lemonsoft LEMONSOFT-OHJELMIEN VERSIOSAATE VERSIO: SYYSKUU 2014 R2

Transkriptio

1 lemonsoft LEMONSOFT-OHJELMIEN VERSIOSAATE VERSIO: SYYSKUU 2014 R2

2 VERSIOSAATE SYYSKUU 2014 R2 Syyskuun 2014 R2 -versio on syyskuun 2014 R -version jatkoksi tehty päivitys, johon on koottu syyskuun versioon tehtyjä virhekorjauksia sekä muutamia muita muutoksia. Myös useita ohjelman toimintoja on nopeutettu. Versio sisältää myös vuoden 2015 alussa voimaan tulevat palkanlaskennan luvut. Ohjeita vuoden vaihteeseen voit katsoa NetHelpin kohdasta Vuodenvaihde Lisäksi vuodenvaihdeopas on ladattavissa PDF -muotoisena helpdeskimme kohdasta Tiedostokeskus Dokumentit. Julkaisemme vuodenvaihteen pääversion tammikuun 2015 lopulla. Versio sisältää kaikki R2 -version muutokset sekä useita uusia ominaisuuksia. Sisältö Versiosaate syyskuu 2014 R Ohjelman päivittäminen Versioon tehdyt muutokset lyhyesti Vuodenvaihde Palkanlaskennan vuodenvaihde Vuodenvaihde ja palkanlaskennan asetukset Rakentamisen tiedonantovelvollisuus Metalliromun myynnin käännetty arvonlisäverovelvollisuus Tilikausi päättyy Muistilista Vuodenvaihteen muutokset ilman Lemonsoftin päivitystä lemonsoft

3 OHJELMAN PÄIVITTÄMINEN Pilvipalvelun (SaaS) käyttäjät Mikäli käytät Lemonsoftia pilvipalvelusta, Sinun ei tarvitse itse huolehtia päivityksestä. Palveluntarjoajasi päivittää uuden Lemonsoft-ohjelmaversion automaattisesti ja tiedottaa asiasta erikseen. Tutustu kuitenkin tähän versiosaatteeseen ja uusiin ominaisuuksiin. Omassa ympäristössä (OnPremises) Lemonsoftia käyttävät Suosittelemme, että tilaat yhteyshenkilösi tekemään päivityksen joko paikanpäälle tai etänä, ja käymään läpi uudet asiat. Pikaohje syyskuun 2014 R2 -version päivitykseen. Tee versiopäivitys seuraavasti Päivityspaketit ovat noudettavissa helpdeskistä. Mikäli sinulla ei ole tunnuksia palveluun, pyydä ne yrityksenne Lemonsoft pääkäyttäjältä. Lemonsoftin pääkäyttäjä saa/on saanut omat tunnuksensa automaattisesti ohjelman hankinnan yhteydessä. Mikäli olet Lemonsoftin pääkäyttäjä, etkä tiedä tai et ole saanut tunnuksia, soita Lemonsoftin puhelintukeen tai laita sähköpostia osoitteeseen Tukemme on avoinna ma-pe klo 9:00-16:00. Pääkäyttäjän tulee lisätä muille henkilöille tunnukset helpdeskin kautta. Ohjeet tunnusten lisäämiseen löydät NetHelpistä kohdasta Asiakaskeskus - EXTRANET. Ennen päivitystä Ota varmuuskopiot tietokannoista ja lue tämä ohje ennen kuin teet päivityksen. Mikäli et ole päivittänyt edellisiä Lemonsoftin versioita, lue versiosaatteet väliin jääneiden versioiden osalta. Huomioi, että edellisen kerran yli kaksi vuotta sitten päivitetty ohjelmaversio tarvitsee välipäivityksen ennen uusimpaan versioon päivittämistä. Ota tällaisessa tilanteessa yhteyttä Lemonsoftin asiakaspalveluun. Päivitys Tee ohjelman päivitys normaaliin tapaan. Voit lukea päivitysohjeita NetHelpistä kohdasta Lemonsoft-ohjelman päivittäminen. Muistathan ohjelmaa päivittäessäsi päivittää myös kaikki muut käytössä olevat tuotelinjat! Suositeltavaa on myös käydä läpi aikaisemmat versiosaatteet väliin jääneiden versioiden osalta. Vanhemmat versiosaatteet löytyvät Lemonsoftin Helpdeskistä kohdasta Tiedostokeskus Dokumentit. Toimenpiteet päivityksen jälkeen Käytä ohjelmaa normaaliin tapaan ja raportoi mahdollisista ongelma- tai virhetilanteista Helpdesk -palvelumme kautta. lemonsoft 3

