Valtiokonttori Katselmoinnin havaintotaulupohja 1 (54) Valtiokonttori

Transkriptio

1 Katselmoinnin havaintotaulupohja 1 VALDA 1.2 määrittely Kohde Katselmoija LVM Korjaukset/vastine tehdään Vastuuhenkilö Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä. 1 VVAA008 Dokumenttien ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely 1.1 luonnosten käsittely; dokumentti: dokumentista pitäisi pystyä muodostamaan viranomaisen asiakirjan ilman, että asiakirjasta muodostuu uusi asiakirja uudella OIDtunnuksella, sillä käytännössä valmistelija työstää yhtä ja samaa asiakirjaa, josta muodostuu viime kädessä viranomaisen asiakirja. Kopiointi myös kasvattaa asiakirja/dokumenttimäärää järjestelmässä ja heikentää hallittavuutta ja hakuja. Asiakirjalla ja dokumentilla on eri tunnussarjat. Henkilö voi käsitellä asianhallinnan puolella asiakirjaluonnoksia, ei tarvitse välttämättä mennä aiheidenhallinnan puolella ja aloittaa dokumentinkäsittelyllä.

2 Katselmoinnin havaintotaulupohja 2 2 VVAA008 Dokumenttien ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely 3 VVAA008 Dokumenttien ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely 2.1 Aiheen avaus: 1) Miksi vain pääkäyttäjä voi avata aiheita miten käytännössä huolehditaan siitä, että virkamies voi milloin tahansa työskennellessään hyödyntää aiheavauksia? 2) Eikö ole ristiriitaista, että s. 34 mainitaan, että aiheet voidaan liittää eams:n tehtäväryhmiin vs. Aihe on täysin eams:n tehtäväluokituksen ulkopuolella? 4.2 Asianhallinnan valmisraportit ja haut: 1) Voidaanko raporttien tulostusnäkymiä muokata (esim. voidaan valikoida, mitkä kentät tulostuvat raportille)? 2) Onko organisaatiokohtaisesti määriteltävissä, millaisia raportteja perusraporttien lisäksi halutaan (esim. tarvitaan raportti, jolle tulostuu julkisista viranomaisasioista määrätyllä ajalla otsikko ja asianumero)? 1) Kts vaatimusta tarkentava käyttötapaus Aiheen avaaminen ja poistaminen: Pääkäyttäjä avaa kullekin käyttäjälle ns juuriaiheen. Sen alle kukin käyttäjä voi avata omia aiheitaan. 2) Italic:illa oleva teksti on alkuperäinen vaatimus. VALDA 1.2ssa aiheella ei ole yhteyttä eamsn. Se on kehitysehdotus. 1) Raportit tulostuvat PDF:inä sekä exceleinä joita voi muokata. 2) Organisaatiokohtaiset raportit määritellään ko organisaation käyttöönotossa.

3 Katselmoinnin havaintotaulupohja 3 4 VVAA008 Dokumenttien ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely 5.2 Yhteiskäyttöiset asiakirjapohjat: Onko tosiaan niin, ettei VALDAssa lähtökohtaisesti ole organisaatiokohtaisia asiakirjapohjia omalla logolla ja yhteystiedoilla ym. ulkoasulla? (otsikon 5 perässä lukee Tulevat versiot!) Yhteiskäyttöisiä asiakirjapohjia ei ole VALDA 1.2ssa. Ne ovat mukana VALDAn kehityssuunnitelmassa mutta vielä ei ole päätöstä mihin versioon ne kuuluvat.

4 Katselmoinnin havaintotaulupohja 4 5 VVAA056 VALDA roolitaulu 1) Miten (ja miksi) asia ja toimenpide saadaan lukkoon? 2) Arkistonhoitajan rooli tulisi sitoa yksinomaan puhtaaseen arkistointiin (siirto arkistoitavaksi KA:han) ja hävitykseen liittyviin tehtäviin, koska nämä tehtävät on irrotettavissa päivittäisistä rutiineista. Kirjaamoissa lisäksi usein yksi ja sama henkilö tekee VALDAssa kirjaajalle ja yksinomaan arkistonhoitajalle mahdollistettuja tehtäviä eikä ole työekonomian kannalta järkevää että esim. asian päätetty tilassa metatietojen muokkaus on mahdollista vain arkistonhoitajalle. 3) Miksi asiakirjan/dokumentin lukituksen poisto on mahdollista roolitaulukon mukaan vain pääkäyttäjälle, kun vaatimusmäärittelyssä esim edellytetään, että asiakirjan omistaja voi vapauttaa lukituksen (ja näin pitää ollakin!)? 4) Pääkäyttäjäoikeudet Yhdellä käyttäjällä voi VAL- DAssa olla useita rooleja. Organisaatio päättää mitä rooleja kullakin sen käyttäjällä on ja niitä voi tarvittaessa muuttaa. 1) Toimenpide voi lukittua esim. järjestelmän kaatumisen tai tiedonsiirtovirheen seurauksena 2) Hävittämiseen liittyvä rooli otetaan kehitysehdotukseksi, tässä vaiheessa on haluttu pitää roolien määrä melko pienenä (6). Päätettyjen asioiden metatietomuutokset ovat melko radikaaleja toimenpiteitä ja siksi se mahdollisuus on rajattu arkistonhotajaroolille. VALDassa roolinvaihto tapahtuu lennossa, eikä se vaadi uloskirjautumista. 3) Omistaja ei ole järjestelmän rooli. 4)

5 Katselmoinnin havaintotaulupohja 5 6 Aiheen avaaminen ja poistaminen, käyttötapaus 7 Dokumentin käsittely aiheidenhallinnassa, käyttötapaus tuntuvat suppeilta vrt. kirjaajaan! Mistä aiheen oletussäilytysaika tulee? Mistä dokumentin oletussäilytystaika tulee?? Voiko omistaja poistaa aiheen siinäkin tapauksessa, että aihe sisältää muiden käyttäjien laatimia dokumentteja? 4) Pääkäyttäjällä ei ole paljon toiminnallisia ja organisaation kannattaa antaa organisaation pääkäyttäjälle harkintansa mukaan myös muita rooleja. Aiheen avaaja määrittelee aiheen oletussäilytysajan aiheen avauksen yhteydessä. Säilytysaikaa voi myöhemmin muuttaa. Kts kt Aiheen avaaminen ja poistaminen. Käyttäjä syöttää, ja tarvittaessa muuttaa, dokumentin säilytysajan. Kts kt Dokumentin käsittely aiheidenhallinnassa. Voi poistaa.

6 Katselmoinnin havaintotaulupohja 6 8 Määräaikojen seuranta ja hälytysten käsittely, käyttötapaus 9 VVAA008 Dokumenttien ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely Missä vaiheessa ja kuka määrittää vastuuhenkilön, ja miksi se on eri asia kuin käsittelijä? Asiakirjan tilaan liittyvä julkisuusluokan muutos ( viranomaisharkinta ) tulisi nimetä selkeämmin, että käyttäjä ymmärtää asiakirjan tilan muuttumisen valmiiksi muuttavan asiakirjan julkiseksi automaattisesti. Kts VSUU012 VALDA metatiedot. Käsittelijä on oletuksena asian/toimenpiteen/asiakirjan avauksen käyttäjä, vastuuhenkilö on oletuksena tyhjä. VAL- DA on valtionhallinnon eri organisaatioille tarkoitettu järjestelmäpalvelu. Joillakin organisaatioilla on tarvetta käyttäjälle ja vastuuhenkilölle, joillakin ei. Julkisuusluokka metatiedon arvot on varmistettu VIPn tietoturvapalveluista. Vaatimusta Tietojen määrittelyn asian käsittelyn vaiheiden mukaan on tarkennettu käyttötapauksessa Valmiin tai allekirjoitetun asiakirjan muuttaminen.

