Oulunkaaren liittymissuunnitelma KPK ICT Oy:n asiakkaaksi/raportti tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon nykytilanteesta/seudullinen tietohallinto

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Yhtymähallitus Oulunkaaren liittymissuunnitelma KPK ICT Oy:n asiakkaaksi/raportti tietohallinnon ja ICT-palvelutuotannon nykytilanteesta/seudullinen tietohallinto YhtHall Johtotiimi Oulunkaaren kuntayhtymä ja jäsenkunnat ovat päättäneet liittyä KPK ICT Oy:n osakkaiksi. KPK ICT laatii yhdessä tulevan asiakkaan kanssa liittymissuunnitelman. Oulunkaaren kuntayhtymä on aloittanut ns. siirtymävaiheen suunnittelun KPK ICT Oy:n kanssa tehtävän yhteistyön osalta ja asiaa työstetään ja Asian etenemistä esitetään katsaus johtotiimin kokouksessa. Johtotiimi keskustelee liittymissuunnitelmasta ja linjaa jatkotoimenpiteet. Merkittiin tiedoksi tilannekatsaus. Yhtymähallitus Valmistelija tietopalvelupäällikkö Matti Matero, puh Oulunkaaren kuntayhtymän ja jäsenkuntien tehtyä päätöksensä KPK ICT Oy:n asiakasomistajuudesta on käynnistetty sopimusneuvottelut puitesopimuksen ja palvelusopimuksen aikaansaamiseksi. Puitesopimuksen tavoitteena on määritellä sisältö Oulunkaaren kuntayhtymän ja KPK ICT Oy:n yhteistyölle, jossa Oulunkaari ostaa tietohallinnon asiantuntijapalveluita KPK ICT Oy:ltä. Jäsenkunnat päättävät oman puitesopimuksensa solmimisesta myöhemmin kunnille sopivana ajankohtana. Puitesopimuksen mukaisen yhteistyön tarkoituksena on mahdollistaa paremmalla ICT:n hyödyntämisellä kuntayhtymän toimintatapojen uudistaminen ja tehostaminen ja sitä kautta hillitä kuntayhtymän toimintamenojen kasvua. Puitesopimuskauden ensimmäinen vaihe on ns. siirtymäkausi, jonka aikana Oulunkaari ja KPK ICT Oy yhdessä tuottavat kokonaisesityksen tietopalvelutuotannon ja tietohallinnon järjestämisestä ja tuottamisesta Oulunkaaren kuntayhtymässä. Puitesopimus sisältää palvelusopimuksen, joka määrittää yksityiskohtaisesti siirtymävaiheessa Oulunkaaren kuntayhtymän KPK ICT Oy:ltä ostamien tietohallinnon asiantuntijapalveluiden ja kertaluonteisesti hankittavat tehtävät. Asiantuntijapalvelut käsittävät ratkaisujen hallintaan liittyvät osatehtävät ja kertaluonteiset tehtävät ns. siirtoprojektin suunnittelun ja valmistelun. Pekka Kantola KPK ICT Oy:stä tulee kokoukseen esittelemään asiaa.

2 Esitys annetaan kokouksessa. Kokouksessa annettu esitys (kyj): Yhtymähallitus hyväksyy Oulunkaaren KPK ICT Oy:hyn asiakkaaksi liittymisen periaatteet ja puitesopimuksen. Kunnat päättävät osaltaan erikseen omasta osallistumisestaan. valtuuttaa kuntayhtymän johtajan neuvottelemaan palvelusopimuksen sisällöstä hyväksyy, että hankintaohjeen mukaisesti kuntayhtymän johtaja allekirjoittaa palvelusopimuksen ( tai alle) tai päätöksen palvelusopimuksesta tekee yhtymähallitus (yli ) Hyväksyttiin Merkittiin, että Ahti Moilanen saapui tämän asian päätöksen teon jälkeen klo Puitesopimus liite nro 1. YhtHall Johtotiiimi KPK ICT Oy:n kanssa on neuvoteltu palvelusopimuksesta ja sen pohjalta on laadittu myös työsuunnitelma 1. vaiheesta ja luonnokset 2-4 vaiheesta. Esityslistan liitteenä on palvelusopimus liitteineen ja työsuunnitelma Merkitään tiedoksi palvelusopimus ja työsuunnitelma. Merkittiin tiedoksi. Yhtymähallitus Liitteenä palvelusopimus liitteineen ja työsuunnitelma. Merkitään tiedoksi palvelusopimus ja työsuunnitelma. Merkittiin tiedoksi. Palvelusopimus ja työsuunnitelma liitteet nro 3 ja 4.

