Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset arkistolaitoksen asiankäsittelyjärjestelmälle. SÄHKE-hanke

Transkriptio

1 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 1 (10) Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset arkistolaitoksen asiankäsittelyjärjestelmälle SÄHKE-hanke

2 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 2 (10) Sisällysluettelo 1 Vaatimusmäärittelyn lähtökohdat Toiminnalliset vaatimukset Asiankäsittelyjärjestelmän kattavuus Työpöytäominaisuudet Hakutoiminnot Sähköposti AMS ja asiakirjahallinnolliset metatiedot Yleiset vaatimukset Salassapidettävät tiedot Raportointi ja yhteenvedot Yleistä Raporttien ylläpidettävyys Aineiston siirto pysyväissäilytykseen Yleiset vaatimukset Metatiedot ja raportit Aineiston siirtotekniikka Tietotekniset tarpeet Nykyinen asiankäsittelyjärjestelmä Laite- ja käyttöympäristö Tietojen konvertointi Käyttöliittymä Tietoturva Integrointi ulkoisiin tietojärjestelmiin Koulutus- ja demoympäristö Käyttöönottoon liittyvät vaatimukset Järjestelmän asennus Koulutus... 10

3 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 3 (10) 1 Vaatimusmäärittelyn lähtökohdat 2 Toiminnalliset vaatimukset 2.1 Asiankäsittelyjärjestelmän kattavuus Kansallisarkiston SÄHKE-hanke on sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja pitkäaikaissäilytyksen kehittämishanke, jossa tarkastellaan asiankäsittelyjärjestelmiä arkistotoimen ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta. Hankkeessa on kehitetty viranomaisten integroiduille asiankäsittelyjärjestelmille asetettavia asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimuksia, jotta asiakirjallista tietoa voitaisiin säilyttää pitkän aikaa yksinomaan sähköisessä muodossa. SÄHKE-hankkeen aikaisemmissa osahankkeissa (esiselvitys ja evaluointi) syntyi ennakkokäsityksiä niistä vaatimuksista, joita asiankäsittelyjärjestelmille pitäisi minimitasolla esittää, jotta arkistolain määrittelemät tavoitteet voitaisiin täyttää myös sähköisten aineistojen osalta. Näiden selvitysten perusteella suoritettiin määritysvaihe, jonka tuloksena syntyneet vaatimukset on kuvattu seuraavissa määritysdokumenteissa. I Abstrakti mallintaminen II Toiminnallinen mallintaminen III Tekninen ja RDF-mallintaminen Tämä vaatimusmäärittelydokumentti täydentää näitä edellä mainittuja määrityksiä kuvaamalla ne toiminnalliset vaatimukset, joita hankkeen pilotoinnin yhteydessä Kansallisarkistolle toteutettavalle asiankäsittelyjärjestelmälle asetetaan. Tässä määritysdokumentissa ei kuvata erikseen niitä toiminnallisia tai muita vaatimuksia, jotka on jo esitetty muissa määritysdokumenteissa ja jotka nimenomaan tähtäävät pysyväissäilytyksen toteuttamiseen. Asiankäsittelyyn liittyvät toiminnalliset vaatimukset on kuvattu SÄHKEmäärittelyn osassa II Toiminnallinen mallintaminen Asiankäsittelyjärjestelmän tulee tukea asianhallinnan prosessia siten, että prosessin mukaiset tehtävät tulevat hoidetuiksi määräajassa. Järjestelmän tulee ohjata asian käsittelyä automaattisella käsittely- ja määräaikojen seurannalla sekä metatietoihin perustuvalla asiakirjojen sisäisellä ja ulkoisella jakelulla. Jokaiselle käsiteltävälle asiakirjalle tulee voida periyttää automaattisesti asiaryhmän mukainen asiankäsittelyyn liittyvä määräaika, mutta sitä on myös voitava muuttaa tapauskohtaisesti. Mikäli asiakirjan ryhmä muutetaan, eikä asiakirjalle ole annettu muuta määräaikaa, tulee asiakirjan saada uusi määräaika uuden ryhmänsä mukaisesti automaattisesti. Järjestelmän pitää pystyä käsittelemään useita eri asiakirjaformaatteja kuten eri tekstinkäsittelyohjelmilla tuotettuja asiakirjoja, sähköposteja ja niiden liitetiedostoja, skannattuja asiakirjoja, taulukoita, kuvia, piirustuksia, karttoja jne.

