JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

Transkriptio

1 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Versio: Julkaistu: Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisällys 1 Suosituksen tarkoitus ja kohderyhmä Suosituksen tarkoitus Suosituksen kohderyhmä Vaatimukset rekisteröinnille sähköisessä toimintaympäristössä Asiakirjallisen tiedon laatu ja tietoturva Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Vaatimukset asiankäsittelyjärjestelmille Rekisteröinti arkistonmuodostuksen osana Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen Asiaryhmitys Sisäinen ja ulkoinen metatieto rekisteröintiohjeet ja asiakirjojen metatiedot Julkisuus, salassapito ja henkilötietojen käsittely asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä Julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietoja koskevat merkinnät asiakirjassa ja asiakirjarekisterissä Salassa pidettävien asiakirjojen turvaluokittelu Tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisteriseloste Rekisteröinti sähköisessä asioinnissa ja tiedonhallinnassa Sähköinen asiointi Sähköpostin käsittely ja rekisteröinti Tietopalvelu ja tiedonhallinta Intranet ja tiedonhallinta Tietoaineistojen monimuotoisuuden ja asiankäsittelyjärjestelmän käytön hallinta Tietojen ja asiakirjojen säilyttäminen ja arkistotulosteet Opastavat tiedot Suosituksen tarkoitus ja kohderyhmä 1.1 Suosituksen tarkoitus Tämän suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaista luomaan toimiva perusta sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnalle. Suosituksessa ei tarkastella koko asiankäsittelyprosessia, vaan tarkastelun kohteena on asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, rekisteröintiin liittyvät normit, vaatimukset ja ohjeet sekä se, miten rekisteröintiä voidaan hyödyntää asiakirjallisen tiedon käsittelyssä. Suosituksessa tarkastellaan rekisteröintiä tietojen saatavuuden, käytettävyyden ja säilymisen kannalta. Tarkastelu on toteutettu siten, että perusasiat ja -käsitteet sekä rekisteröinnin juridinen tausta esitellään 1/16

2 luvussa 2, luvussa 3 esitellään rekisteröintiin liittyviä hyviä käytäntöjä ja menettelytapoja ja luvussa 4 tarkastellaan rekisteröinnin toteutusta ja merkitystä sähköisen asioinnin, tietopalvelujen ja arkistoinnin toteuttamisessa. Keskeisiä käsitteitä on avattu luvussa 2.3. Perusvaatimus rekisteröinnille tulee lainsäädännöstä. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) edellyttävät, että viranomaisella tulee olla sellaiset tiedon hallinnan välineet (mm. asiakirjarekisterit), jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Viranomaisella täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät ja miten ne etenevät organisaation työprosesseissa. Ohjeistusta tiedon hallinnasta on lisäksi annettu mm. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sekä asiakirjojen rekisteröintiä koskevassa arkistolaitoksen normissa (Arkistolaitos 195/40/2003, ). Suositus on tarkoitettu normaalien hallinnollisten asioiden käsittely-ympäristön kehittämiseen, eli suositus ei vastaa kaikkien eritystapausten käsittelyyn liittyviin kysymyksiin. Suosituksessa puhutaan rekisteröinnistä eikä kirjaamisesta, koska kirjaamisen nähdään koskevan vain diaaritietoja. Käsiteltävyyden ja löydettävyyden kannalta on kuitenkin hyödyllistä tallentaa asioista ja asiakirjoista myös muunlaista informaatiota. Rekisteröinti on osa viranomaisen asiakirjahallintoon ja arkistonmuodostukseen liittyvää tiedonhallintaa, jonka suunnittelussa on välttämätöntä analysoida ja kuvata myös toiminnassa ja tietojärjestelmissä muodostuvat henkilörekisterit ja henkilötietolain (523/1999) soveltamisalaan kuuluva henkilötietojen käsittely sekä varmistaa käsittelyn lainmukaisuus ja tietoturva. 1.2 Suosituksen kohderyhmä Tämä suositus on tarkoitettu käytettäväksi sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnan suunnittelussa. Keskeinen suosituksen kohderyhmä ovat asioinnin ja asiankäsittelyn toteuttajat, erityisesti asiakirjahallinnon asiantuntijat, tietojärjestelmäsuunnittelijat, tietohallinnon kehittäjät ja päättäjät. 2 Vaatimukset rekisteröinnille sähköisessä toimintaympäristössä Organisaatiot ovat enenevässä määrin siirtyneet asioiden ja asiakirjojen käsittelyssä asiankäsittelyjärjestelmien (asianhallintajärjestelmien) käyttöön. Arkistolaitoksen määräykset/ohjeet velvoittavat viranomaisen kytkemään asiakirjahallinnon ja rekisteröinnin suunnittelun osaksi toimintaprosessien kehittämistä ja suunnittelua. Tämä edellyttää myös organisaation toiminnasta syntyvien asiakirjallisten tietojen ja tiedon hallintavälineiden tunnistamista sekä rekisteröintikäytäntöjen ja -tarpeiden selvittämistä (katso JHS 152: Prosessien kuvaaminen ja arkistolaitoksen laatima AMS-opas ( Tietojen ja asiakirjojen käsiteltävyyden ja löydettävyyden kannalta on järjestelmiin hyödyllistä tallentaa myös muuta kuin pelkkää diariointitietoa etenkin silloin, kun asiankäsittelyjärjestelmän tietoja halutaan käyttää myös tietojen käsittelyssä ja jakelussa muissa tietojärjestelmissä ja kanavissa. Rekisteröinnin rooli sähköisessä toimintaympäristössä onkin nähtävissä laajemmaksi kuin pelkkänä organisaation ydinprosessiin liittyvien asioiden ja asiakirjojen yksilöinti-, yhdistämis- ja hallintatoimintana. 2.1 Asiakirjallisen tiedon laatu ja tietoturva Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomaisen tulee huolehtia oman toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. (ks. VM:n työryhmämuistio 11/2000: Hyvän tiedonhallintatavan määritys osoitteessa: Julkisuuslaissa (18 ) ja sitä täydentävässä asetuksessa (1 ) lueteltujen vaatimusten perusteella 2/16

