Tiera Sähköinen arkistointi. Palvelukuvaus. Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta. Salon kaupunki Saapunut /

Transkriptio

1 Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta Salon kaupunki Saapunut / / Liite 1, Tiera Sähköinen arkistointi Kuntien Tiera Oy Tammasaarenkatu Helsinki Y-tunnus ALV-numero FI Kotipaikka Helsinki info@tiera.fi

2 Sisällys 1. Asiakirjan tarkoitus Palvelun kuvaus Liittyvät järjestelmät Palvelun käyttöönotto Palvelun loppukäyttäjät Palvelun saatavuus Palvelun käytettävyyden varmentaminen Tilaajan vastuut Palvelun hinnoittelu ja laskutus Palvelunhallinta /7

3 1. Asiakirjan tarkoitus Tämä palvelukuvaus on tarkoitettu kuvaamaan Tiera Sähköinen arkistointi SaaS-palvelun sisältö. Kuvaus liitetään osaksi Tieran palvelusalkkua ja voidaan myös julkaista Tieran omistajille, palvelun käyttäjille ja muille sidosryhmille. 2. Palvelun kuvaus Tiera Sähköinen arkistointi palveluun kunta voi arkistoida määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjojaan sähköisesti. Asiakirjatietojen pysyvä säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää aina myös arkistolaitoksen päätöstä. Kunnan tiedonohjaussuunnitelman avulla ohjataan asiakirjojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä niiden laatimisesta aina määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämiseen huomioiden asiakirjojen julkisuuden, avoimuuden ja tietoturvan toteutuminen. Palvelu koostuu seuraavista osa-alueista: EasySARKK-käyttöliittymä Tallettaa aineistoja manuaalisesti arkistointi palveluun. Tallennuksen yhteydessä aineistot tulee luokitella tiedonohjaussuunnitelmaan tallennetun tiedon perusteella niin, että arkistoinnin yhteydessä lisätään tallennettavalle aineistolle mm. säilytysaika ja julkisuustieto. Aineiston haku- ja noutotoiminto hyödyntäen aineiston mukana tallennettuja metatietoja Arkistointiraporttien tekeminen o Vanheneva pitkäaikaissäilytettävä asiakirja-aineisto o Pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto o Arkistoidun aineiston tiedostokoko Aineiston aktiivinen säilyttäminen o mm. tiedostojen formaattimuunnokset, Aineiston hävittäminen hyväksytyn hävitysesityksen mukaisesti EasySARKK-käyttäjähallinta Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) hallinta- ja ylläpitotoiminnot MalliTOS (tiedonohjaussuunnitelma) kunnan oman tiedonohjaussuunnitelman pohjaksi. MalliTOS on laaja tiedonohjaussuunnitelma mikä tulee SARKK-järjestelmän mukana. Asiakas voi hyödyntää ja tarkentaa sitä omilla tiedoilla niin, että tiedonohjaussuunnitelma vastaa asiakkaan tilannetta. Jos kunnan TOS ylläpidetään toisessa tiedonohjausjärjestelmässä tietojen konvertointi Sähköinen arkisotinti-palvelun tiedonohjausjärjestelmään veloitetaan erikseen voimassa olevan palveluhinnaston mukaisesti (kiinteä hinta, 2 henkilötyöpäivää). Sähköinen arkistointi tukipalvelu nimetyille pääkäyttäjille. Järjestelmän käyttäjätuki on tarkoitettu pääkäyttäjille jotka tallettavat / hävittävät aineistoja, ajavat raportteja jne. (kts. kohta 6. Palvelun saatavuus) Tiera Sähköinen arkisotinti palvelun käyttöohjeet. 3/7