3 YhtHall 68 Johtotiimi Valmistelija tietopalvelupäällikkö Matti Matero, puh Tiera Oy (aikaisemmin KPK ICT Oy) on suorittanut selvityksen Oulunkaaren kuntayhtymän tietohallinnon nykytilasta ja tuottanut sitä kuvaavan raportin. Raportti kokonaisuudessaan on esitetty esityslistan liitteessä. Selvityksen päätavoitteena oli saada riittävästi tietoa kuvaamaan Oulunkaaren tietohallinnon nykyisen toiminnan vahvuuksia ja heikkouksia. Lisäksi tavoitteena oli hahmottaa niitä toimenpiteitä ja tehtäviä, joilla on mahdollista toteuttaa tietohallinnon kokonaissuunnittelu ja hallinta sekä laatia konkreettinen suunnitelma niiden toteuttamiseksi. Analyysi pohjautuu Oulunkaaren kuntayhtymän johdon ja tietohallinnon haastatteluista koottuun informaatioon Selvityksen tuloksena syntyi 4 vaihtoehtoista mallia, joilla Oulunkaaren tietohallinto voidaan järjestää. Koska tietohallinnon järjestämisen kannalta myös ICT-palvelutuotannon (tietopalvelut) järjestäminen on keskeinen osatekijä, on vaihtoehdoissa otettu kantaa myös palvelutuotannon järjestämiseen. Vaihtoehdot on esitetty yksityiskohtaisesti Tiera Oy:n raportissa. Vaihtoehto1: Vaihtona on jatkaa nykyisellä toimintamallilla, jossa tietohallinto on hajautettu ja ICT-palvelutuotanto suoritetaan omana tuotantona (tietopalvelut). Vaihtoehto 2: Tietohallinnon tilaajan ja tuottajan roolit tunnistetaan ja määritellään. Tietohallinnon tehtävät ovat osana kuntayhtymän kokonaisjohtamista. ICT-palvelutuotannon suorittaa alueellinen kunnallinen toimija (in house yksikkö) tai vastaavassa asemassa oleva organisaatio. Vaihtoehto 3: Tietohallinnon tilaajan ja tuottajan roolit tunnistetaan ja määritellään. Tietohallinnon tehtävät ovat osana kuntayhtymän kokonaisjohtamista. ICT-palvelutuotanto kilpailutetaan ja hankitaan ulkoiselta toimittajalta. Vaihtoehto 4: Tietohallinnon tilaajan ja tuottajan roolit tunnistetaan ja määritellään. Molemmat tehtävät hankitaan ulkoiselta toimijalta. Tiera Oy:n tuottaman selvityksen pohjalta on hahmotettu Oulunkaaren oma malli tietohallinnon järjestämiseksi. Toimintamalli perustuu nykyisen toiminnan kehittämiselle lisäämällä koordinaatiota ja eriyttämällä tilaajan ja tuottajan roolit. Tietohallinnon tehtävät keskitetään järjestämiskeskuksen, jossa vastuullisena toimijana on tietohallintopäällikkö. Tietohallintopäällikön tehtävänä on toimia sekä kuntayhtymän johdon että kuntien johdon keskeisenä resurssina tietohallinnon suunnittelu- ja valmistelutehtävissä. Tietohallintopäällikkö vastaa myös ICT-palvelun tuottamisesta tilaajan roolissa. ICT-tuotanto toteutetaan erillään tietohallinnosta joko oman palveluyksikön toimin-

