SÄHKE-hanke. Mallintamisen osahankkeen tarjouspyynnön esittelytilaisuus Kansallisarkisto

Transkriptio

1 SÄHKE-hanke Mallintamisen osahankkeen tarjouspyynnön esittelytilaisuus Kansallisarkisto

2 Agenda Koko hankkeen esittely Tarjouspyynnön kohteen esittely Kysymykset Tilaisuuden tarkoitus:. Saattaa tarjousta valmistelevat tahot hyvään alkuun ja oikealle aaltopituudelle 2. Saada parempia tarjouksia 3. Tiedottaa hankkeesta 2

3 VN:n periaatepäätös valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä Asianhallinnan järjestelmäsuunnittelussa on otettava huomioon tietojen ja asiakirjojen koko elinkaari (tuottaminen, rekisteröinti, käsittely, arkistointi, hävittäminen). Arkistolaitoksen johdolla määritellään ja otetaan käyttöön yhteisiä tiedon esittämis- ja tallentamismuotoja, jotka varmistavat: tietojen käytettävyyden mahdollistavat tarpeettoman tiedon hävittämisen turvaavat erityisesti pitkään tai pysyvästi säilytettävien tietojen ja asiakirjojen säilymisen mahdollistavat niiden siirron arkistolaitokseen 3

4 Arkistolaitoksen hankkeen tuloksena Ohjeet sähköisten asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä saatetaan ajantasalle Sähköisten aineistojen käsittelyssä voidaan ottaa käyttöön aiempaa yhdenmukaisempia tiedon esittämis- ja tallentamismuotoja, jotka varmistavat tietojen käytettävyyden niiden elinkaaren eri vaiheissa Arkistolaitoksessa otetaan käyttöön ajanmukaiset järjestelmät ja menetelmät, jotka takaavat vastaanotettujen sähköisten asiakirjojen ja tietojen säilymisen ja käytettävyyden 4

5 SÄHKE-hanke Kohti sähköistä asiakirjahallintoa 5

6 SÄHKE-hanke MOTTO: Millä edellytyksellä arkistolaitos voi ottaa vastaan, säilyttää ja tarjota käyttöön asiankäsittelyjärjestelmien tuottamia sähköisiä tietoaineistoja? 6

7 Ottaa vastaan,... Kuolleita tietokoneita ja vanhoja levykkeitä? Järjestelmien tuottamia tietoaineistoja sellaisenaan Word, WP, Excel, PPT, TIFF, eri versiot... Metatietoja eri muotoisina tietokantoina Jonkin standardin mukaisia vakioituja aineistoja määritellyn siirtoketjun mukaisesti 7

8 ...säilyttää ja tarjota käyttöön Kela-arkisto Emulaattori 8

9 Säilytysstrategia: migraatio Asiakirjojen tallennustapaa muunnetaan elinkaaren aikana (konvertointi) Periaatteessa aktiiviajan säilytysmuodolla ei ole väliä, jos muodosta saa pitkäaikaissäilytykseen sopivaa formaattia Konversio olisi parasta tehdä järjestelmän puitteissa, jotta järjestelmä rakennetaan tukemaan asiaa Usein myös aktiiviaikana joudutaan konvertoimaan Migraatio pitää dokumentoida 9

10 Työhypoteesi Hanke luo edellytyksiä asiain tilalle, jossa: Tietoyhteiskunnan asiakirjallinen kulttuuriperintö on koko elinkaarensa ajan (syntyy, käsitellään, arkistoidaan) sähköisessä muodossa. Tieto säilyy sähköisessä muodossa pysyvästi, sitä ei tarvitse tulostaa paperille tai mikrofilmille. Kansallisarkistossa on palvelujärjestelmä, joka säilyttää ja tarjoaa käyttöön sähköisiä aineistoja. Tässä hankkeessa EI rakenneta eikä määritellä tarkemmin palvelujärjestelmää! Luodaan edellytyksiä sen rakentamiselle Aineistot säilytyskelpoisessa muodossa viranomaisilta SILTI: Lopputuloksen pitää tukea palvelujärjestelmäkonseptia 0

11 Asiantilaa edistetään Laatimalla tässä hankkeessa määritys arkistokelpoiselle asiankäsittelyjärjestelmälle ja sen tuottamalle pitkäaikaissäilytettävälle sähköiselle arkistoversiolle / siirtotiedostolle Hanke ei määrittele muita asiankäsittelyjärjestelmän ominaisuuksia (helppokäyttöisyys, jne.)