7 Katselmoinnin havaintotaulupohja 7 10 käyttötapaus hävitysesityksen muodostaminen Hävittämistoiminnallisuuden kuvauksessa (käyttötapaus hävitysesityksen muodostaminen ) oli epätarkkuutta, onko oikea tulkinta se, että arkistonhoitaja-rooleja on oltava organisaatiossa kaksi (toinen laatii hävitysesityksen ja toinen hyväksyy sen)? KA:n määräys: Kun hävitysesitys on tuotettu, lähettää tietojärjestelmä esityksen hävittämisprosessissa määritellylle taholle hyväksyttäväksi. Yleensä hävitysesityksen käsittelee, tarkastaa ja hyväksyy organisaation asiakirjahallinnosta tai tietohallinnosta vastaava henkilö tai vastaavan roolin mukainen henkilö. KA:n määräys ei kyllä sano kahdesta eri tarkastajasta. (HUOM. hävitysesitys muodostuu yleensä automaattisesti järjestelmän toimesta.) Hyväksyjä voi olla muukin henkilö kuin arkistonhoitaja, mutta joka tapauksessa täytyy olla kaksi eri henkilöä, ennenkuin hävityksen voi suorittaa

8 Katselmoinnin havaintotaulupohja 8 Kohde VALDA version 1.2 toiminnallinen määrittely Katselmoija Valtiovarainministeriö/hallinnon kehittämisosasto Korjaukset/vastine tehdään Vastuuhenkilö Marko Puttonen Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä. Muu puute tai virhe/ 1 VVAA008 tukeeko Office 2010? Tuki On tuettu VALDA 1.1stä lähtien. tarvitaan IV / VVAA008 voiko dokumentteja lähettää sähköpostitse? Kyllä.

9 Katselmoinnin havaintotaulupohja 9 3 VVAA008 missä formaatissa sähköpostiviesti tallentuu? Tallentuvatko viesti ja liitteet eri tiedostoiksi vai yhdeksi tiedostoksi (esim. liitteenä monta eri formaattia)? 4 VVAA008 eräajo tarpeellinen, ei ainoastaan tullin tarve. Toteutus esim. pystyy valitsemaan tarpeellisen määrän asiakirjatyyppejä, jolloin jokaiseen selaatoiminnolla asiakirja liitteeksi? 5 VVAA008 metatietojen muokkaus olisi hyvä olla myös roolilla laatija käsittelijänä Teksti tai HTML-formaatissa. Sähköposti ja liitteet tallennetaan kukin erikseen omina asiakirjoinaan. HUOM: aiheenhallinnan puolella sähköposti liitteineen voidaan tallentaa myös yhtenä.msg dokumenttina. Asiakirjanhallinnassa tämä ei ole mahdollista, koska.msg formaattista sähköpostia ei liitetidostoineen saada konvertoitua Vapa-siirtoa (Arkistolaitos) varten oikeaan formaattiin. Alkuperäinen vaatimus Asiakirjojen tuominen eräajona ei sisälly VALDA 1.2. Kyseessä on siis tarve päivittää VALDAa integraatiopalvelun eikä suorakäytön avulla. Näitä tarpeita on useilla organisaatioilla. Arkistolaitoksen päätös : Valmista asiakirjaa (metatiedot, sisältö) tai päätettyä asiaa (metatiedot) ei saa muuttaa.

10 Katselmoinnin havaintotaulupohja 10 6 VVAA008 Jos julkisuusluokan arvoksi tulee salassa pidettävä, pakollisia ovat myös tiedot turvallisuusluokka, suojaustaso ja salassapidon peruste. Entä jos virasto ei ole ottanut käyttöönsä tietoturvallisuusasetuksen luokittelua. Tarkoittaako tällöin valintalistalla oleva ei suojaustasoa myös tätä vai ainoastaan ettei ko asiakirjalle ole suojaustasoa katsottu tarpeelliseksi. Tällöin valintalistalla tulisi olla mahdollisuus suojaustaso ei käytössä tms. 7 VVAA008 lisättäväksi toiminto: kohteisiin pääsee siirtymään hävitysesityksen kautta. 8 VVAA008 Muu puute muillakin oltava oikeus avata aiheita kuin pääkäyttäjällä, kohta ristiriidassa VVAA052 VALDA käyttötapauskaaviot kanssa sekä 056 kanssa (juuriaihe/aihe) Miten saadaan riittävän joustava! Valintalistan arvo ei suojaustasoa tarkoittaa kommentin molempia vaihtoehtoja. Kehitysehdotus. Kts kt Aiheen avaaminen ja poistaminen: Pääkäyttäjä avaa kullekin käyttäjälle ns juuriaiheen. Sen alle kukin käyttäjä voi avata omia aiheitaan.

11 Katselmoinnin havaintotaulupohja 11 9 VVAA008 diaarin arkistotulosteen sijaan tulisi puhua diaariotteesta 10 VSUU016 Toimenpiteen tyyppinä ei kaikkia arkistolaitoksen eams lomakkeen mukaisia 11 VSUU016 Mitä suojausmalleissa ovat: Kriminaalipolitiikka Saamelaisasiat Ulkoinen tarkastus Virkapuvut Suojausmallia ei löytynyt metatietomäärittelyistä 12 VVAA056 Muu puute Lukituksen purkaminen asia/asiakirja oikeus myös kirjaajille, laatija käsittelijälle 13 VVAA056 Muu puute Toimenpiteen metatietojen muokkaaminen valmis tilassa myös kirjaajat, 14 VVAA056 Miten käyttäjäryhmät (sinne kuuluvat henkilöt) pystyvät purkamaan asioita ja muokkaamaan valmis tilassa olevaa toimenpidettä? Pitää olla diaariote Toimenpiteen tyyppi valintalistan sisältö on organisaatiokohtaisesti määriteltävissä. Käsitellään organisaation VALDA-käyttöönotossa. Ovat esimerkkejä siitä että suojausmallin nimen kannattaa olla kuvaava jotta käyttäjän on helppo valita oikea. Suojausmalli tarkoittaa filenet security templatea. Kehitysehdotus Arkistolaitoksen päätös : Valmista asiakirjaa (metatiedot, sisältö) tai päätettyä asiaa (metatiedot) ei saa muuttaa. VALDAssa on työjonot. Valmis tilassa olevaa toimenpidettä ei voi muokata.

12 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA056 Muu puute Lukituksen poistaminen toimijarekisteri myös kirjaaja 16 VVAA056 Aihe ja Juuriaihe mikä ero näillä termit tulisi avata ja lisäksi tarkentaa aiemmissa asiakirjoissa kenellä se aiheen avaamisen oikeus oikeasti on, sillä ristiriitaisuuksia 17 VSUU016 Miksi turvallisuusluokat 1 ja 2, koska Valdassa niitä ei käsitellä? 18 VVAA008 Muu puute 4.2. Asianhallinnan valmisraportit ja haut: Voidaanko tehty hakumalli säilöä seuraavaa kertaa varten? 19 VVAA056 Muu puute Laatijan sijainen asian käsittelijänä puuttuu rooleista. Asialle pitäisi saada työryhmäkäytäntö Kehitysehdotus Jokaisella käyttäjällä on oma aihekokonaisuutensa. Sen alun, juuren, perustaa pääkäyttäjä. Ikään kuin varaa jokaiselle käyttäjälle oman levynkulman. Ko aihealueeseen kukin käyttäjä perustaa haluamansa aiheet. Ensin on ollut alkuperäinen vaatimus. Sitä on tarkennettu vaatimukseen liittyvillä käyttäjäkertomuksilla ja niitä taas on tarkennettu käyttötapauksilla. VVAA056 taas tarkastelee samaa asiaa toisesta näkökulmasta. Kehitysehdotus Käyttäjä voi tallentaa hakuja tulevaa käyttöä varten VALDAssa on käyttäjäryhmä metatieto. Työryhmätoiminnallisuus on VALDAssa kehitysehdotus.

