Yhtymähallitus Oulunkaaren kuntayhtymän johtamisjärjestelmän uudistaminen. YhtHall Johtotiimi 2.11.

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Oulunkaaren kuntayhtymän johtamisjärjestelmän uudistaminen YhtHall Johtotiimi Valmistelija: kuntayhtymän johtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto, puh Kuntayhtymän johtamisjärjestelmä on rakennettu vaiheittain vuosina 2008 ja 2009 seudullisen kuntapalvelutoimiston ja vuonna 2010 alussa käynnistyneen sosiaalija terveystoimen yhteistoiminta-alueen vuoksi. Toiminnan vakiintuessa on käyty neuvotteluja johtamisjärjestelmän uudistamisesta ja kehittämisestä si ten että kuntayhtymän toimiston johto, kuntapalvelutoimisto ja järjestämiskeskus nivottaisiin tiiviimmin yhteen ja osa kuntapalvelutoimiston asiantuntijatehtävistä (henkilöstö-, tietohallinto- sekä hankinta-asiat) siirtyvät laajennettuun järjestä miskeskukseen ja sen asiantuntijat ovat osa kuntayhtymän johtoryhmää ja kun tayhtymän johtajan alaisuudessa. Nykyinen johtamisjärjestelmä Nykyisen johtamisjärjestelmän mukaan Oulunkaaren hallinnon johtamisesta vastaavat kuntayhtymän johtaja ja hallintojohtaja. Järjestämiskeskuksessa toimii ylilääkäri, sosiaalijohtaja ja sosiaali- ja terveyspalvelujen määräaikainen asiantunti ja. Kehitysjohtajan tehtävä on muotoutunut sosiaali- ja terveystoimen määräai kaisen (3 v) asiantuntijan toimesta työntekijävaihdoksen ja yhteistoiminta-alueen laajentumisen vuoksi. Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuotannosta vastaavat palve lujohtajat (perhe, terveys, vanhus). Kuntayhtymän johtajan alaisuudessa ovat hallintojohtaja, järjestämiskeskuksen asiantuntijohtajat ja palvelujohtajat. Lisäksi yritysasiamies ja määräaikainen projektihenkilöstö kuuluvat kuntayhtymän johtajan alaisuuteen. Hallintojohtajan alaisuudessa toimivat henkilöstöpäällikkö, taloussihteeri, tietopalvelupäällikkö, hankintapäällikkö, arkistosihteeri ja toimistosihteeri. Yhtymähallitus on kokouksessaan vakinaistanut seudullisen hankintapäällikön tehtävän. Osana johtamisjärjestelmän uudistamista yhtymähallitus perusti myös seudullisen henkilöstöpäällikön vakinai sen toimen aikaisemman määräaikaisuuden sijasta. Tehtävät Oulunkaaren seutuvaltuusto on hyväksynyt kuntayhtymän hallintosäännön ja täydentänyt sitä yhtymävaltuustossa. Hallintosäännön mukaan: 33 :Kuntayhtymän johtavat viranhaltijat

2 Yhtymähallitus päättää kuntayhtymän johtajan ja hallintojohtajan keskinäisen työnjaon, ratkaisuvallan ja sijaisuusjärjestelyt. Kuntayhtymän johtajan tehtävänä on johtaa ja kehittää kuntayhtymää tuloksellisesti yhdessä jäsenkuntien kanssa asetettujen tavoitteiden pohjalta. Hän ohjaa ja yhteen sovittaa osaltaan kuntayhtymän toimialaan kuuluvien sosiaali- ja ter veyspalvelujen, kuntapalvelutoimiston ja elinkeino/aluekehittämisen toimintaa. Kuntayhtymän johtaja määrittää kirjallisesti palvelujohtajien keskeiset tehtävät ja tulostavoitteet vuosittain käytävien kehityskeskustelujen yhteydessä. Kuntayhtymän johtaja toimii yhtymähallituksen esittelijänä. Hallintojohtajan tehtävänä on johtaa kuntayhtymän toimistoa ja seudullista