Perehdytys laadun itsearviointiin

Transkriptio

1 Vasta alkajan STL: Perehdytys laadun itsearviointiin Verkkokoulutus Reetta Pietikäinen tieto ja laatupäällikkö

2 Vasta alkajan STL: verkkokoulutuksen sisältö STL pähkinänkuoressa Laatutyön hyödyt Vasta alkajan STL:n sisältö Webropol vastaaminen Kokemuksia ja vinkkejä STL:n toteuttamisesta Vasta alkajan STL:n vaiheet: laatutyön käynnistäminen ja toteuttaminen 2

3 STL malli, itsearviointi, laatutyö Onko STL malli tuttu? Onko työpajalla muutoin tehty itsearviointia? Onko toteutettu muuta laatutyötä? Millaista? Millaisia kokemuksia? 3

4 Vasta alkajan STL: työkalu laatutyön käynnistämiseen STL = Sosiaalisen Työllistämisen Laadunarviointimalli Perustuu Euroopan laatupalkintomalliin (EFQM) ja CAF malliin Työkalu itsearviointiin ja laadun kehittämiseen Organisaation toiminta ja tulokset Esille: työpajan vahvuudet, kehittämistarpeet ja toimenpiteet Vasta alkajan STL Tenho Jaakolan kehittämä sovellus STL mallista Painotuksia muutettu: laatutyön alkuvaiheessa olevat Konkreettinen, käytännönläheinen Webropol: helppokäyttöinen Kartoittava: perusta laatutyölle STL julkaisu

5 Miksi laadunarviointia? Laatutyön tarkoituksena: Toiminnan kehittäminen, laadun parantaminen Vaikuttavuus, tarpeisiin vastaavuus Organisaation toimintojen kehittäminen Tarkoituksenmukaisuus Toiminnan ja tulosten todentaminen Vaikuttamistyö Työpajatoiminnan jatkuva kehittäminen Osa arkityötä Muuttuva kenttä > joustavuus 5

6 Itsearviointi: miksi? Työpajan sisäisen yhteistyön parantuminen Koko henkilöstö puhuu samaa kieltä Mahdollistaa: yhteinen ymmärrys ja tahtotila Sitouttaa kehittämistyöhön perustelut, kehitetään yhdessä Henkilöstölle Mahdollisuus: vaikuttaa työhön ja työpajan toimintatapoihin: esille epäkohtia ja kehittämisideoita Pääsee keskustelemaan omasta työstä ja työyhteisöstä Näkee oman työn merkityksen osana organisaatiota Auttaa muita ymmärtämään omaa työtä Tarkoituksena: tehdä omasta työstä helpompaa 6

7 Itsearviointi: miksi? Organisaation toiminnan jäsentäminen ja kehittäminen Konkreettiset kehittämistoimet (esim. vaikuttamistyö, mittarit) Mihin kannattaa panostaa Henkilöstön toimenkuvien selkiyttäminen ja kehittäminen Tukee tavoitteisiin pääsemistä Tukee johtamista Tuottaa tietoa Saadaan esille organisaation trendit Helpottaa raportointia Tukee viestintää ja vaikuttamistyötä 7

8 Ketkä itsearviointia toteuttavat? Työsuhteessa oleva henkilöstö, joka hyvin perillä toiminnasta Työ ja yksilövalmentajat, esimiehet, muu henkilöstö Suuressa organisaatiossa: arviointiryhmä > edustus koko organisaatiosta Myös ohjaus /johtoryhmän jäsen tai tilaajan edustaja, jos riittävän perillä toimintakokonaisuudesta Voidaan suorittaa myös pareittain Esim. uusi henkilöstön jäsen vanhemman parina Arviointi samalla koulutusta uudelle työntekijälle Vastuuhenkilön valitseminen Laatii arviointisuunnitelman 8

9 STL pähkinänkuoressa: arviointialueet TOIMINTATAVAT TULOKSET 1 Johtajuus 2 Toiminnan suunnittelu 3 Henkilöstö 6 Asiakastulokset 7 Henkilöstötulokset 4 Kumppanuudet ja resurssit 5 Prosessit 8 Yhteiskunnalliset tulokset 9 Keskeiset suorituskykytulokset 9