3 Tietoturvasta ja tietosuojasta on huolehdittava. Tietoturvallisuus käsittää tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien uhkien poistamisen tai vähentämisen. Tietojärjestelmien turvallisuudesta ja tietosuojasta on laadittava ajan tasalla olevat toteuttamissuunnitelmat (esim. tietoturvasuunnitelma ja toipumissuunnitelma). Viranomaisen on huolehdittava siitä, että sen palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä, tietoturvallisuusjärjestelyistä ja tehtävänjaosta. Viranomaisen on myös valvottava annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista. Viranomaisella tulee olla ajan tasalla olevat omaa toimintaa koskevat kuvaukset, selvitykset ja luettelot. Näistä tulee ilmetä tiedot toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuudesta, käytettävyydestä, laadusta ja tietosuojasta. Tällaisia kuvauksia, selvityksiä tai luetteloita ovat mm. - arkistonmuodostussuunnitelma - diaari ja muut rekisterit - arkistoluettelot - henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet - henkilötietojen käsittelyä ja julkisuuden toteuttamista koskevat ohjeet. Asiakirjojen saatavuuden ja käytettävyyden tietoturvan varmistaminen edellyttää tietoaineistojen rekisteröinnin, arkistoinnin ja luetteloinnin lisäksi erityisesti atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelua. Tiedon automatisoitu käsittely ja tietojärjestelmistä saatavien tulosteiden tarve ja säilytysarvo työprosesseissa tulee selvittää jo tietojärjestelmien systeemityötä tehtäessä. Tämä edellyttää sitä, että asiakirjahallinnon asiantuntija osallistuu tietojärjestelmien määrittelyyn, käyttöönoton suunnitteluun ja kehittämiseen. Tietoturvallisuuteen liittyvissä asioissa valtionhallinnossa on laaja yhteinen tietoturvaohjeisto, joka kattaa kaikki tietoturvallisuuden osa-alueet. Valtiovarainministeriö (VM) ohjaa ja yhteensovittaa valtionhallinnon tietoturvallisuutta ja sen kehittämistä. Ohjeita kehittää VM:n asettama valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä (VAHTI). Ks Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys Asiakirjojen alkuperäisyys ja eheys on määritelty erityisesti laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003, myöhemmin asiointilaki). Käsitteet liittyvät mainitussa laissa toisiinsa siten, että ne ovat keskeisesti sidoksissa sähköisen allekirjoituksen käsitteeseen. Laki sähköisistä allekirjoituksista määrittelee PKI-infrastruktuurin eli julkisen avaimen käyttöön perustuvan järjestelmän mukaisen sähköisen allekirjoituksen. PKI-tekniikkaa käytettäessä ei tarvita käyttäjien välistä kahdenvälistä sopimista, vaan kuka tahansa (viestin vastaanottaja) voi tarkistaa allekirjoituksen aitouden. Tästä syystä juuri PKI:llä tehty sähköinen allekirjoitus tarjoaa avoimessa verkkoympäristössä välineet siihen, että voidaan kiistattomasti osoittaa, onko viesti säilynyt muuttumattomana välittämisen aikana ja todentaa, kuka viestin on lähettänyt. Eheys merkitsee muuttumattomuutta eli asiointilain näkökulmasta viestin saapumista lähetetyssä muodossa. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan sitä, onko sähköisen viestin lähettäjä juuri se taho tai henkilö, joka on merkitty viestiin lähettäjäks Lähestymistapa on samansuuntainen tietoturvallisuuskäsitteistön kanssa, jossa siinäkin keskeinen käsite on eheys. Termillä tarkoitetaan kahta asiaa: Tietojen tai tietojärjestelmän aitous, väärentämättömyys, sisäinen ristiriidattomuus, kattavuus, ajantasaisuus, oikeellisuus ja käyttökelpoisuus. Ominaisuus, että tietoa tai viestiä ei ole valtuudettomasti muutettu ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa kirjausketjusta. 3/16

4 Alkuperäisyys liittyy puolestaan tietoturvakäsitteeseen todentaminen: Järjestelmän käyttäjän (henkilön, organisaation tai laitteen) tai viestinnässä toisen osapuolen tunnistuksen varmistaminen. Asiakirjojen täydellisestä eheydestä voidaan joutua luopumaan, kun aineistoja muokataan jatkokäsittelyn mahdollistamiseksi tai konvertoitaessa asiakirjoja säilytystä varten. Tällöin asiakirja ei ole enää teknisesti ehyt, koska asiakirjan esitystapa on muuttunut. Sähköistä asiointia koskevan lain mukaan asiakirjan säilyttämisessä keskeistä onkin asiakirjan säilyminen sisällöltään muuttumattomana, millä tarkoitetaan tietosisällöllistä eli semanttista eheyttä. Joissakin tapauksissa, kuten potilasasiakirjojen osalta, edellytetään myös teknistä muuttumattomuutta, koska potilasasiakirjat sisältävät myös paljon digitaalista kuvainformaatiota, jonka tekninen muuttuminen johtaa helposti asiakirjojen käyttökelvottomuuteen. 2.3 Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Asiakirjallisen tiedon hallintavälineitä ovat mm. asiankäsittelyjärjestelmät, diaarit, erityisrekisterit, muut tietojärjestelmät sekä arkisto- ja hävitysluettelot. Nämä tiedon hallintajärjestelmät eivät kuitenkaan korvaa arkistolain edellyttämää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), joka on organisaation asiakirjallisten tietoaineistojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Em. tiedon hallintavälineet tulee suunnitella arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen. Viranomaisen tiedon hallintavälineiden valintaan vaikuttavat mm. tiedon käyttöympäristö ja tilannetekijät. Seuraavassa esitetään aakkosjärjestyksessä luettelo tiedon hallintavälineiden merkityksestä rekisteröinnin ja asiakirjojen hallinnan näkökulmasta: Arkistointi Arkistoluettelo Arkistonhallintaohjelma Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Asiakirjojen liittäminen arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (Arkistolaki 6 ). Arkiston fyysisen hallinnan mahdollistava luettelo arkistoon sisältyvistä säilytysyksiköistä. Arkistoluetteloon voi sisältyä myös aineiston kuvailutietoa. Arkistonhallintaohjelmalla on mahdollista laatia arkistonmuodostussuunnitelmat sekä hallita arkistoa ylläpitämällä eri tarkoituksia varten laadittuja luetteloita (lainat, siirrot, hävitykset jne.) Arkistolain (831/ ) arkistonmuodostajalta edellyttämä luettelo sen tehtävien hoidon tuloksena kertyvistä asiakirjallisista tiedoista, niiden käsittely- ja säilytystavoista sekä säilytysajoista. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää organisaation tehtävien lisäksi myös niitä asiakirjallisten tietojen hallintaan tarvittavia tietoja (mm. rekisteröinti, arkistointi, säilytysaika, säilytysmuoto, julkisuus/salassapito), joita tarvitaan ohjaamaan organisaation asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä koko sen elinkaaren ajan. Sähköisiin tietojärjestelmiin ja rekistereihin sisältyvien tietojen säilytysarvo määritellään jo järjestelmien suunnittelun ja käyttöönoton yhteydessä (Arkistolaki). Tiedot eri asianhallinta- ja rekisteröintitavoista merkitään AMS:aan. Asiankäsittely-/asianhallintajärjestel mä Tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan hallita ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä sisältää tai siihen on integroitu toiminnallisesti tai loogisesti toisiinsa liittyviä sovelluksia, sisäisiä tietovarantoja, palveluita ja toimistotyökaluja (yleensä ainakin asiakirjarekisteri/rekisteriosa, asiakirjojen hallinta ja tekstivarannot 4/16

