KPK ICT Oy (Kuntien Tiera Oy)

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Kuntien ICT-palvelukeskuksen (Kuntien Tiera Oy) osakkeiden merkintä 93/ /2009 Kyh perustettiin kuntia varten kaksi tukipalveluita tuottavaa yhtiötä, KPK ICT Oy ja KPK THH Oy. Yhtiöiden perustaminen pohjautuu Sitran syksystä 2009 lähtien koordinoimaan ja rahoittamaan Kuntien Palvelukeskus -hankkeeseen, jossa on ollut mukana laaja joukko kuntia, kuntayhtymiä sekä sidosryhmiä, kuten Kuntaliitto ja valtiovarainministeriö. Tietohallinnon palveluita tuottavassa KPK ICT Oy:ssä oli 24 perustajaosakasta ja talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavassa KPK THH Oy:ssä 11 perustajaosakasta. Kunnille on tarjottu mahdollisuutta ostaa perustettujen yhtiöiden osakkeita hintaan 1 /asukas vuoden 2011 maaliskuun loppuun saakka. Tämän jälkeen osakkeiden hinta nousee ensin 3:een euroon/asukas ja lopulta lähtien 6:een euroon/asukas. Kuntayhtymät voivat liittyä yhtiöön maksamalla 1 euron koonaiuudessaan. Kunnat voivat ostaa yhtiöiltä palveluita ns. Inhouse-periaatteella ilman, että hankintoja tarvitsee julkisesti kilpailuttaa. Uuden yhtiön osakkaita voivat olla kunnat, kuntayhtymät, Kuntaliitto r.y. sekä muut kuntakonsernien itsenäiset juridiset yksiköt kuten kuntaomisteiset yhtiöt, jotka ovat hankintalain mukaisia hankintayksiköitä ja jotka yhtiön hallitus hyväksyy. Yhtiöiden tarkoituksena on tehostaa kuntien palveluprosesseja. KPK ICT Oy:n tarkoituksena on mahdollistaa kunnan tarjoamien palvelujen laadun parantaminen ja hillitä samalla ICT-kustannusten nousua. Tavoitteena on tukea prosessien ja tietojärjestelmien uudistamista ja toteuttaa erityisesti sähköistä asiointia tukevia uusia palveluita. Sitran rahoittamana tehtiin syksyllä 2010 Uudenmaan kuntien ja Sitran yhteistyönä seudulliset selvitykset yhtiöihin liittymisen edellytyksistä ja vaikutuksista. Uudenmaan ICT- palvelukeskusta koskevaan alueselvitykseen osallistuivat KUUMA-kunnat, Porvoo, Hyvinkää, Kirkkonummi, Lohja ja liikelaitoskuntayhtymä Puhti, joka edusti jäsenyhteisöjään. THH-palvelukeskuksen alueselvitykseen osallistuivat Kerava, Hyvinkää, Sipoo, Lohja ja liikelaitoskuntayhtymä Puhti, joka edusti jäsenyhteisöjään. Selvitykset on toteutettu työpajatyyppisesti. Työpajojen vetäjinä ovat toimineet Sitran edustajat ja sen palkkaamat konsultit. Osallistujina oli kuntien tietohallinto- ja talousjohtoa. KPK ICT Oy (Kuntien Tiera Oy) KPK ICT Oy:stä on tarkoitus muodostaa melko suppea tietohallinnon asiantuntija- ja tilaajaorganisaatio. Yritys ei pyri itse tuottamaan kuntien tarvitsemia järjestelmä- tai perustietotekniikkapalveluita vaan hankkii ne ensisijaisesti markkinoilta kilpailuttamalla. Uudenmaan KPK ICT -alueselvityksessä suositellaan, että kunnat organisoivat tietotekniikan hoidon tilaaja-tuottaja -mallin mukaisesti siten, että tietohallinto ja perustietotekniikan tuotanto eriytetään toisistaan. KPK ICT selvityksessä esitetään tavoitetilana, että kunnat ryhtyvät osak-

