SÄHKE-hanke Tarjouspyynnön liite 2 Riku Moisio Mallintamisen osahanke

Transkriptio

1 KANSALLISARKISTO UISTIO SÄHKE-hanke Tarjouspyynnön liite 2 Riku oisio allintamisen osahanke allintamisen osahankkeen tavoitteet on määritelty ylätasolla SÄHKEhankkeen projektikuvauksessa: allintaminen a) ääritellään ne asiankäsittelyprosessin vaiheet, joiden pitää rekisteröityä järjestelmään. b) ääritetään ne metatietoelementit, joilla rekisteröitävät toimenpiteet ilmenevät asiakirjoissa. c) ääritellään tietomalli sille muodolle, jossa Kansallisarkisto ottaa vastaan sähköisiä aineistoja Tämä määritelmä on täsmentynyt seuraavasti (evaluoidaan yhdessä valittavan toimittajan kanssa): allintamishankkeessa laaditaan tietomalli siirtotiedostolle ja siihen liittyville ei-tekstuaalisille entiteeteille. Tietomalli laaditaan ensin välineriippumattomalla tasolla ja siitä laaditaan välineriippuva XL DTD/Schema. Lisäksi lyödään lukkoon ulkoisten tiedostomuotojen hyväksytyt formaatit ja niiden yksityiskohdat (esim. TIFF v 6 - pakkaamaton). Tietomallin rungon muodostaa hallinnollisten asiankäsittelyjärjestelmien rakenne (arkisto-ryhmä-asia-asiakirja). Tietomalliin liittyy lisäksi ainakin julkisuus-, säilytysaika- ja rekisteröitymistietoja. Tietomallin metadataa verrataan kansainvälisiin asiakirjahallinnon metadatamalleihin ja sähköisten asiakirjojen kuvailuformaatteihin (JHS 143, SFS-standardi). Lisäksi tietomallin laadinnassa otetaan huomioon suomalaisen arkistotietokannan kuvailutapa ja EAD (Encoded Archival Description), jotta tietomalli on yhteensopiva arkistolaitoksen arkistotietokannan kanssa. Tietomalliin lienee syytä ottaa myös mukaan säilytysmetadataa, jossa ilmaistaan migraatioprosessin ja muun säilyttämisen aineistoon aiheuttamat muutokset (aineiston siirtoajot järjestelmästä toiseen, konvertoinnit tiedostomuodosta toiseen) ja kuvataan arkistoversion nykytilaa teknisessä mielessä. Toiminnallisissa vaatimuksissa esitetään suomalaisen arkistotoimen ja asiakirjahallinnon näkökulmasta vaatimuksia järjestelmälle. Esimerkkejä vaatimuksista on jäljempänä. Suomalaisia vaatimuksia peilataan EU:n oreqvaatimuksiin, Indianan ja Pittsburgin yliopistojen kehittämishankkeiden vaatimuksiin, sekä Tanskan ja Norjan arkistolaitoksien vaatimuksiin. Tietomalliin toiminnalliset vaatimukset liittyvät siten, että niissä määritellään millaisien toimien tuloksena tietomallin mukaiset tiedot kerätään järjestelmästä. Lisäksi toiminnallisia vaatimuksia esitetään muuhun toiminnallisuuteen, kuten käyttäjähallintaan ja luotettavuuteen nähden, kuitenkin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta. Toimintamallissa esitetään, mitä tietoa täytyy rekisteröityä osaksi sähköisen arkiston tietosisältöä elinkaaren eri vaiheissa ja mitä toimia asiakirjoille tehdään. Toimintamalli ilmaisee yleisen tapauksen asiakirjallisen tiedon

