Sähköinen säilyttäminen

Transkriptio

1 Sähköinen säilyttäminen Markus Merenmies / Kansallisarkisto Maanmittauslaitos

2 Odotuksia esitykselle Viitekehys sähköisele säilyttämiselle mihin tulisi kiinnittää huomiota Sähköinen säilyttäminen palveluna hyödyntäjän mahdollisuuksien ja palveluiden käytön edellytysten näkökulma 2

3

4 Uusia moderneja haasteita Informaation muodostumisen määrä Tallennuksen fyysisen kontrollin etääntyminen Tietoaineistojen kyberturvallisuus Monitoimijaprosessit ja tietoriippuvuus Säilytyspalvelun hallinta 4

5 Tavoite säilyttämiselle Käytettävyyden säilyttäminen Aineiston tekninen eheys on turvattu Aineistoon liittyvät sovellukset ovat käytettävissä Kohdeyhteisö ymmärtää aineiston ja siihen liittyvät metatiedot Todistusvoimaisuuden säilyttäminen Digitaalisten tiedostojen muutosten hallinta ja jäljitettävyys Säilyttämiseen liittyen riskien hallinta Jatkuvuus ja vastuiden hallinta Aktiivinen ja vastuutettu toiminta 5

6 Tiedon muodostaminen ja käsittely Käsittelyn vaiheet Tiedonohjaus Tallennuksen hallinta Kuvailevat ja hallinnolliset metatiedot Pysyvään säilytykseen hyväksyttävien tiedostoformaattien käyttäminen Tiedon aktiiviaikainen suojaaminen Tietoturva ja tietosuoja Toiminnan jatkuvuuden ja luottamuksellisuuden turvaaminen Sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen Säilytyksen suunnittelu Bittitason säilyttäminen Migraatioiden hallinta 6

7 Säilyttämisen kerrokset Semanttinen Kohdeyhteisön hyödynnettävissä Säilytettävä aineisto tarkoituksenmukaisessa muodossa Aineiston sisältö ja tarkoitus kuvailtu Looginen Tekninen Säilyttämisen palvelut ja toimet Hallinnolliset metatiedot Vaatimukset tiedostomuodoista ja aineiston rakenteesta Aineiston eheyden ja varmistaminen Tallennusmedioiden hallinta ja turvaaminen Tekniset infrastruktuuripalvelut 7

8 Aineistomuotojen ryhmitys Teksti: Elektroniset julkaisut, dokumenttitiedostot (pdf, odf), tekstimuotoiset rakenteiset tiedostot (xml,csv) Ääni: häviölliset ja häviöttömät pakkausmenetelmät Elävä kuva: häviölliset ja häviöttömät pakkausmenetelmät Verkkoarkisto: haravoidut verkkosivut Rekisterit / tietokannat: Rakenteinen informaatio Tietomallit: 3D mallit ja paikkatiedot 8

9 Tiedostot ja metatiedot Lähtökohtana todistusvoimaisuuden varmistamiseksi on hallittu taustaprosessi, joka on tuottanut metatiedot, johon tiedostot liittyvät Aineiston mukaan metatietoja, joilla kuvataan aineiston alkuperä, rakenne ja käytön rajoitteet. Tietoaineistot saatettava säilytyskelpoiseen muotoon. Näistä muodostuu digitaalinen säilytyspaketti, joka on säilytettävissä ja hallittavissa 9

10 Säilyttäminen palveluna Digiaineiston siirto säilytykseen ei ole sama kuin siitä luopuminen Palvelusopimus säilytysvastuusta ja aineisto/tietopalvelun tarjoamisesta Säilyttäminen lakisääteisen toimijan vastuulle Säilyttäminen edellyttää siirtäjältä siirtokuntoon saattamista: paketointi ja hyväksytyt tiedostomuodot 10

11 Kansallisarkiston näkökulma Tavoitteena yhtenäinen palvelukokonaisuus joka tukee aineiston elinkaaren hallintaa ja hyödyntämistä Seulontaprosessista, säilyttämisen kautta tietopalveluun Säilyttämisen palvelut integroitava organisaation tiedonhallintaan Palveluarkkitehtuurien hyödyntäminen omien palveluiden tuottamisessa Aineiston monimuotoisuuden ja kuvailun kehittyminen Rakenteinen informaatio ja verkottuva kuvailu Paine siirtyä pois paperien vastaanotosta 11

12 Palvelumalli Sähköisen säilyttämisen palvelukokonaisuus (SAPA) Periaatepäätökset yhteisen keskitetyn digitaalisen säilytysratkaisun tarjoamisesta Palveluiden rakentaminen etenee vaiheittain. Vastaanoton ja säilyttämisen toiminnot (2018) Aineisto- ja tietopalvelutoiminnot (n ) Aineiston hallinnointi ja ylläpito (n ) Palvelut kehittyvät teknisistä rajapinnoista kohti monimuotoisempia palvelupaketteja. 12

13 13

14 Kuntapilotti Keväällä 2017 Kansallisarkisto, Järvenpään kaupunki, Kuntaliitto ja Valtiovarainministeriö yhteistyössä Evolta (Solita) ja FCG Kohdeaineistona rakennusvalvonnan aineistot ja Lupapiste-palvelu Selvitettiin mitä palveluiden hyödyntäminen edellyttää kunnalta ja miten se sopii tarpeisiin. 14

15 Pilotoinnin havainnot Roolit ja vastuut: Paketointi ja Validointi Tietopalvelu ja Säilytyspalvelu Tietomallin osalta tarve kehittää joustavampia malleja, täysin valmista aineistoa vain vähän saatavilla Alkuperäisformaattien hyödyntäminen aktiiviaikana saatava palvelun piirin Lisäksi selvitetty eri tavoin kertyvien aineistojen määriä ja erityisvaatimuksia (muodot ja suojaustarpeet) 15

16 Markus Merenmies 16

17 Paperiasiakirjat säilyvät, jos niitä ei hävitetä Sähköiset asiakirjat häviävät, jos niitä ei säilytetä Kansallisarkisto 17