Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä
|
|
- Helmi Elstelä
- 8 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 Sari Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä Aton-projektiin liittyvä kartoitus Projektin julkaisu nro 4 Mikkelin Ammattikorkeakoulu Informaatio- ja mediatekniikan laitos MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, MIKKELI Puh. (015)
2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO TAUSTAA Metatieto on tietoa tiedosta Sähköinen asiakirja Pitkäaikaissäilytyksen metatieto KANSALLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILYTYKSEN SUOSITUKSET, MÄÄRÄYKSET, STANDARIT JA NORMIT JHS-suositukset JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa JHS 158 Paikkatiedon metatiedot Suomen Standardisoimisliitto SFS ry SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot Arkistolaitokset ohjeet ja määräykset Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä - VAHTI Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje KANSAINVÄLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILYTYKSEN STANDARIT, NORMIT JA SUOSITUKSET METATIEDOT MIGRAATIOSTRATEGIAN OSANA METATIEDOT ELKAD- JA KUNDA-HANKKEISSA ElkaD-projektin metatietomäärittely Dublin Core ja ElkaD Core Kunda-projekti POHDINTAA Kirjallisuutta: Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 2 / 13 Aton-projekti
3 1 JOHDANTO Dokumentin tarkoituksena on esitellä millaisia kansallisia ja kansainvälisiä suosituksia, määräyksiä, ohjeita, standardeja ja normeja on muun muassa ollut käytettävissä ATON-hankkeen aikana, pohtia millaisia metatietoja sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen vaatii ja miten metatiedot tulisi ottaa huomioon migraatiostrategiaa ja migraatiota tehdessä. Lisäksi tutkitaan ElkaD- ja Kunda-hankkeissa tallennettujen metatietojen riittävyyttä pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta. 2 TAUSTAA Tämän osan tavoitteena on kuvailla lyhyesti mitä metatieto on, mikä on sähköinen asiakirja ja millaisia metatietoja sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen vaatii. 2.1 Metatieto on tietoa tiedosta Metatieto on väline tietoresurssien hallintaan. Se on rakenteista tietoa, joka kuvailee kohteen (resurssin) piirteitä. Se auttaa tunnistamaan tai kuvailemaan tietoa, dokumentoi kohteen käyttäytymistä, tarkoitusta ja käyttöä, suhdetta muihin tiedon kohteisiin sekä kertoo, miten tietoa tulisi käsitellä. Metatieto viittaa tietoon, jota hyödynnetään aineistojen luetteloinnissa, kuvailemisessa sekä muulla tavoin järjesteltäessä. Sillä kuvataan sisältöä sovitulla tavalla ja luodaan kontekstia tiedolle. Sen avulla voidaan ryhmittää samankaltaisia sisältöjä, arvioida sisällön sopivuutta tiedontarpeeseen ja hakea, käyttää tai hallita kohdetta. Metatietoa voidaan tuottaa automaattisesti dokumenttien ominaisuustiedoista ja sisällöstä rakenteisuutta hyödyntäen. Metatietojen keräämisessä pyritäänkin automatisointiin muun muassa teknisten tietojen kohdalla ja mahdollisuuksien mukaan myös sisältöön, kontekstiin ja säilyttämiseen liittyvien tietojen kohdalla. Automaattisuuden aste on riippuvainen aineistosta sekä säilytysformaatista. Metatiedon täysimääräinen hyödyntäminen vaatii metadataformaatteja ja -standardeja. Sen tulisi olla semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaista. Metatieto onkin toimivaa vasta silloin, kun on määritelty päättelysääntöjä siitä, miten tietokoneet käsittelevät resurssien metatietokuvauksia. 2.2 Sähköinen asiakirja Metatietoa tarvitaan, jotta sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä voidaan säilyttää sähköisiä asiakirjoja. Asiakirjat ovat elektronisia bittijonoja, joita tulkitaan tietyn järjestelmän mukaisesti. Sama 8 bitin pätkä voidaan tulkita vähintään kuudella eri tavalla: kirjainmerkkinä, kokonaislukuna, reaalilukuna, äänenä (tietty nuotti), kuvan osana tai loogisena taulukkona (Rothenberg, 1995). Markku Mäenpää (2002) toteaa, että sähköinen asiakirja koostuu sisällöstä, rakenteesta, kontekstitiedot sekä ulkoasusta tai esitysmuodosta: Sisältö: Asiakirja koostuu esimerkiksi tekstistä (sivut, kappaleet sanat), numeroista, tauluista, kuvista, äänestä ja videosta sekä hypertekstilinkeistä. Rakenne: Rakenteella tarkoitetaan esimerkiksi otsikkotietoja, päiväystä ja laatijan nimeä. Rakenteen kuvaamiseen on kehitetty erilaisia standardeja (SGML, XML, HTML, Dublin Core). Ne määrittelevät asiakirjassa olevien tietojen merkitsemisen, jonka avulla rakenne ja asiakirjan eri osat voidaan yksiselitteisesti erottaa toisistaan, tulkita ja parantaa niiden hakuominaisuuksia. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 3 / 13 Aton-projekti
4 Kontekstitiedot eli viite- ja yhteystiedot: Viite- ja yhteystiedot käsittävät esimerkiksi teknisen metatiedon (ohjelmistot, tiedostorakenteet, tietoelementtien kuvailu, tietojen yhteydet muihin tietoihin) sekä asiakirjan luoneen hallinnollisen prosessin kuvauksen. Viimeksi mainitulla kuvauksella asiakirja liitetään tiettyyn ajankohtaan, organisaatioon, henkilöihin ja asiaan. Ulkoasu tai esitysmuoto: Asiakirja koostuu tekstien ja kuvien sijoituksesta ja suhteiden hahmottelusta. Sähköisessä ympäristössä on viime aikoina yhä enemmän alettu erottaa ulkoasu ja esitysmuoto itse asiakirjasta. Esitysmuotomääritykset tehdään vasta asiakirjan jakeluvaiheessa, jolloin samalle asiakirjalle voidaan antaa erilaisia ulkoisia esitysmuotoja. Mäenpää muistuttaa vielä, että näiden neljän ominaisuuden säilyttäminen vuosikymmeniä tai satoja vuosia on erittäin vaikeaa. Pitkäaikaissäilytyksessä korostetaankin asiakirjojen sisällön sekä kontekstitietojen säilymisen tärkeyttä. Sähköisen asiakirjan alkuperäisyys, kiistämättömyys ja muuttamattomuus on aina varmistettava. 2.3 Pitkäaikaissäilytyksen metatieto Analogisen ja sähköisen maailman risteyskohdassa eletään aikaa, jolloin osasta tietoa syntyy metatietoa automaattisesti, osasta tietoa metatietoa syntyy vain, jos niistä erikseen metatietoa kerätään. Pitkäaikaissäilytyksen metatieto on aikaisemmin merkinnyt viitetietoja analogisesta materiaalista, joiden hallintaa varten on rakennettu erilaisia arkistonhallintajärjestelmiä. Kansallisarkiston Vakka-tietokannan rakenne noudattelee suomalaisia arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä. Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen metatietoa tuotetaan parhaimmillaan siitä hetkestä lähtien, kun asia tai asiakirja syntyy. Aineistoja on totuttu kuvailemaan ylhäältä alaspäin, on kuvailtu arkistonmuodostajia, arkistoja, sarjoja, jne. Yksittäisen asiakirjan kuvaileminen on ollut harvinaista ja milteipä mahdotontakin; mitkään resurssit eivät olisi riittäneet kuvailemaan jokaista yksittäistä asiakirjaa. Sen sijaan sähköinen pitkäaikaissäilytys sen sijaan lähtee siitä oletuksesta, että sähköisessä muodossa olevat asiakirjat sisältävät aina metatietoa. Ilman metatietoja asiakirja menettää todistusvoimaisuutensa. Pitkäaikaissäilytyksen vaatiman metatiedon kerääminen alkaa olla itsestäänselvyys, mutta se mitä kerätään, minne kerätään ja miten kerätään, onkin monimutkaisempi asia. 3 KANSALLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILY- TYKSEN SUOSITUKSET, MÄÄRÄYKSET, STANDARIT JA NORMIT Tämän osan tavoitteena on esitellä millaisia kansallisia suosituksia, määräyksiä, standardeja ja normeja on käytettävissä ja pohtia niiden merkitystä pitkäaikaissäilytyksessä. Suurin osa edellä mainituista koskee tällä hetkellä asiakirjahallintoa, koska sähköinen pitkäaikaissäilytys ei ole vielä päässyt käyntiin Suomessa. Arkistolaitos on antanut määräyksen asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, mutta ensimmäistäkään asiakirjahallinnon tuottamaa sähköisessä muodossa olevaa aineistoa ei elokuussa 2007 ole vielä olemassa. Pysyvä sähköinen arkistointi edellyttää julkisella sektorilla aina arkistolaitoksen lupaa, jota on haettava, vaikka pysyvä sähköinen arkistointi tapahtuisi arkistolaitoksen ulkopuolella. Lupa on määräaikainen ja kohdistuu aina määrättyyn toimintaympäristöön, ei pelkkään järjestelmään. Tässä osiossa esiteltävät metatietomallit ovat tarkoitettu asiakirjahallinnon järjestelmissä käytettäviksi, mutta niiden käyttö on tällä hetkellä kovin vaihtelevaa ja kuluu vielä muutama hetki ennen kuin asiakirjahallinnossa on siirrytty käyttämään järjestelmiä, jotka tukevat näitä malleja. Pitkäaikaissäilytyksen järjestelmiä rakennettaessa on otettava huomioon ainakin nämä keskeiset mallit, joiden avulla asiakirjallista tietoa tullaan kuvailemaan. Näiden, lähinnä julkishallinnon käyttöön tarkoitettujen mallien lisäksi, on valmistauduttava ottamaan vastaan yksityissektorin aineistoa. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 4 / 13 Aton-projekti
5 3.1 JHS-suositukset JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Sisällöltään suositus voi olla julkishallinnossa käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen menettelytapa, määrittely tai ohje. Järjestelmän tavoitteena on parantaa tietojärjestelmien ja niiden tietojen yhteentoimivuutta, luoda edellytykset hallinto- ja sektorirajoista riippumattomalle toimintojen kehittämiselle sekä tehostaa olemassa olevan tiedon hyödyntämistä JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot -suositus on tarkoitettu asiakirjahallinnon tarpeisiin sekä julkisen hallinnon asiakirjojen julkaisemiseen erityisesti verkkojulkaisuina. Suositus on syytä huomioida asiakirjojen hallinta- ja julkaisujärjestelmäsovellusten suunnittelussa. Suosituksen kohderyhmänä ovat erityisesti asiakirjahallinnon tietojärjestelmien ja julkaisujärjestelmien suunnitteluun ja hankintaan osallistuvat sekä järjestelmätoimittajat. Suositus on sovellettavissa myös yksityissektorilla esimerkiksi kun määritellään metatietoja dokumenttienhallintajärjestelmiä varten JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaista luomaan toimiva perusta sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnalle. Suosituksessa ei tarkastella koko asiankäsittelyprosessia, vaan tarkastelun kohteena on asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, rekisteröintiin liittyvät normit, vaatimukset ja ohjeet sekä se, miten rekisteröintiä voidaan hyödyntää asiakirjallisen tiedon käsittelyssä. Sähköisten palveluiden rakentaminen vaatii yleensä palveluprosessien mallintamista ja niissä apuna käytettävien tietojärjestelmien määrittelyä. Tällöin myös yleensä ratkaistaan asioiden ja asiakirjojen rekisteröintitarve kyseisessä käsittelyprosessissa. Asioiden ja asiakirjojen käsittelyyn vaikuttaa merkittävä määrä lakeja, asetuksia ja muuta ohjeistusta. JHS 156 auttaa identifioimaan keskeiset asiakirjahallinnon asettamat perusvaatimukset, joita rekisteröinnin suunnittelutyölle on asetettu, sekä listaa näihin vaatimuksiin liittyvän keskeisen ohjeistuksen JHS 158 Paikkatiedon metatiedot Suosituksessa määritellään vektori- ja rasterimuotoisten paikkatietojen metatiedon sisältö ja annetaan ohjeita paikkatiedon kuvaamiseen ja metatiedon dokumentoimiseen. Suositus koskee ensisijaisesti digitaalisia paikkatietoja. Sen tarkoituksena on luoda yhtenäinen käytäntö paikkatietojen ja paikkatietopalveluiden kuvailemiseksi. Suositus on tarkoitettu erityisesti paikkatiedon tuottajille, jotka ovat tiedon tuotantoprosessin yhteydessä velvollisia dokumentoimaan tietoaineistoa koskevat metatiedot. 3.2 Suomen Standardisoimisliitto SFS ry Suomen Standardisoimisliitto SFS on standardisoinnin keskusjärjestö maassamme. Jäseninä liitossa on elinkeinoelämän järjestöjä ja Suomen valtio. Se on jäsenenä kansainvälisessä standardisoimisjärjestössä ISOssa (International Organization for Standardization) ja eurooppalaisessa standardisoimisjärjestössä CENissä (European Committee for Standardization). Liitto huolehtii siitä, että Suomeen luodaan standardikokoelma, joka vastaa maan tarpeita ja sisältää kansainvälisten ja eurooppalaisten sopimusten edellyttämät kansalliset standardit. Liitto ohjaa ja koordinoi kansallista standardisoimistyötä ja vahvistaa kansalliset SFS-standardit. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 5 / 13 Aton-projekti
6 3.2.1 SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä standardi on sekä julkisen että yksityisen sektorin kattava asiakirjahallinnon kansainvälinen standardi. Se kuvaa asiakirjahallinnon toimintaperiaatteet kansallisesta soveltamisesta sekä eri toimialojen ja organisaatioiden erityispiirteistä riippumattomista yhteisistä ja yleisistä lähtökohdista. Se määrittelee asiakirjat tiedoksi, jonka hallinnassa on keskeistä autenttisuuden, luotettavuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistaminen. Tällainen tieto on liiketoiminnan resurssi ja pääoma, joka tukee tehtäviä ja päätöksentekoa, ja takaa toiminnan todennettavuuden ja vastuullisuuden nykyisille ja tuleville intressiryhmille. Asiakirjahallinnossa on tärkeää tunnistaa normiympäristö, joka vaikuttaa organisaation toimintaan ja toiminnan dokumentointiin. Liiketoiminnan erilaisten muotojen ja tarpeiden lisäksi juuri normiympäristö on tekijä, jonka seurauksena asiakirjahallinnon käytännön sovellukset ja menetelmät ovat erilaiset julkisella ja yksityisellä sektorilla ja eri toimialoilla toimivissa organisaatioissa. Yleistä osa sisältää ohjeistuksen asiakirjojen käsittelyyn julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa niiden sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tarpeisiin. Se soveltuu organisaation