Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (41) Talous ja henkilöstö Dnro VK/44/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c :n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päivittänyt antamansa ohjeen hankinnasta maksuun -prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Kirjanpitoyksikön tulee kehittää talouden suunnittelun, hankintojen ja tilaamisen sekä menojen käsittelyn tehtävien toteutusta hyvien käytäntöjen pohjalta. Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta. Palautteen voi toimittaa osoitteeseen maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Voimaantulo Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Liite 1: Liite 2: Liite 3a, 3b ja 3c: Liitteet 4a ja 4b: Liite 5: Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Lomakepohja toimittajainformointiin (suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi) Lomakepohjat (.doc ja.xlsx) menotositteiden toimittamiseen skannauspalveluun Rondon Kierron syy -kentän hyödyntäminen Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 2 (41) Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset Ensimmäinen julkaisu Toinen päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa Kolmas päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa

3 3 (41) Sisällysluettelo 1 Yleistä Ohjeen tavoite ja sisältö Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun -prosessiin Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu Hankintojen ohjaus ja HANKO-loppuraportin kehittämispolku Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintatoimen analysointi Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Hankintojen kilpailuttaminen Sopimushallinta Sopimuksen laadinta Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot Laskutusosoite Viitetiedot Kohdistustiedot Maksuehdot Verkkolaskuvaade Paperilaskun vastaanotto Ostolaskujen skannauspalvelu Muiden menotositteiden skannauspalvelu Hakemusten skannauspalvelu Seuranta ja raportointi Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Tilha-tilaamisen organisointi Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Tuoteluettelotilaukset Catalog Managerilla Vapaatekstitilaus Käyttöomaisuusyksikön perustaminen Vastaanottomerkinnän tekeminen Tilausten seuranta ja raportointi Maksuaikakorttihankinnat... 29

4 4 (41) 6 Menojen käsittely Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Palkeiden palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Perustietojen ylläpito Toistuvien laskujen käsittely Sopimuskohdistuksen käyttö Tiliöintikoodin käyttö Tiliöintimallin käyttö Koontilaskujen käyttö Muut menotositteet Kohdistumattomien laskujen kierron syyn seuranta Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely... 41

5 5 (41) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö Ohje kuvaa hankinnasta maksuun -prosessin hyviä käytäntöjä. Ohjeen ensimmäinen versio laadittiin Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishankkeessa yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja Hansel Oy:n kanssa. Hyvien käytäntöjen kuvaamisen lähtökohtana on ollut Kieku-toimintamalli ja muiden yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttö (esim. M2 ja Tilha). Hyviä käytäntöjä sekä prosessin automatisointia tukevia toiminnallisuuksia tulee hyödyntää kirjanpitoyksiköissä mahdollisimman laajasti. Kirjanpitoyksikön pitää tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön ja mitkä vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Kuvio 1. Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa käsiteltävä prosessikokonaisuus 1.2 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat Valtiovarainministeriö on asettanut hankinnasta maksuun -prosessin valtion taloushallinnon strategiassa 1 keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä. Hankinnasta maksuun -prosessin sujuvoittamisessa kirjanpitoyksiköillä on merkittävä rooli, sillä valtaosa prosessiin sitoutuvasta työstä tehdään kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessin 1 Valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3a

6 6 (41) kehittämisessä on strategian tavoitteiden mukaisesti huomioitava mahdollisuudet palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamiseksi 2. Taloushallinnon hankinnasta maksuun -kehittämisprojektin tuotosten toimeenpano on nostettu pääministeri Juha Sipilän hallituksen strategisessa ohjelmassa yhdeksi välittömäksi sopeutustoimeksi. Toimenpiteiden tuottavuuspotentiaaliksi on arvioitu henkilötyövuotta. 3 Lisäksi hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohtana ovat valtiovarainministeriön asettamat strategiset tavoitteet. Kehittämistä ohjaa valtiovarainministeriön huhtikuussa 2016 julkaisema Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri 4. Tavoitearkkitehtuuri on laadittu osana laajempaa valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa 5. Valtion hankintojen digitalisointi edellyttää valtion hankintatoimen yhtenäistämistä: yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita. Valtion hankintojen digitalisoinnissa korostuu hankintatoimen prosessien kokonaiskehittäminen. Tähän asti tarpeesta sopimukseen ja tilauksesta maksuun prosessialueita on kehitetty eriytyneesti. Keskeinen hankintojen tehostamiskeino on valtion hankintatoimen johtamisen selkeyttäminen, konserniohjauksen terävöittäminen ja valtioyhteisen tarjoaman käytön lisääminen. Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitteena on, että: Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste kasvaa ja manuaalityö vähentyy. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva. Valtiokonttori on antanut hankinnasta maksuun -prosessin osalta ohjeita menojen käsittelystä (esim. maksuliike, laskujen välityspalvelut, maksamisratkaisun käyttöönotto). Annetut ohjeet on koottu liitteeseen 1, johon on listattu myös muuta prosessia ohjaavaa normistoa. 2 Valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3 3 Hallituksen julkaisusarja 10/2015: Ratkaisujen Suomi pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma Valtiovarainministeriön julkaisu 18/2016: Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri 5 Valtiovarainministeriön verkkosivut: Valtion hankintojen digitalisointi

7 7 (41) 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun -prosessiin Tässä luvussa tarkastellaan talouden suunnittelun ja seurannan yhtymäkohtia hankinnasta maksuun -prosessiin. Tarkastelu on tarpeen, sillä talouden suunnittelussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat oleellisesti siihen, miten hankintoja ja tilaamista toteutetaan, ja miten toiminnasta aiheutuvat menot käsitellään. Vastaavasti talouden seurannan toimintatavat vaikuttavat esimerkiksi Tilha-tilauksien ja ostolaskujen tiliöinteihin. 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Kirjanpitoyksikön talouden suunnittelun tulee perustua talousarviolakiin ja -asetukseen sekä valtiovarainministeriön antamiin talousarvion laadintaa ja soveltamista koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin ( Valtiovarainministeriön ohjeita täydentävät hallinnonalakohtaiset ohjeet. Seuraavassa tarkastellaan talouden suunnittelun kehittämistä sisäisen budjetoinnin osalta. Tarkastelu perustuu taloushallintonäkökulmaan, mutta samalla on hyvä tunnistaa kirjanpitoyksikössä käytetyt menettelyt hankintasuunnitelman laadinnassa. Valtion hankintastrategiassa ja hankintakäsikirjassa todetaan, että viraston hankintojen tulisi perustua vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan ja sen laadinta tulisi kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Kirjanpitoyksikön sisäinen budjetti ja hankintasuunnitelma ohjaavat määrärahan käyttöä ja vaikuttavat siten hankintojen toteuttamiseen, tilaamiseen ja menojen käsittelyyn. Tilha-tilaamisen ja menojen käsittelyn tehtävien järjestämisen osalta on lisäksi ratkaisevaa, miten kirjanpitoyksikön sisäisissä päätöksissä, kuten taloussäännössä, työjärjestyksessä tai hankintaohjeessa, on ratkaistu toimivalta ja tehtävien organisointi näissä asioissa. Sisäistä budjettia laadittaessa tulee tarkastella, miten budjetoinnilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin toimintatapojen kehittämiseen. Samalla kirjanpitoyksikön toimivaltapäätöksiä on tarkasteltava tästä näkökulmasta. Sisäisessä budjetoinnissa tulee tunnistaa mahdollisuuksia: keventää sisäistä budjetointia (seurantakohteiden suppeampi käyttö suunnittelussa) yksinkertaistaa tilausten ja laskujen tiliöintejä vähentää laskujen käsittelystä aiheutuvaa työmäärää keskittää laskujen käsittelyä tiliöinnin, asiatarkastamisen ja/tai hyväksymisen osalta keskittää hankintoja ja/tai tilaamista. Sisäisen budjetoinnin keventämistä tulee lähestyä varmistamalla, että suunnittelua tehdään tarpeellisella tarkkuustasolla seurantakohdemallia hyödyntäen. Käytännössä keventäminen tarkoittaa, että sisäistä budjetointia tehdään suppeammalle määrälle seurantakohteita. Tällöin määrärahoja budjetoidaan esimerkiksi harvemmille toimintayksiköille. Kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida, ettei Kiekuun määritellyn organisaatiorakenteen tarvitse ohjata sisäistä budjetointia eli budjetointia voidaan tehdä

8 8 (41) suppeammalle määrälle toimintayksiköitä. Tällöin raportoinnissa seurataan toimintojen kustannuksia (ei pelkästään toimintayksikön kustannuksia). Seuraavat esimerkit kuvaavat, miten sisäistä budjetointia voidaan keventää, ja mitkä ovat sen vaikutukset Tilha-tilaamiselle ja menojen käsittelylle. Esimerkki 1. Kirjanpitoyksikön työterveyshuollon menot on jaettu sisäisessä budjetoinnissa viidelle toimintayksikölle. Ostolaskujen käsittelyssä täytyy palveluntuottajalta saada oma lasku kullekin toimintayksikölle tai vaihtoehtoisesti koontilasku tulee tiliöidä viidelle eri yksikölle. Mikäli eri yksiköiden työterveyshuollon kuluja ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti, kiertää koontilasku käsiteltävänä viidessä toimintayksikössä. Vaihtoehtoinen tapa on budjetoida kaikki työterveyshuollon menot yhdelle toimintayksikölle. Tällöin palveluntuottajalta tarvitaan vain yksi ostolasku, joka voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (tiliöintikoodin avulla). Samalla laskun käsittely voidaan tehdä keskitetysti myös asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta (ostolaskun kierto lyhenee). Esimerkki 2. Kirjanpitoyksikön muut kuin täyttöpalvelusopimukseen sisältyvät toimistotarviketilauksien menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille. Tilauksia ja laskuja on käsitelty kaikissa yksiköissä. Suhteutettuna kokonaismenoihin tilausten yhteenlaskettu arvo ei ole merkittävä. Vaihtoehtoinen tapa on tehostaa Tilhan käyttöä ja samalla keskittää menojen budjetointi esimerkiksi hallintoyksikölle. Täyttöpalvelusopimusta täydentävät toimistotarviketilaukset voidaan tehdä keskitetysti hallintoyksikössä Tilhalla, jossa tilaukset tiliöidään vain yhdelle toimintayksikölle ja toiminnolle. Kirjanpitoyksikkö pystyy vielä vähentämään prosessiin kuluvaa aikaa ottamalla käyttöön Tilhan tilaussuunnitelman, jolloin tilausten tiliöintikerrat ja hyväksymiskierrot vähenevät. Esimerkki 3. Kirjanpitoyksikön puhelinpalveluihin liittyvät menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille ja kukin yksikkö on käsitellyt puhelinmenot omilla laskuillaan. Tiliöintikäytännöt ovat vaihdelleet yksiköissä. Vaihtoehtoinen tapa on muuttaa puhelinmenojen budjetointi siten, että menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle (hallintoyksikkö). Toimittajalta pyydetään yksi koontilasku aiempien erillisten toimintayksikkökohtaisten laskujen sijaan. Koontilasku tiliöidään yhdelle toimintayksikölle ja yhdelle toiminnolle (tiliöintikoodin avulla). Koontilasku asiatarkastetaan ja hyväksytään hallintoyksikössä. Toimintatavan muutoksella käsiteltävien laskujen määrä vähenee ja tiliöinnit yhtenäistyvät ja yksinkertaistuvat. Yleisesti talouden suunnittelussa tulisi yhtenä lähtökohtana olla se, mitä tietoa tarvitaan toiminnan johtamisessa. Talouden suunnittelussa ja seurannassa tulisi siirtyä perinteisestä kustannuspaikka-ajattelusta (toimintayksikön menojen ja tulojen seuranta) kohti toiminnan lopputulosten kustannusten seurantaa. Kirjanpitoyksikön sisäisen budjetoinnin menettelyjen uudelleen tarkastelu voi vaikuttaa positiivisesti myös määrärahan käytön seurannan ja määrärahan käytön ennustamisen sujuvuuteen ja laatuun, mikä edelleen kehittää kirjanpitoyksikön taloudenhallintaa.

