HANKO-hanke Tilannekatsaus Neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö ValtioExpo

Transkriptio

1 HANKO-hanke Tilannekatsaus Neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö ValtioExpo

2 Valtion hankintatoimen kehittäminen eli HANKO-hanke Valtiovarainministeriö asetti hankkeen Toimikausi Taustalla selvitys valtion hankintatoimen tilasta v Osallistujat: VM, Hansel, kehittämisalueiden asiantuntijaryhmät Tavoitteet HANKO Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa Parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta Kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta 2

3 Hanko-hankkeen kehittämisalueet Valtion hankintatoimen ohjaus Hankintojen suunnittelu ja seuranta Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin vahvistaminen Ministeriöiden ohjausroolin vahvistaminen Hankintojen suunnitteluprosessin kehittäminen Hankintojen kategorisointimallin kehittäminen ja käyttöönotto Ministeriöiden hankintatoimen kehittämisohjelmien päivittäminen ja kehittämistoimenpiteiden toteuttaminen ja seuranta Virastojen ohjausmallin kehittäminen Hankintojen kytkeminen toiminnan ja talouden suunnitteluprosessiin Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta Hankintatoimen tunnuslukujen ja mittarien luominen ja käyttöönotto Sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja ohjeistus Sopimushallinnan kehittäminen Toimittajayhteistyön ja hallinnan kehittäminen Hankintakäsikirjan päivittäminen Hankintaosaamisen kehittäminen Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden osaamiskartoituksen toteuttaminen sovitussa laajuudessa Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden tulevaisuuden osaamisvaatimusten määrittely Osaamisen kehitystavoitteiden määrittely Hankintaosaamisen kehittämisohjelman laatiminen ja toteuttaminen 3

4 Hankintatoimen raportointitietoa tarvitaan hankintatoimen analysoinnissa sekä johtamisen ja tulostavoitteiden asettamisen, hankintojen budjetoinnin ja suunnittelun, kategorisoinnin sekä seurannan tueksi Nykytilan haasteet Tiedot haettava useista eri järjestelmistä ja analysoitava manuaalisesti yhdistelemällä tietoja eri lähteistä Hankintayksiköillä vaihtelevasti resursseja ja osaamista tiedon hyödyntämiseen ja analysointiin Tiedot eri järjestelmissä Hankintatoimen tilan selvittäminen Netra - kaikki yksiköt - hankintoihin käytetyt toimintamenot euroina yksiköittäin lkp-tileittäin Kieku - vasta osittain käytössä ja muut taloushallinnon järjestelmät varojen käyttö lkp-tileittäin ja muina seurantakohteina sekä toimittajatiedot Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview Hanselin käyttö, myös BTU:t - vain yhteishankinnat Tilha - vain Tilha-käyttäjät tilaustiedot yksiköittäin jne. Rondo - Rondo-käyttäjät laskutustiedot yksiköittäin jne. M2- M2-käyttäjät - matkustustiedot Virastojen omat hankintajärjestelmät: Muut hankintoihin liittyvät järjestelmät: Sitä mitä ei voi mitata, sitä ei voi johtaa 4

5 Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat ja roolit 5

6 Hankintayksiköiden segmentointi Suurilla ja pienillä eri tarpeet ja osaaminen BTU:t ei mukana! Ryhmä Kirjanpitoyksiköt (segmentointi on tehty v hankintavolyymien pohjalta huomioiden v organisaatiomuutokset. VNK/VNHY:n osalta arvio) Volyymi yhteensä I Liikennevirasto, Puolustusvoimat Yli 1 mrd n.3,25 mrd II III Poliisihallitus, UM mukaan lukien edustustot ja kehitysyhteistyö-hankkeet, OM mukaan lukien tuomioistuinlaitos, Verohallinto, ELY-keskus, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Rajavartiolaitos, VNK (VNHY) Trafi, RISE, THL, OKM, Valtori, Maahanmuuttovirasto, Eduskunta, TEM, Tulli, OPH, LUKE Yli 100 milj. n.1,14 mrd Yli 50 milj. IV Valtiokonttori, MML, E-S AVI, Haltik, Tekes, Ilmatieteen laitos, SYKE, Museovirasto, VM, Evira, PRH, STM, Palkeet, HÄKE, MMM, YM, GTK, VRK, Maaseutuvirasto, Viestintävirasto, Tilastokeskus, STUK, Pelastusopisto, SM, Kansallisarkisto Fimea, PLM, LVM, Tukes, Suomenlinnan hoitokunta, Energiavirasto, TP kanslia, Suomen Akatemia, Valvira, CIMO, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, VTV, VATT, Ulkopoliittinen instituutti, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus, Ahvenanmaan valtiovirasto Yli 10 milj. n.1,4 mrd Alle 10 milj. n. 75 milj. euroa 6