2 elinkaaren vaiheista, vaiheissa kertyvästä tiedosta, vaiheiden aikana tehtävistä arkistollisista tietojenkäsittelyistä. -Järjestelmän perustamisvaiheessa talletetaan järjestelmään muodostuvan arkiston perustiedot -Ns. järjestelmän aktiivisen käytön vaiheessa kerätään tietoa asioista, tallennetaan sähköisiä asiakirjoja ja niiden metatietoja sekä käsittelytietoa -Siirtotiedostoa laadittaessa tehdään merkinnät säilytysmetadataan siirron suorittamisesta tai tiedostomuodon muutoksista. allinnettavaa allinnettavan asiankäsittelyjärjestelmän rakenne perustuu hierarkiaan arkistoryhmä-asia-toimenpide-asiakirja. Jokaisella tasolla määritellään tasoon kuuluvia attribuutteja siten, että alempi taso tarkentaa ylempää tasoa, mutta mikäli alatasoa ei määritellä, on ylätason attribuutti voimassa myös alatasolla. Jokaisella tasolla on attribuutteina ainakin: -Julkisuustieto -Tietoturvaluokka -Säilytysaika allinnettavia asiankäsittelyelementtejä ovat: Arkisto Sähköisten asiakirjojen kokonaisuus Yleisattribuutteja: Kuvailu (arkistotietokanta, AS-ohje ja EAD) Sisältää: ryhmiä Ryhmä Arkistoa jäsentävä diaariryhmä Yleisattribuutteja: Kuvailu, Tunnus (desimaaliluokitus), Ryhmän nimi AS-attribuutteja: Julkisuustieto, Tietoturvaluokka, Säilytysaika Sisältää: alaryhmiä (useitakin tasoja) tai asioita (liitetään aina tarkimmalle ryhmittelytasolle) Asia Ryhmään kuuluva asiakirjoja yhdistävä kansio, joka itsessään pitää sisällään tietoa asian käsittelyn vaiheista Yleisattribuutteja: Tunnus (diaarinumero), Asian nimi AS-attribuutteja: Julkisuustieto, Tietoturvaluokka, Säilytysaika Sisältää: Toimenpiteitä Rekisterin asiakohtainen muutosloki Käsittelytiedon lisäksi pitäisi mallintaa muut rekisterille tehtävät muutostoimenpiteet asiakohtaisesti. (lisäsi asiakirjan, lisäsi toimenpiteen, poisti toimenpiteen, teki loppumerkinnät) 2

3 3 Rekisterin asiakohtainen käsittelyketju Lisäksi harkitaan mallinnetaanko asialle käsittelyketju, jossa asian kulloinenkin vastuuhenkilö kirjataan osaksi asian tietoja. Lopputuloksena on vastuuhenkilöhistoria asian käsittelyn osalta. Käsittelyketjun tietoja ovat ainakin käsittelijä (nimi), käsittelijän tehtävä (rooli), ja käsittelyaika (virkavastuun aika). Toimenpide l. käsittelyvaihe Käsittelyvaihe on yleistys kolmelle erityyppiselle käsittelyvaiheelle. Käsittelyvaiheita ovat avaus, välitoimenpiteet ja lopputoimenpide. Yhtä asiaa kohti voi olla vain yksi avaus- tai lopputoimenpide. Sen sijaan välitoimenpiteitä voi olla useampia. Käsittelyvaiheiden järjestys on aina etukäteen tiedossa (esim: avaus-väli-väli-väli-loppu) - Asian avaus (avaavana toimena saapunut tai laadittu asiakirja, toimenpiteitä on yksi kutakin asiaa kohti) - Asian välitoimenpiteet (toimenpiteen välikappaleena on saapunut tai laadittu valmis asiakirja, toimenpiteitä voi olla ei yhtään, yksi tai useampia (0..*) kappaletta asiaa kohti) - Asian lopputoimenpide (toimenpiteen välikappaleena on päätösasiakirja, toimenpiteitä on yksi kutakin asiaa kohti) Em. toimenpiteiden viitteellisinä tietolähteinä ovat arkistolaitoksen laatimat määräykset ja ohjeet asiakirjojen rekisteröimisestä (1995 ja luonnos-2002). Sisältää: asiakirjoja Asiakirjat Asiakirjat ovat yleensä tekstinkäsittelyohjelmalla tuotettuja tiedostoja, jotka ovat tiedostoliitteenä käsittelyvaiheessa. Käsittelyvaiheisiin voi liittyä ei yhtään, yksi tai useampi asiakirja. Ei yhtään tulee kyseeseen lähinnä silloin kun syystä tai toisesta asiakirjaa ei voida liittää sähköisesti järjestelmään. Asiakirjaan voi liittyä ei yhtään, yksi tai useampia ei tekstimuotoisia liitteitä (esimerkiksi kuva TIFF-muodossa erillisessä tiedostossa). Tämä liite ei ole loogisessa mielessä koskaan erillinen asiakirja, vaan se on osa asiakirjaa. Yleisattribuutteja: [Asiakirjanumero, id] AS-attribuutteja: Julkisuustieto, Tietoturvaluokka, Säilytysaika Asiakirjan attribuutit on pääteltävissä rekisteröintiohjeesta (1995 ja luonnos- 2002). Voi sisältää: Asiakirjan versioita

