Vasta-alkajan STL. Perehdytys työpajatoiminnan laadun itsearviointiin. Riitta Kinnunen

Transkriptio

1 Vasta-alkajan STL Perehdytys työpajatoiminnan laadun itsearviointiin Riitta Kinnunen Työpajojen STL-koulutus Pohjois-Suomen ALU-verkosto, Oulu

2 Vasta-alkajan STL: työkalu laatutyön käynnistämiseen STL = Sosiaalisen Työllistämisen Laadunarviointimalli Perustuu Euroopan laatupalkintomalliin (EFQM) ja CAF-malliin Työkalu itsearviointiin ja laadun kehittämiseen 1. Työpajan toiminta 2. Työpajan toiminnan tulokset Esille työpajan vahvuudet, kehittämistarpeet ja -toimenpiteet Vasta-alkajan STL: itsearviointikysely työpajojen käyttöön Tenho Jaakolan kehittämä sovellus STL-mallista Painotuksia muutettu: laatutyön alkuvaiheessa olevat Konkreettinen, käytännönläheinen Sujuvasti toteutettava nettikysely henkilöstölle Kartoittava perusta laatutyölle STL-julkaisu

3 Miksi laadunarviointia? Laatutyön tarkoituksena: Organisaation toiminnan kehittäminen ja laadun parantaminen - Toiminnan tarkoituksenmukaisuus - Vaikuttavuus, tarpeisiin vastaavuus - Arviointi ja jatkuva kehittäminen osaksi arkityötä - Toiminnan joustavuus Toiminnan ja tulosten todentaminen - Vaikuttamistyö 3

4 Miksi itsearviointia? Henkilöstö itse arvioi työpajan toimintaa, antaa palautetta ja vaikuttaa toiminnan kehittämiseen 1. Työntekijälle / henkilöstölle Pääsee keskustelemaan omasta työstä ja työyhteisöstä Näkee oman työn merkityksen osana organisaatiota Auttaa muita ymmärtämään omaa työtä Mahdollisuus vaikuttaa työhön ja työpajan toimintatapoihin: tuoda esille epäkohtia ja kehittämisideoita Tarkoituksena tehdä omasta työstä helpompaa 2. Työpajan sisäisen yhteistyön parantuminen Koko henkilöstö puhuu samaa kieltä Mahdollistaa: yhteinen ymmärrys ja tahtotila Sitouttaa kehittämistyöhön, saadaan perustelut toiminnan kehittämiselle 4

5 3. Tuottaa tietoa Miksi itsearviointia? Tietoa monesta näkökulmasta, kattavasti Saadaan esille organisaation trendit Helpottaa raportointia: sanoittaa toimintaa ja tuloksia Tukee viestintää ja vaikuttamistyötä 4. Organisaation toiminnan jäsentäminen ja kehittäminen Konkreettiset kehittämistoimet (esim. vaikuttamistyö, mittarit) Mihin kannattaa panostaa, saadaan toiminnalle suunnat Henkilöstön toimenkuvien selkeyttäminen ja kehittäminen Tukee tavoitteisiin pääsemistä Tukee johtamista 5

6 Ketkä itsearviointia toteuttavat? Työsuhteessa oleva henkilöstö, joka hyvin perillä toiminnasta Työ- ja yksilövalmentajat, esimiehet, muu henkilöstö Suuressa organisaatiossa arviointiryhmä, edustus koko organisaatiosta Voidaan suorittaa myös pareittain Esim. uusi työntekijä vanhemman työntekijän parina - Arviointi samalla perehdytystä uudelle työntekijälle Vastuuhenkilön valitseminen - Laatii arviointisuunnitelman STL:n ja muun arviointityön toteutuksesta 6

7 STL:n arviointiteemat TOIMINTATAVAT TULOKSET 1 Johtajuus 2 Toiminnan suunnittelu 3 Henkilöstö 6 Asiakastulokset 7 Henkilöstötulokset 4 Kumppanuudet ja resurssit 5 Prosessit 8 Yhteiskunnalliset tulokset 9 Keskeiset suorituskykytulokset 7