4 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 4 (10) 2.2 Työpöytäominaisuudet 2.3 Hakutoiminnot Asiakirjalle tulee olla mahdollista syöttää useita osapuolia rekisteröintimetatietoihin. Tälläisiä tietoja ovat mm. selvityspyynnön tilaaja ja mahdollinen tilausta hoitava asiamies. Käsiteltäviin asiakirjoihin liittyy seuraavia vaatimuksia Identifioitavuus: Järjestelmän tulee antaa automaattisesti jokaiselle asiakirjalle sen yksilöivä tunnus, jota ei voi vaihtaa tai muuttaa asiakirjan elinkaaren aikana. Alkuperäisyys: Asiakirjojen tulee olla todistettavasti alkuperäisiä. Eheys ja täydellisyys: Asiakirjan tulee sisältää kaikki se informaatio, jonka sen laatija on tuottanut. Asiakirjojen väliset yhteydet: Järjestelmän tulee säilyttää samaan asiaan liittyvien asiakirjojen väliset yhteydet. Käytettävyys: Käyttäjän tulee saada asiakirjat järjestelmästä siinä asiasisältömuodossa, joka niillä oli rekisteröintivaiheessa. Järjestelmässä voidaan asiakirjan teknistä muotoa muuttaa konvertoimalla. Järjestelmän käyttöliittymän tulee tukea asiakirjojen laatimista ja metatietojen täyttöä, asiakirjojen hakemista dokumenttikannasta sekä asiakirjojen jakelua ja julkaisemista. Käyttöliittymän, eli näyttöjen ja syöttölomakkeiden, tulee vastata Kansallisarkiston käyttämää terminologiaa. Käyttöliittymän ei tarvitse olla muokattavissa, mutta sen tulee vastata tietosisältönsä puolesta niitä vaatimuksia, jotka ovat johdettavissa SÄHKE-määritysten toiminnallisesta kuvauksesta, kuten esim. asiakirjatyypit ja henkilöroolit. Järjestelmässä tulisi olla mahdollisuus käyttää syöttökentissä ja näytöillä erikoismerkistöjä. Mahdolliset rajoitukset merkistöjen käytöstä tulee esittää tarjottavan järjestelmän kuvauksissa. Asioiden ja asiakirjojen haku järjestelmän dokumenttikannasta tapahtuu luokitteluhierarkiaa ja metatietoja käyttäen. Haussa voidaan käyttää samanaikaisesti useita metatietoja ja niiden rajauksia esim. Boolen logiikan avulla. Järjestelmän pitää näyttää osumat ja lähelle menneet osumat valitussa järjestyksessä, esim. 100 viimeisintä ehdot täyttävää. Hakutekijöitä valittaessa tulee voida käyttää ennalta määriteltyjä alasvetovalikkoja. Metatietoihin perustuvaa asioiden ja asiakirjojen hakua tulee voida täydentää vapaalla tekstihaulla, vaikka tämä on yleensä vähemmän käytetty ja toissijainen hakumenetelmä. Sama koskee myös hakuja, jotka perustuvat hakusanojen käyttöön.

