JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa"

Transkriptio

1 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: Julkaistu: Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisällys 1 Suosituksen tarkoitus ja kohderyhmä Suosituksen tarkoitus Suosituksen kohderyhmä Vaatimukset rekisteröinnille sähköisessä toimintaympäristössä Asiakirjallisen tiedon laatu ja tietoturva Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Vaatimukset asiankäsittelyjärjestelmille Rekisteröinti arkistonmuodostuksen osana Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen Asiaryhmitys Sisäinen ja ulkoinen metatieto rekisteröintiohjeet ja asiakirjojen metatiedot Julkisuus, salassapito ja henkilötietojen käsittely asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä Julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietoja koskevat merkinnät asiakirjassa ja asiakirjarekisterissä Salassa pidettävien asiakirjojen turvaluokittelu Tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisteriseloste Rekisteröinti sähköisessä asioinnissa ja tiedonhallinnassa Sähköinen asiointi Sähköpostin käsittely ja rekisteröinti Tietopalvelu ja tiedonhallinta Intranet ja tiedonhallinta Tietoaineistojen monimuotoisuuden ja asiankäsittelyjärjestelmän käytön hallinta Tietojen ja asiakirjojen säilyttäminen ja arkistotulosteet Opastavat tiedot Suosituksen tarkoitus ja kohderyhmä 1.1 Suosituksen tarkoitus Tämän suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaista luomaan toimiva perusta sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnalle. Suosituksessa ei tarkastella koko asiankäsittelyprosessia, vaan tarkastelun kohteena on asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, rekisteröintiin liittyvät normit, vaatimukset ja ohjeet sekä se, miten rekisteröintiä voidaan hyödyntää asiakirjallisen tiedon käsittelyssä. Suosituksessa tarkastellaan rekisteröintiä tietojen saatavuuden, käytettävyyden ja säilymisen kannalta. Tarkastelu on toteutettu siten, että perusasiat ja -käsitteet sekä rekisteröinnin juridinen tausta esitellään 1/16

2 luvussa 2, luvussa 3 esitellään rekisteröintiin liittyviä hyviä käytäntöjä ja menettelytapoja ja luvussa 4 tarkastellaan rekisteröinnin toteutusta ja merkitystä sähköisen asioinnin, tietopalvelujen ja arkistoinnin toteuttamisessa. Keskeisiä käsitteitä on avattu luvussa 2.3. Perusvaatimus rekisteröinnille tulee lainsäädännöstä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) edellyttävät, että viranomaisella tulee olla sellaiset tiedon hallinnan välineet (mm. asiakirjarekisterit), jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Viranomaisella täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät ja miten ne etenevät organisaation työprosesseissa. Ohjeistusta tiedon hallinnasta on lisäksi annettu mm. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä asiakirjojen rekisteröintiä koskevassa arkistolaitoksen normissa (Arkistolaitos 195/40/2003, ). Suositus on tarkoitettu normaalien hallinnollisten asioiden käsittely-ympäristön kehittämiseen, eli suositus ei vastaa kaikkien eritystapausten käsittelyyn liittyviin kysymyksiin. Suosituksessa puhutaan rekisteröinnistä eikä kirjaamisesta, koska kirjaamisen nähdään koskevan vain diaaritietoja. Käsiteltävyyden ja löydettävyyden kannalta on kuitenkin hyödyllistä tallentaa asioista ja asiakirjoista myös muunlaista informaatiota. Rekisteröinti on osa viranomaisen asiakirjahallintoon ja arkistonmuodostukseen liittyvää tiedonhallintaa, jonka suunnittelussa on välttämätöntä analysoida ja kuvata myös toiminnassa ja tietojärjestelmissä muodostuvat henkilörekisterit ja henkilötietolain (523/1999) soveltamisalaan kuuluva henkilötietojen käsittely sekä varmistaa käsittelyn lainmukaisuus ja tietoturva. 1.2 Suosituksen kohderyhmä Tämä suositus on tarkoitettu käytettäväksi sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnan suunnittelussa. Keskeinen suosituksen kohderyhmä ovat asioinnin ja asiankäsittelyn toteuttajat, erityisesti asiakirjahallinnon asiantuntijat, tietojärjestelmäsuunnittelijat, tietohallinnon kehittäjät ja päättäjät. 2 Vaatimukset rekisteröinnille sähköisessä toimintaympäristössä Organisaatiot ovat enenevässä määrin siirtyneet asioiden ja asiakirjojen käsittelyssä asiankäsittelyjärjestelmien (asianhallintajärjestelmien) käyttöön. Arkistolaitoksen määräykset/ohjeet velvoittavat viranomaisen kytkemään asiakirjahallinnon ja rekisteröinnin suunnittelun osaksi toimintaprosessien kehittämistä ja suunnittelua. Tämä edellyttää myös organisaation toiminnasta syntyvien asiakirjallisten tietojen ja tiedon hallintavälineiden tunnistamista sekä rekisteröintikäytäntöjen ja -tarpeiden selvittämistä (katso JHS 152: Prosessien kuvaaminen ja arkistolaitoksen laatima AMS-opas (www.amsopas.fi). Tietojen ja asiakirjojen käsiteltävyyden ja löydettävyyden kannalta on järjestelmiin hyödyllistä tallentaa myös muuta kuin pelkkää diariointitietoa etenkin silloin, kun asiankäsittelyjärjestelmän tietoja halutaan käyttää myös tietojen käsittelyssä ja jakelussa muissa tietojärjestelmissä ja kanavissa. Rekisteröinnin rooli sähköisessä toimintaympäristössä onkin nähtävissä laajemmaksi kuin pelkkänä organisaation ydinprosessiin liittyvien asioiden ja asiakirjojen yksilöinti-, yhdistämis- ja hallintatoimintana. 2.1 Asiakirjallisen tiedon laatu ja tietoturva Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomaisen tulee huolehtia oman toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. (ks. VM:n työryhmämuistio 11/2000: Hyvän tiedonhallintatavan määritys osoitteessa: Julkisuuslaissa (18 ) ja sitä täydentävässä asetuksessa (1 ) lueteltujen vaatimusten perusteella 2/16

3 Tietoturvasta ja tietosuojasta on huolehdittava. Tietoturvallisuus käsittää tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien uhkien poistamisen tai vähentämisen. Tietojärjestelmien turvallisuudesta ja tietosuojasta on laadittava ajan tasalla olevat toteuttamissuunnitelmat (esim. tietoturvasuunnitelma ja toipumissuunnitelma). Viranomaisen on huolehdittava siitä, että sen palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä, tietoturvallisuusjärjestelyistä ja tehtävänjaosta. Viranomaisen on myös valvottava annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista. Viranomaisella tulee olla ajan tasalla olevat omaa toimintaa koskevat kuvaukset, selvitykset ja luettelot. Näistä tulee ilmetä tiedot toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuudesta, käytettävyydestä, laadusta ja tietosuojasta. Tällaisia kuvauksia, selvityksiä tai luetteloita ovat mm. - arkistonmuodostussuunnitelma - diaari ja muut rekisterit - arkistoluettelot - henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet - henkilötietojen käsittelyä ja julkisuuden toteuttamista koskevat ohjeet. Asiakirjojen saatavuuden ja käytettävyyden tietoturvan varmistaminen edellyttää tietoaineistojen rekisteröinnin, arkistoinnin ja luetteloinnin lisäksi erityisesti atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelua. Tiedon automatisoitu käsittely ja tietojärjestelmistä saatavien tulosteiden tarve ja säilytysarvo työprosesseissa tulee selvittää jo tietojärjestelmien systeemityötä tehtäessä. Tämä edellyttää sitä, että asiakirjahallinnon asiantuntija osallistuu tietojärjestelmien määrittelyyn, käyttöönoton suunnitteluun ja kehittämiseen. Tietoturvallisuuteen liittyvissä asioissa valtionhallinnossa on laaja yhteinen tietoturvaohjeisto, joka kattaa kaikki tietoturvallisuuden osa-alueet. Valtiovarainministeriö (VM) ohjaa ja yhteensovittaa valtionhallinnon tietoturvallisuutta ja sen kehittämistä. Ohjeita kehittää VM:n asettama valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä (VAHTI). Ks Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys Asiakirjojen alkuperäisyys ja eheys on määritelty erityisesti laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003, myöhemmin asiointilaki). Käsitteet liittyvät mainitussa laissa toisiinsa siten, että ne ovat keskeisesti sidoksissa sähköisen allekirjoituksen käsitteeseen. Laki sähköisistä allekirjoituksista määrittelee PKI-infrastruktuurin eli julkisen avaimen käyttöön perustuvan järjestelmän mukaisen sähköisen allekirjoituksen. PKI-tekniikkaa käytettäessä ei tarvita käyttäjien välistä kahdenvälistä sopimista, vaan kuka tahansa (viestin vastaanottaja) voi tarkistaa allekirjoituksen aitouden. Tästä syystä juuri PKI:llä tehty sähköinen allekirjoitus tarjoaa avoimessa verkkoympäristössä välineet siihen, että voidaan kiistattomasti osoittaa, onko viesti säilynyt muuttumattomana välittämisen aikana ja todentaa, kuka viestin on lähettänyt. Eheys merkitsee muuttumattomuutta eli asiointilain näkökulmasta viestin saapumista lähetetyssä muodossa. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan sitä, onko sähköisen viestin lähettäjä juuri se taho tai henkilö, joka on merkitty viestiin lähettäjäks Lähestymistapa on samansuuntainen tietoturvallisuuskäsitteistön kanssa, jossa siinäkin keskeinen käsite on eheys. Termillä tarkoitetaan kahta asiaa: Tietojen tai tietojärjestelmän aitous, väärentämättömyys, sisäinen ristiriidattomuus, kattavuus, ajantasaisuus, oikeellisuus ja käyttökelpoisuus. Ominaisuus, että tietoa tai viestiä ei ole valtuudettomasti muutettu ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa kirjausketjusta. 3/16