9 9 (41) Sisäisen budjetoinnin keventämisessä tulee arvioida vaihtoehtoisia toimintatapoja aiheuttamisperiaatteen ja tiedon taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmista. Arvioinnissa on pyrittävä tunnistamaan aiheuttamisperiaatteen noudattamisen taso, joka on toimintaan nähden riittävä ja on saavutettavissa mielekkäällä henkilötyöpanoksella. Arviointia voi tehdä esimerkiksi suhteuttamalla tarkastelussa olevaa menoerää kokonaiskustannuksiin ja tarkastelemalla, millainen vaikutus menoerän käsittelytavan muutoksella olisi kustannuslaskentaan. Mikäli budjetoinnin ja menojen käsittelyn muutokset johtavat merkittäviin muutoksiin talouden seurannassa ja raportoinnissa, on muutosten vaikutuksia hyvä käsitellä toimintaa ohjaavan ministeriön kanssa. Sisäistä budjetointia kevennettäessä tarkoituksena on, että suppeammalle seurantakohdejoukolle kirjattavien menojen tarkempi kohdennus toteutetaan kirjanpitoyksikön sisäisen laskennan keinoin osana kustannuslaskentaa. Lähtökohtana on, ettei kaikkea taloustietoa tarvitse tuottaa kirjanpidon avulla. Kirjanpitoyksikön on budjetoinnissa, menojen käsittelyssä ja kustannuslaskennassa huomioitava mahdollisen yhteisrahoitteisen toiminnan ja maksullisen toiminnan asettamat vaateet. Samalla on kuitenkin tarkasteltava, voidaanko esim. yhteisrahoitteisen ja toimintamenorahoitteisen toiminnan osalta menetellä osin eri tavoin talouden suunnittelussa ja seurannassa. Tukitoimintojen sisäinen budjetointi kevyeksi Tukitoimintojen osalta sisäistä budjetointia suositellaan kevennettäväksi siten, että budjetointi tehdään vain yhdelle toimintayksikölle ainakin alla taulukossa 2 lueteltujen menojen osalta, ellei kirjanpitoyksiköllä ole perusteltua syytä toisenlaiselle toimintatavalle. Taulukkoon on merkitty myös todennäköisin yhteisen seurantakohdemallin mukainen tukitoiminto, jolle meno kohdennetaan, mikäli se käsitellään tukitoimintojen kustannuksena. Tarkastelussa tulee huomioida, että Kieku-toimintamallissa toimitilamenot kirjataan toimipaikkakustannuspaikoille. Meno Toimitilojen vuokrat Lämmitys, sähkö ja vesi Siivouspalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelut Toimistokalusteet Postikulut Puhelinkulut Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Työasemakustannukset Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) Kiinteistöhallinto Kiinteistöhallinto Kiinteistöhallinto Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Toimistopalvelut Toimistopalvelut Toimistopalvelut ( Perustekniikka ja käyttäjätuki) Toimistopalvelut Toimistopalvelut Perustekniikka ja käyttäjätuki Polttoaineet Muut tukitoiminnot ( Logistiikka / ydintoiminta) Työterveyspalvelut ja niihin liittyvät palautukset Virkistyspalvelut Työterveyshuolto Työhyvinvointi ja virkistystoiminta

10 10 (41) Meno Koulutuspalvelut Työsuhdematkaliput Vaatteisto Turvallisuusselvitykset Rekrytointiin liittyvät menot, kuten lehti-ilmoitukset ja soveltuvuusarvioinnit Viestintämenot kokonaan tai osittain (esim. intranet, kotisivut, painatuspalvelut) Palkeilta ostetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) Koulutus oppilaana Palvelussuhteen hallinta Muut tukitoiminnot / ydintoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Viestintä Muut taloushallinnon tehtävät, Muut henkilöstöhallinnon tehtävät, Tukitoimintojen tietojärjestelmät Taulukko 2. Tukitoimintojen kustannuksina käsiteltävien menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Arvioitaessa sisäisen budjetoinnin keventämismahdollisuuksia voidaan tarkastelun lähtökohdaksi ottaa myös se, voiko toimintayksikkö aidosti vaikuttaa menon määrään (harkinnanvaraisten menojen budjetointi substanssitoiminnan toimintayksikölle) vai määräytyykö meno muilla perusteilla (ns. pakollisten menojen budjetointi hallintoyksikölle). Ensimmäisen vaihtoehdon osalta esimerkkinä voidaan pitää joissakin tapauksissa matkustusmenoja ja toisen osalta työterveyshuoltomenoja. Myös kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan sisäistä budjetointia on mahdollista tarkastella keventämisen näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan menettelyä, jossa substanssitoiminnan budjetti keskitetään yhdelle toimintayksikölle, eikä budjettia jaeta usealle toimintayksikölle (vastuualueelle). Tällöin budjetoinnissa suunnittelu tehdään toimintojen avulla ja toimintayksiköt vastaavat ydintoiminnoille kohdistettavista kustannuksista. Kuvattu budjetointitapa yksinkertaistaa Tilha-tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä siten, että substanssiyksikön tilaukset/ostolaskut voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (toiminnot eritellään tarvittaessa eri tiliöintiriveille). Menettely yksinkertaistaa myös mm. ostolaskujen viitetietoja ja niiden ilmoittamista toimittajalle. Substanssitoiminnan budjetoinnin keventämisen esimerkkinä voidaan käyttää yhteiskäyttöisten järjestelmien lisenssimaksuja, jotka voidaan budjetoida ja tiliöidä yhdelle toimintayksikölle. Toisena esimerkkinä voidaan pitää matkustusmenojen budjetoimista aiempaa harvemmalle toimintayksikölle (jos ei koko kirjanpitoyksikkö, niin muu mielekäs kokonaisuus) kuitenkin siten, että toteumat voivat kirjautua useammalle toimintayksikölle (matkatilin ja henkilökohtaisen maksuaikakortin käytön kulujen tiliöinti M2-ohjelmassa matkalaskuina). Tässä toimintatavassa suunnittelu ja budjetointi tehdään vain kerran ja seurannassa voidaan hyödyntää toimintayksikkökohtaisia toteumia. Toimintamalli voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun matkustusmenot ovat vähäiset. Voi myös pohtia sitä, onko matkustukseen liittyviä menoja tarpeen jakaa tiliöintien kautta esim. eri projekteille.

11 11 (41) 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikkö otti käyttöön rakenteeltaan yhteisen seurantakohdemallin, joka korvasi aiemmat tilipuitteet. Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ja hierarkioita. Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- että hallinnonalatasoilla. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat tuki- ja ohjaustoiminnot, palkallisen poissaolon toiminnot, liikekirjanpidon tilit, talousarviokirjanpidon tilit, alue/kunta ja kumppani. Kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ovat toimintayksikkö, toiminto, suorite, projekti, valtuus, seurantakohde 1 ja seurantakohde 2. Seurantakohteiden käyttöön liittyvä tukimateriaali ja voimassa olevat tilikartat löytyvät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja -sivustolta. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriön tulee koordinoida hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Näin toimittaessa luodaan riittävä yhtenäisyys ja yhteisymmärrys seurantakohteiden hyödyntämisestä hallinnonalalla esim. raportoinnissa ja tulosohjauksessa. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Seurantakohteet tulisi pitää olennaisella tasolla ja yksinkertaisina. Kaikkia seurantakohteita ei pidä ottaa käyttöön, jos se ei ole tiedon tuottamisen näkökulmasta välttämätöntä. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti Palkeissa. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä hankintatoimen, talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Sisällön suunnittelussa on keskeistä tunnistaa yhdessä johdon kanssa, millaisia asiakokonaisuuksia (mitä tietoja) on tarpeen seurata ja mikä on mielekkäin seurantatapa (esim. kirjanpito, työajat, kustannuslaskenta). Samalla on arvioitava, mitkä seurantatarpeista ovat pitkäaikaisia, ja mitkä tarpeet on mahdollista täyttää kertaluonteisella raportoinnilla hyödyntäen Kiekun BI-raportointia. Kirjanpitoyksikön seurantakohteiden loogisuus ja kirjausten yksinkertaisuus vaikuttavat taloushallinnon tehtäviin sitoutuvaan työpanokseen. Lisäksi seurantakohdemallin käyttötavoilla on vaikutusta: tiliöintirivien määrään (mm. Tilha-tilaukset, osto-, kulu- ja matkalaskut) tiliöintien laatuun (vähemmän korjaustositteita kirjanpitoon) työaikakirjausten helppouteen ja laatuun (vähemmän korjauksia ajanhallintaan) sisäisen laskennan ja raportoinnin toteuttamisen sujuvuuteen ja automaation lisäämiseen valtionhallinnon yhteisen kustannusten kohdennusmallin soveltamiseen. Esimerkiksi arvioitaessa työajan kirjaamisessa käytettäviä toimintoja, on tunnistettava, ettei ole tarpeen seurata kirjanpitoyksikön kaikkia yksittäisiä tehtäviä. Mielekkäämpää on tunnistaa riittävä seurantataso ja muodostaa seuratta-