5 sekä tekstinkäsittelysovellus). Diaari Dokumenttienhallintajärjestelmä Erityisrekisteri Hävittäminen Seulonta Asiakirjahallinnon tietojärjestelmä, jonka avulla organisaatio rekisteröi vireille pannut asiat sekä niihin liittyvät asiakirjat tiedon löytämiseksi ja käsittelyvaiheiden dokumentoimiseksi. (Julkisuusasetuksessa 1030/1999 ja henkilötietolaissa 523/1999 on asiakirjarekisterin pitoa koskevia velvoitteita.) Keskitetty, sähköinen tietovarasto, joka sisältää dokumentteja sekä näiden meta- ja muita viitetietoja. Hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niissä oleviin tietoihin ilman, että dokumentteja käsitellään prosessin osina. Organisaation tietyn toiminnon kohteista (esimerkiksi henkilöistä, yrityksistä, rakennuksista) ylläpidettävä rekisteri, johon merkitään siihen liittyvien asiakirjojen ja asian valmistelun ja päätöksenteon edellyttämät tiedot ja joka täyttää asiakirjarekisterille asetetut vaatimukset. (Julkisuusasetuksessa 1030/1999 ja henkilötietolaissa 523/1999 on asiakirjarekisterin sisältöä koskevia velvoitteita.) Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen arkistosta ja tietojärjestelmistä sekä niiden tuhoaminen vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua. Asiakirjallisten tietojen määrälliseen supistamiseen liittyvät toimenpiteet. 2.4 Vaatimukset asiankäsittelyjärjestelmille Asiankäsittelyjärjestelmien on täytettävä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimukset mm. seuraavilta osin: Ratkaisujen on oltava luotettavasti liitettävissä muihin tieto- ja palvelujärjestelmiin. Asiankäsittelyn toimenpiteet voidaan luotettavasti rekisteröidä asian koko elinkaaren ajan. Järjestelmän on oltava luotettava sähköisten asiakirjojen tallentaja ja sen olisi mahdollistettava myös tietojen siirto sähköiseen arkistoon. Järjestelmä mahdollistaa arkistonmuodostussuunnitelmassa olevien metatietojen integroimisen asiankäsittelyjärjestelmään (esimerkiksi säilytysajat, julkisuustiedot, käyttörajoitukset, tietoturvatiedot, suojelutiedot). Asiakirjallisten tietoaineistojen laatu (tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus) turvataan ennen kaikkea asiankäsittelyyn liittyvillä käyttö- ja käsittelyoikeuksilla. Luotettavuuden kannalta on tärkeää, että kansalaisille voidaan tarvittaessa osoittaa asiankäsittelyjärjestelmässä tai muussa tietojärjestelmässä olevan tiedon luottamuksellisuus, alkuperäisyys, eheys, tietosuoja ja se, miten tietoturvaa koskevat asiat on hoidettu. Asiakirjahallinnolliset reunaehdot on otettava huomioon järjestelmän suunnitteluvaiheessa. Rekisteröinnin näkökulmasta tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että asiakirjarekisterin tietosisältö tuotetaan tehtävien yhteydessä, järjestelmän käyttö tapahtuu vain käyttöoikeuksien puitteissa ja että pysyvästi säilytettävä tietosisältö on alkuperäistä ja ehyttä arkistolaitoksen määrittelemissä rajoissa. 5/16

6 3 Rekisteröinti arkistonmuodostuksen osana 3.1 Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen edellyttää sitä, että organisaatio kartoittaa käytössään olevat rekisterit ja järjestelmät sekä rekisteröintitarpeet, selvittää yhteydet arkistonmuodostukseen ja ottaa huomioon voimassa olevat rekisteröinnistä annetut ohjeet ja määräykset. Rekisteröinnin kehittäminen antaa mahdollisuuksia myös toiminnan tehostamiselle, tietopalvelun parantamiselle ja asiakirjajulkisuuden paremmalle toteuttamiselle. Suunnittelutyö tapahtuu arkistonmuodostussuunnitelman avulla. Arkistonmuodostussuunnitelman on oltava ajantasainen organisaation tehtäviä, asiakirjakäytäntöjä, tietojärjestelmiä ja rekistereitä kuvaava hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset täyttävä suunnitelma ( Kartoittamalla käytössä olevat rekisterit, kuten hallintodiaarit ja erityisrekisterit sekä niihin rekisteröitävät asiat, voidaan poistaa päällekkäisiä tehtäviä ja järkeistää erillisiä toimintoja, kuten kirjaaminen, arkistointi, kopiointi, tiedon siirto ja tekstituotanto. Rekisteröinnin suunnittelu- ja kehittämistyölle tulee asettaa mm. seuraavat tavoitteet: On vältettävä päällekkäistä rekisteröintiä. On rakennettava yhteinen asioiden ja asiakirjojen elinkaaren käsittely- ja hakujärjestelmä. Asiakirjallisten tietoaineistojen luotettavuus, eheys ja alkuperäisyys on turvattava. Julkisuus-, henkilötieto- ja arkistolain sekä asiakirjahallinnon vaatimukset on otettava huomioon. Esimerkiksi henkilötietojen käsittelyssä on tärkeää muun ohella varmistaa, ettei lain vaatimusta käyttötarkoitussidonnaisuudesta rikota. Rekisterinpidon vastuut on nimettävä (käyttö- ja käsittelyoikeudet). Mikäli jonkin asian/asiakokonaisuuden käsittelyä varten on käytössä oma tietojärjestelmä tai muu rekisteri, ei asiakokonaisuutta rekisteröidä hallintodiaariin. Yhden asian seurantaa varten pidettyjä erillisrekistereitä ovat mm. potilastietojärjestelmä, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä ja lupadiaarit. Myös hallintodiaaria korvaavien erityisrekisterien tulee tietosisällöltään täyttää arkistolaitoksen vaatimukset arkistohakemistolle. Rekisteröinnin suunnitteluvaiheessa tulee arvioida myös se, voidaanko erillisrekistereiden avulla käsiteltäviä asioita siirtää käsiteltäviksi asiankäsittelyjärjestelmässä vai tarvitaanko edelleen erillisrekisteriä. Asiankäsittelyjärjestelmien käytön laajuutta tarkasteltaessa on huomioitava myös se, että osa rekisteröidyistä asioista/asiakirjoista voi olla pelkästään paperimuodossa ja osa yksinomaan sähköisessä muodossa. Tällaisissa tapauksissa asioiden tai asiakirjojen löydettävyys voi olla heikko, elleivät haku- tai arkistointiperusteet ole tiedossa tai perusteet ovat kovin erilaiset. Tehokas seulonta ja hävitys vaativat tarkan ohjeistuksen, varsinkin jos sama asiakirja on useammassa eri olomuodoissa, kuten esimerkiksi paperilla, filmillä tai magneettisella tallenteella. Julkisuuslain 18 asettaa viranomaiselle tietopalvelun tuottajana ja toteuttajana laadullisia velvoitteita. Asiaa on selvennetty tämän suosituksen kohdassa 4.3 Tietopalvelu ja tiedonhallinta. Asiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto edellyttää järjestelmän tehokkaalta hyödyntämiseltä toimintaprosessien läpikäynnin lisäksi yleensä myös toimintatapojen muutosta. Suunnittelutyössä tulee määritellä myös rekisterinpidon vastuut. Rekisterin käyttö- ja käsittelyoikeuksien määrittämisessä sekä valvonnan suunnittelussa on otettava huomioon julkisuuslain ja henkilötietolain asettamat vaatimukset. Rekisteröintitarpeen määrittelystä saa lisätietoja arkistolaitoksen AMS-oppaasta ( 3.2 Asiaryhmitys Arkistolaitoksen määräyksen mukaan 6/16

