Pyrkimyksiä sähköisen tiedon haltuunottoon ja elinkaaren hallintaan

Transkriptio

1 Pyrkimyksiä sähköisen tiedon haltuunottoon ja elinkaaren hallintaan Kohti avointa ja kestävää tietoa seminaari. Mikkelin ammattikorkeakoulu Juho Rännäli, VTM, IRMS Fellow fi.linkedin.com/in/juhorannali/ 1

2 Tulli on palvelu- ja lainvalvontaorganisaatio, joka edistää kansainvälisen tavarakaupan sujuvuutta ja varmistaa säännösten noudattamisen, varmistaa EU-sisämarkkinoiden häiriöttömän toiminnan sekä kantaa toimialaansa kuuluvat verot, maksut ja tullit, sekä suojaa yhteiskuntaa torjumalla terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvia uhkia sekä huumaus- ja muiden vaarallisten aineiden salakuljetusta ja talousrikollisuutta. Tulli on osa Euroopan unionin tullijärjestelmää ja toimii yhteistyössä elinkeinoelämän sekä koti- ja ulkomaisten viranomaisten kanssa. Tulli 2

3 Sähköinen päätösarkisto Päätösarkiston keskimääräinen kasvu noin 3,3 miljoonaa asiakirjaa/vuosi. AKI ALA AREX ELEX Intrastat Kassa MOVE Passitus Tuontitullaus (ITU ja IMU) VEIVI Vakuusjärjestel mä Veroreskontra Tullissa syntyy miljoonia asiakirjoja vuosittain operatiivisissa tietojärjestelmissä ja levytallennuksen yhteydessä. Esimerkiksi: Sähköinen päätösarkisto: tallessa on 42 miljoonaa päätöstä ja jokaisesta kaksi tiedostoa (xml + pdf), joten tiedostoja levyllä 84 miljoonaa. Kuluvana vuonna tähän mennessä 4,5 miljoonaa dokumenttia. Luokittelematon dokumenttiaineisto Tullin toimistojärjestelmässä (MS Office) 7 miljoonaa tiedostoa vuoteen 2010 mennessä Liitu-hanke Liitetiedostojen toimittaminen Tulliin: /vuosi Asiarekisterissä (viitetietokanta) noin avausta 2013 (hallintodiaarin osuus 8 500). Tulli 3

4 Tietojen elinkaari prosessissa Tiedon kerryttäminen: muokataan tietoja, tuotetaan uusia tietoja, linkitetään tallenteita Tiedon säilyttäminen: muuttumattomuuden ja eheyden takaaminen. Pitkissä säilytysajoissa lukukelpoisuudesta huolehtiminen Prosessi alkaa Tietoja käsitellään Prosessi päättyy Tietoja säilytetään Tiedot tuhotaan Tuotetaan riittävät tiedot siitä, mikä prosessi alkaa, kuka aloittanut = lähtötiedot Tuotetaan riittävät tiedot prosessin päättämisestä. Hävitetään tarpeettomat tiedot Tulli 4

5 Virstanpylväät, kiinnitetyt päivämäärät ja muut projektit Sharepoint vakiotyötilat Vakiotyötilojen käyttöönottoja Hankintalaki voimaan 2016 KESKEN Uusi arkistolaki voimaan 2016 Tullauksen k-u, määrittely Tullausjärjestelmien korvaaminen vaiheittain Tulli.fi, määr. Tot Tulli.fi käyt.otto Terho määritt Terho toteutus Terho käyttöönottoja Tulost uudis. Liitu Kesk. Tallennus. ratk. (valvonta) Tulli 5

6 Tiedonhallintasuunnitelma tiedon elinkaaren hallinnassa Tulli 6

7 Pakollisten metatietojen määrittely tiedon haltuunotossa Tulli 7

8 Tiedon hallinnoinnin keskitetyt SOA-palvelut Asiakirjajärjestelmillä voi olla mahdollisuus hyödyntää yhtä yhteistä: käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelua käyttäjäroolipalvelua metatietomallipalvelua toimenpidekeskeytyspalvelua haku- ja raportointipalvelua luokittamispalvelua säilytysaikasuunnitelmapalvelua ja hävityspalvelua. Näistä kolme jälkimmäistä liittyy elimellisesti asiakirjojen elinkaarenhallinnan hallintaan. Tulli pyrkii liittämään tehtävän, kertymän, asiakirjan ja säilytysajan yhteen siten, että asiakirjajärjestelmien ja modernien asianhallintajärjestelmien tuottamat asiakirjat voidaan tunnistaa, ottaa käyttöön ja niiden elinkaari voidaan hallita. Tulli 8

