Tulorekisteriin liittyvät tilanteet palkanlaskennassa. Visma Fivaldi

Transkriptio

1 Tulorekisteriin liittyvät tilanteet palkanlaskennassa Visma Fivaldi

2 1(24) Sisällysluettelo Yleistä 2 Esimerkkitapauksia 3 Esimerkki 1. Palkanmaksussa ei ollut virheitä 3 Esimerkki 2. Maksettu liikaa palkkaa, osa peritään takaisin 7 Vaihtoehto 1: Korjaus tulorekisteriin, ei peritä vielä palkkaa takaisin 7 Vaihtoehto 2: Korjaus tulorekisteriin, peritään palkkaa takaisin seuraavasta palkasta 10 Esimerkki 3. Maksettu liikaa palkkaa, peritään takaisin kokonaan 11 Esimerkki 4. Maksettu liian vähän palkkaa 17 Esimerkki 5. Maksettu palkkaa väärällä palkkalajilla 19 Vaihtoehto 1: Palkkalajit kuuluvat samaan tulolajiryhmään 19 Vaihtoehto 2: Palkkalajit kuuluvat eri tulolajiryhmiin 21 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy,

3 2(24) Yleistä Tässä dokumentissa kuvataan esimerkkien avulla yleisimpiä tulorekisteriin liittyviä palkanlaskennan tilanteita. Muita tulorekisteriin liittyviä Visma Fivaldi -dokumentteja: Tulorekisteri-toteutuksen muutokset Visma Fivaldin palkanlaskentaan. Kuukausittain päivittyvä dokumentti, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti kaikki tulorekisteriin liittyvät muutokset Visma Fivaldissa. Tulorekisteriin liittyvät palkanlaskennan asetukset. Lähetyksen tilanteet. Verottajan tulorekisteri-sivusto:

4 3(24) Esimerkkitapauksia Esimerkki 1. Palkanmaksussa ei ollut virheitä Tässä esimerkkitapauksessa palkat on laskettu tammikuussa normaalisti. 1. Esikatsellaan tulorekisterin palkkatietoilmoitus napsauttamalla Palkkatietoilmoitus painiketta. Tämä avaa Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -näkymän selainikkunaan Visma Fivaldin Web-puolella. Vaihtoehtoisesti samaan näkymään pääsee myös Fivaldi Web -puolelta, Palkat > Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin.

5 4(24) 2. Tarkistetaan Lista- ja Henkilö-näkymissä, että ilmoituksen aineisto on kunnossa. 3. Jos kaikki on kunnossa, palataan takaisin Java-puolen Palkanlaskenta-sovellukseen; palkat voidaan laittaa maksuun ja palkkalaskelmat lähettää.

6 5(24) 4. Kun palkkojen maksuerä on lähtenyt tililtä, tehdään kyseisen palkkakauden maksetuksi merkintä (yläpalkista Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä ). Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät Visma Fivaldista tasatunnein. Ajossa lähetetään palkkatietoilmoitukset, jotka on luotu viimeistään tuntia lähetysajankohtaa aikaisemmin. Maksetuksi merkinnän jälkeen on siis vielä vähintään tunti aikaa tarkistaa ilmoitukset.

7 6(24) 5. Lähetyksen jälkeen käydään tarkistamassa esikatselussa ilmoituksen hyväksyntäpalaute (Fivaldi Web -puolella Palkat > Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin, Lähetyserät -välilehti). a. Valitaan kyseinen yritys alasvetovalikosta ja napsautetaan Etsi -painiketta. b. Tarkistetaan palaute Erän tila -sarakkeesta. 6. Erän tila on Hyväksytty, jos aineistossa on vähintään yhden henkilön hyväksytty ilmoitustieto. Erä saattaa silti sisältää yhden tai useamman palkansaajan hylkääntyneen ilmoitustiedon. Tarkista asia Lista -välilehdeltä. Hyväksytty palaute: Hylätty palaute:

8 7(24) Esimerkki 2. Maksettu liikaa palkkaa, osa peritään takaisin Tässä esimerkkitapauksessa tammikuussa on maksettu 200 euroa liikaa kuukausipalkkaa (PL1000). Vaihtoehto 1: Korjaus tulorekisteriin, ei peritä vielä palkkaa takaisin Helmikuun palkoissa tehdään korjaus tulorekisterin ilmoitukseen, mutta ei peritä vielä työntekijältä takaisin tammikuussa liikaa maksettua summaa. 1. Luodaan helmikuun palkkalaskelmat normaalisti.