10 Arviointialueet ja kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI 1. Johtaminen 1.a. Johtamisvastuu 1.b. Johtamisen suunnitelmallisuus 1.c. Henkilöstön tukeminen 1.d. Johdon yhteydet yhteistyökumppaneihin 2. Toiminnan suunnittelu 2.a. Tiedon kerääminen 2.b. Strateginen suunnittelu 2.c. Strategioiden toteuttaminen 3. Henkilöstö 3.a. Henkilöstöresurssit 3.b. Henkilöstön kehittäminen 3.c. Henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet 4. Kumppanuudet ja resurssit 4.a. Kumppanuudet ja niiden hallinta 4.b. Taloudellisten resurssien riittävyys 4.c. Taloudellisten resurssien hallinta 4.d. Teknologian käyttö ja hallinta 4.e. Tiedon ja kokemuksen hallinta 5. Prosessit 5.a. Prosessien tunnistaminen 5.b. Prosessien arviointi 5.c. Prosessien kehittäminen 5.d. Valmennusprosessien tehokkuus 5.e. Tuotantoprosessien tehokkuus

11 Vasta alkajan STL: Webropol vastaaminen Webropol kyselylomakkeessa 28 arviointikohtaa (omat sivut) Arviointikohtaan kohdistuva kysymys Kysymystä selventävä lisäinformaatio kysyttävästä asiasta Monivalinta (pisteytys 0 5): kartoitus, nykytaso (tukee sanallisia vastauksia) Tekstikentät arviointikohdan sanallisille vastauksille Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa Parannettavaa arvioitavassa toiminnassa Parantamis ja kehittämisehdotukset Yhteensä 112 kysymystä

12 Arviointialueet ja kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI, pohdittavaksi Johtaminen, 1.c. Henkilöstön tukeminen 9. Johtaako ja motivoiko esimies pajaa omalla esimerkillään ja tukeeko johtamistapa henkilöstöä? Henkilöstön johtamisella tarkoitetaan: Johto toimii itsekin määriteltyjen arvojen, päämäärien ja tavoitteiden mukaisesti. Johdolla on halu ja kyky kuulla henkilöstön palautetta ja parantaa johtamistapojaan sen mukaisesti. Johto tiedottaa ja pitää henkilöstön ajan tasalla pajatyön oleellisissa asioissa. Johto antaa henkilöstölle vastuuta ja tukee tavoitteiden ja päämäärien saavuttamisessa. 0 Johtamistapa ei tue henkilöstöä miltään osin. 1 Pajalla on keskusteltu henkilöstöä tukevan johtamistavan kehittämisestä. 2 Johtamistapa tukee henkilöstöä, mutta siinä on vielä paljon kehitettävää. 3 Johtamistapa tukee henkilöstöä ja sen toimivuutta on arvioitu ja kehitetty yhdessä henkilöstön kanssa. 4 Henkilöstöä tukevaa johtamistapaa on systemaattisesti kehitetty jo useita vuosia ja siihen ollaan tyytyväisiä. 5 Henkilöstöä tukevaa johtamistapaa on kehitetty jo useita vuosia. Se on hioutunut huippuunsa ja muut vastaavat organisaatiot vertaavat toimintaansa siihen.

13 Arviointialueet ja kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI, pohdittavaksi 10. Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa: Nimeä henkilöstön tukemisessa ilmenevät vahvuudet, joita voidaan käyttää hyväksi pajan edelleen kehittämisessä: 11. Parannettavaa kehitettävässä toiminnassa: Nimeä henkilöstön tukemisessa ilmenevät kehittämistarpeet, jotka ovat pajan edelleen kehittämisen esteenä: 12. Parantamis ja kehittämisehdotukset: Millä toimenpiteillä edellä kuvaamasi kehittämistarpeet voidaan muuttaa vahvuuksiksi ja kuka/ketkä ovat mielestäsi niiden toimeenpanijoita:

14 Arviointialueet ja kohdat TULOSTEN ARVIOINTI 6. Asiakastulokset 6.a. Henkilöasiakkaiden tyytyväisyys 6.b. Tilaaja asiakkaiden tyytyväisyys 7. Henkilöstötulokset 7.a. Henkilöstön tyytyväisyys pajan suorituskykyyn ja tuloksiin 7.b. Henkilöstön motivaatio ja suorituskyky 8. Yhteiskunnalliset tulokset 8.a. Yleiset ja yhteiskunnalliset vaikutukset 8.b. Paikalliset vaikutukset 9. Keskeiset suorituskykytulokset 9.a. Sosiaaliset tulokset 9.b. Tuotannon tulokset

