Tarjouspyyntö pilotoinnin osahankkeen toteuttamisesta: SÄHKE-hanke

Transkriptio

1 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) Tarjouspyyntö pilotoinnin osahankkeen toteuttamisesta: SÄHKE-hanke

2 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) 1 Yleistä 1.1 Hankkeen taustaa 1.2 Tarjouspyynnön sisältö Tämä tarjouspyyntö koskee SÄHKE-hankkeeseen liittyvää pilotoinnin osahankkeen toteuttamista. Osapuolista käytetään nimityksiä tilaaja (tarjouspyynnön laatija) ja toimittaja (tarjouksen laatija). Arkistolaitoksessa on käynnissä sähköisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen laajamittainen kehityshanke SÄHKE ( jossa kehitetään viranomaisten integroiduille asiankäsittelyjärjestelmille (erityisesti diaariosan ja dokumenttienhallinnan yhdistävät) asetettavia arkistotoimen vaatimuksia. Hanke on käynnistetty vuonna 2001 ja sen tavoitteena on laatia viranomaisten asiankäsittelyjärjestelmiä koskeva ohje/määräys, jota noudattamalla viranomainen voi säilyttää järjestelmän sisältämät asiakirjalliset tiedot yksinomaan sähköisessä muodossa. SÄHKE-hankkeen kahdessa ensimmäisessä osahankkeessa (esiselvitys ja evaluointi) syntyi ennakkokäsityksiä niistä toiminnallisista vaatimuksista, joita asiankäsittelyjärjestelmille pitäisi minimitasolla esittää, jotta arkistolain arkistolaitokselle määrittelemät tavoitteet voitaisiin täyttää myös sähköisten aineistojen osalta. Mallintamisen osahanke päättyi toukokuussa Mallinnuksessa kyseistä ohjetta/määräystä varten laadittiin määrittelyt (liitteet 2-4) aikaisempien osahankkeiden tulosten perusteella. Pilotoinnin osahanke on käynnistetty sisäisellä asiankäsittelyjärjestelmän tarvekartoituksella, jonka tuloksena on laadittu toiminnalliset ja tekniset vaatimukset (liite 1). Määrittelytyötä on nyt tarkoitus testata. Tätä varten arkistolaitos etsii yhteistyökumppania, joka harjoittaa liiketoimintaa sähköisen asiakirjahallinnon sovellusten alueella. Yhteistyökumppanin kanssa käynnistetään pilotoinnin osahanke, jolla on kaksi tavoitetta. Ensinnäkin (1) rakennetaan asiankäsittelyjärjestelmä Kansallisarkistoon, joka toteuttaa Kansallisarkiston oman operatiivisen vaatimusmäärittelyn (liite 1) sekä SÄHKE-hankkeen määrittelyn (liitteet 2-4). Toiseksi (2) täsmennetään mallintamisen osahankkeen tuloksena syntynyttä määrittelyä pilotoinnin osahankkeessa tehdyillä havainnoilla. Yrityksen rooli pilotoinnin osahankkeessa on toimia teknisenä suunnittelijana ja toteuttajana. Em. edellyttää kuitenkin ainakin perustason asiakirja-

3 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) hallinnon asiantuntemusta. SÄHKE-hanke tuo osahankkeeseen Kansallisarkiston omat operatiiviset vaatimukset ja sähköisen säilyttämisen reunaehdot määrittelyn muodossa. Pilotoinnin osahankkeen lopputuloksena on Suomen ensimmäinen sähköisen pysyväissäilytyksen mahdollistava ja asiakirjahallinnon sekä arkistotoimen muut reunaehdot huomioiva asiankäsittelyjärjestelmä. Tämän lisäksi tuloksena on pilotoinnin aikana tehtyjen havaintojen perusteella täsmennetty mallintamisen osahankkeen määrittely. Tarjoukseen tulee liittää alustava osahankkeen projektisuunnitelma siten, että osahanke käynnistyy toukokuussa 2004 ja pilotoinnin osahankkeen kesto on noin 6-7 kuukautta. Mikäli aikataulu ei toimittajan näkökulmasta ole realistinen, esitetään myös toimittajan perusteltu aikatauluehdotus. Karkea tehtäväjako periodilla on: - määrittelyn täsmentäminen; - asiankäsittelyjärjestelmän tekninen suunnittelu; - toteutus ja - testaus. Määrittelyn täsmennystarpeiden havainnointiprosessi kulkee varsinaisen systeemityöhankkeen ohessa. Toimittajan pitää liittää myös projektisuunnitelmaluonnokseen: - arvioinnin mahdollistama selvitys hankkeeseen kiinnitettävistä henkilöistä, sekä heidän osaamisestaan ja tehtävistään hankkeessa; - mahdolliset tuotteet/ratkaisut, joita käytetään pilotoinnin lähtökohtana ja - tarvittava määrä tarkennuksia toimittajan toimituskyvyn arvioimiseksi (vrt. arvioimisperusteet). Hankkeen pilotointiluonteesta johtuen dokumentointiin tullaan kiinnittämään erityistä huomiota. Dokumentoinnin tulee kattaa sekä projektin työskentely että varsinaiset syntyvät tuotokset. Osahankkeen menestyksellinen loppuunsaattaminen edellyttää kokemusta sähköisten asiankäsittelyjärjestelmien rakentamisesta julkishallinnon sektorilla, näkemystä asianhallinnan ratkaisujen kehittämisestä, sopivia tietoteknisiä valmiuksia (asiankäsittelyjärjestelmien teknologiat ja SÄHKEmäärittelyn rajapintateknologiat ml. XML ja konversiot) sekä arkistollisen näkökulman hallintaa. Arkistollinen näkökulma voidaan tässä tiivistää siten, että tietojen on säilyttävä sähköisesti käyttökelpoisessa muodossa yli sata vuotta. Kansallisarkistolla on käytössään osahankkeeseen yksi kokopäivätoiminen määrittelyn asiantuntija. Tämän lisäksi käytettävissä on noin yhden henkilötyövuoden työpanos liittyen asiakirjahallinnon sovellusalueosaamiseen.

