Metatiedot ja sähköinen asiakirja

Transkriptio

1 Metatiedot ja sähköinen asiakirja Suomen XII liikearkistopäivät, Tampere Pekka Henttonen Metatiedon käyttötarkoitukset Tietoresurssien identifioiminen: mitä on olemassa haku: mistä tieto löytyy hallinta: kuinka kauan tietoa tarvitaan, missä se on milläkin hetkellä dokumentointi: oikeuksien ja autenttisuuden toteaminen siirrettävyys: käyttö eri järjestelmissä ja konteksteissa David Haynes: Metadata for InformationManagement and Retrieval(2004) 1

2 1. Resurssien identifioiminen Identifiointi on muun metatiedon liittämisen edellytys Mitä oikein identifioidaan? Work: Harry Potter and the Chamber of Secrets Expression: the film directed by Chris Columbus Expression: the book Manifestation: hardback edition, 2002 (orig. publ. 1998) Item: a particular copy of the bookin a publiclibrary URL, URN, ISBN, ISSN, ISAN, ISTC, DOI 2. Resurssien hakeminen Asiasanastot ja tesaurukset Luokitusjärjestelmä Metatiedon avulla käytetyt termit voidaan asettaa semanttiseen kontekstiin esim. kertoa kuvataanko paikkaa, aihetta, tapahtumaa vai tekijää (esim. Taipale ) Ontologiat ja RDF-mielenkiintoisia: älykkäät järjestelmät 2

3 3. Resurssien hallinta Digitaalisen informaation elinkaari Creation or capture: tiedon synty ja tallentaminen järjestelmään Use: käyttö oikeuksien puitteissa Review: ajantasaisuuden ja säilytystarpeen arviointi Preservation: pitäminen käytettävissä Disposal hävittäminen tai esim. siirto offline tallennusvälineille Sisällönhallinta Versionti Työvuot (workflow) Sisällön ja esitystavan integrointi 4. Resurssien dokumentointi Omistajuus Oikeudet Autenttisuus Copyright 2002 World Wide Web Consortium, (Massachusetts Institute of Technology, European Research Consortium for Informatics and Mathematics, Keio University). All Rights Reserved. rtium/legal/2002/copyrig ht-documents

4 5. Resurssien siirrettävyys Metatieto on väline siirrettäessä tietoa järjestelmien välillä (eri prosessit, elinkaaren vaiheet, uudet ja vanhat järjestelmät) organisaatioiden välillä (esim. sähköinen kaupankäynti) kontekstien välillä (eri aikakaudet, toimintaympäristöt ja käyttäjät) SFS-ISO Asiakirjojen metatieto Kolmiosainen asiakirjahallinnan metatietoja käsittelevä standardi I osa: Periaatteet (ilmestynyt suomeksi) II osa: Käsitteet ja toteutus (suomeksi ensi vuonna) III osa: Metatietomäärittelyjen evaluointi (suomeksi?) Tehty ISO 15489:n vaatimukset huomioon ottaen 4

5 Elinkaaren jatkumo Talteenotto (Capture) ISO Asiakirja on sisällön, rakenteen ja kontekstin kokonaisuus: sähköisessä ympäristössä se pitää tuottaa Talteenotto = toimenpiteiden sarja, joka tekee datasta tai dokumentista asiakirjan Yksilöivä tunnus (rekisteröinti) Liittäminen luokittelujärjestelmään Metatiedot, jotka mahdollistavat hallintatoimenpiteet Hallinta asiakirjojen hallintajärjestelmässä 5

6 Objektista asiakirjaksi Tunniste Tunniste Käyttöedellytykset Tunniste Rakenne Elinkaari Sisältö Sisältö Sisältö Rakenne Rakenne Konteksti Konteksti Käyttöedellytykset Objekti - raaka data Dokumentti - data kontekstissa, tieto Asiakirja - organisaation toimintaan liittyvä muuttumaton tieto Elinkaari Jaana Kilkki Entiteettien määrä Mandaatit Ohjaavat Määrittävät toimivaltuudet Liiketoiminta Todentavat toimeenpanon Suorittavat Ihmiset (Toimijat) Suorittavat On integroitu Asiakirjahallinto Luovat Ovat käytössä On dokumentoitu Tallentaa, hoitaa, pitää käytettävissä Asiakirjat 6

7 Metatietojen sisältö Asiakirjat Saavutettavuus Turvallisuus Valtuutukset Toimijat Liiketoimintaprosessit Asiakirjahallinta Talteenotto Prosessit Hierarkkisuus ja periytyminen Eri metatietoentiteetit ovat hierarkkisia Esim. toimija (henkilö työryhmä yksikkö organisaatio) Asiakirja akti sarja arkisto Toimenpide Prosessi Tehtävä Metatieto voidaan liittää eri tasoihin on ratkaistava mihin Metatiedot voidaan periyttää ylemmiltä tasoilta alemmille 7