4 4 Asiakirjan versio Asiakirja voi koostua useasta versiosta. Jos versioita käytetään, on asiakirjan käsite kompositio eri versioista. Tällöin asiakirja on vain äitikäsite versioille. Asiakirjaan voi liittyä ei yhtään (jos ei versionhallintaa), yksi tai useampi versio. Yleisattribuutteja: [versionumero, +id (asiakirjanumeron perusteella)] AS-attribuutteja: Julkisuustieto, Tietoturvaluokka, Säilytysaika Asiakirjakohtainen muutosloki Lisäksi harkitaan, pitääkö jokaisesta asiakirjaan kohdistuneesta muutostoimesta ylläpitää asiakirjakohtaista muutoslokia. Lokista ilmenee kuka on tehnyt mitä ja koska. Lokissa kirjataan ylös vain muokkaustietoja. Lokissa ei ole tietoja asiakirjan lukemisesta. Seulonta Seulonta merkitsee sitä, että asiankäsittelyjärjestelmän tietosisällöstä erotetaan pysyvästi säilytettävä materiaali siirtotiedoston muodostamista varten. Arkiston seulonta toteutetaan säilytysaika-metatietojen avulla. Seulonta suoritetaan viimeistään juuri ennen konvertointia sähköiseen siirtomuotoon. Siirtotiedosto Siirtotiedosto on tiedosto, joka määritellään mallintamisen aikana. Tavoitteena on, että eri toimittajien järjestelmissä on tulevaisuudessa ominaisuus, jonka avulla erilaisista järjestelmistä saadaan yhtenäinen siirtotiedosto. Siirtotiedosto on tavoitetilassamme sellainen, että se voidaan tuoda (import) Kansallisarkistoon rakennettavaan palvelujärjestelmään. 1 Siirtotiedosto mahdollistaa asiankäsittelyjärjestelmien tietosisällön saamisen yhtenäisessä muodossa ja niiden käsittelemän tiedon käsittelyn palvelujärjestelmässä yhtenäisin kriteerein. Siirtotiedosto on XL-rakenne, joka määräytyy arkiston hierarkisen rakenteen mukaisesti. Rakennetta valvotaan DTD:llä tai XL Schemalla (määritellään myöhemmin). Asiakirjat jakautuvat kolmeen luokkaan. Kokonaan tekstiä oleviin asiakirjoihin (läh. ns. ASCII-muotoiset; suoraan rakenteeseen), kuviksi muunnettuihin asiakirjoihin (TIFF; ulkoisiksi entiteeteiksi), sekä sekamuotoisiin, joissa asiakirjan tekstiosan lisäksi rakenteeseen voi kuulua myös ulkoisia entiteettejä (TIFF-kuvia). Käytettyjen formaattien tulee olla tärkeysjärjestyksessä: 1. Formaatille on oltava olemassa avoin spesifikaatio. Kansallisarkisto säilyttää pysyvästi formaatin spesifikaatiota. Spesifikaation avulla voidaan myöhemminkin kirjoittaa ohjelma, joka pystyy lukemaan sanottua formaattia. 1 Palvelujärjestelmä on sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen operatiivinen järjestelmä, jossa säilytetään ja jonka kautta tutkijat saavat käsiinsä sähköisen aineiston arkistolaitoksessa.

5 2. Formaatin tulee olla laajassa käytössä Suomessa ja maailmalla. 3. Formaatin tulee olla mahdollisimman itsekuvaileva. 5 Luotettavuus ja tietoturva Asiankäsittelyjärjestelmän tulee olla viranomaisen luotettava tietojärjestelmä.

