Rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntä, jakelu ja arkistointi

Transkriptio

1 OHJE 1 (6) Vastaanottaja Säädösperusta Kohdistuvuus Korvaa Rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntä, jakelu ja arkistointi Dnro 6125/065/2010 ( ) Voimassa alkaen Asiasanat radanpito, käyttöohjeet, turvalaitteet Rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntä, jakelu ja arkistointi Liikennevirasto on hyväksynyt rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksyntää, jakelua ja arkistointia koskevan ohjeen. Ohje on tarkoitettu toimijoille, jotka tekevät uusia tai muuttavat olemassa olevia turvalaitteiden käyttöohjeita. Ylijohtaja Mirja Noukka Tekninen johtaja Markku Nummelin LISÄTIETOJA Veli-Matti Kantamaa Liikennevirasto puh Liikennevirasto PL 33 puh kirjaamo@liikennevirasto.fi HELSINKI etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi

2 LIIKENNEVIRASTO OHJE 2 (6) Sisällysluettelo 1 YLEISTÄ UUDEN KÄYTTÖOHJEEN LUOMINEN TAI VANHAN PÄIVITTÄMINEN Vaikutus muihin käyttöohjeisiin Vanhojen dokumenttien poistaminen KÄYTTÖOHJEEN HYVÄKSYTTÄMINEN KÄYTTÖOHJEEN JAKELU KÄYTTÖOHJEEN ARKISTOIMINEN YHTEYSTIEDOT Käyttöohjeiden hyväksyntä Käyttöohjeiden hallintapalvelu Liikenneviraston Hyvinkään arkisto... 6 LIITTEET Liite 1 Käyttöohjeiden hallinta prosessikuvaus

3 LIIKENNEVIRASTO OHJE 3 (6) 1 Yleistä Tällä ohjeella on tarkoitus selventää ja yhdenmukaistaa Liikenneviraston rautatieturvalaitteiden käyttöohjeiden hyväksymisen, jakelun ja arkistoinnin käytäntöjä. Ohjeessa on kuvattu käytännön menetelmät yleisellä tasolla ja esitetty viittauksia muihin Liikenneviraston ohjeisiin joissa yksityiskohtia on kuvattu tarkemmin. 2 Uuden käyttöohjeen luominen tai vanhan päivittäminen Uuden tai päivitetyn käyttöohjeen tulee sisältää soveltuvin osin RATO kohdassa vaaditut dokumentit. Uutta käyttöohjetta luotaessa kaikkiin dokumentteihin merkitään dokumenttinumero, joka koostuu toimittajakohtaisesta ns. paikkanumerosta, Liikenneviraston ohjeen Ratatekniset piirustusohjeet 14/2012 liitteen 3 mukaisesta lajinumerosta ja viisinumeroisesta piirustusnumerosta. Numerot varataan Liikenneviraston Hyvinkään arkistosta. Palveluntoimittajan yhteystiedot ovat kohdassa 6.3. Vanhoja käyttöohjeita päivitettäessä käytetään pääsääntöisesti vanhoja dokumenttinumeroita, jos ne ovat Ratateknisten piirustusohjeiden 14/2012 liitteen 3 mukaisia. Erityisesti on huomattava, ettei käytetä suunnitteluvaiheen piirustusnumeroita, joiden lajinumerot ovat 800-sarjaa, koska näiden piirustusten arkistointitapa on määritelty tilapäiseksi. Käyttöohjeiden hallintapalvelu toimittaa päivitettävien käyttöohjeiden muokattavat tiedostot, mikäli ne ovat olemassa. Hallintapalvelu merkitsee Ratatiedon Extranetiin tiedon siitä, että käyttöohjeen muutostyö on käynnissä. 2.1 Vaikutus muihin käyttöohjeisiin Käyttöohjeita laadittaessa tai päivitettäessä on huomioitava vaikutukset olemassa oleviin laitteistoihin ja niiden käyttöohjeisiin. Jos esim. asetinlaitteeseen liitetyn tasoristeyksen muutos aiheuttaa myös asetinlaitteen käyttöohjeen korjauksen tarvetta, niin asetinlaitteen käyttöohjeen korjaus on pyrittävä tekemään saman projektin osana. Käyttöohjeen päivittäjän tai laatijan tulee aktiivisesti selvittää muihin käyttöohjeisiin tarvittavat muutokset ja ilmoitettava niistä projektin Liikenneviraston vastuuhenkilölle mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten, ellei sovittuun tehtävään suoraan kuulu niiden päivittäminen. Käyttöohjeiden hallintapalvelu toimittaa samaan turvalaitteeseen vaikuttavien muutoshankkeiden yhteystiedot käyttöohjeiden laatijoille. Mikäli muutoksia laatii useampi taho samanaikaisesti, heidän on koordinoitava muutokset keskenään, ennen kuin käyttöohje lähetetään Liikennevirastoon hyväksyttäväksi. Jokainen käyttöohjeen laatija vastaa osaltaan myös muutosten yhteensovittamisesta.

