TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 1 (5) Palvelukuvaus 5036/ / PALVELUKUVAUS. Hankittavan palvelun yksilöinti

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 1 (5) PALVELUKUVAUS Hankittavan palvelun yksilöinti Espoon kaupunki (jäljempänä myös Asiakas) hankkii johdon konsultointipalveluja kolme vuotta kestävään espoolaisen johtamisen kehittämisen projektiin. Tässä dokumentissa kuvataan projektin avainkumppanilta hankittavat palvelut. Espoolaisen johtamisen kehittämisen projektin omistaa kaupunginjohtaja. Projektilla on Espoon kaupungin nimittämä sisäinen projektipäällikkö, joka raportoi kaupungin johtoryhmälle. Projektissa on tarkoitus vahvistaa vuorovaikutteista, kannustavaa johtamiskulttuuria ja sen hyötytavoitteina ovat tuottavuuden ja työhyvinvoinnin paraneminen. Projektin lähtökohtana ovat Espoon strategia eli Espoo-tarina sekä espoolaisten johtamisen arvot. Projekti toteutetaan pilottimenettelyllä. Projektin päätyttyä Espoon johtamiskulttuuri on kehittynyt selkeästi vuorovaikutteiseen suuntaan ja johtamisen jatkuvan kehittämisen menettelyt ovat uudistuneet ja monipuolistuneet. Toiminnan johtamisen ja tuottavuutta parantavia välineitä on tuotu arjen johtamiseen. Espoo johtaa itse projektia ja käyttää toteutuksessa sekä ulkoisia että sisäisiä resursseja. Ulkoisina resursseina ovat johtamisen kehittämisen konsultit sekä tutkijat. Projekti päättyy keväällä Tässä palvelukuvauksessa on kuvattu ulkoisten resurssien avainkumppanin rooli. Avainkumppaniksi valittu toimittaja toimittaa konsultointipalveluja Espoon projektin kokonaisuuden suunnitteluun ja seurantaan sekä johdon kehittämispalveluja. Avainkumppanilla on oltava valmius toimittaa palveluja johdonmukaisesti Espoolle kolmen vuoden aikana. Toimintaan nimetyillä henkilöillä tulee olla ylemmän johdon konsultin (partner) tai seniorikonsultin profiili. Avainkumppani toimittaa palvelut Espoon kaupungille tilausprosessissa määritellyllä laajuudella ja tarkkuudella. Espoon kaupunki hankkii projektin muille yksittäisille osa-alueille muita konsultointipalveluja tarpeen mukaan erikseen. Avainkumppanilla tulee olla kykyä ja valmiutta tehdä erinomaista yhteistyötä Espoon sisäisten toimijoiden sekä muiden ulkoisten toimijoiden kanssa. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana ja Espoolla on oikeus vaihtaa avainkumppania kesken projektin, mikäli palvelut eivät vastaa odotuksia. Soveltuvuus ja Avainkumppanin laatuvaatimukset Avainkumppanin palvelujen toimittajalta odotetaan tässä kappaleessa kuvattua osaamista ja valmiutta. Vaatimukset koskevat kaikkia Espoon

2 Osapuolten roolit ja vastuut TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 2 (5) kaupungin projektissa avainkumppanin konsultointipalveluja toteuttavia yksittäisiä konsultteja. Projektihallintaa tukevien tai mahdollisia avustavia tehtäviä hoitavien konsulttien kohdalla voidaan tapauskohtaisesti tarkentaa vaatimuksia tilauksen yhteydessä. Espoon kaupunki saa nähtäväkseen kaikkien konsulttien CV:t. Ydinkompetenssit: Toiminnan johtaminen Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen Kunta-alan tuntemus Organisaatiolaajuisen johtamisen kehittäminen Kapasiteetti: Resursseja tarjota Espoon kaupungille kolmen vuoden ajan tukea kokonaisuuden hallinnan konsultoinnissa, projektihallinnassa sekä n. 3-5 pilotin tarkemmassa toteutuksessa. Toimintatavat ja arvot: Erinomaiset yhteistyö- ja vuorovaikutusarvot konsultoinnissa (kuunteleminen, oppiva asenne, tutustuminen asiakkaan organisaatioon) Erinomainen kyky toimia verkostomaisesti muiden toimittajien sekä tutkijoiden kanssa yhteistyössä Espoon kaupungin ohjaamana Espoon kaupungin kompetensseja vahvistava toimintatapa Espoon kaupungin johtamisjärjestelmän tunnistaminen Espoon kaupunki johtaa projektia sekä siihen liittyvää suunnittelu- ja määrittelytyötä. Espoon kaupunki huolehtii toimittajan tarkemmasta tehtäväksiannosta tilausprosessin kautta sekä toimittaa mahdollisuuksien mukaan palvelun toteuttamiseksi tarvittuja ennakkotietoja palvelun toteuttajalle. Espoon kaupunki esittelee palvelun toimittajalle kaikki yhteyshenkilöt, joiden kautta projektia toteutetaan. Espoon kaupunki vastaa ulkoisten toimijoiden perehdytyksestä projektiin ja Espoon kaupungin toimintatapoihin.