12 12 (41) via toimintokokonaisuuksia. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden ja yhtenäisyyden kannalta on myös tärkeää, ettei kirjanpitoyksiköihin muodostu liian yksityiskohtaista tai monimutkaista laskentakoodistoa. Tämän vuoksi kirjanpitoyksikön tulee käyttää valtion yhteisiä ohjaus- ja tukitoimintoja. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa lisäksi omia ohjaus- ja tukitoimintojen lisäjaotteluja yhteiseen hierarkiaan. Seurantakohteita koskevia periaatteita Jotta seurantakohteet mahdollistavat toiminnan riittävän seurannan ilman, että sen laajuus vaikeuttaa taloustiedon tuottamista ja hyödyntämistä, niin seurantakohteita käyttöönotettaessa ja käytettäessä kirjanpitoyksikössä tulee noudattaa seuraavia periaatteita: Mieluummin vähemmän kuin enemmän seurantakohteita (ainakin käyttöönoton yhteydessä). o Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. o Seurannassa hyödynnetään seurantakohdekombinaatioita. Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon (seurantakohteiden puhtaus). Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on alku ja loppu. Lisäksi seurantakohdemallin rakentamisessa on huomioitava, että: ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita, samaan toimintoon voi liittyä useampi samankaltainen suorite (suoriteryhmä), koodien määrittely tehdään alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). Seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti Kirjanpitoyksikön tarvitsemien uusien seurantakohteiden tilaaminen kuuluu taloushallintoyksikölle. Seurantakohdemallin hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että taloushallintoyksikkö voi tarvittaessa kyseenalaistaa kirjanpitoyksikön sisältä esitettyjen seurantatarpeiden toteuttamisen seurantakohteiden lisäyksillä. Seurantatarve voi olla mahdollista ratkaista esimerkiksi seurantakohdekombinaatioita hyödyntämällä tai seurantatarvetta ei ole järkevää toteuttaa kirjanpidon kautta. Seurantakohteiden käytön laajuuden säännöllinen tarkastelu Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella seurantakohteiden käytön laajuutta säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Eri seurantakohteiden tai seurantakohdekombinaatioiden kirjanpidon ja työaikojen toteuma voi tuoda esille tarpeita keventää kirjanpitoyksikön seurantakohdemallia, siirtää seurannan painopistettä tai luopua joistakin seurantakohteista. Toteumien tarkastelu tukee taloushallinnon ja johdon välistä keskustelua seurantaan kohdistuvista tarpeista.

13 13 (41) 3 Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu 3.1 Hankintojen ohjaus ja HANKO-loppuraportin kehittämispolku Valtionhallinnon hankintojen yleinen ohjaus ja kehittäminen kuuluvat valtiovarainministeriölle. Valtiovarainministeriö vastaa valtionhallinnon hankintastrategiasta päättämällä keskitetyistä yhteishankinnoista, kehittämällä hankintatapoja ja vastaamalla yleisistä hankintojen sopimusehdoista. Kukin ministeriö vastaa hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksesta. Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun tehtäviä ja menettelytapoja on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa 6, minkä lisäksi kirjanpitoyksiköissä noudatetaan oman hallinnonalan ja organisaation hankintaohjeita. Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun kehittämistoimenpiteitä on kuvattu tarkemmin helmikuussa 2016 päättyneen valtion hankintatoimen kehittämishankkeen (HANKO-hanke) loppuraportissa. 7 HANKO-hankkeen tavoitteena oli selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja koota virastojen hankintatoimen ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä sopimus- ja toimittajahallintaan malleja ja hyviä käytäntöjä, joita hyödyntämällä valtion virastojen ja laitosten hankintatoimea voidaan kehittää, hankintatoimen prosesseja tehostaa sekä tukea hankintaosaamisen kehittämistä. HANKO-loppuraportissa esiteltyjen kehittämisalueiden toimenpide-ehdotuksista syntyy virastojen hankintatoimen kehityspolku ja siihen työkalut, joita voidaan hyödyntää virastojen ja laitosten sekä muiden hankintayksiköiden hankintatoimen kehittämisessä. Seuraavassa kuvassa on esitetty tiivistettynä hankintatoimen kehittämistoimenpiteet: 6 Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010: Valtion hankintakäsikirja 7 Valtiovarainministeriön julkaisuja 6/2016: Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehittämisehdotus

14 14 (41) Hankintatoimen vastuuhenkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon/hankintayksikköön ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät Hankintatoimen nykytilan analysointi Hankintayksikön organisaatiota, työnjakoa ja toimintamalleja on tarkistettava nykytilaanalyysin tulosten perusteella Virastojen hankintamäärärahojen kvartaaliseuranta sekä muiden hankintatoimen tunnuslukujen ja mittareiden hyödyntäminen Hankintojen kategoriamalli ja hankintojen ohjaaminen kategoriakohtaisesti Hankintasuunnitelman laatiminen viraston merkittävistä hankinnoista sekä suunnitelman toteuman seuranta Hankintojen ajantasainen seuranta sopimusrekisterissä tai sopimushallintajärjestelmäs sä Sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä tulee kehittää Hanko-hankkeen ohjeistuksen mukaisesti Hankintaosaamisen tason selvittäminen ja osaamisen kehittämistoimet otetaan osaksi kehityskeskusteluita Hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistuminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti 3.2 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintojen suunnittelu ja valmistelu sisältää hankintamäärärahojen vuosisuunnittelun, kilpailutuskalenterin suunnittelun sekä yksittäisten hankintojen suunnittelun ja valmistelun. Hankintojen suunnittelussa on keskeistä ensin kartoittaa ja kerätä viraston eri yksiköiden hankintatarpeet, priorisoida ne kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella tärkeysjärjestykseen ja muodostaa sitten niiden perusteella viraston hankintasuunnitelma. Kun hankintasuunnitelmaa laaditaan ja päätetään mihin kohteisiin hankintoihin myönnettyjä määrärahoja käytetään, otetaan huomioon myös voimassa olevista sopimuksista aiheutuvat pakolliset menot. Hankintasuunnitelma täydennetään kilpailutuskalenteriksi ajoittamalla tulevat kilpailutukset tasaisesti koko vuodelle. Hankintojen suunnittelulla on myös yhteys kohdassa 2.1. käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin kehittämiseen siten, että hankintasuunnitelma perustuu sisäisessä budjetoinnissa yksiköihin jaettuihin määrärahoihin ja sisäisen budjetoinnin kehittämisessä esitetyt keskittämisen näkökulmat tukevat myös hankintojen suunnittelua ja toteutusta. Seuraavassa on tarkasteltu hankintatoimen analysointia ja hankintojen kategorisointia, joilla voidaan tukea hankintojen suunnittelua.

15 15 (41) 3.3 Hankintatoimen analysointi Osana hankintojen suunnittelua ja Tilhan käytön laajentamista kirjanpitoyksiöitä suositellaan tekemään analyysia hankintatoimesta tarkastelemalla eri hankintaluokkien painoarvoa, toimittajien määrää hankintaluokittain ja laskujen määrää toimittajittain. Kieku-toimintamallissa analyysiin tarvittavat tiedot on saatavilla BI-raportoinnin avulla. Tietoja on hyvä tarkastella hyödyntäen esim. LKP-tilien rajausta, jotta käsiteltävien tietojen määrä ei kerralla kasva liian suureksi. Kiekun BI-raporttia ajettaessa (esim. seuranta- ja vertailuraportti suppea) valitaan ensin tarkasteltava ajanjakso ja toimintayksiköt. Avautuvalla raportilla valitaan halutut suodatukset, kuten TAKP- ja LKP-tilit. Seuraavaksi raportille lisätään toimittaja-tieto. Ostolaskujen lukumäärä toimittajittain saadaan näkyviin siirtymällä liikekirjanpidon rivit -tasolle ja valitsemalla avautuvassa uudessa ikkunassa raportille ensin toimittaja-tieto ja suodattamalla tositelaji-tiedosta näkyviin Rondo ostolaskut. Tietojen lajitteluperusteita on helppo muuttaa BI-raportilla, minkä jälkeen tiedot voi siirtää excel-taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten. Seuraavassa taulukossa on esitetty esimerkki BI-raportilta poimittavista tiedoista. LKP LKP Nimi Toimittajia (kpl) Laskuja (kpl) Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koulutuspalvelut Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Taulukko 3. Esimerkki hankintojen analysoinnista Kiekun BI-raportoinnin tietoihin pohjautuen Tarkastelun avulla kirjanpitoyksikkö voi tunnistaa euromäärältään suurimmat hankintaluokat, euromäärältään suurimmat toimittajat ja ostolaskuja lähettävien toimittajien määrän hankintaluokittain. Tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa avaintoimittajat sekä erilaisia hankintatoimen kehitystarpeita, kuten hankintojen keskittämisen tarve jossakin hankintaluokassa (UNSPSCluokittelu). Tarkastelu tuo tärkeää tietoa myös menojen käsittelyn kehittämisen tueksi, sillä sen avulla on mahdollista tunnistaa esimerkiksi eniten laskuja lähettävät toimittajat. Analyysissa yhden toimittajan lähettämää laskumäärää voi suhteuttaa toimittajan euromääräiseen painoarvoon. Tarkastelun tietoja voidaan hyödyntää sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotossa menojen käsittelyn kehittämiseksi (ks. kohta 6.4.1). Edellä kuvattua Kieku BI-raportointiin perustuvaa analysointia voi täydentää vertaamalla sen tietoja Tilhan raportoinnin tietoihin, jolloin on saatavissa kuva mm. Tilhan käytön laajuudesta hankintaluokittain ja toimittajittain. Tilhassa on käyttöönotettavissa Analytics-raportit. Käytettävissä olevat raportit on kuvattu kohdassa Edellä esitettyyn kirjanpidon tietoihin kirjanpitoyksikkö voi analyysissään yhdistää tietoja Tilhasta esim. ostot lkp-tileittäin raportilta, minkä jälkeen on mahdollista analysoida Tilha-tilauksien osuutta kaikista tarkasteltavan LKP-tilin hankinnoista ja verrata Tilha-toimittajien ja kaikkien toimittajien lukumääriä.

