Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen kirjanpitoyksiköissä

Transkriptio

1 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen (HAMA) hankkeen lopputulosten hyödyntäminen

2 Taustaa 2

3 Tavoiteltava taloushallinnon tuottavuuskehitys kirjanpitoyksiköissä Kirjanpitoyksiköiden taloushallinnon työpanos (teholl. htv) Palvelukeskuksen käyttöaste vuosien 2010/2011 tasolla Tavoitteena on saavuttaa yhteensä noin 28 %:n tuottavuuskehitys vuosien tilanteesta vuoteen 2020 mennessä. Asetettu tavoite on maltillinen suhteessa benchmark-tuloksiin ja huomioitaessa valtionhallinnon laskeva henkilö- ja taloushallinnon tapahtumamäärien kehitys. Tuottavuustavoitteita tullaan täsmentämään KPY-tasoisiksi Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely KPY:t yhteensä 2008 (11 ha) KPY:t yhteensä 2010/2011 (11 ha) KPY:t yhteensä tavoite htv-määrä 3

4 Ajankohtaista Hankinnasta maksuun - prosessissa (1/2) Valtion taloushallinnon strategia 2020 asetti Hankinnasta maksuun prosessin keskeiseksi kehittämiskohteeksi - Hankintatoimen keskitetty organisointi virastossa muodostaa perustan prosessin tehokkaalle hoitamiselle - Tavoitteena on menojen käsittelyn automatisointi mahdollisimman suuressa määrin - Taloushallinnolla tulee olla perusosaamista hankintatoimesta ja samoin hankintatoimen tulee ymmärtää taloushallintoa. - Tavoitteena on vähentää yksistään menojen käsittelyn työmäärää yli 30 % vuoteen 2020 mennessä Valtiovarainministeriön Valtion hankintatoimen kehittämishanke Tavoitteena mm. - Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia - Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa 4

5 Ajankohtaista Hankinnasta maksuun - prosessissa (2/2) Valtiokonttori loi Hankinnasta maksuun prosessin kehittämishankkeella (HAMA-hanke) edellytyksiä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi - Hankkeessa määritettiin kirjanpitoyksiköissä hyödynnettäviksi prosessialueen hyviä käytäntöjä. Hyvät käytännöt julkaistiin Valtiokonttorin ohjeena. - Hankkeessa kehitettiin Tilaustenhallintapalvelun (Tilha) toimivuutta (tuoteluettelot, raportointi, tilauksellisten laskujen käsittely) sekä määritettiin maksuaikakorttihankintojen periaatteita - Hankkeessa pilotoitiin ja otettiin käyttöön Menojen käsittelyssä sopimuskohdistus- ja tiliöintikooditoiminnallisuudet. Toiminnallisuudet otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä vuosina (Valtiokonttorin kirje , dnro VK/1168/02.03/2014) - Hankkeessa luotiin edellytykset menojen käsittely prosessiin kuuluvien perustietojen ylläpidon ja maksuunpanon sujuvoittamiselle - Valtiokonttorin kotisivuilla on uutisoitu hankkeen lopputuloksista sisältäen myös kirjanpitoyksiköiden näkemyksiä kehittämistyöstä 5

6 Hankinnasta maksuun prosessi Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessikartta kokonaisuudessaan (linkki) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun 1. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 1.1 Vuosisuunnittelu 1.2 Kilpailutuskalenterin suunnittelu 1.3 Yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2. Hankintojen kilpailuttaminen 3. Sopimushallinta 3.1 Sopimuksen laadinta 3.2 Tilaaminen (Tilha) 3.3 Sopimusten ja tilausten seuranta (Tilha, Kieku/BI) 4. Menojen käsittely (Kieku, Rondo) 4.1 Perustietojen ylläpito 4.2 Menotositteiden käsittely 4.3 Maksuunpano 4.4 Menotiliotteiden käsittely 4.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 6