4 Alkuperäisyys liittyy puolestaan tietoturvakäsitteeseen todentaminen: Järjestelmän käyttäjän (henkilön, organisaation tai laitteen) tai viestinnässä toisen osapuolen tunnistuksen varmistaminen. Asiakirjojen täydellisestä eheydestä voidaan joutua luopumaan, kun aineistoja muokataan jatkokäsittelyn mahdollistamiseksi tai konvertoitaessa asiakirjoja säilytystä varten. Tällöin asiakirja ei ole enää teknisesti ehyt, koska asiakirjan esitystapa on muuttunut. Sähköistä asiointia koskevan lain mukaan asiakirjan säilyttämisessä keskeistä onkin asiakirjan säilyminen sisällöltään muuttumattomana, millä tarkoitetaan tietosisällöllistä eli semanttista eheyttä. Joissakin tapauksissa, kuten potilasasiakirjojen osalta, edellytetään myös teknistä muuttumattomuutta, koska potilasasiakirjat sisältävät myös paljon digitaalista kuvainformaatiota, jonka tekninen muuttuminen johtaa helposti asiakirjojen käyttökelvottomuuteen. 2.3 Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Asiakirjallisen tiedon hallintavälineitä ovat mm. asiankäsittelyjärjestelmät, diaarit, erityisrekisterit, muut tietojärjestelmät sekä arkisto- ja hävitysluettelot. Nämä tiedon hallintajärjestelmät eivät kuitenkaan korvaa arkistolain edellyttämää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), joka on organisaation asiakirjallisten tietoaineistojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Em. tiedon hallintavälineet tulee suunnitella arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen. Viranomaisen tiedon hallintavälineiden valintaan vaikuttavat mm. tiedon käyttöympäristö ja tilannetekijät. Seuraavassa esitetään aakkosjärjestyksessä luettelo tiedon hallintavälineiden merkityksestä rekisteröinnin ja asiakirjojen hallinnan näkökulmasta: Arkistointi Arkistoluettelo Arkistonhallintaohjelma Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Asiakirjojen liittäminen arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (Arkistolaki 6 ). Arkiston fyysisen hallinnan mahdollistava luettelo arkistoon sisältyvistä säilytysyksiköistä. Arkistoluetteloon voi sisältyä myös aineiston kuvailutietoa. Arkistonhallintaohjelmalla on mahdollista laatia arkistonmuodostussuunnitelmat sekä hallita arkistoa ylläpitämällä eri tarkoituksia varten laadittuja luetteloita (lainat, siirrot, hävitykset jne.) Arkistolain (831/ ) arkistonmuodostajalta edellyttämä luettelo sen tehtävien hoidon tuloksena kertyvistä asiakirjallisista tiedoista, niiden käsittely- ja säilytystavoista sekä säilytysajoista. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää organisaation tehtävien lisäksi myös niitä asiakirjallisten tietojen hallintaan tarvittavia tietoja (mm. rekisteröinti, arkistointi, säilytysaika, säilytysmuoto, julkisuus/salassapito), joita tarvitaan ohjaamaan organisaation asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä koko sen elinkaaren ajan. Sähköisiin tietojärjestelmiin ja rekistereihin sisältyvien tietojen säilytysarvo määritellään jo järjestelmien suunnittelun ja käyttöönoton yhteydessä (Arkistolaki). Tiedot eri asianhallinta- ja rekisteröintitavoista merkitään AMS:aan. Asiankäsittely-/asianhallintajärjestel mä Tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan hallita ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä sisältää tai siihen on integroitu toiminnallisesti tai loogisesti toisiinsa liittyviä sovelluksia, sisäisiä tietovarantoja, palveluita ja toimistotyökaluja (yleensä ainakin asiakirjarekisteri/rekisteriosa, asiakirjojen hallinta ja tekstivarannot 4/16

5 sekä tekstinkäsittelysovellus). Diaari Dokumenttienhallintajärjestelmä Erityisrekisteri Hävittäminen Seulonta Asiakirjahallinnon tietojärjestelmä, jonka avulla organisaatio rekisteröi vireille pannut asiat sekä niihin liittyvät asiakirjat tiedon löytämiseksi ja käsittelyvaiheiden dokumentoimiseksi. (Julkisuusasetuksessa 1030/1999 ja henkilötietolaissa 523/1999 on asiakirjarekisterin pitoa koskevia velvoitteita.) Keskitetty, sähköinen tietovarasto, joka sisältää dokumentteja sekä näiden meta- ja muita viitetietoja. Hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niissä oleviin tietoihin ilman, että dokumentteja käsitellään prosessin osina. Organisaation tietyn toiminnon kohteista (esimerkiksi henkilöistä, yrityksistä, rakennuksista) ylläpidettävä rekisteri, johon merkitään siihen liittyvien asiakirjojen ja asian valmistelun ja päätöksenteon edellyttämät tiedot ja joka täyttää asiakirjarekisterille asetetut vaatimukset. (Julkisuusasetuksessa 1030/1999 ja henkilötietolaissa 523/1999 on asiakirjarekisterin sisältöä koskevia velvoitteita.) Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen arkistosta ja tietojärjestelmistä sekä niiden tuhoaminen vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua. Asiakirjallisten tietojen määrälliseen supistamiseen liittyvät toimenpiteet. 2.4 Vaatimukset asiankäsittelyjärjestelmille Asiankäsittelyjärjestelmien on täytettävä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimukset mm. seuraavilta osin: Ratkaisujen on oltava luotettavasti liitettävissä muihin tieto- ja palvelujärjestelmiin. Asiankäsittelyn toimenpiteet voidaan luotettavasti rekisteröidä asian koko elinkaaren ajan. Järjestelmän on oltava luotettava sähköisten asiakirjojen tallentaja ja sen olisi mahdollistettava myös tietojen siirto sähköiseen arkistoon. Järjestelmä mahdollistaa arkistonmuodostussuunnitelmassa olevien metatietojen integroimisen asiankäsittelyjärjestelmään (esimerkiksi säilytysajat, julkisuustiedot, käyttörajoitukset, tietoturvatiedot, suojelutiedot). Asiakirjallisten tietoaineistojen laatu (tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus) turvataan ennen kaikkea asiankäsittelyyn liittyvillä käyttö- ja käsittelyoikeuksilla. Luotettavuuden kannalta on tärkeää, että kansalaisille voidaan tarvittaessa osoittaa asiankäsittelyjärjestelmässä tai muussa tietojärjestelmässä olevan tiedon luottamuksellisuus, alkuperäisyys, eheys, tietosuoja ja se, miten tietoturvaa koskevat asiat on hoidettu. Asiakirjahallinnolliset reunaehdot on otettava huomioon järjestelmän suunnitteluvaiheessa. Rekisteröinnin näkökulmasta tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että asiakirjarekisterin tietosisältö tuotetaan tehtävien yhteydessä, järjestelmän käyttö tapahtuu vain käyttöoikeuksien puitteissa ja että pysyvästi säilytettävä tietosisältö on alkuperäistä ja ehyttä arkistolaitoksen määrittelemissä rajoissa. 5/16