4 CitizenSARKK-käyttöliittymän kuntalaisen/kansalaisen asiakirjojen haku- ja noutotoiminnot Tiera Sähköinen arkistointi -palvelun versio sisältää SÄHKE2-vaatimusten (Säilytysjärjestelmää koskevat vaatimukset ) mukaiset ominaisuudet. Versio on tuotettu ja sitä sekä myöhempiä versioita ylläpidetään SÄHKE2- sertifiointivaatimusten mukaisesti). 3. Liittyvät järjestelmät 3.1 Asian- ja dokumentinhallintajärjestelmät Tilaaja on sopinut asianhallintajärjestelmän toimittajan kanssa asianhallintajärjestelmän käytöstä, joka liitetään adapteria käyttäen sähköiseen arkistointipalveluun. Tilaaja sopii adapterin käyttöönotosta ja käytöstä asianhallintajärjestelmän toimittajan kanssa. Asianhallintajärjestelmistä voidaan asiakirjoja tallentaa arkistoon ja noutaa Sähköinen arkistointi -palvelusta. Valmiit asianhallintajärjestelmien adapterit ovat: asianhallintajärjestelmät: Dynasty 6.0, dokumentinhallintajärjestelmä:dynasty Docs 1.1 Tiera Tiedonhallinta kunnan asianhallintaratkaisuna ei vaadi erillistä adapteria. 3.2 Muut liittyvät järjestelmät Tiera Sähköinen arkistointi palvelua on mahdollista laajentaa operatiivisten järjestelmien tuottaman aineiston säilytyspaikaksi, esim. Tiera ERP ratkaisun tuottama aineisto tai kunnan teknisen toimen järjestelmien tuottama aineisto. Palvelun laajennetun käytön vaatimista integraatioista ja tarvittavasta tallennuskapasiteetista sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Integraatiototeutus arvioidaan ja veloitetaan asiantuntijatyönä kulloinkin voimassaolevan Tieran henkilöaikahinnaston mukaisesti. Tallennuskapasiteetin veloitusperuste ja hinta on kuvattu liitteessä 2, Palvelun hinnan määräytyminen. 3.3 Sopimukset liittyvien järjestelmien toimittajien kanssa Tilaaja sopii liittyvien järjestelmien integraatioista Tiera Sähköinen arkistointi palveluun ja siihen liittyvistä palveluista sekä hinnoista suoraan liittyvän järjestelmän toimittajan kanssa. 4/7

5 4. Palvelun käyttöönotto Palvelu on käyttöönotettavissa asiakkaille, joilla on hyväksytty tiedonohjausuunnitelma niiden asiakirjojen osalta, joita tallennetaan Sähköiseen arkistointi palveluun. Asiakirjojen tuominen sähköiseen arkistointiin muista järjestelmistä edellyttää Sähköinen arkistointi -palveluun yhteensopivaa versiota. Palvelun käyttöönotto tehdään asiakaskohtaisten käyttöönottoprojektien kautta. Pysyväissäilytettävän aineiston tallentaminen ainoastaan Tiera Sähköinen arkistointi - palvelussa edellyttää Tilaajalta sähköisen pysyväissäilyttämisen lupaa. Tilaajan päätettyä palvelun käyttöönotosta Tieran Sähköinen arkistointi palvelun palvelupäällikkö ja Tilaajan edustaja(t) sopivat Tilaajan käyttöönottoprojektin etenemisen aikataulun ja laativat asiakkaaksi liittymisen suunnitelman. Käyttöönottoprojektista laaditaan suunnitelma, jossa huomioidaan Tilaajan nykytila asiakirjahallinnon ja arkistoinnin osalta. 5. Palvelun loppukäyttäjät Palvelua käyttävät kaikki kunnan työntekijät, jotka tallentavat asiakirjoja arkistoon, noutavat asiakirjoja arkistosta, hävittävät asiakirjoja arkistosta tai migroivat arkistossa olevia asiakirjoja uudempaan asiakirjaformaattiin. 6. Palvelun saatavuus Palveluaika on arkisin Huoltokatkot pyritään ajoittamaan palveluajan (arkisin ) ulkopuolelle. Palvelua voidaan käyttää myös palveluajan ulkopuolella, poislukien huoltoikkunat Pääkäyttäjän tuki on saatavilla arkisin klo Pääkäyttäjien tukipalveluun sisältyy: vika- ja häiriötilanteiden analysointi ja korjaus käytön opastus keskimäärin enintään kymmenen (10) tukipyyntöä kuukaudessa (tasausjakso 3 kk) Keskimääräisen tukipyyntöjen määrän ylittävältä osalta tukipyyntöihin käytetty työaika sekä Palvelun muutospyyntöjen käsittely on erillisveloitettavaa lisätyötä. 5/7