kuntapalvelutoimistoa. Hallintojohtaja toimii kuntayhtymän johtajan sijaisena. Hallintojohtaja vastaa yhtymävaltuuston ja -hallituksen päätöksien valmistelusta ja täytäntöönpanotehtävistä sekä taloushallinnosta" Järjestämiskeskus: Kuntayhtymän johtajan tehtävänä on kuntien kanssa käytävien neuvottelujen perusteella ohjata ja yhteen sovittaa sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämistä, talouden seurantaa ja niihin liittyvää päätöksentekoa kuntayhtymässä. Ylilääkäri toimii järjestämiskeskuksessa terveydenhuollon asiantuntijana ja vas taa osaltaan kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämissopimuk sessa ilmaistun ja yhtymähallituksen päättämän tahdon toteutumisesta. Ylilääkä ri vastaa järjestämiskeskuksessa yhteistoiminta-alueen terveyspalvelujen järjes tämisestä siten, että palvelujärjestelmä kehittyy tavoitteellisesti jatkuvasti raken teiltaan uusiutuvaksi, asiakaslähtöiseksi, laadukkaaksi ja kustannustehokkaaksi. Sosiaalijohtaja toimii järjestämiskeskuksessa sosiaalihuollon ja sosiaalityön asiantuntijana ja vastaa osaltaan kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämissopimuksessa ilmaistun ja yhtymähallituksen päättämän tahdon to teutumisesta. Sosiaalijohtaja vastaa järjestämiskeskuksessa yhteistoiminta-alu een sosiaalipalvelujen järjestämisestä siten, että palvelujärjestelmä kehittyy ta voitteellisesti jatkuvasti rakenteiltaan uusiutuvaksi, asiakaslähtöiseksi, laaduk kaaksi ja kustannustehokkaaksi. Ylilääkäri ja sosiaalijohtaja osallistuvat tarvittaessa kuntien sopimusohjausjohtoryhmätyöskentelyyn. Määräaikaiselle sosiaali- ja terveystoimen asiantuntijalle ei ole hallintosäännössä määritelty tehtäviä. Uusi johtamisjärjestelmä vuonna 2012 Uutta johtamisjärjestelmää valmisteltaessa keskeisiksi ratkaistaviksi vastuualueiksi on noussut kuntapalvelutoimiston, elinkeinoneuvonnan, kehittämisprojektien, asiantuntijapalvelujen (esim. hankinta ja viestintä) johtaminen sekä järjestämiskeskuksen asiantuntijaresursointi.

3 Nykyisellään kuntapalvelutoimistosta vastaa hallintojohtaja. Hänen alaisuudessaan talouspalvelujen tiimiä vetää taloussihteeri, henkilöstöpalveluja henkilöstöpäällikkö ja tietopalveluja tietopalvelupäällikkö. Kuntapalvelutoimiston jokainen yksikkö edellyttää erilaista asiantuntijaosaamista ja esimerkiksi työnkierrot yksi köiden välillä ovat käytännössä usein mahdottomia. Valmistelussa on noussut esille kuntapalvelutoimiston prosessien johtamisen jakaminen eri vastuuhenkilöil le. Tietohallinto- ja palvelut Oulunkaaren kuntapalvelutoimistoa valmisteltaessa vuonna 2008 jätettiin auki tietohallinnon järjestäminen silloin meneillä olevan epohjois-suomi- hankkeen ja myöhemmin valmistelussa olevan kuntien kansallisen tietohallintoyhtiön (KPK-ICT) perustamisen vuoksi. Oulunkaaren kuntayhtymä on sekä Tiera Oy:n että Taitoa Oy:n osakas. Oulunkaaressa ja sen jäsenkunnissa on selvitelty Tiera Oy:n toimesta vuonna 2011 mallia tietohallinnon ja tietopalvelujen järjestämisek si. Asiaa on käsitelty johtotiimissä ja Selvitystyö valmistuu kokonaisuudessaan kuntien osalta loppuvuonna Tiera Oy:n tuottaman selvityksen