4 tana tai in house -yksiköltä hankittavana palveluna. Oman yksikön heikkoutena on palvelutuotannon henkilöriippuvaisuus ja osaamisen kartuttamisen haasteellisuus. Palvelutason merkittävä kehittäminen lyhyellä aikavälillä on hyvin haastavaa. Oman tuotannon vahvuus on palveluiden räätälöiminen kuntayhtymän ja kuntien tarpeisiin sopivaksi. In house yksiköltä hankittaessa vähenee henkilöriippuvuus ja palvelutason nostamisessa nopeasti on kysymys pääasiassa toteutuvasta kustannustasosta ja tarkoituksenmukaisen palvelutason määrittelemisestä sekä syntyvän palvelusopimuksen hallinnasta. Oulunkaaren oman toimintamallin toteuttaminen ei vaadi merkittävää henkilöresurssien kasvattamista vaan se voidaan toteuttaa tehtävien uudelleen järjestelyillä ja toimenkuvien täsmällisemmällä määrittelyllä tietohallinnon osalta. Keskeisimmät kustannuserät ovat joka tapauksessa palveluostoissa, joiden säätely säilyy tässä toimintamallissa kokonaan organisaatiolla itsellään. Keskeisin haaste tulee olemaan kehitystarpeiden ja käytettävissä olevien resurssien (määrä ja laatu) kohtauttaminen. Esityslistan liitteenä on Tiera Oy:n raportti. Johtotiimi keskustelee Oulunkaaren tietohallinnosta ja palveluista ja linjaa jatkotoimenpiteet. Merkittiin raportti ja esittely tiedoksi. Jatkossa on syytä eriyttää tietohallinto osaksi järjestämiskeskusta. Oulunkaaren tietohallintoon on hyvä kytkeä myös jäsenkuntien tietohallinto mm. sivistystoimi ja tekninen toimi. Raporttiin lisätään kuntien ko. tietohallinnon osuus. Sivistys ja teknisen toimen tietohallinnon tarkastelun valmistumisen jälkeen kokonaisuutta käsitellään johtotiimissä. Palvelutuotannon vaihtoehdot selvitetään seuraavassa vaiheessa. Merkittiin, että tietohallintopäällikkö Matti Matero oli paikalla tämän asian käsittelyn aikana. Merkittiin, että Kyösti Juujärvi poistui tämän asian käsittelyn ja päätöksen teon jälkeen klo Merkittiin, että Esko Tavia toimi johtotiimin puheenjohtajana kokouksen loppuajan asioissa Johtotiimi Valmistelija: tietohallintopäällikkö Matti Matero puh: Tiera Oy (aikaisemmin KPK-ICT Oy) on tuottanut selvityksen Oulunkaaren kuntayhtymän tietohallinnon nykytilasta ja tuottanut sitä kuvaavan raportin. Raportti on esitelty johtotiimille , jonka johdosta johtotiimi on linjannut seuraavaa: Jatkossa on syytä eriyttää tietohallinto osaksi järjestämiskeskusta. Oulunkaaren tietohallintoon on hyvä kytkeä myös jäsenkuntien tietohallinto mm. sivistystoimen ja teknisen toimen osalta.

5 Tieran tuottamaan raporttiin lisätään kuntien ko. tietohallinnon osuus. Sivistys ja teknisen toimen tietohallinnon tarkastelun valmistumisen jälkeen kokonaisuutta käsitellään johtotiimissä. Palvelutuotannon vaihtoehdot selvitetään seuraavassa vaiheessa. Tiera Oy:n raportit Oulunkaaren kuntien tietohallinnon nykytilasta ovat valmistuneet tammikuussa 2012 ja niiden yhteenveto on esitelty Tieran toimesta osana järjestettyä tietohallintoseminaaria. Ko. seminaarissa on käsitelty myös laajemmin tietohallinnon tehtäväkenttää asiantuntijapuheenvuoron ja semi naarissa käydyn keskustelun muodossa. Seminaarissa annettiin Oulunkaaren hallintotiimille tehtäväksi linjata hallintotiimin näkemys tietohallinnon seudullisesta järjestämisestä Oulunkaarella. Hallintotiimi käsitteli asiaa kokouksessaan , jolloin todettiin että Tieran kuntakohtaisiin raportteihin ei ole kaikissa kunnissa vielä perehdytty. Hallintotiimi linjasi kuntien esittävän kantansa kuntayhtymälle seudullisen tietohallinnon järjestämisestä helmikuun 2012 loppuun mennessä. Oulunkaaren kuntayhtymä on omassa toiminnassaan, osana johtamisjärjestel män uudistamista, organisoinut tietohallinnon järjestämisen aikaisemmin (johtotii mi ) esitetyn Oulunkaaren oman mallin mukaisesti keskittämällä alkaen tietohallinnon vastuun järjestämiskeskukseen ja siirtämällä tieto palvelupäällikkö Matti Materon tietohallintopäälliköksi. Oulunkaari esittää kunnille yhteistyötä seudullisen tietohallinnon järjestämiseksi siten, että kuntien tietohallinto toteutetaan kuntien johtoryhmän ja Oulunkaaren tietohallintopäällikön yhteistyönä. Käytännössä tämä voisi toteutua siten, että tietohallintopäällikkö osallistuu kunkin kunnan johtoryhmien kokouksiin tarvittaessa (esimerkiksi 3-4 krt/vuosi) sekä lisäksi eri toimialojen tietohallinnon suunnitteluun tarpeen mukaan. Säännöllisen yhteistyön tavoitteena on mm. kehittää kuntien ja kuntayhtymän välistä kommunikaatiota strategisen kehittämisen tasolla myös tietohallinnon osalta, jotta tietohallinnon alaan kuuluva palvelutuotanto voi tukea strategisten tavoitteiden saavuttamisessa kehittää kuntien eri toimialojen ja tietohallinnon palvelutuotannon (tietopalve lut, sovellus- ja ratkaisutoimittajat) välistä kommunikaatiota ja parantaa näin tietohallintopalveluiden vastaavuutta toimialojen todelliseen tarpeeseen koota kuntien ja kuntayhtymän ICT-sopimukset kokonaisuudeksi ja pyrkiä tehostamaan purkamalla mahdolliset päällekkäisyydet ja irralliset sopimukset sekä kehittää yhteistyötä myös palvelusopimusten hankinnan osalta toteuttaa kuntien ja kuntayhtymän yhteisen kokonaisarkkitehtuurin kuvaami sen ensimmäinen taso (liiketoiminnan / palvelutuotannon näkökulma, ei yksi tyiskohtainen tietojärjestelmäkuvaus), joka on edellytys mm. tarkoituksenmu kaiseen ICT-palvelutuotannon eri osa-alueiden kilpailuttamiselle tuottaa koko Oulunkaaren alueen yhteinen tietoturvapolitiikka ja käyttösäännöstö sekä jalkauttaa se käytäntöön määritellä tavoitteet tietohallinnon kehittämiselle ja kehittää mittarit tietohallinnon arviointiin ja seurantaan. Edellä kuvatussa järjestelyssä päätöksenteko ja strategiset linjaukset tekee kunnan johtoryhmä ja tietohallintopäällikön rooli on toimia johtoryhmän resurssina tie-

