tempus.kpedu.fi Tuntitietojen kirjausjärjestelmän Ohje Versio 3.3 päivitetty KPAO Juha Kykyri

Transkriptio

1 tempus.kpedu.fi Tuntitietojen kirjausjärjestelmän Ohje Versio 3.3 päivitetty KPAO Juha Kykyri

2 1 Sisältö Kirjautuminen järjestelmään... 2 Rekisteröityminen... 3 Aloitusnäkymä... 4 Asetukset valikko... 5 Kustannuspaikkalista... 5 Kustannuspaikan lisäys... 5 Kustannuspaikan muokkaus... 5 Kustannuspaikan poisto... 6 Resurssoidut tunnit (Lisätoiminto)... 6 Resurssoitujen tuntien lisäys... 7 Resurssin muokkaus... 8 Resurssin poisto... 8 Omat tiedot... 9 Versiohistoria... 9 Sivukartta Tekijätiedot Tuntitietojen kirjaus Tietojen muokkaus Kirjauksen kustannuspaikkatietojen muokkaus Kirjauksen kopiointi Kirjauksen poisto Toiminnot valikko Tämä päivä Tämä kuukausi Tilasto tunneista Palautteet/kommentit Raportit Raporttilista Word-raportit Raporttiluettelo Tuntilista Kokonaistyöajanseuranta Päiväkirja... 17

3 2 Kustannuspaikan / Projektin päiväkirja Kustannuspaikan / Projektin vuosikohtainen päiväkirja Yrityksiin käytetty aika Tuntierittely Kuukausilista Tuntien jakautuminen kustannuspaikalle työtyypeittäin Tuntien jakautuminen eri kustannuspaikoille Koulutuslista Pikaohje Kirjautuminen järjestelmään Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana ja valitse kirjaudu. Mikäli olet uusi käyttäjä, sinun täytyy ensin rekisteröityä.

4 3 Rekisteröityminen Lisää käyttäjätunnus muodossa etunimi.sukunimi. Lisää haluamasi salasana. Täydennä nimi sekä muut tiedot. Valitse oppilaitos, huomioi että tämä vaikuttaa ohjelman asetuksiin omalta kohdaltasi joten tieto on pakollinen. Lisää myös tiedot esimiehestä, nämä tiedot näkyvät joissakin raporteissa. Mikäli tiedot oli kunnossa, saat ilmoituksen että rekisteröinti on onnistunut ja käyttäjätietosi on tallentunut järjestelmään.

5 4 Aloitusnäkymä Aloitusnäkymään pääset valikon Alkuun kohdasta takaisin. Valitse toiminto valikosta tai siirry haluamaasi ajankohtaan joko valitsemalla vuoden ja kuukauden tai valitsemalla haluamasi päivän. Tilastoikkuna näyttää tähän saakka kertynyttä tuntitietoa ja myös mahdollisesti kertyneitä ylitöitä. Toimintovalikko Kirjautunut käyttäjä Valittu toiminto Ulos kirjautuminen Vuoden ja kuukauden valitsin Tilastoalue Resurssoitujen tuntien tilanne Ylityöt Päivän valitsin

6 5 Asetukset valikko Kustannuspaikkalista Lista käytössäsi olevista kustannuspaikoista. Kustannuspaikkoja omaan käyttöön voi lisätä valitsemalla Lisää uusi. Kustannuspaikan tietoja voit muokata painikkeesta Muokkaa Kustannuspaikan voit poistaa omasta käytöstä valitsemalla Poista. Huomioi että tämä ei poista kustannuspaikkaa koko järjestelmästä vain omasta kustannuspaikkalistasta. Kustannuspaikan lisäys Valitse tarvitsemasi kustannuspaikka valikosta. Voit nopeuttaa hakua näppäilemällä kustannuspaikan alkukirjaimen, esim: 5 tuo kaikki 5-alkuiset kustannuspaikat. Kustannuspaikan muokkaus Vaihda tarvitsemasi kustannuspaikka valikosta. Voit nopeuttaa hakua näppäilemällä kustannuspaikan alkukirjaimen, esim: 5 tuo kaikki 5-alkuiset kustannuspaikat.

7 6 Kustannuspaikan poisto Kustannuspaikan poistaminen vaikuttaa vain sinun käytössä oleviin kustannuspaikkoihin. Poisto ei hävitä koko kustannuspaikkaa järjestelmästä. Voit lisätä kustannuspaikan takaisin tarvittaessa. Voit poistaa kustannuspaikan käytöstäsi valitsemalla Poista Ellet halua poistaa kustannuspaikkaa valitse Peruuta Kustannuspaikan poistaminen ei vaikuta vanhoihin tietoihin joten ylimääräisiä kustannuspaikkoja ei kannata omalla listalla pitää Resurssoidut tunnit (Lisätoiminto) Mikäli jotakin kustannuspaikkaa voi käyttää vain tietyn tuntimäärän verran, esimerkiksi myönnetty suunnittelu. Voi tällaisten tuntien käyttöä seurata lisäämällä kustannuspaikan, ajan sekä tuntimäärän resurssoituihin tunteihin. Tämä on lisätoiminto jonka tarve on käyttäjän omassa harkinnassa. Ohjelman muun käytön kannalta tämä ei ole välttämätön. HUOM. Resurssoituja tunteja voidaan myös ohjata muualta jolloin ne tulevat näkyviin automaattisesti mikäli resursseja on myönnetty. Voit lisätä uuden tuntiresurssin valitsemalla valikosta Asetukset -> Resurssoidut tunnit. Saat näkyviin omat resurssit mikäli sellaisia on kirjattu.