16 16 (41) 3.4 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Kirjanpitoyksiköiden hankintojen tekemisen ja tilaamisen tapoja on hyvä tarkastella hankintaluokittain. Tarkastelussa voidaan tunnistaa hankintaluokittain mahdollisuudet Hanselin puitesopimusten, maksuaikakorttihankintojen ja Tilha-tilaamiseen hyödyntämiseen. Samalla hankintaluokittain on arvioitavissa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytön hyödyntäminen menojen käsittelyssä (ks. kohta ) Valtiokonttori on laatinut kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi taulukon, johon on koottu suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (liite 2). Taulukossa hankintojen luokittelu pohjautuu unspsc-luokitukseen, joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Taulukkoon on merkitty hankintaluokkien kohdalle mahdollinen Hanselin puitesopimus sekä suositus siitä, tulisiko kirjanpitoyksikön hankintaluokkaan kuuluvat ostot tehdä Tilhalla. Taulukkoon on merkitty myös ne hankintaluokat, joiden kohdalla laskujen käsittely sopimuskohdistuksella on todennäköistä. Lisäksi taulukkoon on merkitty suositukset maksuaikakorttihankinnoista ja tiliöintikoodin käytöstä. Tarkoituksena on, että kirjanpitoyksikkö kehittäisi hankintatoimeaan tehostamalla ja automatisoimalla laskujen käsittelyään liitteessä 2 esitettyjen suositusten mukaisesti. Keskeistä on, että kirjanpitoyksikkö tunnistaa hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen laskujen käsittelyyn (kuvio 2). Tarkoituksenmukaisella hankinta- ja tilaustavalla voidaan vaikuttaa siihen, miten paljon ja minkälaisia ostolaskuja tulee käsiteltäväksi, ja miten laskujen käsittelyä voidaan automatisoida. Ostolaskujen eri käsittelytapoja on kuvattu luvussa 6. Kuvio 2. Hankinta-/tilaustavan vaikutus laskujen käsittelyyn

17 17 (41) 3.5 Hankintojen kilpailuttaminen 4 Sopimushallinta 4.1 Sopimuksen laadinta Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot Hankintojen kilpailuttamista käsitellään tässä ohjeessa vain lyhyesti, lähinnä menojen käsittelyn näkökulmasta. Tilaamisen, menojen ja ostolaskujen käsittelyn näkökulmasta on keskeistä, että kilpailutettaessa ja sopimusta laadittaessa huomioidaan luvussa 4 esitetyt asiat. Hankintamenettelyn näkökulmasta hankintojen kilpailuttamista on ohjeistettu Valtion hankintakäsikirjassa 8 ja kirjanpitoyksikön omissa hankintaohjeissa. Lisäksi kilpailuttamiseen liittyvää tietoa on saatavilla työ- ja elinkeinoministeriön kotisivuilla sekä valtiovarainministeriön valtion hankintatoimea koskevista julkaisuista. Virastoilla tulee olla ajantasainen sopimusten seuranta sopimushallintajärjestelmässä tai sopimusrekisterissä (esim. excel). Ylläpidettävistä sopimustiedoista tulee käydä ilmi myös laskutukseen liittyvät sopimusehdot (kuten tiliöintikoodi ja sopimuskohdistusnumero) ja toimittajatiedot. Tässä luvussa käsitellään menojen käsittelyyn ja toimittajan laskutusprosessiin liittyviä asioita, jotka tulee huomioida sopimusehtoja laadittaessa. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksen yksityiskohdista, maksuehdoista ja myös Tilhan käytöstä sekä tuoteluetteloiden toimittamisesta ja ylläpidosta riittävällä tarkkuudella. Laskutusehdoista sovittaessa on keskeistä sopia myös laskulle tarvittavista tiedoista, kuten tiliöintikoodista ja tilaus- tai sopimusnumerosta. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tulee varmistaa, että tavaroiden tai palveluiden toimittaja on maksanut veronsa ja hoitanut työnantajavelvoitteensa. Kirjanpitoyksikön tulee työn tilausvaiheessa selvittää YEL -vakuutuksen voimassaolo ja pyytää toimittajaa liittämään todistus ostolaskun liitteeksi. 9 Työkorvaukset tulee vakuuttaa, jos palvelun toimittajalla ei ole toimintaansa varten YEL-vakuutusta. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kyseessä on yksityinen elinkeinon harjoittaja (esim. toiminimi), niin maksetusta työansiosta tilitetään työnantajan eläkemaksut valtion eläkelain (1295/2006) mukaisesti ja ilmoitetaan työansio Kevan rekisteriin. Seuraavassa on tarkasteltu erikseen laskutus-, viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden merkitystä, verkkolaskutuksen hyödyntämistä, maksuehtoja ja koontilaskujen käyttöä. Mikäli lasku ei vastaa sopimuksen tai tilauksen ehtoja, tulee kirjanpitoyksikön palauttaa lasku toimittajalle ja veloittaa palautuksesta aiheutuvat kustannukset toimittajalta. Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa oikeat laskutus-, viite- ja kohdistustiedot ovat ratkaisevan tärkeitä. Ne ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät myös manuaalisesti käsiteltävien laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus-, viite- ja kohdistustietojen saaminen laskuille sopimuskauden aikana edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. 8 Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010: Valtion hankintakäsikirja 9 Ks. tarkemmin Kevan yleiskirje 2/2013: Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat toimeksiantosopimukset

18 18 (41) Laskutusosoite Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen sopiminen tulee sisällyttää osaksi kirjanpitoyksikön kaikkia kilpailutuksia ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaa. Menojen käsittelyn automatisoinnin näkökulmasta lasku-, viite- ja kohdistustiedot tulee huomioida niin pienhankintoja tehtäessä kuin hankintalain kynnysarvot ylittävissä kilpailutuksissa. Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen ilmoittamiseen vaikuttaa myös se, mitä tilaustapaa on käytetty (vrt. kohta 3.2). Tilauksellisten laskujen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä. Esimerkkeinä voidaan mainita se, ettei laskutuslisiä hyväksytä, tuntiveloituksissa käytetään kiinteää hintaa ja laskutusrytmi on tiedossa (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely. Kun kirjanpitoyksiköllä on kattava kuva siitä, millaisista ja keiden toimittajien laskuista ostolaskuvolyymi koostuu, on laskuissa käytettävien laskutus-, viiteja kohdistustietojen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen helpompaa. Tärkeää on varmistaa, että tilauksellisissa ja toistuvissa laskuissa sekä esimerkiksi laskumäärältään suurimpien toimittajien laskuissa on tarvittavat tiedot oikein. Keskitetty hankinta- ja talousosaaminen Laskutus-, viite- ja sopimustietojen sopimiseen vaikuttaa se, onko kirjanpitoyksikössä hankintatoimen ja taloushallinnon osaamista keskitetty. Keskitetyssä mallissa on helpompaa varmistaa tarvittava osaaminen laskutus-, kohdistus- ja viitetietojen sopimisessa jo kilpailutuksesta ja sopimuksen laatimisesta alkaen. Ostolaskujen puutteelliset tiedot aiheuttavat ylimääräistä työtä ja tehottomuutta laskujen käsittelyssä. Viitetietojen yksinkertaisuuden ja helppouden näkökulmasta on myös merkitystä sillä, onko kirjanpitoyksikössä tehty sisäisen budjetoinnin keventämistä siten, että menoja voidaan kirjata suppeammalle joukolle seurantakohteita (vrt. kohta 2.1). Sovittujen laskutusehtojen sekä viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden valvontaa ja tarvittavaa korjaamista tukee toimintamalli, jossa ostolaskujen käsittely on keskitetty tiliöintien tekemisen osalta ja tiliöintien tekijät on ohjeistettu tarkkailemaan myös esim. maksuehtoja. Hyvä käytäntö on pyytää laskujen käsittelijöitä ilmoittamaan hankintavastaavalle, jos laskun mukana tulevassa liitteessä ilmoitetaan yksipuolisesti hinnankorottamisesta tai muusta seikasta, jolla on vaikutusta menojen käsittelyn automatisointiin. Ostolaskujen keskitetty tiliöinti ei sulje pois sitä, että laskuja asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä hajautetusti. Kirjanpitoyksikön pitää pyrkiä siihen, että menojen tiliöintiä keskitetään mahdollisimman paljon taloushallinnon ammattilaisille joko Palkeisiin tai kirjanpitoyksikön taloushallintoon. Liitteenä 3a on lomake toimittajainformointiin koskien verkkolaskun, tilausnumeron, sopimuskoodin ja tiliöintikoodin käyttöä. Kirjanpitoyksikön tulee täyttää lomakkeelle omat yhteystiedot, josta toimittajat voivat kysyä lisätietoja. Liitteenä 3b on vastaava lomake ruotsinkielisenä ja liitteenä 3c englanninkielisenä. Laskutusosoitteeksi annetaan aina verkkolaskuosoite, ellei toimittaja täytä ohjeen kohdassa olevaa poikkeuslupaa paperilaskun lähettämisestä

19 19 (41) OpusCapitan skannauspalvelun kautta. Laskutustiedoksi ei saa antaa viraston omaa postiosoitetta. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia, että myös satunnaishankinnoissa, joissa maksuaikakortin käyttö ei ole mahdollista, annetaan toimittajalle verkkolaskuosoite Viitetiedot Kohdistustiedot Viitetietojen osalta kirjanpitoyksikön tulee pyytää laskulle vastaanottavan organisaation nimi ja riittävät yhteyshenkilötiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi tilanteissa, joissa lasku ei kohdistu automaattisesti tilaus- tai sopimusnumeroon. Viitetietoja tarvitaan myös laskuilla, joilla on käytössä tiliöintikoodi tai työmaatieto ja lasku reititetään Palkeista kirjanpitoyksikköön hyväksyttäväksi. Kohdistustiedoilla tarkoitetaan tilausnumeron, sopimusnumeron, tiliöintikoodin tai työmaatiedon välittymistä laskulla. Näille tiedoille on verkkolaskun XML:ssä omat tietokentät. Tilaus- ja sopimusnumeron perusteella voidaan lasku kohdistaa automaattisesti Rondossa. Tiliöintikoodin avulla lasku saa automaattisen tiliöinnin Rondossa olevan tiliöintimallin mukaisesti. Työmaatietoa käytetään Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvista laskuista. Kohdistustiedoissa käytettävät tietokentät ovat seuraavat (Finvoice-formaatti): Sopimusnumero: AgreementIdentifier (laskutasoinen) Tilausnumero: OrderIdentifier (laskutasoinen) Tiliöintikoodi: AccountDimensionText (laskutasoinen) Työmaatieto/-avain: BuyerReferenceIdentifier tai DeliverySiteCode (laskutasoinen) Mikäli sopimusnumeron, tilausnumeron tai tiliöintikoodin osalta toimittajan laskutusjärjestelmästä ei löydy oikeaa tietokenttää, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä, joka on Finvoicessa kenttä BuyerReferenceIdentifier. Kohdistustiedossa käytettävä tietokenttä tulee ilmoittaa laskuttajalle, jonka tulee varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajalta oikean tietokentän käyttö laskun tekemisen yhteydessä. Mikäli kohdistustieto ei tule oikeassa tietokentässä, ei lasku kohdistu automaattisesti Rondossa. Jos kohdistustieto tulee vain laskun visuaalisella kuvalla, mutta ei laskun XML:ssä, ei lasku kohdistu Rondossa, koska tieto haetaan laskun XML:stä. Osalla valtion toimittajista on vielä rajalliset mahdollisuudet toimittaa kohdistustieto laskun XML:ssä oikeassa tietokentässä. Tämän johdosta OpusCapita tarjoaa kirjanpitoyksiköille lisäpalvelua, jossa väärissä tietokentissä olevat kohdistustiedot kopioidaan laskujen XML:ssä oikeisiin tietokenttiin. Valtiokonttori on maksanut palvelun käyttöönoton ja kirjanpitoyksikkö maksaa ns. transaktiokulun jokaisesta kopioidusta tiedosta pois lukien ostajan viite/viitteenne -kentästä kopioidut tiedot. Lisäpalvelu on käytössä suurimmalla osalla kirjanpitoyksiköistä.

