Hankintatoimeen liittyvä seurantarakenne ja sen kehittämistarpeet. Handi-työpaja

Transkriptio

1 Hankintatoimeen liittyvä seurantarakenne ja sen kehittämistarpeet Handi-työpaja

2 Miksi seurata resursointia? Toiminnan kehittämisen tulee perustua dataan Realistinen tavoitetila asetettavissa vain kun tiedossa lähtö-/nykytilanne Datan analysointi auttaa löytämään ongelmakohdat, pullonkaulat => ratkaisut oikeisiin ongelmiin ja vastaukset prosessikustannusten syihin sekä tasosta suhteessa muuhun Vertailumahdollisuus muihin lopputulosten sekä keinojen osalta. Handi-ohjelman tavoitteena, mm: hankinnat toteutetaan oikeellisesti tehokkaasti ja taloudellisesti hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. ohjelman tavoitteista johdetaan tavoitteet yksittäisille virastoille LISÄKSI nostamalla jokin asia seurannan ja arvioinnin kohteeksi asian/toiminnon merkitys korostuu! Hankintatoimen arvo tulee selvemmin esille 3

3 Hankintatoimi valtion toimintotilikartassa Hankintatoimi on sijoitettu toimintotilikartassa osaksi taloushallintoa (hankinnasta maksuun) 4

4 Hankintatoimi Vain ammattilaiset Hankintatoimi -toiminnon määrittely: Hankintatoimen ammattilaisten tekemä yleisesti koko kirjanpitoyksikköä palveleva hankintatoimi sekä hankintatoimien ammattilaisten tekemä ydintoimintaa palveleva hankintatoimi. o Huom. osa hankintatoimen ammattilaisten tehtävistä voidaan tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella / aiheuttamisperusteen toteutumiseksi kirjata suoraan substanssitoimintaan. 5

5 Hankintatoimi Vain ammattilaiset - Hankintojen suunnittelu ja valmistelu o Mm. vuosisuunnittelu, o kilpailutuskalenterin suunnittelu, o yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu - Hankintojen kilpailuttaminen o Mm. tarpeen määrittely, o markkinakartoitus, o vaatimusmäärittely, o hankintamenettelyn valinta, o tarjouspyyntöjen laatiminen, o tarjousten vertailu, o hankintapäätös 6

6 Hankintatoimi Vain ammattilaiset - Sopimushallinta o Mm. Sopimusten laadinta, o sopimusten ja tilausten seuranta - Tilaaminen o Mm. Tilaustenhallintasovelluksella tapahtuva tilaaminen, o maksuaikakorttihankinnat ammattilaisena, o muu tilaaminen - Hankintatoimen pääkäyttäjätehtävät - Kirjanpitoyksikön hankintatoimeen liittyvä ohjeistus, neuvonta ja kehittämistehtävät 7

7 Menojen käsittely -toiminnon määrittely Tehtävät, joita tehdään substanssijärjestelmissä ei lueta menojen käsittelyksi. Menojen käsittelyyn sisältyy menotositteista vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. Ts. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille. Muita menotositteita ovat mm: valtionavut, korvaukset ja avustukset, tilitykset, maksunpalautukset, tietyt kirjanpitoyksikön itse skannaamat lomakkeet (esim. löytöpalkkiot ja sakkotilitykset), maksumääräykset Tiliöintikoodien ja mallien ylläpito sekä sopimuksellisten laskujen sopimuksien tietojen tallentaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen ammattilaisena on menojen käsittelyä. Tilauksen tekeminen ja tiliöinti tilaustenhallintasovelluksella kirjataan toiminnolle Hankintatoimi. Huom. tilauksellisen laskun manuaalinen käsittely kirjataan menojen käsittelyyn. 8