13 Katselmoinnin havaintotaulupohja VSUU012_VALDA_Metatiedot Pystyykö vapaaehtoisia metatietoja plokkaamaan jolloin käytettävyys paranisi. Pitää sovittaa eamsin kanssa. 21 VVAA056_VALDA_Roolitaulu Vakava virhe Voiko kirjaajan oikeuksilla lisätä toimenpidettä ja asiakirjaa ilman, että kirjaaja joutuu ottamaan asian omaan käsittelyjonoon 22 VVAA048_VALDA1_2_kayttoliittyma Asian ja toimenpiteen metatiedot tulisi saada samalle näytölle. 23 VVAA048_VALDA1_2_kayttoliittyma Päätetyn asian/toimenpiteen tulostetta ottaessa tulisi metatietokentissä tulostua kaikki rivit, ei ainoastaan 3 ensimmäistä merkkiä. VALDAssa asiaa avattaessa ensin näkyvillä pakolliset metaitedot ja sitten vapaaehtoiset. Muussa käytössä metatiedot on ryhmitelty ja ryhmät supistettavissa/ laajennettavissa Ei voi. Asialla on 79 kpl metatietoja. Toimenpiteellä on 37 kpl metatietoja. Asialla voi olla n kpl toimenpiteitä. Tämä on Filenetin ominaisuus, päätetty asia ja sen metatietokentät ovat lukossa, jolloin ne eivät tulostu kokonaan. (Work a round on että menee harmaaseen kenttään ja valitsee kaikki ja ja kopioi tekstin, näin sen saa päätetystäkin asiasta irti.) Kehitysehdotus. Toteutus Filenet riippuvainen.

14 Katselmoinnin havaintotaulupohja Dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely 25 Dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely 11.1 vaatimus 6 26 Dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely Dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely Dokumenttien ja aiheidenhallinnan vaatimusmäärittely 1.38 vaatimus 50 Käyttäjäryhmien hallinta: ryhmien perustaminen ja poistaminen sekä ryhmien jäsenten ylläpito ja ryhmän luku / muokkaus oikeudet asiaan, toimenpiteeseen ja asiakirjaan Käyttäjä joutuu tarkistamaan sähköisen allekirjoituksen, miten se toteutetaan, jottei vaikeuta sähköistä asiointia? Pitääkö integraatioyhteyden kautta tullut asia kirjata käsin Valdaan? Onko tarkoitus hoitaa sijaisuudet käyttöoikeuksien antamisella ryhmälle? Asiakirjaa ei saa tuotua Valdaan salattuna 1.2:ssa, saadaanko tarvittava suojaus hoidettua taatusti olemassa olevilla käyttäjäryhmillä ja suojausmalleilla? VALDAssa käyttäjien oikeuksia asiakirjoihin ja asioihin hallinnoidaan suojausmalleilla. VALDA ei sisällä sähköisen allekirjoituksen ohjelmallista tarkistamista. Kehitysehdotus. VALDA 1.2ssa ei voi lisätä asioita kuin suorakäytöllä. Integraation päivityspalvelu määritellään ja toteutetaan erikseen. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään ja toteutetaan hakupalvelu. Kyllä Kyllä. Asiakirjan voidaan tuoda VALDAan salattuna, VALDAssa ei ole vain integroituna salausta/purkua. Suojausmalleilla/käyttäjäryhmillä suojaus saadaan toteutettua.

15 Katselmoinnin havaintotaulupohja 15 Kohde VALDA version 1.2 toiminnallinen määrittely Katselmoija Puolustusministeriö Korjaukset/vastine tehdään Vastuuhenkilö Aulikki Pakanen Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä.

16 Katselmoinnin havaintotaulupohja 16 1 yleistä Vakava virhe Dokumenttien hallintaa ei ole määritelty riittävän tarkasti, jotta Valda voisi tukea virkamiehiä työssään. Esim. dokumentit voivat olla salassa pidettäviä, jopa turvaluokiteltuja, kuten esim. esitysaineistot tai sisäiset ohjeet. Näitä on voitava käsitellä Valdassa Vahti-ohjeistuksen vaatimusten mukaan. Kehitysehdotus. Pysyvästi säilytettävien viranomaisen asiakirjojen osuus on pieni verrattuna kaikkiin viranomaisen asiakirjoihin ja epävirallisiin dokumentteihin. Määrittelyt keskittyvät pitkäaikaisen säilytyksen tarpeisiin, eivät virkamiehen työn tukemiseen ja työn tehostamiseen.

17 Katselmoinnin havaintotaulupohja 17 2 yleistä Aiheet ovat Valdassa täysin eams:n tehtäväluokituksen ulkopuolella. Tämä on vastoin alkuperäistä vaatimusmäärittelyä. Samaa ryhmittelyä on voitava käyttää niin virallisen kuin epävirallisenkin aineiston hallintaan. Saman luokituksen avulla virkamies löytää sisällön helpommin. Virkamiehet käsittelevät Valdassa vain organisaation tehtäviin liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja. Mikäli halutaan kaiken kattavaa tiedonohjausta (TOS, TOJ), on eams-rakennetta voitava hyödyntää myös aiheiden ja dokumenttien hallinnassa. Kuten kommentoija sanoo: Virkamiehet käsittelevät Valdassa vain organisaation tehtäviin liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja. Miksi siis tällaisia pitäisi viedä aiheiden hallinnan puolelle? Aiheidenhallinnanssa on mahdollista tehdä kansiorakenne identtiseksi asianhallinnan kanssa. Tämä eams liityntä on jo kehitysehdotuksena

18 Katselmoinnin havaintotaulupohja 18 3 yleistä Usealla valtion viranomaisella on tarve käsitellä lain kansainvälisistä tietoturvavelvoitteista tarkoittamaa kansainvälistä turvaluokiteltua sähköistä asiakirja-aineistoa. Tarve on ilmeinen etenkin suojaustasoilla IV ja III. Kansallisen turvallisuusviranomaisen (NSA) määräyksen UM:n ak HELM545-4, perusteella kansainvälisen tietoaineiston suojaamiseksi tulee noudattaa Kansallisen turvallisuusauditointikriteeristön (KATAKRI) määrityksiä. Esitetään, että tämä huomioidaan heti Valda 1.2:n jälkeen tulevissa versioissa. VIPn tietoturvapalvelut: Valdan toteuttaminen täyttäen KATAKRIturvallisuusauditointikriteeristön mukaiset vaatimukset ei ole mahdollista ilman merkittäviä lisäinvestointeja. VIPin tarjoamat palvelut eivät ole siis tarkoitettu turvallisuusluokiteltujen tietoaineistojen vaan kansallisten ST IV - III mukaisten tietoaineistojen käyttöön tietoturvallisuusasetuksen mukaisesti perus- ja korotetulle tietoturvatasolle. Asiasta on sovittu VIPiä ohjaavan valtiovarainministeriön kanssa, joka myös on vahvasti mukana TUVE-hankkeen ohjauksessa. Mielestämme TUVE-hankkeen tehtävänä on tuottaa korkealle / turvallisuusluokitelluille tietoaineistoille tarkoitetut verkkopalvelut ja tietojärjestelmät, heillä on siihen taloudelliset sekä muut sellaiset resurssit, jotka meiltä puuttuvat.