tehtävien hoidon yhteydessä laadittujen tai saapuneiden asiakirjojen hallintaan, olivatpa ne missä formaatissa tai millä tietovälineellä tahansa, ja olipa kysymyksessä mikä tahansa julkinen tai yksityinen organisaatio. Tämä koskee myös yksityishenkilöitä, joiden on laadittava ja säilytettävä asiakirjoja. Se ohjaa organisaatioiden vastuiden määrittelyä asiakirjoja sekä niihin liittyviä toimintaperiaatteita, menettelytapoja, järjestelmiä ja prosesseja koskevissa kysymyksissä. Se ohjaa asiakirjahallintaa siten, että se tukee standardien ISO 9001 ja ISO mukaisia laatuprosesseja sekä asiakirjajärjestelmien suunnittelua ja toteutusta SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet SFS-ISO Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet - standardi määrittelee asiakirjahallinnan metatiedon luomisen, hallinnan ja käytön puitteet sekä selvittää niitä ohjaavat periaatteet. Se on opas metatiedon ymmärtämiseen, tuottamiseen ja käyttämiseen asiakirjahallinnon standardin ISO määrittelemissä puitteissa. Se käsittelee asiakirjahallinnan metatiedon merkitystä liiketoimintaprosesseissa, ja metatiedon erilaisia liiketoiminnan ja asiakirjahallinnan prosesseja tukevia rooleja ja tyyppejä. Se määrittelee myös metatiedon hallinnan puitteet. Standardi ei määrittele asiakirjojen hallinnan pakollisia metatietoelementtejä, koska tarvittava metatieto eroaa yksityiskohdiltaan riippuen organisatorisista tai juridiseen toimintaympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Standardissa kuitenkin arvioidaan keskeiset olemassa olevat metatietomäärittelyt ISO vaatimuksiin perustuen. Standardin ISO :n tämä osa määrittelee asiakirjahallinnan metatiedon luomisen, hallinnan ja käytön puitteet sekä selvittää niitä ohjaavat periaatteet, jotka koskevat elinkaaren kaikissa vaiheissa asiakirjoja ja niiden metatietoja, kaikkia näihin vaikuttavia prosesseja, kaikkia järjestelmiä, joissa ne ovat ja kaikkia organisaatioita, jotka vastaavat niiden hallinnasta SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot -standardi määrittelee asiakirjatason eli yksittäisten asiakirjojen metatiedot. Se sisältää SFS 5895:2001 Dublin Core metadataformaatin suomalainen versio standardin määrittelemät metatietokentät ja sitä täydennetty SFS-ISO :2007 standardin periaatteista johdetuilla asiakirjojen hallinnan edellyttämillä perusmetatiedoilla. Standardi on tietojärjestelmissä hallittavien sähköisten ja paperiasiakirjojen määrittely, jonka pohjalta voidaan rakentaa yksittäisen organisaation toiminnan ja asiakirjatiedon hallinnan edellyttämä perusmetatietorakenne. Standardissa huomautetaan, että julkishallinnossa on otettava Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 6 / 13 Aton-projekti
7 huomioon asiakirjojen metatietoja koskevat määräykset, ohjeet ja suositukset. Lisäksi asiakirjojen kuvailu ja hallinta saattavat edellyttää myös muita, liiketoiminta-alue- ja organisaatio- sekä asiakirjatyyppikohtaisesti määriteltyjä metatietoja, jotka on määriteltävä tietojärjestelmäkohtaisesti. 3.3 Arkistolaitokset ohjeet ja määräykset Arkistolaitos vastaa arkistolaissa (831/94) ja julkisuuslainsäännössä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/99 ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/99) määriteltyjä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleistavoitteita yksityiskohtaisemmasta tavoiteasettelusta. Arkistolaitos antaa arkistolain piiriin kuuluville organisaatioille asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviin liittyviä määräyksiä, ohjeita ja yleisluontoisia suosituksia (normiohjaus). Arkistolaitoksen norminantovaltuudet on määritelty arkistolaissa (831/94) ja asetuksessa arkistolaitoksesta (832/94). Arkistolaitoksen tavoitteena on tukea erityisesti viranomaisten sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymistä. Arkistolaitos tarjoaa viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvää neuvontaa, jonka tarkoituksena on edistää säädösten ja normien asettamien tavoitteiden toteutumista ja tukea viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleistä kehittämistä Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt Vuonna 1997 julkaistu Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen tarkoituksena oli arkistoaineiston käytettävyyden parantaminen hakemistojen tietosisältöä kehittämällä sekä hakemistojen tietosisällön ja tietojen esittämistavan yhdenmukaistaminen. Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt laadittiin ohjaamaan arkistohakemistojen laadintaa arkistolaitoksessa, mutta tavoitteena oli, että se voi palvella myös yleisenä arkistoaineiston kuvailua ja luettelointia ohjaavana standardina. Arkistolaitoksen määräyksessä asiakirjojen siirtämisestä arkistolaitokseen (3/06/ ) edellytetään, että valtion viranomaiset toimittavat siirron yhteydessä myös kuvailu- ja luettelointitiedot siirrettävästä aineistosta. Analogisen aineiston kohdalla arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt ovat edelleen ajankohtaiset Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältävien pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tuotettavan siirtotiedoston muodostamisesta. 3.4 Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä - VAHTI Yksi merkittävä osa metatiedoista on tietoturvaan, käyttäjähallintaan ja tunnistautumiseen liittyvä metatieto. Valtiovarainministeriö vastaa valtion tietoturvallisuuden ohjauksesta ja kehittämisestä. Valtionhallinnossa on laaja yhteinen tietoturvallisuusohjeisto, joka kattaa kaikki tietoturvallisuuden osa-alueet. Ministeriö on asettanut Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) hallinnon tietoturvallisuuden yhteistyön, ohjauksen ja kehittämisen elimeksi. Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä käsittelee valtionhallinnon tietoturvallisuutta koskevat määräykset, ohjeet, suositukset ja tavoitteet sekä muut tietoturvallisuuden linjaukset. Valtionhallinnon lisäksi VAHTIn toiminnan tuloksia hyödynnetään laajasti myös kunnallishallinnossa, yksityisellä sektorilla, kansalaistoiminnassa ja kansainvälisessä yhteistyössä. VAHTI on tunnettu muun muassa tietoturvajulkaisuista ja -ohjeista sekä tietoturvahankkeistaan. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 7 / 13 Aton-projekti