7 Rekisteröintiä varten laaditaan asiaryhmitys, jota laadittaessa on otettava huomioon asiakirjojen säilytysajat. Asiaryhmitys ja muut asiakirjallisen tiedon luokitteluperusteet on liitettävä rekisterin yhteyteen, ja ne on pidettävä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä (JulkA 1030/1999, 7 ). Rekisterin tietosisällön määrittely tapahtuu käyttäjien tarpeiden mukaan. Rekisteröinti tulee ymmärtää ensisijaisesti asian käsittelyä koskevan tiedon kuvailuna sen sijaan että ryhdyttäisiin kuvailemaan yksittäistä asiakirjaa. Suunnitteluvaiheessa tulee ymmärtää tiedon merkitys organisaation prosesseissa sekä pystyä kuvaamaan ja analysoimaan prosesseja erityisesti tiedon tarpeiden, käytön ja säilyvyyden näkökulmasta. Rekisteröinnin tulee antaa toiminnallinen yleiskuva viranomaisen hallinnollisten prosessien kulusta. Lainsäädäntö, kuten julkisuuslakia täydentävä asetus, henkilötietolaki, sähköinen asiointilaki, arkistolaki ja lainsäädännön antamien valtuutusten perusteella annetut määräykset ja ohjeet on otettava huomioon rekisterin tietosisältöä suunniteltaessa. Asioiden ja asiakirjojen jäsentelyä varten rekisteriin tarvitaan aina tehtävien mukainen asiaryhmityskaava. Jokaisen asiakirjaryhmän tai yksittäisen asiakirjan kohdalle on arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävä merkintä siitä, mihin rekisteriin kyseinen asiakirja tai tieto on rekisteröity. Vaikka asiaryhmitys suunnitellaan viranomaisen omista tarpeista lähtien, tulee eri viranomaisten asiaryhmityksessä pyrkiä suurempaan käsitteelliseen ja rakenteelliseen yhdenmukaisuuteen soveltuvin osin. Yhdenmukaisuus helpottaa mm. tiedon siirtoa ja muuta käytettävyyttä. Asiaryhmityskaava rakentuu yleensä desimaaliluokituksen varaan. Asiaryhmityskaavan pääryhmä-, ryhmäja alaryhmäotsikot ohjaavat ja tarkentavat luokitusta ja asioiden hakua. Asiaryhmityksen perusrakenne eli pääryhmät pysyvät muuttumattomana vaikka ryhmä- tai alaryhmäotsikoita muutetaan. Erityisen tärkeää on johdonmukaisesti käyttää kunkin asiaryhmän sisällä asiaryhmityskaavan tarkinta tasoa. Tarvittaessa voidaan lyhyesti kuvata, millaisia asioita kuhunkin ryhmään merkitään Vakiintuneen käytännön mukaan tietyt kaavan pääryhmät saavat saman tunnuksen: 0 Yleishallinto, yleiset asiat 1 Henkilöstöhallinto 2 Taloushallinto (ja kiinteistöhallinto) 3-9 Organisaation lakisääteiset tehtävät Asiaryhmityskaava on käyttökelpoinen väline asioiden ja asiakirjojen hallintaan ja käyttöön liittyvien tarpeiden toteuttamisessa. Ryhmitys voi toimia perustana mm. sarjanmuodostukselle, salassapito- ja käyttöoikeusmäärittelyille sekä seulonnalle ja tilastoinnille. Myös asiakirja-aineiston seulonta ja hävittäminen voi perustua asiaryhmitykseen, mikäli säilytysajat on sitä laadittaessa otettu huomioon. Organisaation tarpeista riippuen voidaan käyttää muitakin asia- tai asiakirjakohtaisen hävittämisen mahdollistavia metatietoja (ks. luku 3.3). Asiasanoituksen käyttö tarjoaa täydentävän hakumahdollisuuden asioihin ja asiakirjoihin. Asiasanoitus ei kuitenkaan korvaa asiaryhmityskaavaa, koska rekisteröintitiedot liittyvät olennaisesti viraston toimintaan, ja rekisteriin merkittyjen asiakirjojen alkuperäisellä tehtävällä ja liittymisellä viranomaisen toimintaan on suurempi merkitys kuin puhtaalla asiasisällöllä. Asiasanoituksen käyttö edellyttää organisaation tarpeisiin soveltuvaa asiasanastoa, käytön ohjeistamista ja perehdyttämistä. 3.3 Sisäinen ja ulkoinen metatieto rekisteröintiohjeet ja asiakirjojen metatiedot Metatieto on yleisnimitys tietovarantojen (esim. intranetin, asiakirjahallintajärjestelmän tai elektronisten arkistojen) sisältämien dokumenttien kuvailutiedoille. Se on tietoa tiedosta, tietosisältöä kuvaavaa ja sen merkitystä selittävää informaatiota. Metatieto helpottaa aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista ja säilyttämistä sähköisessä ympäristössä. 7/16

8 Arkistolaitoksen määräyksen mukaan Rekisteröintimetatietojen ja asiakirjoissa käytettävien metatietojen väliset suhteet, niiden käyttö sekä käsittely on suunniteltava ja ohjeistettava. Asiakirjoihin sisältyvien metatietojen säilyminen siirryttäessä uusiin laite- tai ohjelmistoympäristöihin on varmistettava. Metatietojen käyttö, käsittely ja ohjeistaminen Asioiden ja asiakirjojen rekisteröitiin liittyvien metatietojen määrittelyssä tulee varmistaa, että ne Yksilöivät asiakirjat ja varmistavat niiden löytämisen ja käyttöön saamisen Varmistavat asiakirjojen ymmärrettävyyden ja tulkittavuuden sekä todistusvoimaisuuden Mahdollistavat lainsäädännössä määritellyn asiakirjallisen tiedon hallinnan (saatavuus, käytettävyys ja hävittämisen ehtojen määrittäminen, hallinta ja toimeenpano, asiakirjojen laadinta-, käsittely- ja hallintatoimenpiteiden dokumentointi) Metatietojen käyttöä ja käsittelyä suunniteltaessa on otettava huomioon asiakirjan koko elinkaari ja asiakirjan ilmenemis- ja säilytysmuodot. Esimerkiksi pysyvästi säilytettävien paperi- ja mikrofilmitulosteiden osalta on ratkaistava, missä laajuudessa muita metatietoja kuin tavanomaisia asiakirjojen tunniste- ja käsittelytietoja on syytä sisällyttää arkistotulosteisiin. Samoin on huolehdittava siitä, että asiakirjarekisterin ja asiakirjan välinen hakuyhteys turvataan. Rekisteröintimetatiedot Rekisteröintimetatiedot ovat asioiden käsittelyvaiheiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröintiin liittyviä metatietoja. Asiaryhmitys ja asian/asiakirjan kuuluminen johonkin asiaryhmään on rekisteröinnin kannalta keskeinen metatieto. Asiakirjarekisterit sisältävät metatietoja, joiden avulla helpotetaan asioiden ja asiakirjojen hakua, seulontaa, tilastointia ja tietopalvelun hoitoa. Rekistereiden yhteisiä metatietoja ovat asiaryhmityksen lisäksi merkinnät mm. julkisuudesta tai salassapidosta, rekisterissä olevasta henkilötiedosta, käyttörajoituksesta, suojeluluokasta, vastuuhenkilöstä, säilytysajasta ja -paikasta sekä säilytysmuodosta. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta (6 ) edellyttää, että viranomaisen on tehtävä merkinnät asiakirjarekisteriin viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista sekä niiden käsittelyvaiheista. Asiakirjarekisteriin tulee merkitä tiedot mm. asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä tai viranomaisen asiakirjan laatimispäivästä ja asian laadusta, suoritetuista välitoimenpiteistä sekä asian lopputoimenpiteistä. Näiden tietojen avulla täytyy tarvittaessa voida tuottaa rekisterinäkymä ko. rekisterin asioista ja niiden käsittelyvaiheista. Toimenpiteitä koskevat tiedot ovat osa sähköisten asiakirjojen todistusvoimaisuuden takaamista (eheys, autenttisuus, tulkittavuus ja luotettavuus). Tästä johtuen pelkästään asiakirjoihin liitettävät metatiedot eivät voi korvata kirjaamista tai muuta rekisteröintiä. Asiakirjojen metatiedot Asiakirjojen metatiedoilla tarkoitetaan asiakirjan kuvailutietoja, jotka kertovat mm. asiakirjan laatijan, asiakirjan saatavuuteen liittyvät tunnisteet, sisällön ja yhteydet muihin asiakirjoihin sekä asiakirjan tyypin (asiakirjan rakenteen, elementtien nimet ja esitysmuodot). Metatietojen avulla saadaan yhteys asiakirjan ja diaarin tai muun rekisterin välillä. Samoin kirjaamatta jätettäviin asiakirjoihin saadaan diaaritietoja vastaavia tietoja, mikäli diaarin tai muun rekisterin numero tai vastaava tunnus on myös asiakirjassa määritelty metatiedoksi (asiakirjan identifikaatiotunnukseksi). Sähköiseen asiakirjaan voidaan liittää myös sellaisia tietoja, jotka eivät näy tietokoneen näytöllä tai paperille tulostettavasta asiakirjasta. Näitä metatietoja ovat mm. hakusanat ja asiakirjan tekijät. Tiedot tallentuvat asiakirjan mukana tietojärjestelmiin ja -verkkoihin sekä seuraavat sitä sähköisesti siirrettäessä. Käytettävät metatiedot riippuvat asiakirjatyypistä ja asiakirjoja käsittelevän ja käyttävän järjestelmän sekä organisaation 8/16