4 VERSIOON TEHDYT MUUTOKSET LYHYESTI R2-versio sisältää myös palkanlaskennassa tarvittavat vuoden 2015 uudet ennakonpidätystiedot. Opas vuodenvaihteeseen liittyvistä toiminnoista löytyy NetHelpistä kohdasta Vuodenvaihde Lisäksi vuodenvaihdeopas on ladattavissa PDF -muotoisena Helpdeskimme kohdasta Tiedostokeskus Dokumentit. Syyskuun R2 -versioon tehtyjä muutoksia: Tietoturvaa on paranneltu niiden instanssien osalta, jotka sisältävät useita eri yrityksiä Suurien käyttäjälistojen käsittelyä on nopeutettu Päänäyttöjen käynnistyksen yhteyteen on lisätty Lemonsoftin pääikkunan alapalkkiin näytön latauksen tilasta kertova ilmaisin. Lisäksi ohjelmien käynnistymistä on nopeutettu. Muutoksia Web Services rajapintoihin: Transaktioiden tallennuksen hyllykäsittelyä on korjattu. Inventoinnissa luodaan nyt hylly tuotteelle, jos varastopaikka on tyypiltään vaihtuvat hyllyt ja jos hyllypaikka myös löytyy hyllykartasta. Tradeconnector -rajapinnan kautta sisään luettavat tilaukset eivät enää vaadi kannasta löytyvää toimitusasiakasta. Järjestelmä Toimintokeskus Logistiikka Myyntitilauskeskus -kohtaan voidaan nyt asettaa EDI_FLUSH_CUST toimintokeskusparametri osoittamaan asiakkaaseen, joka haetaan tilauksiin, joiden OVT-tunnusten tai myymälänumeroiden perusteella ei löydy asiakasta. Tällöin ohjelma lähettää myös sisäisen viestin pääkäyttäjälle puuttuvasta asiakkaasta, jonka jälkeen viestin tietojen perusteella voidaan sitten luoda jälkikäteen puuttuva asiakas. Myynti- ja ostotilausten hyllykäsittely on korjattu. Saldot eivät päivittyneet hyllyille. Syyskuun R -versiota vasten tehtyjä R2 -versiossa mukana olevia korjauksia: Myyntitilauksen toimitustieto -kentän haku on korjattu. Kassavirran muodostuksessa on korjattu maksupäivämäärän muunnos. Nyt jos maksupäivä menee kuukauden viimeisen päivän yli, käytetään maksupäivänä viimeistä päivää. Esimerkkitilanne: Sopimuksen maksupäiväksi on merkitty joka kuun 31. päivä ja koska jokaisessa kuussa ei ole kyseistä päivää, käytetään automaattisesti kyseisen kuun viimeistä päivää. Viitesuoritusten luvussa haetaan asetukset uudelleen nyt myös yrityksen vaihdon jälkeen. Lemonsoftissa on muutamia samannimisiä toimintokeskusasetuksia eri toimintojen alla. Näihin asetuksiin liittyen ohjelmassa oli virhe, jonka seurauksena ohjelma haki käyttöön aina ohjelmasta ensimmäisenä käynnistetyn ikkunan asetukset muihinkin vastaaviin ikkunoihin. Ongelma saattoi tulla vastaan verkko- ja factoring -laskujen muodostuksessa, hyväksyntä toiminnoissa sekä työtuntien- ja leimausten tilojen käsittelyssä. Kirjanpidon tuontiaineistoon (esim. ostolaskulle) määritelty jaksotussääntö ei siirtynyt kirjanpitoaineiston tuonnissa kirjanpitoon asti. Rakennusalan ilmoitusvelvollisuutta koskevat muutokset Rakennusalan Tyvi -työntekijäilmoitukselle ei muodosteta työnantajaa, mikäli valittuna aikana työnantajan työntekijöille ei löydy tuntitapahtumia, eikä yhtään työntekijää ole määritelty aina ilmoitettavaksi. Urakkailmoituksiin muodostetaan ne urakat, jotka sopivat rajattuun päivämääräväliin. 1. Alkaa-päivämäärä tulee löytyä urakalta ja päivämäärä tulee olla pienempi tai yhtä suuri kuin päivämäärärajauksen loppupäivä. 2. Loppuu-päivämäärä tulee olla tyhjä arvo tai päivämäärä tulee olla suurempi tai yhtä suuri kuin päivämäärärajauksen alkupäivä. Työntekijän tunnistetiedot Työntekijän tunnistetietoina suositellaan ensisijaisesti suomalaisen henkilötunnuksen ja kotivaltion antamista. Mikäli syötetyt työntekijän tiedot eivät kuitenkaan sisältäneet henkilötunnusta, ohjelma ehdotti mm. työntekijän puhelinnumeroa täydennettäväksi. Työntekijän puhelinnumeroksi tulee tässä tilanteessa jatkossa työnantajan yhteyshenkilön puhelinnumero. 4 lemonsoft