19 Katselmoinnin havaintotaulupohja 19 4 Lukuisat luokitus- ja koodistohankkeet (JHS 175 koodistot, Kieku, JHS-työnä tehtävä tehtäväluokitus) on huomioitava Valda-työssä. 5 VVAA008 Dokumentin VVAA008 nimi on harhaanjohtava, koska siinä käydään läpi asiakirjojen ja asioiden hallintaa. 6 VVAA008 Virhe Dokumentin jäsennys epäselvä, ja termejä käytetty osin ristiriitaisesti (asiakirja ja dokumentti menevät sekaisin, esim. s. 15 (kohta 1.12). 7 VVAA008 S. 8, kohta kriteeri 1: luonnos on jo liitettävä asiaan toimenpiteen kautta. Mikäli asiakirjaa ei synnykään, voiko loppukäyttäjä poistaa luonnoksen niin, ettei siitä jää asian tai toimenpiteen yhteyteen tietoja? VIPssä seurataan, ja pyritään osallistumaan, kaikkiin mainittuihin hankkeisiin. Aivan. VALDAn alkuperäisistä vaatimuksista VVAA007 sisältää ne vaatimukset, jotka toteutettiin VALDA 1.0ssa. Loput ovat VVAA008ssa. Molempien ylläpito päättyy VALDA 1.2ssa. Kts edellinen vastaus. Lokimerkinnät jäävät.

20 Katselmoinnin havaintotaulupohja 20 8 VVAA008 Virhe S. 8, kohta kriteeri 8 ja s,.10,kohta kriteeri 4: Dokumentti muutetaan viranomaisen asiakirjaksi tallentamalla siitä kopio asianhallinnan puolelle. Tällöin dokumentin pitäisi hävitä Valdan dokumentinhallinnan puolelta. Muuten Valdassa on tuplaten samoja sisältöjä. 9 VVAA008 Virhe S. 8, kohta kriteerit 2 ja 9: Myös dokumenttien osalta on virastokohtaisesti voitava konfiguroida niiden oletusnäkyvyys. PLM:n osalta dokumentit ovat oletusarvoisesti julkisia. Käyttäjä voi erikseen määrittää rajoituksia näkyvyyteen. Kehitysehdotus. Asiakirjan ja dokumentit tunnukset ovat eri sarjoista. Koko organisaatiolle yhteiset dokumentteja varten voi olla juuriaiheen alla oleva kaikille yhteinen aihe. Käsiteltävä organisaation käyttöönotossa.

21 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Virhe S. 9, kohta kriteeri 7: Ilmaisu Julkisuusluokka (vain salassa pidettävä relevantti) on epäselvä. Tarkoittaako tämä sitä, että asiakirjaan tulee turvallisuusluokkaleiman (s. 26, kohta 1.35) lisäksi teksti salassa pidettävä? Tällöin teksti olisi turha. 11 VVAA008 Virhe S. 9, kohta kriteeri 7: Kaikki kohdassa mainitut metatiedot eivät voi siirtyä asian metatiedoista. Esim. otsikko, julkisuusluokka, esittelijä, allekirjoittaja voivat siirtyä asiakirjan metatiedoista. 12 VVAA008 Virhe S. 9, kohta kriteeri 7: Onko suunta niin, että metatiedot päivittyvät vain asiakirjaan päin? Virkamiehen kannalta luontevampaa olisi, että asiakirjan päivittäminen päivittäisi metatietoja. 13 VVAA008 Virhe S. 9, kohta : dokumentteja on pystyttävä lähettämään sähköpostitse vastaavasti kuten viranomaisen asiakirjoja. Kyseessä on käyttäjätarinan kirjoittaneen käyttäjän käsitys että vain julkisuusluokan arvolla salassapidettävä on merkitystä käytäjälle. Poistetaan suluissa oleva lause. Käyttäjätarina kuvaa tapauksen jossa asiakirjaa ei vielä ole vaan sitä vasta tehdään. Tällöin oletusmetatiedot ovat asian metatietoja. Metatiedot päivittyvät molempiin suuntiin siis ne metatiedot jotka on määritelty Office integraatioon mukaan. Voi lähettää.

22 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Virhe S. 9, kohta kriteeri 3: hälytyksen ajankohta pitää pystyä määrittelemään ainakin virastokohtaisesti, mikäli ei käyttäjäkohtaisesti. 15 VVAA008 Virhe S. 10, kohta kriteeri 2: oikeus avata asia on voitava määrittää virastokohtaisesti ja rooleittain. 16 VVAA008 S. 11, kohta : käyttäjätarinaa ja toiminnallisuutta on tarkennettava. Metatietojen määräytymistä on tarkennettava. Ilman Valdan tuntemusta asiaa on vaikea hahmottaa. Vaatimusta täydentävässä käyttötapauksessa Määräaikojen seuranta ja hälytysten käsittely on kuvattu että käyttäjä voi määritellä määräajan. Oikeus avata asia on sidottu rooliin. Kukin organisaatio määrittelee mitä rooleja milläkin käyttäjällä on. Käyttäjällä voi olla VALDAssa useita rooleja. Käyttäjätarinaa on tarkennettu käyttötapauksessa Asiakirjan käyttö uuden asiakirjan pohjana (ei sisältynyt kommentoitavaan materiaaliin). Yksi asiakirja voidaan liittää toimenpiteen kautta vain yhteen asiaa. Asiakirjan oletusmetatiedot ovat ko asian tehtäväluokan mukaiset. Muihin asioihin asiakirja voidaan linkittää toimenpiteen kautta.

23 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 S. 11, kohta 1.4.1: Huom.- kohdassa Asiakirja liittyy vain yhteen asiaan toimenpiteen kautta on ristiriidassa käyttäjä- Kts edellinen vastaus. tarinan kanssa. 18 VVAA008 S. 12, kohta 1.5: Huom.- kohdassa Viranomaisen asiakirja ei voi liittyä aiheeseen. Voiko suhde-metatiedolla kuitenkin viitata aiheiden puolella viranomaisen asiakirjoihin ja päinvastoin? 19 VVAA008 Vakava virhe S. 12, kohta 1.5 kriteerit 1-3: väärään asiaan liitetty asiakirja kopioidaan, ja kopio liitetään oikeaan asiaan, jolloin kopio saa uuden tunnuksen. > Kyse on samasta asiakirjasta joka vain on sattumoisin väärässä asiassa. Asiakirja on voitava irrottaa asiasta ja siirtää oikeaan asiaan asiakirjan alkuperäisellä tunnuksella. Metatietojen muutokset on tarkennettava. Aiheen lisätietoihin voi kirjoittaa mahdollisen liittymän. Filenetin tekniikan vuoksi asiakirjan täytyy koko ajan olla jossakin kiinni. Kun asiakirja irrotetaan niin yhteys katoaa ja käyttäjän ote (object handle) asiakirjaan katoaa.

24 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Virhe S. 13, kohta kriteeri 2: arkistokappaleen sijainti ei voi tulla eams:sta, arkistokappaleen sijainti on valittava organisaatiokohtaisesta valintalistasta. Mikäli takana ei ole valintalistaa, tiedonhaku vaikeutuu esim. kirjoitusvirheiden takia. 21 VVAA008 S. 13, kohta kriteerit 3 ja 5: liite voi periä emoasiakirjan metatiedot oletuksena, mutta liitteen metatietoja on voitava muokata (esim. päivämäärä, otsikko ovat erilaisia pääasiakirjalla ja liitteellä). 22 VVAA008 S. 15, kohta 1.12: allekirjoitetaanko dokumentitkin sähköisesti? Sijainti metatieto on tällä hetkellä tekstikenttä. Sen muuttaminen valintalistaksi on kehitysehdotus. Sijaintipaikka on SÄHKE2n metatieto, siksi lähde on eams. Voi muokata. Ei. Dokumentilla ei ole sähköisen allekirjoituksen vaatimia metatietoja.