5 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 5 (10) 2.4 Sähköposti 3 AMS ja asiakirjahallinnolliset metatiedot 3.1 Yleiset vaatimukset 3.2 Salassapidettävät tiedot Sähköpostien siirron asiankäsittelyjärjestelmään tulee olla mahdollista. Metatietojen täydentäminen tapahtuu samalla tavoin kuin muidenkin asiakirjojen kyseessä ollessa. Nykyinen sähköpostijärjestelmä on kuvattuna kappaleessa 6.2 Laite- ja käyttöympäristö. Asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatietoihin liittyvät vaatimukset on kuvattu SÄHKE-määrittelyn osassa I Abstrakti mallintaminen. Järjestelmän tulee ohjata metatietojen täyttöä siten, että ilman niitä asiaa ja asiakirjaa ei voida tallentaa järjestelmän dokumenttikantaan. Asiankäsittelyjärjestelmän tulee tuottaa automaattisesti mahdollisimman suuri osa metatiedoista. Esim. järjestelmä rekisteröi asiakirjan otsikon, laatijan ja tämän organisaation, laatimispäivän, formaatin, yksilöintitunnuksen ja kielen automaattisesti. Manuaalista täyttöä edellyttävät mm. asiaryhmä, asiakirjan tiivistelmä, asiakirjojen väliset kytkennät (ellei käytetty vakiolomakepohja sitä tee), vastaanottaja tai muut osapuolet, asiakirjan laji (ellei käytetty vakiolomakepohja sitä tee) ja julkisuus ym. Järjestelmä täyttää myös automaattisesti säilytysaikaa ja julkisuutta koskevat metatiedot käyttäen hyväkseen arkistonmuodostussuunnitelman tietoja, jotka periytyvät asiaryhmätasolta. Kaikkia metatietoja täytyy voida tapauskohtaisesti muuttaa myös manuaalisesti. Järjestelmän automaattisesti tuottamat ja käyttäjän antamat metatiedot on kuvattu SÄHKE-määrittelyn toiminnallisen mallintamisen liitteissä asian elinkaari ja asiakirjan elinkaari. Tarkempi kuvaus metatietokenttien sisällöstä on SÄHKE-määrittelyn abstraktissa mallissa. Metatietojen tulee perustua keskeiseltä osin valmiiksi valittuihin vaihtoehtoihin ja niiden täytössä tulee käyttää hyväksi automaatiota tai alasvetovalikkoja. Asiakirjan salassa pidettävyyden tulee määräytyä oletusarvoisesti sen asiaryhmän metatietojen perusteella, johon se kirjataan. Salassapitoa on voitava muuttaa tapauskohtaisesti. Salaiseksi luokiteltuja tietoja ei saa näyttää näytöillä eikä raporteilla. Asiankäsittelyjärjestelmässä on kuitenkin käytävä ilmi, että kyseinen rekisterinumero on varattu, vaikka siitä ei yksilöiviä tietoja näkyisi. Järjestelmässä on oltava mahdollisuus peittää kaikki mahdolliset kentät näkyvistä eri tulosteilla ja näytöillä. Käyttöoikeuksien mukaan tarkistetaan tietojen näkyvyys.