5 VUODENVAIHDE Palkanlaskennan vuodenvaihde Lemonsoft palkanlaskenta ei vaadi vuodenvaihteessa erillisiä vuodenvaihdeajoja. Työajan lyhennyksien osalta tulee käyttämättömät saldot inventoida ja siirtää tarvittaessa henkilön apulukuihin alkusaldoksi. Vuoden 2015 uudet ennakonpidätystiedot Ennakonpidätysten osalta maksujen suuruus vaihtelee vuosittain. Muuta ennakonpidätysprosentit koskemaan vuoden 2015 palkkoja. Muutokset koskevat henkilörekisteriä, palkanlaskennan asetuksia sekä palkkalajeja. Vuodenvaihde ja palkanlaskennan päivitykset Toiminnon avulla voit päivittää vuodenvaihteen muutokset yhteen tai useampaan yritykseen kerralla. Löydät toiminnon valitsemalla Järjestelmä Muut toiminnot Palkanlaskennan päivitykset. Toiminnolla päivität henkilön apulukuja (esim. palkan korotukset), palkasta tehtäviä pidätysprosentteja (sotu, eläkevakuutus, työttömyysvakuutus jne.) sekä palkkalajeja (päivärahat, korvaukset). Toiminto avautuu valittuun yritykseen, mutta saat kaikki yritykset päivitettäväksi valitsemalla näytön vasemmassa ylänurkassa olevasta alasvetovalikosta Kaikki yritykset. Huomaa, että tällöin tarvitset oikeudet niihin yrityksiin, joita aiot päivittää. Rastita ne yritykset, joihin haluat päivittää tiedot ja valitse minkä vuoden tiedot haluat päivittää (tässä tapauksessa Vuosi 2015). Tarkista tämän jälkeen tietojen oikeellisuus. Henkilöt -välilehti Voit rajata apulukujen päivitystä Henkilöt -välilehdellä henkilönumeron, tiliöintiryhmän ja eläkevakuutustiedon mukaan. Nämä rajaukset koskevat vain apulukujen päivittämistä. Palkkalajit -välilehti Palkkalajit -välilehdellä voit määritellä tyypin tarkenteet, joille päivitetään uudet kpl- ja á-hinnat. Mikäli kaavan kohta on tyhjä, kyseistä tietoa ei päivitetä. Tiedot päivitetään vain palkkalajin taakse ei henkilön vakiopalkkalajeihin, eikä mahdollisesti määrittelemiisi palkkalajien ketjutuksiin. Palkkalajien tietoihin tulee vuosittain muutoksia lähinnä etuihin ja korvauksiin. Tarkemmat tiedot muutoksista löydät verottajan kotisivuilta Kotimaan kokopäiväraha 40 euroa Osapäiväraha 18 euroa Ateriakorvaus 10 euroa Tarkasta ulkomaan päivärahat verottajan kotisivulta! Oman auton käytöstä työmatkoihin maksettava kilometrikorvaus on 44 senttiä kilometriltä Käyttöetuauton kilometrikorvaus on 12 senttiä kilometriltä Matkustajalisän kilometrikorvaus on 3 senttiä kilometriltä Ravintoedun arvo on 6,20 euroa Ulkomaan päivärahat voit päivittää valitsemalla jokaiselle ulkomaan päivärahalle oikean maakoodin. Ulkomaan päivärahat voit tarkastaa verohallinnon kotisivuilta Maakoodit voit tarkastaa mm. osoitteesta Mahdollisesti puuttuvat maakoodit saa lisättyä valikosta Asetukset Valintalistat Maat. Tee lisäys ennen palkanlaskennan päivitystä! Valitse riville apuluku, jota haluat päivittää. Lisää laskentakaava, jonka mukaan apuluvun uusi arvo lasketaan. Huomaa, että et voi käyttää kaavassa palkkaan tai palkkatapahtumiin viittaavia kaavoja (esim. KRP, KP1). Henkilön apulukujen päivitys ei ole sidoksissa versioon, vaan välilehdellä näkyvät aina kaikki apulukuihin kohdistuvat muutokset, joita olet tekemässä. lemonsoft 5