8 Arviointialueet ja -kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI 1. Johtaminen 1.a. Johtamisvastuu 1.b. Johtamisen suunnitelmallisuus 1.c. Henkilöstön tukeminen 1.d. Johdon yhteydet yhteistyökumppaneihin 2. Toiminnan suunnittelu 2.a. Tiedon kerääminen 2.b. Strateginen suunnittelu 2.c. Strategioiden toteuttaminen 3. Henkilöstö 3.a. Henkilöstöresurssit 3.b. Henkilöstön kehittäminen 3.c. Henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet 4. Kumppanuudet ja resurssit 4.a. Kumppanuudet ja niiden hallinta 4.b. Taloudellisten resurssien riittävyys 4.c. Taloudellisten resurssien hallinta 4.d. Teknologian käyttö ja hallinta 4.e. Tiedon ja kokemuksen hallinta 5. Prosessit 5.a. Prosessien tunnistaminen 5.b. Prosessien arviointi 5.c. Prosessien kehittäminen 5.d. Valmennusprosessien tehokkuus 5.e. Tuotantoprosessien tehokkuus

9 Arviointialueet ja -kohdat TULOSTEN ARVIOINTI 6. Asiakastulokset 6.a. Henkilöasiakkaiden tyytyväisyys 6.b. Tilaaja-asiakkaiden tyytyväisyys 7. Henkilöstötulokset 7.a. Henkilöstön tyytyväisyys pajan suorituskykyyn ja tuloksiin 7.b. Henkilöstön motivaatio ja suorituskyky 8. Yhteiskunnalliset tulokset 8.a. Yleiset ja yhteiskunnalliset vaikutukset 8.b. Paikalliset vaikutukset 9. Keskeiset suorituskykytulokset 9.a. Sosiaaliset tulokset 9.b. Tuotannon tulokset

10 Vasta-alkajan STL: Henkilöstön nettikyselyyn vastaaminen Webropol-kyselylomakkeessa 28 arviointiteemaa (omat sivut) Kuhunkin teemaan sisältyy 4 kysymystä Yhteensä 112 kysymystä a) Arviointiteemaan kohdistuva valintakysymys (asteikko 0-5) - Arviointi nykyisestä toteutuksen tasosta - Lisätietoa arviointiteemasta/asiasta b) Kolme sanallista arviointikysymystä jokaisesta arviointiteemasta 1. Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa 2. Parannettavaa arvioitavassa toiminnassa 3. Parantamis- ja kehittämisehdotukset

11 Arviointialueet ja -kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI Esimerkkikysymys: Johtaminen, 1.c. Henkilöstön tukeminen 9. Johtaako ja motivoiko esimies pajaa omalla esimerkillään ja tukeeko johtamistapa henkilöstöä? Lisätietoa arviointiteemasta: Henkilöstön johtamisella tarkoitetaan: Johto toimii itsekin määriteltyjen arvojen, päämäärien ja tavoitteiden mukaisesti. Johdolla on halu ja kyky kuulla henkilöstön palautetta ja parantaa johtamistapojaan sen mukaisesti. Johto tiedottaa ja pitää henkilöstön ajan tasalla pajatyön oleellisissa asioissa. Johto antaa henkilöstölle vastuuta ja tukee tavoitteiden ja päämäärien saavuttamisessa. Vastausvaihtoehdot (asteikolla 0-5): 0 Johtamistapa ei tue henkilöstöä miltään osin. 1 Pajalla on keskusteltu henkilöstöä tukevan johtamistavan kehittämisestä. 2 Johtamistapa tukee henkilöstöä, mutta siinä on vielä paljon kehitettävää. 3 Johtamistapa tukee henkilöstöä ja sen toimivuutta on arvioitu ja kehitetty yhdessä henkilöstön kanssa. 4 Henkilöstöä tukevaa johtamistapaa on systemaattisesti kehitetty jo useita vuosia ja siihen ollaan tyytyväisiä. 5 Henkilöstöä tukevaa johtamistapaa on kehitetty jo useita vuosia. Se on hioutunut huippuunsa ja muut vastaavat organisaatiot vertaavat toimintaansa siihen.

12 Arviointialueet ja -kohdat TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI Kolme sanallista arviointikysymystä: 10. Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa: Nimeä henkilöstön tukemisessa ilmenevät vahvuudet, joita voidaan käyttää hyväksi pajan edelleen kehittämisessä: 11. Parannettavaa kehitettävässä toiminnassa: Nimeä henkilöstön tukemisessa ilmenevät kehittämistarpeet, jotka ovat pajan edelleen kehittämisen esteenä: 12. Parantamis- ja kehittämisehdotukset: Millä toimenpiteillä edellä kuvaamasi kehittämistarpeet voidaan muuttaa vahvuuksiksi ja kuka/ketkä ovat mielestäsi niiden toimeenpanijoita:

13 Vasta-alkajan STL TULOSTEN ARVIOINTI Esimerkkikysymys: TULOKSET / Asiakastulokset, 6.b. Tilaaja-asiakkaiden tyytyväisyys 85. Ovatko pajan tilaaja-asiakkaat (lähettävät/ohjaavat tahot) tyytyväisiä pajan palveluihin sekä valmennusprosessien laatuun ja tuloksiin? Lisätietoa arviointiteemasta: Tilaajien tyytyväisyydestä kertoo mm. palvelusopimusten määrä, jatkuvuus ja mahdollinen arvo (hintataso) sekä tilaajilta saatu palaute. Tyytyväisyyden mittareita voivat olla esimerkiksi Valmentautujien kuntoutuminen säännölliseen työssä käymiseen Aktiivisuuden, oma-aloitteisuuden ja motivaation kohoaminen Työtaitojen, työelämävalmiuksien ja omatoimisen selviytymisen koheneminen Urapolkujen selkiytyminen Koulutus- ja työpaikkojen hakutaitojen ja hakuaktiivisuuden koheneminen Valmentautujien sijoittuminen koulutukseen ja avoimille työmarkkinoille Valmentautujien palaute saamistaan työpajapalveluista Vastausvaihtoehdot (asteikolla 0-5): 0 Tilaaja-asiakkaiden tyytyväisyyttä ei ole millään tavoin mitattu, tai en ole tietoinen siitä. 1 Paja on jollakin tapaa tai joiltakin osin mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja pystyy osoittamaan tyytyväisyyden tason. 2 Paja on jo pitemmän aikaa kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja tulokset osoittavat jonkin verran positiivista kehitystä. 3 Paja on jo pitemmän aikaa kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä ja tulokset osoittavat huomattavaa positiivista kehitystä. 4 Paja on jo useita vuosia systemaattisesti ja kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä. Tulokset osoittavat sekä omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä ja ovat erinomaisia suhteessa pajan omiin tavoitteisiin. 5 Paja on jo useita vuosia systemaattisesti ja kattavasti mitannut tilaajien tyytyväisyyttä. Tulokset ovat pitkällä aikavälillä erinomaisia suhteessa pajan omiin tavoitteisiin ja edustavat toimialan ehdotonta huippua.

14 Vasta-alkajan STL TULOSTEN ARVIOINTI Kolme sanallista arviointikysymystä: 86. Työpajan vahvuudet arvioitavassa toiminnassa: Nimeä tilaaja-asiakkaiden tyytyväisyysmittauksen kautta esiin nousevat vahvuudet, joita voidaan käyttää hyväksi pajan edelleen kehittämisessä: 87. Parannettavaa arvioitavassa toiminnassa: Nimeä tilaaja-asiakkaiden tyytyväisyysmittauksen kautta ilmenevät kehittämistarpeet, jotka ovat pajan edelleen kehittämisen esteenä: 88. Parantamis- ja kehittämisehdotukset: Millä toimenpiteillä edellä kuvaamasi kehittämistarpeet voidaan muuttaa vahvuuksiksi ja kuka/ketkä ovat mielestäsi niiden toimeenpanijoita:

15 Kartoituksen logiikka (pisteytys) TOIMINTATAPOJEN ARVIOINTI 0 = Järkevästi perustellusta ja koko organisaation tiedossa olevasta toimintatavasta ei ole näyttöä. 1 = Toimintatavasta on olemassa jokin suunnitteludokumentti tai toimintatapa on jossakin tilanteessa suunniteltu otettavaksi käyttöön. 2 = Toimintatapaa on suunniteltu ja se on ollut käytössä jo jonkin aikaa. Siinä on vielä paljon kehitettävää. 3 = Toimintatapa on ollut käytössä jo jonkin aikaa ja sitä on arvioitu kriittisesti toiminnan kehittämisen kannalta ja sen kehittämistyö on aloitettu. 4 = Toimintatapaa on jatkettu useita vuosia, sitä on arvioitu sekä kehitetty systemaattisesti ja siihen ollaan omassa organisaatiossa tyytyväisiä. 5 = Toimintatapaa on jatkettu useita vuosia, sitä on arvioitu sekä kehitetty systemaattisesti. Toimintatapa on myös hioutunut huippuunsa ja muut pajat vertaavat toimintaansa tähän toimintatapaan.

16 Kartoituksen logiikka (pisteytys) TULOSTEN ARVIOINTI 0 = Tuloksia ei ole mitattu millään tavoin. 1 = Organisaatio mittaa arviointikohdassa kysyttyjä tuloksia luotettavasti tai pystyy muulla tavoin osoittamaan niiden tason. 2 = Tuloksia on mitattu pitemmän aikaa kattavasti ja ne osoittavat positiivista kehitystä. 3 = Tulokset osoittavat sekä organisaation omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä. Suorituskyvyn mittareita on tarkistettu ja kehitetty. 4 = Tulokset osoittavat sekä omasta että ulkopuolisten näkökulmasta huomattavaa positiivista kehitystä ja ne ovat erinomaisia suhteessa organisaation omiin tavoitteisiin. Tavoitteen saavuttaminen perustuu useampaan mittaukseen. 5 = Tulokset ovat erinomaisia suhteessa organisaation omiin tavoitteisiin ja verrattaessa muihin vastaaviin toimijoihin. Tulokset perustuvat pitkäaikaiseen mittaamiseen ja edustavat toimialan ehdotonta huippua.