6 SaaS-palvelumalliin kuuluu, että Toimittaja vastaa Palvelun saatavuudesta ja siten Toimittaja vastaa Palvelussa olevien vikojen ja häiriöiden korjauksesta. Näihin liittyvät tukipyynnöt eivät vähennä Asiakkaan oikeutta tukipyyntöihin. Sähköinen arkistointi -palvelun käyttäjätukeen ottavat yhteyttä Tilaajan nimetyt pääkäyttäjät, Sähköinen arkistointi -palveluun liittyvissä kysymys- ja ongelmatilanteissa sähköpostitse TAI puhelimitse numeroon Palvelun käytettävyyden varmentaminen Toimittaja vastaa palvelun fyysisestä turvallisuudesta. Palvelun konesalitilat ovat VAHTI 1/2002 -ohjeistusten mukaisia, erityissuojattuja tiloja. Konesalitilojen olosuhteiden teknisten hallintajärjestelmien, ilmanvaihdon, jäähdytyksen, sähkönsyötön ja turvasuojausjärjestelmät ovat jatkuvakäyntisiä, varmennettuja, testattuja ja käytön aikana huollettavissa ilman tiloissa olevien atk-laitteiden toimintakatkoa. Palvelun tuottamiseen käytettävät laitteet on vähintään kahdennettu ja palvelun tuottamiseen käytetään vähintään kahta konesalia, jotka eivät ole samassa rakennuksessa. Molemmat konesalit sijaitsevat Suomessa. Ympäristöistä toinen on aktiivinen ja toinen passiivinen (minimivaatimus). Palvelussa tiedot varmistetaan toimittajan standardin varmistuskäytännön mukaisesti levyosiotasolla joko levy- tai nauhavarmistuslaitteelle, jotka sijaitsevat toimittajan palvelinkeskuksessa eri palotilassa kuin varmistettavat palvelimet. Pitkäaikaissäilytettävä materiaali on tallennettu arkistolevyjärjestelmään joka on replikoitu kahteen konesaliin 8. Tilaajan vastuut Tilaaja vastaa siitä, että kaikki Tilaajan vastuulla olevat tehtävät tehdään käyttöönottoprojektin mukaisesti, huolellisesti ja sovitussa aikataulussa. Tilaajan tulee sovitun mukaisesti antaa Toimittajalle riittävät ja oikeat tiedot käyttöönottoprojektin toteuttamista varten. Tilaaja vastaa Toimittajalle antamistaan tiedoista ja ohjeista. Tilaajan tulee varmistua Sähköinen arkistointi -palvelun oikeellisesta käytöstä (annettujen käyttöoikeuksien puitteissa) sekä oman järjestelmäympäristönsä tietoturvasta. Tilaaja vastaa käyttämänsä tietoliikenneyhteyden katkoista tai sen mahdollisista nopeuden vaihteluista ja näiden vaikutuksista Sähköinen arkistointi palvelun käyttöön. 6/7

7 9. Palvelun hinnoittelu ja laskutus Sähköinen arkistointi -palvelun ja lisäpalveluiden hinta määräytyy portaittain kuntien osalta sen mukaan, kuinka monta asukasta kunnassa on. Sähköinen arkistointi - palvelusta ylläpidetään erillistä hinnastoa, jota ylläpidetään palveluvalikoiman ja palveluhintojen päivittymisen myötä. Tiera toimittaa aina ajantasaisen hinnaston asiakkaille. Palvelun laskutus tapahtuu sopimuskohdan 9 mukaisesti. 10. Palvelunhallinta Palvelunhallintamalli on kuvattu Palvelusopimuksen liitteessä 4. Kehitysprojekteissa projektisuunnitelman mukaisesti Toimittajan projektipäällikkö ja mahdolliset muut asiantuntijat ovat asiakkaan yhteyshenkilöitä ja osallistuvat yhteisiin projektikokouksiin. Palvelua kehitetään kunnilta nousseiden kehitystarpeiden perusteella. Palvelulle perustetaan käyttäjäryhmä, johon osallistumisesta sovitaan erikseen. Käyttäjäryhmässä Tilaaja pääsee osallistumaan ja vaikuttamaan palvelun jatkokehittämiseen. 7/7