7 Hankinnasta maksuun prosessialueen kehittäminen kirjanpitoyksiköissä 7

8 Talouden ja hankintojen suunnittelussa tehdyt ratkaisut luovat pohjan Hankinnasta maksuun prosessin kehittämiselle Talouden suunnittelu Taloussääntö ja työjärjestys Budjetointi Laskentaperiaatteiden määrittäminen Hankinnat Kilpailuttaminen Sopimusten laadinta ja seuranta Menojen käsittely Tilaukselliset laskut Sopimuskohdistuslaskut Automaattinen käsittely Automaattinen käsittely Kirjanpito Sisäinen laskenta Seurantakohteiden määrittäminen Hankintojen suunnittelu Tilaaminen Maksuaikakorttihankinnat Tiliöintikoodilaskut Tiliöintimalli -laskut Automaattinen tiliöinti Tiliöinti sujuvoituu Raportointi ja analysointi Hankintojen analysointi Toimittajahallinta Tuotehallinta Peruslaskut Täysin manuaalinen käsittely Tiedolla johtaminen 8

9 Työskentelytavat ja osaaminen Automatisointi Keskittäminen Hankinnasta maksuun prosessin ja tuottavuuden kehittämisen painopistealueita Budjetoinnin keskittäminen (karkeistaminen) Laskujen tiliöiminen Laskujen hyväksyminen Palkeiden lisäpalvelut Hankintatoimi ja tilaaminen Laskujen asiatarkastus Verkkolasku ja skannauspalvelu Sopimuskohdistustoiminnallisuus Tiliöintimallit Tilaustenhallintapalvelu: tilaukselliset laskut Tiliöintikooditoiminnallisuus Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Hankintojen analysointi TaA muutosten hyödyntäminen Seurantakohteet ja sisäinen laskenta HAMA hyvät käytännöt -ohje Sopimushallinta Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys Välineosaaminen (esim. Kieku BI) 9

10 Kehittäminen alkaa tavoitteiden asettamisesta (1/2) Kirjanpitoyksikön tulee tunnistaa oman toiminnan tehokkuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta tärkeimmät kehittämiskohteet: - Talouden ja hankintojen suunnittelun kehittämiskohteet - Hankintatoimen kehittämiskohteet - Menojen käsittelyn kehittämiskohteet - Kehittämistehtävien projektointi ja seuranta Kehittämiskohteille tulisi asettaa konkreettiset tavoitteet, esim.: - Kaikki tukitoimintoihin liittyvät menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle - Tilaustenhallintapalvelun käyttöä laajennetaan palveluhankinnoissa - Toimittajien määrää vähennetään XX hankintaluokassa - Ostolaskujen tiliöinti keskitetään kirjanpitoyksikön taloushallintoyksikköön - Sopimuksellisina käsitellään 20 %:a laskuista, tiliöintikoodilla 15 %:a % laskuista maksetaan ajallaan Selkeät vastuut, aikataulut ja seuranta tukevat yleisesti kehittämistehtävien läpivientiä (esim. projektointi) 10

11 Kehittäminen alkaa tavoitteiden asettamisesta (2/2) Maksuaikakortin käyttö pienhankinnoissa Mitä hankitaan? Miten hankitaan ja tilataan? Mitä sovitaan toimittajan kanssa laskutuksesta? Sopimuskohdistus Tilaustenhallintapalvelu Tiliöintikoodi Manuaalinen laskun käsittely Käsiteltävien laskujen lukumäärän vähentyminen Käsittelyn automatisoituminen Tiliöintien oikeellisuus Laskun maksun oikeaaikaisuus Työpanosta vapautuu 11

12 Menojen käsittelyn automatisoinnin vaikutukset valtiohallintotasolla Tavoitetaso Verkkolaskujen osuus 92 % 100 % Vaikutus Tilauksellisten laskujen osuus 20 % 40 % -40 htv -80 htv Sopimuskohdistuksella käsiteltävien laskujen osuus 15 % 30 % -80 htv -160 htv Tiliöintikoodilla käsiteltävien laskujen osuus 5 % 15 % -15 htv -45 htv 1000 Menojen käsittelyn tehostuminen valtiotasolla KPY:n htv 2010/2011 Tilaukselliset laskut -80 Sopimukselliset laskut -160 Tiliöintikoodin käyttö -45 Uusi KPY htv

