Esityslistan liitteenä on Oulun kaupunginhallituksen päätös

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Puhelinkilpailutus/Puhelinvaihde YhtHall Valmistelijat kuntayhtymän johtaja Kirsti Ylitalo (puh ) ja hankintapäällikkö Jouni Piri (puh ) Oulun kaupunginhallitus on päättänyt käynnistää kaupungin puhelin- ja tiedonsiirtopalveluiden kilpailuttamisprosessin. Samassa yhteydessä kaupunginhallitus on päättänyt, että hankinta voidaan toteuttaa yhteishankintana Oulun seudun kuntien, muiden hankintayhteistyökuntien ja eps-kaupunkien (Kuusamo ja Rovaniemi) kanssa, mikäli ne allekirjoittavat puhelin- ja tiedonsiirtopalveluiden kilpailuttamista koskevan yhteistyösopimuksen Oulun kaupungin kanssa. Kilpailuttamisesta on vastannut Oulun kaupungin tietohallinto yhteistyössä Innovaatiot ja markkinointi ryhmän, Oulun Konttorin ja Oulun Tietotekniikan kanssa. Hankinta jaettiin kahteen osaan: a) tiedonsiirtopalvelut ja b) puhelinpalvelut. Sopimuskauden kesto on molemmissa osissa kaksi (2) vuotta ja sopimusta voidaan jatkaa kahdella yhden (1) vuoden mittaisella jatkokaudella. Oulun seudun kunnat (Hailuoto, Haukipudas, Kempele, Kiiminki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Kempele, Kiiminki ja Tyrnävä) ovat päättäneet osallistua tiedonsiirto- ja puhelinpalveluiden kilpailutukseen (Oulun Seutuhallitus ). Oulunkaaren seutukunnan kunnat (Ii, Yli-Ii, Pudasjärvi, Taivalkoski, Vaala ja Oulunkaaren seutukunnan kuntayhtymä) ovat allekirjoittaneet puhelinpalveluiden kilpailuttamista koskevan valtuutuksen (saapunut Oulun kaupungille ), jonka mukaisesti ne osallistuvat ainoastaan puhelinpalveluiden kilpailutukseen. Oulun kaupunginhallitus on valinnut ( ) puhelinpalveluiden tuottajaksi sopimuskaudelle Elisa Oyj:n. Sopimuskautta voidaan tarvittaessa jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Kukin hankintayhteistyöhön liittynyt kunta solmii tuottajien kanssa oman palvelusopimuksen. Esityslistan liitteenä on Oulun kaupunginhallituksen päätös Hankintapäällikkö Jouni Piri on käynyt neuvotteluja puhelinkilpailutuksesta Oulun kaupungin ja Oulun seudun kanssa. Oulun kaupunki on järjestänyt neuvotte lun Eli san ja kil pailu tuksessa olleiden kuntien edustajien kanssa. Hallintotiimissä asiaa käsi tel tiin ja päädyttiin siihen, että katsotaan 31.3.neuvottelun tu los ja teh dään sen jälkeen ratkaisut joko tehdään sopimus Elisan kanssa tai irrot taudu taan kilpai lutuksesta ja tehdään uusi oma kilpailutus neuvotteluissa on tarkentunut, että varsinaiseen tarjoukseen sisältyy seuraavat: - lähtevät puhelut ja viestit ovat ilmaisia - sisäiset puhelut tulevat ja lähtevät ovat ilmaisia - sisäiset viestit ovat ilmaisia - vastaanotettu puhelu keskuksen välittäjän kautta maksaa 0,047 /min - vastaanotettu puhelu älypuhelimella maksaa 0,047 /min

2 - vastaanotetut puhelut normaali matkapuhelimella ovat ilmaisia ja lisäopitiona: - vaihdepuhelimen hinta on 75 /kk Kuntien v puhelinkustannukset ja arvio vuoden 2010 kustannuksista sekä Elisan sopimuksesta kunnittain. Elisan kunnittaisissa sopimuksessa on sosiaali- ja terveystoimen puhelinkustannukset mukana: Johtotiimi käsitteli puhelinkilpailutusta : Kilpailutuksesta kunnat ja Oulunkaari tekevät oman päätöksensä. Kuuluvuus tulee varmistaa koko alueella. Oulunkaari hyväksyy Oulun päätöksen mukaisen Elisan sopimuksen ja vaihdeasia annetaan hallintotiimille jatkovalmisteluun siten että se tuodaan toukokuussa hallituksien käsittelyyn Elisan kuuluvuutta on testattu Pudasjärvellä, Vaalassa, Utajärvellä ja Iissä. Esitys (kyj): Yhtymähallitus hyväksyy Oulunkaaren kuntayhtymän puhelinpalvelujen operaattoriksi Oulun kaupungin kilpailutuksen ja hankintapäätöksen perusteella Elisa Oyj:n ja oikeuttaa kuntayhtymän johtajaa tekemään palvelussopimuksen. Päätös: Hyväksyttiin. YhtHall Johtotiimi Valmistelija: Matti Matero, tietopalvelupäällikkö ( ) Puhelinvaihteella tarkoitetaan tässä yhteydessä kuntien omia puhelinvaihteita, jotka vastaavat vaihteen numeroon tulleisiin puheluihin ja välittävät puhelut tarpeen mukaan edelleen. Tällä ei tarkoiteta esimerkiksi terveyskeskusten ajanvarauksen palvelunumeroita ja niihin liittyviä välityspalveluita. Puhelinvaihdepalvelun tekninen toteutus Elisa Oyj:n ympäristössä on varsin kevyt: vaihdepalvelun tuottamiseksi tarvitaan tietokonetyöasema, jossa on käytettävissä välitysohjelmisto. Lisäksi tarvitaan internetyhteys. Välityssovelluksen hinta yhdelle työasemalle on 75 /kk.

