Yhteisöviestinnän johtaminen 2. teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet

Transkriptio

1 Yhteisöviestinnän johtaminen 2. teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet Viestinnän erikoiskurssi professori Leif Åberg kevät 2011 Luennot Yksilötehtävät Ryhmätyö vko luento verkossa ensimmäinen luento Ennaltapohdinta: mikä ryhmäteema kiinnostaisi? 1. luennon oppimispäiväkirja Toimintamallin esittely luennolla, ryhmäytyminen vko luento verkossa toinen luento vko luento verkossa kolmas luento 2. luennon oppimispäiväkirja Ryhmän tehtävän hahmottelu: oppimistavoite, sisällöt, työnjako, toimintamuodot bscw:een mennessä 3. luennon oppimispäiväkirja tiedonkeruuta vko luento verkossa neljäs luento vko ei luentoa 4. luennon oppimispäiväkirja Vertaisarvioinnin kohde nimetty Toivomuksesi 5. luennon erityisteemoista mennessä osoitteeseen leif.aberg@helsinki.fi tiedonkeruuta, analyysia Ryhmäraportin laadintaa vko luento verkossa viides luento vko luento verkossa viimeinen luento vko 10 vko 13: tulokset luennon oppimispäiväkirja klo mennessä: ryhmäraportti bscw:een 6. luennon oppimispäiväkirja koko oppimispäiväkirja osoitteeseen leif.aberg@helsinki.fi 1

2 Edellisen kerran lisäaineistoja How to operationalize/measure tipping? 2

3 open Civic publicity Open-access mass media publicity Crossing from internal to external Open-access Internet publicity Limited civic publicity Internal publicity Limited-access mass media publicity Crossing from closed to open Interest group publicity Closed-network publicity Expert publicity closed direct Border control mediated Crossing from mediated to direct Diversity of issues Diversity of issues Bifurcationpoints! The more issues, the more interconnectedness, e.g., links between issues & actors Span of attention/ span of control 4 issues! 3

4 Toinen teema: Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet Viestinnän tarkoituksenmukainen organisointi Viestintävastuiden määrittely Viestinnän voimavara-analyysi Viestinnän ihmisten yhteydet strategiseen johtoon ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin tärkeisiin tahoihin ProCom (Suomen Tiedottajien Liitto): Yhteisön viestintä luvulla -asiakirja Yhteisöviestintä on työyhteisön viestintätoiminto eli funktio, jossa viestinnän keinoin tuetaan työyhteisön strategioiden ja tavoitteiden saavuttamista Viestintäyksikkö on organisaation strategisen tason asiantuntija- ja palveluelin. Se johtaa, konsultoi, koordinoi ja toteuttaa viestintää 4

5 Viestinnän järjestelyt (ProCom) Viestinnän järjestelyissä on otettava huomioon yhteisön erityispiirteet Lähtökohta: ei ole olemassa yhtä ainoaa, oikeaa tapaa viestiä viestinnän järjestelyjä pohdittaessa on siten otettava huomioon yhteisön erityispiirteet ja viestinnän puitteet Soviteanalyysi Ympäristötekijät Rakennetekijät Ohjaustekijät Yksilö- ja ryhmätekijät Muut tekijät Viestinnän järjestelyt Viestinnän toimivuus 5

6 Ympäristötekijät: - työ- ja arvoympäristö (Rhenman) -vaikutettavissa olevat ympäristötekijät ja rajoitteet - tärkeimmät julkisuuden kentät - keinoja: segmentointi Rakennetekijät: - organisaatiotasot - rinnakkaisten yksiköiden määrä -maantieteellinen hajautuneisuus - verkostokumppanuudet - virtuaalityö 6

7 Ohjaustekijät: - käytettävissä olevat liikkeenjohdon menetelmät - esimiesten henkilökohtaiset johtamisominaisuudet Yksilö- ja ryhmätekijät: - Yksilötason osaaminen ja kokemus - suhdetekijät 7