8 7 Resurssoitujen tuntien lisäys Voit lisätä uuden tuntiresurssin linkistä Lisää uusi Syötetietoihin tulee kustannuspaikka, tunniste (tarvittaessa), tuntimäärä, selite sekä päivämäärät millä aikavälillä resurssi on käytössä. Huomioi että resurssin lisäyksen jälkeen ei tarvitse mitään erityistä tehdä resurssin käytön seuraamiseen vaan Tempus seuraa annetulla aikavälillä kyseisen kustannuspaikan käytön. Huomaa että sama resurssi voi olla myöhemmin käytössä uudelleen uudella ajanjaksolla sekä tuntimäärällä. Tallentamisen jälkeen saat näkyviisi resurssin sekä tiedon paljonko sitä on käyttämättä sillä ajanjaksolla joka resurssille on merkattu. Tästä näkymästä voit myös tarpeen tullen siirtyä muokkaamaan tai poistaa resurssin. Resurssit näkyy myös aloitusnäkymässä ohjelmaan kirjautumisen jälkeen. Näkyvissä on kustannuspaikka, myönnetty tuntimäärä sekä resussoidulla ajanjaksolla käytetyistä tunneista laskettu tuntien jäljellä oleva määrä. Huomioi että mikäli aika on ylitetty ei tunteja enää lasketa resurssista vaan mahdollisesti resurssin ajanjaksoa täytyy muuttaa.

9 8 Resurssin muokkaus Mikäli resurssiin on tarpeellista tehdä muutoksia, esimerkiksi jatkaa voimassaoloaikaa voidaan muutokset tehdä klikkaamalla Muokkaa Resurssin poisto Tuntiresurssin voit poistaa klikkaamalla Poista Ohjelma näyttää vielä valitun resurssin ja tarvittaessa voit poistaa resurssin tai palata takaisin poistamatta. Vanhat jo käytetyt resurssit kannattaa poistaa mikäli niihin ei ole mitään erityistä syytä palata.

10 9 Omat tiedot Muuta haluamasi tieto ja paina Päivitä tiedot. Jos haluat poistua muuttamatta mitään, valitse valikosta jokin muu toiminto. Versiohistoria Versiohistoria näyttää ohjelmaan mahdollisesti tehdyt muutokset ja korjaukset.

11 10 Sivukartta Sivukartasta voit siirtyä suoraan joihinkin toimintoihin. Sivukartta pohjautuu valikkorakenteeseen. Kirjautuminen o Etusivu o o Rekisteröidy Rekisteröinti ok Kuukauden tiedot Muokkaa Kopioi Poista Päivän tiedot Muokkaa Kopioi Poista Lisää kirjaus Toiminnot Tämä päivä Muokkaa Kopioi Poista Tämä kuukausi Muokkaa Kopioi Poista Tilasto tunneista Raportit Raporttilista Tuntilista Kokonaistyöajanseuranta Päiväkirja Yrityksiin käytetty aika Tuntierittely (Excel raportti) Kuukausilistaus Word raporttilista Tuntilista Kokonaistyöajanseuranta Päiväkirja Yrityksiin käytetty aika Kuukausilistaus Koulutuslista Asetukset Kustannuspaikat Lisää Muokkaa Poista Resurssoidut tunnit Lisää Muokkaa Poista Omat tiedot Versiohistoria Sivukartta Tekijätiedot Palautteet Lisää palaute

12 11 Tekijätiedot Tiedot ohjelman tekijöistä ja ylläpidosta. Tuntitietojen kirjaus Tuntitiedot kirjataan valitsemalla valikosta Lisää kirjaus Valitse ensin kustannuspaikka, odota kunnes tunnistelista aktivoituu. Mikäli kustannuspaikkaan kuuluu tunnisteita voit valita sen nyt listasta. Valitse kirjauspäivä ja kirjaa tunnit. Kirjaa tehtävä, Huomioi että tämä on pakollinen tieto. Tehtävälista on talokohtainen. Lisää selite ja mahdolliset ilta tai viikonlopputunnit. Mikäli tapahtumaan liittyy yritys valitse yrityksen y-tunnus. Yritystunnit on sitten tulostettavissa raporteista. Kun tallennat kirjauksen ohjelma siirtyy päivän tiedot näkymään, jossa näet muut mahdolliset päivän tapahtumat ja päivän kokonaistuntimäärän.

