Tervetuloa Johdettu muutos työpajaan!

Transkriptio

1 Tervetuloa Johdettu muutos työpajaan! Mari Mattsson henkilöstön kehittämispäällikkö, valmennuskonsultti Rastor Oy HENRY Foorumi Miksi muutoksia pitäisi johtaa? Vain noin neljännes projekteista onnistuu tavoitteiden mukaisesti Noin puolet menevät yli budjetin ja/tai aikataulun, mutta valmistuvat lopulta Noin neljännes projekteista epäonnistuu tai ei tule koskaan valmiiksi (lähde: *Standish Report 1998) * The Standish Group International, Inc. on riippumaton yhdysvaltalainen tutkimusyritys joka tuottaa teknisen alan tutkimusta. Lähteenä käytetyssä tutkimuksessa oli mukana teknisen alan projektia ( Copyright Rastor Oy 2 1

2 Epäonnistumisen riski? Riski voi olla suuri ilman suunnitelmallista muutoksen johtamista Yleisimmät muutoksen epäonnistumiseen johtavat syyt Muut syyt 32% Johdon käyttäytyminen ei tue muutosta 29% Riittämättömät resurssit (aika, taidot, raha) 16% Best Practices in Change Management, ProSci, Työntekijät pelkäävät tai vastustavat muutosta 23% Yli puolet epäonnistumisista selittyy henkilöstön toiminnalla! Copyright Rastor Oy 3 HR:n roolit organisaation kilpailukyvyn rakentamisessa strateginen fokus prosessit strategian toimeenpano HR-infrastruktuuri ja hallinto muutoksen johtaminen ja hallinta osaamisen ja sitoutumisen kehittäminen ihmiset operatiivinen fokus Copyright Rastor Oy (muokattu lähteestä: Ulrich/Human Resource Champions) 4 2

3 Mitä muutososaaminen on organisaation tasolla? Kyky selviytyä suunnitelluista muutoksista budjetissa ja aikataulussa, sekä reagoida odottamattomiin muutoksiin tarpeen tullen nopeasti ja toimintakyvyn säilyttäen. Copyright Rastor Oy 5 ja mihin se perustuu? muutosprosessin ja muutoksen dynamiikan ymmärtämiseen hyvään muutosjohtamiseen ja rakenteelliseen tukeen muutosroolien tunnistamiseen inhimillisten ajattelu- ja käyttäytymismallien tiedostamiseen kaikilla organisaatiotasoilla. Copyright Rastor Oy 6 3

4 Kumpi oli ensin, muutosvastaisuus vai huono muutoksen johtaminen? (Muutosvastuullisen omantunnonkysymys) Muutoksen määrittely: kolme tärkeää kysymystä Nykytila Siirtymävaihe Tavoitetila MIKSI? MITEN? MITÄ? Copyright Rastor Oy 8 4

5 Näkyykö koko kuva? kuinka monta muutosta on menossa, kuinka ne kilpailevat resursseista? resurssien rajallisuus voi ilmetä vastustuksena toteutusvastuullisen perusosaamista on taito nähdä muutos osana isompaa kokonaisuutta (integrointi) Copyright Rastor Oy 9 Olet joko osa ratkaisua tai osa ongelmaa (Organisaatiomuutoksen kylmä totuus) 5

6 Inhimillisen muutoksen lähtökohdat Muutos on valintatilanne: muutoksen kohteena oleva ihminen joutuu tekemään päätöksen olenko mukana vai en? Muutosvastarinta ei ole häiriötila, vaan normaalitila muutoksessa Muutoksen kohteita ovat kaikki jotka ovat mukana muutoksessa, myös projektista vastaava itse Copyright Rastor Oy 11 Muutoksen avainroolit sponsorit: näillä oltava valmiudet ymmärtää muutosprosessia ja tukea sitä muutosagentit: suunnittelu- ja toteutusvastuu kohdehenkilöt: kaikki ne jotka joutuvat muuttamaan omaa toimintaansa roolit tunnistetaan ja määritetään muutoksen valmisteluvaiheessa vahvan sponsoroinnin merkitys Onnistuneissa muutoksissa tärkein edistävä tekijä on ollut vahva, näkyvä ja tehokas johdon tuki. (Best Practices in Change Management Report, 2003) Copyright Rastor Oy 12 6

7 Kriittiset inhimilliset tekijät organisaatiokulttuuri: arvot ja uskomukset, kirjoitetut ja kirjoittamattomat säännöt organisaation muutoshistoria: olemme oppineet, että muutosta johdetaan joko hyvin tai huonosti suora vaikutus seuraavien muutosten onnistumisen edellytyksiin Copyright Rastor Oy 13 Hitain tie on usein nopein tie (Ikujiro Nonaka) 7

8 Suunnitelmallisen muutosjohtamisen edut Kun muutoksen rakenteet ja piirteet tunnistetaan, niitä on mahdollista hallita Mahdollista muutosvastarintaa voidaan arvioida (lähteet, tyyppi ja voimakkuus) ja hyödyntää tätä tietoa muutoksen suunnittelussa Tuloksena muutoksen nopeuttaminen, muutosvastarinnan vähentyminen ja muutosahdistuksen minimointi Copyright Rastor Oy 15 Muutoksen tukijärjestelmät Suunnitellaan tukemaan kohdehenkilöä muutoksessa ja auttamaan siirtymävaiheen yli OPPIMINEN: avaintoimijoiden koulutus ja ohjaus KOMMUNIKAATIO: muutoksen eri vaiheissa (alkuvaihe kriittinen!) PALKITSEMINEN: toimiva ja kannustava järjestelmä joka huomioi pienetkin edistysaskeleet Copyright Rastor Oy 16 8