13 Hankinnat ja Tilaustenhallintapalvelu 13

14 Hankintojen analysointi luo tilannekuvan kehittämisen pohjaksi Hankintojen analysointi (spend-analyysi) tuottaa tärkeää tietoa hankintojen ja hankintatoimen kehittämisen pohjaksi: - merkittävimmät hankintaluokat (tai LKP-tililuokat) - merkittävimmät toimittajat hankintaluokittain ( -määrä) - toimittajien lukumäärä hankintaluokissa - ostolaskujen lukumäärä hankintaluokittain - ostolaskujen lukumäärä toimittajittain Tietojen avulla voidaan mm. : - tunnistaa tarpeita hankintatoimen kehittämiselle, esim. organisointi ja sopimusseuranta - arvioida hankintaryhmittäin mielekkäintä tilaus- ja laskujen käsittelytapaa - tunnistaa tarpeita hankintojen keskittämiselle hankintaluokan sisällä - tunnistaa suuret ostolaskuvolyymit, joiden käsittely tulee tehostaa - Tunnistaa toimenpiteitä, joilla voidaan vähentää käsiteltävien ostolaskujen lukumäärää 14

15 Esimerkki Kiekun BI-raportoinnin hyödyntämisestä hankintojen analysoinnissa Toteumien tarkastelu LKP-tilitasolla Valitun LKP-tilin toteumien tarkastelu toimittajittain. Raportilta voidaan porautua laskumäärätietoihin. 15

16 Tilaustenhallintapalvelun käyttö kehittää hankintatoimea Toimittaja- ja tuotehallinta - Hansel-puitesopimustoimittajat ja muut toimittajat - Tilattavien tuotteiden ja palveluiden vakiointi Sähköinen tilauskanava - Tilauksiin liittyvät tiedot sähköisessä muodossa (henkilöriippuvuudet, reklamaatiot) - Erilaiset tuoteluettelot hyödynnettävissä - Tilaussuunnitelman käyttö helpottaa myös budjetin seurantaa Esim. projektille hyväksytään tilaussuunnitelma, jonka puitteissa tilauksia voidaan tehdä ilman tilauskohtaista hyväksyntää - Käänteinen tilausprosessi hyödynnettävissä - Vastaanotetun tilauksen ja ostolaskun automaattinen kohdistuminen Tilaustenhallinta ja raportointi, esim. - Tehdyt tilaukset, vastaanotetut tilaukset, vastaanottamattomat tilaukset - Tilaussuunnitelmien seuranta ja ennusteiden laadinta - Ostot hankintaluokittain, LKP-tileittäin ja toimittajittain 16

17 Esimerkki Tilaustenhallintapalvelun uudistuneesta raportoinnista 17

18 Tilauksellisten laskujen määrän kehittyminen HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt 30% Tilauksellisten laskujen %-osuus menotositteista 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 24% 21% 19% 17% 16% 15% 15% 13% 13% 13% 10% 8% 8% 6% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 1% 1% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK /2015 Kirjanpitoyksiköissä tilauksellisten laskujen osuus on kasvanut, kun Tilaustenhallintapalvelu on otettu aktiiviseksi osaksi hankintatoimea Tilaustenhallintapalvelun aktiivinen käyttö on edellyttänyt toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin muutoksia 18

19 Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn kehittyminen HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt Automaattisesti käsiteltyjen tilauksellisten laskujen %-osuus 80% 70% 60% 64% 68% 59% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 44% 33% 34% 36% 25% 27% 29% 22% 23% 20% 21% 20% 13% 13% 11% 13% 8% 6% 2% 1% 0% 0% 0% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK /2015 Yllä kaaviossa on kuvattu se osuus tilauksellisista laskuista, jotka on käsitelty täysin automaattisesti (ilman palvelukeskuksen tai kirjanpitoyksikön toimenpiteitä) Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste on kehittynyt positiiviseen suuntaan sekä järjestelmiin tehtyjen muutosten että kirjanpitoyksiköiden toimenpiteiden vuoksi Alkuvuoden 2015 tilanteessa merkittävin syy automaattisen käsittelyn epäonnistumiseen oli se, ettei vastaanottokuittausta oltu tehty Tilhassa. Toiseksi merkittävin syy oli tilauksen ja laskun summaerot. 19