13 12 Tietojen muokkaus Voit muuttaa tässä näkymässä kaikkia muita kirjauksen tietoja mutta ei kustannuspaikkaa eikä tunnistetta. Muuta tarvittavat tiedot ja tallenna muutokset Mikäli et halua muuttaa tietoja voit poistua muutosta tekemättä valitsemalla valikosta jonkin muun toiminnon. Kirjauksen kustannuspaikkatietojen muokkaus Voit muuttaa tässä kaikkia kirjauksen tietoja. Muuta ensin kustannuspaikka ja mahdollinen tunniste, tällä varmistat sen ettei muut muutokset häviä. Mikäli et halua muuttaa tietoja voit poistua muutosta tekemättä valitsemalla valikosta jonkin muun toiminnon.

14 13 Kirjauksen kopiointi Voit kopioida kirjauksen päivä tai kuukausinäkymässä valitsemalla Kopioi. Muokkaa kopion tiedot haluamaksesi, esimerkiksi päivämäärä toiseksi ja tallenna. Kopiossa voit muuttaa kaikkia muita tietoja paitsi ei kustannuspaikkaa. Kirjauksen poisto Voit poistaa kirjauksen valitsemalla Poista. Ellet halua poistaa voit palata Peruuta painikkeella Toiminnot valikko Tämä päivä Valitun päivän tiedot. Voit tästä myös lisätä muokata ja poistaa kirjauksia.

15 14 Tämä kuukausi Kuluvan kuukauden tapahtumien näyttö. Mikäli jokin merkintä on väärin voit muokata tai poistaa merkinnän. Voit myös kopioida merkinnän. Jos haluat katsoa jonkin aiemman kuukauden tietoja valitse valikosta Alkuun ja valitse vuosi ja kuukausi mihin haluat siirtyä. Tilasto tunneista Sivu on varattu tilastotiedon näyttämiseen.

16 15 Palautteet/kommentit Voit antaa palautetta tai kommentteja tai vinkkejä tekijöille sekä muille käyttäjille tätä kautta. Sivu toimii keskustelupalstan tavoin uusimmat kommentit päällimmäisenä. Raportit Raporttilista Valitse raportointiaika vuosi ja kuukausi, joissakin raporteissa on myös valittava kustannuspaikka. www- raportit aukeavat www-selaimeen ja ne voi tulostaa selaimen tulostustoiminnolla. Näissä raporteissa voi olla tarvetta muokata sivun asetuksia joten on suositeltavaa valita ensin esikatselu. Tutustu oman selaimesi pikaohjeeseen joka on raportit sivulla.

17 16 Word-raportit Word- raportit aukeavat tekstinkäsittelyyn ja niitä voi muokata tarvittaessa aivan normaalisti ennen tallentamista ja tulostamista. Raporttiluettelo Tuntilista Selainversio sekä Word - raportti. Molemmat raportit vaativat Vuoden ja kuukauden valinnan.

18 17 Kokonaistyöajanseuranta Selainversio sekä Word - raportti. Molemmat raportit vaativat Vuoden, kuukauden valinnan sekä kustannuspaikan valinnan. Päiväkirja Selainversio sekä Word - raportti. Molemmat raportit vaativat Vuoden, kuukauden valinnan sekä kustannuspaikan valinnan. Kustannuspaikan / Projektin päiväkirja Vain selainversio. Vaatii kustannuspaikan valinnan. Kustannuspaikan / Projektin vuosikohtainen päiväkirja Vain selainversio. Vaatii vuoden ja kustannuspaikan valinnan. Yrityksiin käytetty aika Selainversio sekä Word - raportti. Molemmat raportit vaativat Vuoden, kuukauden valinnan sekä kustannuspaikan valinnan.

19 18 Tuntierittely Tuntierittely on Excel -lista jota voi tarvittaessa muokata. Tuntierittely vaatii vuoden ja kuukauden valinnan ja raportti näyttää tuntikertymän kustannuspaikoittain kyseiseltä kuukaudelta. Raporttia voi käyttää muun muassa laskutuksen liitteenä. Kuukausilista Kuukausilista on kronologinen lista kuukauden tapahtumista kustannuspaikkoineen. Tuntien jakautuminen kustannuspaikalle työtyypeittäin Vain selainversio. Vaatii vuoden ja kustannuspaikan valinnan. Tuntien jakautuminen eri kustannuspaikoille Vain selainversio. Vaatii vuoden valinnan. Koulutuslista Koulutuslista on Word raportti joka toimii vain siinä tapauksessa että käyttäjä on tallentanut palkallisia tai palkattomia koulutuksia. Pikaohje Kustannuspaikat lisätään valikosta Asetukset -> Kust.paikat -> Lisää Uuden kirjauksen saa valikosta Lisää kirjaus Tuntilistan saa valikosta Raportit -> Raporttilista -> Valitse vuosi ja kuukausi