8 Muut voimavarat: - tekniset - taloudelliset - infrastruktuuri Viestinnän järjestelyt, kanavat ja säännöt: - mitä vaatimuksia ympäristö- ja puitetekijät asettavat viestinnälle? - face-to-face -viestintä, verkkoviestintä ja painettu viestintä 8

9 Viestinnän toimivuuden arviointi: 1 aseta mitattavissa olevat tavoitteet 2 määrittele ne tulemat, joita halutaan mitata 3 määrittele halutut vaikutukset 4 linkitä viestinnän tavoitteet yleisiin liikkeenjohdollisiin tavoitteisiin Perusmallit ja kehitysvaiheet Viestintäfunktion kehityspolku o.t.o. eli oman toimen ohessa Yksinäinen susi Viestintäyksikkö Asiantuntijat yhteen: viestintä, markkinointi, IT, HR Tiimi- tai muu verkostomalli Ulkoisten palvelujen käyttäminen Organisatorinen asema Tekninen taso: siellä jossain Taktinen taso: vallan ovenpielessä tai ovensuussa Strateginen taso: päättäjien pöydässä 9

10 Viestinnän vastuut (ProCom) Ylin johto vastaa viestinnästä, kuten kaikesta muustakin toiminnasta Yhteisöviestinnän strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on viestintävastuu delegoitava viestintäjohtajalle tai vastaavalle johtoryhmän jäsenelle Käytännössä jokainen työyhteisön osa toteuttaa viestintää omalla vastuualueellaan yhteistyössä viestintähenkilöstön kanssa. Tämä edellyttää, että viestintävastuut täsmennetään viestinnän suunnittelu on osa työyhteisön strategista prosessia ja viestinnän johtamisesta ja koordinoinnista huolehditaan Kokonaisviestinnän näkökulma edellyttää toimivaa integrointia ja koordinointia 10

11 Viestintäjohtajan tehtävät (Procom) Viestinnästä vastaava on viestinnän suunnittelun ja toteutuksen ammattilainen sekä sisäinen konsultti: johtaa, koordinoi ja konsultoi muita viestinnän kysymyksissä tuntee ulkoiset viestintä- ja tutkimuspalvelut ja osaa hyödyntää näitä omaa riittävät taidot viestintäyksikön ja - hankkeiden johtamiseen hallitsee kokonaisviestinnän eri osa-alueet Työssään häntä ohjaavat yhteisön toimintaa säätelevien lakien ja sopimusten lisäksi Suomen Tiedottajien Liiton hyväksymät eettiset säännöt Viestintävastaavan ammattikuvasta 5 eurooppalaista ammattiroolia negotiator -> stakeholder relatios brand officer -> profile, reputation management policy advisor -> member of top management team internal communicator -> HR, human resources press agent -> media relations Hanna Salmisen väitöskirjan käsikirjoitus 2011 Beurer-Züllig, Fieseler&Meckel: On the State of the Communication Profession in Europe (2009) 11

12 Uusi Åbergin viestintäpizza, uusin maustein Henkilölähiverkot eli läheisverkostot Tulosviestintä markkikinointi, kumppa- nuus- verkot ulk. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus sisäinen operatiivinen työviestintä työhön sis. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus perehdytys työyhteisöön perehdytys Viestintäjohtajan vastuut: suora vastuu viestinnästä VASTAA Tulosviestintä markkikinointi, kumppa- tuote/ palveluprofiili, brandi, näiden tutkimus yritys/johtajaprofiili, maine, näiden tutkimus nuus- verkot tuote/ palveluprofiili, brandi, näiden tutkimus yritys/johtajaprofiili, maine, näiden tutkimus Puskaradio ulk. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus sisäinen operatiivinen työviestintä työhön sis. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus perehdytys työyhteisöön perehdytys 12

13 Viestintäjohtajan vastuut: osallistuminen koordinointiin KOORDINOI Tulosviestintä markkikinointi, kumppa- nuus- verkot ulk. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus sisäinen operatiivinen työviestintä työhön sis. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus perehdytys työyhteisöön perehdytys Viestintäjohtajan vastuut: sisäinen konsultti, opastaja Tulosviestintä markkikinointi, kumppa- tuote/ palveluprofiili, brandi, näiden tutkimus yritys/johtajaprofiili, maine, näiden tutkimus nuus- verkot tuote/ palveluprofiili, brandi, näiden tutkimus yritys/johtajaprofiili, maine, näiden tutkimus ulk. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus sisäinen operatiivinen työviestintä työhön sis. tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus perehdytys työyhteisöön perehdytys OPASTAA 13