15 Vasta alkajan STL: Webropol vastaaminen, pohdittavaksi TULOKSET / Asiakastulokset, 6.b. Tilaaja asiakkaiden tyytyväisyys 85. Ovatko pajan tilaaja asiakkaat (lähettävät/ohjaavat tahot) tyytyväisiä pajan palveluluihin sekä valmennusprosessien laatuun ja tuloksiin? Tilaajien tyytyväisyydestä kertoo mm. palvelusopimusten määrä, jatkuvuus ja mahdollinen arvo (hintataso) sekä tilaajilta saatu palaute. Tyytyväisyyden mittareita voivat olla esim.: Valmentautujien kuntoutuminen säännölliseen työssä käymiseen Aktiivisuuden, oma aloitteisuuden ja motivaation kohoaminen Työtaitojen, työelämävalmiuksien ja omatoimisen selviytymisen koheneminen Urapolkujen selkiytyminen Koulutus ja työpaikkojen hakutaitojen ja hakuaktiivisuuden koheneminen Valmentautujien sijoittuminen koulutukseen ja avoimille työmarkkinoille Valmentautujien palaute saamistaan työpajapalveluista 0 Tilaaja asiakkaiden tyytyväisyyttä ei ole millään tavoin mitattu, tai en ole tietoinen siitä. 1 Paja on jollakin tapaa tai joiltakin osin mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja pystyy osoittamaan tyytyväisyyden tason. 2 Paja on jo pitemmän aikaa kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja tulokset osoittavat jonkin verran positiivista kehitystä. 3 Paja on jo pitemmän aikaa kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja tulokset osoittavat huomattavaa positiivista kehitystä. 4 Paja on jo useita vuosia systemaattisesti ja kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä. Tulokset osoittavat sekä omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä ja ovat erinomaisia suhteessa pajan omiin tavoitteisiin. 5 Paja on jo useita vuosia systemaattisesti ja kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä. Tulokset ovat pitkällä aikavälillä erinomaisia suhteessa pajan omiin tavoitteisiin ja edustavat toimialan ehdotonta huippua.

16 Vasta alkajan STL: Webropol vastaaminen, pohdittavaksi 86. Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa: Nimeä tilaaja asiakkaiden tyytyväisyysmittauksen kautta esiin nousevat vahvuudet, joita voidaan käyttää hyväksi pajan edelleen kehittämisessä: 87. Parannettavaa arvioitavassa toiminnassa: Nimeä tilaaja asiakkaiden tyytyväisyysmittauksen kautta ilmenevät kehittämistarpeet, jotka ovat pajan edelleen kehittämisen esteenä: 88. Parantamis ja kehittämisehdotukset: Millä toimenpiteillä edellä kuvaamasi kehittämistarpeet voidaan muuttaa vahvuuksiksi ja kuka/ketkä ovat mielestäsi niiden toimeenpanijoita:

17 Kartoituksen logiikka (pisteytys) TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI 0 = Järkevästi perustellusta ja koko organisaation tiedossa olevasta toimintatavasta ei ole näyttöä. 1 = Kysyttävästä toimintatavasta on olemassa jokin suunnitteludokumentti tai toimintatapa on jossakin tilanteessa suunniteltu otettavaksi käyttöön. 2 = Toimintatapaa on suunniteltu ja se on ollut käytössä jo jonkin aikaa. Siinä on vielä paljon kehitettävää. 3 = Toimintatapa on ollut käytössä jo jonkin aikaa ja sitä on arvioitu kriittisesti toiminnan kehittämisen kannalta ja sen kehittämistyö on aloitettu. 4 = Toimintatapaa on jatkettu useita vuosia, sitä on arvioitu sekä kehitetty systemaattisesti ja siihen ollaan omassa organisaatiossa tyytyväisiä. 5 = Toimintatapaa on jatkettu useita vuosia, sitä on arvioitu sekä kehitetty systemaattisesti. Toimintatapa on myös hioutunut huippuunsa ja muut pajat vertaavat toimintaansa tähän toimintatapaan.

18 Kartoituksen logiikka (pisteytys) TULOSTEN ARVIOINTI 0 = Tuloksia ei ole mitattu millään tavoin. 1 = Organisaatio mittaa arviointikohdassa kysyttyjä tuloksia luotettavasti tai pystyy muulla tavoin osoittamaan niiden tason. 2 = Tuloksia on mitattu pitemmän aikaa kattavasti ja ne osoittavat positiivista kehitystä. 3 = Tulokset osoittavat sekä organisaation omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä. Suorituskyvyn mittareita on tarkistettu ja kehitetty. 4 = Tulokset osoittavat sekä omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä ja ne ovat erinomaisia suhteessa organisaation omiin tavoitteisiin. Tavoitteen saavuttaminen perustuu useampaan mittaukseen. 5 = Tulokset ovat erinomaisia suhteessa organisaation omiin tavoitteisiin ja verrattaessa muihin vastaaviin toimijoihin. Tulokset perustuvat pitkäaikaiseen mittaamiseen ja edustavat toimialan ehdotonta huippua.