2 kaiksi perustettuun yhtiöön ja ostavat yhtiöltä erilaisia tietotekniikan käytön kehittämiseen liittyviä palveluita. Kunta voi hankkia yhtiöltä haluamiaan palveluita. Osakkuus ei pakota palvelujen hankintaan, mutta yhteisestä toiminnasta on etuja, joiden vuoksi kunnan kannattaa käyttää yhtiön palveluita mahdollisimman laajasti hyväkseen. Selvityksen mukaan on mahdollista, että kunta ulkoistaa tietohallintonsa perustetulle yhtiölle ja hankkii perustietotekniikan palvelut sen kilpailuttamilta alihankkijoilta. Kunnalle jäisi tässä tapauksessa vastuu ainoastaan tietotekniikkaan liittyvästä strategisesta suunnittelusta, jota tehtäisiin yhteistyössä KPK ICT:n asiantuntijoiden kanssa. Kunnassa pitäisi kuitenkin edelleen olla sellaista tietohallinnollista osaamista, että palvelujen tilaaminen KPK ICT:ltä onnistuisi. Mahdollista myös on, että kunnassa on edelleen tietohallintoyksikkö, joka kantaa päävastuun tietohallinnon eri tehtävien hoidosta ja käyttää erikseen sovittavalla tavalla hyväkseen KPK ICT:n asiantuntemusta. Samoin on mahdollista, että kunta hoitaa perustietotekniikan edelleen omalla organisaatiollaan tai kuntien yhteisesti perustaman organisaation turvin. Liikelaitoskuntayhtymä Puhti ei kuntayhtymänä voi olla ICT-palvelukeskusyhtiön tytäryhtiö, kuten yhtiömuotoiset kuntien palvelukeskukset voivat olla. Yleisenä mallina näyttää kuitenkin olevan, että kuntien yhtiöt säilyvät itsenäisinä perustietotekniikan tuottajina. Puhdin ja KPK ICT Oy:n suhdetta ei seudullisessa selvityksessä ole lopullisesti määritelty. Puhdas tilaaja-tuottajamallin toteuttaminen merkitsisi sitä, että Puhdin jäsenyhteisöihin tulisi saada tietohallintohenkilöstöä. Tällaisessa vaihtoehdossa henkilöstömäärä helposti lisääntyy. Valmistelussa on lähdetty siitä, että Puhti perustietotekniikan tuottamisen lisäksi toimii edelleen jäsenyhteisöjensä apuna ja jossain määrin myös edustajana tietohallintoasioissa. Puhdin henkilöstö jatkaa näin ollen edelleen liikelaitoskuntayhtymän palveluksessa. Uudenmaan alueellisessa KPK ICT -selvityksessä on otettu kantaa toiminnan kustannusvaikutuksiin ainoastaan yleisellä tasolla. Yhtiön toiminta on siinä vaiheessa, että kuntatoimijat ovat tekemässä päätöksiä osakkaaksi ryhtymisestä ja yhtiö on kehittämässä tuotevalikoimaansa ja kartoittamassa eri tuotteiden menekkiä. Niinpä palvelujen hintoja ei selvitystä tehtäessä ole ollut käytettävissä. Yhtiön perustamisen yhteydessä on korostettu sitä, että toiminnan hyödyt tulevat ensisijaisesti sitä kautta, että kuntien tietotekniikan käyttöä ja tietojärjestelmiä kehitetään yhteisesti ja parannetaan järjestelmien yhteentoimivuutta. Yhteisen kehittämisen ja hankintojen kautta voidaan myös tietojärjestelmistä kunnille aiheutuvia kustannuksia alentaa. Yhtiön perustaminen onkin nähtävä ensisijaisesti strategisena hankkeena, jolla vahvistetaan kuntakentän asemaa tietotekniikan käyttäjänä suhteessa järjestelmätoimittajiin ja muihin yhteistyötahoihin. Suurempi volyymi antaa kunnille paremmat mahdollisuudet vastata tehokkaasti ja taloudellisesti ICT-kehityksen haasteisiin. Tarve panostuksiin tietotekniikkaan on kuitenkin suuri, joten yhdessä toimimalla voidaan hillitä kustannusten kasvua. Varsinaiset säästöt saadaan paremmin toimintaa palvelevilla tietojärjestelmillä. Puhdin jäsenyhteisöjen kannalta on keskeistä, että uusia sähköisen asioinnin ja kuntatietojärjestelmien kehittämistoimenpiteitä tehdään jatkossa valtakunnallisena yhteistyönä sen sijaan, että kehittäminen olisi vain järjestelmätoimittajan ja Puhdin tai jäsenyhteisöjen kahdenvälistä toimintaa. Suurempi volyymi antaa paremmat mahdollisuudet vastata tehokkaasti ja taloudellisesti ICT-kehityksen haasteisiin.