8 3.4.1 Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje Sähköisessä toimintaympäristössä asioiden ja asiakirjallisten tietojen laatuun liittyvät vaatimukset toteutetaan järjestelmän toiminnallisuutena. Toiminnallisuutta toteutetaan pitkälti tietojärjestelmän metatietomäärittelyn avulla. Ohjeessa määritellään myös asianhallinnan tietoturvallisuutta toteuttavat metatiedot. Ohjeessa korostetaan, että luotettavan asianhallinnan näkökulmasta on tärkeää, että metatietoarvot tallentuvat tietojärjestelmään mahdollisimman automaattisesti ja että käyttäjät tallentavat metatietoarvoja rajoitetusti. Ohjeen tavoitteena on edistää organisaatioiden asianhallinnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien (asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien ja työryhmäohjelmistojen) tietoturvallisuutta. Ohje on suunnattu julkishallinnon organisaatioiden asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävissä sekä tietohallinnossa toimiville henkilöille. Tarkoituksena on kiinnittää erityistä huomiota tietoturvaominaisuuksien toteuttamiseen asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien määrittelyja käyttöönottovaiheessa. 4 KANSAINVÄLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄI- LYTYKSEN STANDARIT, NORMIT JA SUOSITUKSET Kansainvälisiä standardeja, normeja ja suosituksia on käytetty jo pitkään kansallisten standardien, normien ja suosituksien pohjana, onhan arkistointi ja varsinkin sähköinen pitkäaikaissäilytys kansainvälistä toimintaa. Lähteinä on käytetty muun muassa MoReqia (Model Requirements for the Management of Electronic Records), OAIS-mallia Reference Model for an Open Archival Information System), Premisiä (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METSiä (Metadata Encoding and Transmission Standard) sekä ISO standardeja. Muita mainittavia ovat Dublin Core, ISAD(G) (General International Standard Archival Description), ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) ja EAD (Encoded Archival Description). 5 METATIEDOT MIGRAATIOSTRATEGIAN OSANA Sähköisen asiakirjan metatietoja on parhaimmillaan kertynyt asiakirjan luomishetkestä lähtien. Asiakirjaan liittyvistä asioista on metatietoa jopa ennen varsinaisen asiakirjan syntymistä. Asia on viety järjestelmään, tehty toimenpiteitä ja lopulta asiakirjoja, joiden metatiedot ovat vain yksi osa siitä metatietomassasta, joka liittyy yksittäiseen resurssiin. Jos asiakirja ei ole alun perin sähköinen, sen digitoinnista sekä itse asiakirjasta on kerätty tietoa a/d-muunnoksen yhteydessä. Sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä metatietojen yhtenä merkittävänä tarkoituksena on kiinnittää yksittäinen asiakirja provenienssiperiaatteen mukaisesti arkistoon (asiayhteyteen), johon se kuuluu. Arkisto on oma kokonaisuutensa, joka sisältää vain kokonaisuuteen kuuluvia asiakirjoja. Eheys taataan sillä että kuvaillaan sekä arkistoa että yksittäistä dokumenttia, arkiston ja arkistoyksikön väliset suhteet sekä tarvittaessa eri arkistojen väliset suhteet sekä eri arkistoyksikköjen väliset suhteet. Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen haasteena ei tällä hetkellä ole enää se, etteikö olisi olemassa malleja, joita noudattaa vaan pikemminkin se, että niitä on niin paljon. Aton-projektin aikana on tutkittu sekä kansallisia että kansainvälisiä malleja, pyrkimyksenä perehtyä saada käsitys siitä mitä metatietoja pitää ottaa talteen ja missä niitä säilytetään ja miten metatiedot käyttäytyvät migraatiossa. Seuraavassa esitellään kaksi hanketta, joiden aikana on voitu tutkia metatietojen käyttäytymistä. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 8 / 13 Aton-projekti
9 6 METATIEDOT ELKAD- JA KUNDA-HANKKEISSA Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköisen arkistoinnin hankkeissa on tutkittu pitkäaikaissäilytyksessä tarvittavia metatietoja kahdessa eri hankkeessa. ElkaD-hankkeen tavoitteena oli määritellä metatiedot av-materiaalia varten. Tässä Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston (Elka) yhteisprojektissa pelastettiin digitoinnin avulla tuhoutumassa olevia ääni- ja videonauhoja sekä filmi- ja monimedia-aineistoja. Kunda-hankkeen tavoitteena oli tutkia miten Kansallisarkiston Sähke-määrittely soveltuu pitkäaikaissäilytykseen. ElkaD on Suomen Elinkeinoelämän keskusarkistoa varten rakennettu palvelu, jonka avulla voidaan hallita sähköisessä muodossa olevaa audio- ja videomateriaalia. Kunda on kuntaaineistoa varten rakennettu palvelu, johon on tuotettu ensi alkuun aineistoa digitoimalla ja myöhemmin tavoitteena on saada myös alun perin sähköisessä muodossa oleva aineisto Kundaarkistopalvelun piiriin. Vuonna 2007 toteutettiin Kunda-hankkeen puitteissa myös sähköisen kotiseutuarkiston metatietomäärittely ja rakennettiin sen pohjalta yhdistyksille ja yksityishenkilöille tarkoitettu arkistopalvelu. 6.1 ElkaD-projektin metatietomäärittely ElkaD-projektissa työstettiin metatietomääritelmä av-aineistojen sähköistä arkistointia varten. Sen ytimenä on Dublin Core -metadataformaatin suomalainen versio. DC-formaattia on täydennetty sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin vaatimuksilla. Projektissa digitoitiin av-aineistoa ja tutkittiin mitä sähköisen arkistoinnin kannalta tarpeellista Dublin Core-standardin mukaisista metatiedoista jää puuttumaan. Vertailukohteina olivat myös Sähke-määrittely, JHS 143, Arkiston luettelointi- ja kuvailusäännöt, Encoded Archival Description (EAD), MARC-formaatin eri versiot, PvAHmetatietomäärittely sekä Kamut2-raportti. Lisäksi taustatietoja hankittiin monista artikkeleista ja pro graduista, muun muassa Jani Stenvallin gradusta Metadata elektronisten julkaisujen pitkäaikaissäilytyksessä. Hankkeessa perehdyttiin myös Sähkeen ja JHS 143:n lähteisiin: Model for an Open Ar-chival Information System (OAIS), Metadata and the OAIS Information Model, OCLC/RLG, Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), Metadata Encoding & Transmission Standard (METS), Information and documentation Records management, ISO Dublin Core ja ElkaD Core Dublin Core (SFS 5895) standardilla ei pystytty kuvaamaan tilaan, julkisuuteen, säilytysaikaan, säilytyshistoriaan, tapahtuma- ja muutoslokiin, vastuutahoon, asiakirjan alkuperäisyyteen ja eheyden toteamiseen sekä asiakirjan sähköiseen allekirjoittamiseen liittyviä metatietoja, joten lisättiin elementit määrittelyyn ja ne nimettiin ElkaD Coreksi, joka on yhdistelmä Sähkemäärittelyä sekä JHS 143-suositusta. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 9 / 13 Aton-projekti