6 Vuodenvaihde ja palkanlaskennan asetukset Prosentit -välilehti Prosentit -välilehdellä voit päivittää haluamasi pidätysprosentit lukuun ottamatta palkansaajan ennakonpidätysprosenttia ja ammattiyhdistysten pidätystietoja. Päivitys ennakonpidätysprosenteille tehdään aina työntekijäkohtaisesti Henkilörekisterissä. Ammattiyhdistysten pidätystiedot muutetaan Palkanlaskennan asetusten kautta. Tapat.vak. -sarake on eri tapaturmavakuutusten prosenttien muuttamista varten. Mikäli olet perustanut useampia tapaturmavakuutuksia, voit määritellä useita tapaturmavakuutuksia määrittelemällä tapaturmavakuutusnumeron kyseiseen kenttään. Nämä päivityksen voit tehdä myös Palkanlaskennan asetuksissa jokaiseen päivittämääsi yritykseen erikseen. Asetukset -välilehti Asetukset -välilehdellä määrittelet mitä tietoja olet päivittämässä. Muista tarkistaa nämä asetukset ennen päivitystä, ettet päivitä vahingossa vanhoja/muuttuneita tietoja! Päivitys Kun olet tarkistanut, että päivitettävät tiedot ovat oikein valitse Päivitä. Tämän jälkeen olet päivittänyt ohjelmaan valitsemasi tiedot kaikille valitsemillesi yrityksille samanaikaisesti. Ennakonpidätysprosenttien ja ammattiyhdistysten pidätysprosenttien muuttaminen Työntekijän ennakonpidätysprosentin muuttaminen tehdään valitsemalla Henkilöstöhallinto Henkilörekisteri. Muutokset tehdään Työsuhde -välilehdeltä löytyvälle Verot -välilehdelle. Uudet ennakonpidätystiedot on tarkoitus ottaa käyttöön Tammikuussa 2015 ennakonpidätys toimitetaan joulukuun 2014 lopussa voimassa olleen verokortin tai vuodelle 2015 annetun muutosverokortin tietojen perusteella. Mikäli käytät uudella verokortilla laskennassa B-tapaa (portaikko), huomioi, että verokortti huomioi palkat vuoden alusta lähtien (verokortin alkupäivä ). Sopimustyönantajan kokonaiseläkevakuutusprosentti on 24,7 %. Huomaa, että ohjelma korottaa automaattisesti 53 vuotta täyttäneiltä korotetun eläkevakuutusprosentin. Tapaturmavakuutusprosentti (tiliöintejä varten) vaihtelee yhtiöittäin, palkkojen ja alojen mukaan. Tarkempia tietoja saat tapaturmavakuutusyhtiöstäsi. Keskimäärin n. 1 %. Päivärahamaksun osuus on 0,78 % (vuonna ,84 %) ja yrittäjän osuus 0,91 %. (Informatiivinen tieto palkkaerittelyllä, sisältyy ennakonpidätykseen.) Mikäli ammattiyhdistyksen pidätysprosenttiin tulee muutoksia, päivityksen saat tehtyä Asetukset Palkanlaskennan asetukset Ammattiyhdistykset -välilehdellä. Asetukset Palkanlaskennan asetukset Tiliöintiryhmät -välilehti 6 lemonsoft