25 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Vakava virhe S. 15, kohta kriteeri 1: Valdan on tarjottava näkymät henkilöittäin, yksiköittäin, osastoittain ja koko organisaation tasolla. Haku ei ole toimiva ratkaisu tähän tarpeeseen. Valdan hakuehdoista (VVAA047) näytti puuttuvan hakuehdoista yksikkö. 24 VVAA008 Virhe S. 16, kohta 1.14: Kuvattu toiminnallisuus on hyvä ja tarpeellinen, mutta julkisuusluokka-metatieto ei ole oikea ratkaisu toiminnallisuudelle. Julkisuusluokkaa viranomaisharkinta ei ole olemassa, se voi sekoittua luokkaan TLL IV (viranomaiskäyttö) ja julkisuuslain mukaisesti viranomainen voi harkita tapauskohtaisesti sisäiseen käyttöön laadittujen asiakirjojen julkisuudesta (5 4 mom). VALDAssa on varattu asialle, toimenpiteelle ja asiakirjalle tila organisaatiokohtaisille metatiedoille. Kukin organisaatio määrittelee omat organisaatiokohtaiset metatietonsa, esim yksikkö, käyttöönoton yhteydessä. VALDAn julkisuusluokka metatiedon arvot on varmistettu VIPn tietoturvapalveluista.

26 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Vakava virhe S. 17, kohta 1.15: asiakirjan muita kuin asiakirjan eheyteen, ja todistusvoimaisuuteen vaikuttavia metatietoja on voitava muuttaa valmis-merkinnän jälkeenkin (asiakirjan omistaja sekä kirjaaja, arkistonhoitaja ja pääkäyttäjä). 26 VVAA008 S. 19 kohta 1.20: myös dokumentteja on voitava käyttää uuden dokumentin pohjana. 27 VVAA008 Virhe S. 19 kohta 1.21: oltava virastokohtaisesti määriteltävissä, milloin asiakirjojen vanhat versiot poistuvat (heti tai tietyn ajan kuluessa, esim. 3 kk). 28 VVAA008 Virhe S. 24 kohta kriteeri 3: lukituksen poisto oltava mahdollista myös kirjaaja-roolilla. Arkistolaitoksen päätös : Valmista asiakirjaa (metatiedot, sisältö) tai päätettyä asiaa (metatiedot) ei saa muuttaa. Kehitysehdotus Kehitysehdotus. Nyt vanhat versiot poistuvat käyttäjän ohjaamana, esim. kun asiakirjasta tulee valmis, käyttäjältä kysytään poistetaanko luonnosversiot. Käyttöliittymässä käyttäjä voi myös poistaa yksittäisiä luonnosversioita. Kehitysehdotus

27 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Virhe S. 25 kohta kriteeri 6: Salassa pidon perusteena voi olla useita lainkohtia, ja Valdan on tämä mahdollistettava. 30 VVAA008 Vakava virhe S. 25 kohta kriteeri 9: salassa pidettävän asiakirjan julkisuusluokka ei saa muuttua, jos asiakirja siirretään toiseen tehtävään. 31 VVAA008 Virhe S. 26 kohta : Käyttäjä ei saa poistaa viranomaisen asiakirjalta kirjaajan, arkistonhoitajan tai pääkäyttäjän oikeuksia. 32 VVAA008 S. 26, kohta 1.35: hienoa! Kiitos On mahdollista. Kts VSUU012 VALDA metatiedot. Salassapidon peruste on toistettava metatieto. Siis otetaan pois jostakin toimenpiteestä ja siirretään uuteen; tällöin metatiedot muodostuvat uuden asiakirjatyypin mukaisesti(=ensin ollut väärässä toimenpiteessä ja kun siirretään uuteen toimenpiteeseen,mielestäni tällöin oletus on salassapidettävä, jos metatietoihin on määritelty niin) Aivan. Tarkennettava.

28 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 S , kohta 1.38: Valdan versiossa 1.2 ei voi tallentaa asiakirjoja salattuna. Voiko Valdassa käsitellä heti version 1.2 ilmestyttyä suojaustason III tietoa? PLM:lle on erittäin tärkeää, että Valda 1.2 mahdollistaa ST III tiedon käsittelyn aidosti sähköisesti. 34 VVAA008 S. 32, kohta kriteeri 2: Valda-lokisuunnitelma ei ollut saatavilla. VIPn tietoturvapalvelut: VALDAssa ei ole salauksen ja salauksen purun toiminnallisuuksia. Vaikka Valda ei tallenna tietoja tietokantaan salattuna, voidaan Valdassa käsitellä ST IV ja ST III-mukaisia tietoaineistoja, koska palvelu tulee täyttämään korotetun tietoturvatason edellyttämät vaatimukset. VALDA lokisuunnitelmaa viimeistellään yhdessä VIPn tietoturvapalveluiden kanssa.

29 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 S. 34 kohta 2.1 Huom.-kohta: Aihe on täysin eams:n tehtäväluokituksen ulkopuolella. Tämä on vastoin alkuperäistä vaatimusmäärittelyä. Samaa ryhmittelyä on voitava käyttää niin virallisen kuin epävirallisenkin aineiston hallintaan. Saman luokituksen avulla virkamies löytää sisällön helpommin (ei voitane jättää hakuominaisuuksien varaan). Virkamiehet käsittelevät Valdassa vain organisaation tehtäviin liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja. TOJ ja TOS? 36 VVAA008 Virhe S. 34 kohta kriteeri 1: aiheen metatiedoissa ei ole omistaja-kenttää. Aiheen omistaja on oltava näkyvissä ja haettavissa Valdassa. 37 VVAA008 Virhe S. 36 kohta 3.1: kaikkia muita paitsi eheyteen ja todistusvoimaisuuteen vaikuttavia metatietoja on voitava massapäivittää. Samaa tehtäväluokitusta toki voi käyttää, mutta se ei toistaiseksi tule eamsista, eli voi luoda kansiot tehtäväluokituksen mukaisesti. Kehitysehdotus Kehitysehdotus Arkistolaitoksen päätös : Valmista asiakirjaa (metatiedot, sisältö) tai päätettyä asiaa (metatiedot) ei saa muuttaa.

30 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Virhe S. 36 kohta kriteerit 1-2: oletus on, että kriteeri 1:ssä on mainittu vain esimerkkejä. Minkä tahansa haun tuloksista on voitava ottaa kriteerissä 2 mainitun mukainen tuloste. 39 VVAA052 Dokumentin havainnollistamistapa vaikea hahmottaa (nuolet samalla värillä). Tarkoittaa toki, että joko yksittäinen asia tai aika-väli asioista tai kuten esimerkissä vireilletulleet asiat edelliseltä kuukaudelta on tulostettavissa mainituin sisällöin. Tämä siis sama kuin diaariote. Kaaviot on mallinnettu Rational Rosella.

31 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA052 ja Vakava virhe VVAA056 Käyttötapauskaaviot ja roolitaulut eivät sisällöllisesti vastaa toisiaan roolien nimien ja rooleihin liittyvien oikeuksien osalta. Esim. roolitaulussa on laatija käsittelijänä, jolla suhteellisen paljon oikeuksia ruksattuna taulukkoon. Roolitaulun roolilla laatija vain kolme oikeutta (uuden asian avaaminen, asian ja toimenpiteen metatietojen lukeminen). Käyttötapauskaaviossa roolilla laatija on erittäin paljon oikeuksia (onko kyse roolista laatija käsittelijänä, mutta oikeudet eivät vastaa roolitaulua). Roolitaulu on määräävä dokumentti. Laatija_käsittelijänä tarkoittaa tilannetta jossa laatija roolilla toimiva virkamies on asian (toimenpiteen) käsittelijä, jolloin hänellä on siihen laajat oikeudet. Em. asioiden takia ei voida ottaa kantaa, toimiiko Valda käyttöoikeuksien ja roolien osalta tarkoituksenmukaisesti ja soveltuuko Valda PLM:n tarpeisiin.