9 tarpeista. Asiakirjoihin sisältyvien metatietojen säilyminen on varmistettava siirryttäessä uusiin laite- ja ohjelmistoympäristöihin. Metatietojen sisältö Metatiedot tulee määritellä organisaation omista käyttö-, haku- ja yhdistelytarpeista sekä asiakirjojen hallinnan, prosessin kuvaamisen ja pitkäaikaissäilytyksen tarpeista. Metatietotarpeet yhdistetään ja toteutetaan tietojärjestelmissä sekä tarvittaessa määritellään rajapinnat mm. pitkäaikaissäilytystä ja verkkojulkaisemista varten. Asiaa on selvitetty Arkistolaitoksen Sähke-hankkeessa ( Yhteisiä asiakirjahallinnon metatietoja ei ole vielä standardoitu, mutta asiakirjallisen tietoaineiston metatietojen esittämistavaksi on yleistynyt alunperin www-asiakirjojen kuvailuun tarkoitettu Dublin Core -kuvailuformaatti. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Juhta on sovittanut formaatin asiakirjojen kuvailuun sopivaksi. Tarkempia ohjeita tästä annetaan suosituksessa "Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot", JHS 143 ( Metatietojen käyttöä voidaan hyödyntää myös tietopalvelussa ja asiakirjojen jakelussa esimerkiksi: Syötettäessä asiakirjallista tietoa intranetiin valmiiksi täytetyn metatietolomakepohjan avulla, jonka ansiosta voidaan tieto lähettää vaikka käyttäjien matkapuhelimiin tekstiviestinä. Tietosisältöjen personoinnissa: tiettyjen tietojen perusteella asiakirjallinen tietoaineisto valikoituu sitä tarvitsevien työntekijöiden sähköiselle työpöydälle. Tietopalvelua suunniteltaessa. On tärkeää saada käyttöön sellainen tietolähde (portaali), joka joko sisältää oleellisen jokaisen työssään tarvitseman tiedon tai toimii väylänä ulkoisiin tietolähteisiin. Tietolähteistä on voitava hakea tietoa helposti ilman monien hakutekniikoiden tuntemista. Portaalissa oleviin tietoihin ja tietolähteisiin voidaan luottaa. Organisaation ulkoista tietoa voidaan seuloa ja oleellisten tietojen ja tietolähteiden kanavointi onnistuu. 3.4 Julkisuus, salassapito ja henkilötietojen käsittely asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä Asiakirjan julkisuus määräytyy julkisuuslain sekä joidenkin erityislakien nojalla. Julkisuuslain mukaan jatkuvasti ylläpidettävän diaarin, asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosan tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen omaavan muun rekisterin merkintä tulee julkiseksi silloin, kun merkintä on tehty (6.1, 1 kohta). Asiakirjan rekisterimerkintä ei vaikuta viranomaisen laatiman tai viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuloon, vaan julkisuus on arvioitava asiakirjakohtaisesti. Viitetiedot asiasta ja/tai asiakirjasta voivat olla julkisia siitä huolimatta, että asiakirjat ovat joko kokonaan tai osittain salassa pidettäviä. Mikäli asiaryhmä tai asian sisältöä kuvaavat merkinnät yhdessä henkilön tunnistetietojen kanssa (asian vireille saattajasta) paljastavat salassa pidettävän tiedon, niin myös tällaiset merkinnät ja tiedot ovat salassa pidettäviä. Viranomaisen asiakirjat ovat salassa pidettäviä vain, jos niiden salassapidosta on säädetty erikseen lailla. Julkisuuslain salassapitoperusteet sisältävään 24 :n säännökseen on koottu 32 erillistä salassapitokohtaa. Salassa pidettävään viranomaisen asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle, on aina tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä, jos asiakirjan salassapito perustuu toisen etuun tai yleiseen etuun. Salassapitomerkinnän tekemisestä on säädetty julkisuuslain 25 :ssä. Henkilötietolain tarkoituksena on suojata kansalaisten yksityisyyttä ja oikeusturvaa sekä varmistaa yhteiskunnan avoimuus rekisterinpidossa. Lain keskeinen tavoite on edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista. Henkilötietolain velvoitteet tulevat sovellettaviksi myös silloin, kun viranomainen käsittelee henkilötietoja joko tietojärjestelmissään tai jos henkilötiedot muutoin muodostavat 9/16