8 Kontekstuaalisuus Asiakirjahallinnan metatieto on kontekstikeskeistä, ei resurssiorientoitunutta Kuvataan juridishallinnollista kontekstia, organisaatiota, prosessia ja liittyviä asiakirjoja Siirrettävyys ja yhteiskäyttöisyys Käyttö Eri järjestelmissä samaan / eri aikaan Eri prosesseissa organisaation sisällä / organisaatioiden välillä Eri konteksteissa Työntekijöiden vaihtuminen Organisaatioiden muuttuminen Siirto arkistoinstituutioon 8

9 Ajallinen jatkumo Asiakirjan metatiedoissa on kolme ajallista elementtiä: Tulevaisuus: mitä toimia asiakirjoille tullaan tekemään Nykyisyys: metatiedot, joiden avulla asiakirjan käyttö ja hallinta määräytyy nyt Menneisyys: historiatiedot aikaisemmista tapahtumista Jatkuva kerääntyminen Asiakirjan metatiedot eivät koskaan ole täysin lopullisia Tietoja hallintahistoriasta ja tapahtumista kerätään niin kauan kun asiakirja on olemassa Elinkaaren vaihe vaikuttaa vain siihen, mitä metatietoa kerätään 9

10 Metatietokin on asiakirja Metatietojen avulla varmistutaan asiakirjan autenttisuudesta, luotettavuudesta ja eheydestä Metatietojen hallintavaatimukset samanlaisia kuin asiakirjalla Mitä metatietoa tarvitaan? Liiketoiminnan tarpeet: mitä prosessit vaativat Ymmärrettävyystarpeet Asiakirjahallinnon tarpeet: mitä hallinta ja käyttö eri konteksteissa edellyttää 10

11 Voidaanko käyttää muuta Sähköisen liiketoiminnan metatietoa Pitkäaikaissäilytyksen metatietoa Tietovarantojen kuvailun metatietoa Tiedonhaun metatietoa tai Oikeuksien hallinnon metatietoa? Metatietoon liittyvät roolit (ISO 23081) Kaikilla on oma vastuunsa Asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt Kaikki työntekijät Esimiehet Tietotekninen henkilöstö Koulutusohjelmat Tarkastusprosessit 11

12 Asiakirjahallinnon metatiedon piirteitä (ISO 23081) Asiakirja muodostuu dokumentista ja metatiedosta metatieto ei kuvaa asiakirjaa Metatieto dokumentoi 1. Asiakirjan ulkoasun, sisällön, rakenteen ja kontekstin talteenottohetkellä 2. Prosessit, joissa asiakirjaa on myöhemmin käytetty mukaan lukien sisällön, rakenteen ja ulkoasun muutokset Osa metatiedosta lukittuu, osa ei: metatieto kuvaa tapahtumaa, josta osallisena asiakirja on ollut ja tapahtumien määrä kasvaa Voidaan antaa eri kuvaustasoilla Asiakirjahallinnon metatieto (ISO 23081) Suojelee asiakirjoja asiakirjojen todistuskappaleina ja varmistaa niiden saatavuuden ja käytettävyyden elinkaaren eri vaiheissa Varmistaa asiakirjojen ymmärrettävyyden Tukee ja varmistaa asiakirjojen todistusvoimaisuutta Tukee asiakirjojen autenttisuuden, luotettavuuden ja eheyden varmistamista Tukee ja hallitsee asiakirjojen käyttöönsaamista sekä sitä koskevia rajoituksia Tukee tehokasta tiedonhakua 12

13 Asiakirjahallinnon metatieto (ISO 23081) tukee tietojärjestelmien yhteen toimivuutta liittää asiakirjat niiden syntykontekstiin ja säilyttää yhteyden tukee asiakirjojen teknisen synty-ympäristön identifiointia ja niiden teknisen ylläpitoympäristön hallintaa, jotta autenttiset asiakirjat pystytään tuottamaan uudelleen niin kauan kuin tarvitaan tukee pitkäaikaissäilytyksen strategioita Asiakirjahallinnon metatiedon hyödyt (ISO 23081) Asiakirjojen talteenotto ja hallinta Siirrettävyys Riskien hallinta (kriittisten resurssien käytettävyys, juridiset vaatimukset) Organisaation yhteisen tietovarannon muodostuminen Oikeudettoman käytön estäminen Varautuminen organisaatiomuutoksiin Asiakirjojen pitkäaikaissäilytys Metatiedon tuottaminen arkistonhallintajärjestelmiä varten 13