32 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA056 Virhe Roolitaulussa pääkäyttäjällä on huomattavasti vähemmän oikeuksia kuin esim. kirjaajalla tai arkistonhoitajalla. Pääkäyttäjällä oltava kaikki oikeudet 42 VVAA056 /Virhe viraston Valdaan. Voiko yhdellä henkilöllä olla useampi rooli yhden Valdatunnuksen takana? Esim. PLM:ssä olisi tarpeen yhdistää kirjaajan ja arkistonhoitajan roolit samalle henkilölle. Lisäksi esim. pääkäyttäjä tai arkistonhoitaja voi olla myös laatijan roolissa (laatii rivivirkamiehenä asiakirjan). Yhdellä henkilöllä voi VAL- DAssa olla useita rooleja. Kyllä.

33 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA052 Virhe S. 5: kirjaajalla, lisääjällä ja laatijalla on oikeus salassa pidon laskentaperusteen muutokseen, pitäisi olla myös arkistonhoitajalla. S. 11: vain pääkäyttäjällä ja teknisellä pääkäyttäjällä oikeus poistaa käyttöoikeudet asiakirjalta, pitäisi olla kirjaajalla, arkistonhoitajalla ja laatijalla (huom. laatija ei saa poistaa pääkäyttäjän, kirjaajan tai arkistonhoitajan oikeuksia). Yhdellä henkilöllä voi VAL- DAssa olla useita rooleja. Kehitysehdotus

34 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA047 ja Vakava virhe VSUU012 Valdassa on voitava hakea kaikilla Valdassa olevilla metatiedoilla. Kehitysehdotus Esimerkkejä kentistä (VSUU012), joilla ei VVAA047:n mukaan voi hakea vaikka pitäisi voida: Asiat: 2.8 määräaika, tiivistelmä Toimenpide: 2.3 toimenpidetunnus, 5.2 kuvaus Asiakirja: 2.8 määräaika, 2.9 sijaintipaikka, julkisuusluokka, suojaustaso, turvallisuusluokka, henkilötietoja 45 VSUU012 Vakava virhe Arkistonmuodostaja-metatieto puuttuu asioista, toimenpiteistä ja asiakirjoista. PLM:ssä toimii useita arkistonmuodostajia. VIP on keskustellut asiasta Arkistolaitoksen kanssa. Arkistolaitoksen päätös on tulossa loppukesästä 2011.

35 Katselmoinnin havaintotaulupohja VSUU012 Vakava virhe Aiheet ja dokumentit: puuttuu välttämättömiä metatietokenttiä, joiden oltava myös haettavissa: Kehitysehdotus - omistaja - kenellä on ja millaiset käyttöoikeudet - julkisuusluokka: suojaustaso, turvallisuusluokka - dokumentit: aiheen 47 VVAA048 Sarakeotsikot-välilehti Vakava virhe 48 VVAA047 / Vakava virhe tunnus puuttuu Sarakeotsikoista puuttuu kaikilla tasoilla (asia, toimenpide, asiakirja, aihe, dokumentti) julkisuusluokka. Jos tietoa salassa pidosta ei näy heti ensi näytöllä tai hakutuloksissa, on vaarana että annetaan vahingossa tietoa salassa pidettävästä sisällöstä. Jäi epäselväksi, voiko kaikesta Valdan sisällöstä hakea yhdellä haulla. On voitava. 49 VVAA047 Vakava virhe Hakujen NOT-operaattori puuttuu. Hyvä että on and ja or. Kehitysehdotus Ei voi. Kehitysehdotus Kehitysehdotus

36 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA047 Jäi epäselväksi, kuinka laajoja hakutuloslistauksia Valda esittää yhdellä sivulla. PLM:ssä on ollut tarve saada tallennettua yhteen tiedostoon esim. 400 hakutuloksen listaus. 51 VVAA047 Virhe S. 9 AND-haut: AND-haussa ei saa rajoittaa haussa käytettäviä kenttiä, vaan on voitava käyttää kaikkia asian tai asiakirjan hakukenttiä. 52 VVAA047 Vapaa tekstihaku hakee asiakirjojen ja dokumenttien sisällöstä. Ulottuuko haku Valdaan skannatun pdf-tiedoston tekstiin? 53 VVAA047 Jäi epäselväksi, millaisia tilastoraportteja Valdasta on saatavilla. Filenetissä on hakutulosten maksimimäärä VAL- DAssa on sovittu että kuormitus- ja suorituskykymielessä tämä maksimi rajataan 1000:een. Tämä ei kuitenkaan rajoita raporttien sisältöä. Kehitysehdotus Ei Organisaation käyttöönotossa organisaatio voi määritellä tarvitsemansa raportit. Tällöin kyseessä on organisaation kustantama lisätyö.

37 Katselmoinnin havaintotaulupohja VSUU012 Asian suhteet: viittaa ja korvaa lisäksi on voitava organisaatiokohtaisesti määrittää muunkinlaisia suhteita asialle, esim. asia siirretty toiselle viranomaiselle, käsittely jatkuu 55 Käyttötapaus: massapäivitys 56 Käyttötapaus: arkistointi Vakava virhe Virhe K13: Massapäivitettävät kohteet on voitava hakea erilaisin hauin, (hakuehdoiksi eivät riitä OIDtai tehtäväluokka). Rooli: Massapäivitys kuuluu myös roolille pääkäyttäjä, organisaation voitava valita roolit joilla oikeus massapäivitykseen. K3/kohta 4: arkistoitu/mitätöity tilassa olevan sisällön on näyttävä pääkäyttäjän lisäksi arkistonhoitajalle ja kirjaajalle. Asian ja asiakirjan suhde metatiedot ovat Arkistolaitoksen SÄHKE2 määräyksen mukaiset. Tähän voi käyttää organisaatiokohtaisia metatietoja jotka määritellään ko organisaation käyttöönotossa. Jos tarkoitetaan asian siirtämistä toimivaltaiselle viranomaiselle, sille on tehtäväluokituksessa oma prosessi Arkistolaitoksen päätös : Valmista asiakirjaa (metatiedot, sisältö) tai päätettyä asiaa (metatiedot) ei saa muuttaa. Poikkeuksena massapäivitys, kun perusteena taannehtiva seulontamuutos. Kehitysehdotus

38 Katselmoinnin havaintotaulupohja Käyttötapaus: määräaikojen Vakava virhe seuranta ja hälytysten käsittely Vain luonnostilaisesta asiakirjasta lähtee hälytys. Hälytys on voitava lähettää myös valmistilassa olevasta asiakirjasta, esim. virastoon saapuu muualta lausuntopyyntö, jolla on määräaika. Koska lausuntopyyntö on saapunut asiakirja ja siis valmis, on se merkittävä Valdassa valmis-tilaan. Käsittelijän on voitava saada hälytys myös tässä tapauksessa lähestyvästä määräajasta. Esimerkin mukaisessa tapauksessa käyttäjän avattava lausunto toimenpide, jolle käyttäjä antaa määräajan.

39 Katselmoinnin havaintotaulupohja 39 Kohde VALDA version 1.2 toiminnallinen määrittely Katselmoija MMM Korjaukset/vastine tehdään Vastuuhenkilö Hannele Anttila Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä.