10 tai niiden tarkoitus on muodostaa henkilörekisteri. Henkilötietojen käyttötarkoitus on aina määriteltävä etukäteen eikä tietoja saa käyttää muihin tarkoituksiin (käyttötarkoitussidonnaisuus). Rekisterinpitäjän on lain mukaan analysoitava, kuvattava ja arvioitava henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus koko tietojen käsittelyn elinkaaren osalta. Lainmukaisuus arvioidaan sekä henkilötietolain yleisten säännösten että mahdollisten henkilötietojen käsittelyä koskevien erityislakien perusteella. Rekisteröinnin suunnitteluvaiheessa on lainmukaisen käsittelyn kannalta määriteltävä, sisältyykö asiankäsittelyjärjestelmään johonkin henkilörekisteriin (eli henkilötietolain mukaisesti määriteltyyn käyttötarkoitukseen) kuuluvia tietoja tai kokonainen henkilörekisteri. Diaari on lain tarkoittama henkilörekisteri siltä osin, kun siihen merkitään luonnollisten henkilöiden tunnistetietoja (kuten nimi) esim. vireillesaattajan ominaisuudessa. Samoin asiakirjat, joiden vireilletulo on merkitty diaariin, voivat kuulua johonkin erikseen määriteltyyn henkilörekisteriin. Esimerkkinä tällaisesta on hakemus, joka sisältyy ko. etuusasiain käsittelystä muodostettuun henkilörekisteriin. Sähköiseen asiankäsittelyyn voi liittyä henkilötietojen keräämistä henkilörekisteriin, henkilötietojen luovuttamista rekisteristä tai muuta henkilötietojen käsittelyä. Henkilörekisteri saattaa syntyä sähköisen asiankäsittelyn yhteydessä esimerkiksi silloin, kun avataan mahdollisuus tehdä hakemuksia ja ilmoituksia sähköisesti, avataan palautepalsta internetissä tai tuotetaan käyttäjille neuvonta- ja vastauspalveluja tietoverkossa. Tällaisten palvelujen osalta tulee aina selvittää käsitelläänkö toiminnassa henkilötietoja, jolloin palvelujen tuottaja on rekisterinpitäjä. Verkkopalvelun käytöstä jäävät käyttäjien tiedot ovat henkilötietoja samoin kuin henkilörekistereitä sisältävien tietojärjestelmien käytössä syntyvät käyttäjien lokitiedot. Tarkempaa tietoa henkilötietolain soveltamisesta ja rekisterinpitäjän velvollisuuksista henkilötietojen käsittelystä saa tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta. Sarjassa Asiaa tietosuojasta julkaistaan henkilötietolakia koskevaa erityisesti rekisterinpitäjille suunnattua ohjeistusta Julkisuutta, salassapitoa ja henkilötietoja koskevat merkinnät asiakirjassa ja asiakirjarekisterissä Asiakirjat tulee ryhmitellä asiakirjarekistereissä siten, että asiakirjat on eroteltu paitsi asian mukaan myös sen perusteella, onko kysymyksessä julkinen, salassa pidettävä tai henkilötietoja sisältävä asiakirja. Luokittelun perusteella julkisista asiakirjoista voidaan helposti antaa tietoja ja toisaalta varmistaa, ettei salassa pidettävistä ja henkilötietoja sisältävistä asiakirjoista anneta tietoja ilman laillista perustetta. Julkisuusmerkintä tehdään rekisteriin esimerkiksi siten, että Diaarin asiaryhmityskaavaan merkitään asiaryhmien kohdalle julkisuutta/salassapitoa koskevat tiedot ja merkintä siitä, sisältyykö asiakirjaan tai rekisteriin henkilötietoja. Muissa rekistereissä rekisterin asiaryhmätunnukseen tallennetaan tieto rekisteriin sisältyvien tietojen julkisuudesta/salassapidosta sekä merkintä siitä, sisältyykö rekisteriin henkilötietoja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee myös tehdä merkinnät rekistereiden ja niissä olevien tietojen ja/tai asiakirjojen julkisuudesta/salassapidosta sekä merkintä siitä, sisältyykö rekistereihin henkilötietoja. Muuta rekisterinpitoa voi olla esimerkiksi erilaisten hakemusten käsittely, joka on säädetty viranomaisen tehtäväksi lailla. Tällöin rekisterinpitoon ja rekisteröityjen asiakirjojen sekä rekisterin tietojen luovuttamiseen vaikuttaa yleislain rinnalla myös tehtäväkohtainen erityislaki, joka saattaa sisältää tietoja rekisterin tietojen käsittelystä, luovutuksesta ja säilyttämisestä. 3.6 Salassa pidettävien asiakirjojen turvaluokittelu Julkisuusasetuksen 2 :n mukaan viranomainen voi turvaluokitella oman hallinnonalan erityistarpeidensa mukaisesti salassa pidettävät asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot, joiden luovuttamista on muutoin lailla 10/16

11 rajoitettu taikka joihin sisältyviä tietoja saa lain mukaan käyttää vain määrättyyn tarkoitukseen (erityissuojattava tietoaineisto). Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohjeen (VM 23/01/2000) mukaan asiakirja on turvaluokiteltava silloin, kun se on JulkL 24.1 :n 1, 2, 5, 7, 8, 9, 10 tai 11 kohtien mukaan salassa pidettävä. Tarkemmat ohjeet salassa pidettävien ja turvaluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä löytyvät VM:n ohjeesta 5/01/2000; Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje, joka on saatavissa osoitteesta Tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisteriseloste Viranomaisen on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Selosteet on pidettävä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Selosteen voi sisällyttää myös osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaa (JulkA 1030/1999, 8 ). Tietojärjestelmäselosteen laadintaa ovat ohjeistaneet VM ( ja Suomen Kuntaliitto ( Asiankäsittelyjärjestelmästä tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaavasta asiakirjarekisteristä on laadittava henkilötietolain mukainen henkilörekisteriseloste, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kussakin julkisuuslain tarkoittamassa tietojärjestelmäselosteessa on oltava muun ohella tieto siitä, sisältyykö järjestelmään jokin (nimetty) henkilörekisteri tai johonkin henkilörekisteriin kuuluvia tietoja ja mitkä ne ovat. Henkilörekisteriselosteet on pidettävä jokaisen saatavilla (HetiL 10 ). Henkilörekisteriselosteen sisällöstä on olemassa tietosuojavaltuutetun toimiston laatimat erilliset ohjeet, 4 Rekisteröinti sähköisessä asioinnissa ja tiedonhallinnassa 4.1 Sähköinen asiointi Sähköinen asiointi lisää tarvetta kehittää asioiden käsittelyprosesseja. Asiakirjahallinnon näkökulmasta sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen merkitsee asioinnissa syntyvien tietoaineistojen inventointia, niiden käsittelyn suunnittelua sekä säilytysaikojen, -muotojen ja -tapojen määrittelyä. Palvelujen järjestäminen merkitsee myös rekisteröinnin ja arkistoinnin kehittämistä, koska esimerkiksi teknisiä ratkaisuja voi olla useita, asiat voivat tulla vireille eri tavoin tai tietoja voidaan niiden elinkaaren aikana säilyttää eri muodoissa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003, 4 ) määrittelee sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi telekopion ja telepalvelun, kuten sähköisen lomakkeen, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään. Muiksi sähköiseen tekniikkaan perustuviksi menetelmiksi määritellään ne, joissa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin. Laki rajaa kuitenkin puhelun määritelmän ulkopuolelle. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjausmerkinnöistä tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Mikäli viranomainen ei saa avattua sille saapunutta sähköistä viestiä tai se on puutteellinen, tulee tästä ilmoittaa viestin lähettäjälle, mikäli asiakirjan lähettäjä ja tämän yhteystiedot ovat saatavissa selville. Asian sähköiseen vireillepanoon ja sähköisen allekirjoituksen tarkastamiseen liittyvien toimenpiteiden tulisi pääsääntöisesti tapahtua seuraavassa järjestyksessä: Viestin saapumisajankohdan toteaminen. 11/16