10 ElkaD:n metatietomallin ytimenä käytetty Dublin Core (SFS 5895) standardi: 1. nimeke tekijän tai julkaisijan antama tallenteen nimi 2. tekijä henkilö tai yhteisö, joka on ensisijaisesti vastuussa tallenteensisällöstä 3. aihe tallenteen sisällön aihealueen kuvaus 4. kuvaus tallenteen sisällön kuvaus 5. julkaisija organisaatio, henkilö, joka on julkaissut tai asettanut tallenteen käytettäväksi 6. muu tekijä toissijainen tekijä 7. päivämäärä aikamääre, joka liittyy tallenteen johonkin elinkaaren vaiheeseen 8. laji tallenteen luonne tai sisällön tyyppi 9. formaatti tallenteen fyysinen tai digitaalinen ilmiasu 10. identifikaatiotunnus tunnus, joka identifioi kuvailtavan tallenteen yksiselitteisesti 11. lähde tallenne, johon kuvailtava tallenne perustuu kokonaan tai osittain 12. kieli tallenteen kieli 13. suhde viittaus muuhun tallenteeseen, joka liittyy kuvailtavaan tallenteeseen 14. kattavuus - tallenteen sisällön kattavuus 15. tekijänoikeudet tallenteeseen liittyvien oikeuksien ilmaus ElkaD-metatietomalliin lisätyt pääelementit: 1. Tila 2. Julkisuus 3. Säilytysaika 4. Säilytyshistoria 5. Tapahtuma- ja muutosloki 6. Vastuutaho 7. Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 8. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus ElkaD-metatietomäärittelyn pääelementit: Nimeke (dc:title) Tekijä (dc:creator) Muu tekijä (dc:contributor) Julkaisija (dc:publisher) Aihe (dc:subject) Kuvaus (dc:description) Tila (ec:status) Julkisuus (ec:publicity) Säilytysaika (ec:retention) Säilytyshistoria (ec:preservation) Tapahtuma- ja muutosloki (ec:audittrail) Vastuutaho (ec:organisationresponsible) Laji (dc:type) Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu (ec:authenticity) Kieli (dc:language) Kattavuus (dc:coverage) Identifiointitunnus (dc:identifier) Aika (dc:date) Lähde (dc:source) Suhde (dc:relation) Oikeudet (dc:rights) Formaatti (dc:format) Asiakirjan sähköinen allekirjoitus (ec:signature) Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 10 / 13 Aton-projekti
11 Kun digitoitu aineisto vietiin ElkaD-arkistoon käytettiin hyväksi Elkan Elma-tietojärjestelmässä olevia viitetietoja. Tiedostoista kerätään automaattisesti tietoja sekä ne yhdistetään Elkan Elmasta saatuihin tietoihin, jonka jälkeen ne viedään ElkaD-arkistoon. 6.2 Kunda-projekti Kundassa vertailtiin menetelmiä ja toimintamalleja, joista valittiin sopivimmat kunnan alkujaan digitaalisen aineiston arkistointiin sekä paperilla olevan arkistoaineiston digitointiin. Siinä tutkittiin kunnan informaatiovirtojen hallintaa, tuotettiin uuden kunnan arkistonmuodostussuunnitelma, tutkittiin uuden arkiston suhteet aiempiin kuntiin, kartoitettiin ja valittiin käsiteltävä materiaali, digitoitiin yhden kunnan arkistomateriaali seulonnan jälkeen kokonaan (Virtasalmi) sekä digitoitiin valittuja osia Pieksämäen maalaiskunnan aineistosta. Pieksämaan kunta yhdistyi vuoden 2007 alusta Pieksämäen kaupunkiin. Kundan metatietomäärittelyn pohjana toimii Sähke, mutta on muistettava, että määrittelyn mukaisia asiankäsittelyjärjestelmiä ollaan vasta rakentamassa (kesä 2005) ja Mikkelin sähköiseen arkistoon on tarve vastaanottaa aineistoa, joka ei noudata Sähkettä. Kundan metatietomäärittely noudattelee Sähkettä, joten kaikki Sähkeen metatietoelementit löytyvät Kundasta. Sähke on suunniteltu aktiiviajan käyttöä varten, joten se aiheuttaa jonkin verran soveltamista arkiston päässä. Lisäksi Sähkeessä on määritelty vain tekstimuotoisten asiakirjojen metatietoja. ElkaD:ssa on määritelty metatiedot av-aineistolle. Lisäksi pyrimme säilyttämään Dublin Corestandardin elementit. Määrittelyssä on otettu myös huomioon termien nimien ja tunnusten yhdenmukaisuus Sähkeen, JHS 143: ja Dublin Coren kanssa. Ensisijaisena lähteenä on käytetty Sähkettä, toissijaisena JHS 143 ja Dublin Corea. Metatietoelementit vastaavat suurimmalta osaltaan Sähkemäärittelyä, mutta dokumentin esitystapa poikkeaa siitä. Metatiedot kuvataan tietorakenteina. Kuvauksissa ei oteta kantaa tekniseen toteutustapaan eli muodostetaanko metatiedoista elementtejä vai attribuutteja XML-/RDFrakenteessa. Elementit on kuvattu siten, että pääelementti on otsikkona ja osaelementit/attribuutit esitellään taulukossa. Huomioita kohtiin on kirjoitettu pohdintoja elementin käytöstä. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 11 / 13 Aton-projekti
12 Sähkeen siirtotiedoston muodostamisohjeissa ei ole selkeästi määritelty mitä tehdään hävitettyjen asiakirjojen metatiedoille, lähetetäänkö ne arkistoon siirtotiedoston mukana vai jääkö tieto hävitetyistä asiakirjoista vain organisaation omaan järjestelmään. Kundan määrittelyssä lähdetään siitä, että sähköisessä arkistossa hävittäminen kuuluu säilytyshistoriaan ja järjestelmässä säilytetään tiedot hävitettyjen asiakirjojen metatiedot, kuten aktiiviaikanakin Sähkeen mukaisissa asiankäsittelyjärjestelmissä tehdään. 7 POHDINTAA ElkaD- ja Kunda-hankkeissa kummassakin toteutettiin oma metatietomäärittely, jotka pohjasivat sekä kansallisiin että kansainvälisiin malleihin. Kummassakin hankkeessa sekä digitoitiin että vastaanotettiin alun perin sähköistä aineistoa. Aineistosta tehtiin sekä arkisto- että käyttökappaleet. Jo näiden hankkeiden aikana kävi selväksi, ettei tiedostoissa oleva metatieto välttämättä siirry konversiossa tiedostosta toiseen. Tämä onkin hyvä osoitus siitä mitä metatieto on: tietoa tiedosta. Tiedosta erikseen kerättävä tieto on elintärkeää, tiedossa itsessään oleva metatieto on myös tärkeää, mutta ei niin elintärkeää kuin se, että tiedosta on tietoa tiedon ulkopuolellakin. Kävi ilmi, että Dublin Core taipuu hyvin audiovisuaalisten aineistojen metatietomalliksi, mutta sitä oli laajennettava sähköisen pitkäaikaissäilytyksen vaatimilla tiedoilla. Lisäksi formaatti ja lähde-kenttiä on laajennettava, jotta aineistosta pystytään keräämään tarvittava määrä teknistä tietoa. Tekniset tiedot elävät aineiston migraation aikana. ElkaD ja Kunda-hankkeissa päädyimme tiettyihin rajattuihin ratkaisuihin. Kummassakin metatietomäärittelyssä edettiin tietyn projektin määräämän aikataulun mukaisesti ja samanaikaisesti sekä kansalliset ja kansainväliset mallit menivät vauhdilla eteenpäin. Hankkeiden aikana ovat uusiutuneet mm. JHS 143, Dublin Core, Premis ja MoReq. Kummankin hankkeen aikana luodut järjestelmät ovat sellaisia, että niissä olevat tiedot voidaan joustavasti siirtää seuraavaan malliin tai järjestelmään. Sähköinen aineisto sisältää ne metatiedot, joita minimissään tarvitaan siihen, että asiakirjojen alkuperäisyys ja eheys voidaan todentaa. 8 KIRJALLISUUTTA Arkistolaki 831/1994 Arkiston luettelointi- ja kuvailusäännöt Arkistolaitos. Helsinki. Asetus arkistolaitoksesta 832/1994 Asetus viranomaisten julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999 Bearman, D., & Trant, J., Authenticity of Digital Resources: Towards a Statement of Requirements in the Research Process, D-Lib Magazine, June Dublin Core metadataformaatin suomalainen versio Gilliland-Swetland, Anne J Setting the Stage: Defining Metadata in Introduction to Metadata: Pathways to Digital Information, Murtha Baca, ed. (Los Angeles: Getty Information Institute), second edition. Gilliland-Swetland, Anne J. and Philip Eppard Preserving the Authenticity of Contingent Digital Objects: The InterPARES Project. D-Lib Magazine 6 no.7. Henttonen, P Arkistotiede suomalaisessa kontekstissa - terminologisia ja käsitteellisiä ongelmia: evidence, accountability, continuum, capture Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 9. Arkistoyhdistys: Helsinki. Henkilötietolaki 523/1999 Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 12 / 13 Aton-projekti