6 6 Viitteellistä materiaalia Alustava luettelo toiminnallisista vaatimuksista (Arkistolaitoksen ehdotus valmiina hankkeen käynnistämisvaiheessa). ID Lähde Vaatimus ääräys / Suositus Selite ArkL, ASsuositus Sähköinen arkisto on hierarkinen tietokokonaisuus Asiankä sittelyjä rjestelm än tulee käsitellä arkistoa hierarkisena rakenteena Hierarkian tasot Hierark ian tasot ovat: - Arkisto - Ryhmä (voi olla alaryhmiä) - Asia - Toimenpide - Asiakirja - Versio (jos käytetään versionhallintaa) Rek isterö intiohje Toim enpiteen lajit Toimenpide voi olla: - Avaustoimenpide (1/asia) - Välitoimenpide (n/asia) - Lopputoimenpide (1/asia) AS-suositus Järjestelmän tulee sisältää soveltuvat ASattribuutit. AS:n tietosisältö on oltava järjestelmässä kytkettynä sähköisen arkiston eri tasohin: ryhm iin, asioihin ja asia kirjoihin. ikäli käytössä on versionhallinta, pitää vastaavat tiedot liittää myös versioon. AS-suositus Hierarkian tasoihin sidotut attribuutit ovat voimassa alem milla tasoilla oletusarvoina Ylemmän tason AS-attribuutit ovat voima ssa, ellei alem malta tasolta m uuta ilmene. Tämä koskee attribuutteja säilytysaika, julkisuusluokka, tietoturvaluokka. AS:n myötä saatuja oletusarvoja voidaan muuttaa Ylemmän tason AS-attribuuttien voimassaolo alemmilla tasoilla voidaan kumota määrittelemällä alemm alla tasolla arvo sam alle attribuutille. Tä mä k oskee attribuutteja säilytysaika, julkisuusluokka, tietoturvaluokka. Toimenpiteeseen voidaan liittää asiakirjoja Varsinaiset asiakirjat liitetään toimenpiteisiin. Kryptogra fia Asiakirjojen muuttumattomuus Asiakirjat on pystyttävä määrittelemään järjestelmässä muuttumattomaan tilaan. uuttumattomaan asiakirjaan voidaan tehdä muutoksia vain palauttamalla se mu oka ttavaksi. P alautuks en vo i tehdä vain arkis tonhoitaja -rooli. Palautuksesta pitää tehdä merkintä asiakirjan muutoslokiin. Kryptografia, Use history, Audit trail Asiakohtainen muutosloki Asiaan liittyy tieto toimista, jotka järjestelmä tai käyttäjä on tehnyt suhteessa asiaan. T ietoja ovat muutoksen tyyppi, nimi, rooli suhteessa asiaan ja muutosaika. Esim. Asian avasi atti eikäläinen, valmistelija, Audit trail, tuomioistuinlaitoksen diaari Asiakohtainen vastuuk etju Asiasta selviää, kenellä on ollut virkavastuu asiasta k ullakin ajanhetkellä. Tieto ja ova t nim i, rooli suhteessa asiaan ja va stuun aika.

7 7 Audit trail, kryptografia, use history Asiakirjakohtainen muutosloki Asiakirjaan liittyy tieto toimista, jotka järjestelmä tai käyttäjä on tehnyt suhteessa asiaan. T ietoja ovat m uutokse n tyyppi, nim i, rooli suhteessa asiaan. Esim. Asiakirjan tallensi atti eikäläinen, valmistelija. Kryptogra fia Tietojen muuttumattomuuden valvonta Rekisteritiedon ja asiakirjojen mu uttum attom uutta on va lvottava luo tettav in keinoin. uuttumattom uus on pystyttävä osoittam aan kiista ttom asti. uuttumattomuuden valvonnassa ei pidä käyttää sellaisia menettelyjä, jotka eivät sovellu pitkäaikaissäilyttämiseen (esim. HSTinfrastruktuurin mukainen sähköinen allekirjoitus) Rek isterö intiohje, hyvä tiedonhallintatapa (HTT) Julkisen ja ei-julkisen tiedon erottaminen eri tasoilla I Julkisuustieto voidaan määritellä erikseen asialle ja asiakirjoille. Järjestelmän on erotettava julkinen ja ei-julkinen tieto siten, että julkis esta diaar ista ei pääs e ei-ju lkisiin asiakirjoihin HTT Julkisen ja ei-julkisen tiedon erottaminen eri tasoilla II S Julkisuustieto voidaan määritellä erikseen asiakirjan eri osille. Järjestelmän on erotettava asiakirjan eri osat siten, että järjes telmäs tä voidaan näyttää ei-julkisen asiakirjan julkiset osat. Seulonta-poim inta Järjestelmässä on oltava seulontaominaisuus, jonk a avu lla void aan poim ia pitkäaikaissäilytettävä arkistokokonaisuus koko aineistosta. Poiminta koskee vain asiakirjoja. Asian rekisterissä olevia viitetietoja ei seulota. Poiminnan ulkopuolelle jätettyjen asiakirjojen viitetietoihin tehdään merkintä asiakirjan jättämisestä pitkäaikaissäilytettävän aineiston ulko puolelle (ja seulo nnan per uste? pitää olla sitten AS:ssakin) Seulonta-poim innan käynnistää vain arkistonhoitaja-rooli. Sitä ei voida suorittaa automaattisesti. Seulonta-poiminnan ajankohtaisuudesta voidaan huomauttaa automa attise sti. Seulonta-hävitys Järjestelmässä on oltava ominaisuus, jonka perusteella järjestelmästä voidaan hävittää määräajan säilytettävät asiakirjat säilytysajan umpeuduttua. Hävitys koskee vain asiakirjatiedostoja. Se ei koske rekisterissä olevia viitetietoja. Viitetietoihin tehd ään m erkintä hävitetystä asiakirjasta (ja seu lonna n per uste? pitää olla sitten AS:ssakin). Hävitys voidaan suorittaa yksitellen tai eräajona, jonka käynnistää arkistonhoitajarooli. Ks. edellinen vaatimus. Hävitetyistä asiakirjoista laaditaan metatietoihin tulevien hävitysmerkintöjen lisäksi hävitysluettelo. Luettelo pitää voida tulostaa paperille.