6 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 6 (10) 4 Raportointi ja yhteenvedot 4.1 Yleistä 4.2 Raporttien ylläpidettävyys Järjestelmässä tulee olla mahdollista asettaa julkisen asian liitteet salaisiksi. Asian yhteydessä tulee olla maininta, että siihen liittyy salassa pidettäviä liitteitä n kappaletta ja/tai julkisia liitteitä n kappaletta. Metatietojen ylläpito täytyy olla mahdollista suojata siten, että osan niistä voi täyttää ainoastaan auktorisoitu henkilö. Järjestelmän tulee tuottaa ne raportit ja tulosteet, jotka on määritelty pakollisiksi arkistolaitoksen määräyksessä Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä (2003). ( Asian ja toimenpiteiden metatiedot tulee voida tulostaa paperille siten, että tulosteesta näkyy asiakirjan yhteys viraston toimintaan, asiakirjojen väliset yhteydet sekä asiakirjaan liittyvät luokittelu- ja muut täydentävät tiedot. Vaihtoehtoisesti metatiedot voidaan sisällyttää myös osaksi tulostettavaa asiakirjaa. Järjestelmästä tulee saada toiminnan seurantaa varten tilasto- ja suoritetietoa. Suoritetiedon tilastointia varten järjestelmän tulee rekisteröidä käsittelyvaiheet ja niiden valmistuminen. Läpimenoaikoja laskettaessa on huomioitava tavoitemääräaika ja mahdolliset lisätietokysymykset tms., jotka katkaisevat määräajan kulumisen. Järjestelmästä tulee voida selvittää muun muassa vireillä olevat asiat, käsiteltyjen asioiden määrä, käsittelyaikojen pituus, tavoiteaikojen ylitykset ja tehtävien jakautuminen eri käsittelijöiden osalta. Asiankäsittelyjärjestelmä toimii siten myös johtamista tukevana tehtävien seurantajärjestelmänä. Asiankäsittelyjärjestelmässä tulisi olla mahdollisuus tuottaa raportteja suoraan HTML-muodossa, jotta ne voidaan asettaa verkkoon nähtäväksi. Tässä vaiheessa tietoja ei ole tarkoitus julkaista automaattisesti julkisissa tietoverkoissa, mutta järjestelmän tuottamia staattisia html-tiedostoja tulisi voida erikseen viedä myös julkiseen verkkoon. Näiden raporttien muokattavuus on erittäin tärkeää, jotta tietosuojan vaatimukset täyttyvät. Raportteja ja järjestelmän tuottamia tulosteita on voitava ylläpitää. Toimittajan tulee tässä yhteydessä kuvata, millä työkaluilla tämä tapahtuu. Vaihtoehtoisesti tulee tarjouksessa esittää hinnoitteluperusteet erikseen tilattaville raporttimuutoksille.

7 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 7 (10) 5 Aineiston siirto pysyväissäilytykseen 5.1 Yleiset vaatimukset 5.2 Metatiedot ja raportit 5.3 Aineiston siirtotekniikka 6 Tietotekniset tarpeet 6.1 Nykyinen asiankäsittelyjärjestelmä Asiankäsittelyjärjestelmässä tulee ottaa huomioon asiakirjojen siirto pysyväissäilytykseen SÄHKE-määritysten mukaisesti. Asiakirjojen arkistolaitokseen siirtämiseen liittyvät vaatimukset on kuvattu SÄHKE-määrittelyn osassa III Tekninen mallintaminen Asiankäsittelyjärjestelmän tulee tukea seulontaa, hävittämistä ja asiakirjojen siirtoa pysyväissäilytykseen siten, että tarvittavat toimenpiteet tehdään mahdollisimman pitkälle automaattisesti. Tämä koskee myös tarvittavia konversioita. Konversio-ohjelmat tulee kytkeä osaksi asiankäsittelyjärjestelmää siten, että asiankäsittelyjärjestelmä tuottaa siirtoaineiston arkistolaitosta varten. Siinä vaiheessa, kun asiakirjat siirretään aktiiviarkistosta passiiviarkistoon, esimerkiksi viiden vuoden säilytysajan jälkeen, asiankäsittelyjärjestelmän aktiivikantaan tulee jättää sekä siirrettyjen että hävitettyjen asiankirjojen metatiedot. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kaikkien metatietojen ja kaikkien asioiden rekisteröintimetatietojen tulee seurata myös arkistolaitoksen tietojärjestelmään siirrettäviä asiakirjoja. Järjestelmän tulee tuottaa siirto- ja poistoluettelot arkistonmuodostussuunnitelman perusteella. Vain auktorisoidut henkilöt saavat tehdä siirrot järjestelmästä toiseen ja myös siirrot pysyväissäilytykseen. Sama koskee asiakirjojen hävitystä. Poistot ja siirrot on kirjattava aukottomasti tapahtuma- ja muutoslokiin. Hävitetty aineisto on varmistettava siten, että asiakirjoja ei pystytä enää palauttamaan luettavaan muotoon siltä tietovälineeltä, jolle se oli tallennettu ennen tuhoamista. Siirtotiedoston siirtäminen arkistolaitokseen tulee alkuvaiheessa tapahtumaan vain fyysisten tietovälineiden avulla, myöhemmin on tarkoitus käyttää myös linjasiirtoja. Siirto tulee tapahtumaan määräajoin vaihtelevansuuruisina erinä. Tarkempi kuvaus siirtoon liittyvistä vaatimuksista on SÄHKEmäärittely III Tekninen mallintaminen kuvauksessa. Toimittajalta odotetaan tässä yhteydessä ehdotusta siirron toteuttamiseen liittyvistä ratkaisuista. Nykyinen asiankäsittelyjärjestelmä on Triplan Oy:n Kuntatoimisto. Vuodessa diaariin avataan asioita noin 2000 kappaletta ja käsittelyvaiheita kirjataan noin 6000 kappaletta. Järjestelmään on tähän asti avattu asioita yhteensä