12 Ilmoitus lähettäjälle viestin vastaanottamisesta (ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin, ilmoitus sähköisen asiakirjan saapumisesta ei kuitenkaan ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin tai lopputulokseen eikä se myöskään sellaisenaan merkitse vielä sitä, että asia on tullut viranomaisessa vireille). Varmenteen voimassaolon tarkistaminen. Viestin eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen. Aina, kun alkuperä ja eheys tarkistetaan, tulee toimenpiteestä tehdä merkintä asiankäsittelyjärjestelmän toimenpidetietoihin tai muuhun vastaavaan kohtaan. Viestin avaaminen ja mahdollinen konvertointi luettavaan muotoon. Arviointi, onko kyseessä sähköisessä asiointilaissa tarkoitettu viesti vai asiakirja (ellei tätä ole ratkaistu jo palvelua järjestettäessä). Asian vireilletulon rekisteröinti (mukaan lukien merkinnät saapumisajankohdasta sekä eheyden ja alkuperäisyyden tarkistamisesta). Asian ja asiakirjan jatkokäsittelyyn siirtäminen ja käsittelyyn liittyvien väli- ja lopputoimenpiteiden rekisteröinti. Päätöksen tiedoksi antaminen sähköisesti, mikäli tähän on riittävät tekniset edellytykset ja mikäli asianomainen on antanut tähän suostumuksensa. Varsinainen hakemus allekirjoitetaan ja talletetaan tekstimuodossa. Viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmään ei talleteta sähköistä allekirjoitusta, vaan lähtökohtana on säilyttää tieto sähköisestä allekirjoituksesta (ennen kaikkea merkinnät alkuperäisyyden ja eheyden toteamisesta) kirjaamis- tai rekisteröintimerkintöjen avulla. Kun asiakirja tai sen tietosisältö on siirretty eheyden ja alkuperäisyyden toteamisen jälkeen vastaanottavan viranomaisen tietojärjestelmään, menettää sähköinen allekirjoitus suurelta osin merkityksensä. Käsittelyprosessin asianmukaisuus ja tietojärjestelmän luotettavuus turvaavat asiakirjan eheyden ja todistusvoimaisuuden. Sähköistä allekirjoitusta ei tule tarpeettomasti vaatia, vaan sen käyttötarve on arvioitava palvelua järjestettäessä. Selainpohjaisessa asioinnissa sähköisen allekirjoituksen tarkastaminen on teknisesti helpommin automatisoitavissa kuin sähköpostiin (liitetiedostojen käyttöön) perustuvassa sähköisessä asioinnissa. Päätöksen sähköinen tiedoksianto edellyttää teknisesti pitkälle kehittyneitä ratkaisuja. Se edellyttää myös asiakkaan suostumusta sähköisen menettelyn käyttöön. Suostumus on syytä rekisteröidä jo vireillepanovaiheessa. Päätöksen noutamisajankohta viranomaisen ilmoittamalta palvelimelta on rekisteröitävä. Ellei päätöstä noudeta määräajan kuluessa, noudatetaan normaalia päätöksentiedoksiantomenettelyä. Päätöksen lähettäminen kirjallisesti on rekisteröitävä. Keskeinen sähköisen asioinnin toteuttamista ohjaava dokumentti on Hallinnon sähköisen asiointipalvelun viitearkkitehtuuri, joka on saatavissa osoitteesta Palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuutta ohjeistetaan VAHTIn julkaisussa 4/2001, Sähköisten palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuuden yleisohje, joka on saatavissa osoitteesta ame.jsp. 4.2 Sähköpostin käsittely ja rekisteröinti Arkistolaitoksen määräyksen mukaan Sähköpostitse saapuneiden asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä menetellään samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä. Sähköpostitse saapuneen viestin/asiakirjan toimintaympäristöä kuvaavat viitetiedot ja tietosisällöltään muuttumaton viesti/asiakirja on voitava siirtää tai liittää osaksi normaalia asiankäsittelyprosessia. 12/16

13 Pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit/-asiakirjat on tulostettava paperille tai mikrofilmille, ellei viranomainen ole saanut arkistolaitoksen erityislupaa säilyttää niitä pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Sähköpostiviestien ja liiteasiakirjojen käsittelyyn liittyvät menettelytavat on suunniteltava ennalta. Monissa tapauksissa sähköpostiviesteillä on viranomaisen tehtävien hoitoon liittyvä asiakirjallinen luonne. Kun sähköpostiviesteillä on tällainen asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla kuin perinteiset asiakirjat: esittämistavan tai muun ulkoiseen seikan (esim. epävirallisuus) ei saa antaa hämärtää tätä peruslähtökohtaa.. Sähköpostitse saapuneen viestin/asiakirjan kontekstitiedot ja tietosisällöltään muuttumaton viesti/asiakirja on voitava tarvittaessa siirtää asiankäsittelyjärjestelmään. Kontekstitietojen vähimmäissisällön muodostavat: asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja asian otsikko rekisteröintitunnus tai muu asian yksilöivä tunnistetieto Kaikkia (sähköisiä) viestejä ei (tarvitse) kirjata. Arkistonmuodostussuunnitelmassa on otettava kantaa kirjattaviin aineistoihin myös sähköisen materiaalin osalta. Suunnitelmassa on myös otettava kantaa siihen, mitä tapahtuu kirjaamattomille viesteille, mikäli ne liittyvät organisaation tehtävien hoitoon. 4.3 Tietopalvelu ja tiedonhallinta Tietotekniikan kehityksen myötä tieto on yhä useammin sähköisessä muodossa ja tiedon siirto ja käsittely tapahtuu yhä useammin sähköisesti. Tietotarjonnan kasvaessa on oikean tiedon löytäminen ja käsittely yhä haasteellisempaa. Tietojen ja tietoaineistojen tehokas hallinta edellyttää organisaation tietovirtojen ja käsittelyprosessien kokonaisvaltaista tarkastelua, rekisteröinnin kehittämistä ja tallentamisen ja seulonnan perusteiden sekä tiedon hankinnan hallintaa. Julkisuuslain 18 :n velvoitteiden toteuttaminen edellyttää tietopalvelun tuottajilta ja toteuttajilta varmistusta siitä, että palveluiden käyttäjät voivat luottaa sähköisissä palveluissa jaettujen viranomaistietojen laatuun. Viranomaiselle asetettu vaatimus julkisuuden vaivattomasta toteutuksesta tarkoittaa myös sitä, että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Hallinnossa tietopalvelulle tulee asettaa laadullisia kriteereitä, joista keskeisimpiä ovat: tieto on hyödyllistä ja ajankohtaista tieto saadaan nopeasti ja helposti omaksuttavassa muodossa ajasta ja paikasta riippumatta (saatavuus) tietoon voidaan luottaa, tiedon virallisuus voidaan selvittää, asiakirjahallinto on asianmukaista ja standardoitua (luotettavuus) tietopalvelu käyttää resurssejaan mahdollisimman tehokkaasti, soveltaa oikeilla tavoilla tietotekniikkaa, käyttää palveluihin sopivia jakelukanavia (tehokkuus). Tietopalvelua kehitettäessä ja suunniteltaessa tulisi tehdä yhteistyötä tietohallinnon ammattilaisten kanssa mm. tietopalvelun tiedonhallinnan kehittämisessä, rakennesuunnittelussa, sisältötuotannossa ja ylläpidossa. Näihin liittyviä ovat mm. hakujärjestelmät ja tietopalvelun tietojärjestelmät, tietopankit, hakemistot, kirjastoja asiakirjajärjestelmät sekä tallennuksen ylläpidon ja muokkauksen välineet. Hyvin toteutuva tietopalvelun hoito vaatii mm.: Yhteisten käsitteiden luomista ja tuntemusta. Luokitusten määrittelyä. Käyttäjäryhmien määrittelyä. 13/16

