SÄHKE-määrittely II. Toiminnallinen mallintaminen

Transkriptio

1 SÄHKE-määrittely II Toiminnallinen mallintaminen

2 Toiminnallinen mallintaminen (13) Toiminnallinen mallintaminen Versio ja pvm Laatinut Tarkpvm Tarkastanut Hyvpvm Hyväksynyt 0.8/ Tiina Leppänen Riku Moisio SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

3 Toiminnallinen mallintaminen (13) Muutoshistoria Versio ja pvm Laatija Muutoksen kuvaus 0.8 / Riku Moisio Päivitetty Kansallisarkiston havaitsemilla muutostarpeilla. 0.7 / Tiina Leppänen Huomioitu johtoryhmässä kirjatut muutostarpeet. 0.6 / Tiina Leppänen Korjattu viittaukset pakolliseen tehtäväryhmittelyyn. 0.5 / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit. 0.4 / Tiina Leppänen Päivitetty siirtotiedoston muodostamiseen liittyvillä toiminnallisilla vaatimuksilla. : Korjattu virhe, joka kirjattiin johtoryhmän kokouksessa / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit. 0.2 / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit. 0.1 / Tiina Leppänen Ensimmäinen luonnosversio Sisällysluettelo 1 Mallintamisen lähtökohdat Toiminnalliset vaatimukset Asiakirjallisen tiedon hallinta Asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja tallentaminen järjestelmään Metatiedot Säilytysaika, seulonta ja siirtäminen pitkäaikaissäilytykseen Viittaukset, hakutoiminnot ja muu toiminnallisuus LIITTEET: : : Prosessikaaviot ja niiden kuvaukset. LÄHTEET: [1] Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), [2] Asiankäsittelyjärjestelmien toiminnalliset vaatimukset, R. Moisio, [3] Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa, Arkistolaitos, 1995 [4] Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje, Valtiovarainministeriö, [5] SÄHKE-hanke/Mallintamisen osahanke, SÄHKE-metatietomäärittely, 2002 [6] Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping, School of Information Sciences, Department of Library and Information Science, University of Pittsburgh, [7] Arkistolaitos: Rekisteröinteröintiohjeluonnos SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

4 Toiminnallinen mallintaminen (13) 1 Mallintamisen lähtökohdat 2 Toiminnalliset vaatimukset SÄHKE-hankkeen mallintaminen-osahankkeen toisessa eli toiminnallinen mallintaminen vaiheessa on kuvattu prosessikaavioiden avulla SÄHKEmetatietomäärittelyn soveltaminen asiankäsittelykokonaisuudessa. Lisäksi mallintamistyön tuloksena on laadittu vaatimuksia asiankäsittelyjärjestelmän toiminnallisuudelle huomioiden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asettamat vaatimukset. Toiminnallisten vaatimuksien tarkoituksena on varmistaa asiankäsittelykokonaisuuden tuloksena muodostuvan sähköisen aineiston todistusvoimaisuus. Mallintamistyön tuloksena on tuotettu prosessikuvaukset asiankäsittelykokonaisuuden toiminnallisuudesta, jolla tarkoitetaan asioiden valmistelun, käsittelyn ja päätöksenteon tuloksena muodostuvien asiakirjojen käsittelyä organisaatiossa. Asioiden ja asiakirjojen käsittely tapahtuu tietojärjestelmäavusteisesti eli asiankäsittelyjärjestelmän avulla. Toiminnalliset vaatimukset on kuvattu luvussa 2. Asiankäsittelykokonaisuuden toiminnallisuutta kuvaavat prosessikaaviot ja niiden kuvaukset ovat tämän asiakirjan liitteenä 1. Asiankäsittelyjärjestelmien toiminnallisilla vaatimuksilla tarkoitetaan järjestelmän toiminnallisuuteen ja tietosisältöön liittyviä vaatimuksia. Tässä asiakirjassa painopistealueina ovat asiakirjahallinnolliset ja metatietojen käyttöön liittyvät näkökohdat. Tähän asiakirjaan kootuissa vaatimuksissa ei ole huomioitu järjestelmän tekniseen toteutukseen tai toimintaympäristöön liittyviä vaatimuksia, kuten esim. järjestelmän sovellus- tai laitteistoarkkitehtuuri, suorituskyky, käyttöliittymän toteutustapa ja käytettävyys tai pääkäyttäjän toimenpiteet. Toiminnalliset vaatimukset on laadittu aihealuekohtaisiin kokonaisuuksiin ja ne on laadittu taulukkomuotoisina luetteloina. Taulukot sisältävät seuraavat sarakkeet: Sarake Kuvaus Nro Toiminnallisen vaatimuksen numero. Numerointi on taulukkokohtainen, joten vaatimuksen yksilöivä numero muodostetaan lisäämällä rivinumeron alkuun tekstikap- SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

5 Toiminnallinen mallintaminen (13) 2.1 Asiakirjallisen tiedon hallinta Sarake Kuvaus paleen numero esim Toiminnallinen vaatimus P Tieto, onko toiminnallinen vaatimus pakollinen. Kaikki pakolliset on merkitty x-merkillä. Toiminnallisen vaatimuksen kuvaus. Lähde Lähde, johon toiminnallinen vaatimus perustuu. Ellei lähdettä ole merkitty, se on tuotettu SÄHKEmallintaminen osahankkeen tuloksena. Lähdeluettelo on esitetty tämän asiakirjan alussa. Lähdeviittausta on tarvittaessa tarkennettu vaatimusluettelossa. Jotta järjestelmän toiminnallisuus täyttää juridiset ja hallinnolliset vaatimukset, sen täytyy sisältää toiminnot käsiteltävien aineistojen käyttöoikeuksien määrittelyä ja aineistojen käytön seurantaa varten. Näihin yleisiin, asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät toiminnalliset vaatimukset on esitetty taulukossa 1. Asioiden ja asiakirjojen käsittely perustuu arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka avulla asiakirjallista tietoa voidaan jäsentää myös järjestelmäavusteisesti. Arkistolaitoksen suositusten mukaisesti arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen tulisi noudattaa tehtäväryhmittelyä, jonka tietosisältöä hyödynnetään järjestelmässä arkistohierarkian mukaisilla tasoilla: ryhmä, asia ja asiakirja. Fyysisen aineiston käsittelyn on myös oltava mahdollista. Fyysisellä aineistolla tarkoitetaan organisaation tuottamaa tietoaineistoa, joka on tallennettu erilliselle (offline) tietovälineelle, esim. paperille tai CD- ROM:lle. Järjestelmän täytyy mahdollistaa fyysisen aineiston käsittely tehtäväryhmittelyn mukaisesti ja tarvittaessa sekä fyysisen että sähköisesti tallennetun aineiston (ns. hybridiaineiston) käsittely rinnakkain. Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 1 X Pääkäyttäjä määrittelee järjestelmään eri käyttäjäprofiilien mukaiset käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet kohdistetaan järjestelmän ominaisuuksiin (esim. tallentaminen on mahdollista vain write -oikeuksilla), metatietoihin (esim. rajoitettu näkymä metatietoihin) ja asiakirjoihin (esim. käyttö sallittu vain henkilöille, joilla on oikeudet salaisen asiakirjan lukemiseen). 2 X Järjestelmä kontrolloi, että tietojen käyttö tapahtuu käyttöoikeuksien mukaisella tavalla. 3 X Järjestelmä sallii asiakirjojen laadinnan, arkistoinnin, päivittämisen ja hävittä- [6] [1] 4.1 [6] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