17 Pisteytys Monivalinnassa kannattaa käyttää poissulkevaa tekniikkaa Suljetaan pois ne vaihtoehdot, jotka eivät tule kysymykseen Yleensä jäljelle jää yksi tai kaksi vaihtoehtoa Ole kriittinen ja mieti, onko valinnalle olemassa todisteita Lopuksi tarkista: kaikkiin kohtiin vastattu muuten vääristää keskiarvoa Ensimmäisellä arviointikerralla annetaan lähes aina liian hyvä kuva On inhimillistä Pitää voida luottaa: arvioinnissa esitetyt asiat ovat tosia, kun on todisteet Huijaaminen vie pohjan seuraavilta arvioinneilta ja koko laatutyöltä: kehittymistä ei saada näkyviin

18 Miten STL-arviointikyselyyn vastataan? Arviointialueen kaikkien kohtien kysymysten läpikäyminen Arviointikokonaisuuden ja -alueiden hahmottaminen Vastauksen kohdentaminen juuri kuhunkin kysymykseen Ensin vastataan arviointikohdan sanallisiin kysymyksiin Tiiviisti ja ytimekkäästi Riittää, kun nimetään kysytty vahvuus ja parannettava asia Parantamis- ja kehittämisehdotuksen osalta riittää idea: miten asia tulisi korjata ja mahdolliset vastuuhenkilöt Lopuksi vastataan arviointikohdan valintakysymykseen asteikolla 0-5 Kun ensin on vastattu sanallisiin kysymyksiin, on oikean vaihtoehdon päätteleminen helpompaa

19 Ennen STL-arviointia Pohjamateriaalin kokoaminen (vastuuhenkilö) Organisaation tiedot - Toimintayksiköt, valmennus- ja tuotantoprosessit, henkilöstö - Valmennusprosessien asiakasryhmät, muut asiakkuudet, kumppanuudet - Toiminta-ajatus, arvot, visio, strategiset päämäärät, toiminnalliset tavoitteet - Toiminnan / prosessien kuvaukset Muut taustatiedot ja todistusaineistot - Mahdollisten aikaisempien arviointien dokumentaatio - Vuosittaisen toiminnan tulokset ja palautteet - Muut toiminnan laatua, vaikuttavuutta ja tehokkuutta kuvaavat faktatiedot Keskeinen kysymys: Onko asiaa aiemmin mitattu ja arvioitu ja kehitetty tämän pohjalta? 19

20 Arvioinnin tulokset Kun kaikki arviointiin osallistuneet ovat vastanneet nettikyselyyn, TPY lähettää tulosyhteenvedon, joka sisältää - Koosteen kirjatuista vahvuuksista, parantamiskohteista sekä parantamis- ja kehittämisehdotuksista - Keskiarvon ja vastausjakauman pisteytyksen tuloksista

21 TPY Työpaja Sopivat käytännön järjestelyistä Vasta-alkajan STL: arviointiprosessin vaiheet Päättää STL:stä Kokoaa pohjatiedot Vastaa arviointikyselyyn Analysoi tulokset Dokumentoi johtopäätökset Vastaa palautekyselyyn Käynnistää kehittämistoimet Seuraa ja arvioi kehittymistä Lähettää palauteyhteenvedon Perehdyttää Lähettää arviointikyselyn Lähettää vastausyhteenvedon Lähettää palautekyselyn Prosessikuvaus: T. Jaakola

22 Laatuarviointi Toimintavaihe Laatutyön vaiheet Toimeenpanon seuranta KEHITTYMINEN OMAN TOIMINNAN SEURANTA JA MITTAAMINEN Toimeenpanovastuut TOIMEENPANO Kehittämisohjelma Palaute arvioinnista LAATUPÄIVÄT Kooste arvioinnista ARVIOINTI Valmentautujien palaute Henkilöstöpalaverit ja - kyselyt Tilaajien/lähettäjien palaute Yhteistyöverkoston palaute Tilastot ja raportit Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Paikalliset vaikutukset Perehdytys Uusi laatuarviointi (esim. 2 v.) Prosessikuvaus: T. Jaakola