20 20 (41) Ostolaskun tiedot vaikuttavat sekä kirjanpitoyksikön että Palkeiden tehtäviin menojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavasti: Oikea verkkolaskutusosoite vaikuttaa siihen, että lasku saadaan käsittelyyn mahdollisimman nopeasti sen lähettämisen jälkeen. Oikean sisältöinen tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintikoodi oikeassa laskun XML-tietokentässä laukaisevat automatisoidun laskun käsittelyn. o Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytöstä on kerrottu tarkemmin kohdassa 6.4. Toistuvien laskujen käsittely. Laskun viitetiedot (esim. organisaatioyksikkö, henkilö) nopeuttavat laskun reitittämistä seuraavalle käsittelijälle. Laskun viitetiedot nopeuttavat tiliöinnin tekemistä (esim. tiliöintimallit) Maksuehdot Verkkolaskuvaade Kirjanpitoyksikön tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa, sopimuksissa ja tilauksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta. Maksuehto perustuu valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa 10. Kirjanpitoyksikön ei tule ilman perusteltua syytä hyväksyä 21 päivää lyhyempää maksuehtoa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on voimassa sopimuksia, joissa on tätä lyhyempi maksuehto, tulee toimittajan kanssa neuvotella maksuehdon muuttamisesta. Maksuehdot on tarkistettava vähintään uusia sopimuksia laadittaessa. 21 päivän maksuehdolla voidaan vaikuttaa viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuviin kustannuksiin ja varmistetaan riittävä aika ostolaskujen käsittelyyn ja maksuunpanoon. Maksujen tulee olla reskontrassa kaksi päivää ennen eräpäivää. Eräpäivä tulee kirjata tositteille niin, että eräpäivää voidaan noudattaa. Mikäli tämä aiheuttaa merkittäviä muutoksia kirjanpitoyksiköiden substanssijärjestelmiin, tulee olla yhteydessä Valtiokonttoriin. Palkeet sopii menettelyistä eräpäivän kirjaamiseksi kirjanpitoyksiköiden kanssa. Valtiokonttori on ohjeistanut, että kirjanpitoyksiköiden tulee vastaanottaa vain verkkolaskuja (ks. liite 1). Poikkeustilanteessa toimittajalle voi antaa luvan lähettää paperilasku skannauspalvelun kautta. Poikkeuslupamenettelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa Ostolaskujen skannauspalvelu. Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen vastaanottoprosentti vuoteen 2017 mennessä on 95 prosenttia. Kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa verkkolaskujen määrän kasvattamiseksi. Hansel Oy on huomioinut verkkolaskuvaateen kilpailutuksissa. Kirjanpitoyksikön on huomioitava verkkolaskuvaade myös omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan 10 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot: JYSE 2014 Palvelut ja JYSE 2014 Tavarat

21 21 (41) Paperilaskun vastaanotto Ostolaskujen skannauspalvelu liittyvästä laskutuksesta. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä sopimuksia, joissa ei ole sovittu verkkolaskuvaateesta. Mikäli toimittajalla ei ole laskutusjärjestelmää, jonka kautta voi lähettää verkkolaskuja, pitää toimittaja ohjata käyttämään Postin Verkostopalvelua tai Baswaren laskutusportaalia verkkolaskun lähettämiseen. Toimittaja voi lähettää kummankin palvelun kautta verkkolaskuja valtiolle maksutta. Postin Verkostopalvelu on selainpohjainen ratkaisu, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi. Sivustolta löytyvät kirjautumislinkki sekä palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot. Verkostopalvelun käyttö edellyttää, että toimittajalla on y-tunnus. Verkostopalvelun kautta toimittaja voi lähettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Baswaren laskutusportaali on myös selainpohjainen ratkaisu verkkolaskun lähetykseen. Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin verkkolaskutussivustolta. Laskutusportaalissa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutussivuston englanninkielinen versio ( Mikäli toimittaja haluaa lähettää laskun PDF-muodossa sähköpostin liitteenä, tulee toimittajaa informoida siitä, että valtio ei vastaanota sähköpostilla tulevia laskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku (JHS ). Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisen yhteydessä on käynyt ilmi, että kirjanpitoyksiköt ottavat edelleen vastaan paperilaskuja suoraan kirjanpitoyksikköön ja skannaavat laskut itse Rondoon tai lähettävät Palkeille skannattavaksi. Salaisia laskuja lukuun ottamatta kirjanpitoyksikön tulee palauttaa paperilaskut maksamattomina toimittajille. Palautuksen ulkopuolelle jäävät maksukehotukset. Kirjanpitoyksikkö voi ottaa vastaan OpusCapitan skannauspalvelun kautta paperimuodossa lähetettyjä laskuja vain poikkeustapauksissa: Laskuttajalla ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yksityishenkilö) ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin laskuttaja ei voi ottaa käyttöön Baswaren Supplier portalia tai Postin verkostopalvelua. Huom. Yksityishenkilö voi rekisteröityä Baswaren Supplier portaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksityishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen. Kyseessä on ulkomainen yritys/laskuttaja, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää Baswaren Supplier portalia (kyseisessä maassa verkkolaskukäsite on vieras tai internet-yhteydet eivät toimi luotettavasti). 11 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa

22 22 (41) Skannauspalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää arvonlisäverolain mukaiset vaatimukset sekä muut tarvittavat, toimittajan tunnistamiseen Rondossa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (mm. teksti Lasku, laskuttajan ja laskun vastaanottajan y-tunnus, alv-erittely, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Skannauspalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla. Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Käsikirja on saatavilla Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetista Muiden menotositteiden skannauspalvelu Muille menotositteille on avattu kirjanpitoyksikkökohtaiset PL-osoitteet. Ostolaskujen skannauspalveluun ei saa enää toimittaa skannattavaksi muita menotositteita. Aineiston toimittamisessa postilokero-osoitteeseen voidaan käyttää valmiita lomakepohjia (liitteet 4a ja 4b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka mahdollistavat tositteiden automatisoidun käsittelyn skannauspalvelussa. Skannauspalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokero-osoite muodossa: Virasto XXX PL XX XXXXX Laskut Muille menotositteille tarkoitettuun postilokero-osoitteeseen lähetettävä kirjekuori voi sisältää useita menotositteita liitteineen, jos aineiston toimittamisessa on käytetty valmiita lomakepohjia. Lomakepohjan avulla skannauksessa voidaan erotella menotositteet toisistaan. Muita menotositteita voi toimittaa skannauspalveluun myös ilman valmiita lomakepohjia. Tällöin kirjekuoreen voi laittaa vain yhden menotositteen liitteineen. Mikäli aineistojen mukana välitetään liitteitä, tulee niiden olla A4-kokoisia. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteella. Skannaukseen tuleva kirjekuori avataan skannausprosessin alussa ja menotositteella oleva postilokero-osoite ohjaa skannattavan aineiston skannausprosessin aikana oikealle kirjanpitoyksikölle. Kirjanpitoyksikkökohtaiset muiden menotositteiden postilokero-osoitteet ovat saatavilla osoitteesta Sivusto vaatii kirjautumisen, johon tarvittavat tunnukset saa sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Skannauspalvelun sijasta voi muiden menotositteiden tiedot lähettää Palkeisiin monisaaja-exceliä hyödyntäen. Monisaaja-excelin hyödyntäminen on kuvattu kohdassa

23 23 (41) Hakemusten skannauspalvelu Seuranta ja raportointi Joillakin kirjanpitoyksiköillä voi olla käytössä substanssijärjestelmiä, joista tuotetaan menotositteiden tiedot liittymällä Rondoon sisäänluettavaksi tai Palkeille skannattavaksi. Ostolaskujen ja muiden menotositteiden skannauksen lisäksi kirjanpitoyksilöllä voi olla käytössä hakemusten skannauspalvelu. Hakemusten skannaukseen toimitettavilla aineistoilla käytetään niihin erikseen määriteltyjä postilokero-osoitteita ja hakemuspohjia. Hakemusten skannauspalveluun ei voi lähettää ostolaskuja tai muita menotositteita. Valtiokonttori julkaisee hankinnasta maksuun -prosessin mittareiden seurantaa ja verkkolaskutukseen liittyvää raportointia: Valtiokonttorin Prosessiohjaus -sivustolla julkaistaan menojen käsittelyn mittaritiedot. Kirjanpitoyksikkö voi hyödyntää mittaritietoja mm. arvioidessaan ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Tunnukset sivustolle saa osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Valtiokonttorin kotisivuilla on kuukausittainen verkkolaskutilasto (ppt) hallinnonala- ja kirjanpitoyksikkötasolla sekä valtiotasoinen palveluraportti (pdf) verkkolaskun kehityksestä vuodesta 2011 raportointi hetkeen. Tunnukset sivuille saa osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi. Maksuliikkeen ekstranetissa (Laskujenvälitys > Seurantaraportointi) on OC:n tuottama kuukausitilasto hallinnonala-, kirjanpitoyksikkö- ja laskutusjärjestelmätasolla kuukauden aikana vastaanotetuista laskuista (verkkolaskut, skannauspalvelu/ostolaskut, skannauspalvelu/muut menotositteet). Raportilla on nähtävissä myös laskujenvälityksestä aiheutuneet transaktiokulut. Raportti on turvaluokiteltu suojaustasolle IV. Raportoinnin kautta selviää muun muassa se, mitkä kirjanpitoyksiköt ovat saavuttaneet valtiolle asetetun verkkolaskutavoitteen ja mitkä ovat jääneet sen alapuolelle. Tilaston seuranta ja toimenpiteet Kirjanpitoyksikön tulee seurata tilaston avulla omaa kehitystään ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin verkkolaskujen osuuden kasvattamiseksi. Hyvä käytäntö on seurata Rondon arkistohaun avulla (ohje haun käyttämisestä), mitkä toimittajat ovat lähettäneet laskuja skannauspalveluun. Toimittajien informoinnissa verkkolaskun lähettämiseen voi hyödyntää liitettä 3. Siihen käy myös Valtiokonttorin antaman ohjeen Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi (VK 66/03/2012) Liite 2 ja Liite 3. 5 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Tilha-tilaustenhallintapalvelun käyttö tulee nähdä osana kirjanpitoyksikön koko hankintatoimen kehittämistä. Tilha tukee prosessien laadun, yhtenäisten käytäntöjen ja osaamisen kehittämistä sekä automatisoi laskujen käsittelyä. Tilhan käyttö ja sen kehittäminen edellyttää vanhojen toimintatapojen tarkastelua ja muuttamista.