6 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde misen vain asianomaiset käyttöoikeudet omaavalle henkilöstölle. 4 X Järjestelmä tallentaa automaattisesti tietojen käsittelyyn liittyvät tapahtumat (tapahtuma- ja muutosloki). Tapahtumista tallennetaan tekijä, ajankohta ja toimenpide. Tapahtuma- ja muutoslokia tallennetaan ainakin seuraavista tapahtumista: - tiedon muokkaaminen, tallentaminen ja poistaminen järjestelmässä - tiedon uudelleen ryhmittely - käyttöoikeuksien muuttuminen Järjestelmä sisältää raportointiominaisuuden tapahtuma- ja muutoslokiin tallennettujen tapahtumien seuraamista varten. Lajittelu ja ryhmittely tehdään ainakin kohteiden (esim. asiakirjoittain), käyttäjien ja tapahtuma-ajan (kronologinen) perusteella. 5 X Järjestelmä tallentaa automaattisesti säilytyshistoriaan tapahtumat, jotka muuttavat tiedon sisältöä tai esitystapaa (esim. asiakirjan tiedostoformaatin konvertointi). Säilytyshistoria mahdollistaa asiakirjallisen tiedon tulkinnan em. muutosten jälkeenkin. Säilytyshistoriaan tallennetaan: - aikamääre, tekijä ja tapahtuma sekä - tarvittaessa formaatti eli esim. konversion tuloksena oleva tiedostomuoto. 6 X Järjestelmään tallennettuihin tietoihin määritellään julkisuusluokka ja tiedot on tarvittaessa turvaluokiteltava. Turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelyvaatimukset on otettava huomioon niitä koskevien ohjeiden mukaisesti. Hyvään tiedonhallintatapaan liittyvät käyttöoikeudet ovat merkityksellisempiä kuin muut määritellyt pelkästään organisaation omista tarpeista lähtevät käyttöoikeudet (ryhmätyö, jne.). 7 X Asiakirjallisten tietojen eheys, alkuperäisyys ja käytettävyys on turvattava asiakirjojen koko elinkaaren ajan. Tärkeimmät järjestelmän toiminnallisuuteen liittyvät välineet niiden turvaamiseen ovat käyttöoikeudet (pääsynvalvonta), tapahtuma- ja muutosloki (audit trail; erilaisten tietojen muokkaukseen ja käyttöön kohdistuneiden toimien taltioiminen) sekä erilaiset eheyttä varmentavat mekanismit erityisesti asiakirjatiedostoissa (CRC, MD-5, järjestelmän sisäinen sähköinen allekirjoitus. Rakenteisen tiedon, kuten relaatiotietokantaan tallennetut metatiedot, eheyden valvontaan on yleensä tekniseen toteutustapaan liittyviä kontrollikeinoja.). 8 Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet (diaarin tehtäväryhmittely, arkistokaava) noudattavat mahdollisimman tarkoin arkistonmuodostussuunnitelman tehtävä- [1] 4.2 [1] 4.4 [4] [2] [2] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

7 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde ryhmittelyä. 9 X Järjestelmä mahdollistaa sekä fyysisten että sähköisten aineistojen käsittelyn tehtäväryhmittelyn mukaisesti. Järjestelmässä on myös huomioitava fyysisen aineiston sijainnin hallinnointi eli mahdollisuus tallentaa tieto aineiston kulloisestakin tilapäisestä sijoituspaikasta. 10 X Jos aineisto on tallennettu useaan eri muotoon (ns. hybridiaineisto), järjestelmän on huomioitava, että julkisuus on määritelty samoin kaikille. Taulukko 1. Asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät toiminnalliset vaatimukset. [1] 10 [1] Asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja tallentaminen järjestelmään Asiakirjallisen tiedon tunnistamisella ja tallentamisella järjestelmään tarkoitetaan prosessia, jossa asiakirja rekisteröidään ja liitetään tehtäväryhmittelyyn. Lisäksi siihen lisätään metatietoja ja se tallennetaan järjestelmään. Näihin vaiheisiin liittyvät toiminnalliset vaatimukset on esitetty taulukossa 2. Asiankäsittelyjärjestelmään tallennetaan asiakirjallista tietoa, joka muodostuu erilaisten toimintaprosessien tuloksena sekä organisaation sisällä että ulkopuolella. Järjestelmään tallennettavat aineistot voivat olla sisällöltään hyvinkin erilaisia (esim. tallennusmuoto, tekijä ja vastaanottotapa vaihtelevat), jolloin järjestelmän toiminnallisuudessa on huomioitava joukko erilaisia vaatimuksia aineiston luomiseksi järjestelmään. Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 1 X Järjestelmä sisältää tiedot asioista, toimenpiteistä ja asiakirjoista (Hyvä tiedonhallintatapa: asiakirjarekisterin tietosisältö). 2 X Saapuvat sähköiset asiakirjat on kirjattava/rekisteröitävä. Merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta, asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen sekä muut tässä määrityksessä pakolliseksi määritellyt metatiedot. 3 X Järjestelmän tietosisältö noudattaa arkistolaitoksen määrittelemää tietomallia siten, että järjestelmä tuottaa määrityksen mukaisen tietosisällön siirtotiedostoon. Tietomalli ei edellytä organisaatiolta tiettyä järjestelmäarkkitehtuuria tai osajärjestelmäjakoa, vaan oleellista on, että kokonaisjärjestelmä on rakennettu siten, että em. siirtotiedoston tuottaminen onnistuu. 4 X Käyttöoikeus, säilytysaika ja julkisuus voidaan määritellä tarvittaessa erikseen rekisteröintitiedoille ja asiakirjoille, asiakirjojen versioille ja asiakirjojen osille. Julkisuuden ja salassapidon osalta on määrityksessä toistaiseksi otettu asiakirjan kohdalla huomioon vain kokonaan julkinen asiakirja, kokonaan salassa pi- [2] [2] [2] [2] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

8 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde dettävä asiakirja, sekä salassa pidettävä asiakirja, josta on peitetty ei-julkiset tiedot (ns. mustattu versio). 5 Versiokohtaisten säilytysaikojen määrittelyssä voidaan noudattaa seuraavia menettelytapoja: - Säilytetään viimeisin versio, muita versioita käsitellään keskeneräisinä muistiinpanoina, joiden hallinta on laatijoiden vastuulla (poikkeuksena turvaluokitellut). - Säilytetään pääasialliset versiot, esim. 1.0/2.0/3.0, muita versioita käsitellään keskeneräisinä muistiinpanoina, joiden hallinta on laatijoiden vastuulla (poikkeuksena turvaluokitellut). - Säilytetään kaikki versiot yhtenäisten sääntöjen mukaisesti, esim. 1.0/1.1/2.0/3.0/3.1/jne. Lähestymistavan valintaan vaikuttaa se, miten versionhallintaa sovelletaan ja mikä on tarkoituksenmukaista aineiston kannalta. Lähestymistapa päätetään asiakirjojen arvonmäärityksen yhteydessä ja on mahdollista, ettei em. kaltaisia kategorisia sääntöjä voida aina soveltaa. 6 X Asiakirjan perusprofiili tallennetaan säilytyshistoriaan seuraavasti: - Ajankohta (perusprofiilin tallentamisajankohta) - Tekijä (asiakirjan tallentaja) - Muutoksen tyyppi ( perusprofiili ) - Muutoksen syy ( perusprofiili ) - Lisäksi tallennetaan asiakirjan tekniset tiedot (formaatti): tallennus-, pakkaus- ja salaustavat. 7 X Jos asiakirja koostuu useasta tiedostosta, järjestelmän täytyy käsitellä tiedostoja yhtenä kokonaisuutena ja säilyttää tiedostojen rakenne ja niiden väliset viittaukset (esim. sähköpostiviesti liitteineen). 8 X Järjestelmä ei saa rajoittaa ryhmien, asioiden, toimenpiteiden tai asiakirjojen määrää. 9 X Tehtäväryhmittelyn muuttaminen järjestelmässä on oltava tarvittaessa mahdollista. Muutokset on dokumentoitava metatietoihin määrittelyn mukaisesti. 10 X Fyysisiin asiakirjoihin (ja muihin tietovälineisiin) merkitään, mihin asiaan ne kuuluvat (diaarinumero). Kyseisen asiakirjan metatietoihin järjestelmässä on merkittävä fyysisen asiakirjan sijainti arkistossa. Saapuneeseen tai muusta syystä paperimuodosta skannattuun kuvatiedostona säilytettävään asiakirjaan ei tarvitse tehdä kuvankäsittelyohjelmalla merkintöjä siitä, mihin asiaan se kuuluu. Haluttaessa merkinnät voidaan tehdä manuaalisesti alkuperäiseen paperiasiakirjaan ja skannata asiakirja tehtyine merkintöineen. [1] 6.1 [5] [1] 6.1 [1] 6.3 [2] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