8 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 8 (10) 6.2 Laite- ja käyttöympäristö 6.3 Tietojen konvertointi 6.4 Käyttöliittymä noin 7000 kappaletta ja käsittelyvaiheita on noin kappaletta. Järjestelmällä on n.10 kappaletta aktiivisia käyttäjiä Kansallisarkistossa ja n. 40 kappaletta satunnaisempia käyttäjiä. Maakunta-arkistojen käyttö rajoittuu pääsääntöisesti tietojen selaamiseen selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. Asiankäsittelyjärjestelmä on asennettu tällä hetkellä yhdelle palvelimelle siten, että sovellus ja tietokanta ovat samalla laitteella. Palvelin on Compaq:n 450 Mhz prosessorilla varustettu Proliant 1600-sarjan laite. Palvelimessa on kuuden levyn peilaava RAID-levyjärjestelmä, jonka yhteiskapasiteetti on 27GB josta on nyt käytössä noin 6GB. Käyttöjärjestelmänä on NT4, mutta tarkoitus on päivittää käyttöön Windows 2000 Server tai vastaavasti Linux. Toimittajalta odotetaan tarjouksessa laitteistovaatimuksia sekä selvitystä siitä, että missä määrin nykyistä laitekantaa voidaan käyttää hyödyksi uuden asiankäsittelyjärjestelmän käytössä. Kansallisarkistolla on käytössään myös IBM RS6000 palvelin, jossa on käytössä DB2 tietokanta, jota on myös mahdollisuus hyödyntää esim. tietokantapalvelimena. Sovellusta on tarkoitus käyttää ajanmukaisessa sisäverkossa siten, että verkon ulkopuolelta ei ole järjestelmään pääsyä. Käyttäjien työasemien käyttöjärjestelmät ovat Microsoft Windows 2000 ja XP pohjaisia ajanmukaisia laitteita. Selaimena on Internet Explorer 6.0 tai uudempi. Järjestelmää tulevat käyttämään, saman sisäverkon kautta, myös maakunta-arkistot joiden linjanopeudet ovat kbits. Jatkossa nopeudet tulevat tästä vielä kasvamaan. Maakunta-arkistot tulevat mukaan asteittain järjestelmän käyttäjiksi. Sähköposti hoidetaan käyttäen TeamWare Posti 6.0 -sovellusta. Toimistoohjelmistona on Microsoft Office -tuoteperhe. Asiankäsittelyjärjestelmän tuotantoympäristön hallinnan tulee taata asiakirjojen alkuperäisyys, eheys ja käytettävyys aineistojen koko elinkaaren ajan siitä huolimatta, että järjestelmästä otetaan käyttöön uusia ohjelmistoversioita tai että järjestelmä siirretään kokonaan uuteen tuotantoympäristöön. Järjestelmän tulee ylläpitää asiakirjat käyttökelpoisina koko sen ajan, kun ne ovat järjestelmässä huolimatta mahdollisista konversioista ja versionvaihdoista. Asiakirjojen alkuperäisyys ja eheys tulee voida varmistaa sekä ennen että jälkeen konversioiden ja versionvaihtojen. Järjestelmätoimittajan tulee esittää suunnitelma siitä, kuinka nykyisessä järjestelmässä olevat rekisteritiedot voidaan konvertoida uuteen järjestelmään. Asiankäsittelyjärjestelmässä tulee suosia selainpohjaista käyttöliittymää sekä käyttöympäristönä viraston sisäistä intranettia. Järjestelmäkuvauksista tulee