7 Segmenttien kokoerot > 1 mrd. (2 kpl) > 100 milj. (8kpl) > 10 milj. (36 kpl) < 10 milj. (16 kpl) 7

8 Hankintatoimen tilan selvittäminen taustatieto-, spendi- ja toimittaja-analyysit 1. Hankintayksiköiden taustatiedot Mitkä yksiköt tekevät hankintoja, kuka vastaa hankintatoimesta ja kuinka monta henkilöä? Kysely, Netra 2. Hankintojen spendianalyysi 1 - Mihin toimintamenomäärärahoja on käytetty? Netra (kaikki eurot), Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät: toimintamenojen käyttö lkp-tileittäin kirjanpitoyksiköittäin, toiminnoittain (Kieku) Tilha (Tilha-käyttäjät): tietoja tilauksista yksiköittäin, euroittain, tilatut/vastaanotetut jne. Rondo (Rondo-käyttäjät): tietoja laskuista yksiköittäin, euroittain Virastojen omat hankintajärjestelmät: 3. Hankintojen spendianalyysi 2 Onko hyödynnetty puitejärjestelyjä hankinnoissa? Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview (yhteishankinnat, myös BTU:t): Tiedot Hanselin puitejärjestelyjen kautta tehdyistä hankinnoista mm. hallinnonaloittain, kirjanpitoyksiköittäin, puitejärjestelyittäin, ympäristönäkökohta huomioituna jne. 4. Toimittaja-analyysi Ketkä ovat suurimmat toimittajat? Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät: suurimmat toimittajat euroittain, laskuittain, toiminnoittain, kirjanpitoyksiköittäin 8

9 Alustavia tuloksia: Netra raporttiluonnos hankintakategorioiden pohjalta 9

10 Alustavia tuloksia: Hanselin puitejärjestelyjen käyttö v.2014 No Spendianalyysi hankintakategorioittain Eurot v Sähkö 81 miljoonaa 2 Työterveyshuollon palvelut 61 miljoonaa 3 Tietokoneet 51 miljoonaa 4 Tekniset IT-konsultointipalvelut 40 miljoonaa 5 Laitteiden leasing-palvelut 33 miljoonaa 6 Reittilennot 31 miljoonaa 7 Polttoaineet 30 miljoonaa 8 Toimitilojen käyttäjäpalvelut 29 miljoonaa 9 Microsoft-lisenssit 29 miljoonaa 10 Autot 26 miljoonaa 10

11 Alustavia tuloksia: Toimittaja-analyysi v.2014 (Kieku-virastot) No Ulkoiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v Sisäiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v Tieto Finland Oy Senaatti-kiinteistöt 2 CGI Suomi Oy Valtori 3 SAS Airbus Helicopters Haltik 4 Fujitsu Finland Oy 5 Nordea Rahoitus Suomi Oy 6 Posti Oy 7 Elisa Oyj 8 TeliaSonera Finland Oyj 9 OpusCapita Group Oy 10 Suomen Terveystalo Oy Palkeet Valtiokonttori GTK ELY-keskus Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus Ilmatieteen laitos HAUS kehittämiskeskus Oy 11

12 Keskeisiä tuloksia ja toimenpideehdotuksia

13 Valtion hankintatoimen yhteiset tulostavoitteet tulosohjaukseen VM:n tulee vuosittain määrittää valtion hankintatoimen yhteiset tulostavoitteet. Virastot, ministeriöt ja laitokset nimeävät hankintatoimen vastuuhenkilön/henkilöt Sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto ensimmäisissä virastoissa Yhteishankintojen käytön seuranta ja lisääminen tavoitteiden mukaisesti Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa. 13

14 Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö valtiotasolla Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä yhteistyötä tiivistetään VM kokoaa työryhmän Hankintatoimen ja taloushallinnon prosessit, kokonaisarkkitehtuuri, raportointi Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto. 14

15 Hyödyt

16 Mitä hyötyä on hankintatoimen haltuunotosta? Antaa mahdollisuudet hankintatoimen tuottavuuden kehittämiseen eli prosessikustannussäästöihin ja hintasäästöihin Hankintojen asianmukainen keskittäminen ja päällekkäisen työn vähentäminen ohjatusti organisoituen, suunnitelmallisella toiminnalla, järkevällä työnjaolla ja säästäväisellä varojen käytöllä Kilpailutusten optimointi ja automatisointi Tuotteiden ja nimikkeiden standardointi ja yhdenmukaistaminen Tilaamisen, tilausmäärien ja toimitusten optimointi ja automatisointi Toimittajamäärien optimointi ja toimittajayhteistyön parantaminen Sopimushallinnan parantaminen ja automatisointi Laskujen käsittelyn optimointi ja automatisointi TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA, PRIORISOIDEN JA OIKEIN 16

17 Viraston hankintatoimen kehittämispolku Johdon sitouttaminen ja hankintatoimen vastuutahon nimeäminen Hankintatoimen organisoinnin ja työnjaon tarkistaminen kategorioiden mukaan Sähköisen kilpailuttamisen ja Tilaustenhallinnan käyttöönotto Hankintatoimen tilan selvittäminen Hankintojen kategorisointi Sopimushallinnan parantaminen Määrärahaseurannasta huolehtiminen Hankintojen suunnittelun ja seurannan käynnistäminen Toimittajayhteistyön kehittäminen 17

18 Hannu Koivurinta Valtiovarainministeriö, henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto Puhelin Valtiovarainministeriön viestintä Mediapalvelunumero (arkisin 8 16)