9 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 11 X Saapuneen/laaditun asiakirjan mahdollista sähköistä allekirjoitusta ei säilytetä järjestelmässä varmenteiden määräaikaisuuden vuoksi. Asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä varmennetaan metatietokenttiin tehtyjen merkintöjen sekä pääsynvalvonnan ja muiden aktiiviajan kontrollien avulla (vrt. 2.1, kohta 7). 12 Sähköinen tiedoksianto voidaan tuottaa järjestelmän tai siihen integroidun ominaisuuden avulla (vrt. sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri). 13 Sähköpostin käsittelyyn liittyvät menettelytavat on suunniteltava ennalta. Sähköpostitse saapuva viesti/asiakirja on voitava siirtää sisällöltään muuttumattomana sähköiseen tietojärjestelmään. Moniosainen sähköpostiviesti tallennetaan useana eri tiedostona esim. siten, että varsinainen viestin runko-osa tallennetaan otsakkeineen (headers) tekstinä (esim. ASCII) ja liitetiedostot kukin organisaatiossa valitussa muodossaan. Vrt. kohta X Käytettyjen lyhenteiden täytyy olla vakiintuneita ja järjestelmästä täytyy pystyä tuottamaan ainakin seuraavat tulosteet: - Tehtäväryhmittely ja sen sisältämät metatiedot järjestelmään sisältyvin osin - Arkisto- ja hävittämisluettelo fyysisistä asiakirjoista (ja muista tietovälineistä) - Tietojärjestelmäseloste - Asiakirjat siltä osin, kun niitä ei voida liittää osaksi sähköistä siirtokokonaisuutta 15 Sähköisen asiointiin liittyvä saapuneen asiakirjan vastaanottokuittaus voidaan tuottaa järjestelmän tai siihen integroidun ominaisuuden avulla (vrt. sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri). 16 Tietyntyyppisille aineistoille on yleensä perusteltua valita aktiiviaikana vain hyvin rajallinen määrä tiedostomuotoja. Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmille.doc (MS Word 97) ja.rtf (yhteensopivuus testattava). Järjestelmään liitettävät asiakirjat konvertoidaan tarvittaessa valittuihin muotoihin (esim. WP MS Word). Erikoistapauksessa voi olla perusteltua säilyttää tiedosto myös alkuperäisessä muodossaan esimerkiksi asiankäsittelyprosessin valitusajan loppuun saakka. 17 X Aktiiviajan tiedostomuotoja valitessa on varmistuttava siitä, että ne saadaan vaivattomasti konvertoitua siirtotiedoston edellyttämään muotoon. Tämä voi edellyttää esimerkiksi tiedostojen nimeämistä oletuspäätteillä (MS Word.doc), jotta automaattinen konversio-ohjelma tunnistaa tiedostotyypit oikein. [2] [2] [2] [2] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

10 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 18 X Järjestelmän tulee rajoittaa tiedostojen tallentamista siten, että järjestelmään ei voida liittää muussa kuin organisaation määrittelemässä muodossa olevia tiedostoja. 19 X Mikäli pysyvästi säilytettävää sähköistä tiedostoa ei voida konvertoida uuteen sähköiseen tiedostomuotoon, se tulostetaan paperille tai mikrofilmille. Asiakirjan metatietoihin tehdään viittaus fyysiseen aineistoon. Taulukko 2. Toiminnallisia vaatimuksia asiakirjallisen tiedon tunnistamiseen ja tallentamiseen. 2.3 Metatiedot Metatietojen avulla kuvataan järjestelmään tallennetun aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä sen hallintaa ja käsittelyä koko elinkaaren ajan. Metatietojen avulla mahdollistetaan aineistojen haku, paikallistaminen ja tunnistaminen. Lisäksi metatietojen avulla automatisoidaan asiakirjojen laatimis- ja käsittelyvaiheita sekä määritellään viittauksia eri tiedostojen (ja mahdollisesti järjestelmien) välille. Metatietojen tuottamiseen ja käsittelyyn liittyviä toiminnallisia vaatimuksia on esitetty taulukossa 3. Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 1 X Järjestelmä mahdollistaa SÄHKE-metatietomäärittelyn mukaisten metatietojen tuottamisen ja tallentamisen. 2 X Järjestelmään tallennetaan kaikki pakolliseksi määritellyt metatiedot. [5] 3 X Järjestelmä ei saa rajoittaa muiden kuin määrittelyyn sisältyvien ja organisaation asiakirjahallintoa tukevien metatietoelementtien lukumäärää tai käyttöä arkistohierarkian eri tasoilla. SÄHKE-metatietomäärittelyä vastaavien elementtien osalta järjestelmän tulee huolehtia siitä, että näitä metatietoelementtejä on täsmälleen määrityksen mukainen määrä. 4 X Jos metatietoarvo liittyy järjestelmän toiminnallisuuteen, järjestelmä käyttää tätä metatietoarvoa toiminnallisuuden toteuttamiseksi (esim. säilytysajan päättyminen = , jonka perusteella suoritetaan hävittäminen). 5 X Metatietoja voi tallentaa eri tallennusmuodoille (esim. skannatulle ja paperimuotoiselle asiakirjalle). [5] [1] 12 [1] 12 [1] 12 6 X Järjestelmä tukee ainakin seuraavia metatietotyyppejä: kirjaimet, aakkosnu- [1] 12 SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

11 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde meerinen, numeerinen, päiväys (ISO 8601), boolean. 7 Järjestelmä tunnistaa metatietokentät tallennettavasta asiakirjasta (esim. päiväys, nimeke). 8 X Järjestelmän tuottamat metatietoarvot periytyvät oletusarvoisesti tehtävähierarkian ylemmiltä tasoilta. 9 X Järjestelmä tarkastaa metatietoarvojen oikeellisuuden ainakin seuraavilta osin: - sisällön formaatti - arvojoukko - valintalistan sisältämät arvot 10 X Metatiedot on voitava säilyttää siirryttäessä uusiin laite- ja ohjelmistoympäristöihin. 11 X Metatietojen käyttö on ohjeistettava. [2] 12 X Pakolliselle Kieli-metatiedolle määritellään oletusarvo (esimerkiksi fi = suomi). Mikäli käyttäjä ei erikseen määrittele oletusarvosta poikkeavaa muuta arvoa (esimerkiksi se = ruotsi), käytetään automaattisesti oletusarvoa. Oletusarvo voidaan määritellä esimerkiksi järjestelmäkohtaisesti, tehtäväryhmäkohtaisesti tai pääteltynä useamman muuttujan perusteella. 13 X Kun asian käsittely viranomaisessa on päättynyt, asian käsittely viranomaisessa merkitään Tila-metatiedon avulla päättyneeksi. - Kun asian päätöstoimenpide on rekisteröity järjestelmään, muuttuu asian Tila-metatieto automaattisesti muotoon valmis. - Oikaisun yhteydessä asia muuttuu hetkellisesti keskeneräiseksi. - Valitusprosessin käynnistyessä asia muuttuu keskeneräiseksi. Asia merkitään päättyneeksi, kun tieto (asiakirja) asian lopullisesta ratkaisusta on saatu ja rekisteröity lopullisena päätöstoimenpiteenä järjestelmään. Taulukko 3. Metatietojen tuottamiseen ja käsittelyyn liittyvät toiminnalliset vaatimukset. [1] 12 [1] 12 [1] 12 [2] 2.4 Säilytysaika, seulonta ja siirtäminen pitkäaikaissäilytykseen Järjestelmään tallennettujen aineistojen elinkaaren määrittelyyn liittyy keskeisesti säilytysaika, jonka perusteella aineistoa joko hävitetään tai siirretään pitkäaikaissäilytykseen. Säilytysaikaan, seulontaan ja siirtämiseen pitkäaikaissäilytykseen liittyviä toiminnallisia vaatimuksia on esitetty taulukossa 4. SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