7 Tiliöintiryhmien prosentit vuonna 2015: työntekijän eläkevakuutusprosentti 5,7 (huomaa, että ohjelma korottaa automaattisesti 53 vuotta täyttäneiltä korotetun 7,2 eläkevakuutusprosentin) työttömyysvakuutuksen kokonaisprosentti 1,45 % työttömyysvakuutuksen työntekijän osuus 0,65 % työttömyysvakuutuksen osayrittäjän kokonaisprosentti 1,04 % työttömyysvakuutuksen osayrittäjän osuus 0,24 % sosiaaliturvamaksuprosentti 2,08 % ryhmähenkivakuutusprosentti vaihtelee yhtiöittäin TyEL-alaraja 57,10 euroa. Eläkevakuutukset: TYEL 24,7 % YEL 23,7 % MYEL 23,7 % VAEL [maksuja ei ole vielä vahvistettu] KUEL [maksuja ei ole vielä vahvistettu] Ammattiyhdistykset Muuta ammattiyhdistysten pidätystiedot, mikäli niissä on tapahtunut muutoksia. Lue lisää tai tarkemmin verohallinnon sivuilta: Työttömyysvakuutusrahaston koulutuskorvaus Yleistä: Koulutuskorvaus on taloudellinen tuki niille työnantajille, joilla ei ole oikeutta koulutusvähennykseen elinkeinoverolain tai maatilatalouden tuloverolain perusteella. Edellytyksenä korvauksen saamiselle on, että koulutus perustuu työnantajan etukäteen laatimaan koulutussuunnitelmaan ja edistää työntekijän ammatillista osaamista. Koulutuskorvausta voi hakea ensimmäisen kerran vuoden 2015 alussa ja vähennys tehdään vuoden 2014 lopullista työttömyysvakuutusmaksua määritettäessä. Koulutuskorvaus vähennetään työnantajalle määrätystä työttömyysvakuutusmaksusta ja sitä voi saada enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohden. Korvauksen suuruus on 10% koulutuskorvauksen perusteena olevasta palkkakustannuksesta. ( Korvausta voit hakea palkkasummailmoituksen yhteydessä Tyvi aineiston muodostus toiminnolla (tulossa tammikuun 2015 versioon). Voit lukea aiheesta lisää NetHelpistä Henkilöstöhallinnon ohjeista kohdasta Työttömyysvakuutusrahaston Tyvi-ilmoittaminen. Työttömyysvakuutuksen prosentit Palkansaajan ja osayrittäjän työttömyysvakuutusprosentin mukainen osuus pidätetään palkasta. Prosentti on koko vuoden sama, eikä siihen vaikuta työnantajalle määritelty porrastettu palkkasumma, jonka ylittyessä työttömyysvakuutusprosentti on suurempi määritellyn rajan ylimenevältä osalta. Palkanlaskennassa työnantajan osuus työttömyysvakuutusmaksusta käytännössä vain jaksottaa työttömyysvakuutusta tasaisesti koko vuodelle. Varsinaiset työttömyysvakuutusmaksut tilitetään ennakkomaksuina työttömyysvakuutusrahastolle. Kokonaisprosenttina voit käyttää myös laskennallista prosenttia, mikäli yrityksen palkkasumma ylittää porrastetun palkkasumman rajan (vuonna 2015, euroa). Huomaa, että palkkasummaan ei lasketa mukaan osayrittäjän palkkaa. Laskennallinen työnantajan prosentti (vuoden 2015 luvuilla) esimerkiksi euron palkkasummalla voidaan laskea seuraavasti. 0,65% = Työntekijän prosentti 0,8% = Työnantajan perusprosentti 3,15% = Porrastetun rajan yli menevän osuuden prosentti 100/ *( *0.008+( )*0.0315) = 2.20 % Tällöin palkanlaskennan asetuksien työttömyysvakuutuksen kokonaisprosentiksi tulisi 2,20 + 0,65 = 2,85 %. Laskennallisen kokonaisprosentin avulla koko arvioidun palkkasumman työttömyysvakuutusmaksut tulevat tässä esimerkissä jaksotettua tasaisesti koko vuodelle. lemonsoft 7