9 8(24) 2. Lisätään uusi palkkalajirivi (PL1000). Syötetään tammikuussa liikaa maksettu summa positiivisena lukuna (200,00). Tällä rivillä ilmoitetaan tulorekisteriin, paljonko henkilölle on maksettu perusteetonta etua. Tulorekisterin tyyppi: Valitaan Perusteeton etu. Tulorekisterin kohdistuskausi: Valitaan palkkakausi, milloin on maksettu liikaa, eli tässä esimerkissä Tammikuu Ansainta-ajan alkupvm: Syötetään virheellisesti maksetun palkan ansaintajakson alkupäivä, eli tässä esimerkissä tammikuun palkkakauden ensimmäinen päivä Ansainta-ajan loppupvm: Syötetään virheellisesti maksetun palkan ansaintajakson loppupäivä, eli tässä esimerkissä tammikuun palkkakauden viimeinen päivä HUOMIOI: Virheellisesti maksettu palkka ei ole aina ansaittu vain yhden kuukauden aikana. Esimerkiksi neljännesvuoden ajalta laskettu bonuspalkka voisi olla kertynyt ajalta Tässä tapauksessa Ansainta-ajan alkupvm olisi ja Ansainta-ajan loppupvm

10 9(24) 3. Lisätään toinen uusi palkkalajirivi (PL1000). Syötetään tammikuussa liikaa maksettu summa negatiivisena lukuna (-200,00). Tällä rivillä korjataan tammikuun tulorekisteri-ilmoituksen summaa. Tulorekisterin tyyppi: Jätetään tyhjäksi. Tulorekisterin kohdistuskausi: Valitaan palkkakausi, milloin on maksettu liikaa eli tässä esimerkissä Tammikuu Ansainta-ajan alkupvm: Jätetään tyhjäksi. Ansainta-ajan loppupvm: Jätetään tyhjäksi.

11 10(24) Vaihtoehto 2: Korjaus tulorekisteriin, peritään palkkaa takaisin seuraavasta palkasta Helmikuun palkoissa tehdään korjaus tulorekisterin ilmoitukseen, sekä peritään työntekijältä takaisin tammikuussa liikaa maksettu summa. 1. Lisätään kaksi palkkariviä kuten vaihtoehto 1 :n ohjeessa (ohjeen kohdat 2 ja 3). 2. Lisätään näiden lisäksi kolmas palkkalajirivi (PL1000). Syötetään takaisin perittävä summa negatiivisena lukuna (-200,00). Tulorekisterin tyyppi: Valitaan Takaisinperintä. Tulorekisterin kohdistuskausi: Jätetään tyhjäksi. Ansainta-ajan alkupvm: Syötetään takaisin perittävän ansaintajakson alkupäivä, eli tässä esimerkissä tammikuun palkkakauden ensimmäinen päivä Ansainta-ajan loppupvm: Syötetään takaisin perittävän palkan ansaintajakson loppupäivä, eli tässä esimerkissä tammikuun palkkakauden viimeinen päivä

12 11(24) Esimerkki 3. Maksettu liikaa palkkaa, peritään takaisin kokonaan Tässä esimerkissä käydään läpi tilanne, missä palkansaajalle on maksettu maaliskuussa palkka, joka peritään huhtikuussa takaisin kokonaan, eli palkansaaja palauttaa nettosummaa vastaavan summan palkanmaksajan tilille. 1. Maaliskuun normaalille palkkakaudelle on laitettu 2000,00 euroa kk-palkkaa maksuun.