20 Menojen käsittely 20

21 Menojen käsittelyn kehittäminen Keskittäminen, automatisointi, työskentelytavat Keskeistä tunnistaa talouden suunnittelun ja hankintatoimen yhteys menojen käsittelyyn: - Esim. budjetointi vaikuttaa ostolaskujen tiliöintien yksinkertaisuuteen / monimutkaisuuteen - Esim. hankintasopimuksissa määritellään laskutuksen käytännöt toimittajan kanssa Ostolaskujen tiliöinnin keskittäminen kehittää tehokkuutta sekä laatua (tiliöintien virheettömyys, laskut ajallaan maksuun) - Keskittäminen kirjanpitoyksikön sisällä tai - Keskittäminen Palkeiden lisäpalvelun avulla Ostolaskujen käsittelyn automatisointi esim. sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin avulla vaatii kirjanpitoyksikön panostusta - Toiminnallisuuksien piiriin sopivien laskujen tunnistaminen; esim. toimittajat, joilta saapuu 12 laskua vuodessa - Toimittajien kontaktointi ja opastaminen Panostus maksaa itsensä takaisin, kun työaika vapautuu laskujen käsittelystä muihin tehtäviin 21

22 Sopimuksellisen laskun käsittely Kirjanpitoyksikkö säästää tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen käytettävän työajan Sopimuksellinen lasku saapuu Rondoon Lasku kohdistuu sopimuksen maksuerään Lasku saa hyväksymistiedot sekä tiliöintitiedot sopimukselta Maksettu lasku Lasku siirtyy hyväksytyt kansioon ilman kiertoa kirjanpitoyksikössä 22

23 Sopimuskohdistuksen hyödyntäminen Sopimuskohdistuksen piiriin valikoidaan sopimukseen perustuvia toistuvia laskuja, esim. vuokrasopimukset, siivouspalvelusopimukset, sähkönsiirtosopimukset Sopimuksen tiedot tallennetaan Rondoon lähtökohtaisesti sopimuksen voimassaoloajaksi Sopimus asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä (Rondossa) Toimittaja lisää sopimusnumeron ensisijaisesti ostolaskun xmltiedostoon sopimusnumero -kenttään Sopimukselliset laskut kohdistuvat hyväksyttyyn sopimukseen ilman kiertoa kirjanpitoyksikössä 23

24 Sopimuksellisten laskujen määrän ja automaattisen käsittelyn kehittyminen Valtiokonttori seuraa kehitystä kirjanpitoyksikkötasolla /2014 1/2015 2/2015 3/ % 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sopimukselliset laskut, lkm Sopimuksellisten laskujen automaatisen käsittelyn aste, % 12/2014 1/2015 2/2015 3/2015 Sopimuksellisia laskuja kpl/kk Automaattisesti käsitellyt sopimukselliset laskut % 77 % 80 % 83 % 24

25 Laskun käsittely tiliöintikoodin avulla Kirjanpitoyksikkö säästää tiliöintiin käytettävän työajan Rondoon saapuu tiliöintikoodillinen lasku Rondo antaa laskulle tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kpy:ssä Maksettu lasku Lasku siirtyy hyväksytyt kansioon 25

26 Tiliöintikoodin hyödyntäminen Palkeissa tallennetaan kirjanpitoyksikön antamien tietojen pohjalta tiliöintimalli ja tiliöintimallin laskulle laukaiseva ehto Toimittajaa pyydetään lisäämään tiliöintikoodi ostolaskun xmltiedostoon ensisijaisesti tiliöintiviite -kenttään Lasku, jolla on tiliöintikoodi, saa laskun sisäänluvun yhteydessä tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä Samaa tiliöintikoodia ja tiliöintimallia voi käyttää usealla laskulla. Olemassa olevien tiliöintimallien hyödyntäminen (muokkaaminen automaattiseksi) on mahdollista. 26

27 Tiliöintikoodilla käsiteltyjen laskujen määrän kehittyminen Valtiokonttori seuraa kehitystä kirjanpitoyksikkötasolla 800 Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut Tammikuu Helmikuu Maaliskuu 27

28 Lisätietoja Keijo Kettunen, Heidi Jortama,