13 Henttonen, P Työssä on aina teoria - joko oma tai jonkun toisen. Miksi arkistoalan teorian tutkimus on tärkeää. Arkistoviesti 3/2004. Information and documentation Records management ISO JHS 143 Asiakirjojen kuvailuformaatti Kamut 2 Muistiorganisaatioiden tietovarannot yhteiskäyttöön. Toteuttamismahdollisuudet ja toimenpidesuositus Museovirasto. Helsinki. Kilkki, J Bearmania kansallisten arkistokäytäntöjemme tieteellisenä kuorrutuksena. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 8. Arkistoyhdistys: Helsinki. Kilkki, J Metatieto sähköisten asiakirjojen hallinnassa: auto ei ole vaunu ilman hevosia. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 9. Arkistoyhdistys: Helsinki. Kilkki ym PvAH-metatietomäärittely. Puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely, versio 1.2. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 Metadata and the OAIS Information Model Metadata Encoding & Transmission Standard (METS) Model for an Open Archival Information System (OAIS) Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) Moisio ym Sanastot siltana saumattomalle tiedonvaihdolle. Tietojärjestelmien semanttisen yhteentoimivuuden kehittämismalli. Valtiovarainministeriö hallinnon kehittämisosasto. Työryhmä muistioita 3/2005. Preservation Metadata for Digital Objects: A Review of the State of the Art Stenvall, J Metadata elektronisten julkaisujen pitkäaikaissäilytyksessä. SÄHKE-hanke. Abstrakti mallintaminen 2005 Tikkanen, J Arkistolaitoksen näkökulma sähköiseen asiakirjahallintoon - alustus Mikkelin ammattikorkeakoululla pidetyssä seminaarissa. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 13 / 13 Aton-projekti
ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.
ARKISTOLAITOS Asiakirjahallinnon keskeiset standardit Pekka Henttonen ylitarkastaja pekka.henttonen@narc.fi TIE- DOSTOT METADATA- ELEMENTIT METADATAN ELINKAARI, TARKOITUS JA KÄYTTÖ JÄRJESTELMIEN TOIMINNALLISUUS
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotKansallisarkiston koulutusohjelma 2017
Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,
LisätiedotJHS 156 suosituksen päivitys
JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät
LisätiedotMitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?
Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen
LisätiedotKansallisarkiston koulutusohjelma 2017
Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin
LisätiedotSähköisen arkistoinnin reunaehdot
Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen
LisätiedotProjektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon
LisätiedotLUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä
Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten
LisätiedotAsiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet
1 Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet... 2 Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi... 2 Organisaatio laatii asiakirjan...
LisätiedotSyntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto
Syntysähköisten asiakirjojen j digitointi it i ti Markus Merenmies / Kansallisarkisto OSA I : Johdanto ja viitekehys Lähtökohtia Viranomaisten syntysähköisten asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä
LisätiedotTaloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013
Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005
LisätiedotTyöryhmän selvitys hallituksen. Kuntien ja valtion tietohallinnon menettelytavat-työryhmä. Capgemini Finland Oy
KUNTIEN JA VALTION TIETOHALLINNON YHTEISTEN MENETTELYTAPOJEN JA KOORDINOINNIN KEHITTÄMINEN LIITE 2: JULKISEN HALLINNON YHTEISEN SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA KANSALLISEN SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN TAUSTAA
LisätiedotSÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT
1 (9) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT SÄILYTYSJÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 37 vaatimusta 1.1 21.5.2013
LisätiedotKansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut
Kansallinen digitaalinen kirjasto ja arkistopalvelut Tiedon saatavuus ja tutkimuksen vapaus KAM-juridisen yhteistyöryhmän seminaari Arkistoneuvos Jaana Kilkki, Kansallisarkisto 12.12.2011 Esityksen sisältö
LisätiedotMetatiedot ja sähköinen asiakirja
Metatiedot ja sähköinen asiakirja Suomen XII liikearkistopäivät, Tampere 13.9.2007 Pekka Henttonen Metatiedon käyttötarkoitukset Tietoresurssien identifioiminen: mitä on olemassa haku: mistä tieto löytyy
LisätiedotSÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy
SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa
LisätiedotArkistoaineistojen sisällönkuvailu
Arkistoaineistojen sisällönkuvailu Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Sisällönkuvailuverkoston Sisällönkuvailupäivä 22.11.2013 Kenneth Ahlfors Arkistokuvailu Arkistokuvailun ominaispiirre on, että tietovarannon
LisätiedotKuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija
Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi
LisätiedotCase Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen
Case Honeywell Oy Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen 1 Vastaanottaa yritysten asiakirjoja, lähinnä pysyvään säilytykseen Asiakirjoihin liittyvä tutkijapalvelu
LisätiedotVALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS
1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto
LisätiedotLuonnos eams-rakenteeksi
JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,
Lisätiedot11.10.2013 Tekijän nimi
11.10.2013 Tekijän nimi Arkkitehtuuri kehittämisen välineenä Kokonaisarkkitehtuuri hallitun muutoksen avaimena Etelä-Savon maakuntaliitto 10.10.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mikkelin ammattikorkeakoulu
LisätiedotSähköinen säilyttäminen
Sähköinen säilyttäminen Markus Merenmies / Kansallisarkisto Maanmittauslaitos 6.9.2017 1 Odotuksia esitykselle Viitekehys sähköisele säilyttämiselle mihin tulisi kiinnittää huomiota Sähköinen säilyttäminen
LisätiedotTietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen
Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia
LisätiedotPaikkatietojen tietotuotemäärittely
Paikkatietojen tietotuotemäärittely Esityksen sisältö: Mikä on paikkatietotietotuote? Mikä on paikkatietotuotemäärittely? Kuka paikkatietotuotteita määrittelee? Mikä on paikkatietotuotemäärittelyn sisältö?
LisätiedotJHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi
JHS-järjestelmä Tommi Karttaavi 25.4.2007 JHS-järjestelmä JHS-suosituksia (julkisen hallinnon suositus) on laadittu vuodesta 1992 lähtien, jolloin JHS-järjestelmä korvasi VHS-järjestelmän Voimassa olevia
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotPaikkatietojen tietotuotemäärittely
Paikkatietojen tietotuotemäärittely Esityksen sisältö: Mikä on paikkatietotuote? Mikä on paikkatietotuoteseloste? Kuka paikkatietotuotteita määrittelee? Mikä on paikkatietotuoteselosteen sisältö? Mitä
LisätiedotSÄHKE-hanke. Tekninen mallintamisen Siirtotiedoston metatietokuvaukset
04.02.2005 1 (15) SÄHKE-hanke Tekninen mallintamisen Versio ja pvm Laatinut Tarkpvm Tarkastanut Hyvpvm Hyväksynyt 2.0 / 04.02.2005 Anneli Rantanen 15.02.2005 Markus Merenmies 18.02.2005 Ohjausryhmä 04.02.2005
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet
Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja
LisätiedotJUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta
JHS 176 Asiakirjahallinn vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 3. Vertailu SÄHKE2-normin ja JHS176:n välillä Versio: Palautekierrosversio
LisätiedotTampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö
18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa
LisätiedotOulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotAuditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa
23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,
Lisätiedottiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.
Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista
LisätiedotRakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa
Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto
LisätiedotJULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI
JULKISTEN VERKKOPALVELUJEN LAATUKRITEERISTÖN KONSEPTI Onesta Solutions Oy Pasilanraitio 5 00240 HELSINKI www.onesta.fi 2/6 Versiohistoria Versio Pvm Selitys Muutokset Tekijät 0.1 26.3.2007 Alustava versio
LisätiedotAsianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari
Asianhallinnan kehittäminen Hallituksen seminaari 28.2.-1.3.2017 28.2.2017 1 Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen
LisätiedotMetatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa
Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa Airi Salminen Jyväskylän yliopisto http://www.cs.jyu.fi/~airi/ Lainsäädäntöprosessin tiedonhallinnan kehittäminen Metatiedot suomalaisen lainsäädäntöprosessin
LisätiedotArkistoala historioitsijan työllist
Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen
LisätiedotTietopolitiikka Yhteentoimivuus ja lainsäädäntö , Sami Kivivasara ICT-toimittajien tilaisuus
Tietopolitiikka Yhteentoimivuus ja lainsäädäntö 2.10.2018, Sami Kivivasara ICT-toimittajien tilaisuus Tiedon käyttö asiakaslähtöisen toiminnan perustana Lait, Linjaukset Toimintatavat Tiedonhallinta Palvelussa
LisätiedotELKAD Projektin loppuraportti
rdfs:class http://arkistonmuodostajanuri rdf:type ClassRecordsCreator dc:ispartof rdfs:subclassof http://arkistonuri rdf:type ClassArchive dc:ispartof rdfs:subclassof rdf:type dc:ispartof http://sarjanuri
LisätiedotSähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu
Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu Mikkelin ammattikorkeakoulu toimijana Mikkelin Ammattikorkeakoulu Mikkeli on historiallisen tiedonhallinnan
LisätiedotTekstin digitointi Kansallisarkistossa
Tekstin digitointi Kansallisarkistossa 19.11.2009 ISTVÁN KECSKEMÉTI yksikönjohtaja, FT Tehtävä Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen
Lisätiedoteams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista
eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista 22.3.2013 Sisältö: 9.00 Tilaisuuden avaus 9.05 Kansallisarkiston osuus 10.30 Tauko 10.45 JHS-osuus 12.00 Tilaisuus päättyy Yleistä eams:n laatimisesta
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotLuonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Turun kaupunki Lausunto 01.10.2018 Asia: VM183:00/2017 ja VM/1631/03.01.00/2018 Luonnos hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi
LisätiedotRONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS
RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu
LisätiedotREKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN
Arkistolaitos REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Ohje v. 1.0 (16.10.2012) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fi Riksarkivet
LisätiedotSÄHKE-hanke. Mallintamisen osahankkeen tarjouspyynnön esittelytilaisuus Kansallisarkisto
SÄHKE-hanke Mallintamisen osahankkeen tarjouspyynnön esittelytilaisuus 5.5.2002 Kansallisarkisto Agenda Koko hankkeen esittely Tarjouspyynnön kohteen esittely Kysymykset Tilaisuuden tarkoitus:. Saattaa
LisätiedotJHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus
JHS-järjestelmä ja yhteentoimivuus JHS-seminaari 5.4.2005 Säätytalo Tommi Karttaavi, JUHTA JUHTA Asetettu valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietohallintoyhteistyön suunnittelua ja tietohallintoyhteistyöhön
LisätiedotSähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen
11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,
LisätiedotMaakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely
Suositus 1 (5) Maakuntavalmisteluorganisaatioiden arkistojen käsittely Taustaa Aineistokokonaisuudet Hallituskaudella 2015-2019 tehtiin Suomessa laajaa maakuntien perustamiseen tähtäävää valmistelua. Valmistelun
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali
LisätiedotPoliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto
Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden
LisätiedotVAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012
VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä
LisätiedotJohdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia
Johdanto Valtiovarainministeriö nimitti opetus- ja kulttuuriministeriön tukemana työryhmän syksyllä 2015 selvittämään sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuutta
LisätiedotToiminnallinen mallintaminen
04.02.2005 1 (14) SÄHKE-hanke Versio ja pvm Laatinut Tarkpvm Tarkastanut Hyvpvm Hyväksynyt 2.0 / 04.02.2005 Eija Sorakivi 15.02.2005 Markus Merenmies 18.2.2005 Ohjausryhmä 04.02.2005 2 (14) Muutoshistoria
LisätiedotVäliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti
Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin
LisätiedotUudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan
Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen
LisätiedotJHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JUHTA 10.2.2015 Mikko Eräkaski, STM Tiedonohjaussuunnitelma Metatietomääritys, joka sisältää tietojärjestelmässä käsiteltävien asiakirjojen metatietoarvot
LisätiedotValtioneuvoston tietosisältöjen semanttinen yhteentoimivuus
Valtioneuvoston tietosisältöjen semanttinen yhteentoimivuus Maija Jussilainen tietoasiantuntija Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Valtiovarainministeriö maija.jussilainen@vm.fi 09-1603 4935 0400-415
LisätiedotAika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)
OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotArkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen
Arkistolaitos ja avoin tieto Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Avoimuus on keskeisin arvo Arkistolaitos edistää hyvän tiedonhallintatavan
LisätiedotTiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM
Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli JUHTA:n kokous 25.4.2018 Tommi Oikarinen / VM Tiedonhallintalain suunniteltu sisältö Tiedonhallinnan järjestäminen tiedonhallintayksikössä Tiedonhallinnan edellyttämät
LisätiedotRekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palveluun
Rekisteri- ja tietokanta-aineistojen siirtäminen Kansallisarkiston sähköisen säilyttämisen palveluun Sisällys: 1. JOHDANTO... 2 2. SIIRRETTÄVÄN AINEISTON KUVAAMINEN SÄHKE2-RAKENTEESSA... 2 2.1. SÄHKE2-rakenne...