12 Tuotettavan määrityksen asiakkaat Viranomaiset: Jos haluat arkistokelpoisen järjestelmän, noudata määrityksiä Jos haluat arkistoida sähköisesti, noudata määrityksiä Toimittajat Jos haluat myydä ratkaisuasi arkistokelpoisena, rakenna määritysten mukainen ratkaisu Jos haluat myydä sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin ratkaisuja, rakenna määrityksen mukaan 2

13 SÄHKE-hanke ID Task Name Duration 200 Oct Nov Dec 2002 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 2003 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Esitutkimus ja hankesuunnittelu 45d 2 Evaluointi 50d 3 Mallintaminen 32d 4 Konvertoinnin testaus 29d 5 Laadunvarmennuksen testaus 32d 6 26d Relaatiotietokantojen pitkäaikaissäilytys Evaluointi Mallinnus Konvertointi Laadunvarmennus Relaatiotietokantojen pitkäaikaissäilytys 3

14 Asiankäsittely/-hallintajärjestelmä Käsittely-ympäristö Diaari (luokittelu, haku, asian metatiedot) Apusovellukset (arkistonhallinta, prosessikohtaiset) Sähköinen asiakirjasäilö (asiakirjat) Skannaus 4

15 Mallinnus: Tavoitetila -Toimintamalli -Tietomalli -Tiedostomuodot 5

16 Monesta yhdeksi Kaikilla tasoilla tutkitaan kuvailuattribuutteja suhteessa EAD-standardiin ja arkistotietokantaan. Säilytysattribuutteja ovat -Tiedostomuoto - Konvertointiajankohta - jne. (kv. vertailu) Arkisto -Kuvailuattribuutit -Säilytysattribuutit Ryhmä -Tietoturvaluokka Muutostietokohdistuu joko -Julkisuus Ryhmät voivat olla sisäkkäisiä. asiakirjaan tai asiaan. -Säilytysaika Asia liittyy aina tarkimmalle tasolle. -Ryhmän numero -Ala_ryhmä -Ylempi_ryhmä Käyttäjä Muutostieto -Vastuuasia -Vastuuhenkilö Virkamies -Nimi -Koska Asia -Vastuuaika -Rooli -Mitä -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika.. Avaustoimenpide -Rek.attr. Välitoimenpide -Rek.attr. Lopputoimenpide -Rek. attr. Toimenpide -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika Asiakirja -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika -Autenttisuus ja eheys Asiakirja voi kuulua kerrallaan vain yhteen toimenpiteeseen. Asiakirjan metadata pitää suhteuttaa Dublin Coreen / JHS 43 / SFS. Asiakirja voi olla myös ulkoinen entiteetti (TIFF). Tällöin siinäkin pitää olla säilytysmetadataa. -Tiedostomuodot -Konvertoinnit Tietomalli Asiakirjallista tietoa sisältävät tietojärjestelmät: Asiankäsittelyjärjestelmä Muu asiakirjallista tietoa sisältävä tietojärjestelmä Esim. erillisrekisteri (ajoneuvorekisteri) Kansallisarkiston säilytysjärjestelmä 6