8 8 HTT Hävitykse n täydellisyys Hävitetyt asiakirjat on hävitettävä tietoteknisesti riittävän hyvin, jottei hävitettyjä tietoja joudu sivullisten käsiin. Pelkkä tiedostojärjestelmän viitetietojen (esim. FAT) tuhoaminen ei riitä, vaan hävittäminen on tehtä vä kertak aikk isesti. Siirtotiedosto Järjestelmän on tuotettava aikarajaukseen perustuva siirtotiedosto pysyväissäilytykseen otettavassa siirtom uodossa. (esim. luo siirtotiedosto vuosilta ) Itse siirtotiedoston lisäksi toimitettavaan koko naisuute en voi liittyä asiakirjoja tiedostoliitteinä. Näihin tiedostoihin on oltava yksikäsitteinen viittaus siirtotiedostosta. Tiedon ei tarvitse olla määritellyssä tietomuodossa järjestelmän sisällä. Siirtotiedoston sisällön tuottaminen Asiankäsittelyn aikana käytettävien tiedostomuotojen tulee olla konvertoitavissa asiakirjoille määriteltyihin siirtomuotoihin. Laadunvarmennus Siirtotiedoston on sisällöllisesti vastattava järjestelmän omaa tietosisältöä. Jos konve rsiossa katoaa tietoa, on as iasta sovittava Kansallisarkiston kanssa. Siirtotiedosto n muoto Siirtotiedosto tuotetaan arkistolaitoksen määräämän XL Scheman mukaiseen tiedostomuotoon yhtenä kokonaisuutena poislukien mahdolliset ei-xl-muodossa toimitettavat liiteasiakirjat. Tekstimuotoiset asiakirjat (ASCII-muoto) generoidaan suoraan XL-rakenteeseen. Siirtotiedoston merkistönä on UNICODE. Siirtotiedostoon kuulumattomien liitteiden muoto. Siitotie doston lisäks i siihen voi liittyä liitetiedostoja, joita ovat kuviksi konvertoidut asiakirjat. Kuvia tulee käyttää vain silloin, kun konvertointi ASCII-muotoon on mahdotonta. ikäli kuvatiedostoihin voidaan soveltaa OCRtunnistusta, voidaan XL-rakenteeseen liittää myöhempää hakumahdollisuutta varten OCRteks ti. Kuvatiedoston muodoksi hyväksytään: -pakk aam aton tai CC ITT G roup 4 -pakattu dpi? TIFF-kuva harmaa sävy ja värikuvien kohdalla. Kuvien sävyjen määrä on 8 bit/pikse li. tai -pakkaamaton dpi:n TIFF.CCITT Group 4 -pakattu väh dpi? TIFF-kuva mu stavalko kuvien sä vyjen mä ärä 2 bit/pik seli kohdalla. ikäli viranomainen tuottaa liitteet kuvina, pitää ennen toimittamista varmistaa kuvien keskimääräinen laatu. TIFF-kuvat laaditaan PC-Tiff, Baseline - muodossa.