40 Katselmoinnin havaintotaulupohja 40 1 VVAA008 Kohta 0.2, versio. Onko todellakin tarkoituksenmukaista, että pienintäkin muutosta tallennettaessa tulee aina uusi versio? Jos asiakirjoja ja dokumentteja todella työstetään Valdassa, tämän seurauksena asiakirjalla saattaa olla todella runsaasti versoita, jotka syntyvät aivan merkityksettömistä muutoksista, kuten yksittäisten pienten kirjoitusvirheiden korjaamisesta. (Laskin esimerkkinä meidän dokumenttienhallinnasta historiatiedoista yhden lähes päivittäin päivittämäni dokumentin muokkaukset ja niitä oli 503 kpl:tta.) 2 VVAA008 Kohta Toivottavasti dokumentistakin pystyy tekemään version, jota ei voi enää muokata sekä jollakin tavalla merkitä, että se on "lopullinen" Kyllä. Vastaavasti toimii esim MsSharePoint. Kehitysehdotus.

41 Katselmoinnin havaintotaulupohja 41 3 VVAA008 Kohta Myös hallintaoikeudet (tai oikeudet, joilla voi antaa lisää oikeuksia) pitää voida antaa tarvittaessa myös Kyllä voi. muille. 4 VVAA008 Kohta Myös viite voisi siirtyä metatiedoista asiakirjapohjalle 5 VVAA008 Kohta Voihan yhteen ja samaan sähköpostiviestiin liittää useamman Valdaasiakirjan? Pystyyhän asiakirjoja liittämään jo valmiiksi kirjoitettuun viestiin? 6 VVAA008 Kohta Onhan sähköpostista mahdollista tallentaa liitteet Valdaan omiksi tiedostoikseen? VALDAssa ei ole viite metatietoa. Tarkoitetaanko viittaa/on viitattu metatietoa? Organisaatio voi käyttää viitettä varten organisaatiokohtaista metatietoa. Kyllä Kyllä

42 Katselmoinnin havaintotaulupohja 42 7 VVAA008 Kohta Hälytys pitää saada myös huomattavasti lähempänä määräaikaa kuin viikon päästä. Yksi vaihtoehto on tietty, ilmoitus lähetetään päivittäin kaikista niistä, joiden määräaikaan on aikaa tasan viikko tai sitä vähemmän. 8 VVAA008 Kohta Periytyykö dokumentin metatiedoista asiakirjalle joitakin, esim. asiasanoja? Linkittyvätkö dokumentti ja siitä kopioitu asiakirja jotenkin toisiinsa. Pitäisin sitä suotavana, jolloin käsittelijä itse pääsisi tarvittaessa helposti palaamaan "aikaisempaan versioon". 9 VVAA008 Kohta Jos sähköposti tallennetaan Valdaan sellaisenaan Outlook-tiedostona, aiheuttaako se rajoituksia sähköiselle pitkäaikaissäilyttämiselle? Käyttäjä voi säätää hälytyksen määräaikaa. Kuvattu vaatimusta tarkentavassa käyttötapauksessa Määräaikojen seuranta ja hälytysten käsittely. Ei periydy. Eivät liity. Kehitysehdotus. Kyllä aiheuttaa - nykyinen PDF/A -konvertteri ei tue.msg formaattia eikä viestissä olevien liitteiden käsittelyä. Sähköposti tulee siis tallentaa HTML tai tekstitiedostona.

43 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta Entä jos asiakirja on vielä luonnos ja se haluttaisi liittää useaan asiaan? Miten versionhallinta onnistuu? 11 VVAA008 Kohta Jos asiakirja liitetään aivan vahingossa väärään asiaan, eikö liitosta ole mahdollista purkaa, vaikka asia huomattaisi aivan välittömästi ja kysymys olisi nimenomaan inhimillisestä virheestä, joita niitä sattuu ja tapahtuu aivan varmastikin. VALDAssa asiakirjalla tarkoitetaan sekä asiakirjan sisältöä että metatietoja. Asiakirjan voi liittää vain yhteen asiaan (tehtäväluokan mukaisten oletusmetatietojen periytyminen). Asiakirjan voi linkittää (viittaus) useaan asiaan. Asiakirjan sisällön, täysin muuttumattomana, voi liittää useaan toimenpiteeseen. Tällöin jokaisella on eri metatiedot. Joka liitoksella on oma versiointinsa. Filenetin tekniikan vuoksi asiakirjan täytyy koko ajan olla jossakin kiinni. Kun asiakirja irrotetaan niin yhteys katoaa ja käyttäjän ote (object handle) asiakirjaan katoaa.

44 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta Tarkoittaako Ei tarkoita. "kaikki mahdolliset näkyvyysrajoitukset poistuu" sitä, että myös mahdolliset aiemmat versiot tulevat näkymään koko organisaatiolle? Mielestäni ainoastaan valmis versio pitäisi näkyä. 13 VVAA008 Kohta Onko käytössä hallintaoikeuksia? Version poisto voisi vaatia muokkausoikeuksien sijaan hallintaoikeuksia. Poistetun version palautusmahdollisuudesta ei mainittu mitään. Olisi syytä olla erityisesti, jos versioita pystyy poistamaan suht. pienillä oikeuksilla. Ei. Kehitysehdotus.

45 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta Jos asiakirja on lainattuna esim. kannettavalle, joka ei ole parhaillaan verkossa, mitä automaattisessa lukituksen vapautuksessa tapahtuu? 15 VVAA008 Kohta Voiko dokumentin lukituksen vapautumisen aika olla eri kuin asiakirjan? Dokumentilla voisi olla huomattavasti pidempi. Kun käyttäjä kirjaa (automaattisesti tai käyttöliittymän kautta) asiakirjan ulos, se pysyy uloskirjattuna / lukittuna niin kauan kunnes käyttäjä kirjaa asiakirjan sisään. Automaattinen lukitus ja sen purku liittyy metatietojen lukitukseen silloin kun käyttäjä ottaa esiin metatietojen muokkausnäytön. Uloskirjaus ei sen sijaan vapaudu automaattisesti. Sen voi purkaa vain joko käyttäjä itse tai pääkäyttäjä. Kehitysehdotus. HUOM: dokumentin uloskirjaus toimii samalla tavalla kuin asiakirjan eli se ei purkaannu automaattisesti vaan käyttäjän itse tai pääkäytttäjän tekemänä.

46 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta Onko todellakin tarpeen saada tallennettua asiakirjoja salattuna Valdaan, jos kuitenkin vain luokkien III ja IV asiakirjoja voidaan tallentaa ja asiakirjat voidaan suojata käyttöoikeuksin sekä lokiin jää tieto kaikesta käsittelystä. Kannattaa harkita, tarvitaanko edes seuraavaan versioon. 17 VVAA008 Kohta (s. 28) Miten on ajateltu toimittavan, jos asiakirjan luonnosversioita haluttaisiin säilyttää, vaikka asiakirja on valmis? Voidaanko valmiin asiakirjan luonnosversiot tarvittaessa säilyttää (muutenkin kuin siirtämällä ne erilliselle dokumentille) 18 VVAA008 Yleinen kysymys, pystyyhän yksittäisen poistetun dokumentin palauttamaan ainakin tietyn ajan poiston jälkeen? 19 VVAA008 Kohta (s. 31) Voiko hävitysesityksellä olla kaksi hyväksyjää? VALDA on koko valtionhallinnolle tarkoitettu järjestelmäpalvelu ja eri organisaatioilla on eri tarpeita. Tämä käyttäjätarina kuvaa dokumentin luonnosten hävittämisen aiheidenhallinnassa. EI voi. Huom Valmista asiakirjaa ei voi poistaa eikä muuttaa. Kyllä

47 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta (s.32) En näe tarvetta passiiviarkistoon siirtämiselle. 21 VVAA008 Kohta Onko pääkäyttäjällä oikeuksia yksityisiin aiheisiin? 22 VVAA008 Kohta Kopioituuko dokumentti useaan aiheeseen liitettäessä? 25 VVAA008 Kohta 3.1. (s. 36) Myös käyttöoikeuksia olisi syytä pystyä massapäivittämään. Esim. organisaatiomuutostilanteessa tulee tarpeelliseksi. VALDAn suorituskyky. Arkistolaitoksen VAPAan siirretään vain pysyvästi säilytettävät. VALDAn arkistossa ovat kaikki (pitkän) määräajan säilytettävät. Kyllä. VALDAssa dokumentti tarkoittaa dokumentin sisältöä ja metatietoja. Sisällön voi liitää useita kertoja mutta jokaisella liitoksella on omat metatiedot. Tällöin toteutettava erillinen asiakkaan tilaama massapäivitys.