19 Ennen STL arviointia Pohjamateriaalin kokoaminen (vastuuhenkilö) Organisaation tiedot Toimintayksiköt, valmennus ja tuotantoprosessit, henkilöstö Valmennusprosessien asiakasryhmät, muut asiakkuudet, kumppanuudet Toiminta ajatus, arvot, visio, strategiset päämäärät, toiminnalliset tavoitteet Toiminnan / prosessien kuvaukset Muut taustatiedot ja todistusaineistot Mahdollisten aikaisempien arviointien dokumentaatio Vuosittaisen toiminnan tulokset ja palautteet Muut toiminnan laatua, vaikuttavuutta ja tehokkuutta kuvaavat faktatiedot Keskeinen kysymys: Onko asiaa aiemmin mitattu ja arvioitu ja kehitetty tämän pohjalta? 19

20 Pohjamateriaalista Löytyykö pohjamateriaali valmiina koottavaksi, vai pitääkö jotain vielä työstää (määritellä tms.)? Onko pohjamateriaali tuttua henkilöstölle, vai kuinka paljon tarvitaan yhteistä perehdyttämistä? 20

21 Miten Webropol kyselyyn vastataan? Arviointialueen kaikkien kohtien kysymysten läpikäyminen Arviointikokonaisuuden ja alueiden hahmottaminen Vastauksen kohdentaminen juuri kuhunkin kysymykseen Ensin vastataan arviointikohdan sanallisiin kysymyksiin Tiiviisti ja ytimekkäästi Riittää, kun nimetään kysytty vahvuus ja parannettava asia Parantamis ja kehittämisehdotuksen osalta riittää idea: miten asia tulisi korjata ja mahdolliset vastuuhenkilöt Lopuksi vastataan arviointikohdan pisteytykseen/monivalintaan Kun ensin on vastattu sanallisiin kysymyksiin, on oikean vaihtoehdon päätteleminen helpompaa

22 Pisteytys Monivalinnassa kannattaa käyttää poissulkevaa tekniikkaa Suljetaan pois ne vaihtoehdot, jotka eivät tule kysymykseen Yleensä jäljelle jää yksi tai kaksi vaihtoehtoa Ole kriittinen ja mieti, onko valinnalle olemassa todisteita Lopuksi tarkista: kaikkiin kohtiin vastattu muuten vääristää keskiarvoa Ensimmäisellä arviointikerralla annetaan lähes aina liian hyvä kuva On inhimillistä Pitää voida luottaa: arvioinnissa esitetyt asiat ovat tosia: todisteet Huijaaminen vie pohjan seuraavilta arvioinneilta ja koko laatutyöltä: kehittymistä ei saada näkyviin

23 Arvioinnin tulokset Kun kaikki arviointiin osallistuneet ovat vastanneet Webropoliin, TPY laatii yhteenvedon, joka sisältää Koosteen kirjatuista vahvuuksista Koosteen parantamiskohteista Koosteen parantamis ja kehittämisehdotuksista Yhteenvedon pisteytyksen (kartoitus) tuloksista

24 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Vasta alkajan STL mallin vaiheet prosessikuvauksena Itsearviointiprosessin tehtävänjako: arvioiva työpaja ja TPY Sovitaan aikataulusta ja muista yksityiskohdista TPY välittää pohjatietoa, tarjoaa Webropol työkalun ja neuvoo sen käytössä, muu yhteydenpito sovitusti

25 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Työpaja TPY Päättää STL:stä palauteyhteenvedon Perehdyttää Sopivat käytännön järjestelyistä Kokoaa pohjatiedot arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

26 Laatutyön vaiheet Toimeenpanon seuranta Toimeenpanovastuut TOIMEENPANO Kehittämisohjelma Palaute arvioinnista LAATUPÄIVÄT Kooste arvioinnista ARVIOINTI Perehdytys Laatuarviointi Kehittyminen Toimintavaihe Uusi laatuarviointi (esim. 2 v.) OMAN TOIMINNAN SEURANTA JA MITTAAMINEN Valmentautujien palaute Henkilöstöpalaverit ja kyselyt Tilaajien/lähettäjien palaute Yhteistyöverkoston palaute Tilastot ja raportit Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Paikalliset vaikutukset Prosessikuvaus: T. Jaakola