9 9 onimuotoiset asiakirjat Tekstiä ja kuvia/piirroksia sisältävät asiakirjat konvertoidaan siten, että teksti konvertoidaan tekstiksi (ASCII) ja kuvan kohdalle tehdään linkki kuvatiedostoon. Kuva/piirros konve rtoidaan e m. TIFF-m uotoon. Siirtotiedosto n sinetöinti ja salakirjoittaminen tietoverkossa Siirtokok onaisuu s sinetöidä än ja salakirjoitetaan siirron ajaksi organisaation HST -infra struk tuurin mu kais ella sä hkö isellä allekirjoituksella, mikäli siirtäminen tapahtuu tietoverko n kautta. Tarvitaanko joku paketointiohjelma? Tanska Siirtotiedoston toimittaminen off-line - tietovälinee llä Siirtokokonaisuus toimitetaan kertakirjoitettavalla optisella off-line - tietovälineellä. (CD-R, DVD -R). Pitää jotenkin estää tiedon lisääminen levylle? Luotettav a järjestelmä Järje stelm än tietojen käsittelyjen pitää toim ia oikein ja luo tettavasti. Oikeellisuus ja luotettavuus on testattava järjestelmän käyttöönottovaiheessa ja muutostöiden yhteydessä. Luotettava järjestelmä II S Järjestelmän tietojenkäsittelyn oikeellisuus varmistetaan kolmannen osapuolen suorittamalla puolueettomalla auditoinnilla. Tietoturva ja käyttäjät Järjestelmän tulee huolehtia käyttäjähallinnan kein oin, että järjeste lmä ä käytetää n vain suunniteltujen käyttöoikeuksien mukaan. Käyttöoikeuksien tulee kuvastaa asiankäsittelyn vastuita organisaatiossa. Käyttöoikeuksien valvontaan ja ylläpitoon on nimettävä vastuuhenkilö. Käyttä jiä ei saa pä ästää tek em ään toim ia järjestelm ässä tai muok kaam aan tietoja käyttäjähallinnan ohitse (ns. backdoorongelma). Tietoturva ja ulkopuoliset käyttäjät Järjestelmän vikaantuminen Järjestelmässä pitää olla riittävät takeet siitä, että ulkopuoliset tahot eivät pääse käyttämään järjestelmää. Ulkopuolisten tahojen käytön estämisessä keskeinen merkitys on tietoliikenneyhteyksien suojaamisessa, jos järjestelm ä on kytketty tietoliikenneverkkoon. Fyysis et laitte et on sijoite ttava tietotu rvallisiin tiloihin ja niiden käytöstä on pidettävä päiväkirjaa. Ulkoistettujen järjestelmäpalvelujen tarjoajien on sitouduttava toimimaan vastaavalla tavalla, kuin viranomaisten itsensä. Järjestelmä ei saa vikatilanteessa jäädä sellaiseen tilaan, jossa järjestelmän tiedot olisivat havaitsematta muuttuneet (tieto olisi lisääntynyt, muokattu tai hävinnyt).

10 10 Järjestelmän tietojen varmistaminen Järjestelmästä on otettava varmuuskopiot kerran vuorokaudessa ja viranomaisen on varmistuttava siitä, että varmuuskopioidut tiedot ovat yhtäpitäviä järjestelmän tietojen kanssa. Järjestelmä pitää pystyä palauttamaan toimintakuntoon (ohjelmistot ja tietosisältö) varmuuskopioiden avulla. Järjestelmän tietoturva Järjeste lmän on noud atettava m yös muita voimassaolevia valtionhallinnon tietoturvallisuutta kosk evia määräyks iä.