12 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 1 X Järjestelmässä on toiminnallisuus säilytysajan määrittelemistä ja hävitystoimenpiteiden automatisointia varten. Oletusarvoisesti säilytysaika periytyy ylemmältä hierarkiatasolta, mutta oletusarvoa on oltava mahdollista muuttaa. Tarvittaessa säilytysaikatietoa voidaan täsmentää esimerkiksi asiakirjan tyypin avulla. 2 X Säilytysajasta on voitava tallentaa: - säilytysaika - säilytysajan pituus - säilytysajan peruste 3 X Tarpeettomaksi käyneiden asiakirjojen keskitetty hävittäminen on mahdollista tehtäväryhmittelystä periytyvien säilytysaikatietojen perusteella. 4 X Järjestelmä tallentaa automaattisesti tiedon hävittämisestä metatietoihin: - hävitysajankohta, hävitystapa, auktorisointi ja peruste sekä - merkintä tapahtumasta säilytyshistoriaan. 5 X Jos tiedon sijaintia hierarkiassa muutetaan paikkaan, jossa oletussäilytysaika on eri, niin järjestelmän täytyy kysyä käyttäjältä, muutetaanko säilytysaika uuden ryhmittelyn mukaiseksi. Tieto säilytysajan muuttumisesta tallennetaan tapahtuma- ja muutoslokiin. 6 X Järjestelmä ilmoittaa ja tarvittaessa raportoi määräaikaisen säilytysajan umpeutumisesta määrätyn ajan verran etukäteen. Käyttäjällä (esimerkiksi käyttäjäroolina arkistonhoitaja) on oltava mahdollisuus tarkastaa poistettava aineisto ja tarvittaessa merkitä poistettavat/siirrettävät tiedostot tai muuttaa niiden säilytysaikaa. Organisaation hallintokulttuurista ja ohjeistuksesta riippuen hävitettävät tiedostot hyväksyy joko yksi tai useampi henkilö. Järjestelmän on tallennettava kaikki säilytysajan täyttymiseen liittyvät toimenpiteet tapahtuma- ja muutoslokiin. 7 X Järjestelmä sisältää toiminnallisuuden tietojen siirtämistä varten (esim. pitkäaikaissäilytykseen). Siirroissa on huomioitava erityisesti siirrettävän tietokokonaisuuden säilyminen alkuperäisenä (esim. asiakirjat ja niiden metatiedot, aineistojen hierarkkinen rakenne ja mahdolliset viittaukset). 8 Siirrettävään aineistoon voidaan lisätä metatietoja (esim. aineiston hallintaan liittyviä). 9 Poistettu 10 X Siirrettävä aineisto tallennetaan arkistolaitoksen ohjeiden mukaiseen siirtotie- [1] 5.1 [4] [6] [4] [1] 5.2 [1] 5.2 [1] 5.3 [1] 5.3 SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

13 Toiminnallinen mallintaminen (13) Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde dostorakenteeseen. Myös aineiston siirto tehdään arkistolaitoksen ohjeistamalla tavalla. Siirtotiedoston perusprofiili muodostetaan siirtotiedoston tuottamisen yhteydessä ja se tallennetaan aineiston säilytyshistoriaan. 11 X Siirrettävä aineisto tallennetaan arkistolaitoksen ohjeiden mukaisiin tiedostomuotoihin. Viittaukset asiakirjatiedostoihin muodostetaan ohjeiden mukaisten hakemistorakenteiden ja tiedostoihin viittaavien asiakirjan metatietojen avulla. 12 Siirtotiedosto sisältää SÄHKE-metatietomäärittelyn mukaiset metatiedot. Poikkeuksena tilanteet, joissa vain osa metatiedoista säilytetään: 1. Siirtotiedostoa muodostettaessa voidaan valita, mitkä SÄHKEmetatietomäärittelyn mukaiset metatiedot tallennetaan siirtotiedostoon, mikäli arkistolaitos on ko. viranomaisen osalta päättänyt, että vain osa metatiedoista säilytetään. Tällöin arkistolaitos toimittaa viranomaiselle metatietorakenteen, jonka mukaan aineisto muodostetaan. 2. Pysyvästi säilytettävät metatiedot merkitään seulontapäätökseen, mutta viranomainen toimittaa laajemman metatietokokonaisuuden arkistolaitokseen. Tarpeettomat metatiedot hävitetään vastaanottovaiheessa arkistolaitoksessa. 13 X Mikäli asiakirjalle ei ole määritelty säilytysaikaa, on järjestelmän huolehdittava, ettei asiakirjaa voida poistaa ennen kuin säilytysaika on määritelty. Säilytysajan määrittelyksi riittää se, että oletussäilytysaika periytyy asiakirjalle esimerkiksi tehtäväryhmittelystä. 14 X Mikäli jonkin kokonaisuuden (esimerkiksi tehtäväryhmittelyn asiaryhmä tai kaikki ryhmän tietyntyyppisen asiakirjat) sisältämien asiakirjojen säilytysaika muuttuu, kaikki kokonaisuuden osat voidaan päivittää muutetun säilytysajan mukaisesti. - Toimenpide voidaan tehdä joko ko. hetkestä eteenpäin, taannehtivasti tai sekä että - Kun toimenpide kohdistetaan kokonaisuuteen, voidaan säilytysajan muuttaminen hyväksyä ainakin seuraavilla tavoilla a) Kerralla kaikille asiakirjoille / kokonaisuuden osille b) Jokaiselle erikseen Taulukko 4. Säilytysaikaan, seulontaan ja siirtämiseen pitkäaikaissäilytykseen liittyviä toiminnallisia vaatimuksia. SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