27 Arvioinnin jälkeen Arviointi ei ole itsetarkoitus: toiminnan tavoitteellinen kehittäminen Järjestetään arviointiin osallistuneille laatupäivä Analysoidaan tulokset Laaditaan luettelo pienistä yksittäisistä kehittämistoimista, jotka voidaan toteuttaa ilman erityistä resursointia Kirjataan pitkäjänteinen ja mahdollisia lisäresursseja vaativa kehittämisohjelma Tarvittaessa laatupäivään voi osallistua myös muita kuin arviointisuoritukseen osallistuneita Arvioinnissa voi nousta kritiikkiä toimintaa, johtoa tai muita toimijoita kohtaan Ei ole oleellista: kuka kritisoinut vaan kehittää kritiikkiä aiheuttanutta toimintaa

28 Arvioinnin jälkeen Olennaista ryhtyä toteuttamaan esille nousseita kehittämistoimenpiteitä Konkretisoidaan kehittämistoimenpiteet Vastuutetaan toimenpiteiden toteuttajat Annetaan toimenpiteille aikataulu Seurataan kehittämistoimenpiteiden toteutumista Laatuarviointi otetaan pysyväksi kehittämisen toimintatavaksi, jota toistetaan säännöllisin väliajoin (esim. 2 v.)

29 Käytännön vinkkejä työn toteuttamiseen Milloin arviointi tulisi toteuttaa? Esim.: kehittämisohjelma ehditään huomioida toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa Miten löytää riittävästi aikaa? Koko henkilöstön ei tarvitse vastata kaikkien arviointialueiden kysymyksiin Työn jakaminen henkilöstön kesken Kaikkia arviointialueita ei tarvitse ottaa mukaan kerralla Arviointi osa alueittain Työn jakaminen keväälle / syksylle Yhteinen perehtyminen, kyselyn läpikäynti ja huolellinen materiaalin kokoaminen helpottaa arviointia Sitouttaa henkilöstöä Hyödynnä STL julkaisua taustoituksessa Hyvä kokemus, hyödyllinen työkalu, tarpeellinen sysäys ja ohjenuora kehittämiseen

30 STL arviointi on luottamuksellinen Arviointiaineisto ei sisällä henkilötietoja Jos arvioijalla on Webropol kyselyssä tarve yksilöidä joku henkilöstöön tai sidosryhmään kuuluva, käytetään tehtävänimikettä, ei henkilön nimeä (esim. johtaja, yksilövalmentaja, työvalmentaja) TPY käsittelee organisaatiokohtaisen arvioinnin tietoja luottamuksellisesti Vastaukset eivät tule TPY:n sisällä eikä ulkopuolella asiaankuulumattomien tietoon

31 Yhteisen kehittämisen mahdollisuudet Vertaisarvioinnin hyödyntäminen Benchmarkkausta toisen organisaation kanssa Toimintatapojen, tulosten ja kehittämisideoiden vertailu, hyvien käytäntöjen jakaminen Yksi laatutyön osa alue Keskustelut ALU verkostoissa Tai: ilmoitus kiinnostuksesta TPY:lle Webropol vastaamisen yhteydessä: soveltuvan organisaation hakeminen

32 Palautteista Kyselyn vaatima tuntimäärä aika suuri: kannattaa täyttää aihealue kerrallaan ja esim. parityöskentelynä Aikaa olisi pitänyt varata enemmän Kysely olisi voitu käydä tarkemmin läpi Taustoitti kehittämistarpeet Uutta näkökulmaa kehittämisen painopisteiksi ja toisaalta vahvistusta siitä, että olemme jo tehneet oikeita asioita Selkeyttää ja jämäköittää, toiminnan tarkoitus: mitä ja miksi tehdään, tulee kirkkaammaksi Tuo hyötyjä sisäisen kehittämisen organisointiin ja on verrattain kevyt muihin järjestelmiin nähden Selkeytti ajatuksia: mikä työssä on hyvin ja mitä kehitettävää on 32

33 Palautteista Webropol tulosten koonnit hyviä: visualisoi arviointia ja kehittämistarpeita Virittänyt hyvin keskustelua työyhteisössä Huomioitava, että myös arvioinnin jälkeiselle kehittämistyölle varattava riittävästi aikaa: vietävä aktiivisesti eteenpäin Arvioinnin vastuuhenkilöllä tärkeä rooli: sitouttaminen, prosessin etenemisen varmistaminen Tarpeen ja sopimuksen mukaan: TPY tukee arviointia ja kehittämistä, seuraa ja kyselee sen edistymisestä 33