6 3 Rekisteröinti arkistonmuodostuksen osana 3.1 Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen edellyttää sitä, että organisaatio kartoittaa käytössään olevat rekisterit ja järjestelmät sekä rekisteröintitarpeet, selvittää yhteydet arkistonmuodostukseen ja ottaa huomioon voimassa olevat rekisteröinnistä annetut ohjeet ja määräykset. Rekisteröinnin kehittäminen antaa mahdollisuuksia myös toiminnan tehostamiselle, tietopalvelun parantamiselle ja asiakirjajulkisuuden paremmalle toteuttamiselle. Suunnittelutyö tapahtuu arkistonmuodostussuunnitelman avulla. Arkistonmuodostussuunnitelman on oltava ajantasainen organisaation tehtäviä, asiakirjakäytäntöjä, tietojärjestelmiä ja rekistereitä kuvaava hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset täyttävä suunnitelma (www.ams-opas.fi). Kartoittamalla käytössä olevat rekisterit, kuten hallintodiaarit ja erityisrekisterit sekä niihin rekisteröitävät asiat, voidaan poistaa päällekkäisiä tehtäviä ja järkeistää erillisiä toimintoja, kuten kirjaaminen, arkistointi, kopiointi, tiedon siirto ja tekstituotanto. Rekisteröinnin suunnittelu- ja kehittämistyölle tulee asettaa mm. seuraavat tavoitteet: On vältettävä päällekkäistä rekisteröintiä. On rakennettava yhteinen asioiden ja asiakirjojen elinkaaren käsittely- ja hakujärjestelmä. Asiakirjallisten tietoaineistojen luotettavuus, eheys ja alkuperäisyys on turvattava. Julkisuus-, henkilötieto- ja arkistolain sekä asiakirjahallinnon vaatimukset on otettava huomioon. Esimerkiksi henkilötietojen käsittelyssä on tärkeää muun ohella varmistaa, ettei lain vaatimusta käyttötarkoitussidonnaisuudesta rikota. Rekisterinpidon vastuut on nimettävä (käyttö- ja käsittelyoikeudet). Mikäli jonkin asian/asiakokonaisuuden käsittelyä varten on käytössä oma tietojärjestelmä tai muu rekisteri, ei asiakokonaisuutta rekisteröidä hallintodiaariin. Yhden asian seurantaa varten pidettyjä erillisrekistereitä ovat mm. potilastietojärjestelmä, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä ja lupadiaarit. Myös hallintodiaaria korvaavien erityisrekisterien tulee tietosisällöltään täyttää arkistolaitoksen vaatimukset arkistohakemistolle. Rekisteröinnin suunnitteluvaiheessa tulee arvioida myös se, voidaanko erillisrekistereiden avulla käsiteltäviä asioita siirtää käsiteltäviksi asiankäsittelyjärjestelmässä vai tarvitaanko edelleen erillisrekisteriä. Asiankäsittelyjärjestelmien käytön laajuutta tarkasteltaessa on huomioitava myös se, että osa rekisteröidyistä asioista/asiakirjoista voi olla pelkästään paperimuodossa ja osa yksinomaan sähköisessä muodossa. Tällaisissa tapauksissa asioiden tai asiakirjojen löydettävyys voi olla heikko, elleivät haku- tai arkistointiperusteet ole tiedossa tai perusteet ovat kovin erilaiset. Tehokas seulonta ja hävitys vaativat tarkan ohjeistuksen, varsinkin jos sama asiakirja on useammassa eri olomuodoissa, kuten esimerkiksi paperilla, filmillä tai magneettisella tallenteella. Julkisuuslain 18 asettaa viranomaiselle tietopalvelun tuottajana ja toteuttajana laadullisia velvoitteita. Asiaa on selvennetty tämän suosituksen kohdassa 4.3 Tietopalvelu ja tiedonhallinta. Asiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto edellyttää järjestelmän tehokkaalta hyödyntämiseltä toimintaprosessien läpikäynnin lisäksi yleensä myös toimintatapojen muutosta. Suunnittelutyössä tulee määritellä myös rekisterinpidon vastuut. Rekisterin käyttö- ja käsittelyoikeuksien määrittämisessä sekä valvonnan suunnittelussa on otettava huomioon julkisuuslain ja henkilötietolain asettamat vaatimukset. Rekisteröintitarpeen määrittelystä saa lisätietoja arkistolaitoksen AMS-oppaasta (www.ams-opas.fi). 3.2 Asiaryhmitys Arkistolaitoksen määräyksen mukaan 6/16

7 Rekisteröintiä varten laaditaan asiaryhmitys, jota laadittaessa on otettava huomioon asiakirjojen säilytysajat. Asiaryhmitys ja muut asiakirjallisen tiedon luokitteluperusteet on liitettävä rekisterin yhteyteen, ja ne on pidettävä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä (JulkA 1030/1999, 7 ). Rekisterin tietosisällön määrittely tapahtuu käyttäjien tarpeiden mukaan. Rekisteröinti tulee ymmärtää ensisijaisesti asian käsittelyä koskevan tiedon kuvailuna sen sijaan että ryhdyttäisiin kuvailemaan yksittäistä asiakirjaa. Suunnitteluvaiheessa tulee ymmärtää tiedon merkitys organisaation prosesseissa sekä pystyä kuvaamaan ja analysoimaan prosesseja erityisesti tiedon tarpeiden, käytön ja säilyvyyden näkökulmasta. Rekisteröinnin tulee antaa toiminnallinen yleiskuva viranomaisen hallinnollisten prosessien kulusta. Lainsäädäntö, kuten julkisuuslakia täydentävä asetus, henkilötietolaki, sähköinen asiointilaki, arkistolaki ja lainsäädännön antamien valtuutusten perusteella annetut määräykset ja ohjeet on otettava huomioon rekisterin tietosisältöä suunniteltaessa. Asioiden ja asiakirjojen jäsentelyä varten rekisteriin tarvitaan aina tehtävien mukainen asiaryhmityskaava. Jokaisen asiakirjaryhmän tai yksittäisen asiakirjan kohdalle on arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävä merkintä siitä, mihin rekisteriin kyseinen asiakirja tai tieto on rekisteröity. Vaikka asiaryhmitys suunnitellaan viranomaisen omista tarpeista lähtien, tulee eri viranomaisten asiaryhmityksessä pyrkiä suurempaan käsitteelliseen ja rakenteelliseen yhdenmukaisuuteen soveltuvin osin. Yhdenmukaisuus helpottaa mm. tiedon siirtoa ja muuta käytettävyyttä. Asiaryhmityskaava rakentuu yleensä desimaaliluokituksen varaan. Asiaryhmityskaavan pääryhmä-, ryhmäja alaryhmäotsikot ohjaavat ja tarkentavat luokitusta ja asioiden hakua. Asiaryhmityksen perusrakenne eli pääryhmät pysyvät muuttumattomana vaikka ryhmä- tai alaryhmäotsikoita muutetaan. Erityisen tärkeää on johdonmukaisesti käyttää kunkin asiaryhmän sisällä asiaryhmityskaavan tarkinta tasoa. Tarvittaessa voidaan lyhyesti kuvata, millaisia asioita kuhunkin ryhmään merkitään Vakiintuneen käytännön mukaan tietyt kaavan pääryhmät saavat saman tunnuksen: 0 Yleishallinto, yleiset asiat 1 Henkilöstöhallinto 2 Taloushallinto (ja kiinteistöhallinto) 3-9 Organisaation lakisääteiset tehtävät Asiaryhmityskaava on käyttökelpoinen väline asioiden ja asiakirjojen hallintaan ja käyttöön liittyvien tarpeiden toteuttamisessa. Ryhmitys voi toimia perustana mm. sarjanmuodostukselle, salassapito- ja käyttöoikeusmäärittelyille sekä seulonnalle ja tilastoinnille. Myös asiakirja-aineiston seulonta ja hävittäminen voi perustua asiaryhmitykseen, mikäli säilytysajat on sitä laadittaessa otettu huomioon. Organisaation tarpeista riippuen voidaan käyttää muitakin asia- tai asiakirjakohtaisen hävittämisen mahdollistavia metatietoja (ks. luku 3.3). Asiasanoituksen käyttö tarjoaa täydentävän hakumahdollisuuden asioihin ja asiakirjoihin. Asiasanoitus ei kuitenkaan korvaa asiaryhmityskaavaa, koska rekisteröintitiedot liittyvät olennaisesti viraston toimintaan, ja rekisteriin merkittyjen asiakirjojen alkuperäisellä tehtävällä ja liittymisellä viranomaisen toimintaan on suurempi merkitys kuin puhtaalla asiasisällöllä. Asiasanoituksen käyttö edellyttää organisaation tarpeisiin soveltuvaa asiasanastoa, käytön ohjeistamista ja perehdyttämistä. 3.3 Sisäinen ja ulkoinen metatieto rekisteröintiohjeet ja asiakirjojen metatiedot Metatieto on yleisnimitys tietovarantojen (esim. intranetin, asiakirjahallintajärjestelmän tai elektronisten arkistojen) sisältämien dokumenttien kuvailutiedoille. Se on tietoa tiedosta, tietosisältöä kuvaavaa ja sen merkitystä selittävää informaatiota. Metatieto helpottaa aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista ja säilyttämistä sähköisessä ympäristössä. 7/16

