanne - Koulutustaso - Kotitalouden tilanne Vain ne henkilöt voidaan merkitä osallistujiksi, joista em. tiedot on saatu 20 Hämeen ELY-keskus

21 21 Hämeen ELY-keskus

22 22 Hämeen ELY-keskus

23 Seurantatiedot loppuilmoitus Raportoidaan muutos: - lopettamispäivämäärä - ryhtynyt työnhakuun - opiskelemassa / koulutuksessa - työssä tai yrittäjänä - suorittanut tutkinnon tai saanut ammattipätevyyden Erityistavoitekohtaiset kysymykset: - parantunut työhyvinvointi (7.1) - koulutuksen osuvuus työmarkkinoilla (9.1 ja 9.2) - työkyvyn parantuminen (10.1) 23 Hämeen ELY-keskus

24 24 Hämeen ELY-keskus

25 Erityistavoitteiden 7.1 ja 10.1 kysymykset 25 Hämeen ELY-keskus

26 Erityistavoitteiden 9.1 ja 9.2 kysymykset 26 Hämeen ELY-keskus

27 Seurantatietojen keräämisen organisointi ESR Henkilö-järjestelmän tallennus- ja käyttöoikeus on sellaisen ESR-hankkeen toteuttajalla, jonka hanke sisältää rekisteröinti-velvollisuuteen kuuluvia toimenpiteitä Vain päätoteuttaja voi käyttää järjestelmää (KATSO tunnistus) Päätoteuttaja vie jokaisen osallistujan tiedot lomakkeilta ESR Henkilö järjestelmään Osatoteuttajat keräävät omien toimenpiteidensä osalta Lomakkeiden toimittamisesta sovittava osapuolten kesken 27 Hämeen ELY-keskus

28 Seurantatietojen käsittely ja säilytys Lomakkeiden täyttäjiltä tulee varmistaa tietojen oikeellisuus ja täydellisyys Tietojen käsittelijöitä koskee vaitiolovelvollisuus (henkilötietolaki) Tietoja ei saa luovuttaa mihinkään muuhun tarkoitukseen Lomakkeiden säilyttämiseen kiinnitettävä huomiota, sisältävät arkaluontoisia ja salassa pidettäviä tietoja. Lomakkeet osa henkilörekisteriä, jonka omistaa TEM Rahoittava viranomainen ei pääse rekisteriin 28 Hämeen ELY-keskus

29 Seurantalomakkeiden säilyttäminen Lomakkeet säilytetään kulunvalvotussa tilassa suljetussa kaapissa Jos tila ei ole kulunvalvottu, säilytys kassakaapissa Yhteishankkeessa osatoteuttaja ei säilytä lomakkeita vaan toimittaa ne alkuperäisinä päätoteuttajalle luotettavalla tavalla Lomakkeita ei saa kopioida Kirjattu kirje läpinäkymättömässä kuoressa tai kuriiri, ei skannattuna sähköpostilla Aineisto on säilytettävä vähintään10 vuotta hankkeen päättymispäivästä laskien Hävitetään silppurilla 29 Hämeen ELY-keskus

30 Loppuraportti Neljän kuukauden kuluessa hankkeen päättymispäivästä Tiivistelmä Viimeinen maksatushakemus, loppuraportti ja seurantatiedot Tarve, toteutus, tulokset Seurantatiedot ja niiden arviointia Hakijan osaaminen, riskit ja ohjausryhmä Horisontaaliset tavoitteet Sukupuolten tasa-arvo, yhdenvertaisuus ja kestävä kehitys Julkisuus, tiedottaminen ja yhteydet muihin hankkeisiin Aineiston säilytys Kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman toteuma 30 Hämeen ELY-keskus

31 31 Hämeen ELY-keskus

32 32 Hämeen ELY-keskus

33 Kiitos mielenkiinnosta katse kauas ennen maksatusta 33 Hämeen ELY-keskus

34 Ajankohtaista Seuraava Etelä-Suomen avoin ESR-haku päättyy maaliskuun alussa 2017 Toimintalinja 3 Kaikki haut ilmoitetaan -verkkopalvelussa Yrityksen kehittämisavustukset haettavissa jatkuvasti Yritysrahoitus ( 34 Hämeen ELY-keskus