34 Työ käyntiin?! Mikä Vasta alkajan STL:n käyttöön ottamisessa tuntuu mahdollisesti haasteelliselta? Mihin tarvittaisiin lisää tukea? Olisiko työpajakohtainen koulutus tarpeen? 34

35 Määriteltävä ja koottava ennen arviointia, lähetetään Käydään organisaatiossa yhdessä läpi (toimitetaan vastaajille) ORGANISAATIO, jota arvioidaan toimintayksikkö / yksiköt ja tilat valmennuspalvelut valmennusprosessit tuotantoprosessit JOHTO työpajan hallinnollinen esimies ja/tai työpajan ohjausryhmä HENKILÖSTÖ työvalmentajat yksilövalmentajat etsivät palveluohjaaja yms. / muut, ketkä? 35

36 Määriteltävä ja koottava ennen arviointia, lähetetään HENKILÖASIAKKAAT: palveluihin osallistuvat asiakasryhmät valmentautujat ja työssäoppijat muut, ketkä? TILAAJA ASIAKKAAT: palvelun tilaajat, henkilöasiakkaita pajalle lähettävät tahot TE palvelut, TYP kunnan sosiaalitoimi, oppilaitokset muut, mitkä? TUOTANNON ASIAKKAAT pajalla valmistettua tuotantoa (esim. puutyöt) ostavat asiakkaat pajalta tilattavaa palvelua (esim. siivous) tilaavat asiakkaat YHTEISTYÖKUMPPANIT: työpajan monialainen verkosto TE palvelut, kunnan peruspalvelut (sos.toimi ja terveystoimi) kunnan muut hallintokunnat, muut työllisyydenhoidon kumppanit esim. hankkeet oppilaitokset muut, mitkä? 36

37 Määriteltävä ja koottava ennen arviointia, lähetetään Lisäksi kootaan: ARVIOINNIN PERUSTANA OLEVA TAUSTA AINEISTO jos aikaisempia laatuarviointeja: huomioidaan esim. itsearviointi vuodelta xxxx toiminta ajatus, arvot, missio, visio, strategia + strategiset toimenpiteet toimintasuunnitelma talousarvio muut tietolähteet: mittaukset, tulokset, tilastot, palautteet yms. 37

38 Vasta alkajan STL arviointiprosessin vaiheet

39 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä TPY perusperehdyttää: Vasta alkajan STL arvioinnin tavoitteisiin ja tarkoitukseen arviointiprosessiin arviointiin: Webropol arviointiin liittyviin peruskäsitteisiin Prosessikuvaus: T. Jaakola

40 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat Vastaa arviointikyselyyn vastausyhteenvedon Analysoi tulokset Dokumentoi johtopäätökset Työpaja arviointikyselykyselyn tekee päätöksen laadunarvioinnin palaute- toteuttamisesta ja ottaa yhteyttä Työpajayhdistykseen Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola Työpaja nimeää vastuuhenkilön ja arviointiryhmän

41 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola Työpaja ja TPY sopivat Webropol vastaamisen käytännön järjestelyistä: aikataulusta arviointiin osallistujista (kysely: sp osoitteet) keskinäisestä viestinnästä

42 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Vastuuhenkilö perehdyttää arviointiryhmän / henkilöstön Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Työpaja Analysoi määrittelee Dokumentoi johto- palaute- kehittämis- arvioinnin Vastaa kohteena Käynnistää tulokset olevan: päätökset kyselyyn toimet organisaation (yksiköt, palvelut, prosessit) johdon ja henkilöstön vastaus- kohderyhmät, palautekyselyyhteenve- asiakkuudet, kumppanuudet palauteyhteenvedon lisäksi: toiminta ajatuksen, donarvot, vision, strategian, toiminnalliset kokoaa tavoitteet Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola Työpaja kokoaa tausta aineiston (arvioinnin perustana olevat tietolähteet) mittaukset, tulokset, tilastot, palautteet yms.

