Yhteisöviestinnän johtaminen 3 Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet. Leif Åberg syyslukukausi 2011

Transkriptio

1 Yhteisöviestinnän johtaminen 3 Yhteisöviestinnän organisointi ja järjestelyt. Viestintävalmiudet Leif Åberg syyslukukausi 2011

2 Luennot Yksilötehtävät Pienryhmätyö vko ensimmäinen luento verkossa ensimmäinen luento Ennaltapohdinta: arvioi ProComin Yhteisöviestintä 2010-luvulla-asiakirjaa Toimintamallin esittely luennolla, pienryhmien muodostus vko toinen luento verkossa toinen luento 1. luennon oppimispäiväkirja klo 16 mennessä vko kolmas luento verkossa kolmas luento vko neljäs luento verkossa neljäs luento vko viides luento verkossa viides luento vko Koostemateriaali verkossa Viimeinen luento vko 51 vko 02/2012 Tulokset luennon oppimispäiväkirja klo 16 mennessä 3. luennon oppimispäiväkirja klo 16 mennessä Toivomuksesi 5. luennon erityisteemoista mennessä Vertaisarvioinnin kohde nimetty luennon oppimispäiväkirja klo 16 mennessä 5. luennon oppimispäiväkirja klo 16 mennessä Vertaisarvio viim Moodleen Koostettu oppimispäiväkirja klo 16 mennessä Pienryhmän tehtävän hahmottelu: oppimistavoite, sisällöt, työnjako, toimintamuodot Moodleen mennessä tiedonkeruuta, analyysia Raportin laadintaa klo mennessä: pienryhmäraportti Moodleen Presentaatio

3 Yhteisöllisyys Ferdinand Tönnies: Gemeinschaft: - läheiset suhteet, - perinteet - sisäiset normit James Carey: viestinnän ritualistinen voima Liisa Raina ja Rauno Haapaniemi: Yhteisöllisyys on ryhmän kehittyvä ominaisuus: yhteinen tietoisuus syntyy vuorovaikutuksen avulla yhteisöön kuuluminen ja siinä toimiminen koetaan mieleiseksi

4 Päivän teemat Viestinnän tarkoituksenmukainen organisointi Viestintävastuiden määrittely Viestinnän voimavara-analyysi Viestinnän ihmisten yhteydet strategiseen johtoon ulkopuolisiin kumppaneihin ja muihin tärkeisiin tahoihin

5 Määritelmiä

6 Organisaatioviestintä on prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kautta tulkitaan sellaisten asioiden tilaa, jotka koskevat työyhteisön toimintaa tai sen jäsenten yhteisöllistä toimintaa, ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta (Åberg, Viestinnän johtaminen 2000) Yhteisöviestintä on työyhteisön viestintätoiminto eli funktio, jossa viestinnän keinoin edistetään työyhteisön vision, strategioiden ja tavoitteiden saavuttamista (ProCom 2007)

7 Public Relations Cutlip, Center & Broom (2006): Yhteisöviestintä on johtamisen väline, joka saa aikaan ja ylläpitää hyödyllisiä vuorovaikutussuhteita organisaation ja sen yleisöjen välillä. Noiden yleisöjen suhtautumisesta riippuu organisaation menestyminen ja epäonnistuminen. Van Ruler ja Verčič (2002), the Bled Manifesto: PR is (the maintainance of) relationships (with) publics (by) communication (in order to) establish) mutual understanding. Grunig (1992): Yhteisöviestintä on organisaation ja sen yleisöjen välisen viestinnän johtamista.

8 Kaksi pääsuuntausta Managerialistinen, lähinnä angloamerikkalainen käsityksen mukaan vuorovaikutussuhteita rakennetaan, kehitetään ja ylläpidetään organisaation julkissuhteilla. Organisaatio pyrkii suunnitelmallisesti johdetulla viestinnällä vaikuttamaan siitä muodostuviin käsityksiin ja ylläpitämään yhteisymmärrystä ja luottamusta. PR:ää tarkastellaan strategisesta, suhteiden hallinnan näkökulmasta mm (Hutton (1999), Grunig1992), Åberg 2000), ProCom 2007). Eurooppalainen perinne organisaation ja julkisuuden välistä reflektiivistä luonnetta ja keskittyy yleisöihin ja julkisuuden sfääreihin. Jokainen henkilöstön jäsen on viestijä ja maineen lähettiläs Näkemys painottaa organisaation toiminnan vaikutuksia yhteisöihin ja yhteiskuntaan mm Verčič et al. (2001), Raupp (2004), Kent ja Taylor (1998, 2002), Aula ja Mantere (2008), Aula ja Heinonen (2011). Juholin 2007)