4 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) 2 Hinnat, maksut sekä oikeudet Toimittajan on annettava Kansallisarkiston osuudesta sitova urakkahinta. Tarjouksessa on myös eriteltävä hinnat ja maksut ja niiden johtuminen toimittajan voimassaolevasta hinnastosta. Hinnat pyydetään erittelemään niin, että eri työvaiheiden arvioitu työmäärä ja hinnat tulevat selkeästi esiin. Hintatiedot ilmoitetaan verottomina hintoina (alv. 0 %). Tehtävään sopimukseen sovelletaan Valtion tietotekniikkahankintojen sopimusehtoja soveltuvine liitteineen (VYSE 1998 ja VTSE 1998) kuitenkin niin, että syntyvien SÄHKEmäärittelyn täsmentämiseen liittyvien asiakirjojen ja muiden tulosten tekijänja immateriaalioikeudet ovat Kansallisarkistolla (vrt. VTSE 1998, kohdat 2.2 ja siltä osin kun määrittelyaineisto, muu dokumentaatio tai tietotaito kuuluu SÄHKE-määrittelyn täsmentämisen piiriin). Kansallisarkisto ei vaadi mitään tekijän- tai immateriaalioikeuksia järjestelmän lähdekoodiin tai muihin teknisiin innovaatioihin. 1 Toimittajan tulee eritellä myös järjestelmän käyttöönottoon liittyvät ja sen jälkeiset kustannukset, kuten ylläpito, lisenssit sekä tukipalvelut. Kansallisarkisto ei myöskään tule vaatimaan toimittajalta korvausta hankkeessa laaditun tuotteen mahdollistamista tulevista liiketoimintahyödyistä. Kansallisarkisto ei vastaavasti suorita korvausta toimittajalle projektin aiheuttamien mahdollisien liiketoimintatappioiden johdosta. 2 Kansallisarkisto lunastaa rajoittamattoman oikeuden rakennetun tuotteen/ratkaisun käyttöön esittely- ja koulutustoiminnassaan. Tästä johtuvat maksut on eriteltävä ja liitettävä urakkahintaan. Valmiin ratkaisun/tuotteen tekijän- ja immateriaalioikeuksiin sovelletaan valtion tietotekniikkahankintojen yleisten sopimusehtojen erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista (VVOE 1998). Näitä ehtoja sovelletaan myös muihin mahdollisiin ohjelmistohankintoihin, joita ratkaisun/tuotteen käyttäminen edellyttää (käyttöjärjestelmät, sovelluspalvelimet, tietokannat, muut valmisohjelmistot, jne.). Myös muiden ohjelmistotuotteiden hankinnasta aiheutuvat kustannukset eritellään ja liitetään urakkahintaan. Toimittajalla on mahdollisuus käyttää alihankkijaa, mikä tulee kuvata projektisuunnitelman yhteydessä. Toimittaja vastaa alihankkijan tekemästä työstä kuin omastaan. Hankkeen luonteesta johtuen Kansallisarkisto sitoutuu antamaan toimittajalle luvan käyttää onnistuneesti läpivietyä pilotointihanketta julkisena referenssinä. 1 Vrt. VTSE 1998, kohta 2. Kansallisarkisto luopuu kohdassa 2.3 mainituista oikeuksista tämän kuitenkaan rajoittamatta Kansallisarkiston oikeutta käyttää kohdassa syntynyttä määrittelyaineistoa, muuta dokumentaatiota tai tietotaitoa määrityksen täsmentämiseen taikka sovellusta määrittelyn esittely- ja koulutuskäyttöön. 2 Vrt. VYSE 1998 Tarjous- ja soveltamisohje, kohta