43 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn vastausyhteenvedon Analysoi tulokset Dokumentoi johtopäätökset palautekyselyn Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon TPY lähettää arviointikyselyn: Webropol lomake (28 arviointikohtaa) arviointiin osallistuvien sähköposteihin Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

44 Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Arvioijat vastaavat Webropolkyselyyn valittuihin arviointikohtiin sovitussa ajassa toimintatavat: 20 arviointikohtaa Analysoi tulokset tulokset: 8 arviointikohtaa vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset palautekyselyn Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Arviointisuoritus on luottamuksellinen tapahtuma. Ei ole oleellista, kuka on vastannut, vaan mitä on vastattu palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

45 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Seuraa ja arvioi kehittymistä vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset TPY lähettää yhteenvedon vastauksista palautekyselyyhteenve- palaute- kysymyskohtaiset yhteenvedot don vahvuuksista parantamisalueista Prosessikuvaus: T. Jaakola kehittämisideoista monivalintakysymysten tuloksista

46 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Työpaja analysoi arvioinnin tulokset: järjestää laatupäivän (1.) analysoi yhteenvedon pohjalta pajan vahvuudet, kehittämiskohteet ja ideat Sopivat käytännön järjestelyistä palauteyhteenvedon Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat (esim. SWOT analyysi) arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

47 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset Työpaja kirjaa johtopäätökset: laatupäivän arviointikyselyyhteen- (2.) vastaus- valitaan toteutettavat kehittämistoimenpiteevedon Työpaja laatii kehittämisohjelman / suunnitelman pienet heti toimeenpantavat asiat suuremmat päätöksentekoa / resursointia vaativat asiat palautekyselyn Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

48 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä TPY lähettää palautekyselyn Webropol kysely arviointiin osallistuneiden sähköpostiin palaute laatuarvioinnista ja sen toteutuksesta Prosessikuvaus: T. Jaakola

49 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset Dokumentoi johtopäätökset Arvioijat vastaavat arviointikyselyyhteenkyselyn vastaus- palautekyselyyn palaute- sovitulla aikataululla, vedon kun tulokset on analysoitu, johtopäätökset käsitelty ja kehittämisohjelma valmis Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

50 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset palautekyselyn vastausyhteenvedon Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä TPY lähettää palauteyhteenvedon kysymyskohtainen yhteenveto palautteista Prosessikuvaus: T. Jaakola

51 Vasta alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset Vastaa palautekyselyyn Dokumentoi johtopäätökset Työpaja käynnistää kehittämistoimet sovitaan vastaus- toteutusvastuista, palautekyselyn aikatauluista ja seurantamenettelystä vedon yhteen- tehdään aloitteet resurssitarpeista arviointisuoritus ei sinänsä johda kehittymiseen on huolehdittava kehittämisideoiden toimeenpanosta Käynnistää kehittämistoimet palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä Prosessikuvaus: T. Jaakola

52 Arviointiprosessin vaiheet Arvioiva työpaja TPY Sopivat käytännön järjestelyistä Päättää laatuarvioinnista Perehdyttää Määrittelee rajapinnat arviointikyselyn Vastaa arviointikyselyyn vastausyhteenvedon Analysoi tulokset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Dokumentoi johtopäätökset Työpaja seuraa ja arvioi kehittämisohjelman toteutumista yksittäisten kehittämiskohteiden edistymistä palautekyselyn ja vaikutuksia tekee korjausliikkeet tarvittaessa palauteyhteenvedon Seuraa ja arvioi kehittymistä seurannasta vastaa pajan esimies henkilöstö osallistuu arviointiin (henkilöstöpalaverit) Prosessikuvaus: T. Jaakola

53 Vasta alkajan STL käsitteet

54 Käsitteet Vasta alkajan STL mallissa käytetään käsitteitä, joiden yhteinen ymmärrys on onnistuneen arvioinnin edellytys Käsitteet kannattaa käydä yhteisesti läpi ennen arviointia Ne voi pitää esillä arvioinnin toteuttamisen ajan 54

55 Peruskäsitteitä TOIMINTATAPA: suunnitelmallinen ja systemaattinen toiminta, jota organisaatio toteuttaa TULOKSET: osoittavat, mitä organisaatio on toiminnallaan saanut aikaiseksi Mittaavat organisaation tavoitteiden saavuttamista sekä suorituskykyä ja kehittymisen suuntaa VAHVUUDET: arvioitavan organisaation toiminnan kulmakiviä, jotka aikaansaavat toiminnan vaikuttavuutta Tekijöitä, joilla erotutaan muista PARANTAMISALUEET: toiminnallisia puutteita, jotka ovat vahvuuksien hyödyntämisen ja tavoitteiden saavuttamisen esteinä KEHITTÄMISIDEAT: konkreettisia keinoja, joilla parantamisalueet voidaan muuttaa vahvuuksiksi Vastaavat kysymyksiin mitä, miten ja kenen tulisi tehdä 55