13 12(24) 2. Palkansaaja palauttaa koko summan palkanmaksajan tilille. Perustetaan uusi palkkakausi, mille kyseinen palautus syötetään. Maksupäiväksi merkitään päivä jolloin palkansaaja on maksanut summan takaisin. Palkkakauden alku- ja loppupäivämäärät pitää myös olla syötettynä, mutta niiden ei tarvitse välttämättä olla yhtenevät alkuperäisen palkkakauden kanssa.

14 3. Tehdään äsken perustetulle palkkakaudelle uusi palkkalaskelma palkansaajalle, jota palautus koskee. 13(24)

15 14(24) 4. Ensin määritetään tieto perusteettomasta edusta. Voidaan muokata vakiona ollutta Kuukausipalkka -palkkalajia, tai poistaa se kokonaan ja tallentaa uusi rivi samalla palkkalajilla. Tehdään seuraavat määritykset: Syötetään palkkalajille perusteettoman edun summa positiivisena lukuna (tässä esimerkissä 2000,00 euroa). Tulorekisterin tyyppi : Valitaan Perusteeton etu. Tulorekisterin kohdistuskausi : Valitaan palkkakausi, millä perusteetonta etua on maksettu (tässä esimerkissä Maalis 2019 ). Ansainta-ajan alkupvm : Syötetään ajanjakson alkupäivä, milloin perusteeton etu on ansaittu (tässä esimerkissä ). Ansainta-ajan loppupvm : Syötetään ajanjakson loppupäivä, milloin perusteeton etu on ansaittu (tässä esimerkissä ).

16 15(24) 5. Syötetään toinen palkkalajirivi samalla palkkalajilla seuraavin tiedoin: Summa negatiivisena (tässä esimerkissä -2000,00 euroa). Tulorekisterin tyyppi : Jätetään tyhjäksi. Tulorekisterin kohdistuskausi : Valitaan palkkakausi, jonka tulorekisteri-ilmoitusta halutaan korjata (tässä esimerkissä Maalis 2019 ). Ansainta-ajan alkupvm : Jätetään tyhjäksi. Ansainta-ajan loppupvm : Jätetään tyhjäksi.

17 16(24) 6. Syötetään kolmas palkkalajirivi samalla palkkalajilla seuraavin tiedoin: Syötetään palautettu bruttopalkka negatiivisena summana (tässä esimerkissä -2000,00 euroa). Tulorekisterin tyyppi : Valitaan Takaisinperintä. Tulorekisterin kohdistuskausi : Jätetään tyhjäksi. Ansainta-ajan alkupvm : Syötetään palautettavan palkan ajanjakson alkupäivä (tässä esimerkissä ). Ansainta-ajan loppupvm : Syötetään palautettavan palkan ajanjakson loppupäivä (tässä esimerkissä ). 7. Tämän jälkeen voi tarkistaa, että maksetaan-summa vastaa käänteisenä alkuperäisen palkkakauden nettosummaa. Kun bruttosumma on syötetty negatiivisena, myös sivukulut lasketaan negatiivisen summan perusteella, eli ne periaatteessa palautetaan palkansaajalle. Kun takaisinperinnän palkkakausi merkitään maksetuksi tulorekisteri-ilmoituksen mukana lähtee automaattisesti myös alkuperäiseen kauteen kohdistetut muutostapahtumat. Tulorekisteri-ilmoituksen esikatselunäkymässä alkuperäiseen kauteen kohdistetut tapahtumarivit nousevat näkyville, kun takaisinperinnän palkkakausi merkitään maksetuksi.

18 17(24) Esimerkki 4. Maksettu liian vähän palkkaa Tässä esimerkkitapauksessa tammikuussa on maksettu palkkaa 200 euroa liian vähän.

19 18(24) Tilanne korjataan maksamalla helmikuussa takautuvasti 200 euroa tammikuussa maksamatta jääneitä palkkoja. Lisätään uusi palkkalajirivi (PL1000). Syötetään tammikuussa maksamatta jäänyt summa positiivisena lukuna (200,00). Tulorekisterin tyyppi: Jätetään tyhjäksi Tulorekisterin kohdistuskausi: Jätetään tyhjäksi Ansainta-ajan alkupvm: Voidaan syöttää takautuvasti maksettavan summan ansaintajakson ensimmäinen päivämäärä (ei pakollinen tieto). Ansainta-ajan loppupvm: Voidaan syöttää takautuvasti maksettavan summan ansaintajakson viimeinen päivämäärä (ei pakollinen tieto).