11 Viitteellinen DTD sähköiselle arkistolle (Ei välttämättä kaikilta osin yhtenäinen em. attribuuttilistojen kanssa) <!-- XL-Arkisto DTD TARKOITUS:DTD asianhallintajarjestelman tuottamaa sahkoista arkistoa varten SOVELTAISALA: Arkistotoimi, erityisesti sahkoisten tietoaineistojen pitkaaikaissailytys ENSISIJAINEN KAYTTO: SAHKE-hankkeen mallinnuksen osahanke TEKIJA: R.oisio VERSIO: 0.2 ( ) LAHTEET: Rekisterointiohjeluonnos, Arkistonmuodostussuunnitteluohjeistus KOENTIT: Tassa versiossa on jatettu kokonaan sarja pois. Sarja vaikuttaa kuitenkin olevan sahkoiselle arkistoinille tarpeeton Sarja on mallinnettu edelleen varhaisempaan versioon (0.1) --> <!-- Ryhmaa ja asiakirjaa koskevat elementit vrt. ASohje --> <!ENTITY % RSA "(nimi, lisatiedot?)"> <!-- Asiakirjaa koskevat attribuutit vrt. ASohje --> <!ENTITY % SA "julkisuustieto NTOKEN #REQUIRED sailytysaika NTOKEN #REQUIRED tietoturvaluokitus NTOKEN #IPLIED"> <!-- Rekisterointitiedot vrt. REKluonnos, rekisterinumero ei valttamatta ole matemaattinen numero --> <!ENTITY % PSA "reknro NTOKEN #REQUIRED saapumispvm NTOKEN #REQUIRED lahettaja CDATA #REQUIRED vastaanottaja CDATA #REQUIRED lahettajarnro NTOKEN #REQUIRED laatimispvm NTOKEN #REQUIRED tiivistelma CDATA #REQUIRED eheys_ja_alkupera (kylla ei) #IPLIED"> <!-- Juurielementti ja muut elementit attribuutteineen--> <!ELEENT arkisto (arkistonmuodostaja, ryhmat)> <!ELEENT arkistonmuodostaja (animi, muu_nimi*)> <!ELEENT animi (paanimi, alanimi?, historia?)> <!ELEENT paanimi (#PCDATA)> <!ELEENT alanimi (#PCDATA)> <!ELEENT historia (#PCDATA)> <!ELEENT muu_nimi (paanimi, alanimi?)> <!ATTLIST muu_nimi alkuvuosi NTOKEN #REQUIRED loppuvuosi NTOKEN #REQUIRED > <!ELEENT ryhmat (ryhmittelyn_kuvaus?, ryhma+)> <!ATTLIST ryhmat luokitus CDATA #IPLIED > <!ELEENT ryhmittelyn_kuvaus (#PCDATA)> <!ELEENT ryhma (%RSA;, ryhma*, asia*)> <!ATTLIST ryhma %SA; tunnus NTOKEN #IPLIED > <!ELEENT nimi (#PCDATA)> <!ELEENT lisatiedot (#PCDATA)> <!-- avausasiakirja, valitoimenpideasiakirjat, lopputoimenpideasiakirjat --> <!ELEENT asia (%RSA;, avaus, valitp?, lopputp?)> <!ATTLIST asia %SA; reknro NTOKEN #REQUIRED avauspvm NTOKEN #REQUIRED stiedoksianto (kylla ei) #REQUIRED > <!-- suostumus sahkoiseen tiedoksiantoon: k/e --> <!ELEENT avaus (asiakirja)> <!ELEENT asiakirja (%RSA;, asciisisalto)> <!ATTLIST asiakirja %SA; %PSA; > <!ELEENT asciisisalto (#PCDATA)> <!ELEENT valitp (asiakirja+)> <!ELEENT lopputp (asiakirja+)> <!ATTLIST lopputp sahk_allek (kylla ei) #IPLIED sahk_tdant CDATA #IPLIED sahk_nouto CDATA #IPLIED man_lahetys CDATA #IPLIED > 11