14 Toiminnallinen mallintaminen (13) 2.5 Viittaukset, hakutoiminnot ja muu toiminnallisuus Järjestelmän näkökulmasta tallennettavan aineiston yksilöivä identifiointitunnus on tärkein avaintieto aineiston käyttöä varten. Identifiointitunnusten avulla muodostetaan myös viittauksia tiedostojen välillä ja paikallistetaan hakujen tuloslistalla olevat tiedostot. Taulukko 5 sisältää yleisiä viittauksiin ja hakutoimintoihin liittyviä toiminnallisia vaatimuksia. Nro P Toiminnallinen vaatimus Lähde 1 X Järjestelmä tuottaa yksilöivän identifiointitunnuksen kaikille arkistohierarkian tasoille ja asiakirjoille sekä tallentaa sen metatietoihin. 2 X Järjestelmä sisältää hakutoiminnot, jotka voivat kohdistua kaikille arkistohierarkian tasoille ja niihin liittyviin asiakirjoihin. 3 X Hakutoiminnot eivät saa kohdistua tietoihin (metatietoihin tai asiakirjan sisältöön), joihin käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia. 4 X Järjestelmä tallentaa sähköiseen allekirjoitukseen ja tiedoston salaukseen liittyvät tiedot. Järjestelmä kerää ja tallentaa sähköisen allekirjoituksen tarkastamiseen liittyvää metatietoa (tieto tarkastamisesta, tarkastustapa, ajankohta). 5 X Ns. hybridiaineistoa haettaessa haun tuloksena ovat sekä fyysisen että sähköisesti tallennetun aineiston metatiedot. 6 Aineistoon voidaan viitata URI-mekanismilla (URL-osoitteella) kaikilla arkistohierarkian tasoilla. 7 Asioihin viitattaessa käytetään diaarinumerosta muotoa xxxx/yyyy/zzzz, missä xxxx on juokseva kokonaisluku, yyyy on asiaryhmän tunnus ja zzzz on vireillepanovuosi. Asiakirjoihin viitattaessa käytetään asiakirjatunnuksesta muotoa diaarinro:asiakirjanro. 8 X Aktiiviaikana jaettavien tiedostojen yhteydessä on huolehdittava siitä, ettei asiakirjan julkisen version tekninen esitystapa pidä sisällään salassapidettävää tietoa. Taulukko 5. Viittauksiin ja hakutoimintoihin liittyviä toiminnallisia vaatimuksia. [1] 7 [1] 8 [1] 8 [1] 10 [1] 10 [5] [5] SÄHKE-mallintaminen-Toiminnallinenmallintaminen-V08.doc

15 Versio ja pvm Laatinut Tarkpvm Tarkastanut Hyvpvm Hyväksynyt 0.8/ Tiina Leppänen Raija Janhonen Riku Moisio (21)

16 Muutoshistoria Versio ja pvm Laatija Muutoksen kuvaus 0.8 / Riku Moisio Päivitetty Kansallisarkiston havaitsemilla muutostarpeilla. 0.7 / Tiina Leppänen Päivitetty johtoryhmässä käsiteltyjen muutostarpeiden mukaisesti. 0.6 / Tiina Leppänen Päivitetty kuvaus SÄHKE-metatietomäärittelyn versio 0.9 mukaiseksi. 0.5 / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit. 0.4 / Raija Janhonen Lisätty Kansallisarkiston kommentoinnin mukaisesti kohtiin 5.2 ja 5.3 viittaukset tekniseen mallintamiseen. 0.3 / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit. 0.2 / Tiina Leppänen Huomioitu Kansallisarkiston toimittamat kommentit ja korjaukset. 0.1 / Tiina Leppänen Ensimmäinen luonnosversio Sisällysluettelo Prosessikaavioiden lukuohje Kaavioiden lukeminen Kaavioissa käytetyt symbolit Asiakirjan elinkaari Asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja tallentaminen järjestelmään Viestin saapuminen Alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen Viestin muokkaaminen sähköisestä allekirjoituksesta riippumattomaksi Konvertointi Metatietojen tarkastaminen ja validointi Asiakirjan laatiminen Asiakirjan tallentaminen järjestelmään Aktiiviajan säilytys Asiakirjan säilyttäminen Konvertoiminen Konversion tulosten tarkastaminen Seulonta ja hävittäminen Konvertoiminen Konversion tulosten tarkastaminen Asiakirjan hävittäminen Siirto pysyväissäilytykseen Asian elinkaari Asian avaus (21)

17 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen Välitoimenpiteen kirjaaminen Asian päättäminen Oikaisu Muutoksenhaku Välitoimenpiteen kirjaaminen Saapunut ratkaisu Aineiston siirto pitkäaikaissäilytykseen Aineiston aktiiviajan säilyttäminen ja seulonta Aineiston aktiiviajan säilyttäminen Aineiston seulonta Siirtotiedoston tuottaminen Asiakirjojen konvertointi ja metatietorakenteen tuottaminen Validointi Siirtotiedoston kuvaaminen Validointi Siirtotiedoston kokoaminen Siirtotiedoston tekninen validointi Siirtotiedoston viimeistely Sähköisen allekirjoituksen validointi Suojaaminen Aineiston siirto pitkäaikaissäilytykseen Aineiston vastaanottaminen ja tarkastaminen Suojauksen avaaminen Tunnistaminen sekä alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen Sähköisen allekirjoituksen poistaminen Tekninen tarkastaminen ja hyväksyminen Siirtotiedoston tarkastaminen ja hyväksyminen Metatietojen tarkastaminen ja hyväksyminen Asiakirjojen tarkastaminen ja hyväksyminen Aineiston pitkäaikaissäilytys Aineiston tallentaminen säilytysjärjestelmään Viitetietojen tallentaminen VAKKAan Aineiston hävittäminen viranomaisen järjestelmästä Aineiston pitkäaikaissäilytys Hävittäminen Migraatio Laadunvarmennus Konversio Laadunvarmennus (21)

18 1 2 Prosessikaavioiden lukuohje Asiankäsittelykokonaisuudella tarkoitetaan toiminnallista kokonaisuutta, johon sisältyy asioiden valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon liittyvät tehtävät sekä niihin liittyvät asiakirjat. Tässä kuvauksessa on huomioitu myös näiden tehtävien tuloksena muodostuvien asiakirjojen siirto pitkäaikaissäilytykseen. Toiminnallinen kokonaisuus on kuvattu prosessikaavioina, jotka on jaoteltu kolmeen eri kaavioon seuraavasti: - asiankirjan elinkaari - asian elinkaari - aineiston siirto pysyväissäilytykseen Näihin kokonaisuuksiin sisältyvät tehtävät ja niihin liittyvät metatiedot on kuvattu tarkemmin luvuissa 3-5. Luku 2 sisältää prosessikaavioiden lukuohjeen. Tämän liitteen sisältämät prosessikaaviot on kuvattu yleisesti prosessien kuvaukseen käytettävän vuokaaviotekniikan avulla. Prosessikaavioissa kuvataan yksittäisen prosessin (asiakirjan elinkaari, asian elinkaari ja aineiston siirto pitkäaikaissäilytykseen) kulku, tehtävät ja tehtävistä vastaavat roolit. Niissä esitetään myös prosessiin liittyvät metatietovirrat sekä mahdollisesti tehtäviin liittyvät syötteet (esim. asiakirja) ja tulosteet (esim. hävitysluettelo). Lukujen numerointi vastaa prosessikuvauksessa olevien tehtävien numerointia seuraavasti: - Kaaviossa katkoviivalaatikoilla erotetut tehtäväkokonaisuudet on numeroitu, esim. 3 Seulonta ja hävittäminen. - Katkoviivalaatikon sisällä olevat tehtävät on numeroitu juoksevasti siten, että ensimmäinen numero vastaa tehtäväkokonaisuuden numeroa. Esim. 3.1 Konvertoiminen. - Vastaavan tehtävän tekstikuvaus on esitetty luvussa 3 Asiakirjan elinkaari kohdasta Konvertoiminen (21)