20 19(24) Esimerkki 5. Maksettu palkkaa väärällä palkkalajilla Vaihtoehto 1: Palkkalajit kuuluvat samaan tulolajiryhmään Jos palkkalajit on linkitetty samaan tulolajiryhmään, korjausta ei ole pakko tehdä tulorekisteriä varten. Jos korjaus kuitenkin halutaan tehdä esimerkiksi kirjanpidon vientien vuoksi, tehdään korjauskausi samalle kuukaudelle. Tässä esimerkissä tammikuussa on maksettu kuukausipalkkaa (PL1000) 2100 euroa. Tammikuussa olisi kuitenkin pitänyt maksaa kuukausipalkkaa (PL1000) 2000 euroa, ja 100 euroa olisi pitänyt maksaa koulutusajan palkkana (PL1750).

21 20(24) Tilanne korjataan seuraavasti: 1. Perustetaan tammikuulle uusi palkkakausi korjausta varten ja luodaan palkkalaskelma henkilölle/henkilöille, joiden tapahtumia halutaan korjata. 2. Lisätään korjattavat palkkalajirivit. Tässä esimerkissä PL1000:n summa on -100,00 euroa ja PL1750:n summa on 100,00 euroa. 3. Nettosumma näyttää nollaa, eli mitään ei mene maksuun. 4. Koska molemmat palkkalajit kuuluvat samaan tulolajiryhmään, tapahtumilla ei ole vaikutusta tulorekisteri-ilmoitukseen. Tältä palkkakaudelta ei siis ole välttämätöntä lähettää ilmoitusta tulorekisteriin. Eli Palkanlaskennan perustiedoissa voidaan kyseiselle palkkakaudelle laittaa ruksi kohtaan Palkkakautta ei ilmoiteta tulorekisteriin.

22 21(24) Vaihtoehto 2: Palkkalajit kuuluvat eri tulolajiryhmiin Tammikuussa on maksettu kuukausipalkkaa (PL1000) 2050 euroa. Tammikuussa olisi kuitenkin pitänyt maksaa kuukausipalkkaa (PL1000) 2000 euroa, ja 50 euroa olisi pitänyt maksaa sunnuntailisänä (PL1450). Kuukausipalkka kuuluu tulolajiryhmään 201-Aikapalkka ja sunnuntailisä tulolajiryhmään 221-Sunnuntaityökorvaus.

23 22(24) Tilanne korjataan seuraavasti: 1. Luodaan helmikuun palkkalaskelmat normaalisti.

24 23(24) 2. Lisätään palkkalajirivi PL1000. Syötetään tammikuussa liikaa maksettu kuukausipalkka (PL1000) negatiivisena, tässä esimerkissä -50,00. Tulorekisterin tyyppi: Jätetään tyhjäksi. Tulorekisterin kohdistuskausi: Valitaan palkkakausi, jolloin maksettiin liikaa PL1000:lla, tässä esimerkissä Tammikuu Ansainta-ajan alkupvm: Jätetään tyhjäksi. Ansainta-ajan loppupvm: Jätetään tyhjäksi.

25 24(24) 3. Lisätään palkkalajirivi PL1450. Syötetään tammikuussa maksamatta jäänyt Sunnuntailisä (PL1450) positiivisena, tässä esimerkissä 50,00. Tulorekisterin tyyppi: Jätetään tyhjäksi. Tulorekisterin kohdistuskausi: Valitaan palkkakausi, jolloin sunnuntailisä olisi pitänyt maksaa PL1450:llä, tässä esimerkissä Tammikuu Ansainta-ajan alkupvm: Voidaan syöttää kyseisen tapahtumarivin ansaintajakson ensimmäinen päivämäärä (ei pakollinen tieto), tässä esimerkissä Ansainta-ajan loppupvm: Voidaan syöttää kyseisen tapahtumarivin ansaintajakson viimeinen päivämäärä (ei pakollinen tieto), tässä esimerkissä