pohjalta on hahmotettu Oulunkaaren oma malli tietohallinnon järjestämiseksi. Toimintamalli perustuu nykyisen toiminnan kehittämiselle lisäämällä koordinaatiota ja eriyttämällä tilaajan ja tuottajan roolit. Tietohallinnon tehtävät keskitettäisiin jatkossa laajennettuun järjestämiskeskuk seen, jossa vastuullisena toimijana on tietohallintopäällikkö. Tietohallintopäällik kö voisi toimia seudullisena vastaten myös jäsenkuntien tietohallinnosta. Tietohallintopäällikön tehtävänä on toimia sekä kuntayhtymän johdon että kuntien johdon keskeisenä resurssina tietohallinnon suunnittelu- ja valmistelutehtävissä. Tietohallintopäällikkö vastaa myös ICT-palvelun tuottamisesta tilaajan roolissa. Tietohallinto- ja päällikkö olisivat kuntayhtymän johtajan vastuulla ja alaisuudessa. Tietohallintopäällikön tehtävät 1. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ja kehittäminen 2. ICT - sopimusten hallinta 3. ICT hankintojen koordinointi 4. Tietoturva 5. Tietopalvelutuotannon järjestäminen ja kehittäminen Tietohallinnon järjestämisen vaihtoehdot: 1. Tietohallintopäällikkö vastaa sekä Oulunkaaren kuntayhtymän että jäsenkuntiensa tietohallinnosta. 2. Tietohallintopäällikkö vastaa Oulunkaaren kuntayhtymän tietohallinnosta. 3. Tietohallinnon johtaminen ostetaan Tiera Oy:ltä. ICT-tuotanto toteutetaan erillään tietohallinnosta joko oman palveluyksikön toimintana, in house-yksiköltä tai ostopalveluna hankittavana palveluna. Oman yksikön heikkoutena on palvelutuotannon henkilöriippuvaisuus ja osaamisen kartuttamisen haasteellisuus. Palvelutason merkittävä kehittäminen lyhyellä aikavä-

4 lillä on hyvin haastavaa. Oman tuotannon vahvuus on palveluiden räätälöiminen kuntayhtymän ja kuntien tarpeisiin sopivaksi. In house-yksiköltä tai ostopalveluna hankittaessa vähenee henkilöriippuvuus ja palvelutason nostamisessa nopeasti on kysymys pääasiassa toteutuvasta kustannustasosta ja tarkoituksenmukaisen palvelutason määrittelemisestä sekä syntyvän palvelusopimuksen hallinnasta. Vuonna 2010 tietopalvelujen kokonaiskulut muodostuivat seuraavasti: Sovelluspalvelut sisältäen terveystoimen tietojärjestelmät, sosiaalitoimen tietojärjestelmät, kirjanpito ja taloushallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmät, sisältää myös tukipalvelut ja käyttöpalvelut, Tietoliikenne ja sähköposti sisältäen tietoverkot ja sähköpostipalvelun ja henkilöstökulut eli yhteensä 1,3 M. Oulunkaaren oman toimintamallin toteuttaminen ei vaadi merkittävää henkilöresurssien kas vattamista, vaan se voidaan toteuttaa tehtävien uudelleen järjestelyillä ja toimenkuvien täs mällisemmällä määrittelyllä tietohallinnon osalta. Tietopalvelutuotannosta vastaa jatkossa palveluesimies. Keskeisimmät kustannuserät ovat joka tapauksessa palveluostoissa, joiden säätely säilyy tässä toimintamallissa kokonaan organisaatiolla itsellään. Keskeisin haaste tu lee olemaan kehitystarpeiden ja käytettävissä olevien resurssien (määrä ja laatu) kohtautta minen. Tietopalvelutuotannon järjestäminen ratkaistaan erikseen. Talous- ja henkilöstöpalvelut Voimassa olevan hallintosäännön mukaisesti hallintojohtaja vastaa yhtymävaltuuston