19 Prosessiin liittyvät metatiedot noudattavat SÄHKE-metatietomäärittelyn rakennetta. Metatietojen numerointi (esim. Säilytyshistoria (18) ) vastaa SÄHKE-metatietokuvauksissa käytettyä numerointia. 2.1 Kaavioiden lukeminen Prosessikaavion kuvaus etenee vasemmalta oikealle. Kaavion vasemmassa reunassa ovat roolit, joiden vaikutusalue on erotettu kaavioon vaakaviivoina. Kaavioissa esitetyt roolit on esitetty taulukossa 1. Rooli Kuvaus Asia Käsiteltävä asia, jonka eri käsittelyvaiheita prosessikaaviossa on kuvattu. Prosessissa ylläpidetään asian metatietoja. Järjestelmä Tietojärjestelmä, joka tässä kuvauksessa tuottaa tai käsittelee prosessiin liittyviä metatietoja. Järjestelmä voi olla esim. dokumenttien- tai asianhallintajärjestelmä. Kansallisarkisto Organisaatio, joka vastaanottaa pitkäaikaissäilytykseen siirrettävän aineiston. Käyttäjä Prosessiin liittyvä henkilö, joka suorittaa jotakin prosessiin liittyvää tehtävää ja tuottaa siihen liittyviä metatietoja. Toimenpide Käsiteltävään asiaan liittyvä toimenpide, jonka metatietoja ylläpidetään. Viranomainen Organisaatio, jonka asiankäsittelykokonaisuuteen liittyviä tehtäviä prosessikaaviossa on kuvattu. Taulukko 1. Prosessikaavioissa esiintyvät roolit. 2.2 Kaavioissa käytetyt symbolit Prosessiin sisältyvät tehtävät on kuvattu tehtävästä vastaavan roolin kohdalle. Tehtävät on yhdistetty toisiinsa nuolilla kuvaamaan niiden suoritusjärjestystä. Useissa tehtäväkokonaisuuksissa tehtävien eteneminen tapahtuu ylhäältä alaspäin. Prosessikaavioissa on käytetty taulukossa 2 esitettyjä symboleja tehtävien ja niihin liittyvien päätöstilanteiden ja tietovirtojen kuvaamisessa. Symboli Kuvaus Tehtävä, joka sisältyy prosessiin. Sisältö on kuvattu kaaviossa lyhyenä otsikkona (esim. asiakirjan laatiminen) (21)

20 Symboli Kuvaus Päätöksenteko, josta prosessi etenee vaihtoehtoisiin suuntiin. Vaihtoehdot on nimetty päätöksenteosta eteneviin nuoliin (esim. Konvertoidaanko? /). Tehtävään liittyvä asiakirja, joka voi olla syöte tai tuloste (esim. hävitysluettelo). Tehtävään liittyvät metatiedot, jotka ovat järjestelmän tuottamia. Tehtävään liittyvät metatiedot, jotka ovat käyttäjän tuottamia. Tehtävä, jota on kuvattu tarkemmin toisaalla. Sähköisessä kaaviossa symboli on linkki toiseen kaavioon. Taulukko 2. Prosessikaaviossa käytetyt symbolit. 3 Asiakirjan elinkaari Asiakirjan elinkaaren vaiheet ja niihin liittyvät metatiedot on kuvattu Asiakirjan elinkaari prosessikaaviossa. Asiakirjan elinkaari alkaa joko asiakirjan laatimisella tai saapuneen viestin vastaanottamisella. 3.1 Asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja tallentaminen järjestelmään Viestin saapuminen Ennen tallentamista asiakirjan käsittelyyn voi liittyä useita vaiheita, jotta se vastaa tallennusmuodoltaan ja metatietorakenteiltaan vastaanottavan järjestelmän vaatimuksia. Asiakirjan käsittelyyn ja tallentamiseen liittyvät tapahtumat kirjataan järjestelmän toimesta tapahtuma- ja muutoslokiin: Tapahtuma- ja muutosloki (19) Jos kyseessä on sähköisen asiointilain mukainen saapunut viesti, vastaanottaja tarkastaa saapuneen viestin asiakirjallisen luonteen eli onko kyseessä järjestelmään tallennettava organisaation tehtäviin liittyvä asiakirja. Mikäli kyseessä on muu kuin asiankäsittelyjärjestelmään tallennettava asiakirja, sen käsittelyä jatketaan organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa edellytettävällä tavalla (tätä ei ole kuvattu SÄHKE-määrittelyssä).Ellei kyseessä ole lainkaan (viranomaisen) asiakirja, saapuneen viestin elinkaari päättyy asiakirjahallinnon näkökulmasta tähän (21)

21 3.1.2 Alkuperäisyyden ja eheyden toteaminen Jos saapunutta asiakirjaa ei ole allekirjoitettu sähköisesti, vaikka lainsäädäntö tai organisaation hallintokulttuuri sitä edellyttää, allekirjoitus pyydetään lähettäjältä. Kaikissa tapauksissa sähköinen allekirjoitus ei ole tarpeen. Koska sähköistä allekirjoitusta ei tule tarpeettomasti vaatia, sen käyttötarve on arvioitava jo palvelua järjestettäessä. Jos viestillä on asiakirjallinen luonne, tarkastetaan ja todetaan asiakirjan alkuperäisyys ja eheys. Alkuperäisyyden ja eheyden tarkastaminen voi tapahtua sähköisen allekirjoituksen tarkastamisen avulla tai muutoin viestiä teknisesti ja laadullisesti tarkastelemalla. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan sitä, onko sähköisenä viestinä saapuneen asiakirjan lähettäjä juuri se taho tai henkilö, joka on merkitty viestiin lähettäjäksi. Eheys tarkoittaa sitä, ettei alkuperäistä asiakirjaa ole tahallisesti tai tahattomasti muokattu (lisätty, poistettu tai muutettu tietoa) eli Lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) näkökulmasta saapumista lähetetyssä muodossa. Merkintä asiakirjan vastaanottamisesta sekä alkuperäisyydestä ja eheydestä tallennetaan asiakirjan metatietoihin: - Aikamääre/Vastaanotettu (11) - Tekijä/Rooli= Lähettäjä (2) - Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu (25) Viestin muokkaaminen sähköisestä allekirjoituksesta riippumattomaksi Konvertointi Asiakirjasta poistetaan mahdollinen sähköinen allekirjoitus ja huolehditaan siitä, että viesti on tulkittavissa ilman sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä mekanismeja. Jos asiakirjan tallennusmuoto ei vastaa järjestelmän vastaanottamia tiedostomuotoja, asiakirja on konvertoitava. Konversioon liittyy aina laaduntarkastus, jolla varmistetaan konversion tuloksena muodostuneen tiedoston tekninen (tiedosto on käyttökelpoinen) ja sisällöllinen (tietosisältö ei ole muuttunut konversiossa) oikeellisuus. Konversiotapahtumat kirjataan asiakirjan säilytyshistoriaan: - Säilytyshistoria (18) (21)

22 3.1.5 Metatietojen tarkastaminen ja validointi Asiakirjan laatiminen Ennen kuin asiakirja voidaan tallentaa järjestelmään, siihen on tarvittaessa lisättävä tai tarkennettava metatietoja ja tarkastettava niiden oikeellisuus (validointi). Asiakirjaan on sisällyttävä vähintäänkin minimivaatimusten mukaiset (=metatietomäärittelyssä pakolliseksi määritellyt) metatiedot: - Nimeke (1) - Tekijä (2) - Tyyppi (6) - Kieli (7) - Tila (9) - Identifiointitunnus (10) - Aikamääre (11) - Käyttörajoitus (16) - Säilytysaika (17) - Tapahtuma- ja muutosloki (19) Asiakirjan laatiminen tarkoittaa uuden asiakirjan laatimista tai aiemmin tallennetun asiakirjan version täydentämistä. Laatimisvaiheessa asiakirjaan liitetään sen sisältöä ja kontekstia kuvailevaa metatietoa. Osa metatiedoista voi olla järjestelmän tuottamia: - Tekijä (2) - Kieli (7) - Tila (9) - Identifiointitunnus (10) - Aikamääre/Laadittu (11) - Versio (12) - Säilytyshistoria (18) Lisäksi käyttäjä liittää asiakirjaan seuraavat metatiedot, joista osalla voi olla järjestelmän tuottamat oletusarvot (esim. julkisuusluokka ja säilytysaika): - Nimeke (1) - Tyyppi (6) - Käyttörajoitus (16) - Säilytysaika (17) Lisäksi käyttäjä voi tarvittaessa määritellä asiakirjalle seuraavat valinnaiset metatiedot: - Aihe (4) - Kuvaus (5) - Kattavuus (8) - Lähde (13) - Suhde (14) (21)