5 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) 3 Salassapito 4 Tarjousmenettely Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei toisin ole säädetty. Toimittajaa pyydetään kertomaan tarjouksessaan ne kohdat, jotka kuuluvat liikesalaisuuden piiriin. Merkinnät tulee yksilöidä kussakin asiakirjassa siten, että Kansallisarkiston on vaivatonta erottaa asiakirjojen salassa pidettävät ja julkiset osat toisistaan. 3 Kauppa- ja teollisuusministeriön tulkinnan mukaan kokonaisia asiakirjoja voi merkitä salassa pidettäviksi vain poikkeustapauksessa. Tilaaja sitoutuu pitämään salassa kaikki sopimuksen aikana tai sitä ennen tietoonsa saamat, salassa pidettävät tiedot. Tarjouksen hinta ei ole salassa pidettävä tieto (Ks. JulkL 621/ mom. 6 kohta). 5 Toimittajan valintaperusteet Tarjouksen tulee kattaa pilotoinnin osahankkeen kokonaisuus kokonaan. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoukset on jätettävä neljänä (4) kappaleena viimeistään klo mennessä osoitteeseen: Kansallisarkiston kirjaamo käyntiosoite: Rauhankatu 17, Helsinki postiosoite: PL 258, Helsinki sähköpostiosoite: kansallisarkisto@narc.fi Sähköpostina lähetettävässä tarjouksessa itse tarjous on liitettävä liitetiedostoksi rtf- tai PDF-muodossa. Kuori tai sähköposti otsikoidaan "Tarjous pilotoinnin osahankkeen toteuttamisesta". Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjoukset avataan tarjouskilpailun päätyttyä ja avaamisesta laaditaan pöytäkirja. Sopimus tehdään sen tarjoajan kanssa, joka Kansallisarkiston käytettävissä olevan määrärahan puitteissa arvioidaan kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi. Tarjousta arvioidaan seuraavien kriteerien mukaan (eivät järjestyksessä): 3 Salassa pidettävä aineisto voidaan esimerkiksi alleviivata tai muutoin rajata punaisella värikynällä tai tussilla.

6 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Toimituskyky - Arvio pilotointihankkeen läpiviemiskyvystä referenssien ja tuote/ratkaisuvalikoiman perusteella - Ehdotetun ratkaisun laatu, kekseliäisyys ja paneutuneisuus arkistotoimen ja asiakirjahallinnon kysymyksiin - Toimittajan taloudellinen tilanne toimitettujen asiakirjojen perusteella - Toimittajan tuotteiden, ratkaisujen ja osaamisen soveltuminen SÄHKEmäärittelyn soveltamiseen Osaaminen (referenssien ja osaamisprofiilin mukaan) - Asiankäsittelyjärjestelmiin liittyvät nykyaikaiset tekniset ratkaisut - Määrittelyssä käytetyt mallintamismenetelmät (UML, suunnattu graafi) - Metatietomäärittelyjen (sanastojen) soveltaminen käytäntöön - XML Schema ja/tai RDF Schema ja muut XML-perheen määritykset - XML -standardiperhettä tukevat työvälineet ja rajapinnat - XML -muodossa tapahtuva tietovaihto järjestelmien välillä - Sähköisten asiakirjojen tiedostoformaatit ja konversiot - Sähköinen asiointi - Tietoturva ja kansalliset vahvan tunnistamisen ratkaisut - Dokumenttienhallintajärjestelmät ja tietämyksen hallinta Projektinhallinta - Projektisuunnitelma - Organisoituminen - Esitetty työtapa - Riskit - Dokumentointisuunnitelma Kustannukset - Huom! Kansallisarkiston osuuden on arvioitu jäävän julkisten hankintojen kynnysarvon alle. Referenssit - Tarjouksessa on esitettävä lyhyesti referenssitoteutukset 6 Tarjousmalli Tarjouksessa on käytettävä alla olevan luettelon mukaista rakennetta: - Tarjouksen kohde ja hankintatilanne - Tavoitteet, vaatimukset ja ehdotetut ratkaisut - Toimitussuunnitelma - Projektin organisointi - Hinnat ja veloitukset - Sopimusehdot - Toimittajan esittely - Yhteenveto : tarjotun ratkaisun edut ja rajoitukset - Liitteet

7 KANSALLISARKISTO TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) 7 Tarjouspyynnön liitteet 8 Yhteyshenkilö Tähän tarjouspyyntöön liittyvät seuraavat liitteet: - Liite 1: Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset arkistolaitoksen asiankäsittelyjärjestelmälle - Liite 2: SÄHKE-määrittely I - Abstrakti mallintaminen - Liite 3: SÄHKE-määrittely II - Toiminnallinen mallintaminen - Liite 4: SÄHKE-määrittely III - Tekninen mallintaminen ja RDFmallintaminen Tarjouspyyntö liitteineen on saatavilla PDF-muodossa, osoitteesta. Yhteyshenkilö: projektipäällikkö Markus Merenmies markus.merenmies@narc.fi puh. (09) , Arkistoneuvos Raimo Pohjola Projektipäällikkö Markus Merenmies