9 Riskien ja kustannusten arviointi Organisaation kulttuuri ja aikaisemmat muutoskokemukset: riskitekijöitä vai muutosta tukevia tekijöitä? Muutosvastarinnan määrä, laatu ja kohteet? Muutososaaminen organisaatiossa? Strateginen tuki? Yksinkertainen riskitason arviointi: Muutoskysely Copyright Rastor Oy 17 Organisaatiokulttuurin arviointityökalu ( OKA ) maailman eniten käytetty ja perusteellisesti tutkittu menetelmä organisaatiokulttuurin arviointiin (Human Synergistics) luotettavaa tietoa organisaation tai sen eri osien käyttäytymisnormistosta yksinkertaisen kyselylomakkeen avulla kulttuurin muutostarpeen arviointiin apuna organisaatiokulttuurin kehittämisessä muutosponnistusten onnistumisen arviointiin ja seurantaan Copyright Rastor Oy 18 9

10 HR:n rooli? Varmista johdon valmiudet muutoksen tukemiseen sponsoriosaamisen kehittäminen Muutoksen suunnittelusta ja toteuttamisesta vastaavien taidot ja työkalut kuntoon! Kaikille perusymmärrys: yksilön valta ja vastuu Ennakointi: Siperiakin opettaa, mutta valmennus tulee halvemmaksi Muutosten integrointi kokonaisuuteen Varmista (kaksisuuntainen) viestintä! Copyright Rastor Oy 19 Johdettu muutos Johdettu muutos on järjestelmällinen toimintatapa, jossa hyödynnetään muutokseen liittyviä tietoja, työkaluja ja resursseja Valmennus perustuu ohjattuun workshoptyöskentelyyn Menetelmällä luodaan organisaatiolle muutoksen johtamisen prosessimalli edistää perusstrategian toteuttamista kehittää organisaation omaa osaamista auttaa organisaatiota myös tulevissa muutoksissa Copyright Rastor Oy 20 10

11 Johdettu muutos miksi? Toimintamalli lisää henkilöstön sitoutuneisuutta: Muutoksen motivointi yksilön näkökulmasta Henkilökohtaisen ratkaisun tekeminen: olenko mukana? Tunnistaa ja tunnustaa yksilön tarpeet muutoksessa Vähemmän muutoksesta johtuvaa henkilöstövaihtuvuutta Ajan ja kustannusten säästö: toimintamalli Auttaa tunnistamaan vastarinnan lähteet ja syyt Hyödyntää riskien arvioinnin ja hallinnan työkaluja muutoksessa Vahvistaa muutosagentin roolia ja auttaa tätä työssään Lisää menestymisen mahdollisuuksia jatkossa Ennakoiva lähestymistapa muutoksiin Organisaation oman muutososaamisen vahvistaminen Onnistunut muutos lisää myös tulevien muutosten onnistumismahdollisuusksia Copyright Rastor Oy 21 Johdettu muutos workshop: kenelle ja miten? kohderyhmänä muutoksesta vastaavat henkilöt: johtajat, esimiehet, HR-ammattilaiset, projektipäälliköt sekä kokonaiset muutostiimit toteutusmahdollisuudet: - avoin workshop (yksittäisiä osallistujia) - yrityskohtainen toteutus Copyright Rastor Oy 22 11

12 Hallitsetteko muutoksen? Muutoksen johtaminen on yksi tärkeimmistä strategisista osaamisvaatimuksista nykyaikaisissa organisaatioissa. Organisaatio voi kehittää muutosjohtamisesta itselleen ydinkompetenssin, jota rakennetaan tavoitteellisesti. Kun muutoksen ymmärtämisestä tulee osa organisaatiokulttuuria, organisaatio pysyy toimintakykyisenä myös nopeissa toimintaympäristön muutoksissa. Muutos ei ole sanoja vaan tekoja. Se syntyy vasta kun organisaation jäsenet muuttavat tapoja joilla he ajattelevat ja toimivat. Muutososaamista ei voi siirtää, sen pitää rakentua organisaation sisälle aivan kuten muunkin strategisen osaamisen. Muutos on haaste muutoksen johtaminen on taito, jonka voi oppia! Rastor auttaa asiakkaitaan muutososaamisen rakentamisessa, workshop-muotoisen muutosvalmennuksen ja konsultoinnin keinoin. Copyright Rastor Oy 23 Rastor kumppanina muutoksen johtamisessa Näkemyksemme: Muutososaamista ei voi siirtää, sen pitää rakentua organisaation sisälle aivan kuten muunkin strategisen osaamisen. Tehtävämme: Rastor auttaa asiakkaitaan muutososaamisen rakentamisessa, workshop-muotoisen muutosvalmennuksen ja konsultoinnin keinoin. Luomme lisäarvoa: Valmentamalla asiakasyritystemme muutoksista vastaavia ihmisiä käyttämään Johdettu muutos mallia, joka on käytännöllinen, ihmiskeskeinen ja systemaattinen prosessimalli muutosten johtamiseen. Konsultoimalla asiakkaitamme Johdettu muutos mallin käytössä ja muutosten toimeenpanossa. Copyright Rastor Oy 24 12