24 24 (41) Tilha-tilaamisen organisointi Tilhan käytön keskeisenä etuna hankintatoimen kehittämisessä on tilausten siirtyminen sähköiseen muotoon ja tilaustietojen tallentuminen järjestelmään, josta ne ovat helposti saatavilla ja raportoitavissa. Lisäksi etuna on määrärahan seurannan kannalta menon hyväksyminen ennen hankinnan tekemistä. Raportointiin on myös käytettävissä erillinen Analytics-työkalu, jota voidaan hyödyntää tarkemman spendianalyysin tekemiseen ja ostojen seurantaan. Tilha-tilaaminen voidaan toteuttaa kirjanpitoyksikössä keskitettynä tai hajautettuna mallina tai näiden yhdistelmänä. Keskitetyssä mallissa hankintaehdotukset tehdään hankintavastaavien toimesta. Hajautetussa toimintamallissa kirjanpitoyksikössä kaikki voivat käyttää Tilhaa hankintaehdotusten tekemiseen. Hyvänä käytäntönä ja suosituksena pidetään keskitettyä mallia. Tilha-tilaamisen organisoinnissa on tärkeää huolehtia hankintatoimen ja taloushallinnon vuoropuhelusta. Hankintatoimen vastuulla on tilaamisen lisäksi varmistaa, että toimittajan kanssa sovitaan maksuehdoista ja laskutustiedoista yhtenäisellä tavalla. Taloushallinnon vastuulla on hankintatoimen informointi sopimuskauden aikana ilmenevistä ongelmista toimittajan kanssa, joita voivat olla esimerkiksi sovitun maksuehdon vastaiset laskut tai viitetietojen puuttuminen. Näin hankintatoimen on mahdollista huomioida ne tulevissa sopimusneuvotteluissa tai kilpailutuksissa. Hankintatoimea voi organisoida keskitetysti myös alueittain, mikäli kirjanpitoyksiön toiminta-alue on laaja ja hankintojen luonne edellyttää sitä. Seuraavassa on kuvattu ensin keskitettyä toimintamallia ja sen jälkeen on lyhyesti kuvattu hajautettua mallia. Tilhan käytön keskitetty malli Tilhan käytön keskitetyssä mallissa kirjanpitoyksiköissä on rajattu Tilha-käyttäjien määrää. Tilaamistarve ilmoitetaan sovitulla menettelyllä hankintavastaavalle, joka tekee hankintaehdotuksen Tilhaan. Hankintavastaava hoitaa myös tiliöinnin ja siirtää ehdotuksen suoraan ratkaisijalle käsiteltäväksi (ei erillisenä vaiheena tiliöintien tarkastusta). Tässä mallissa hankintavastaava vastaa myös vastaanottokuittauksen tekemisestä Tilhaan. Keskitetty käyttö voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavalla organisoinnilla: Hankintaryhmä/-yksikkö ohjeistaa ja koordinoi organisaation hankintoja ja tilaamista. Hankintaryhmä/-yksikkö toteuttaa/osallistuu kilpailutuksiin sovitulla laajuudella. Hankintaryhmä/-yksikkö vastaa keskitetysti osasta hankinnoista ja tilauksista, esim. tukitoimintoihin liittyvät hankinnat/tilaukset. Ydintoiminnan toimintayksiköt vastaavat osasta hankintoja/tilauksia ja hankintaryhmän lisäksi nimettyjä hankintavastaavia voi olla ydintoiminnan yksiköissä. Hankintaryhmä laatii heidän käyttöönsä tilaussuunnitelmia ja opastaa Tilhan käyttöä.

25 25 (41) Keskitetyn toimintamallin edut: Se parantaa osaamisen hallintaa niin hankintaosaamisen, Tilha-osaamisen kuin tiliöinteihin tarvittavan osaamisen näkökulmasta. Se tarjoaa paremmat mahdollisuudet: o tilauksien hallintaan (esim. tilaustarpeiden arviointi, tilausten yhdistäminen) o toimittajakentän ja tuote-/palveluvalikoiman tuntemiseen o sopimusten hallintaan ja seurantaan sekä o hankintojen seurannan keskittämiseen (ml. toimittajaseuranta, reklamaatiot) Tilhan käytön hajautettu malli Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Hajautettua toimintamallia on toteutettu kirjanpitoyksiköissä siten, että kaikki virkamiehet voivat tehdä hankintaehdotuksia tietyissä tuote- ja palveluryhmissä. Esimerkkeinä näistä ovat työtehtäviin liittyvät tarvikkeet. Jos hankintaehdotuksen tekeminen toteutetaan hajautetusti, on hyväksi käytännöksi todettu, että hankintaehdotus lähetetään tarkastettavaksi esimerkiksi keskitetylle ostotiimille sisällön ja tiliöinnin osalta ennen hyväksyntää. Hajautetussa mallissa tulee varmistaa, että hankintaehdotuksen laatija tekee vastaanottokuittausmerkinnän Tilhassa. Tilhassa voidaan hyödyntää tilaussuunnitelmaa, jota käytettäessä hyväksytyn suunnitelman kautta tehtäviä tilauksia ei tarvitse uudelleen hyväksyä. Tilaussuunnitelman käyttö nopeuttaa tilausprosessia myös siten, että tilauksen tiliöinnit siirtyvät automaattisesti suunnitelmasta tilaukselle ja tilaus saadaan nopeasti toimittajalle. Tilaussuunnitelman käyttö luo edellytyksiä seurannalle tilaussuunnitelman budjetin seurannan kautta. Tilaussuunnitelmaa voidaan hyödyntää myös hankintasuunnitelman seurannassa. Esimerkiksi projektille voidaan tehdä tilaussuunnitelma ja tilaussuunnitelman toteuma kertoo projektin tilauskannan suuruuden suhteessa budjettiin. Tilaussuunnitelman kautta tehtävät tilaukset voidaan tehdä ilman uutta hyväksyntää, koska menopäätös (TaA 38 ) on syntynyt jo tilaussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Tilaussuunnitelman hyväksyminen täyttää menopäätöksen kriteerit, kun hyväksyminen tapahtuu esittelystä (tilaussuunnitelman laatija on eri henkilö kuin hyväksyjä), ja jos menopäätöksen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity. Menojen määräytymisperuste voi olla esimerkiksi sopimuksen mukaiset hinnat. Lisäksi on yksilöitävä toimittaja/toimittajat. Tarvittaessa, tilaussuunnitelman arvosta riippuen, voidaan suunnitelmaan liittää erillinen liite tai kuvaus menoerien jakautumisesta suunnitelman voimassaoloajalle. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää sekä tuoteluettelo- että vapaatekstitilauksissa. Tilaussuunnitelmaa käytettäessä tulee varmistaa, että käyttäjällä on riittävät valtuudet tehdä tilauksia.

26 26 (41) Tilaussuunnitelmaa koskevat periaatteet: Sitä voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille on tiedossa (tiliöinti). Se rajataan tietylle aikavälille, korkeintaan kuluvan vuoden loppuun. Sen käyttäjät rajataan. Siihen merkitään sallittu toimittaja/toimittajat. Siihen tehdään tiliöinnit, joita käytetään tilauksissa. Tilaussuunnitelmasta tilaukselle siirtyviä tiliöintejä ei siis tule muuttaa. Sen hyväksyjä ei saa itse tilata hyväksymänsä suunnitelman kautta. Ts. tilaussuunnitelmaa käyttävän tilaajan ja sen hyväksyjän tulee olla eri henkilö. Jos hyväksyttyä tilaussuunnitelmaa on tarve muuttaa, voi tilaussuunnitelman hyväksyjä tehdä muutokset. Tällöin suunnitelmaa ei hyväksytä uudelleen. Sitä on mahdollista rajata edellä kuvattujen seikkojen lisäksi seuraavilla tiedoilla: tuoteryhmä, tilaustapa (tuoteluettelo tai vapaateksti). Kirjanpitoyksiköissä tilaussuunnitelmia on hyödynnetty mm. toimistokaluste- ja tarvikehankinnoissa sekä asiantuntijapalveluissa. Tilaussuunnitelmaa voi hyödyntää myös esimerkiksi projektitasolla (projektille tehdään oma tilaussuunnitelma) Tuoteluettelotilaukset Catalog Managerilla Catalog Managerilla (jäljempänä Catmanilla) kirjanpitoyksikkö julkaisee halutut tuotteet toimittajan tuoteluettelolta Tilha-järjestelmään tilausten tekemistä varten. Catmanin käyttäjiä ovat tuoteluettelovastaavat. Käyttäjät vastaavat Catmaniin vietyjen tuoteluetteloiden sisällön tarkastamisesta, vertailusta, hyväksymisestä, julkaisusta ja poistamisesta. Tuoteluetteloiden edut Sopimustoimittajilta hankituista tuotteista tai palveluista suuri osa voidaan tuottaa tuoteluettelomuotoon. Erityisesti kiinteähintaisten tuotteiden osalta suositellaan Catman-tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) käyttöä. Tuoteluetteloiden käyttö edistää hankintojen keskittämistä, sujuvuutta sekä tilauksen ja laskun tietojen yhdenmukaista sisältöä (esim. tuotenumerot). Tuoteluetteloiden hyödyntämisen lähtökohtana on voimassa oleva sopimus, johon perustuen tuoteluettelo laaditaan. Tuoteluettelon sisältö tulee sopia toimittajan kanssa, jolloin voidaan varmistaa tarpeellinen tuotevalikoiman laajuus. Tuoteluetteloiden hyödyntämisessä tarvitaan esim. hankintaluokkiin perustuvaa harkintaa siitä, mitä tuotteita tai palveluja on tarve hankkia, ja miten hankintoja voidaan keskittää. Rajaamalla tuotteiden, palveluiden ja toimittajien määrää on mahdollista saavuttaa taloudellisia hyötyjä ja yksinkertaistaa Tilhan käyttöä.