9 Valtionhallinnon viestintä on vuorovaikutteinen prosessi, jossa viranomaiset vastaanottavat, tuottavat ja jakavat informaatiota sekä osallistuvat eri tavoin julkiseen keskusteluun ja siten luovat merkityksiä yhteiskunnallisista asioista (Informoi, neuvoo, keskustelee ja osallistuu. Valtionhallinnon viestintä 2000-luvulla. Valtioneuvoston kanslia 2001) Työyhteisön viestintäjärjestelmä on kokonaisuus, joka muodostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista, viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä (Åberg 2000).

10 Viestintäyksikkö on organisaation strategisen tason asiantuntija- ja palveluelin. Se johtaa, konsultoi, koordinoi ja toteuttaa viestintää

11 Siis hankalia käsitteitä! toiminto, funktio, jota viestinnän ammattilaiset hoitavat strateginen työkalu, osa strategista johtamista mukana kaikessa johtamisessa ja organisatorisessa toiminnassa: ilman viestintää ei voi johtaa

12 Organisointi

13 Organisoinnin lähtökohta ei ole olemassa yhtä ainoaa, oikeaa tapaa viestiä viestinnän järjestelyjä pohdittaessa on siten otettava huomioon yhteisön erityispiirteet ja viestinnän puitteet

14 Soviteanalyysi Ympäristötekijät Rakennetekijät Ohjaustekijät Yksilö- ja ryhmätekijät Muut tekijät Viestinnän järjestelyt Viestinnän toimivuus

15 Ympäristötekijät: - työ- ja arvoympäristö (Rhenman) - vaikutettavissa olevat ympäristötekijät ja rajoitteet - tärkeimmät julkisuuden kentät - keinoja: segmentointi

16 Rakennetekijät: - organisaatiotasot - rinnakkaisten yksiköiden määrä - maantieteellinen hajautuneisuus - verkostokumppanuudet - virtuaalityö

17 Ohjaustekijät: - käytettävissä olevat liikkeenjohdon menetelmät - esimiesten henkilökohtaiset johtamisominaisuudet

18 Yksilö- ja ryhmätekijät: - yksilötason osaaminen ja kokemus - suhdetekijät

19 Muut voimavarat: - tekniset - taloudelliset - infrastruktuuri

20 Viestinnän järjestelyt, kanavat ja säännöt: - mitä vaatimuksia ympäristö- ja puitetekijät asettavat viestinnälle? - face-to-face -viestintä, verkkoviestintä ja painettu viestintä

21 Viestinnän toimivuuden arviointi: 1 aseta mitattavissa olevat tavoitteet 2 määrittele ne tulemat, joita halutaan mitata 3 määrittele halutut vaikutukset 4 linkitä viestinnän tavoitteet yleisiin liikkeenjohdollisiin tavoitteisiin

22 Viestintäfunktion kehityspolku o.t.o. eli oman toimen ohessa Yksinäinen susi Viestintäyksikkö Asiantuntijat yhteen: viestintä, markkinointi, IT, HR Tiimi- tai muu verkostomalli Organisatorinen asema Tekninen taso: siellä jossain Taktinen taso: vallan ovenpielessä tai ovensuussa Strateginen taso: päättäjien pöydässä Ulkoisten palvelujen käyttäminen

23 Viestinnän vastuut Ylin johto vastaa viestinnästä, kuten kaikesta muustakin toiminnasta Yhteisöviestinnän strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on viestintävastuu delegoitava viestintäjohtajalle tai vastaavalle johtoryhmän jäsenelle

24 Käytännössä jokainen työyhteisön osa toteuttaa viestintää omalla vastuualueellaan yhteistyössä viestintähenkilöstön kanssa. Tämä edellyttää, että viestintävastuut täsmennetään viestinnän suunnittelu on osa työyhteisön strategista prosessia ja viestinnän johtamisesta ja koordinoinnista huolehditaan. Kokonaisviestinnän näkökulma edellyttää toimivaa integrointia ja koordinointia