8 Arkistolaitoksen määräyksen mukaan Rekisteröintimetatietojen ja asiakirjoissa käytettävien metatietojen väliset suhteet, niiden käyttö sekä käsittely on suunniteltava ja ohjeistettava. Asiakirjoihin sisältyvien metatietojen säilyminen siirryttäessä uusiin laite- tai ohjelmistoympäristöihin on varmistettava. Metatietojen käyttö, käsittely ja ohjeistaminen Asioiden ja asiakirjojen rekisteröitiin liittyvien metatietojen määrittelyssä tulee varmistaa, että ne Yksilöivät asiakirjat ja varmistavat niiden löytämisen ja käyttöön saamisen Varmistavat asiakirjojen ymmärrettävyyden ja tulkittavuuden sekä todistusvoimaisuuden Mahdollistavat lainsäädännössä määritellyn asiakirjallisen tiedon hallinnan (saatavuus, käytettävyys ja hävittämisen ehtojen määrittäminen, hallinta ja toimeenpano, asiakirjojen laadinta-, käsittely- ja hallintatoimenpiteiden dokumentointi) Metatietojen käyttöä ja käsittelyä suunniteltaessa on otettava huomioon asiakirjan koko elinkaari ja asiakirjan ilmenemis- ja säilytysmuodot. Esimerkiksi pysyvästi säilytettävien paperi- ja mikrofilmitulosteiden osalta on ratkaistava, missä laajuudessa muita metatietoja kuin tavanomaisia asiakirjojen tunniste- ja käsittelytietoja on syytä sisällyttää arkistotulosteisiin. Samoin on huolehdittava siitä, että asiakirjarekisterin ja asiakirjan välinen hakuyhteys turvataan. Rekisteröintimetatiedot Rekisteröintimetatiedot ovat asioiden käsittelyvaiheiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröintiin liittyviä metatietoja. Asiaryhmitys ja asian/asiakirjan kuuluminen johonkin asiaryhmään on rekisteröinnin kannalta keskeinen metatieto. Asiakirjarekisterit sisältävät metatietoja, joiden avulla helpotetaan asioiden ja asiakirjojen hakua, seulontaa, tilastointia ja tietopalvelun hoitoa. Rekistereiden yhteisiä metatietoja ovat asiaryhmityksen lisäksi merkinnät mm. julkisuudesta tai salassapidosta, rekisterissä olevasta henkilötiedosta, käyttörajoituksesta, suojeluluokasta, vastuuhenkilöstä, säilytysajasta ja -paikasta sekä säilytysmuodosta. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta (6 ) edellyttää, että viranomaisen on tehtävä merkinnät asiakirjarekisteriin viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista sekä niiden käsittelyvaiheista. Asiakirjarekisteriin tulee merkitä tiedot mm. asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä tai viranomaisen asiakirjan laatimispäivästä ja asian laadusta, suoritetuista välitoimenpiteistä sekä asian lopputoimenpiteistä. Näiden tietojen avulla täytyy tarvittaessa voida tuottaa rekisterinäkymä ko. rekisterin asioista ja niiden käsittelyvaiheista. Toimenpiteitä koskevat tiedot ovat osa sähköisten asiakirjojen todistusvoimaisuuden takaamista (eheys, autenttisuus, tulkittavuus ja luotettavuus). Tästä johtuen pelkästään asiakirjoihin liitettävät metatiedot eivät voi korvata kirjaamista tai muuta rekisteröintiä. Asiakirjojen metatiedot Asiakirjojen metatiedoilla tarkoitetaan asiakirjan kuvailutietoja, jotka kertovat mm. asiakirjan laatijan, asiakirjan saatavuuteen liittyvät tunnisteet, sisällön ja yhteydet muihin asiakirjoihin sekä asiakirjan tyypin (asiakirjan rakenteen, elementtien nimet ja esitysmuodot). Metatietojen avulla saadaan yhteys asiakirjan ja diaarin tai muun rekisterin välillä. Samoin kirjaamatta jätettäviin asiakirjoihin saadaan diaaritietoja vastaavia tietoja, mikäli diaarin tai muun rekisterin numero tai vastaava tunnus on myös asiakirjassa määritelty metatiedoksi (asiakirjan identifikaatiotunnukseksi). Sähköiseen asiakirjaan voidaan liittää myös sellaisia tietoja, jotka eivät näy tietokoneen näytöllä tai paperille tulostettavasta asiakirjasta. Näitä metatietoja ovat mm. hakusanat ja asiakirjan tekijät. Tiedot tallentuvat asiakirjan mukana tietojärjestelmiin ja -verkkoihin sekä seuraavat sitä sähköisesti siirrettäessä. Käytettävät metatiedot riippuvat asiakirjatyypistä ja asiakirjoja käsittelevän ja käyttävän järjestelmän sekä organisaation 8/16

9 tarpeista. Asiakirjoihin sisältyvien metatietojen säilyminen on varmistettava siirryttäessä uusiin laite- ja ohjelmistoympäristöihin. Metatietojen sisältö Metatiedot tulee määritellä organisaation omista käyttö-, haku- ja yhdistelytarpeista sekä asiakirjojen hallinnan, prosessin kuvaamisen ja pitkäaikaissäilytyksen tarpeista. Metatietotarpeet yhdistetään ja toteutetaan tietojärjestelmissä sekä tarvittaessa määritellään rajapinnat mm. pitkäaikaissäilytystä ja verkkojulkaisemista varten. Asiaa on selvitetty Arkistolaitoksen Sähke-hankkeessa (http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkisen-hallinnon-saehkoeiset-palvelut/saehke-maeaeraeykset/). Yhteisiä asiakirjahallinnon metatietoja ei ole vielä standardoitu, mutta asiakirjallisen tietoaineiston metatietojen esittämistavaksi on yleistynyt alunperin www-asiakirjojen kuvailuun tarkoitettu Dublin Core -kuvailuformaatti. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Juhta on sovittanut formaatin asiakirjojen kuvailuun sopivaksi. Tarkempia ohjeita tästä annetaan suosituksessa "Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot", JHS 143 (www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs143). Metatietojen käyttöä voidaan hyödyntää myös tietopalvelussa ja asiakirjojen jakelussa esimerkiksi: Syötettäessä asiakirjallista tietoa intranetiin valmiiksi täytetyn metatietolomakepohjan avulla, jonka ansiosta voidaan tieto lähettää vaikka käyttäjien matkapuhelimiin tekstiviestinä. Tietosisältöjen personoinnissa: tiettyjen tietojen perusteella asiakirjallinen tietoaineisto valikoituu sitä tarvitsevien työntekijöiden sähköiselle työpöydälle. Tietopalvelua suunniteltaessa. On tärkeää saada käyttöön sellainen tietolähde (portaali), joka joko sisältää oleellisen jokaisen työssään tarvitseman tiedon tai toimii väylänä ulkoisiin tietolähteisiin. Tietolähteistä on voitava hakea tietoa helposti ilman monien hakutekniikoiden tuntemista. Portaalissa oleviin tietoihin ja tietolähteisiin voidaan luottaa. Organisaation ulkoista tietoa voidaan seuloa ja oleellisten tietojen ja tietolähteiden kanavointi onnistuu. 3.4 Julkisuus, salassapito ja henkilötietojen käsittely asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä Asiakirjan julkisuus määräytyy julkisuuslain sekä joidenkin erityislakien nojalla. Julkisuuslain mukaan jatkuvasti ylläpidettävän diaarin, asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosan tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen omaavan muun rekisterin merkintä tulee julkiseksi silloin, kun merkintä on tehty (6.1, 1 kohta). Asiakirjan rekisterimerkintä ei vaikuta viranomaisen laatiman tai viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuloon, vaan julkisuus on arvioitava asiakirjakohtaisesti. Viitetiedot asiasta ja/tai asiakirjasta voivat olla julkisia siitä huolimatta, että asiakirjat ovat joko kokonaan tai osittain salassa pidettäviä. Mikäli asiaryhmä tai asian sisältöä kuvaavat merkinnät yhdessä henkilön tunnistetietojen kanssa (asian vireille saattajasta) paljastavat salassa pidettävän tiedon, niin myös tällaiset merkinnät ja tiedot ovat salassa pidettäviä. Viranomaisen asiakirjat ovat salassa pidettäviä vain, jos niiden salassapidosta on säädetty erikseen lailla. Julkisuuslain salassapitoperusteet sisältävään 24 :n säännökseen on koottu 32 erillistä salassapitokohtaa. Salassa pidettävään viranomaisen asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle, on aina tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä, jos asiakirjan salassapito perustuu toisen etuun tai yleiseen etuun. Salassapitomerkinnän tekemisestä on säädetty julkisuuslain 25 :ssä. Henkilötietolain tarkoituksena on suojata kansalaisten yksityisyyttä ja oikeusturvaa sekä varmistaa yhteiskunnan avoimuus rekisterinpidossa. Lain keskeinen tavoite on edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. Henkilötietolain velvoitteet tulevat sovellettaviksi myös silloin, kun viranomainen käsittelee henkilötietoja joko tietojärjestelmissään tai jos henkilötiedot muutoin muodostavat 9/16