9 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 9 (10) 6.5 Tietoturva 6.6 Integrointi ulkoisiin tietojärjestelmiin 6.7 Koulutus- ja demoympäristö käydä ilmi se, mitkä osat sovellusta ovat selainpohjaisia ja mitkä eivät. Myös mahdolliset erityisvaatimukset ja rajoitukset on tuotava esille. Asiankäsittelyjärjestelmän käyttöoikeuksien hallinta perustuu rooliluokkiin ja tarvittaessa henkilöiden yksilöintitietoihin. Käyttöoikeuksien hallinnassa on otettava huomioon asiakirjojen laajan yhteiskäytön ja toisaalta luottamuksellisten aineistojen vaatimat erityispiirteet. Toimittajan tulee tässä yhteydessä yksilöidä käyttäjähallinnan ratkaisun tekniset ominaisuudet. Mikäli järjestelmässä on mahdollisuus keskitettyyn käyttöoikeuksien käsittelyyn, tulee nämä kuvata tarjouksessa. Luotettavuuden toteamisen kannalta on toivottavaa, että järjestelmän dokumentaatiossa olisi selkeästi ilmoitettu, miten voidaan todeta tietojenkäsittelyn oikeellisuus ja luotettavuus, eli miksi kyseessä on viranomaisen luotettava tietojärjestelmä. Toimittajalta odotetaan tässä yhteydessä selvitystä tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden varmistamiseen sekä tapahtumien todentamiseen ja kiistämättömyyteen liittyvistä teknisistä ominaisuuksista. Asiankäsittelyjärjestelmää ei tällä hetkellä ole integroitu muihin tietojärjestelmiin. SÄHKE-hankkeen myöhemmissä vaiheissa on mahdollista, että järjestelmään tullaan liittämään toisia järjestelmiä. Nämä järjestelmät voivat olla luonteeltaan taloushallinnon järjestelmiä, erillisrekistereitä tai muita sovelluksia, jotka tuottavat informaatiota ja/tai hyödyntävät asiankäsittelyjärjestelmän tietoja. Toimittajalta toivotaan tässä yhteydessä kuvausta tarjottavan järjestelmän sovellusarkkitehtuurista ja siitä, kuinka avoin tai suljettu integraatiorajapinta on. Kansallisarkisto tarvitsee tarjottavasta järjestelmästä käyttöönsä esittely- ja koulutustarkoitukseen oman ympäristönsä. Esittely- ja koulutusympäristön tulee olla tuotantoympäristöstä riippumaton niin, että toisessa järjestelmässä tehtävät operaatiot eivät vaikuta toiseen. Ympäristöt on mahdollista sijoittaa samalle palvelimelle, mikäli toimittaja voi taata että tietoturva ja viranomaisen luotettavalle tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset eivät vaarannu. Koulutus- ja demojärjestelmässä tulee olla mahdollista suorittaa kaikkia niitä toimenpiteitä, joita varsinaisessa tuotantoympäristössäkin. Käyttäjälle tulee selkeästi myös tuoda esille se, kumpaa ympäristöä hän on käyttämässä.

10 KANSALLISARKISTO TOIMINNALLISET JA TEKNISET VAATIMUKSET 10 (10) 7 Käyttöönottoon liittyvät vaatimukset 7.1 Järjestelmän asennus 7.2 Koulutus Toimittajalta odotetaan kuvausta siitä, kuinka järjestelmän käyttöönottoon liittyvät tehtävät on suunniteltu toteutettavaksi. Toimittajalta odotetaan suunnitelmaa koulutuksen järjestämisestä. Tämän lisäksi toimittajalta toivotaan selvitystä siitä, mitkä ovat toimittajan valmiudet toimia kouluttajana arkistolaitoksen muissa toimipisteissä, eli maakuntaarkistoissa.