27 27 (41) Vapaatekstitilaus Käyttöomaisuusyksikön perustaminen Vastaanottomerkinnän tekeminen Kirjanpitoyksikkö voi tehdä käyttöönsä Catman-tuoteluetteloita myös itse, ilman että niitä tarvitsee pyytää toimittajalta. Tämä voi olla hyvä käytäntö, jos on tarve muutaman tuotteen tuoteluettelolle, esim. toimittajan kanssa on sovittu konsultoinnista kahdella eri hinnalla, päivä- ja tuntihinnalla. Hansel tarkastaa ja hyväksyy puitesopimustoimittajien tuoteluettelot ennen kuin ne toimitetaan kirjanpitoyksikölle, joka julkaisee ne Tilhassa. Vapaatekstitilauksessa ei haeta tuotteita/palveluita luetteloista, vaan tuoterivit täytetään hankintaehdotukselle manuaalisesti. Vapaatekstitilauksia suositellaan sellaisiin tilauksiin, joita ei voi toteuttaa tuoteluettelomuodossa. Vapaatekstitilauksia käytettäessä toimittajalta pyydetään tarjous (esimerkiksi painatuspalvelut) ja tilaus tehdään tarjouksen mukaisin tiedoin. Tarjous liitetään hankintaehdotukseen. Käyttöomaisuusyksikkö tulee perustaa ennen siihen liittyvän tilauksen tekemistä, jotta tilauksen tiliöinneissä voidaan käyttää KOM-yksikköä ja sen mukaista tiliöintiä. Kirjanpitoyksikkö tilaa KOM-yksikön perustamisen Palkeilta. Kun KOM-yksikkö on perustettu Kiekuun, siirtyy se Rondon kautta Tilhaan käytettäväksi. KOM-yksikön perustamisprosessi on huomioitava ja KOM-yksikön tilaus tehtävä riittävän ajoissa ennen tilaustarvetta. KOM-yksikön tilaamisen yhteydessä taloushallintoyksikkö määrittää KOM-yksikön taustalle tiliöintitietoja. Tilhassa tilausta tiliöitäessä on varmistettava, että KOM-yksikköä käytettäessä tilauksen tiliöinti vastaa yksikön tiedoissa olevaa tiliöintiä. Myös Tilhassa tuoteryhmän takaa tuleva LKP-tili tulee tarvittaessa muuttaa. Tilhassa tehtävä vastaanottomerkintä on edellytys tilauksellisen laskun automaattiselle käsittelylle. Tilauksen tiedot siirtyvät Rondoon laskujen käsittelyyn vastaanottomerkinnän tekemisen jälkeen. Vastaanottokuittauksen puuttuminen on merkittävin syy siihen, ettei lasku kohdistu automaattisesti tilaukselle. Kirjanpitoyksikön tulee osana tilaamisen organisointia huomioida miten ja kenen toimesta Tilhan vastaanottomerkinnät tehdään. Tilhassa vastaanottaja voi olla tilauksen tekijä tai tilausvaiheessa vastaanottajaksi merkitty henkilö. Vastaanottomerkinnät voidaan tehdä Tilhassa myös keskitetysti, jolloin valituille käyttäjille annetaan oikeus tehdä vastaanottoja haluttuun organisaation osaan. Tilha-tilaukselle määritetään aina toimituspäivä ja päivämäärän umpeuduttua saa Tilhaan merkitty vastaanottaja sähköpostimuistutuksen puuttuvasta vastaanottomerkinnästä. Vastaanottamattomat tilaukset näkyvät myös käyttäjän omassa näkymässä Tilhassa. Tavaran tai palvelun vastaanotto voidaan tehdä joko summa- tai määräperusteisesti. Vastaanotto voidaan tehdä enintään tilatulle määrälle. Automaattisen kohdistumisen kannalta on tärkeää, että tilauksella näkyy kaikki tilaukseen liittyvät kustannukset. Tilaukselle (tai sopimukselle) tulee lisätä ehto, jossa todetaan, että tilaukseen liittyvällä laskulla saa laskuttaa vain tilauksella tilattuja tuotteita tai palveluita; muita kustannuksia ei saa lisätä. Ehdosta on sovittava toimittajan kanssa tilaus- ja laskutusehdoista sovittaessa.

28 28 (41) Tilhassa on käytettävissä myös osittainen vastaanotto. Seuraavassa on kuvattu eri vastaanottotapoja tarkemmin: Summavastaanottoa käytettäessä tilaus vastaanotetaan euromäärään perustuen. Summavastaanottoa käytetään tyypillisesti palvelutilauksien yhteydessä ja siihen liittyy usein osavastaanotto, jolloin loppuosa tilauksesta jää odottamaan seuraavaa toimitusta. Esimerkiksi laaja käännöspalvelutilaus toimitetaan (ja laskutetaan) osissa ja Tilhassa vastaanotetaan työn valmistumista vastaava määrä, jonka toimittaja laskuttaa. Määrävastaanotto on normaali vastaanottotapa tavarahankinnoissa. Määrävastaanottoa käytettäessä vastaanotetaan se määrä, jonka toimittaja on toimittanut. Mikäli vastaanotettava määrä on tilattua määrää pienempi, käytetään osavastaanottoa. Vastaanottamattomat tuotteet voivat jäädä odottamaan jälkitoimitusta. Mikäli toimittajan kanssa on sovittu, ettei jälkitoimitusta tehdä, pitää tilaus sulkea. Tilauksen sulkemisen jälkeen sille ei voi enää tehdä vastaanottoja. Osavastaanottoa voidaan käyttää sekä summa- että määrävastaanotoissa. Osavastaanottoa käytetään, kun on toimitettu vain osa tilauksesta. Osavastaanottoa käytettäessä on huomioitava, ettei vastaanottotapaa (summa- tai määrävastaanotto) voi muuttaa vastaanottojen välillä. Erityisesti määrävastaanotossa on varmistuttava siitä, että toimittaja määräyksikkö on sama tilauksella ja laskulla Tilausten seuranta ja raportointi Valtion hankintakäsikirjassa on kuvattu sopimuksen laatimiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät. Ne ovat keskeisiä tehtäviä kaikissa hankinta- ja tilausprosesseissa, jotta voidaan varmistua vaatimuksen mukaisesta toimituksesta tai tarpeellisista jatkotoimista (esim. reklamaatiot). Hankintavastaavan on seurattava hankinnan tai tilauksen etenemistä ja huolehdittava sen teknisestä ja kaupallisesta valvonnasta. Teknisessä valvonnassa seurataan sitä, että toimitus täyttää hankinnalle asetetut vaatimukset. Kaupallisella valvonnalla tarkoitetaan muun muassa toimitusajan valvontaa, takuuehtojen ja muiden laskutusvaatimusten ym. sopimuksen kaupallisten ehtojen toteutumisen seurantaa, joilla on vaikutusta menojen käsittelyyn. Kaikista sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä, laskutusvirheistä ja muista vastaanottaessa havaituista virheistä (laatu, määrä tai muut puutteet tuotteen ominaisuuksissa) on viipymättä reklamoitava toimittajalle. Reklamaatio tulee tehdä kirjallisesti. Mikäli toimittaja tilausvahvistuksessaan muuttaa tilauksen ehtoja, on ostajan reklamoitava, mikäli muutosta ei hyväksytä. Hankintavastaava tai tilaaja ei saa omalla passiivisuudellaan hiljaisesti hyväksyä muutettuja ehtoja. Esimerkkinä tästä ovat toimittajan lähettämät voimassa olevasta sopimuksesta poikkeavat hinnankorotusilmoitukset tai muutokset laskutuksessa. Seuraavassa tarkastellaan lyhyesti eri raportointivälineiden hyödyntämistä sopimusten ja tilausten seurannassa. Tilhassa on käytettävissä Analytics-raportit, joita on määritetty sekä valtionhallintotason että kirjanpitoyksiköiden tarpeisiin. Raportit mahdollistavat reaa-

29 29 (41) liaikaisen seurannan tilauksista ja vastaanotetuista tilauksista sekä ennusteraporttien laadinnan. Myös tilatut ja vastaanotetut tilaukset saadaan käyttäjätasoisesti, jolloin vastaanottokuittauksien tekemistä on helpompi valvoa. Valmisraportit: 5.2 Maksuaikakorttihankinnat ostot organisaatioittain tuotekategoriaraportti valtion Tilha-toimittajat tilaussuunnitelmat kuukausiennuste ostot kategorioittain ostot lkp-tileittäin ostot toimittajittain tilatut ja vastaanotetut kirjanpitoyksikön Tilha-toimittajat Raporttien tavoitteena on tukea hankintatoimen kehittämistä ja seurantaa sekä Tilha-käytön laajentamista. Raporttien kuvaukset ja käyttöohjeet löytyvät Valtiokonttorin Tilha-materiaalipankista. Sivu edellyttää tunnistautumisen, johon tarvittavat tunnukset saa osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Valtiolle on kilpailutettu keskitetysti maksuaikakorttiratkaisu ja valtionhallinnon käytössä on kolme maksuaikakorttituotetta: kansainvälinen maksuaikakortti hankintakortti ajoneuvokortti Niitä voi hyödyntää erityisesti seuraavissa tuote- ja palveluryhmissä: Polttoainehankinnat Ajoneuvojen tarvikehankinnat, pysäköintimaksut ja huollot/pesut Matkustukseen liittyvät kustannukset siltä osin, kuin kuluja ei makseta matkatilin kautta, esimerkiksi: o hotellit o taksit o juna-, lento- yms. liput o vuokra-autojen käyttö o osallistumismaksut Internetin kautta tehtävät hankinnat ja muu etämyynti Pienhankinnat silloin, kun