14 Tietokantapohjaisten ratkaisujen hyödyntämistä. Metatiedon lisäämistä ja käyttöä. 4.4 Intranet ja tiedonhallinta Organisaation sisäisen Internet-tekniikoilla toteutetun tietoverkon (intranet) käytöllä pyritään erillisistä dokumentinhallinnanjärjestelmistä tietoverkossa tapahtuvaan, kaikille yhteiseen dokumenttien hallintaan. Intranetin sovellusalueita ovat mm. Sisäinen viestintä, tiedotus ja ohjeistus (mm. sähköposti, henkilöstölehti, sisäiset tiedotteet ja ohjeet, sisäinen puhelinluettelo, keskustelufoorumit). Valmiiden dokumenttien jakaminen ja julkaiseminen. Sovellusten jakaminen (operatiivisten sovellusten käyttö). Intranetin käyttöönoton tavoitteena toiminnan helpottaminen ja tiedon nopea saavutettavuus. Mahdollisia muita hyötyjä ovat mm.: Tiedon käyttäjälle helppo ja yhtenäinen käyttöliittymä eri palveluihin ja sovelluksiin. Tiedon tuottajalle nopea ja yhtäaikainen tiedon jakelukanava. Johdolle edullinen tapa saada tietoa ja jakaa sitä halutulla laajuudella. Tietohallinnolle sovellusten tekeminen on halvempaa ja nopeampaa. - mm. koulutuskustannukset pienenevät ja sovellusten jako helpottuu. - sisäiset verkot ovat yleensä valmiiksi rakennettuja ja kustannuksia tulee mahdollisesti vain. uusista palvelimista, selainten asentamisesta ja sivujen editointiin tarvittavista ohjelmaversioista. Intranetin käyttöönotto edellyttää käsiteltävien tietojen muuttamisen sellaiseen muotoon, että tiedot ovat levitettävissä ja käsiteltävissä tietoverkossa. Koska verkko mahdollistaa helpon pääsyn tietoihin, on tietoturvallisuuteen kiinnitettävä erityistä huomiota. Intranet-ratkaisuja toteutettaessa on mm. huomioitava: Asiakirjojen laatiminen ja/tai muuttaminen verkossa käyttökelpoiseen muotoon. Saapuneiden asiakirjojen skannaukset (kuvanlukijat ja tekstitunnistusohjelmat). Siirto internetistä intranetiin. Editointi työasemilta. Tietojen arkistointi, käytettävyys ja hakuominaisuudet: metatietoihin perustuvat html-luettelot. Tietoturvan toteutus: mm. käyttäjän tunnistaminen, avaimet. Sähköinen arkisto Intranetissä vaatii tietojen luokittelua (metatietojen avulla). Voimassaolotiedot ja versionhallinta. Intranet voidaan toteuttaa joko luomalla suorat yhteydet tietokantoihin tai siirtämällä tekstitiedostot, valmiit raportit tai pelkkä data intranet-palvelimelle. Intranetin käyttöönotto vaatii selkeän viestintäkulttuurin ja rinnalleen perinteisen viestinnän. Asioiden viestinnässä käytetään eri kanavia ottaen huomioon se, miten oikeudet tiedottaa mistäkin asiasta on jaettu. Jokaisella tiedolla on aina omistaja (päivitys ja vastuu oikeellisuudesta) ja kohderyhmä. Myös tietojen käyttöoikeudet tulee määrittää. Intranetin käyttöönotto vaatii yleensä toimintatapojen muuttamista. 4.5 Tietoaineistojen monimuotoisuuden ja asiankäsittelyjärjestelmän käytön hallinta Sähköinen asiankäsittely edellyttää paperiasiakirjojen muuttamista sähköiseen muotoon eli skannaamista. Kuvamuodossa skannatut asiakirjat on joskus tarpeen muuttaa merkkimuotoon esimerkiksi johtuen käsiteltävien asioiden luonteesta. Tällöin on kiinnitettävä erityistä huomiota konvertoinnin onnistumiseen; esim. ennen skannaamista asiakirjaan käsin tehdyt merkinnät voidaan joutua lisäämään jälkikäteen. Myös asiakirjojen alkuperäisyyden ja eheyden säilymiseen on kiinnitettävä huomiota. 14/16

15 Mikäli skannattua asiakirjaa käytetään tekstipohjana asian jatkokäsittelyssä, on varmistettava, että asiakirjojen eri versiot ovat erotettavissa toisistaan ja/tai ratkaistava, milloin on kyse kokonaan uudesta asiakirjasta. Mikäli alkuperäiset asiakirjat skannataan asiankäsittelyjärjestelmään, on alkuperäiskappaleiden arkistoinnista huolehdittava normaalien arkistointisääntöjen mukaisesti. Säilytystavasta ja -muodosta on oltava maininta arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiankäsittelyjärjestelmien käyttöönoton yhteydessä on ratkaistava myös, miten keskitettyä tai hajautettua asioiden avaus- ja jatkotoimenpiteiden teko on. Erityisesti sähköinen asiointi sen vaatimien teknisten edellytysten takia puoltaa avaustoimenpiteiden keskittämistä kirjaamoon tai erikseen rajattuihin rekisteröintipisteisiin. Mikäli sähköisen asioinnin toimintoja ei ole automatisoitu, kirjaajan tehtävänä on mm. tarkistaa asiakirjan alkuperäisyys ja eheys sekä antaa vastaanottokuittaus. Asiointia varten viranomaisella tulee olla keskitetty sähköinen asiointiosoite. Asian väli- ja lopputoimenpiteiden merkintä voidaan sen sijaan helpommin hajauttaa eri työyksiköihin tai rekisteröintipisteisiin. Arkistonmuodostussuunnitelmassa on otettava kantaa myös muihin sähköisen asiankäsittelyn ja paperilla tapahtuvan asiankäsittelykulttuurin rajalla oleviin kysymyksiin, kuten jos yleiskirje tai vastaava löytyy internetistä, tarvitseeko paperikappaleita kopioida. sähköpostissa saapuvien lyhytaikaisesti säilytettävien asiakirjojen käsittely- ja säilytystapa (paperi vai sähköinen). miten menetellään päätöksentekoon tulevien paperimuodossa olevien liiteasiakirjojen kanssa (skannataanko vai säilytetäänkö paperilla). 4.6 Tietojen ja asiakirjojen säilyttäminen ja arkistotulosteet Asiankäsittelyjärjestelmiin tai muihin vastaaviin rekistereihin sisältyvistä tiedoista ja asiakirjoista on säilytettävä paperi- tai mikrofilmimuodossa ne tiedot ja asiakirjat, jotka arkistolaitos on määrännyt pysyvään säilytykseen. Arkistotulosteiden tietosisältö on määritelty arkistolaitoksen määräyksessä Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä, Määräys ja ohje 195/40/2003, ( Asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosasta tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen ja tietosisällön omaavasta muusta asiakirjarekisteristä tulee tulostaa pysyvää säilytystä varten seuraavat paperi- tai mikrofilmitulosteet: Asiaryhmityskaava. Hakemisto lähettäjän/vastaanottajan mukaan (lähettäjän/vastaanottajan nimi aakkosjärjestyksessä ja rekisterinumerot). Arkistolaitoksen määräyksessä esitetyt, pysyvään säilytykseen tulostettavat rekisteröintitiedot. Pysyvästi säilytettävien rekisteröintitietojen ja asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen erillispäätöstä. Määräajan säilytettävät tiedot ja asiakirjat viranomainen voi säilyttää haluamassaan muodossa omien tarpeidensa mukaisesti. Arkistolaitos päättää virastokohtaisesti, mitä tietoja tai asiakirjoja ja missä muodossa kustakin erityisrekisteristä säilytetään pysyvästi. Asiakirjarekisterin tunnusmerkit (JulkA 6 ) täyttävät erityisrekisterit tulee tästä syystä eritellä arkistonmuodostussuunnitelmassa ja määritellä niiden säilytysajat ja -muodot. Asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosan tai sitä vastaavan käyttötarkoituksen omaavan muun rekisterin on toimittava siihen merkittyjen tai sisältyvien asiakirjojen hakemistona asiakirjojen koko elinkaaren ajan niiden säilytysmuodosta riippumatta. 5 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh , sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi JHS-järjestelmän verkkosivut: 15/16

16 Liite: suosituksessa mainitut tietolähteet ja täydentävä materiaali Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä, Määräys ja ohje 195/40/2003, : JHS-suositukset: Hyvän tiedonhallintatavan määritys, VM:n työryhmämuistio 11/2000: 8_fi.pdf Arkistolaitoksen AMS-opas: Arkistolaitoksen SÄHKE-hanke: Valtiovarainministeriön tietoturvaohjeistus (VAHTIn sivut): Tietosuojavaltuutetun toimiston Asiaa tietosuojasta -sarja: Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje: Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus: Henkilörekisteriseloste: Hallinnon sähköisen asiointipalvelun viitearkkitehtuuri me.jsp. Sähköisten palveluiden ja asioinnin tietoturvallisuuden yleisohje, VAHTI 4/2001: /3371/name.jsp 16/16