14 Metatiedot ja sähköinen asiakirja Suomen XII liikearkistopäivät, Tampere Pekka Henttonen Metatiedon käyttötarkoitukset Tietoresurssien identifioiminen: mitä on olemassa haku: mistä tieto löytyy hallinta: kuinka kauan tietoa tarvitaan, missä se on milläkin hetkellä dokumentointi: oikeuksien ja autenttisuuden toteaminen siirrettävyys: käyttö eri järjestelmissä ja konteksteissa David Haynes: Metadata for InformationManagement and Retrieval(2004) 1

15 1. Resurssien identifioiminen Identifiointi on muun metatiedon liittämisen edellytys Mitä oikein identifioidaan? Work: Harry Potter and the Chamber of Secrets Expression: the film directed by Chris Columbus Expression: the book Manifestation: hardback edition, 2002 (orig. publ. 1998) Item: a particular copy of the bookin a publiclibrary URL, URN, ISBN, ISSN, ISAN, ISTC, DOI 2. Resurssien hakeminen Asiasanastot ja tesaurukset Luokitusjärjestelmä Metatiedon avulla käytetyt termit voidaan asettaa semanttiseen kontekstiin esim. kertoa kuvataanko paikkaa, aihetta, tapahtumaa vai tekijää (esim. Taipale ) Ontologiat ja RDF-mielenkiintoisia: älykkäät järjestelmät 2

16 3. Resurssien hallinta Digitaalisen informaation elinkaari Creation or capture: tiedon synty ja tallentaminen järjestelmään Use: käyttö oikeuksien puitteissa Review: ajantasaisuuden ja säilytystarpeen arviointi Preservation: pitäminen käytettävissä Disposal hävittäminen tai esim. siirto offline tallennusvälineille Sisällönhallinta Versionti Työvuot (workflow) Sisällön ja esitystavan integrointi 4. Resurssien dokumentointi Omistajuus Oikeudet Autenttisuus Copyright 2002 World Wide Web Consortium, (Massachusetts Institute of Technology, European Research Consortium for Informatics and Mathematics, Keio University). All Rights Reserved. rtium/legal/2002/copyrig ht-documents

17 5. Resurssien siirrettävyys Metatieto on väline siirrettäessä tietoa järjestelmien välillä (eri prosessit, elinkaaren vaiheet, uudet ja vanhat järjestelmät) organisaatioiden välillä (esim. sähköinen kaupankäynti) kontekstien välillä (eri aikakaudet, toimintaympäristöt ja käyttäjät) SFS-ISO Asiakirjojen metatieto Kolmiosainen asiakirjahallinnan metatietoja käsittelevä standardi I osa: Periaatteet (ilmestynyt suomeksi) II osa: Käsitteet ja toteutus (suomeksi ensi vuonna) III osa: Metatietomäärittelyjen evaluointi (suomeksi?) Tehty ISO 15489:n vaatimukset huomioon ottaen 4

18 Elinkaaren jatkumo Talteenotto (Capture) ISO Asiakirja on sisällön, rakenteen ja kontekstin kokonaisuus: sähköisessä ympäristössä se pitää tuottaa Talteenotto = toimenpiteiden sarja, joka tekee datasta tai dokumentista asiakirjan Yksilöivä tunnus (rekisteröinti) Liittäminen luokittelujärjestelmään Metatiedot, jotka mahdollistavat hallintatoimenpiteet Hallinta asiakirjojen hallintajärjestelmässä 5

19 Objektista asiakirjaksi Tunniste Tunniste Käyttöedellytykset Tunniste Rakenne Elinkaari Sisältö Sisältö Sisältö Rakenne Rakenne Konteksti Konteksti Käyttöedellytykset Objekti - raaka data Dokumentti - data kontekstissa, tieto Asiakirja - organisaation toimintaan liittyvä muuttumaton tieto Elinkaari Jaana Kilkki Entiteettien määrä Mandaatit Ohjaavat Määrittävät toimivaltuudet Liiketoiminta Todentavat toimeenpanon Suorittavat Ihmiset (Toimijat) Suorittavat On integroitu Asiakirjahallinto Luovat Ovat käytössä On dokumentoitu Tallentaa, hoitaa, pitää käytettävissä Asiakirjat 6

20 Metatietojen sisältö Asiakirjat Saavutettavuus Turvallisuus Valtuutukset Toimijat Liiketoimintaprosessit Asiakirjahallinta Talteenotto Prosessit Hierarkkisuus ja periytyminen Eri metatietoentiteetit ovat hierarkkisia Esim. toimija (henkilö työryhmä yksikkö organisaatio) Asiakirja akti sarja arkisto Toimenpide Prosessi Tehtävä Metatieto voidaan liittää eri tasoihin on ratkaistava mihin Metatiedot voidaan periyttää ylemmiltä tasoilta alemmille 7