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 3 (5) Espoon kaupunki ohjaa toimittajien ja muiden ulkoisten resurssien välistä yhteistyötä. Espoon kaupunki on vastuussa projektin tavoitteiden saavuttamisesta ja kaikkien toimittajien hallinnasta. Palveluntuottaja / valittu toimittaja vastaa tilauksessa sovitun konsultointipalvelun innovatiivisesta suunnittelusta ja toteuttamisesta ja vastaa palveluun liittyvien kysymysten ja haasteiden viipymättä esille ottamisesta projektissa Palvelun tuottajan edustaja kuuluu Espoon kaupungin projektin ydintiimiin vakiojäsenenä. Toimitusaika Palveluntuottaja / valittu toimittaja tarjoaa palveluitaan sopimuksen alaisesti Espoon kaupungille alkaen 2/2014 ja jatkuen 2/2017 saakka. Toimitusaika määrittyy tarkemmin projektisuunnittelussa. Palvelut toimitetaan projektisuunnitelman ohjaamana tilausprosessin mukaisesti. Keskeisistä konsultointipalveluista ja niiden toimitusajankohdista sovitaan projektisuunnittelun tarkennuksen yhteydessä. Hinnat Huom! Tarjoaja kirjoittaa tarjoamansa hinnat tarjouspyynnön liitteelle 3, Hinnat. Hintavertailu tehdään lomakkeella 3 ilmoitetuilla hinnoilla. Hinnat esitetään muodossa Johdon konsultti x eur / päivä (päivä on kestoltaan 7,5 h) (Alv 0 %) Seniorikonsultti x eur / päivä (päivä on kestoltaan 7,5 h) (Alv 0 %) Opiskeleva/Juniorikonsultti (avustavat tehtävät) x eur / päivä (päivä on kestoltaan 7,5 h) (Alv 0 %) Tilaaminen sopimuskaudella Valittavien sopimuskumppaneiden määrä Hintaan tulee sisältyä kaikki kulut, materiaali-, laskutus- ja toimistokuluineen. Kilometrikorvauksia, matkakustannuksia ja laskutuslisiä ei korvata. Tilaukset tehdään paperisella tilauslomakkeella. Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa sopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 4 (5) Sopimusseuranta Sopimusta seurataan vähintään kerran vuodessa erillisen kokouksen kautta tai Espoon kaupungin kutsumana useammin. Raportointi Toimittaja raportoi palvelujen toteuttamisesta tilauskohtaisesti Espoon kaupungin projektipäällikölle. Ympäristö Toimittaja sitoutuu noudattamaan projektin toteutuksessa Espoon kaupungin ympäristöjohtamisen kestävän kehityksen periaatteita. Tuotekehitys Projektin aikana kehitetään uusia tarkan tason johtamisen kehittämisen välineitä ja toimintatapoja, jotka syntyvät toimittajien ja Espoon kaupungin omien voimavarojen yhteistyönä. Espoon tuotosten hyödyntämisestä muiden asiakkaiden johtamisen kehittämisessä on sovittava erikseen Espoon kaupungin kanssa. Tällaisessa jatkokehittämisessä Espoon kaupungin osuus on tuotava esille. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa kaupungin sopimuksen yhteyshenkilön tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Jos Toimittajan toiminta ei ole sopimuksen mukaista ja Toimittaja ei reklamoinnista huolimatta tee korjaavia toimenpiteitä kahden viikon aikana eikä myöskään informoi kaupunkia toimintansa korjaavista toimenpiteistä ja niiden aikatulusta, niin kaupunki ei maksa toimeksiantoa. Kaupungilla on mahdollisuus ko. tapauksissa vaihtaa Toimittaja. Laskutus Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 5 (5) Lisätietoja laskutuksesta on liitteellä 5 Espoon kaupungin laskutusohje toimittajille.