8 Rakentamisen tiedonantovelvollisuus lähtien rakennustyön tilaajien on täytynyt kerätä tietoja tilaamistaan rakennusurakoista ja päätoteuttajan työmaan työntekijöistä ja ilmoittaa näistä Verohallinnolle kuukausittain. Ilmoitusmenettelyn alussa tietoja on voinut toimittaa verohallintoon puutteellisina. Kevennetty menettely päättyy vuodenvaihteessa , jolloin rakentamisilmoitusten tietoja ei voi ilmoittaa enää puutteellisesti tammikuulta lähtien (tammikuun ilmoitus annetaan mennessä).voit lukea lisää Verohallinnon kotisivuilta: Lemonsoftissa on ollut mahdollisuus jo aiemminkin antaa kaikki vaadittavat tiedot, mutta tammikuun 2015 versioon on tulossa urakkasummien ilmoittamiseen mahdollisuus hakea summat ostolaskuilta, jolloin tietoja ei tarvitse ylläpitää manuaalisesti. Voit lukea aiheesta lisää NetHelpistä Projektinhallinnan ohjeista kohdasta Työmaat (rakentamisen tiedonantovelvollisuus) Urakkasopimukset. Metalliromun myynnin käännetty arvonlisäverovelvollisuus alkaen metalliromun ja -jätteen myyntiin sovelletaan käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta, jolloin verovelvollinen on myyjän sijaan ostaja. Tähän liittyen kausiveroilmoituslomakkeelle ei ole tulossa muutoksia, vaan metalliromun myynnit ja ostot ilmoitetaan samoissa kohdissa kuin käännetyn verovelvollisuuden alaiset rakentamispalvelun ostot ja myynnit. Näin ollen voit Lemonsoftissa hoitaa metalliromun myynnit ja ostot vastaavalla tavalla kuin rakentamispalveluihin sovellettavassa käännetyssä arvonlisäverossa. Voit lukea aiheesta lisää Nethelpin ohjeen kohdasta Rakennusalan käännetty arvonlisävero (kirjanpito). 8 lemonsoft

9 Tilikausi päättyy Muistilista Numerosarjat Mikäli haluat numerosarjoihin oman numeroavaruuden uudelle tilikaudelle, muuta uusi ensimmäinen numero Asetukset Numerosarjat -toiminnolla. Ohjelman rajaukset toimivat päivämäärien mukaan, joten toiminto ei ole välttämätön. Uuden tilikauden aloittaminen Uuden tilikauden saat perustettua Taloushallinto Tilikaudet -toiminnolla Lue lisää NetHelpin kohdasta Tilikaudet. Mahdollisen kirjauskauden uudelleenmäärittely Kirjauskauden avulla voit vähentää riskiä kirjata tositteita väärille päivämäärille. Kirjauskausi asetetaan Asetukset Yritystiedot -valikkoon. Mikäli kirjauskausi on käytössä, ei ohjelma anna tehdä esimerkiksi laskuja kirjauskaudelle asetettujen päivämäärien ulkopuolelle. Voit lukea tarkemmat ohjeet NetHelpin kohdasta Kirjauskausi. Inventointi Inventointi ei suoraan liity vuodenvaihteeseen, mutta tilinpäätöksen yhteydessä se on välttämätön. Lemonsoft tarjoaa useita eri tapoja inventointiin. Ohjeet löytyvät Lemonsoftin sisäänrakennetuista ohjeista sekä NetHelpin kautta. Vuodenvaihteen muutokset ilman Lemonsoftin päivitystä Palkanlaskentaan tulee vuodenvaihteessa viranomaismuutoksia mm. uusien pidätysprosenttien yms. myötä. Nämä muutosprosentit tulevat uuden version mukana tiedostona, josta uudet luvut voidaan päivittää Palkanlaskennan päivitykset -työkalulla. Kuitenkin myös nämä muutokset voit tehdä ilman uusimman version päivitystä, muutat vain manuaalisesti Palkanlaskennan päivitys -työkaluun oikeat prosentit ja palkkalajien arvot. Lue lisää palkanlaskennan päivityksistä palkanlaskennan Net- Helpin kohdasta Palkanlaskennan päivitykset. lemonsoft 9

10 lemonsoft Teknobulevardi 3-5, Vantaa Business Park Runsoria, Runsorintie 1, Vaasa PL 1000, Vaasa Karjalankatu 1, Joensuu Vaihde Fax Tuki