17 Kaikilla tasoilla tutkitaan kuvailuattribuutteja suhteessa EAD-standardiin ja arkistotietokantaan. Arkisto -Kuvailuattribuutit Säilytysattribuutteja ovat -Säilytysattribuutit -Tiedostomuoto - Konvertointiajankohta - jne. (kv. vertailu) Ryhmä -Tietoturvaluokka Muutostietokohdistuu joko -Julkisuus Ryhmät voivat olla sisäkkäisiä. asiakirjaan tai asiaan. -Säilytysaika Asia liittyy aina tarkimmalle tasolle. -Ryhmän numero -Ala_ryhmä -Ylempi_ryhmä Käyttäjä Muutostieto -Vastuuasia -Vastuuhenkilö Virkamies -Nimi -Koska Asia -Vastuuaika -Rooli -Mitä -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika.. Avaustoimenpide -Rek.attr. Välitoimenpide -Rek.attr. Asiakirja -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika -Autenttisuus ja eheys Lopputoimenpide -Rek. attr. Asiakirja voi kuulua kerrallaan vain yhteen toimenpiteeseen. Asiakirjan metadata pitää suhteuttaa Dublin Coreen / JHS 43 / SFS. Asiakirja voi olla myös ulkoinen entiteetti (TIFF). Tällöin siinäkin pitää olla säilytysmetadataa. -Tiedostomuodot -Konvertoinnit Toimenpide -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika Asiakirjahallinnon näkökulmasta -Toiminnallisia vaatimuksia -Toimintamalli -Metatietojen minimijoukko -Arkistoversion / siirtotiedoston formaatin määrittely Tietomalli -Ei määritellä palvelujärjestelmää -Ajatellaan, että sellainen jatkossa rakennetaan 7

18 <Metatietoa> <Säilytysaika/> <Tietoturvaluokitus/> <Julkisuus/> </Metatietoa> Kirjaaja Järjestelmä Käsittelijä Järjestelmä Käsittelijä Järjestelmä ASIANKÄSITTELY- JÄRJESTELMÄ AMS <Metatietoa> <AMS-metatiedot/> <Asian avaus/> </Metatietoa> <Metatietoa> <AMS-metatiedot/> <Asian avaus/> <Asian käsittely/> </Metatietoa> <Metatietoa> <AMS-metatiedot/> <Asian avaus/> <Asian käsittely/> <Asian lopetus/> </Metatietoa> <Metatietoa> <Asian avaus/> <Asian käsittely/> <Asian lopetus/> </Metatietoa> Kirjaaja Asiakirja Asiakirja Vaihe - Avaus Asiakirja Vaihe 2 - Välitoimenpiteet Asiakirja Vaihe 3 - Lopputoimenp. Asiakirja Vaihe 4 - Aktiiviajan säilytys Tiedonsaanti Käsittelijä Metatiedon avulla Seulonta Siirto Kuvailu Järjestelmä Tiedonsaanti <Metatietoa> <Asian avaus/> <Asian käsittely/> <Asian lopetus/> </Metatietoa> KA:n JÄRJESTELMÄ Kansalainen Asiakirja Vaihe 5 - Pitkäaikaissäilytys 8

19 Asiakirjan elinkaari Kuvailutieto Aktiivivaihe Infrastruktuurivaihe Passivivaihe Diaarikaavan luominen järjestelmään Oletusarvojen syöttäminen hierarkiaan Tietoturvaluokka Julkisuusluokka Säilytysaika Asian ja asiakirjojen viitetietojen ylläpito Asiakirjojen laatiminen ja muokkaus Tietojen muuttumattomuuden valvonta Käsittelyketjuja kuvaavat tiedot asioille ja asiakirjoille Mahdolliset konversiot ja niiden onnistumisesta huolehtiminen Tietojen muuttumattomuuden valvonta Asiakirjojen seulonta- ja hävitysajot Konversiot pitkäaikaissäilytykseen 9

20 Asian aktiiviajan elinkaari Käsittelyketjun hallinta Rekisteröintimetadatan keruu Tiedon muutoksien/muuttumattomuuden hallinta ja dokumentointi Avausvaihe Välitoimenpiteet Lopputoimenpide Asian sijoittaminen diaariluokitukseen Asian perustietojen syöttäminen Avaavan asiakirjan liittäminen Asian välitoimenpiteiden kirjaaminen järjestelmään Välitoimenpiteeseen liittyvän asiakirjan liittäminen Asian lopputoimenpiteen kirjaaminen järjestelmään Lopputoimenpiteeseen liittyvän asiakirjan 20 liittäminen

21 Metadata Asiakirjan metadata Arkistollinen, hallinnollinen Asian metadata Rekisteröinti Arkistokokonaisuuden metadata Arkistonmuodostussuunnitelma Kuvailustandardi (arkistotietokanta), EAD Säilytysmetadata (migraation dokumentointi) 2