14 Muita haasteellisia alueita Viestinnän ihmisten yhteydet Strategiseen johtoon miten luoda palvelumalli, jossa eri alueiden viestinnän osaajat voivat tarjota asiantuntemuksensa koko organisaation käyttöön? ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin toiminnan kannalta tärkeisiin tahoihin miten luoda malli, joka toimii aidon kumppanuuden pohjalta? Viestintävalmiudet Valmiudet mihin? sisällöt toiminta eri julkisuuden areenoilla Esimiesten viestintävalmiudet Avainhenkilöiden viestintävalmiudet Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet Henkilöstön oma-aloitteisuus, aktiivisuus; vuorovaikutteisuuden mahdollistavat areenat Viestinnän osaamisen kehittäminen 14

15 Viestinnän osaamisen kehittäminen yhteistyö HR:n (henkilöstöyksikön) kanssa jatkumo: ei vain koulutusta vaan monenlaista kehittävää viestintää: koulutus, työnkierto, benchmarking ja hyvien käytäntöjen siirto, casekuvaukset, intran ja/tai henkilöstölehden käyttö VISAn esiin nostamat arvioinnin kohteet: onko viestinnän koulutustarpeita arvioitu ja osaamisen kehittämiseen laadittu suunnitelmat onko organisaatiossa pitkäjänteinen, koko henkilöstön koulutustarpeet kattava viestinnän koulutussuunnitelma onko viestintäkoulutus liitetty tulosneuvotteluihin tai toiminta- ja taloussuunnitelmiin onko kriisiviestinnän koulutustarve kartoitettu ja kriisiviestintää harjoiteltu Esimiesten viestintävalmiudet Ilman viestintää ei voi johtaa! esimiehen viestinnän kalupakissa kannettavia viestinnän teorioita ja malleja, omaa kokemusta (hiljaista tietotaitoa) ja tietoa erityisaiheita: (ks kotisivultani johtamis- ja asiantuntijaviestinnän erikoisluentosarjan verkkoaineistot), mm delegoiva viestintä koordinoiva viestintä vuorovaikutteiset viestintätilanteet motivointi, sitoutuneisuus luovuuden ja synergian kirvoitus palautteen antaminen ikävien asioiden viestiminen verkkojohtamisen haasteet 15

16 Avainhenkilöiden viestintävalmiudet ketkä ovat avainhenkilöitä? keulakuvat erityisaiheiden asiantuntijat on myös vastuukysymys: kuka organisaatiossa saa viestiä? tärkeää etenkin asiantuntijajulkisuuden kannalta asiantuntijaviestintää, jolloin fokuksessa mm ymmärrettävyys kiinnostavuus viestimien käytön hallinta viestintä ja vaikuttaminen Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet yleinen ymmärrys viestinnän mahdollisuuksista sisällöt keinot vaikutukset eettiset kysymykset erikoistuminen koordinoiva viestintä ja hankeviestintä tämän päivän haasteita monimediakirjoittaminen hypertekstuaalisuus ajan tasalla pysyminen teknisen kehityksen osalta 16

17 Henkilöstön omaaloitteisuus, aktiivisuus henkilöstö ei ole passiivinen viestinnän objekti, vaan aktiivinen subjekti. Jokainen on maineen suurlähettiläs (Pekka Aula) nykyisellä viestintäteknologialla voidaan jopa edellyttää oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta vuorovaikutteisuus periaatteena ja asenteena ja vuorovaikutuksen mahdollistavat areenat siirtyminen lineaarisesta, lähettäjäkeskeisestä prosessimallista ( pack and deliver ) on hidas prosessi, liittyy yleiseen johtamiskulttuuriin ja perinteisiin 17