21 Kontekstuaalisuus Asiakirjahallinnan metatieto on kontekstikeskeistä, ei resurssiorientoitunutta Kuvataan juridishallinnollista kontekstia, organisaatiota, prosessia ja liittyviä asiakirjoja Siirrettävyys ja yhteiskäyttöisyys Käyttö Eri järjestelmissä samaan / eri aikaan Eri prosesseissa organisaation sisällä / organisaatioiden välillä Eri konteksteissa Työntekijöiden vaihtuminen Organisaatioiden muuttuminen Siirto arkistoinstituutioon 8

22 Ajallinen jatkumo Asiakirjan metatiedoissa on kolme ajallista elementtiä: Tulevaisuus: mitä toimia asiakirjoille tullaan tekemään Nykyisyys: metatiedot, joiden avulla asiakirjan käyttö ja hallinta määräytyy nyt Menneisyys: historiatiedot aikaisemmista tapahtumista Jatkuva kerääntyminen Asiakirjan metatiedot eivät koskaan ole täysin lopullisia Tietoja hallintahistoriasta ja tapahtumista kerätään niin kauan kun asiakirja on olemassa Elinkaaren vaihe vaikuttaa vain siihen, mitä metatietoa kerätään 9

23 Metatietokin on asiakirja Metatietojen avulla varmistutaan asiakirjan autenttisuudesta, luotettavuudesta ja eheydestä Metatietojen hallintavaatimukset samanlaisia kuin asiakirjalla Mitä metatietoa tarvitaan? Liiketoiminnan tarpeet: mitä prosessit vaativat Ymmärrettävyystarpeet Asiakirjahallinnon tarpeet: mitä hallinta ja käyttö eri konteksteissa edellyttää 10

24 Voidaanko käyttää muuta Sähköisen liiketoiminnan metatietoa Pitkäaikaissäilytyksen metatietoa Tietovarantojen kuvailun metatietoa Tiedonhaun metatietoa tai Oikeuksien hallinnon metatietoa? Metatietoon liittyvät roolit (ISO 23081) Kaikilla on oma vastuunsa Asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt Kaikki työntekijät Esimiehet Tietotekninen henkilöstö Koulutusohjelmat Tarkastusprosessit 11

25 Asiakirjahallinnon metatiedon piirteitä (ISO 23081) Asiakirja muodostuu dokumentista ja metatiedosta metatieto ei kuvaa asiakirjaa Metatieto dokumentoi 1. Asiakirjan ulkoasun, sisällön, rakenteen ja kontekstin talteenottohetkellä 2. Prosessit, joissa asiakirjaa on myöhemmin käytetty mukaan lukien sisällön, rakenteen ja ulkoasun muutokset Osa metatiedosta lukittuu, osa ei: metatieto kuvaa tapahtumaa, josta osallisena asiakirja on ollut ja tapahtumien määrä kasvaa Voidaan antaa eri kuvaustasoilla Asiakirjahallinnon metatieto (ISO 23081) Suojelee asiakirjoja asiakirjojen todistuskappaleina ja varmistaa niiden saatavuuden ja käytettävyyden elinkaaren eri vaiheissa Varmistaa asiakirjojen ymmärrettävyyden Tukee ja varmistaa asiakirjojen todistusvoimaisuutta Tukee asiakirjojen autenttisuuden, luotettavuuden ja eheyden varmistamista Tukee ja hallitsee asiakirjojen käyttöönsaamista sekä sitä koskevia rajoituksia Tukee tehokasta tiedonhakua 12

26 Asiakirjahallinnon metatieto (ISO 23081) tukee tietojärjestelmien yhteen toimivuutta liittää asiakirjat niiden syntykontekstiin ja säilyttää yhteyden tukee asiakirjojen teknisen synty-ympäristön identifiointia ja niiden teknisen ylläpitoympäristön hallintaa, jotta autenttiset asiakirjat pystytään tuottamaan uudelleen niin kauan kuin tarvitaan tukee pitkäaikaissäilytyksen strategioita Asiakirjahallinnon metatiedon hyödyt (ISO 23081) Asiakirjojen talteenotto ja hallinta Siirrettävyys Riskien hallinta (kriittisten resurssien käytettävyys, juridiset vaatimukset) Organisaation yhteisen tietovarannon muodostuminen Oikeudettoman käytön estäminen Varautuminen organisaatiomuutoksiin Asiakirjojen pitkäaikaissäilytys Metatiedon tuottaminen arkistonhallintajärjestelmiä varten 13