Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Transkriptio

1 Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen tutkimuksen metodit 4. Arkistonhallinta MRV 2 1

2 1.Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä Asiakirja, asiakirjatieto Asiakirjahallinto / records management Asianhallinta, asiankäsittely Arkistotoimi, arkistonhoito / archives management, archival function Arkisto Arkistonhallinta MRV 3 Asiakirjahallinto records management q asiakirjahallinto yleishallinnon osa-alue ohjaa ja valvoo asiakirjojen tuottamista ja hallintaa q asiakirjahallinta asiakirjahallinnan käytännön prosessit asiakirjatiedon elinkaaren hallinta => jatkuvuus sisältää myös arkistotoimen tehtävät MRV 4 2

3 Asiakirjahallinto, asiakirjahallinta, arkistotoimi (Jaana Kilkki 2008) Organisaatio ja sen liiketoiminta Normiympäristö Asiakirjahallinto - liiketoiminnan tukeminen ja sen todennettavuuden varmistaminen Arkistoauktoriteetti - arkistotoimen vaatimukset ASIAKIRJAHALLINTA = asiakirjojen hallintaprosessit MRV 5 Asiakirjahallinnan prosessit (SFS-ISO standardi 2007) talteenotettavien asiakirjojen määrittäminen säilytysaikojen määrittäminen asiakirjojen talteenottaminen asiakirjajärjestelmään asiakirjojen rekisteröinti (metatiedot) luokittelu fyysinen säilyttäminen ja käsittely asiakirjojen käyttö säilyttämis- ja hävittämistoiminnot MRV 6 3

4 Organisaation tiedonhallintakulttuuri Tiedonhallinta- ja hakujärjestelmät asiakirjajärjestelmä diaarit ja rekisterit asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmät arkistonmuodostussuunnitelma arkistoluettelot arkistokuvailut arkistotietokannat MRV 7 Asiakirjahallinnan jatkuvuus asiakirjahallinto = organis. toimintaa tukevien asiakirjojen laadinnan, käsittelyn, säilyttämisen ja hävittämisen suunnittelua, toteuttamista ja valvontaa 100% arkistotoimi = tiedonhakua ja tutkimusta palvelevien asiakirjojen käytettävyyden ja säilymisen varmistamista säilytysarvon määrittelyä tarpeettoman aineiston hävittämistä käyttöpalvelua 10-15% MRV 8 4

5 2. Archival Methods Arkistolliset organisointi- ja hallintametodit: perinteiset q järjestäminen, luettelointi, seulonta (arvonmääritys), säilyttäminen/hävittäminen uudet q kuvailu, indeksointi, metatietojen tuottaminen, tietokannat, digitointi, verkkojulkaiseminen tulevat? MRV 9 3. Arkistotieteellisen tutkimuksen metodit ja kohteet historiantutkimuksen ja arkistototieteellisen tutkimuksen suhde ja erot tutkimuskohteet q arkistotiede: asiakirjatiedon tuottamisprosessit ja kontekstit, asiakirjan ominaisuudet, asiakirjahallinta, arvonmääritys, arkistojen muodostaminen, käyttö ja käytettävyys, hyödyllisyys tutkimusmenetelmät q arkistotiede: yhteiskuntatieteen, hallintotieteen, suunnittelututkimuksen tutkimusmenetelmät, q kyselyt, haastattelut, käyttäjä- ja toiminnan tutkimus q monimetodiset tapaustutkimukset, järjestelmä ja työprosessi-analyysit, MRV 10 5

6 4. Arkistonhallinta? arkistoinstituutio (esim. JyMA) q säilytettävien aineistojen hallinta q aineistojen, tilojen, hlöstön ja talouden hallinta ja johtaminen organisaatio/viranomainen q arkistoaineiston hallinta q päätearkiston toiminnan hallinta onko käyttäjällä arkistonhallintaa? q arkistonkäytön hallinta q arkistoaineistojen tietosisällön hallinta MRV arkistonhallinta googletus: 214 osumaa arkistonhallintaohjelmat: q arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen ja ylläpito q arkistojen kuvailuasiakirjojen laatiminen q arkisto-, siirto- hävitysluetteloiden tekeminen q arkistoinnin ratkaisut q käyttöoikeuksien hallinta MRV 12 6

7 ... on siis asiakirjahallintaa arkistonhallinnan alue ja kattavuus q asiakirja ja asiakirjahallinta kaikkine ulottuvuuksineen kaikissa konteksteissa organisaatioiden toimintaympäristö arkistoinstituutioiden säilyttämis-käyttöympäristö q asiakirjojen tietosisältö käytettävyys, saatavuus, käyttö- ja tulkintakysymykset laaja sateenvarjokäsite MRV 13 Kirjallisuus Archival Science, 14Nrs 3-4, 2004, Special Thematic Issue: Research Methods Duranti, Luciana (1997), Archival science. In Encyclopedia of Library and Information Science. Vol 59. Supplement 22. New York: Marcel Dekker. Gilliland-Swetland, A.& McKemmish, S. (2004), Building an Infrastructure for Archival Research, Archival Science SFS-ISO , Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä Research in records management, Records Management Journal, Volume 17, Number 3, Asiakirjahallinnon tutkimuksen teemanumero. Williamson, K. (2000), Research Methods for Students and Professionals. Information Management and Systems. Centre for Information Studies. Quick Print: Wagga Wagga MRV 14 7