10 tai niiden tarkoitus on muodostaa henkilörekisteri. Henkilötietojen käyttötarkoitus on aina määriteltävä etukäteen eikä tietoja saa käyttää muihin tarkoituksiin (käyttötarkoitussidonnaisuus). Rekisterinpitäjän on lain mukaan analysoitava, kuvattava ja arvioitava henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus koko tietojen käsittelyn elinkaaren osalta. Lainmukaisuus arvioidaan sekä henkilötietolain yleisten säännösten että mahdollisten henkilötietojen käsittelyä koskevien erityislakien perusteella. Rekisteröinnin suunnitteluvaiheessa on lainmukaisen käsittelyn kannalta määriteltävä, sisältyykö asiankäsittelyjärjestelmään johonkin henkilörekisteriin (eli henkilötietolain mukaisesti määriteltyyn käyttötarkoitukseen) kuuluvia tietoja tai kokonainen henkilörekisteri. Diaari on lain tarkoittama henkilörekisteri siltä osin, kun siihen merkitään luonnollisten henkilöiden tunnistetietoja (kuten nimi) esim. vireillesaattajan ominaisuudessa. Samoin asiakirjat, joiden vireilletulo on merkitty diaariin, voivat kuulua johonkin erikseen määriteltyyn henkilörekisteriin. Esimerkkinä tällaisesta on hakemus, joka sisältyy ko. etuusasiain käsittelystä muodostettuun henkilörekisteriin. Sähköiseen asiankäsittelyyn voi liittyä henkilötietojen keräämistä henkilörekisteriin, henkilötietojen luovuttamista rekisteristä tai muuta henkilötietojen käsittelyä. Henkilörekisteri saattaa syntyä sähköisen asiankäsittelyn yhteydessä esimerkiksi silloin, kun avataan mahdollisuus tehdä hakemuksia ja ilmoituksia sähköisesti, avataan palautepalsta internetissä tai tuotetaan käyttäjille neuvonta- ja vastauspalveluja tietoverkossa. Tällaisten palvelujen osalta tulee aina selvittää käsitelläänkö toiminnassa henkilötietoja, jolloin palvelujen tuottaja on rekisterinpitäjä. Verkkopalvelun käytöstä jäävät käyttäjien tiedot ovat henkilötietoja samoin kuin henkilörekistereitä sisältävien tietojärjestelmien käytössä syntyvät käyttäjien lokitiedot. Tarkempaa tietoa henkilötietolain soveltamisesta ja rekisterinpitäjän velvollisuuksista henkilötietojen käsittelystä saa tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta. Sarjassa Asiaa tietosuojasta julkaistaan henkilötietolakia koskevaa erityisesti rekisterinpitäjille suunnattua ohjeistusta 3.5 Julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietoja koskevat merkinnät asiakirjassa ja asiakirjarekisterissä Asiakirjat tulee ryhmitellä asiakirjarekistereissä siten, että asiakirjat on eroteltu paitsi asian mukaan myös sen perusteella, onko kysymyksessä julkinen, salassa pidettävä tai henkilötietoja sisältävä asiakirja. Luokittelun perusteella julkisista asiakirjoista voidaan helposti antaa tietoja ja toisaalta varmistaa, ettei salassa pidettävistä ja henkilötietoja sisältävistä asiakirjoista anneta tietoja ilman laillista perustetta. Julkisuusmerkintä tehdään rekisteriin esimerkiksi siten, että Diaarin asiaryhmityskaavaan merkitään asiaryhmien kohdalle julkisuutta/salassapitoa koskevat tiedot ja merkintä siitä, sisältyykö asiakirjaan tai rekisteriin henkilötietoja. Muissa rekistereissä rekisterin asiaryhmätunnukseen tallennetaan tieto rekisteriin sisältyvien tietojen julkisuudesta/salassapidosta sekä merkintä siitä, sisältyykö rekisteriin henkilötietoja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee myös tehdä merkinnät rekistereiden ja niissä olevien tietojen ja/tai asiakirjojen julkisuudesta/salassapidosta sekä merkintä siitä, sisältyykö rekistereihin henkilötietoja. Muuta rekisterinpitoa voi olla esimerkiksi erilaisten hakemusten käsittely, joka on säädetty viranomaisen tehtäväksi lailla. Tällöin rekisterinpitoon ja rekisteröityjen asiakirjojen sekä rekisterin tietojen luovuttamiseen vaikuttaa yleislain rinnalla myös tehtäväkohtainen erityislaki, joka saattaa sisältää tietoja rekisterin tietojen käsittelystä, luovutuksesta ja säilyttämisestä. 3.6 Salassa pidettävien asiakirjojen turvaluokittelu Julkisuusasetuksen 2 :n mukaan viranomainen voi turvaluokitella oman hallinnonalan erityistarpeidensa mukaisesti salassa pidettävät asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot, joiden luovuttamista on muutoin lailla 10/16

11 rajoitettu taikka joihin sisältyviä tietoja saa lain mukaan käyttää vain määrättyyn tarkoitukseen (erityissuojattava tietoaineisto). Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohjeen (VM 23/01/2000) mukaan asiakirja on turvaluokiteltava silloin, kun se on JulkL 24.1 :n 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10 tai 11 kohtien mukaan salassa pidettävä. Tarkemmat ohjeet salassa pidettävien ja turvaluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä löytyvät VM:n ohjeesta 5/01/2000; Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje, joka on saatavissa osoitteesta 3.7 Tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisteriseloste Viranomaisen on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Selosteet on pidettävä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Selosteen voi sisällyttää myös osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaa (JulkA 1030/1999, 8 ). Tietojärjestelmäselosteen laadintaa ovat ohjeistaneet VM (http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/6583_fi.pdf) ja Suomen Kuntaliitto (http://www.kuntaliitto.fi). Asiankäsittelyjärjestelmästä tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaavasta asiakirjarekisteristä on laadittava henkilötietolain mukainen henkilörekisteriseloste, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kussakin julkisuuslain tarkoittamassa tietojärjestelmäselosteessa on oltava muun ohella tieto siitä, sisältyykö järjestelmään jokin (nimetty) henkilörekisteri tai johonkin henkilörekisteriin kuuluvia tietoja ja mitkä ne ovat. Henkilörekisteriselosteet on pidettävä jokaisen saatavilla (HetiL 10 ). Henkilörekisteriselosteen sisällöstä on olemassa tietosuojavaltuutetun toimiston laatimat erilliset ohjeet, 4 Rekisteröinti sähköisessä asioinnissa ja tiedonhallinnassa 4.1 Sähköinen asiointi Sähköinen asiointi lisää tarvetta kehittää asioiden käsittelyprosesseja. Asiakirjahallinnon näkökulmasta sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen merkitsee asioinnissa syntyvien tietoaineistojen inventointia, niiden käsittelyn suunnittelua sekä säilytysaikojen, -muotojen ja -tapojen määrittelyä. Palvelujen järjestäminen merkitsee myös rekisteröinnin ja arkistoinnin kehittämistä, koska esimerkiksi teknisiä ratkaisuja voi olla useita, asiat voivat tulla vireille eri tavoin tai tietoja voidaan niiden elinkaaren aikana säilyttää eri muodoissa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003, 4 ) määrittelee sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi telekopion ja telepalvelun, kuten sähköisen lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään. Muiksi sähköiseen tekniikkaan perustuviksi menetelmiksi määritellään ne, joissa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin. Laki rajaa kuitenkin puhelun määritelmän ulkopuolelle. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjausmerkinnöistä tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Mikäli viranomainen ei saa avattua sille saapunutta sähköistä viestiä tai se on puutteellinen, tulee tästä ilmoittaa viestin lähettäjälle, mikäli asiakirjan lähettäjä ja tämän yhteystiedot ovat saatavissa selville. Asian sähköiseen vireillepanoon ja sähköisen allekirjoituksen tarkastamiseen liittyvien toimenpiteiden tulisi pääsääntöisesti tapahtua seuraavassa järjestyksessä: Viestin saapumisajankohdan toteaminen. 11/16