23 Arvioinnin jälkeen Panostetaan toiminnan tavoitteelliseen kehittämiseen Järjestetään arviointiin osallistuneille laatupäivät (esim. 2 päivää) Analysoidaan tulokset Laaditaan luettelo pienistä yksittäisistä kehittämistoimista, jotka voidaan toteuttaa ilman erityistä resursointia Kirjataan pitkäjänteinen ja mahdollisia lisäresursseja vaativa kehittämisohjelma Tarvittaessa laatupäivään voi osallistua myös muita kuin arviointiin osallistuneita Arvioinnissa voi nousta kritiikkiä toimintaa, johtoa tai muita toimijoita kohtaan Ei ole oleellista: kuka kritisoinut vaan kehittää kritiikkiä aiheuttanutta toimintaa

24 Arvioinnin jälkeen Olennaista: ryhtyä toteuttamaan esille nousseita kehittämistoimenpiteitä Konkretisoidaan kehittämistoimenpiteet Vastuutetaan toimenpiteiden toteuttajat Annetaan toimenpiteille aikataulu Seurataan kehittämistoimenpiteiden toteutumista Laatuarviointi otetaan pysyväksi kehittämisen toimintatavaksi Toistetaan säännöllisin väliajoin (esim. 2 vuoden välein) Arviointityökaluja:

25 Käytännön vinkkejä työn toteuttamiseen Milloin arviointi tulisi toteuttaa? Esim. kehittämisohjelma ehditään huomioida toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa Miten löytää riittävästi aikaa? Koko henkilöstön ei tarvitse vastata kaikkien arviointialueiden kysymyksiin - Työn jakaminen henkilöstön kesken Kaikkia arviointialueita ei tarvitse ottaa mukaan kerralla - Arviointi osa-alueittain - Työn jakaminen keväälle / syksylle Yhteinen perehtyminen, kyselyn läpikäynti ja huolellinen materiaalin kokoaminen helpottaa arviointia - Sitouttaa henkilöstöä - Hyödynnä STL-julkaisua taustoituksessa

26 Selitteet: Palautteen kerääminen Palaute kohderyhmiltä Joulukuu Tammikuu Sidosryhmäkysely Helmikuu Itsearviointi Palautteen hyödyntäminen Kysely vapaaehtoisille Marraskuu Maaliskuu Toimintakertomus Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma Lokakuu Arvioinnin vuosikello Huhtikuu Vuosiselvitys Jatkorahoitushakemus Syyskuu Toukokuu Palautesynteesin esittely hallitukselle Elokuu Heinäkuu Kesäkuu Palaute kohderyhmiltä (Kevyempi itsearviointi)

27 STL-arviointi on luottamuksellinen Arviointiaineisto ei sisällä henkilötietoja Jos arviointikyselyssä on tarve yksilöidä joku henkilöstöön tai sidosryhmään kuuluva, käytetään tehtävänimikettä, ei henkilön nimeä (esim. johtaja, yksilövalmentaja, työvalmentaja) TPY käsittelee organisaatiokohtaisen arvioinnin tietoja luottamuksellisesti Vastaukset eivät tule TPY:n sisällä eivätkä ulkopuolella asiaankuulumattomien tietoon

28 Yhteisen kehittämisen mahdollisuudet Vertaisarvioinnin hyödyntäminen Benchmarkkausta toisen organisaation kanssa Toimintatapojen, tulosten ja kehittämisideoiden vertailu, hyvien käytäntöjen jakaminen Yksi laatutyön osa-alue Keskustelut ALU-verkostoissa Voi myös ilmoittaa kiinnostuksesta TPY:lle STL-palautekyselyyn vastaamisen yhteydessä soveltuvan organisaation hakeminen

29 STL koettu vahvaksi työkaluksi työpajan toiminnan arviointiin ja kehittämiseen Saatu toimintaan ryhdikkyyttä ja tehokkuutta Nähdään puutteet ja tehdään töitä puutteiden korjaamiseksi Taustoittaa kehittämistarpeet Välineitä työn kehittämiseen Arvioinnin kautta toiminnan laatu paranee, kun arviointikohtiin kiinnitetään lisää huomiota. Uutta näkökulmaa kehittämisen painopisteiksi ja toisaalta vahvistusta, että olemme jo tehneet oikeita asioita Selkeyttää ja jämäköittää toimintaa Tarkoitus tulee kirkkaammaksi, mitä ja miksi tehdään STL-käyttäjien palautteita

30 STL-arviointi käyntiin! Ota yhteyttä: asiantuntija Riitta Kinnunen, Valtakunnallinen työpajayhdistys p