3 Liikelaitoskuntayhtymä Puhti on suositellut jäsenyhteisöilleen ryhtymistä KPK ICT Oy:n osakkaaksi. Palvelujen ostosuunnitelmista neuvotellaan erikseen. Pidemmällä aikavälillä on mahdollista, että perustietotekniikan tuotanto organisoidaan suuremman alueyksikön tehtäväksi. Tällöin myös tietohallinnon organisointia tulee miettiä uudelleen. Puhdin jäsenyhtei söistä Vihti ja Karkkila ovat päättäneet merkitä kuntien ICT-palvelukes kuk sen osak kei ta. KPK ICT:n ylimääräinen yhtiökokous on päättänyt, että KPK ICT:n uusi toiminimi on Kuntien Tiera Oy. KPK THH Oy KPK THH Oy:n liikeidea eroaa KPK ICT Oy:n liikeideasta erityisesti siinä, että KPK THH Oy:ssä on tavoitteena perustaa valtakunnallinen kuntien omistama yhtiö, joka tuottaa omalla organisaatiollaan kunnille niiden tarvitsemia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita. Tuotanto tapahtuu alueellisten palvelukeskusten toimesta. Siirtymävaiheessa hyödynnetään tuotannossa jo olemassa olevia kuntien omistamia tukipalveluita tuottavia kuntayhtymiä tai yhtiöitä, jotka vähitellen sulautetaan emoyhtiöön. Mahdollista myös on, että kuntien oma talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottava henkilökunta siirtyy KPK THH Oy:n palvelukseen. KPK THH Oy:tä koskevan alueselvityksen valmistelun yhteydessä on ilmennyt, että eteläisimmän Suomen alueella ei vielä toistaiseksi ole sellaista valmista organisaatiota, joka voisi KPK THH:n puolesta tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alueen kunnille. Liikelaitoskuntayhtymä Puhti ei kuntayhtymämuotoisena voi toimia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen tytäryhtiönä, kuten yhtiömuotoiset kuntien palvelukeskukset. Koska uusien yhtiöiden muodostamista kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen tytäryhtiöksi ei suosita, tulisi henkilöstön siirtyä suoraan palvelukeskuksen henkilöstöksi. Tällöin Puhdin nykyinen talous- ja henkilöstöhallinnon liiketoiminta siirrettäisiin kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle. Tässä tapauksessa myös tietotekniikan ja tietohallinnon järjestäminen tulisi miettiä uudelleen. Uudenmaan alueselvityksessä käytiin lävitse selvitykseen osallistuneiden kuntien nykyiset toiminnat, henkilöresurssit ja kustannukset. Nykyisten henkilöresurssien ja kustannusten kartoituksessa ei päästy yhteismitallisuuteen erilaisista organisoinneista ja kiireellisestä aikataulusta johtuen. Laskelmat ovat siten vain suuntaa antavia. Tämän perusteella tehtiin laskelmat laskennallisista säästömahdollisuuksista, jos toiminta pystytään kussakin prosessissa järjestämään tehokkaimman toimijan mukaan ja lisäksi saadaan 10 %:n säästö valtakunnallisesta toimintatapojen yhtenäistämisestä. Näin laskien selvitykseen osallistuneiden kuntien säästömahdollisuus olisi 1,7-1,8 miljoonaa euroa vuodessa. Toiminnan ja järjestelmien kehittämiseen tarvittavia investointeja ja muita kehittämispanoksia ei laskelmassa huomioitu. Säästöjen realisoituminen ei siten toteudu välittömästi. Tärkeimmiksi talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämiskohteiksi alueselvityksessä todettiin johdon raportointi, henkilöstöhallinnon ohjelmiston uusiminen, tilausjärjestelmä, sisäisen laskennan automatisointi ja suunnittelujärjestelmä. Nämä kehittämiskohteet vaativat resursseja joka tapauksessa, myös nykyisellä toimintamallilla. Suuri osa näistä liittyy ohjelmistoihin, jotka ovat saatavissa KPK ICT:n kautta. Ohjelmistojen uusimisen yhteydessä tulee kuitenkin tehdä merkittävä panostus myös toimintaprosessei-

