BASWARE INVOICE READY KÄYTTÖOHJE

Transkriptio

1 Page 1 of 13 BASWARE INVOICE READY KÄYTTÖOHJE Kirjaudu sähköpostiviestistä suoraan tai kirjoittamalla osoiterivi osoitehakemistoon: klikkaa Työlistaa oheisesta linkistä Käsiteltävät laskut avautuvat näytölle ja käsittelyvaihe kertoo onko lasku asiatarkastettavana (jolloin tiliöit laskun) vai hyväksyttävänä. Klikkaa ostolasku kohdasta laskulle. Asiatarkastaja tiliöi laskun alla olevan ohjeen mukaisesti. Hyväksyjä tarkastaa vielä ja hyväksyy laskun. Hyväksyjä voi myös tarvittaessa korjata tiliöintiä. Jos et käsittele laskua 3 päivän sisällä, lasku menee automaattisesti eteenpäin sijaisellesi. Tämän jälkeen lasku näkyy molemmilla ja kumpi vaan voi käsitellä laskun. Hyväksyjän sijainen voi olla ainoastaan hyväksyjä.

2 Klikkaa tiliöi kohdasta ja sen jälkeen Syötä tili-kohtaa. Page 2 of 13

3 Page 3 of 13 Oheisista selauksista pääset hakemaan kirjanpidon tilin, projektin, kustannuspaikan sekä verokoodin. Lisäksi sinun pitää valita riippuen näyttääkö/laskeeko kirjaus bruttosummasta arvonlisäveron. Alempana ohjeessa valinnat näytetty arvonlisäveroittain. Käänteisissä alv:ssa pitää valita laskuriville ei sisällä veroa. Laskuriville kirjataan bruttosumma laskusta. Tallennuksen jälkeen ohjelma laskee automaattisesti alv:n laskulle. Hakukriteereinä voi olla osa tilin nimestä tai numerosta, jolloin saat valintaruutuun kaikki hakukriteerin täyttävät tilit näkyviin. Sama haku toimii myös projekti- ja kustannuspaikkahaussa. Voit myös kirjoittaa tiedot suoraan kenttään. Selite-kenttään voit halutessasi lisätä tekstiä, joka kuvaa laskua ja sen sisältöä. Tällöin teksti näkyy myös projektiraportoinnin puolella ostolaskuvienneissä. Jos et muuta tekstiä, selite-kentässä lukee toimittajan nimi.

4 Page 4 of 13 Verokoodi on muutettava laskulle, jos se on muu kuin kotimaan alv 24 %. Tyhjennä hakukriteeri, niin saat kaikki koodit näkyviin. Tiliöinnit täytetty -> tallenna, jonka jälkeen tiliöimättä kohta nollaantuu ja tiliöinti on valmis. Tässä tiliöintimallissa verokoodi 40 = 0 % ja laskulle valintana sisältää veron.

5 Tässä tiliöintimallissa on verokoodina 41 = 24 % kotimaan alv. Debet-vienti on laskun bruttosumma, mutta tallennuksen jälkeen laskee alv:n ja tekee kirjauksen. Page 5 of 13 Rakennusalan käänteinen alv = koodi 76, valitse ennen tallennusta tiliöitävä summa-tekstin vieressä ei sisällä veroa. Tallenna. Tallennuksen jälkeen laskulle muodostuu arvonlisäveron käänteinen kirjaus ja kun tiliöimättä oleva summa on 0,00 on lasku ok. Valittu ei sisällä vero -teksti muuttuu tallennuksen jälkeen sisältää veron.

6 Page 6 of 13 EU-tavaraoston verokoodi on 69, käänteinen alv. Tässä on sama idea kuin rakennusalan käänteisen alv-laskun kirjauksessa. Tiliöitävä summa kohtaan valitaan ei sisällä veroa. Tallennuksen jälkeen alv, tiliöimättä nolla. EU-palveluostot = käänteinen vero. Koodi 79. Sama periaate toistuu kuin EU-tavaraoston kirjaamisessa.

7 Page 7 of 13 Laskulla useampi alv- %. Tiliöi ensimmäinen rivi ja laita sen osuuden bruttosumma riville, josta kyseinen alv on laskettu laskulta ja tallenna rivi. Lisää uusi rivi ja tiliöi rivi laskun toisella verokoodilla ja tallenna. First card ostolaskut/nordea rahoitus, jokainen korttiostot per henkilö yhteensä kirjataan uudessa järjestelmässä aina omana vientinään. Tasetili /hlökoodi/netto summa/alv 0%.

8 Page 8 of 13 Kun lasku on tiliöity loppuun. Paina ok. Jos sinulla on yksi lasku käsiteltävänä, paina Hyväksy Jos sinulla on useampi lasku paina Hyväksy, seuraava siirryt automaattisesti seuraavaan käsiteltävään laskuun Jos laskussa on jotain outoa tai lasku ei kuulu sinulle, voit hylätä sen, jolloin se palautuu taloushallintoon uudelleen kiertoon laitettavaksi. Lisää kommenttiin, miksi hylkäsit laskun. Paina ok ja siirry seuraavaan laskuun.

9 Page 9 of 13 Laskut voidaan myös laittaa tiedoksi toiselle/toisille. Esimerkiksi kuukausittainen Leaseplan lasku, jossa olisi periaatteessa monta hyväksyjää laitetaan jatkossa Jaana Halme/tarkastaja Sari Kankkunen/ hyväksyjä ja tiedoksi yksikönvetäjille. Näin lasku on nopeasti maksussa ja samalla menee tiedoksi niille, jotka tarvitsevat tiedon laskusta ja voivat ottaa kantaa jos tarpeen. Tiedoksi tulleita laskuja ei tarvitse kuitata. Niistä tulee tieto ja tiedoksisaaja näkee ne aina omasta arkistostaan. Myös laskun tarkastaja ja hyväksyjä voi kierron aikana lisätä laskuihin lisää käsittelijöitä. Toisen tarkastajan tai tiedoksi jollekin toiselle, jolla on oikeudet invoice readyssä. Klikkaa käsittelijät solua.

10 Käsittelijät sivulta saat + merkkiä painaessa, kaikki kustannuspaikan tarkastajat ja hyväksyjät. Oikealta näet keitä laskulla on jo käsittelijöitä. Älä lisää samoja uudelleen. Hyväksyntä, kirjanpito ja ja poista ovat harmaina. Niihin et pysty vaikuttamaan. Page 10 of 13

11 Oheisessa esimerkissä laitetaan Saila Ruuskaselle lasku tiedoksi. Valitse Saila ja klikkaa tiedoksi kenttää. Page 11 of 13

12 Page 12 of 13 Tämän jälkeen lasku menee Sailalle tiedoksi ja näkyy käsittelijöissä. Paina ok. Palatessasi laskun pääsivulle, nyt myös käsittelyketjunäkymässä näkyy lisätty käsittelyvaihe ja kommentissa millä käsittelyllä lasku on mennyt käsittelijälle.

13 Jatka tiliöinti loppuun tarvittaessa ja hyväksy lasku. Page 13 of 13