12 Ilmoitus lähettäjälle viestin vastaanottamisesta (ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin, ilmoitus sähköisen asiakirjan saapumisesta ei kuitenkaan ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin tai lopputulokseen eikä se myöskään sellaisenaan merkitse vielä sitä, että asia on tullut viranomaisessa vireille). Varmenteen voimassaolon tarkistaminen. Viestin eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen. Aina, kun alkuperä ja eheys tarkistetaan, tulee toimenpiteestä tehdä merkintä asiankäsittelyjärjestelmän toimenpidetietoihin tai muuhun vastaavaan kohtaan. Viestin avaaminen ja mahdollinen konvertointi luettavaan muotoon. Arviointi, onko kyseessä sähköisessä asiointilaissa tarkoitettu viesti vai asiakirja (ellei tätä ole ratkaistu jo palvelua järjestettäessä). Asian vireilletulon rekisteröinti (mukaan lukien merkinnät saapumisajankohdasta sekä eheyden ja alkuperäisyyden tarkistamisesta). Asian ja asiakirjan jatkokäsittelyyn siirtäminen ja käsittelyyn liittyvien väli- ja lopputoimenpiteiden rekisteröinti. Päätöksen tiedoksi antaminen sähköisesti, mikäli tähän on riittävät tekniset edellytykset ja mikäli asianomainen on antanut tähän suostumuksensa. Varsinainen hakemus allekirjoitetaan ja talletetaan tekstimuodossa. Viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmään ei talleteta sähköistä allekirjoitusta, vaan lähtökohtana on säilyttää tieto sähköisestä allekirjoituksesta (ennen kaikkea merkinnät alkuperäisyyden ja eheyden toteamisesta) kirjaamis- tai rekisteröintimerkintöjen avulla. Kun asiakirja tai sen tietosisältö on siirretty eheyden ja alkuperäisyyden toteamisen jälkeen vastaanottavan viranomaisen tietojärjestelmään, menettää sähköinen allekirjoitus suurelta osin merkityksensä. Käsittelyprosessin asianmukaisuus ja tietojärjestelmän luotettavuus turvaavat asiakirjan eheyden ja todistusvoimaisuuden. Sähköistä allekirjoitusta ei tule tarpeettomasti vaatia, vaan sen käyttötarve on arvioitava palvelua järjestettäessä. Selainpohjaisessa asioinnissa sähköisen allekirjoituksen tarkastaminen on teknisesti helpommin automatisoitavissa kuin sähköpostiin (liitetiedostojen käyttöön) perustuvassa sähköisessä asioinnissa. Päätöksen sähköinen tiedoksianto edellyttää teknisesti pitkälle kehittyneitä ratkaisuja. Se edellyttää myös asiakkaan suostumusta sähköisen menettelyn käyttöön. Suostumus on syytä rekisteröidä jo vireillepanovaiheessa. Päätöksen noutamisajankohta viranomaisen ilmoittamalta palvelimelta on rekisteröitävä. Ellei päätöstä noudeta määräajan kuluessa, noudatetaan normaalia päätöksentiedoksiantomenettelyä. Päätöksen lähettäminen kirjallisesti on rekisteröitävä. Keskeinen sähköisen asioinnin toteuttamista ohjaava dokumentti on Hallinnon sähköisen asiointipalvelun viitearkkitehtuuri, joka on saatavissa osoitteesta Palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuutta ohjeistetaan VAHTIn julkaisussa 4/2001, Sähköisten palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuuden yleisohje, joka on saatavissa osoitteesta ame.jsp. 4.2 Sähköpostin käsittely ja rekisteröinti Arkistolaitoksen määräyksen mukaan Sähköpostitse saapuneiden asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä menetellään samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä. Sähköpostitse saapuneen viestin/asiakirjan toimintaympäristöä kuvaavat viitetiedot ja tietosisällöltään muuttumaton viesti/asiakirja on voitava siirtää tai liittää osaksi normaalia asiankäsittelyprosessia. 12/16

13 Pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit/-asiakirjat on tulostettava paperille tai mikrofilmille, ellei viranomainen ole saanut arkistolaitoksen erityislupaa säilyttää niitä pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Sähköpostiviestien ja liiteasiakirjojen käsittelyyn liittyvät menettelytavat on suunniteltava ennalta. Monissa tapauksissa sähköpostiviesteillä on viranomaisen tehtävien hoitoon liittyvä asiakirjallinen luonne. Kun sähköpostiviesteillä on tällainen asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla kuin perinteiset asiakirjat: esittämistavan tai muun ulkoiseen seikan (esim. epävirallisuus) ei saa antaa hämärtää tätä peruslähtökohtaa.. Sähköpostitse saapuneen viestin/asiakirjan kontekstitiedot ja tietosisällöltään muuttumaton viesti/asiakirja on voitava tarvittaessa siirtää asiankäsittelyjärjestelmään. Kontekstitietojen vähimmäissisällön muodostavat: asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja asian otsikko rekisteröintitunnus tai muu asian yksilöivä tunnistetieto Kaikkia (sähköisiä) viestejä ei (tarvitse) kirjata. Arkistonmuodostussuunnitelmassa on otettava kantaa kirjattaviin aineistoihin myös sähköisen materiaalin osalta. Suunnitelmassa on myös otettava kantaa siihen, mitä tapahtuu kirjaamattomille viesteille, mikäli ne liittyvät organisaation tehtävien hoitoon. 4.3 Tietopalvelu ja tiedonhallinta Tietotekniikan kehityksen myötä tieto on yhä useammin sähköisessä muodossa ja tiedon siirto ja käsittely tapahtuu yhä useammin sähköisesti. Tietotarjonnan kasvaessa on oikean tiedon löytäminen ja käsittely yhä haasteellisempaa. Tietojen ja tietoaineistojen tehokas hallinta edellyttää organisaation tietovirtojen ja käsittelyprosessien kokonaisvaltaista tarkastelua, rekisteröinnin kehittämistä ja tallentamisen ja seulonnan perusteiden sekä tiedon hankinnan hallintaa. Julkisuuslain 18 :n velvoitteiden toteuttaminen edellyttää tietopalvelun tuottajilta ja toteuttajilta varmistusta siitä, että palveluiden käyttäjät voivat luottaa sähköisissä palveluissa jaettujen viranomaistietojen laatuun. Viranomaiselle asetettu vaatimus julkisuuden vaivattomasta toteutuksesta tarkoittaa myös sitä, että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Hallinnossa tietopalvelulle tulee asettaa laadullisia kriteereitä, joista keskeisimpiä ovat: tieto on hyödyllistä ja ajankohtaista tieto saadaan nopeasti ja helposti omaksuttavassa muodossa ajasta ja paikasta riippumatta (saatavuus) tietoon voidaan luottaa, tiedon virallisuus voidaan selvittää, asiakirjahallinto on asianmukaista ja standardoitua (luotettavuus) tietopalvelu käyttää resurssejaan mahdollisimman tehokkaasti, soveltaa oikeilla tavoilla tietotekniikkaa, käyttää palveluihin sopivia jakelukanavia (tehokkuus). Tietopalvelua kehitettäessä ja suunniteltaessa tulisi tehdä yhteistyötä tietohallinnon ammattilaisten kanssa mm. tietopalvelun tiedonhallinnan kehittämisessä, rakennesuunnittelussa, sisältötuotannossa ja ylläpidossa. Näihin liittyviä ovat mm. hakujärjestelmät ja tietopalvelun tietojärjestelmät, tietopankit, hakemistot, kirjastoja asiakirjajärjestelmät sekä tallennuksen ylläpidon ja muokkauksen välineet. Hyvin toteutuva tietopalvelun hoito vaatii mm.: Yhteisten käsitteiden luomista ja tuntemusta. Luokitusten määrittelyä. Käyttäjäryhmien määrittelyä. 13/16