ja hallituksen päätöksien valmistelusta ja täytäntöönpanon lisäksi kuntayhtymän taloushallinnosta. Kuntapalvelutoimiston osalta hallintojohtaja vastaisi jatkossa kuntayhtymän talouspalvelujen johtamisesta. Hallintojohtajan tehtävä on vastata talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelusta, talousraportoinnista ja sen kehittämisestä, talouden suunnittelusta, analysoinnista ja ennustamisesta. Taloussihteeri toimii talouspalvelujen palvelusihteerien lähiesimiehenä. Hallinto johtajan esimies on kuntayhtymän johtaja. Henkilöstöpalvelujen palvelusihteerien lähiesimies on jatkossakin henkilöstöpäällikkö. Seudullisen henkilöstöpäällikön tehtävä on johtaa, ohjata ja kehittää kuntayhtymän henkilöstöhallintoa. Hän vastaa kuntayhtymän henkilöstöstrategiasta ja palkkapolitiikasta sekä koordinoi ja kehittää työhyvinvointia ylläpitävää toimintaa. Henkilöstöpäällikkö on työnantajan edustajana yhteistoiminta- ja neuvottelujärjestelmässä ja toimii kuntayhtymän työsuojelupäällikkönä. Lisäksi hän toimii palkka-asiamiehenä ja henkilöstöpalvelujen tiimin vetäjänä. Henkilöstöpäällikön asiantuntemusta voidaan tarvittaessa myydä myös jäsenkunnille. Henkilöstöpalvelujen johtamisen vaihtoehdot: 1. Henkilöstöpalvelut edelleen hallintojohtajan alaisuudessa. 2. Henkilöstöpalvelut toimisivat kehitysjohtajan alaisuudessa. 3. Henkilöstöpäällikkö vastaa henkilöstöpalve luista kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. Järjestämiskeskus Oulunkaaren sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistoiminta-alueen hallinto on jär-

5 jestetty erottamalla palvelujen järjestäminen ja palvelujen tuottaminen. Palvelu jen järjestämisestä huolehtiva organisaatio, järjestämiskeskus aloitti toukokuussa Sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämiskeskuksen tehtävänä on järjes tää palveluita sekä ohjata ja valvoa niiden tehokasta laadukasta toteuttamista. Järjestämiskeskus on kuntien tahdon toteuttaja, yhtymähallituksen asiantuntijare surssi, joka neuvottelee ja laatii palvelujen järjestämissuunnitelmat ja kuntien ta loudelliset raamit kuntayhtymälle niiden toteuttamiseksi. Järjestämiskeskus vas taa siitä, että kuntien järjestämissopimuksessa ilmaisema tahto toteutuu ja se te kee tarvittaessa omistajille esityksiä uusista palvelutarpeista ja tarvittavista ra kennemuutoksista. Järjestämiskeskus seuraa ja raportoi omistajille palvelutuo tannon toimivuudesta ja tehokkuudesta. Järjestämiskeskuksen asiantuntijat ovat osallistuneet myös kuntien johtoryhmätyöskentelyyn. Kahden toimintavuoden aikana järjestämiskeskuksen rooli, asiantuntemus ja tehtävä ovat osoittautuneet hyväksi toimintamalliksi, jota on syytä jatkaa ja edelleen kehittää yhteistyössä kuntien ja palvelutuotannon kanssa. Ylilääkärin ja sosiaalijohtajan vakanssit ja tarvittaessa niiden täyttö on jatkossakin perusteltua. Kehitysjohtajan tehtävä on muotoutunut sosiaali- ja terveystoimen määräaikai sen (3 v) asiantuntijan toimesta työntekijävaihdoksen ja yhteistoiminta-alueen laajentumisen vuoksi. Vakanssi on tarpeen vakinaistaa. Kehitysjohtajan tehtävä nä on vastata kuntayhtymässä