30 30 (41) 6 Menojen käsittely o osto tehdään paikan päällä kauppiaan tiloissa (pl. kauppiaat, joilta hankintoja tehdään säännöllisesti, ja joiden kanssa voidaan sopia verkkolaskutuksesta) o kauppiaalla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta ja maksuaikakortit ovat tavanomainen maksuväline muiden asiakkaiden osalta o maksuaikakortilla maksaminen on perusteltua hankinnan kiireellisyyden huomioiden. Maksuaikakorttia voidaan hyödyntää myös muiden kuin edellä mainittujen palvelu- ja tuoteryhmiin kuuluvien hankintojen osalta, jos tuotteen tai palvelun hankinnan kiireellisyys tai muu perusteltu syy niin vaatii. Valtion maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kirjaaminen kuluksi kirjanpitoon tapahtuu joko korttiyhtiön laskulta Rondossa kuukausittain tai matka- ja kuluhallintajärjestelmään konekielisesti siirrettyjen ostotapahtumien kautta. Matkaja kuluhallintajärjestelmässä ostotapahtumina voidaan käsitellä henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien ja henkilölle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumat. Hankintakorttien ja organisaatiolle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumista ei voida siirtää ostotapahtumia matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon aina korttiyhtiön laskulta Rondossa. Kansainvälisten maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kulujen käsittely matka- ja kulunhallintajärjestelmässä on todettu tehokkaaksi toimintatavaksi. Kortin käyttäjällä eli kulu- tai matkalaskun tekijällä on tällöin valmiina kaikki tarvittavat tiedot (kuitit, tiliöinnit jne.) Hankintakorttien ja ajoneuvokorttien käytöstä aiheutuvien laskujen käsittely Rondossa voi olla merkittävästi hitaampaa mm. liitteiden määrän ja useiden eri tiliöintirivien vuoksi. Niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat käsitellään kuluksi kirjanpitoon matka- ja kuluhallintajärjestelmällä (matka- tai kululaskuna), käytetään tiliöintikoodia, johon on liitetty tiliöintimalli. Tällöin korttiyhtiön laskulle muodostuu tarvittava (välitilin) tiliöinti automaattisesti. Myös niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon Rondossa, käytetään tiliöintikoodia. Näillä laskuilla tiliöintikoodi ilmaisee ensisijaisesti laskutettavan korttityypin. Lisäksi tiliöintikoodia voidaan käyttää automaattisen tiliöinnin muodostamiseen, mikäli kortilla tehtävät hankinnat tiliöidään aina samoille seurantakohteille (esimerkiksi polttoainehankinta). Menojen käsittely on asetettu Valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Prosessin kehittämispotentiaali on suuri, sillä menojen käsittelyn on arvioitu sitovan lähes 45 prosenttia valtion taloushallinnon työstä. Menojen käsittelyn kehittämisessä keskeistä on käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen, käsittelyn automatisointi ja tehtävien tehokas organisointi. Tavoitteena on Palkeiden roolin kasvattaminen menojen käsittelyssä. Menojen käsittelyn kehittämisen yhtenä tavoitteena on jatkaa toimintatapojen yhtenäistämistä. Kirjanpitoyksikön tulee kiinnittää huomiota erityisesti ostolaskujen hyväksymiskiertoon liittyviin tehtäviin, joita ovat tiliöinti, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Toimintatapojen yhtenäistämistä tukee myös Palkeiden perus- ja lisäpalveluiden vakiointi. Palkeiden rooli korostuu menojen käsittelyn

31 31 (41) kehittämisessä muun muassa maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn osalta. Menojen käsittely -prosessi muodostuu alla luetelluista osaprosesseista. Yksityiskohtaiset prosessikuvaukset löytyvät Valtiokonttorin kotisivuilta. Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Menojen käsittely -prosessissa menotositteiksi luetaan ostolaskujen lisäksi myös muut menotositteet, kuten esimerkiksi valtionavut. Menotositteiden automatisoinnille on asetettu tavoitteeksi, että vähintään 89 % menotositteista tulee käsitellä automaattisesti (tilaukselliset laskut, sopimukselliset laskut, tiliöintikoodin käyttö) vuoteen 2020 mennessä. Taulukko 4. Menotositteiden automatisoinnille asetetut tavoitteet vuosille Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Menojen käsittelyn kehittämisen edistämiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kirjanpitoyksikkö voi tarkastella seuraavia kysymyksiä: Mikä on ostolaskujen määrä ja miten määrää voidaan vähentää? Mikä on ostolaskuja lähettävien toimittajien määrä? Voidaanko toimittajien määrään vaikuttaa? Ketkä ovat laskumäärältään suurimmat toimittajat? Millaiset laskut ovat toistuvia? Mitä laskuja voidaan käsitellä esim. tilauksellisina ja sopimuskohdistuksellisina laskuina tai tiliöintikoodin avulla

32 32 (41) Miten talouden suunnittelun tietoja voidaan hyödyntää menojen käsittelyssä? Miten yhteistyö taloushallintoyksikön/palkeiden ja substanssitoiminnan toimintayksiköiden kanssa järjestetään; esimerkiksi tulevien hankintojen ja projektien läpikäynti? Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella, miten ostolaskujen käsittelyä on mahdollista keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta. Tarkastelussa on huomioitava myös kohdassa 2.1 kuvatut sisäisen budjetoinnin kehittämisen toimenpiteet. Ostolaskujen käsittelyn organisointia voidaan tarkastella myös toimintojen näkökulmasta. Tukitoimintoja koskevien laskujen käsittelyssä on hyvä käytäntö pyrkiä keskittämään niin laskujen tiliöinti, asiatarkastus kuin hyväksyntä. Ydintoimintaan liittyvien laskujen osalta hyvä käytäntö on keskittää laskujen tiliöinti. Tärkeää on myös muodostaa mahdollisimman yhtenäiset käytännöt kirjanpitoyksikön sisällä, esimerkiksi alueellisessa toimintamallissa. Yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista, taloushallinnon läpinäkyvyyttä, sisäistä valvontaa ja osaamisen hallintaa. Menojen käsittelyn kehittämisessä on hyvä huomioida Valtion taloushallinnon strategiassa esitetty tavoite palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamisesta. Palkeiden työn osuus menojen käsittelyssä voi kasvaa joko vähentämällä kirjanpitoyksiköiden prosessissa tekemää työtä tai kasvattamalla Palkeiden roolia prosessissa. Mikäli ostolaskujen käsittely on toteutettu kirjanpitoyksikössä laajalti hajautetusti, on suositeltavaa koota tehtäviä yhteen ensin kirjanpitoyksikön sisällä. Samalla on helpompi muodostaa kokonaiskuva kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelystä ja kehittämistarpeista, jonka jälkeen Palkeiden palveluiden laajempi hyödyntäminen on helpompaa. Tarkasteltaessa menojen käsittelyn tehtävien keskittämistä on tarpeen erottaa kirjanpitoyksikössä tehtävät ostolaskujen käsittelyn eri vaiheet eli laskun tiliöiminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Erityisesti tiliöintityön keskittämisellä voidaan saavuttaa useita hyötyjä, kuten laskujen käsittelyn nopeuttaminen, tiliöintien virheettömyys ja laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden kontrollointi. Valtiokonttori seuraa kirjanpitoyksiköiden menojen käsittelyn automaatioasteen kehittymistä menojen käsittelyn prosessimittareiden avulla. Mittaritieto on myös kirjanpitoyksikön saatavilla Valtiokonttorin kotisivuilla. Sivustolle kirjautuminen edellyttää tunnistautumista. Käyttäjätunnuksen ja salasanan voi pyytää Valtiokonttorista osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Hyvä käytäntö on kehittämistehtävien projektointi kirjanpitoyksikössä. Projektityöskentely tukee tehtävien aikataulutuksen, vastuutuksen ja seurannan toteuttamista. Palkeiden osallistumista projektiin pidetään hyvänä käytäntönä, jos se on resursoinnin kannalta mahdollista. 6.2 Palkeiden palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Palkeet tuottaa asiakkailleen Kieku-toimintamallissa menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluita. Tavoitteena on, että niin perus- kuin lisäpalvelut tuotetaan kaikille asiakkaille saman sisältöisinä. Menojen käsittelyn palveluvalikoima on esitetty alla kuviossa 3. Tarkemmin kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välinen työnjako on kuvattu palvelukuvauksissa sekä palvelusopimuksessa ja vastuunjakotaulukoissa.

33 33 (41) Kuvio 3. Palkeiden perus- ja lisäpalvelut menojen käsittelyssä (Lähde: Palkeiden vuoden 2014 talouspalvelujen palvelukuvaus). Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyön näkökulmasta menojen käsittelyn tehtävien keskittämisen tavoitetilan hyvänä käytäntönä voidaan pitää seuraavia toimintatapamalleja. Malleja on hyvä pitää pääperiaatteina, joiden soveltaminen käydään läpi kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyönä. Molemmissa toimintamalleissa on mahdollista hyödyntää Rondon reititysryhmiä, joita käyttämällä lasku voidaan reitittää työjonoon kaikille niille henkilöille, jotka on ryhmään kiinnitetty. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelut Palkeet reitittää kaikki käsittelyyn tulevat laskut sovituille yhteyshenkilöille, jotka tekevät laskujen tiliöinnin. Laskujen reitittämisessä voidaan hyödyntää Rondon reititysryhmiä, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä kirjanpitoyksikköön, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Kirjanpitoyksikössä keskitetysti tehtävän tiliöinnin jälkeen lasku reititetään asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Mikäli esim. laskun tiedoissa on puutteita, selvittää tiliöijä korjaukset asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän kanssa. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelujen lisäksi menotositteiden tiliöinti -lisäpalvelu Laskut reititetään Palkeissa kirjanpitoryhmälle, missä tehdään laskujen täydelliset tiliöinnit (myös sisäisen laskennan seurantakohteille). Toimintamallia tukee kirjanpitoyksikön ja Palkeiden tiivis yhteistyö sekä laskuilla olevat riittävät tiedot, jotka ohjaavat tiliöintejä. Laskujen reitittämisessä kirjanpitoyksikköön voidaan hyödyntää Rondon reititysryhmiä, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Koska laskujen tiliöinnit on tehty Palkeissa, kirjanpitoyksikössä ei enää tarvita keskitettyä laskujen käsittelyä (vrt. edellinen esimerkki).