56 Peruskäsitteitä PROSESSI: toimenpide, toiminta tai niiden muodostama sarja, joiden seurauksena syntyy tuotoksia, tuloksia ja vaikutuksia VALMENNUSPROSESSI: valmentautujalle (valmennus, kuntoutus tai työllistämispalveluissa olevalle henkilölle) kohdistuvia ja hänen tarpeitaan palvelevia toimenpiteitä TUOTANTOPROSESSI: valmennus, kuntoutus tai työllistämispalveluun osallistuvien henkilöiden valmennustyönään suorittamat työsuoritteet, joiden seurauksena syntyy työpajatuotteita (esineitä, palveluja) 56

57 Käsitteitä ja määritelmiä VALMENNUKSEEN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ TYÖVALMENNUS: työtaitojen ja työelämävalmiuksien ohjaamista ja opettamista valmentautujille YKSILÖVALMENNUS: valmentautujan elämäntilanteeseen, arjenhallintaan ja kokonaisvaltaiseen edistymiseen tähtäävää yksilöllistä ohjausta ja tukea RYHMÄVALMENNUS: vaihtuvissa ja erisuuruisissa ryhmissä tapahtuvaa toimintaa, ohjausta tai koulutusta PALVELUOHJAUS: valmennuksesta ja monialaisen tukiverkoston toimenpiteistä muodostuva palvelukokonaisuus

58 Käsitteitä ja määritelmiä TYÖPAJAORGANISAATIOON JA SEN TOIMINTAAN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ ORGANISAATIO: valmennuspalveluja tuottava yksikkö tai useista yksiköistä muodostuva toiminnallinen kokonaisuus JOHTO: organisaation johtaja ja/tai johtoryhmä HENKILÖSTÖ: organisaatioon työ tai virkasuhteessa olevat henkilöt, jotka toteuttavat sen toimintaan liittyviä tehtäviä Esim. työ ja yksilövalmentajat, ei valmentautujat YHTEISTYÖKUMPPANIT eli SIDOSRYHMÄT: toimijat, joilla on organisaation toiminnan suhteen toiminnallisia tai taloudellisia intressejä Esim. TE toimisto, sosiaalitoimi, oppilaitos, yritys jne.

59 Käsitteitä ja määritelmiä ASIAKKUUKSIIN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ HENKILÖASIAKAS eli VALMENTAUTUJA: työpajan valmennus, kuntoutus, työllistämis tms. palveluihin osallistuva henkilö Tuotannollisen toiminnan yhteydessä voidaan käyttää myös TYÖNTEKIJÄ nimitystä TILAAJA eli LÄHETTÄJÄ: lähettämilleen henkilöasiakkaille työpajalta valmentavia palveluja hankkiva taho Esim. TE toimisto, sosiaalitoimi, oppilaitos TUOTANNON ASIAKAS: henkilöasiakkaiden valmennustyön tuloksena syntyneiden tuotteiden tai palveluiden ostaja

60 Käsitteitä ja määritelmiä TOIMINTA AJATUKSEEN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ ARVOT: viittaavat organisaation perustehtävään ja ovat toiminnan taloudellinen, sosiaalinen, kulttuurinen ja moraalinen perusta VISIO: organisaation omasta tavoitetilastaan luoma kuva, johon se pitkällä aikavälillä pyrkii (esim. 5 tai 10 vuotta) Arvot ja visio ovat tavoitteiden lähtökohtia STRATEGISET TAVOITTEET/ PÄÄMÄÄRÄT: laajoja päämääriä tai tuloksia, joihin organisaation toiminnalla pyritään TOIMINNALLISET TAVOITTEET: konkreettisia yksikkökohtaisia tavoitteita, joista voidaan johtaa tarvittavia toimenpiteitä STRATEGIA: tapa, jolla päämääriin ja tavoitteisiin päästään Tavoitteiden purkamista keinoiksi tai menettelytavoiksi

61 Käsitteitä ja määritelmiä TOIMINTA AJATUKSEEN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ SKENAARIOT: ennakoituja strategian toteutumisvaihtoehtoja Testataan strategian toimivuutta erilaisissa tilanteissa ja olosuhteissa TOIMINTA AJATUS eli MISSIO: laaditaan kaikkien edellä kuvattujen määritysten pohjalta Miksi organisaatio on olemassa Mitä organisaatio tekee/tuottaa ja kenelle Miten tämä tapahtuu

62 Kiitos!