6 tohallinnon suunnittelu ja valmistelutehtävissä. Esitetty toimintamalli ei osaltaan kasvata kuntayhtymän tai kuntien tietohallinnon kustannuksia vuonna Johtotiimi keskustelee Oulunkaaren ja kuntien tietohallinnon järjestämisestä ja linjaa jatko-toimenpiteet. Johtotiimi linjasi, että helmikuun aikana kunnat ottavat kantaa seu dulliseen tietohallintoon. Asia tuodaan maaliskuun johtotiimin, joka lin jaa jatkotoimenpide-esi tyksen. Johtotiimi Kunnat ovat esittäneet kantansa Oulunkaaren kuntayhtymälle seudullisen tietohallinnon järjestämisestä seuraavasti: Iin kunta: seudullinen tietohallinto toteutetaan kuntien johtoryhmän ja Oulunkaaren tietohallintopäällikön yhteistyönä (Kunnanhallitus 1304/01/61/2012, 45, ). Pudasjärven kaupunki: Pudasjärven kaupungin tietohallinnon järjestämiseksi kaupungin johtoryhmä tekee yhteistyötä Oulunkaaren kuntayhtymän kanssa ja tarvittaessa laajemmin muiden alan asiantuntijoiden kanssa (Kaupungin hallitus 1459/01/60/2012, ). Simo: hallitus käsittelee asiaa kokouksessaan ja esityksenä on, että kuntien tietohallinto toteutetaan kuntien johtoryhmän ja Oulunkaaren tietohal lintopäällikön yhteistyönä. Utajärven kunta: johtoryhmän päätti ( ) tehdä tietohallinnon osalta yhteistyötä Oulunkaaren kuntayhtymän kanssa. Vaala: kunnanhallituksen päätös : Vaalan kunta ei tässä vaiheessa lähde mukaan seudulliseen tietohallinnon järjestämiseen. Esitys (vt. kyj): Johtotiimi keskustelee Oulunkaaren ja kuntien tietohallinnon järjestämisestä ja linjaa jatko-toimenpiteet. Seudullista tietohallintoa toteutetaan osana kuntien johtoryhmätyös kentelyä, kytkeytyen kuntien ja Oulunkaaren kuntaneuvotteluihin ja kuntien mää rittämiin tarpeisiin. Merkittiin, että tietohallintopäällikkö Matti Matero oli paikalla tämän asian käsittelyn aikana. Merkittiin, että hallintojohtaja Mirja Klasila saapui paikalla klo 8.18 tämän asian käsit te lyn ai ka na.

7 Yhtymähallitus Simon kunnanhallitus on kokouksessaan hyväksynyt seudullisen tietohal linnon yhteistyön esi tetyn mukaisesti. Esitys (vt. kyj): Seudullista tietohallintoa toteutetaan osana kuntien johtoryhmätyöskentelyä, kytkeytyen kuntien ja Oulunkaaren kuntaneuvotteluihin ja kuntien määrittämiin tarpeisiin. Hyväksyttiin. Merkittiin, että tietohallintopäällikkö Matti Matero oli asiantuntijana paikalla tämän asian kä sitte lyn aikana.