strategian laadinnasta, päivittämisestä, toimeen panosta ja seurannasta, palvelujen järjestämissuunnitelman ja järjestämissopi musten koordinoinnista, kustannusten sekä toiminnan määrällisestä ja laadulli sesta arvioinnista ja palautejärjestelmän kehittämisestä. Kehitysjohtajan tehtävä nä on laatutyön ja laadun arvioinnin käynnistäminen. Hän vastaa osaltaan työyh teisön, johtamisen ja osaamisen kehittämisestä yhteistyössä muun kuntayhty män johdon kanssa. Hän vastaa myös varautumissuunnittelusta. Sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämishankkeet ja projektihenkilöstö voisivat jatkossa kuulua toimialoittain sosiaalijohtajan, ylilääkärin ja kehitysjohtajan vas tuulle ja alaisuuteen. Jatkotoimenpiteet: 1. Järjestämiskeskuksessa ylilääkärin ja sosiaalijohtajan vakanssit. 2. Järjestämiskeskuksen kehitysjohtajan vakanssin vakinaistaminen. 3. Kehittämishankkeet ja projektihenkilöstö jär jestämiskeskuksen vastuulle. Aluevastuu -malli Yhteistoiminta-aluetta käynnistettäessä määriteltiin järjestämiskeskuksen osallistuminen kuntien johtoryhmään ja aluevastuuhenkilöt palvelualueittain: Johtoryhmät: Ii Pudasjärvi Simo Utajärvi Vaala sosiaalijohtaja kuntayhtymän johtaja kehitysjohtaja ylilääkäri ylilääkäri Aluevastaavat:

6 Ii Pudasjärvi Simo Utajärvi Vaala terveyspalvelujohtaja vanhuspalvelujohtaja kehitysjohtaja perhepalvelujohtaja perhepalvelujohtaja Aluevastuumallin tarve, tarkoitus ja vastuunjako on syytä arvioida uudelleen mm. henkilöstövaihdosten vuoksi. Elinkeinojen kehittäminen Oulunkaaren kuntayhtymä toimii myös alueiden kehittämisestä annetun lain ja muiden seutuyhteistyötä koskevien lakien tarkoittamana seutukunnan yhteistyöorganisaationa. Kuntayhtymä tuottaa yhteistyössä jäsenkuntien kanssa yritysten elinkeinoneuvonnan ja vastaa yhteisesti sovituista kehittämishankkeista, lähinnä uusituvan energiaan liittyen. Elinkeinojen kehittäminen ja kehittämishankkeet ovat kuntayhtymän johtajan vastuulla. Kuntayhtymän johtoryhmä Vuoden 2012 esitetyn johtamisjärjestelmän mukaisesti kuntayhtymän johtoryhmään kuuluvat: 1) hallintojohtaja 2), tietohallintopäällikkö, 3) kehitysjohtaja, 4) sosiaalijohtaja, 5) ylilääkäri 6) perhepalvelujohtaja, 7) terveyspalvelujohtaja, 8) vanhuspalvelujohtaja, 9) henkilöstöpäällikkö ja 10) hankintapäällikkö. Johtoryh män puheenjohtaja on kuntayhtymän johtaja ja sihteeri kehitysjohtaja. Johtamisjärjestelmän uudistaminen huomioidaan Oulunkaaren kuntayhtymän hallintosäännön muuttamisessa. Esitys (kyj): Johtotiimi keskustelee kuntayhtymän johtamisjärjestelmän uudistamisesta ja lin jaa jatkotoimenpiteet seuraaviin asioihin: A. Tietohallinto- ja palvelut Tietohallinnon järjestämisen vaihtoehdot: 1. Tietohallintopäällikkö vastaa sekä Oulunkaaren kuntayhtymän että jäsenkuntiensa tietohallinnosta. 2. Tietohallintopäällikkö vastaa Oulunkaaren kuntayhtymän tietohallinnosta. 3. Tietohallinnon johtaminen ostetaan Tiera Oy:ltä. B. Talous- ja henkilöstöpalvelut Henkilöstöpalvelujen johtamisen vaihtoehdot: 1. Henkilöstöpalvelut edelleen hallintojohtajan alaisuudessa. 2. Henkilöstöpalvelut toimisi kehitysjohtajan alaisuudessa.