23 - Oikeudet (15) - Saatavuus (20) - Sijaintipaikka (21) - Kohdeyleisö (22) - Suojeluluokka (23) Asiakirjan tallentaminen järjestelmään 3.2 Aktiiviajan säilytys Asiakirjan säilyttäminen Konvertoiminen Ennen kuin (saapunut tai laadittu) asiakirja voidaan tallentaa järjestelmään sen yhteensopivuus on tarkastettava: sisältääkö asiakirja tarvittavat metatiedot ja onko se tallennettu järjestelmän ymmärtämään muotoon. Asiakirjaan on sisällyttävä vähintäänkin minimivaatimusten mukaiset (=metatietomäärittelyssä pakolliseksi määritellyt) metatiedot, jotka on esitetty kohdassa Metatietojen tarkastaminen ja validointi. Lisäksi tallentamiseen liittyy asiakirjan liittäminen organisaation asiankäsittelyjärjestelmän tehtäväryhmitykseen. Tehtäväryhmityksellä tarkoitetaan tietoaineiston ryhmittelyä varten laadittua luokittelurunkoa, joka on perustana esim. julkisuus- ja salassapitomäärittelyille, asiakirjojen turvaluokittelulle sekä seulonnalle ja hävittämiselle. Asiakirjan perusprofiili tallennetaan Säilytyshistoriaan (18) siten, että muutoksen tyyppi- ja muutoksen syy -metatietoihin tallennetaan perusprofiili. Kun asiakirja on tallennettu järjestelmään, sen elinkaari siirtyy aktiiviajan säilytys - vaiheeseen. Tieto aktiiviajan säilytykseen liittyvistä tapahtumista tai muutoksista, jotka vaikuttavat tietosisältöön, tallennetaan tapahtuma- ja muutoslokiin: - Tapahtuma- ja muutosloki (19) Kaikki aktiiviajan säilytykseen liittyvät tapahtumat tallennetaan järjestelmän toimesta asiakirjan säilytyshistoriaan: - Säilytyshistoria (18) Asiakirjaa voidaan säilytyksen aikana tarvittaessa konvertoida. Konversiotarve perustuu yleensä ohjelmistoversioiden muuttumiseen tai siirrettäessä aineistoa järjestelmästä toiseen (21)

24 3.2.3 Konversion tulosten tarkastaminen 3.3 Seulonta ja hävittäminen Konvertoiminen Konversion tulosten tarkastaminen Asiakirjan hävittäminen Konversiosta tallennetaan tapahtumatiedot asiakirjan säilytyshistoriaan. Aineiston konvertointiprosessiin on liityttävä aina konversiotulosten tarkastaminen eli laadunvarmennus. Ellei konversio onnistunut, se on tehtävä uudelleen. Aktiiviaikana hävitetään määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Hävittäminen perustuu arkistonmuodostussuunnitelmassa määritettyyn ja vahvistettuun asiakirjan säilytysaikaan. Hävittäminen tapahtuu asiakirjatiedoston säilytysajan umpeuduttua. Pitkäaikaissäilytykseen siirrettävä aineisto poimitaan siten, että metatietojen lisäksi otetaan mukaan ne asiakirjat, joiden säilysaika ei ole vielä umpeutunut. Tieto seulontaan ja hävittämiseen liittyvistä tapahtumista tai muutoksista, jotka vaikuttavat tietosisältöön, tallennetaan tapahtuma- ja muutoslokiin: - Tapahtuma- ja muutosloki (19) Ennen asiakirjan siirtoa pitkäaikaissäilytykseen se on tarvittaessa konvertoitava siirtotiedoston edellyttämään muotoon. Konvertoinnin tapahtuma- ja tulostiedot tallennetaan säilytyshistoriaan (muutosprofiili). Jos asiakirja konvertoidaan ennen sen siirtoa pitkäaikaissäilytykseen, konversion tulokset on tarkastettava. Ellei konversio onnistunut, se suoritetaan uudelleen. Mikäli konversio ei edelleenkään onnistu, tulostetaan asiakirja paperille tai mikrofilmille. Määräajan säilytettävä asiakirja hävitetään säilytysajan umpeuduttua. Hävitystapahtumasta kirjataan seuraavat tiedot asiakirjan metatietoihin: Säilytysaika (17) - Hävitysajankohta - Hävitystapa (21)

25 3.3.4 Siirto pysyväissäilytykseen 4 Asian elinkaari 4.1 Asian avaus - Auktorisointi - Peruste Järjestelmä tallentaa kaikki hävittämiseen liittyvät tiedot asiakirjan säilytyshistoriaan. Kun asiakirja hävitetään, vähintään hävitetyn asiakirjan kaikki pakolliset metatiedot säilytetään järjestelmässä. Kun loppuunkäsiteltyyn asiaan liittyvä asiakirja on hyväksytysti siirretty pitkäaikaissäilytykseen, itse asiakirja ja kaikki sen metatiedot poistetaan lähdejärjestelmästä. Asian elinkaarella tarkoitetaan kaikkia asiankäsittelyyn liittyviä vaiheita: asian avaus, siihen liittyvät välitoimenpiteet ja asian päättäminen. Päätettyyn asiaan voi liittyä oikaisu- tai muutoksenhakuprosessi. Asian käsittelyyn ja tallentamiseen liittyvät tapahtumat kirjautuvat automaattisesti tapahtuma- ja muutoslokiin. - Tapahtuma- ja muutosloki (19) Asian avaus tarkoittaa sen kuvailutietojen laatimista ja tallentamista järjestelmään. Asia voidaan avata samanaikaisesti, kun siihen kirjataan avaustoimenpide. Toisaalta asian kuvailutiedot voidaan tallentaa (ns. varata) järjestelmään ennen varsinaista avaustoimenpidettä. Järjestelmä tuottaa asialle seuraavat metatiedot - Tekijä (2) - Kieli (7) - Tila (9) - Identifiointitunnus (10) - Aikamääre/Avattu (11) Käyttäjä määrittelee avattavalle asialle seuraavat metatiedot: - Nimeke (1) - Käyttörajoitus (16) - Säilytysaika (17) (21)

26 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen 4.3 Välitoimenpiteen kirjaaminen 4.4 Asian päättäminen Lisäksi asialle voidaan määritellä: - Aihe (4) - Kuvaus (5) - Tyyppi (6) - Sijaintipaikka (21) - Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon (24) Asian käsittely käynnistyy avaustoimenpiteellä eli asian vireilletulolla. Yleensä asian vireilletulon herätteenä on asiakirja, joka käynnistää asiankäsittelyprosessin. Avattuun asiaan kirjataan avaustoimenpide, johon järjestelmä tallentaa seuraavat toimenpiteen metatiedot: - Tekijä/Kirjaaja, Vastaanottaja, Lähettäjä (2) - Tila (9) - Identifiointitunnus (10) - Aikamääre/Avattu (11) Käyttäjä määrittelee seuraavat metatiedot: - Nimeke (1) - Käyttörajoitus (16) - Säilytysaika (17) Lisäksi toimenpiteelle voidaan määritellä: - Kuvaus (5) - Tyyppi (6) Avatun asian käsittelyyn liittyvät asiakirjat kirjataan järjestelmään välitoimenpiteinä. Toimenpiteelle tallennettavat metatiedot on kuvattu kohdassa 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen. Asian käsittelyyn voi liittyä useita välitoimenpiteitä. Asian käsittely päättyy päätösvaiheeseen, jolloin asian metatietoihin tallennetaan päätösajankohta ja tiedoksiantoon liittyvät tiedot: - Aikamääre/Päättymispvm (11) - Merkintä sähköisestä tiedoksiannosta (27) (21)