LisätiedotKansallinen digitaalinen kirjasto
Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset
LisätiedotAVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto
AVOIN DATA AVAIN UUTEEN Seminaarin avaus 1.11.11 Kansleri Ilkka Niiniluoto Helsingin yliopisto TIETEELLINEN TIETO tieteellinen tieto on julkista tieteen itseäänkorjaavuus ja edistyvyys tieto syntyy tutkimuksen
LisätiedotSÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT
1 (11) Kansallisarkisto SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT OPERATIIVINEN JÄRJESTELMÄ v. 2.0 (23.4.2015) VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Tekijä Sisältö 1.0 15.3.2012 Mikko Eräkaski yhteensä 49 vaatimusta 1.1
LisätiedotKDK: Finna ja pitkäaikaissäilytys
KDK: Finna ja pitkäaikaissäilytys Maakuntamuseoiden, aluetaidemuseoiden ja valtakunnallisten erikoismuseoiden johtajien tapaaminen 22.3.2017 Vesa Hongisto Kansallinen digitaalinen kirjasto 22.3.2017 /
LisätiedotArkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä
Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen
LisätiedotJHS 158: Paikkatiedon metatiedot
JHS 158: Paikkatiedon metatiedot 5.4.2018 1 JHS 158: Paikkatiedon metatiedot KÄYTTÖTARKOITUS Vektori- ja rasterimuotoisten paikkatietojen metatietojen sisällön määrittely Ohjeiden antaminen paikkatietojen
LisätiedotTietoturvapolitiikka
Valtiokonttori Ohje 1 (6) Tietoturvapolitiikka Valtion IT -palvelukeskus Valtiokonttori Ohje 2 (6) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Tietoturvallisuuden kattavuus ja rajaus Valtion IT-palvelukeskuksessa...
LisätiedotYhteentoimivuusalusta: Miten saadaan ihmiset ja koneet ymmärtämään toisiaan paremmin?
Yhteentoimivuusalusta: Miten saadaan ihmiset ja koneet ymmärtämään toisiaan paremmin? Avoin verkkoalusta ihmisen ja koneen ymmärtämien tietomääritysten tekemiseen Riitta Alkula 20.3.2019 Esityksen sisältö
LisätiedotSähköinen pitkäaikaisarkistointi
Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset
LisätiedotPalvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu
1 (5) Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1. Yleiskuvaus Kansallisarkiston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten pysyvästi säilytettävät
LisätiedotKansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä
Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä Kirjastoverkkopäivät 24.10.2017 Opinnäytteiden arkistointi - työpaja Vesa-Matti Ovaska (vesa-matti.ovaska@arkisto.fi) Opinnäytteiden
LisätiedotSähköiset aineistot ja arvonmääritys rakenteelliset ja tekniset kriteerit. Projektipäällikkö Osmo Palonen, Mikkelin ammattikorkeakoulu
Sähköiset aineistot ja arvonmääritys rakenteelliset ja tekniset kriteerit Projektipäällikkö, Mikkelin ammattikorkeakoulu Mikkeli muistin kotikaupunki http://www.narc.fi/arkistolaitos/maakunta/ http://www.elka.fi
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo
LisätiedotKuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle
Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotTHL:N NÄKÖKULMIA TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTTÄMISEEN
THL:N NÄKÖKULMIA TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTTÄMISEEN Seminaari tutkimusaineistojen säilyttämisen ulottuvuuksista 18.12.2018 Toni Suutari 18.12.2018 1 TERVEYDEN JA HYVINVOINNIN LAITOS THL tutkii ja seuraa
LisätiedotJHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen
JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen Liite 4. Soveltamisohje perustason kuvauksien tuottamiseen Versio: Luonnos palautekierrosta varten Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys
LisätiedotKäsitemallit muistiorganisaatioiden kuvailun yhdenmukaistamisen välineenä
Käsitemallit muistiorganisaatioiden kuvailun yhdenmukaistamisen välineenä Pekka Henttonen KDK:n arkistosektorin seminaari 6.2.2012 Kansallisarkisto Esityksen sisältö Semanttisen webin visio Käsitemallien
LisätiedotKäyttöoikeuksien metatieto
Käyttöoikeuksien metatieto Yhteistyöseminaari 6.2.2014 Juha Hakala, Kansalliskirjasto Yleistä Käyttöoikeuksien metatieto (rights metadata) on tärkeää: Rights metadata is not just about compliance with
LisätiedotKAM-sektori yhteisen tiedon hallinnan edelläkävijänä. KDK-tietoarkkitehtuuriryhmän seminaari Jaana Kilkki, Kansallisarkisto
KAM-sektori yhteisen tiedon hallinnan edelläkävijänä KDK-tietoarkkitehtuuriryhmän seminaari 30.1.2018 Jaana Kilkki, Kansallisarkisto Kansallinen Digitaalinen Kirjasto OKM:n hanke 2008-2017 toteuttaa kansallisia
LisätiedotValtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.
Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mamk Lähtökohdat ja tausta
LisätiedotKasvua ja kilpailukykyä standardeilla. Riskit hallintaan SFS-ISO 31000
Kasvua ja kilpailukykyä standardeilla Riskit hallintaan SFS-ISO 31000 Riskit hallintaan SFS-ISO 31000 Elämme jatkuvasti muuttuvassa maailmassa, jossa joudumme käsittelemään epävarmuutta joka päivä. Se,
LisätiedotTiedonhallintalakiehdotus - vaikutukset Tommi Oikarinen / valtiovarainministeriö
Tiedonhallintalakiehdotus - vaikutukset 14.9.2018 Tommi Oikarinen / valtiovarainministeriö Tiedonhallintalaki muutos pääpiirteittäin Tiedonhallintalaki (HE-luonnos) Tiedonhallinnan järjestäminen Vastuut,
LisätiedotTietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn
Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto
LisätiedotArkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10
Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun
LisätiedotArkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen
Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko
LisätiedotHankkeet ja yhteentoimivuus. OKM:n kirjastopäivät Minna Karvonen
Hankkeet ja yhteentoimivuus OKM:n kirjastopäivät 2012 Minna Karvonen 12.12.2012 Hallitusohjelman kirjaukset Yhteentoimivuus: kansallista perustaa Kirjastoja kehitetään vastaamaan tietoyhteiskunnan haasteisiin.
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden
LisätiedotTiedonhallintalakiehdotus tiedonhallinnan kuvaukset
Tiedonhallintalakiehdotus tiedonhallinnan kuvaukset 14.9.2018 Riitta Autere Tiedonhallintalain esittelytilaisuus Julkisen hallinnon digitalisoinnin ja ICT-toiminnan ohjaus Tiedonhallinnan kuvausten laadinta
Lisätiedot