7 3. Henkilöstöpäällikkö vastaa henkilöstöpalveluista kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. C. Järjestämiskeskus Jatkotoimenpiteet: 1. Järjestämiskeskuksessa ylilääkärin ja sosiaalijohtajan vakanssit. 2. Järjestämiskeskuksen kehitysjohtajan vakanssin vakinaistaminen. 3. Kehittämishankkeet ja projektihenkilöstö järjestämiskeskuksen vastuulle. D. Aluevastuu -malli Aluevastuumallin tarve, tarkoitus ja vastuunjako on arvioidaan uudelleen mm. henkilöstövaihdosten vuoksi. E. Elinkeinojen kehittäminen Elinkeinojen kehittäminen ja kehittämishankkeet ovat kuntayhtymän johtajan vastuulla. Päätös: Johtotiimi keskusteli johtamisjärjestelmän uudistamisesta ja jatkaa käsittelyä johtotiimissä. Merkittiin, että Mirja Klasila poistui esteellisenä kokouksesta johtotiimin päättäessä johtamisjärjestelmästä. Merkittiin, että Markku Kehus poistui tämän asian käsittelyn jälkeen klo Johtotiimi Esitys (kyj): Johtotiimi keskustelee kuntayhtymän johtamisjärjestelmän uudistamisesta ja linjaa jatkotoimenpiteet em. asioihin: Päätös: Johtotiimi linjasi johtamisjärjestelmään uudistamisesta seuraavaa: A. Tietohallinto- ja palvelut Tässä vaiheessa eriytetään kuntayhtymän sisällä tietohallinto ja tietopalvelut. B. Talous- ja henkilöstöpalvelut Henkilöstöpäällikkö vastaisi jatkossa henkilöstöpalveluista kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. C. Järjestämiskeskus Järjestämiskeskuksen kehitysjohtajan vakanssia jatketaan vuosi määräaikaisena. D. Aluevastuu -malli Järjestämiskeskuksen osallistumista tiiviisti kuntien johtoryhmätyöskentelyyn pidetään jatkossakin tärkeänä. Osallistuminen kunnittain määritellään myöhemmin.

8 C. Elinkeinojen kehittäminen Elinkeinojen kehittäminen ja kehittämishankkeet ovat jatkossakin kuntayhtymän johtajan vastuulla. Merkittiin, että Mirja Klasila poistui esteellisenä kokouksesta tämän asian käsittelyn ja pää töksen teon ajaksi ja poistui kokouksesta klo Yhtymähallitus Esitys (kyj): Yhtymähallitus keskustelee kuntayhtymän johtamisjärjestelmän uudistamisesta, johtotiimin näke myksistä ja linjaa jatkotoimenpiteet. Päätös: Yhtymähallitus linjasi johtamisjärjestelmän uudistamisesta seuraavaa: A. Tietohallinto- ja palvelut Tietohallinto ja tietopalvelut eriytetään kuntayhtymän sisällä. Kuntayhtymän tietohallinto tulisi nivoa yhteen kuntien tietohallinnon kanssa. B. Talous- ja henkilöstöpalvelut Henkilöstöpäällikkö vastaa jatkossa henkilöstöpalveluista kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. Henkilöstöpäällikön palveluja ja osaamista hyödynnetään kunnis sa. C. Järjestämiskeskus Järjestämiskeskuksen kehitysjohtajan vakanssia jatketaan vuosi määräaikaisena. Kehitysjohtajan vakanssin tarve, rooli, tehtävä ja täyttö ratkaistaan ensi vuoden aikana. D. Aluevastuu -malli Aluevastuu malli on hyvä. E. Elinkeinojen kehittäminen Elinkeinojen kehittäminen ja kehittämishankkeet ovat kuntayhtymän johtajan vastuulla. Kuntayhtymän hallintosääntöön tehdään kuntapalvelutoimiston johtamisen vastuiden muu tokset yhtymähallituk sen ja val tuuston päätettäväksi. Merkittiin, että Mirja Klasila poistui esteellisenä kokouksesta tämän asian käsittelyn ja päätöksen teon ajaksi. Merkittiin, että Kirsti Ylitalo-Katajisto toimi pöytäkirjanpitäjänä tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajan. Merkittiin, että tämän asian käsittelyn aikana kokouksesta poistuivat Paavo Tihinen klo 15.00, An te ro Kok ko klo 15.00, Ah ti Moi lanen klo ja Eero Pirtti koski klo Merkittiin, että tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon jälkeen kokouksesta poistuivat Terttu Kuusela klo ja Kaisa Nivala klo Merkittiin, että Sir pa Näätänen va lit tiin pöy tä kir jan tar kasta jak si Kaisa Nivalan tilal-

9 le.