22 AMS metadatajärjestelmänä AMS:n yhteydessä luotu ryhmiin sidottu metadata Julkisuus Tietoturvaluokka Suojeluluokka Säilytysaika Ryhmäkohtaiset oletusarvot Voidaan muuttaa tapauskohtaisesti tarvittaessa Esim. puoliautomaattiset seulonnat 22

23 Konversio määriteltävään siirtomuotoon, laadunvarmennus ja sinetöinti - Siirron laadunvarmennus ja sisällön validointi - Konversio KA:n järjestelmään? Sovelluspalvelin Komponentti Komponentti 2 Toiminnallisuudet Rajapinta XML-arkisto Bin.entiteetit Vakka Palvelujärjestelmä Säilytysjärjestelmä RDBMS Kuvat, kartat,... Tiedostojärjestelmä Viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmä Sähköinen siirtokokonaisuus Kansallisarkisto 23

24 Mitä? Miten (toiminnallisesti)? Konversio määriteltävään siirtomuotoon, laadunvarmennus ja sinetöinti - Siirron laadunvarmennus ja sisällön validointi - Konversio KA:n järjestelmään? Sovelluspalvelin Komponentti Komponentti 2 Toiminnallisuudet Rajapinta XML-arkisto Bin.entiteetit Vakka Palvelujärjestelmä Säilytysjärjestelmä RDBMS Kuvat, kartat,... Tiedostojärjestelmä Viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmä Sähköinen siirtokokonaisuus Kansallisarkisto XML? ASCII? TIFF? ja yksityiskohdat 24

25 Sähköisen arkistointijärjestelmän looginen viitearkkitehtuuri Viitekerros Säilytyskerros Viitetietokanta (arkistotietokanta VAKKA) -tuotannossa GIS-aineistot? Asiankäsittelyjärjestelmien sisällön säilytysjärjestelmä -edellytykset hankkeessa Relaatiotietokantojen säilytysjärjestelmä (perusrekisterit?) -selvitys tulossa Digitoitujen vanhojen asiakirjojen säilytysjärjestelmä -selvitys tekeillä 25

26 Mallintaminen "Speksi" Määritellään ne asiankäsittelyprosessin vaiheet, joiden pitää rekisteröityä järjestelmään Määritetään ne metatietoelementit, joilla rekisteröitävät toimenpiteet ilmenevät asiakirjoissa Määritellään tietomalli sille muodolle, jossa Kansallisarkisto ottaa vastaan sähköisiä aineistoja Järjestelmän luotettavuuteen ja vikasietoisuuteen (tuotettujen tietojen oikeellisuuteen liittyviä) vaatimuksia. Ks. liite 2 26

27 Toiminnalliset vaatimukset Keskeistä materiaalia Esitutkimus Kotimaiset määräykset ja ohjeet EU:n MoReq ISO Standardi Muut kv. materiaalit Tanska, Norja Ks. alustava luettelo toiminnallisista vaatimuksista (liite2) 27

28 Sähköisen arkiston tuottaminen Siirtotiedosto säilytysjärjestelmää varten 28

29 Siirtotiedosto Pelkkä asiakirjatiedostojen arkistointi ei riitä Myös niiden kontekstia ja käsittelyä koskeva tieto pitää kulkea mukana --> Metadata Koko arkisto voidaan haluttaessa kuvata hierarkisena esityksenä, jossa rakenteeseen liittyy metadataa ja asiakirjoja XML+TIFF 29

30 Siirtotiedosto Erityisen pulmallisia ovat valmistajakohtaiset paljon infomaatiota sisältävät tiedostomuodot Asiakirjoissa esim. Word-dokumentit, joissa on OLE-objekteja Erilaisia elementtejä sisältävät tiedostomuodot (teksti+kuva+ääni) Helpointa on tavallinen teksti, jota asiakirjat enimmäkseen sisältävät Tällä hetkellä varmin on puhdas ASCII Rakenteisia muotoja seurataan 30