12 12 Lyhyt selitys arkisto Juurielementti (koostuu arkistonmuodostajasta ja ryhmistä) arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja on esim. organisaatio tai sen osa, joka muodostaa ko. sähköisen arkiston. Arkistonmuodostajan alle on sijoitettu mallin mukaisesti erilaiset nimitiedot. animi Arkistonmuodostajan nykyinen (tai lopullinen) nimi, koostuu päänimestä ja mahdollisesta alanimestä. Tämän elementin lapsielementtinä on myös historia, johon voi tarvittaessa kuvata lyhyesti arkistomuodostajan toimintaa. muu_nimi mahdolliset aiemmat nimet, attribuutteina aikajakso, jakaantuu animen tavoin paanimeen ja mahdolliseen alanimeen ryhmat Arkistonmuodostoja-elementti identifioi arkiston tuottajan. Nyt käsillä oleva 'ryhmät'-elementti puolestaan toimii vanhempana koko sähköisen arkiston rakenteelle ja siihen kiinnitetylle sisällölle. Ryhmät muodostuu (ala)ryhmistä (jos niitä on), periaatteessa ryhmien sisäkkäinen määrä ei ole suuri, mutta sitä ei voida teoreettisista syistä rajoittaa mihinkään tiettyyn arvoon. Tämän dtd:n kannalta se merkitsee sitä, että rakenne voi olla kuinka syvä tahansa. Oletuksena on ainoastaan määritelty siten, että ryhmät-elementillä täytyy olla ainakin yksi lapsielementti ryhmä. ryhmittelyn_kuvaus ryhmittelyn kuvaus on ryhmät-elementin lapsielementti, jolla ei ole omia lapsia. Siinä voidaan halutessa kuvata käytetyn (diaari)ryhmittelyn muoto (ABC...kaava, desimaalikaava, tms.), ryhmä Ryhmä on keskeinen rakenneosa tässä DTD:ssä. Se on konkreettinen hierarkinen taso, jolla voi olla alitasoja tai ylitasoja riippuen tarkastelutasosta. Ryhmään on liitetty runsaasti optionaalista metatietoa (SA). Optionaalisuus on tehty lähinnä työekonomisista syistä. Käytännössä DTD:n perusteella tuotettava dokumentti-instanssi tuotettaisiin ohjelmallisesti ja silloin attribuuttien arvot periytyisivät ylemmiltä ryhmittelytasoilta alemmaksi sillä edellytyksellä, ettei alemmalla tasolla ole määritelty poikkeusta. Osa attribuuteista olisi tarpeen myös viedä asiakirjasisällön tasolle, mutta koska tässä DTD:ssä itse asiakirjasisällöt on tarkoituksella valittu ASCII-tekstimuotoisiksi, ei tätä ole voitu toteuttaa. Käytännössähän on niin, että nykyisellään esimerkiksi tietystä asiakirjasta jokin osa voi olla salainen, eikä tämä tarkoita vielä sitä, että koko asiakirja olisi salainen. asia Asia voidaan ajatella yläkäsitteenä samaa asiaa koskeville asiakirjoille. Asia sisältää rekisteröintitiedot (tyypillisesti hallintodiaaria vastaavat) ja sen attribuuttisisältöä onkin hahmoteltu painamattoman rekisteröintiohjeluonnoksen näkökulmasta. Rekisteröintiattribuutteja kuvaavat parametrientiteetissä SA määritellyt attribuuttilistat. yös niissä olisi todellisessa tapauksessa noudatettavissa ohjelmallista käsittelyä. Osa tiedoista saataisiin automaattisesti ja osa voitaisin yleisessä tapauksessa periä ylemmiltä tasoilta. avaus, valitp ja lopputp Rekisteröintiohje jakaa asian käsittelyn -- ja täten asiakirjojen liittymisen siihen -- kolmeen pääperiodiin: asian avaukseen, asian välitoimenpiteisiin ja lopputoimenpiteisiin. Asian vireillepaneva asiakirja liitetään asian avaukseen. Asian valmisteluun liitettyvät asiakirjat liitetään puolestaan välitoimenpiteisiin. Lopulta päätös liitetään lopputoimenpiteisiin. Tässäkin lähteenä on ollut rekisteröintiohjeluonnos.

13 13 asiakirja Asiakirja on yläkäsite asiakirjan nimelle, siihen mahdollisesti liittyvälle lisätiedolle ja ASCII-sisällölle. Attribuutit asiakirjalle annetaan tällä tasolla ja ne on määritelty parametriattribuutissa PSA. asciisisalto Asiakirjan teksti on valittu alussa mainitun perustelun nojalla esitettäväksi Notepad-tyyppisenä puhtaana ASCIIna. Tällä pyritään simuloimaan tilannetta, jossa viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmistä tuotetaan sähköinen arkisto siten, että toimintopohjainen diaariryhmittely muodostaa arkiston rungon ja siihen tuotetaan automaattisesti tekstinkäsittelyasiakirjoista konvertoimalla puhdasta ASCII-tekstiä, joka vastaa asiakirjojen sisältöä.

14 14 Luokkakaavioluonnos asiankäsittelyjärjestelmän tietosisällölle

15 15 Käyttötapauksia järjestelmän käyttäjäryhmille asiakirjahallinnon näkökulmasta

16 16 Esimerkki järjestelmän tietosisällöstä oliokaaviona Kuvassa on siis tilanne, jossa järjestelmässä on seuraava ryhmittely: 0 Yleishallinto 1 Henkilöstöhallinto 10 Henkilöstöpolitiikka (ryhmän 1 alaryhmä) 103 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen (ryhmän 10 alaryhmä) Ryhmään 103 on liitetty yksi asia: työntekijän valinta. Asiassa on kolme toimenpidettä: avaus, välitoimenpide ja lopputoimenpide. Avaustoimenpiteeseen liittyy kaksi asiakirjaa: hakuilmoitus suomeksi ja hakuilmoitus ruotsiksi. Välitoimenpiteeseen liittyy yksi asiakirja. Lopputoimenpiteeseen liittyy yksi asiakirja.

17 17 Kaaviokuva järjestelmän loogisesta toiminnasta ja tärkeimmistä sidosryhmistä (yksittäisen asiakirjan näkökulmasta).

18 18 Kaaviokuva ajatellusta siirtoketjusta