48 Katselmoinnin havaintotaulupohja VVAA008 Kohta 4.1 (s. 36) Tulosteessa pitäisi käsittääkseni näkyä myös käsittelijä/vastuuhenkilötiedot sekä toimenpiteet ja niihin liittyvät päivämäärät, lähettäjät/vastaanottajat tms. 26 VVAA047 Kaikkien hakuehdot osalta olisi hyvä, että mahdollisimman moni olemassa oleva metatieto olisi myös haun piirissä sekä metatiedot olisivat yhdisteltävissä toisiinsa (kireän aikataulun puitteissa en ehtinyt perehtyä tähän yksityiskohtaisemmin) Tämä sama kuin diaariote (sen voi halutessaan tulostaan myös arkistoon). Kehitysehdotus

49 Katselmoinnin havaintotaulupohja 49 Kohde VSUU012 VALDA 1.2 SÄHKE2 mukaiset metatiedot Katselmoija Riitta Malkki UM Korjaukset/vastine tehdään Vastuuhenkilö Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä. 1 Valda metatiedot aihe Ehdotetaan että aiheelle = kansiolle on mahdollista antaa asiasanoja, jotka periytyvät aiheeseen = kansioon talletetuille dokumenteille. Kehitysehdotus. 2 Valda metatiedot dokumentti Aiheita = kansioita tulisi voida hakea, ei pelkästään selata. Aiheelta periytyviä asiasanoja voisi täydentää dokumenttikohtaisesti Kehitysehdotus

50 Katselmoinnin havaintotaulupohja 50 Kohde Korjaukset/vastine tehdään VVAA008/ Dokumenttien- ja aiheidenhallinta vaatimusmäärittely 1.2 / Katselmoija Vastuuhenkilö Riitta Malkki UM Kunkin havainnon alkuun kirjataan sen dokumentin nimi, jota havainto koskee. Havainnon vakavuutta kuvaavat luokat ovat: vakava virhe, muu puute tai virhe, huomautus, jota ei lueta virheeksi tai puutteeksi. Katselmointi-istunnossa kirjataan toimenpide-sarakkeeseen vaadittava toimenpide puutteen tai virheen korjaamiseksi, korjausaikataulu (pvm milloin korjaus on viimeistään suoritettava) ja kuka vastaa toimenpiteestä. Lisäksi seurannasta vastaava henkilö kirjaa puumerkkinsä OK - sarakkeeseen hyväksyessään toimenpiteen tehdyksi. Taulukkoon voi tarvittaessa lisätä rivejä tai siitä voi poistaa ylimääräisiä rivejä. 1 Koko dokumentti huomautus Määrittelydokumentti on otsikon mukaan Dokumenttien- ja aiheidenhallinta, mutta sisältää myös asiakirjan- ja asianhallinnan osia. Määrittelyasiakirjana se on sekava, koska nyt katselmointiin tarkoitettuja kohtia ei ole mitenkään erikseen merkitty. VALDA ohjausryhmän jäsenet ovat hypänneet kesken prosessin junaan joten määrittelyn hahmotus kokonaisuudessaan on suhteellisen vaikeaa: mitä on jo tehty, mikä on uutta. Aivan. VALDAn alkuperäisistä vaatimuksista VVAA007 sisältää ne vaatimukset, jotka toteutettiin VALDA 1.0ssa. Loput ovat VVAA008ssa. Molempien ylläpito päättyy VALDA 1.2ssa.

51 Katselmoinnin havaintotaulupohja 51 2 Koko dokumentti (UM Muu puute näkemys käsitteestä aihe) UM:n kannalta käsite aihe on ymmärretty alun perin jo väärin, vaikka vaatimusmäärittelyssä 1.0 / sivu 4 sanotaankin Aiheen käsite ja tärkeys oli selvää niille, jotka sitä työssään tarvitsevat Kehitysehdotus UM:n aiheet eivät sisällä dokumentteja, vaan virallisia UM:n tehtäviin kuuluvia asiakirjoja, jotka kuuluvat asianhallinnan puolelle. UM:n aiheasia on jatkuva, esim. edustuston raportointi asemamaansa sisäpolitiikasta on jatkuva prosessi. Aiheet kuuluvat eams:n tehtäväluokitukseen, jolla ei kuitenkaan ole käsittelyyn liittyviä asian toimenpiteitä. Asiakirja laaditaan suoraan aiheeseen (tai tarvittaessa liitetään), se saa eams:ssa määritellyt kaikki metatiedot. Asiakirjoihin kohdistuvat toimenpiteet ovat jakelu, mahdollinen palaute.

52 Katselmoinnin havaintotaulupohja 52 3 Koko dokumentti (Valda aihemäärittely) Vaatimus1. Aiheen avaus Silti VALDA:n aihemäärittely on käyttökelpoinen toiminto, jolla voidaan korvata nykyiset henkilökohtaiset levynkulmalla olevat kansiot dokumentteineen. Dokumentit saadaan tietokantaan, josta ne on joustavasti virallistettavissa organisaation asiakirjoiksi. Aihe on täysin eams:n tehtäväluokituksen ulkopuolella. Silti pääkäyttäjän avaamat aiheet voidaan liittää eams:n tehtäväryhmiin. Siis ylätaso on eams:ssa mutta käyttäjän eli omistajan jolle aihe on annettu luomat aliaiheet=alikansiot eivät? Tämän logiikka ei aukea, voisiko selittää? Kiitos Italic:illa oleva teksti on alkuperäinen vaatimus. VALDA 1.2ssa aiheella ei ole yhteyttä eamsn. Se on kehitysehdotus.

53 Katselmoinnin havaintotaulupohja Vaatimus 2. Dokumentin liittäminen yhteen tai useampaan aiheeseen VALDA-aiheidenhallinta on tallennuspaikka dokumenteille, jotka on laadittu muualla tai vastaanotettu muualta. Dokumentti saa aiheenhallinnan oletusarvoisen säilytysajan ja oletusarvoiset luku- ja muokkausoikeudet. Aihe ja dokumentti saavat aina järjestelmältä oletussäilytysajan riippumatta siitä avaako aiheen pääkäyttäjä tai tavallinen käyttäjä omaksi aliaiheekseen. Määritelläänkö säilytysaika ja käyttöoikeudet pääkäyttäjän avaamassa aiheessa, josta ne periytyvät omistajan omiin aiheisiin ja niiden dokumentteihin? Ja siksi pääkäyttäjän aiheavaukset ovat eams:ssa? Tai jos eivät ole eams:ssa niin tehdäänkö määrittely suoraan itse aiheeseen = kansioon?