4 hin. Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Tällä hetkellä näyttää siltä, että ainoa mahdollisuus kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen Uudenmaan alueyksikön perustamiseen, on yksikön muodostaminen Puhdin ympärille. Yksikön sijaintipaikka pidemmällä tähtäyksellä olisi epävarma, koska lähtökohtana on kuitenkin, että kuntien ja kuntayhtymien nykyinen talous- ja henkilöstöhallinnon henkilöstö siirtyy palvelukeskuksen palvelukseen. Toisaalta epävarmaa on myös siirtyvätkö kunnat laajasti kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen asiakkaiksi. Jos Puhdin jäsenyhteisöt päättävät merkitä KPK-THH Oy:n osakkeita, tulee aloittaa suunnittelu palvelusopimuksesta ja käynnistää henkilöstön kanssa yhteistoimintaneuvottelut. Toiminnan jatkaminen nykyisessä muodossa tuntuu perustellulta niin kauan, kun asia Uudenmaan alueella on selkiytynyt. Tässäkin vaihtoehdossa tarvittavat tietojärjestelmät on mahdollista hankkia käyttöön KPK ICT:ltä, jos Puhdin jäsenyhteisöt ovat sen asiakasomistajia. KPK THH Oy:n osakkeiden ostoon valmiuksia päätöksenteolle ei tilanteen selkiintymättömyyden takia vielä ole. Yhteistyömahdollisuudet Uudenmaan muiden kuntien kanssa on syytä selvittää vielä tarkemmin samoin kuin KPK THH:n ajalliset mahdollisuudet tuotannon aloittamiseen eteläisen Suomen alueella. KPK ICT Oy:n osakkeiden merkintä Tämä päätös koskee syyskuussa perustetun KPK ICT Oy:n (Kuntien Tiera Oy) osakkeiden hankintaa. Osakkuus oikeuttaa, muttei velvoita hankkimaan yhtiöltä palveluita. Palvelujen hankinnasta päätetään myöhemmin. Toimintansa yhtiö rahoittaa jatkossa myymällä kunnille palveluita. Toiminnan alkuvaiheessa yhtiö joutuu ottamaan pääomalainaa. Osakkailla ei ole takausvastuuta yhtiön ottamista lainoista. Yhtiön osakkaiksi tulevat kunnat merkitsevät kunnan asukasluvun mukaisen määrän yhtiön osakkeita. Kuntaliitto merkitsee osaketta. Kuntayhtymät ja muut kuntatoimijat merkitsevät kukin yhden osakkeen. Merkintähinta on saakka yksi euro osakkeelta. KPK ICT Oy:n osakkeiden hankinnalla ei ole välittömiä henkilöstövaikutuksia kuntien, perusturvakuntayhtymä Karviaisen eikä liikelaitoskuntayhtymä Puhdin henkilöstöön. Lähtökohtana valmistelussa on ollut, että vakituiset työsuhteet turvataan. Hankkeita on käsitelty vuosien 2009 ja 2010 aikana useita kertoja liikelaitoskuntayhtymä Puhdin YT-ryhmässä. Oheismateriaalina on KPK ICT Oy:n ja KPK-THH Oy:n yhtiöjärjestykset, KPK-ICT:n osak keiden merkintäsitoumus sekä lyhennelmä KPK-ICT:n Uudenmaan alue selvityksestä ja KPK-THH:n Uudenmaan alueselvityksestä. Valmistelija: Riitta-Liisa Reiterä, Hannu Nummela Yhtymähallitus päättää, että perusturvakuntayhtymä Karviaineni ryhtyy KPK ICT Oy:n (Kuntien Tiera Oy) osakkaaksi ja merkitsee yhden yhtiön osakkeen merkintähintaan yksi (1) euro osakkeelta. Yhtymähallitus päättää, että perusturvakuntayhtymä Karviainen ei merkit se

5 tässä vaiheessa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen osakkeita. Tietohallinnon palvelujen ostosta KPK ICT -yhtiöltä neuvotellaan erikseen. Käsittely: Päätös: Kuntayhtymän johtaja Hannu Nummela oli asiantuntijana pykälän esittelyn aikana. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.