14 Tietokantapohjaisten ratkaisujen hyödyntämistä. Metatiedon lisäämistä ja käyttöä. 4.4 Intranet ja tiedonhallinta Organisaation sisäisen Internet-tekniikoilla toteutetun tietoverkon (intranet) käytöllä pyritään erillisistä dokumentinhallinnanjärjestelmistä tietoverkossa tapahtuvaan, kaikille yhteiseen dokumenttien hallintaan. Intranetin sovellusalueita ovat mm. Sisäinen viestintä, tiedotus ja ohjeistus (mm. sähköposti, henkilöstölehti, sisäiset tiedotteet ja ohjeet, sisäinen puhelinluettelo, keskustelufoorumit). Valmiiden dokumenttien jakaminen ja julkaiseminen. Sovellusten jakaminen (operatiivisten sovellusten käyttö). Intranetin käyttöönoton tavoitteena toiminnan helpottaminen ja tiedon nopea saavutettavuus. Mahdollisia muita hyötyjä ovat mm.: Tiedon käyttäjälle helppo ja yhtenäinen käyttöliittymä eri palveluihin ja sovelluksiin. Tiedon tuottajalle nopea ja yhtäaikainen tiedon jakelukanava. Johdolle edullinen tapa saada tietoa ja jakaa sitä halutulla laajuudella. Tietohallinnolle sovellusten tekeminen on halvempaa ja nopeampaa. - mm. koulutuskustannukset pienenevät ja sovellusten jako helpottuu. - sisäiset verkot ovat yleensä valmiiksi rakennettuja ja kustannuksia tulee mahdollisesti vain. uusista palvelimista, selainten asentamisesta ja sivujen editointiin tarvittavista ohjelmaversioista. Intranetin käyttöönotto edellyttää käsiteltävien tietojen muuttamisen sellaiseen muotoon, että tiedot ovat levitettävissä ja käsiteltävissä tietoverkossa. Koska verkko mahdollistaa helpon pääsyn tietoihin, on tietoturvallisuuteen kiinnitettävä erityistä huomiota. Intranet-ratkaisuja toteutettaessa on mm. huomioitava: Asiakirjojen laatiminen ja/tai muuttaminen verkossa käyttökelpoiseen muotoon. Saapuneiden asiakirjojen skannaukset (kuvanlukijat ja tekstitunnistusohjelmat). Siirto internetistä intranetiin. Editointi työasemilta. Tietojen arkistointi, käytettävyys ja hakuominaisuudet: metatietoihin perustuvat html-luettelot. Tietoturvan toteutus: mm. käyttäjän tunnistaminen, avaimet. Sähköinen arkisto Intranetissä vaatii tietojen luokittelua (metatietojen avulla). Voimassaolotiedot ja versionhallinta. Intranet voidaan toteuttaa joko luomalla suorat yhteydet tietokantoihin tai siirtämällä tekstitiedostot, valmiit raportit tai pelkkä data intranet-palvelimelle. Intranetin käyttöönotto vaatii selkeän viestintäkulttuurin ja rinnalleen perinteisen viestinnän. Asioiden viestinnässä käytetään eri kanavia ottaen huomioon se, miten oikeudet tiedottaa mistäkin asiasta on jaettu. Jokaisella tiedolla on aina omistaja (päivitys ja vastuu oikeellisuudesta) ja kohderyhmä. Myös tietojen käyttöoikeudet tulee määrittää. Intranetin käyttöönotto vaatii yleensä toimintatapojen muuttamista. 4.5 Tietoaineistojen monimuotoisuuden ja asiankäsittelyjärjestelmän käytön hallinta Sähköinen asiankäsittely edellyttää paperiasiakirjojen muuttamista sähköiseen muotoon eli skannaamista. Kuvamuodossa skannatut asiakirjat on joskus tarpeen muuttaa merkkimuotoon esimerkiksi johtuen käsiteltävien asioiden luonteesta. Tällöin on kiinnitettävä erityistä huomiota konvertoinnin onnistumiseen; esim. ennen skannaamista asiakirjaan käsin tehdyt merkinnät voidaan joutua lisäämään jälkikäteen. Myös asiakirjojen alkuperäisyyden ja eheyden säilymiseen on kiinnitettävä huomiota. 14/16

15 Mikäli skannattua asiakirjaa käytetään tekstipohjana asian jatkokäsittelyssä, on varmistettava, että asiakirjojen eri versiot ovat erotettavissa toisistaan ja/tai ratkaistava, milloin on kyse kokonaan uudesta asiakirjasta. Mikäli alkuperäiset asiakirjat skannataan asiankäsittelyjärjestelmään, on alkuperäiskappaleiden arkistoinnista huolehdittava normaalien arkistointisääntöjen mukaisesti. Säilytystavasta ja -muodosta on oltava maininta arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiankäsittelyjärjestelmien käyttöönoton yhteydessä on ratkaistava myös, miten keskitettyä tai hajautettua asioiden avaus- ja jatkotoimenpiteiden teko on. Erityisesti sähköinen asiointi sen vaatimien teknisten edellytysten takia puoltaa avaustoimenpiteiden keskittämistä kirjaamoon tai erikseen rajattuihin rekisteröintipisteisiin. Mikäli sähköisen asioinnin toimintoja ei ole automatisoitu, kirjaajan tehtävänä on mm. tarkistaa asiakirjan alkuperäisyys ja eheys sekä antaa vastaanottokuittaus. Asiointia varten viranomaisella tulee olla keskitetty sähköinen asiointiosoite. Asian väli- ja lopputoimenpiteiden merkintä voidaan sen sijaan helpommin hajauttaa eri työyksiköihin tai rekisteröintipisteisiin. Arkistonmuodostussuunnitelmassa on otettava kantaa myös muihin sähköisen asiankäsittelyn ja paperilla tapahtuvan asiankäsittelykulttuurin rajalla oleviin kysymyksiin, kuten jos yleiskirje tai vastaava löytyy internetistä, tarvitseeko paperikappaleita kopioida. sähköpostissa saapuvien lyhytaikaisesti säilytettävien asiakirjojen käsittely- ja säilytystapa (paperi vai sähköinen). miten menetellään päätöksentekoon tulevien paperimuodossa olevien liiteasiakirjojen kanssa (skannataanko vai säilytetäänkö paperilla). 4.6 Tietojen ja asiakirjojen säilyttäminen ja arkistotulosteet Asiankäsittelyjärjestelmiin tai muihin vastaaviin rekistereihin sisältyvistä tiedoista ja asiakirjoista on säilytettävä paperi- tai mikrofilmimuodossa ne tiedot ja asiakirjat, jotka arkistolaitos on määrännyt pysyvään säilytykseen. Arkistotulosteiden tietosisältö on määritelty arkistolaitoksen määräyksessä Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä, Määräys ja ohje 195/40/2003, (http://www.arkisto.fi/fi/asiakirjojen-ja-tietojen-rekisteroeinti-asiankaesittelyjaerjestelmissae/). Asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosasta tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen ja tietosisällön omaavasta muusta asiakirjarekisteristä tulee tulostaa pysyvää säilytystä varten seuraavat paperi- tai mikrofilmitulosteet: Asiaryhmityskaava. Hakemisto lähettäjän/vastaanottajan mukaan (lähettäjän/vastaanottajan nimi aakkosjärjestyksessä ja rekisterinumerot). Arkistolaitoksen määräyksessä esitetyt, pysyvään säilytykseen tulostettavat rekisteröintitiedot. Pysyvästi säilytettävien rekisteröintitietojen ja asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen erillispäätöstä. Määräajan säilytettävät tiedot ja asiakirjat viranomainen voi säilyttää haluamassaan muodossa omien tarpeidensa mukaisesti. Arkistolaitos päättää virastokohtaisesti, mitä tietoja tai asiakirjoja ja missä muodossa kustakin erityisrekisteristä säilytetään pysyvästi. Asiakirjarekisterin tunnusmerkit (JulkA 6 ) täyttävät erityisrekisterit tulee tästä syystä eritellä arkistonmuodostussuunnitelmassa ja määritellä niiden säilytysajat ja -muodot. Asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosan tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen omaavan muun rekisterin on toimittava siihen merkittyjen tai sisältyvien asiakirjojen hakemistona asiakirjojen koko elinkaaren ajan niiden säilytysmuodosta riippumatta. 5 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh , sähköposti: JHS-järjestelmän verkkosivut: 15/16