9 THS-minimidatasta SOA-palveluihin Tehtävähierarkia/ asiakirjakooste Asiakirjan tyyppi Säilytysaika Säilytysajan peruste Tallennemuoto Esitutkinta Tutkintapyynnöt 25 Esitutkintalaki Sähk. Luokittamispalvelu Säilytysaikasuunnitelmapalvelu Hävityspalvelu Asiakirjan tehtävä ( ) ja asiakirjan tyyppi (tutkintapyyntö) voivat yhdessä olla elementin säilytysaika tarkenteen säilytysajan pituus arvon määräytymisen perusteena (25 v.). JHS 143. Tulli 9

10 Luokittamispalvelu Jokaisen asiakirjajärjestelmään tallennetun asiakirjan tulee liittyä johonkin luokkaentiteettiin. Keskitetty luokituspalvelu voi tarjota luokituspalvelut yhdelle tai useammalle tietojärjestelmälle. Luokitus liittyy olennaisesti säilyttämiseen ja muihin säilytysajan mukaisiin toimenpiteisiin, jolloin jokaiseen luokkaan liittyy säilytysaikasuunnitelma ja jokainen asiakirja perii säilytysaikasuunnitelmansa omalta luokaltaan (so. luokitus määrää asiakirjan elinkaaren). Tulli 10

11 Luokittamispalvelu Luokat edustavat toimintafunktioita, aktiviteetteja ja transaktioita, ja luokan yhdistäminen asiakirjaan antaa asiakirjalle tietyn toiminnallisen kontekstin, joka liittää asiakirjan sen tuottaneeseen toimintaprosessiin. Käytetty ryhmittely voi vaihdella tarpeen mukaan. Tietojärjestelmien sisältämien dokumenttien ryhmittely Tullissa tulee seuraamaan oheista kaaviota. Toiminnallinen konteksti puolestaan tuottaa asiakirjalle säilytysaikasuunnitelman. Suunnitelma määrittelee asiakirjan säilytysajan ja mahdollisen hävittämisen. Tämä informaatio perustuu aina asiakirjan luokkaan. Kaikilla asiakirjoilla tulee olla säilytysaikasuunnitelma! Tulli 11

12 Luokittamispalvelun toiminnalliset vaatimukset (Moreq 2010) 5. Luokittamispalvelu Vaatimus Viittaus Jokainen tietojärjestelmään sisältyvä asiakirja tulee luokitella Jokaisen asiakirjan tulee liittyä johonkin luokkaentiteettiin Asiakirja tulee voida sijoittaa asiakirjakertymän yhteyteen Asiakirjan tulee voida periä luokkansa vanhempi-asiakirjakertymältä Jokainen yhteen koottu asiakirja tulee kuitenkin voida luokitella yksilöllisesti Asiakirjakertymät tulee luokitella Asiakirjan säilytysajan tulee perustua asiakirjan luokkaan Kaikki juuritason asiakirjakertymät tulee luokitella Kaikkien lapsikertymien ja asiakirjojen tulee periä vanhempi-kertymän luokka Peritty luokka tulee voida kumota yksilöllisellä luokittelulla Vallitseva luokka tulee voida korvata uudella luokalla Eri tietojärjestelmien tulee voida jakaa yhteinen luokittamispalvelu Tietojärjestelmällä tulee voida olla useampia luokittamispalveluja Kunkin luokittamispalvelun tulee tukea jotain tiettyä luokittamistapaa Kunkin luokittamispalvelun tulee tukea jotain tiettyä luokittamistapaa Tietojärjestelmän tulee tukea joko hierarkkista tai Keyword AAA-ryhmittelyä Tietojärjestelmän tulee ottaa käyttöön vähintää yksi plug-in moduuli Kunkin luokittamispalvelun tulee soveltaa vain yhden luokitusjärjestelmän rakennetta Kullakin luokittamispalvelulla tulee olla oma selväpiirteinen luokittelujärjestelmänsä Tulli 12

