Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi

Transkriptio

1 Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi Pvm. Espoon kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan Hyvä hallintotapa -asiakirjan suosituksena Espoon kaupungin päätöksentekoprosessissa ja kokousmenettelyssä noudatettavista periaatteista. Pelastuslaitoksen johtokunta käsitteli suosituksen kokouksessaan Hyvän hallintotavan ohjeen mukaan luottamuselimet arvioivat säännöllisesti omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan. Hyvä hallintotapa kuvaa sitä, miten organisaation johtaminen ja hallinto järjestetään lainmukaisesti ja eettisesti kestävästi, mutta samalla tehokkaasti. Pelastuslaitoksen johtokunnan itsearviointi toteutetaan tammikuussa 2014 ja menettelytavan viitekehyksenä käytetään vapaasti soveltaen Euroopan laatupalkintomenetelmää (EFQM). Koska johtokunnan toiminnasta ei ole käytettävissä laatupalkintomallin arvioinnin edellyttämää toimintakuvausta, eikä aikaa itsearviointiin voida käyttää yhtä paljon, kuin EFQM-mallin mukainen, perusteellinen itsearviointi edellyttäisi, on päädytty hyödyntämään sellainen tuki menetelmästä, jota voidaan käyttötarkoitukseen soveltaa. Arvioinnin tueksi on laadittu kysymyslomake, jonka kysymykset on jäsennelty valittujen EFQMarviointialueiden mukaan soveltaen. Kaikille johtokunnan jäsenille ja varajäsenille lähetetään kysymykset webropol-kyselynä sähköpostitse. Tarvittaessa lähetetään kysymykset paperisena halukkaille. Kysymysten asettelua on käytetty edellisessä itsearvioinnissa, jonka yhteenveto käsiteltiin johtokunnan kokouksessa Pelastuslaitoksen johtokunnan tehtävät ovat määritelty Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännössä (5-7 ). ( 7D/40924) Arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota nimenomaan näiden tehtävien näkökulmasta. Prosessi ja aikataulu I vaiheessa työkirjan esittely johtokunnan kokouksessa II vaiheessa kysymyksien arviointi omatoimisesti webropol-kyselyllä III vaiheessa seuraavassa kokouksessa yhteinen arviointi 1

2 Kysely kirjaa jokaiselle arviointialueelle yksi vahvuus ja yksi parantamisalue kirjoita kokonainen lause, ei vain yhtä/kahta sanaa, jotta muutkin ymmärtävät mitä tarkoitat jokaisella sivulla on yhden arviointialueen yleinen määrittely ja apukysymyksiä sekä alue vahvuuksia ja parantamisalueita varten Valmis mennessä (kaksi viikkoa ennen seuraavaa kokousta) 1. Itsearviointi etukäteistehtävänä 1. Johtokuntatyö Pelastuslaitoksen johtokunnan tehtävänä on toimia lähellä palvelutuotantoa, johtaa ja valvoa pelastustoimen palvelujen tuottamista alueen kunnissa. Johtokunnan rooliin kuuluu myös vahvistaa ja tuoda esille kuntalaisnäkökulma palvelutuotantoa kehitettäessä. Alueen pelastustoimen tehtävät on määritelty pelastuslaissa (379/2011), jossa on erikseen todettu, että alueen pelastustoimen asianomainen monijäseninen toimielin on pelastusviranomainen (26 ). Alueen pelastustoimi vastaa pelastustoimen palvelutasosta, pelastuslaitoksen toiminnan ja nuohouspalvelujen asianmukaisesta järjestämisestä sekä muista pelastuslaissa sille säädetyistä tehtävistä (27 ). a) Miten koet johtokunnan onnistuneen tehtävässään? b) Mitä kehittäisit seuraavaa palvelutasopäätöskautta silmälläpitäen? c) Mikä on ollut haastavinta pelastuslaitoksen johtokuntatyössä? d) Miten pelastuslaitos on onnistunut tehtävässään tukea johtokunnan päätöksentekoa? e) Miten tätä mielestäsi tulisi tukea? 2

3 2. Palvelutasopäätös ja strategiset valinnat Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen strategia määrittää kehittämisen suunnat lähivuosiksi. Strategian ytimenä ovat visio, perustehtävä ja arvot. Strategian ydin antaa suunnan ja linjat kaikelle toiminnalle. Alueen pelastustoimen palvelutasopäätös on pelastuslain 28 mukainen päätös alueen palvelutasosta ja suunnitelma sen kehittämisestä. Samalla se on pelastustoimen strategia palvelutasopäätöskaudelle. Tässä on hyvä arvioida, miten palvelutasopäätös perustuu kuntalaisten ja sidosryhmien tarpeisiin ja miten palvelutasopäätös perustuu toiminnasta kerättyyn mitattuun tietoon. a) Onko johtokunta kyennyt mielestäsi käsittelemään ja johtamaan oikean tasoisia ja oikeita asioita? b) Ovatko paikalliset ja alueelliset kysymykset olleet mielestäsi riittävästi huomioituina johtokuntatyössäsi? c) Miten mielestäsi linkki Espoon kaupunginvaltuustoon ja kaupunginhallitukseen on toiminut toimikautesi aikana? d) Entä oman kuntasi hallitukseen ja valtuustoon? 3

4 3. Verkostot ja resurssit Pelastuslaitoksen johtokunnan keskeisenä tehtävän on tuoda asiakkaiden tarpeista lähtevää ohjausta. Asiakkaiden tarpeet muodostuvat pitkälti eri sidosryhmien ja verkostojen kautta kerätystä informaatiosta. a) Miten johtokunnassa on onnistuttu pitämään yllä verkostoja, jotka tukevat johtokunnan ja pelastuslaitoksen toimintaa? b) Oletko saanut mielestäsi riittävän kattavasti informaatiota pelastuslaitoksen taloudesta sekä muiden keskeisten resurssien käytöstä? 4

5 4. Keskeiset tulokset Tässä kohti arvioidaan, mitä tuloksia olemme saaneet aikaan ja miten muut ovat arvioineet meitä. a) Millaiset tulokset ovat jääneet mieleesi pelastuslaitoksen johtokuntatyössä? b) Kuinka hyvin kirjattuja hyvän hallinnon periaatteita on onnistuttu noudattamaan? c) Mitä kehittäisit? 5. Valmius ja varautuminen Viimevuosien myrskyt ovat herättäneet useita alueellisia varautumiseen liittyviä kysymyksiä. a) Millaista tukea odottaisit pelastuslaitokselta liittyen varautumisen kokonaiskonseptiin? b) Miten johtokunnassa on ollut esillä kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan liittyviä kysymyksiä? 5

6 2. Arviointipäivän eli yhteisen läpikäynnin tulokset 2.1 Ryhmän vahvuudet: 2.2 Ryhmän parantamisalueet 2.3 Valitun kehittämiskohteen etenemissuunnitelma 2.4 Arvio itsearvioinnin onnistumisesta 6