8 Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot Seurantakohdemallin tukitoimintoja käyttävät tuntikirjauksissa vain ns. tukitoimintojen ammattilaiset, eivät ns. perusvirkamiehet ja esimiehet. Tukitoimintojen ammattilaisen määritelmä Henkilö, joka tekee jatkuvasti joko koko työajan tai osan työajastaan talous- tai henkilöstöhallinnon (tai muun yhteisen tukitoiminnon) tehtäviä. Tukitoiminnon tehtävät / tehtävä ovat osa työnkuvaa Tehtävästä riippuen substanssitoiminto voi olla ydin-, ohjaus- tai tukitoiminto. Esimerkiksi taloushallinnon ammattilaisen substanssitoimintoja ovat taloushallinnon tukitoiminnot 9

9 Hankintatoimi ryhmitelty osaksi taloushallintoa 10

10 Hankintatoimi kokonaisuudessaan n htv/v Lisäksi virastokohtaisia tarkennettuja toimintoja n. 1,5 MEUR / h h / 8kk ~ 95 htv tammi-elokuun aikana Vuositasolla yhteensä suuruusluokkaa htv 11

11 Hankintatoimeen käytetty työaika keskittyy suurille hankkijoille 5 suurinta hankkijaa käyttää 57% kaikkien yhteensä käyttämästä työajasta Hankintatoimi 1-8/2017 (h) suurinta yhteensä 90%

12 Ryhmätyöohjeistus Ryhmissä pohdittavat kysymykset: 1. Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? 2. Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? 3. Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? 4. Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Työryhmätyöaika: 30 min Ryhmätöiden purkuaika: 30 min Kukin omaan ryhmään 13

13 Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Hankintoja substanssitoiminnoissa, merkitään projektikoodeille, ei hankintatoimelle Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Vastannee Viraston seurantatarpeet eivät vastaa seurannan kokonaistarpeisiin Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei ole tarpeen. Ei tuo lisäarvoa, koska hankintatoimi on kokonaisuus Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Tuottaa. Asiat kirjataan väärille koodeille 14

14 Hankintatoimi Vain ammattilaiset: Hankintatoimen ammattilaisten tekemä yleisesti koko kirjanpitoyksikköä palveleva hankintatoimi sekä hankintatoimien ammattilaisten tekemä ydintoimintaa palveleva hankintatoimi. Huom. osa hankintatoimen ammattilaisten tehtävistä voidaan tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella / aiheuttamisperusteen toteutumiseksi kirjata suoraan substanssitoimintaan. - Hankintojen suunnittelu ja valmistelu: Mm. vuosisuunnittelu, kilpailutuskalenterin suunnittelu, yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu - Hankintojen kilpailuttaminen: Mm. tarpeen määrittely, markkinakartoitus, vaatimusmäärittely, hankintamenettelyn valinta, tarjouspyyntöjen laatiminen, tarjousten vertailu, hankintapäätös - Sopimushallinta: Mm. Sopimusten laadinta, sopimusten ja tilausten seuranta - Tilaaminen: Mm. Tilaustenhallintasovelluksella tapahtuva tilaaminen, maksuaikakorttihankinnat ammattilaisena, muu tilaaminen - Hankintatoimen pääkäyttäjätehtävät: Kirjanpitoyksikön hankintatoimeen liittyvä ohjeistus, neuvonta ja kehittämistehtävät Menojen käsittely toiminto: Menojen käsittelyyn sisältyy menotositteista vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille. Muita menotositteita ovat mm: valtionavut, korvaukset ja avustukset, tilitykset, maksunpalautukset, tietyt kirjanpitoyksikön itse skannaamat lomakkeet (esim. löytöpalkkiot ja sakkotilitykset), maksumääräykset Tiliöintikoodien ja mallien ylläpito sekä sopimuksellisten laskujen sopimuksien tietojen tallentaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen ammattilaisena on menojen käsittelyä. Tilauksen tekeminen ja tiliöinti tilaustenhallintasovelluksella toiminnolle Hankintatoimi. Tehtävät, joita tehdään substanssijärjestelmissä ei lueta menojen käsittelyksi. Huom. tilauksellisen laskun manuaalinen käsittely kirjataan menojen käsittelyyn. 15