13 Asiakirjakertymä Asiakirjakertymät, joita käytetään asianhallinnassa on tarkoitettu pitämään kaikki pääasian kannalta keskeiset asiakirjat yhdessä. Esimerkiksi terveydenhuollon asiakirjat järjestetään poikkeuksetta potilaan mukaan siten, että kunkin käynnin asiakirjat tallennetaan samaan potilaskertymään, vaikka käynnit tapahtuisivat eri aikoina. Joskus asianhallinnan asiakirjakertymä on jaettu useammaksi alakertymäksi, jotta erilaisia oletusluokituksia voidaan soveltaa alakertymiin. Esimerkiksi potilaskertymässä potilaan sairasvakuutusasiakirjat voivat olla erotettu potilaskertomusasiakirjoista sijoittamalla ne eri alakertymiin. Pohdittavaa: liittyvätkö asian metatiedot jatkossakin erilliseen asiaan vai asiakirjakertymään. Tulli 13

14 Asiakirjakertymä Kukin asiakirjakertymä edustaa joko asiakirjaryhmää tai asiakirjakertymien ryhmää. Asiakirjat sijoitetaan asiakirjakertymiin kaikista tai joistakin seuraavista syistä: Ne liittyvät samaan toimenpiteeseen tai prosessiin. Ne kuuluvat samaan tehtäväluokkaan. Ne liittyvät samaan aihealueeseen tai aiheeseen. Ne liittyvät samaan henkilöön, paikkaan, projektiin, asiaan, asiakkaaseen, tapahtumaan tai seikkaan. Niillä on samat metatiedot. Ne ovat peräisin samasta lähteestä tai niillä on sama formaatti. Niistä vastaa sama liiketoimintayksikkö. Ne on suunnattu samalle kohderyhmälle. Niiden käyttöoikeustaso on yhteneväinen. Niihin sovelletaan samoja seulonta- ja hävittämissääntöjä. Tulli 14

15 Haaveena automaattinen luokittelu (NARA, James Lappin) An in place approach. Luokittelu ja seulontasäännöt yhdessä sovelluksessa. Tietoja sovelletaan eri tietojärjestelmissä, kuten Sharepointissa ja levytallennuksessa. A workflow approach. Dokumentteihin liitetään haltuunottoon liittyvät tiedot jossain tietyssä toimintoprosessin vaiheessa. A defensible disposition approach. Käytössä ei ole seulontasuunnitelmaa tai asiakirjojen luokittelua. Tiedon säilyttäminen perustuu riski arvioon. Tärkeiden henkilöiden sähköpostiviestit säilytetään pysyvästi. Vähemmän tärkeiden hävitetään. Vähemmän tärkeitä tehtäviä hoitavien Sharepoint-työtiloista dokumentit hävitetään, tärkeiden säilytetään jne. Automated filing by a rules engine. Tietojärjestelmä tunnistaa ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella, mihin toimintoprosessiin liittyvät tieto tulee säilyttää, mihin hävittää. Automated filing by an auto-classification tool. Tietojärjestelmä oppii tunnistamaan aktiviteeteista syntyvän sisällön ominaisuuksia ilman, että organisaation on tarpeen luoda erillistä säännöstöä Tulli 15

16 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu - hävityspalvelu Säilytysaikasuunnitelmia käytetään hallitsemaan asiakirjojen elinkaaria. Moreq2010 vaatii, että jokaisen säilytysaikasuunnitelman tulee määrittää yksi neljästä mahdollisessa lopputuloksesta: säilytä pysyvästi katselmoi säilytysajan päätyttyä siirrä säilytysajan päätyttyä tai tuhoa säilytysajan päätyttyä. Kun kertymän kaikki lapsientiteetit, joko asiakirjat tai toiset kertymät on tuhottu, suljettu kertymä tuhotaan automaattisesti. Tämä saattaa käynnistää myös vanhempikertymän tuhoamisen jne. Tulli 16

17 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu Säilytysaikasuunnitelmia käytetään hallitsemaan asiakirjojen elinkaaria. Moreq2010 vaatii, että jokaisen säilytysaikasuunnitelman tulee määrittää yksi neljästä mahdollisessa lopputuloksesta: säilytä pysyvästi katselmoi säilytysajan päätyttyä siirrä säilytysajan päätyttyä tai tuhoa säilytysajan päätyttyä. Esimerkkinä asiakirjan hävittäminen sen säilytysajan mentyä umpeen. Tulli 17

18 Tulli 18

19 Tässä esityksessä esittämäni näkemykset ovat omiani, eivätkä välttämättä edusta Tullin tietohallinnon virallista kantaa. Tulli 19