16 Liite: suosituksessa mainitut tietolähteet ja täydentävä materiaali Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä, Määräys ja ohje 195/40/2003, : JHS-suositukset: Hyvän tiedonhallintatavan määritys, VM:n työryhmämuistio 11/2000: 8_fi.pdf Arkistolaitoksen AMS-opas: Arkistolaitoksen SÄHKE-hanke: Valtiovarainministeriön tietoturvaohjeistus (VAHTIn sivut): Tietosuojavaltuutetun toimiston Asiaa tietosuojasta -sarja: Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje: Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus: Henkilörekisteriseloste: Hallinnon sähköisen asiointipalvelun viitearkkitehtuuri me.jsp. Sähköisten palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuuden yleisohje, VAHTI 4/2001: /3371/name.jsp 16/16

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

YLIOPISTOKIRJAKAUPPA OY

YLIOPISTOKIRJAKAUPPA OY ARKIS TOLAITOS M ääräys [ X ] 10.6.2003 (pvm) Ohje [ X ] 195/40/2003 (dnro) Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin tai niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu Julkaistu: 28.11.2000 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisältö 1 TAUSTAA 1.1 Suosituksen tarkoitus 1.2 Asiakirjojen ja tietojen luokittelu

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Laatua ja tehoa toimintaan

Laatua ja tehoa toimintaan Laatua ja tehoa toimintaan Tietoturvallisuus osana laatua Kuntamarkkinat 12.9.2013 Aapo Immonen, Senior Manager, FCG konsultointi Oy 5.9.2013 Page 1 Sisältö Tavoitteet Tietoturvallisuutta ohjaavat tekijät

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Suomen kulttuurilaitokset

Suomen kulttuurilaitokset Suomen kulttuurilaitokset Kurssi, kevät 2001 Moskovan yliopisto Leena Kononen Tiedonhaku Suomesta Julkisten viranomaisten, valtion ja kuntien keskeiset palvelut sekä keskeiset julkiset tiedot löytyvät

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 9. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus HAUS 15.9.2011 Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa - käytännön tilanteita Jukka Tuomela Johtamiskorkeakoulu/Julkisoikeus Tampereen yliopisto 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 1 Sähköisten asiointipalvelujen

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.3.2015 Salon kaupunki 416/07.01.01.02.01/2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot,

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, CT30A3201 - WWW-sovellukset Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, Jouni.Ikonen lut.fi 12.11.13 1 Jouni Ikonen Sisällönhallintajärjestelmät content management system (CMS) Mahdollistaa joukon ihmisiä

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 24.1.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Suomen Sairaalahygieniayhdistys

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä

Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä FINAS-päivä 22.1.2013 Helsingin Messukeskus Laura Kiviharju Viestintävirasto Viestintäviraston

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu 1983 - Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus-

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.09.2012 Päivitetty/tarkastettu: 21.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Sähköpostin arkistointi

Sähköpostin arkistointi Suomen XII liikearkistopäivät 1 12.-13.9.2007 Tampere Sähköpostin arkistointi www.industrialitc.fi 2 Esityksen sisältö Sähköpostiarkistointi osana informaation hallintaa ja ECM-kokonaisuutta Lainsäädäntö

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

Terveydenhuollon ATK-päivät

Terveydenhuollon ATK-päivät Terveydenhuollon ATK-päivät 27.5.2002 Tero Tammisalo Myyntipäällikkö Alueellinen digitaalinen arkisto Aiheet Aiheen esittely Asiointi ja prosessit sähköiseksi, verkkoon Sähköinen käsittely ja päätöksenteko

Lisätiedot

TIETOTILINPÄÄTÖS. Ylitarkastaja Arto Ylipartanen/ Tietosuojavaltuutetun toimisto. Terveydenhuollon ATK-päivät 20.5.2014; Jyväskylä

TIETOTILINPÄÄTÖS. Ylitarkastaja Arto Ylipartanen/ Tietosuojavaltuutetun toimisto. Terveydenhuollon ATK-päivät 20.5.2014; Jyväskylä TIETOTILINPÄÄTÖS Ylitarkastaja Arto Ylipartanen/ Tietosuojavaltuutetun toimisto Terveydenhuollon ATK-päivät 20.5.2014; Jyväskylä 20.5.2014 TSV:n tsto/ylitarkastaja Arto Ylipartanen 2 LUENNON AIHEET 1.

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset

Lisätiedot

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 1 Rekisterin nimi Kuntarekry.fi -palvelu 2 Rekisterinpitäjä A Kaarinan kaupunki / Henkilöstöhallinto Lautakunnankatu 4 20780 Kaarina Kaarinan kaupunki on rekisteröitynyt

Lisätiedot

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Tietoturvallisuus- ja jatkuvuuden hallinnan vaatimukset ICT-hankinnoissa, 12.5.2014 Laura Kiviharju Pilvipalvelut Pilvilaskenta (CloudComputing) tarkoittaa internetissä

Lisätiedot

Laki rakennusten energiatodistustietojärjestelmästä

Laki rakennusten energiatodistustietojärjestelmästä Laki rakennusten energiatodistustietojärjestelmästä Energiatodistusten laatijoiden keskustelu ja verkostoitumistilaisuus 10.3.2015 Lainsäädäntöneuvos Riitta Kimari, ympäristöministeriö Tietojärjestelmä

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

Laatimispvm: 16.6.2008. Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Laatimispvm: 16.6.2008. Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 16.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen tietosuojaselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Valokuva ja yksityisyyden suoja

Valokuva ja yksityisyyden suoja Valokuva ja yksityisyyden suoja Tiedon saatavuus ja tutkimuksen vapaus 12.12.2011 Tieteiden talo Tietosuoja ja julkisuus, Näkökulmia : intendentti Hannu Häkkinen Museovirasto / Kuvakokoelmat MUSEOVIRASTO

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen

Lisätiedot

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA TIETOTILINPÄÄTÖSSEMINAARI 31.1.2013 TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA Reijo Aarnio tietosuojavaltuutettu Tietosuojavaltuutetun toimisto KEHITYSKULKUJA TIETOYHTEISKUNTA TEKNOLOGIA

Lisätiedot

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Arkistolaitos REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Ohje v. 1.0 (16.10.2012) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fi Riksarkivet

Lisätiedot

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Sisällys Valtiontalouden tarkastusviraston tietoturvapolitiikka... 2 1 Johdanto... 3 2 Vastuut... 3 2.1 Tarkastusviraston

Lisätiedot

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 2 KÄSITEMÄÄRITTELYT JA LÄHTEET Irma Pahlman... 13 2.1 Käsitemäärittelyt... 13 2.2 Oikeuslähteet... 16 2.2.1 Henkilötietodirektiivi (Euroopan parlamentin ja.

Lisätiedot

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc. Tutkimus, aineistot ja avoimuuden rajat Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.fi HYVÄ AINEISTON

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Kansallisarkisto 20.12.2005 OPAS SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELYN PERIAAT- TEIKSI

Kansallisarkisto 20.12.2005 OPAS SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELYN PERIAAT- TEIKSI OPAS SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELYN PERIAAT- TEIKSI Arkistolaitos 2005 OPAS SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELYN PERIAATTEIKSI 1. Oppaan tarkoitus ja soveltamisala...3 2. Säilytysaikojen määrittelyyn liittyvät vastuukysymykset...4

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Opetusvirasto

HELSINGIN KAUPUNKI Opetusvirasto REKISTERISELOSTE SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Lisätiedot

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmät ja niiden uudistukset

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmät ja niiden uudistukset Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojärjestelmät ja niiden uudistukset Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 157/2009 Jussi Holmalahti, johtaja Lupaosasto Tietojärjestelmät

Lisätiedot