27 Lisäksi asialle kirjataan päätöstoimenpide ja siihen liittyvät metatiedot (kuvattu kohdassa 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen ). Lisäksi päätöstoimenpiteelle kirjataan: - Asiakirjan sähköinen allekirjoitus (26) 4.5 Oikaisu Asian päättämisen jälkeen päätöstä voidaan joutua oikaisemaan esim. päätösasiakirjan kirjoitusvirheen korjaamiseksi. Tällöin järjestelmään rekisteröidään oikaisupäätös varsinaisen käsittelyprosessin loppuun. Päätökselle tallennetaan kohdassa 4.4 Asian päättäminen kuvatut metatiedot. 4.6 Muutoksenhaku 4.7 Välitoimenpiteen kirjaaminen 4.8 Saapunut ratkaisu 5 Aineiston siirto pitkäaikaissäilytykseen Asiaan tehtyyn päätökseen voi liittyä muutoksenhakuprosessi, jolloin päätökseen haetaan muutosta valittamalla. Muutoksenhakuprosessiin liittyvälle toimenpiteelle tallennetaan toimenpiteen metatiedot, jotka on kuvattu kohdassa 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen. Tällöin asia aktivoidaan järjestelmässä uudelleen, mikä vastaa kohdassa 4.2 kuvattua avaustoimenpiteen kirjaamista. Muutoksenhakuprosessiin liittyvät asiakirjat kirjataan jo ratkaistun asian uudelleen aktivoitumistoimenpiteen jälkeisinä välitoimenpiteinä. Toimenpiteelle tallennettavat metatiedot on esitetty kohdassa 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen. Muutoksenhakuprosessi päättyy muutoksenhakuun liittyvään asianomaisen valitusviranomaisen tekemään päätökseen. Asialle lisätään uusi päätöstoimenpide, jonka metatiedot on esitetty kohdassa 4.2 Avaustoimenpiteen kirjaaminen. Aineiston siirtäminen pitkäaikaissäilytykseen sisältää siirtotiedoston tuottamisen viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmän sisältämästä arkistoitavasta aineistosta, siirtotiedoston vastaanottamisen arkistolaitoksen palvelujärjestelmään ja aineiston pitkäaikaissäilytyksen (21)

28 5.1 Aineiston aktiiviajan säilyttäminen ja seulonta Aineiston aktiiviajan säilyttäminen Aineiston seulonta 5.2 Siirtotiedoston tuottaminen Ennen aineiston siirtoa pitkäaikaissäilytykseen sitä säilytetään viranomaisen järjestelmissä. Siirrettävä aineisto poimitaan järjestelmästä vahvistetun säilytysajan perusteella. Aineiston aktiiviajan säilyttämisellä tarkoitetaan viranomaisen asiankäsittelyjärjestelmässä säilytettävää asiakirjallisten tietojen kokonaisuutta ennen sen siirtämistä pitkäaikaissäilytykseen arkistolaitokseen. Aineiston siirtoa varten suoritetaan poiminta, jolloin arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun aineiston säilytysajan perusteella valitaan pitkäaikaissäilytykseen siirrettävät tiedostot. Aikaisemmista käytännöistä poiketen pitkäaikaissäilytykseen voidaan siirtää myös määräajan säilytettävää aineistoa, joka hävitetään myöhemmin arkistolaitoksessa säilytysajan umpeuduttua. Poiminta ei koskaan sisällä tiedostoja, joiden säilytysaika on jo umpeutunut. Näille tiedostoille viranomainen suorittaa hävitysajon itse asiankäsittelyjärjestelmänsä puitteissa. Hävitysajosta tulee merkintä hävitettyjen asiakirjojen metatietoihin. Yleisperiaatteena on, että poiminta koskee vain asiakirjatiedostoja. Kaikki metatiedot siirretään pitkäaikaissäilytykseen (myös hävitettyjen asiakirjatiedostojen metatiedot). Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa vain osa metatiedoista säilytetään. Tällöin arkistolaitos toimittaa viranomaiselle erillisen metatietomäärittelyn, jonka mukaan aineisto muodostetaan. Siirtotiedoston tuottaminen tarkoittaa pysyvään säilytykseen siirrettävän aineiston tallentamista ja paketoimista siirrettävään muotoon. Koko tuottamisprosessin aikana on tarkoin huolehdittava, etteivät tiedot kulkeudu sellaisiin tietojenkäsittely-ympäristöihin, joissa tietojen alkuperäisyys ja eheys tai mahdollinen salassapito voisi vaarantua. Siirtotiedoston tuottamisvaiheessa käyttäjä (organisaation arkistonhoitaja) kuvailee siirrettävää aineistoa seuraavien metatietojen avulla: - Nimeke (1) - Kuvaus (5) - Kieli (7) - Kattavuus (8) - Lähde (13) - Suhde (14) (21)

29 Lisäksi järjestelmä tuottaa siirtotiedostolle seuraavat metatiedot: - Tekijä/Vastuutaho (2) - Identifiointitunnus (11) - Säilytyshistoria (18) Siirtotiedoston tuottamiseen liittyvistä tapahtumista (esim. aineiston konversiot) kirjautuu tiedot Säilytyshistoriaan (18) Asiakirjojen konvertointi ja metatietorakenteen tuottaminen Validointi Siirtotiedoston kuvaaminen Ellei siirrettävään aineistoon sisältyvä sähköinen asiakirja-aineisto ole jo aktiiviaikana tallennettu siirtotiedoston tuottamiselle asetettujen vaatimusten mukaisesti, se on konvertoitava määrityksen mukaiseen muotoon. Metatietorakenteen tulee noudattaa SÄHKE-metatietomäärittelyä. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa vain osa metatiedoista säilytetään. Tällöin arkistolaitos toimittaa viranomaiselle erillisen metatietomäärittelyn, jonka mukaan aineisto muodostetaan. Toisaalta viranomainen voi toimittaa laajemman metatietokokonaisuuden arkistolaitokseen, jossa tarpeettomat metatiedot hävitetään vastaanottovaiheessa. Asiakirjojen konvertointia on kuvattu lisäksi Teknisen mallintamisen kohdassa 3.1 Konversiotavat. Konvertoidut asiakirjat ja muodostetut metatietorakenteet on tarkastettava ennen kuin ne voidaan liittää osaksi siirtotiedostoa. Konvertoidut asiakirjat tarkastetaan pistokokein, kunnes saavutetaan riittävä varmuus konversion onnistumisesta. Metatietorakenteen tuottaminen tarkoittaa, että asiakirjojen kuvailu noudattaa SÄHKE-metatietomäärittelyä. Metatietorakenteiden validointi tehdään ohjelmallisesti tarkastamalla metatietojen oikeellisuus XML- ja/tai RDFskeeman avulla riippuen valitusta siirtotiedostotyypistä (XML/RDF). Validointia on kuvattu lisäksi Teknisen mallintamisen kohdassa 3.2 Laadunvarmennus Siirtotiedoston kuvaaminen tehdään SÄHKE-metatietomäärittelyn mukaisten metatietorakenteiden avulla siirtotiedoston tuottamisohjeiden mukaisesti. Siirtotiedoston kuvaamista on kuvattu lisäksi Teknisen mallintamisen kohdassa 5 Siirtotiedoston rakenne (21)