3

4 Kuntien puhelinvaihdepalvelun järjestämiseksi on olemassa erilaisia vaihtoehtoja: 1. Kunnan oma puhelinvaihdepalvelu Kunkin kunnan on mahdollista järjestää vaihdepalvelunsa kohtuullisin laite- ja ohjelmistoinvestoinnein (75 /kk/kunta). Merkittävä kustannustekijä on henkilöstön palkkakustannus. Oman puhelinvaihdepalvelun merkittävin etu on henkilöstön paikallistuntemus, jonka perusteella puhelinvaihteessa voidaan antaa monipuolista neuvontapalvelua. Alueen kunnat ovat kuitenkin varsin pieniä, jolloin jo yksi kokoaikainen henkilö kunnan omassa vaihdepalvelussa muodostaa ylimitoitetun resurssin. Lisäksi ongelmia aiheuttavat henkilöstön sijaistaminen. 2. Seudullinen puhelinvaihdepalvelu Kunnat voivat järjestää puhelinvaihdepalvelunsa keskittämällä ne seudullisesti yhteen palveluyksikköön. Tekniseltä toteutukseltaan ratkaisu ei poikkea kunnan omasta vaihdepalvelusta eikä yksikön sijaintipaikalla ole toiminnan järjestämisen kannalta merkitystä. Perusoletus on, että kaksi kokoaikaista henkilöä suoriutuu koko seudun puhelinvaihdepalvelun tuottamisesta. Toisaalta kaksi henkilöä tarvitaan palvelutuotannon varmistamiseksi ja mm. sijaistamisen ongelmien välttämiseksi. Vaihdepalvelu on mahdollista profiloida kuntakohtaisesti, jolloin puhelinvaihteeseen soittava asiakas ei havaitse sitä, millä paikkakunnalla puheluun vastataan. Keskitetty puhelinvaihdepalvelu heikentänee vaihteessa annettavaa asiakaspalvelun paikallistuntemusta. Toisaalta sitä puutetta voidaan helposti korvata kuntakohtaisella asiakaspalvelu- tai neuvontanumerolla. Vaihdepalvelun teknisen osuuden kustannukset ovat näin 150 /kk. Merkittävä kustannus muodostuu henkilöstökustannuksista. 3. Ulkoistettu puhelinvaihdepalvelu Kunnat voivat ulkoistaa vaihdepalvelun kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi puhelinoperaattorin palvelukeskukseen. Ulkoistetun vaihdepalvelun hinnoittelu perustuu välitettyjen puheluiden määrään. Mikäli välitettyjen puheluiden määrä on suhteellisen pieni, on tämä vaihtoehto kustannuksiltaan edullisin. Ulkoistettu palvelu heikentää eniten vaihteessa suoritettavaa paikallistuntemusta vaativaa asiakaspalvelua. Lisäksi on mahdollista, että vaihdepalvelun työpaikat siirtyvät pois alueelta.

5 Hintavertailu Erilaisten vaihdepalveluiden toteutusmallien kustannusten vertailu on suoritettu antamalla eri kustannustekijöille oletusarvoja. Kunnan oma vaihdepalvelu /kunta /kk /a Henkilökustannus (1 hlö) Laitteet ja lisenssit Yhteensä Seudullisesti keskitetty palvelu /kk /a Henkilökustannus (2 hlö) Laitteet ja lisenssit Yhteensä Operaattorille ulkoistettu palvelu /kk /a Puheluiden määrä Välitetty puhelu á 0,68 Yhteensä Esitys (kyj): Johtotiimi linjaa vaihdepalveluiden toteuttamisvaihtoehdon, joka valmistellaan yksityiskohtaisemmin kuntayhtymän hallituksen päätettäväksi. Päätös: Vaihdepalvelujen toteuttamista viedään eteenpäin. Materon Matti toimittaa kunnille tarkemmat tiedot ulkoistetettujen vaihdepalvelujen sisällöistä ja hinnoista. Yhtymähallitus Valmistelija tietopalvelupäällikkö Matti Matero puh Johtotiimin kokouksessa todettiin olevan kaksi vaihtoehtoa Oulunkaaren pu he lin vaihdepalvelun toteutukselle: Vaalan kunta toteuttaa seudullisen puhelinvaihdepalvelun tai vaihdepalvelut ulkoistetaan puhelinoperaattorin palvelukeskukseen. Vaalan kunnanhallitus on 8.6. kokouksessaan hyväksynyt kunnanjohtajan esityksen vaihdepalvelun ulkoistamisesta. Muut kunnat ovat päättäneet vaihdepalvelun ulkoistamisesta aiemmin. Esitys (kyj): Oulunkaaren yhteinen puhelinvaihde ulkoistetaan Elisa Oyj:n palvelukeskukseen.

6 Päätös: Hyväksyttiin. Merkittiin, että tietopalvelupäällikkö Matti Matero oli asiantuntijana paikalla tämän asian käsittelyn aikana.