25 Viestinnästä vastaava on viestinnän suunnittelun ja toteutuksen ammattilainen sekä sisäinen konsultti: johtaa, koordinoi ja konsultoi muita viestinnän kysymyksissä tuntee ulkoiset viestintä- ja tutkimuspalvelut ja osaa hyödyntää näitä omaa riittävät taidot viestintäyksikön ja -hankkeiden johtamiseen hallitsee kokonaisviestinnän eri osa-alueet Työssään häntä ohjaavat yhteisön toimintaa säätelevien lakien ja sopimusten lisäksi Suomen Tiedottajien Liiton hyväksymät eettiset säännöt

26 Viestintävastaavan ammattikuva 5 eurooppalaista ammattiroolia negotiator -> stakeholder relatios brand officer -> profile, reputation management policy advisor -> member of top management team internal communicator -> HR, human resources press agent -> media relations Hanna Salmisen väitöskirjan käsikirjoitus 2011 Beurer-Züllig, Fieseler&Meckel: On the State of the Communication Profession in Europe (2009)

27 Viestintävalmiudet Valmiudet mihin? sisällön hallinta, toiminta eri julkisuuden areenoilla, legitimiteetti, yhteisöllisyys Esimiesten viestintävalmiudet Avainhenkilöiden viestintävalmiudet Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet Henkilöstön oma-aloitteisuus, aktiivisuus; vuorovaikutteisuuden mahdollistavat areenat

28 Avainhenkilöiden viestintävalmiudet ketkä ovat avainhenkilöitä? keulakuvat ja erityisaiheiden asiantuntijat on myös vastuukysymys: kuka organisaatiossa saa viestiä? tärkeää etenkin asiantuntijajulkisuuden kannalta, eli on asiantuntijaviestintää, jolloin fokuksessa mm ymmärrettävyys kiinnostuksen herättäminen viestimien käytön hallinta viestintä ja vaikuttaminen

29 Esimiesten viestintävalmiudet Ilman viestintää ei voi johtaa! Esimiehen viestinnän kalupakissa kannettavia viestinnän teorioita ja malleja, omaa kokemusta (hiljaista tietotaitoa) ja tietoa erityisaiheita: (ks kotisivultani johtamis- ja asiantuntijaviestinnän erikoisluentosarjan verkko-aineistot), mm delegoiva ja koordinoiva viestintä, vuorovaikutteiset viestintätilanteet, motivointi, sitoutuneisuus, luovuuden ja synergian kirvoitus, palautteen antaminen, ikävien asioiden viestiminen ja verkkojohtamisen haasteet

30 Viestinnän osaamisen kehittäminen yhteistyö HR:n (henkilöstöyksikön) kanssa jatkumo: ei vain koulutusta vaan monenlaista kehittävää viestintää: koulutus, työnkierto, benchmarking ja hyvien käytäntöjen siirto, casekuvaukset, intran ja/tai henkilöstölehden käyttö VISAn esiin nostamat arvioinnin kohteet: onko viestinnän koulutustarpeita arvioitu ja osaamisen kehittämiseen laadittu suunnitelmat onko organisaatiossa pitkäjänteinen, koko henkilöstön koulutustarpeet kattava viestinnän koulutussuunnitelma onko viestintäkoulutus liitetty tulosneuvotteluihin tai toiminta- ja taloussuunnitelmiin onko kriisiviestinnän koulutustarve kartoitettu ja kriisiviestintää harjoiteltu

31 Viestinnän ammattilaisten viestintävalmiudet yleinen ymmärrys viestinnän mahdollisuuksista: sisällöt keinot vaikutukset eettiset kysymykset erikoistuminen koordinoiva viestintä ja hankeviestintä tämän päivän haasteita monimediakirjoittaminen hypertekstuaalisuus ajan tasalla pysyminen teknisen kehityksen osalta

32 Henkilöstön omaaloitteisuus ja aktiivisuus henkilöstö ei ole passiivinen viestinnän objekti, vaan aktiivinen subjekti. Jokainen on maineen suurlähettiläs (Pekka Aula) nykyisellä viestintäteknologialla voidaan jopa edellyttää oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta (Elisa Juholin) vuorovaikutteisuus periaatteena ja asenteena ja vuorovaikutuksen mahdollistavat areenat siirtyminen lineaarisesta, lähettäjäkeskeisestä prosessimallista ( pack and deliver ) on hidas prosessi, liittyy yleiseen johtamiskulttuuriin ja perinteisiin