15 Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei oikeellista, mutta riittävä (jos subst.os.työaika saadaan mukaan) Substanssiosastolta jää kirjaamatta Tulkintaerot Mihin Handi-työpaja kirjataan? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin?? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei Tiedolla ei käyttöä Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä Joko kaikki tai suuri osa hankintatoimen työstä jää kirjaamatta 16

16 Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei tuota Substanssitekijät jäävät ulkopuolelle, mikä osuus? Määriteltävä / tiedostettava sisältö Virastojen vertailtavuus (keskitetty / hajautettu) Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Ei tarkemmalle tasolle => ei esitetyllä jaolla, hieman karkeampi Hankintatoimi pois taloushallinnon alta? Hankintatoimen ohjaus Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? tuottaa 17

17 Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Mitä halutaan seurata? Hankinnan ammattilaiset Substanssihenkilöstön tekemä työ Esimies => hankintatoimi, esimiestyö, kehittäminen => mitä mittaa? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Palvelukeskusmaailma! Enimmäkseen asiakastarpeisiin Palveluntuottaja (Valtori)=> miten kokonaisuus Palvelun ostaja (Tulli) => saadaan mitattua? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Taloushallinto vs. hankintatoimi Miten erotetaan (onko tarpeen?) operatiivinen toiminta kehittämisestä? Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Isoissa kilpailutuksissa haaste kokonaistyömäärä jää piiloon! vain ammattilaiset vs. asiatarkastajat 18

18 Tutkimuslaitokset Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Hankintatoimen määritelmä Substanssivalmistelun osuus Osittain puutteellinen kuva, mutta ammattilaisrajauksen ohittaminen tietyissä tapauksissa toisi paremman kuvan Juristien työn kirjaaminen? Saattaa mennä ohi lakipalvelut-toiminnolle Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Kyllä, mutta kehittämisen voisi tuoda määräaikaisesti erillään (tai ohjaus ja kehittäminen) Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä substanssin tekemisen osalta, mutta päinvastainen linjaus olisi vielä pahempi 19

19 TK, Viestintävirasto, VNK Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei tuota, ohjeistus eri virastoissa erilainen => ei yhteisiä toimintamalleja Organisaatiotasolla hankintatoimen seuranta voi olla riittävällä tasolla Moni hankinta kirjataan työajaksi esim. kehittämisprojekteille Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Pienemmissä organisaatioissa ainakin Menojen käsittely toiminto -riittävä Hankintatoimi -riittävä Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei tässä vaiheessa, pienillä resursseilla Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä. Moni substanssiosaaja (esim. tietojärjestelmä) tekee paljon hankintoihin liittyviä tehtäviä, joita ei kirjata hankintatoimelle => toisi hankintojen merkittävyyden esiin. 20

20 Migri, Mavi Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei välttämättä Lisää ohjeistusta Kirjaavatko substanssi-ihmiset oikein? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Kyllä Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei, kirjausten luotettavuus kärsii, jos pilkotaan useammaksi toiminnoiksi Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Ymmärtävätkö substanssi-ihmiset, että hankintatoimeen liittyvät työt kirjataan hankintatoimelle eikä substanssille? 21

21 + VNK, EK MINISTERIÖT Etunimi Sukunimi 22

22 ns. PIENET VIRASTOT Henkilöstömäärä n. alle 150 / hankintojen merkitys toiminnalle hyvin pieni Etunimi Sukunimi 23

23 VIRASTOT, JOILLA HANKINTATOIMI SUURTA Hankintoja paljon, mm. POHA, PV, Tulli, PHRakl, Vero, Rise, THL, RVL, VALTORI Etunimi Sukunimi 24

24 TUTKIMUSLAITOKSET mm. VATT, LUKE, EVIRA, MML, IL, GTK, STUK, SYKE Etunimi Sukunimi 25

25 MUUT VIRASTOT RYHMÄ 1 VK, MUSEOVIRASTO, TK, KA, SA, VTV, EV, FICORA, VRK, TRAFI, TEKES Etunimi Sukunimi 26

26 MUUT VIRASTOT RYHMÄ 2 MAVI, ULOSOTTO, ORK, SYYTTÄJÄL., STUK, SLHK, MIGRI, HÄKE Etunimi Sukunimi 27