31 -Koska -Mitä Kaikilla tasoilla tutkitaan kuvailuattribuutteja suhteessa EAD-standardiin ja arkistotietokantaan. Säilytysattribuutteja ovat -Tiedostomuoto - Konvertointiajankohta - jne. (kv. vertailu) Muutostietokohdistuu joko asiakirjaan tai asiaan. Muutostieto -Ala_ryhmä Ryhmä -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika -Ryhmän numero Asia -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika Arkisto -Kuvailuattribuutit -Säilytysattribuutit -Ylempi_ryhmä -Vastuuasia -Vastuuhenkilö Ryhmät voivat olla sisäkkäisiä. Asia liittyy aina tarkimmalle tasolle. Virkamies -Vastuuaika Käyttäjä -Nimi -Rooli.. Avaustoimenpide -Rek.attr. Välitoimenpide -Rek.attr. Lopputoimenpide -Rek. attr. Toimenpide -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika Asiakirja -Tietoturvaluokka -Julkisuus -Säilytysaika -Autenttisuus ja eheys Asiakirja voi kuulua kerrallaan vain yhteen toimenpiteeseen. Asiakirjan metadata pitää suhteuttaa Dublin Coreen / JHS 43 / SFS. Asiakirja voi olla myös ulkoinen entiteetti (TIFF). Tällöin siinäkin pitää olla säilytysmetadataa. -Tiedostomuodot -Konvertoinnit 3

32 Viranomaisen A arkisto : Arkisto Kuvailuattribuutit Säilytysattribuutit End2 Ryhmä 0 Yleishallinto : Ryhmä Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Ryhmän numero End Ryhmä Henkilöstöhallinto : Ryhmä Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika = 5 Ryhmän numero = Ryhmä 0 Henkilöstöpolitiikka : Ryhmä Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Ryhmän numero = 0 Ryhmä 03 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen : Ryhmä Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Ryhmän numero = 03 Työläisen valinta : Asia Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Asian avaus : Avaustoimenpide Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Rek.attr. Saapunut asiakirja : Välitoimenpide Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Rek.attr. Päätös : Lopputoimenpide Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Rek. attr. Hakuilmoitus_suomeksi : Asiakirja Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Autenttisuus ja eheys Hakuilmoitus_ruotsiksi : Asiakirja Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Autenttisuus ja eheys Saapunut_Hakemus : Asiakirja Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Autenttisuus ja eheys Lähtenyt päätöskirje : Asiakirja Tietoturvaluokka Julkisuus Säilytysaika Autenttisuus ja eheys 32

33 Rakenne Esimerkki sähköisen arkiston rakenteesta Arkisto Kuvailuattribuutit Pääryhmä Kuvailuattribuutit AMS-attribuutit Pääryhmä 2 Kuvailuattribuutit AMS-attribuutit Alaryhmä 2. Kuvailuattribuutit AMS-attribuutit Asia Dnro AMS-attribuutit Aloitustoimenpide Rekisteröintiattr. Välitoimenpide Rekisteröintiattr. Välitoimenpide Rekisteröintiattr. Lopputoimenpide Rekisteröintiattr. Asiakirja (vireillepano) Asiakirjan metatiedot AMS-attribuutit Asiakirja (lausuntopyyntö) Asiakirjan metatiedot AMS-attribuutit Asiakirja (lausunto) Asiakirjan metatiedot AMS-attribuutit Asiakirja (päätös) Asiakirjan metatiedot AMS-attribuutit 33

34 Käytännössä Mallintaminen Määrittely asiakirjahallinnon näkökulmasta Välineetön (kuvaustekniikkana UML?) Välineellinen (XML?) Perustelut asialle Formaatit asiakirjoille(ascii, XML, TIFF,???) Yksityiskohtia myöten Määrittelyn tulisi olla käyttökelpoinen kaikille toimijoille Jakoavain, jos halutaan arkistoida sähköisesti 34

35 Kysymykset? 35

36 Lopuksi Tämä presentaatio ilmestyy verkkoon Huom! Kaikkia ei voida valita konsultiksi hankkeeseen, mutta kaikki voivat olla mukana. Hankkeen keskeinen lähtökohta on yhteistyö. Ilmoittaudu hankkeen postituslistalle! Jatkossa tietoa hankkeen nettisivuilta 36