4 LIIKENNEVIRASTO OHJE 4 (6) 2.2 Vanhojen dokumenttien poistaminen Jos turvalaitoksen alueelle on tehty uusi käyttöohje tai vanhaa käyttöohjetta on muutettu niin että ko. alueelta jää esim. purettujen laitteistojen vuoksi tarpeettomia piirustuksia tai käyttöohjeita, käyttöohjeen laatijan on toimitettava käyttöohjeen mukana kattava luettelo poistettavista piirustuksista tai käyttöohjeista sekä käyttöohjeen hyväksyjälle paperimuodossa että käyttöohjeiden hallintapalvelulle sähköisessä muodossa. 3 Käyttöohjeen hyväksyttäminen Käyttöohje tai sen muutettu osa toimitetaan hyvissä ajoin ennen laitteiston käyttöönottoa Liikennevirastoon hyväksyttäväksi (Osoitetiedot kohdassa 6.1). Hyväksyttäväksi toimitettavien käyttöohjeiden piirustusten on oltava mustavalkoisia paperikopioita. A4-kokoiset ohjetekstit kuvineen voivat olla myös värillisiä. Värit on valittava niin, ettei dokumenttien luettavuus mustavalkoiseksi kopioitaessa heikkene siten, että siitä voisi aiheutua vääriä tulkintoja. Käyttöohjeen mukana toimitetaan dokumenttiluettelo, jossa on esitetty kaikki käyttöohjeeseen kuuluvat dokumentit numeroineen, nimineen, sivunumeroineen, versiomerkintöineen ja päivämäärineen. Uusitut dokumentit esitetään dokumenttiluettelossa lihavoidulla tekstillä. Dokumenttiluettelossa on lisäksi oltava käyttöohjeen laatijan oma hyväksymismerkintä allekirjoituksineen, nimenselvennyksineen ja päivämäärineen. Vastaava tila varataan Liikenneviraston hyväksyjän allekirjoitukselle, nimen selvennykselle ja hyväksynnän päivämäärälle. Tarkastuksen helpottamiseksi käyttöohjeen mukana suositellaan toimitettavaksi käyttöohjeesta erilliset piirustukset joissa värein tai muin merkinnöin on esitetty purettavat ja uudet laitteet. Tarkastusta voidaan helpottaa myös käyttöohjeesta erillisellä liitteellä jossa on sanallisesti kuvattu laitteiston muutokset tai muut syyt jotka ovat aiheuttaneet tarpeen käyttöohjeen päivittämiselle. Liikenneviraston kirjaamo merkitsee hyväksyttäväksi tulleeseen käyttöohjeeseen diaarinumeron ja toimittaa ohjeen tarkastaville / hyväksyville henkilöille. Mikäli käyttöohjeen tarkastuksessa havaitaan hyväksynnän estäviä virheitä tai puutteita, käyttöohje palautetaan laatijalle korjattavaksi. Vähäiset puutteet esitetään kommentteina hyväksynnän yhteydessä, jolloin laatijan on korjattava ne ennen lopullisen version toimittamista hallintapalvelulle ja ilmoitettava tehdyistä korjauksista käyttöohjeiden hyväksyjälle sähköpostitse.

5 LIIKENNEVIRASTO OHJE 5 (6) 4 Käyttöohjeen jakelu Tarkastettu ja hyväksytty paperimuotoinen käyttöohje allekirjoituksineen toimitetaan hyväksynnän jälkeen Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon käyttöohjeen arkistointia varten. Käyttöohjeen hyväksyntäsivu skannataan Liikennevirastossa ja toimitetaan hallintapalvelulle. Samalla Liikennevirasto toimittaa tiedon hyväksynnästä käyttöohjeen laatijalle. Saatuaan tiedon käyttöohjeen hyväksymisestä käyttöohjeen laatijan tai päivittäjän on toimitettava käyttöohjeen muokattavat tiedostot hallintapalvelulle (Osoitetiedot kohdassa 6.2). Muutoksesta vastaavan henkilön on varmistettava, että turvalaitteiden laitetiloihin toimitetaan käyttöohjeesta tarvittava ja ajantasainen dokumentaatio paperimuodossa. Saatuaan käyttöohjeen hyväksyntäsivun hallintapalvelu liittää sen muuhun käyttöohjeeseen ja jakaa sen RATO kohtaan perustuvan erikseen ylläpidettävän jakeluluettelon mukaisesti sähköisesti, ellei jakeluluettelossa ole muuta mainittu. Voimassaoleva jakeluluettelo on nähtävillä Liikenneviraston ratatiedon extranet-sivustolla kohdassa "Turvalaitteiden käyttöohjeet -> Alueiden yhteiset ohjeet -> Jakelulista". 5 Käyttöohjeen arkistoiminen Saatuaan hyväksytyn paperimuotoisen käyttöohjeen Liikenneviraston Hyvinkään arkisto liittää sen käyttöohjeiden arkistoon. Käyttöohjeen laatija vastaa siitä, että käyttöohjeen piirustuksista toimitetaan taittamattomat arkistokelpoiset kopiot Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon. Hallintapalvelu tallentaa ohjeen pdf-muodossa Liikenneviraston Ratatiedon extranet-sivuille. Hallintapalvelu poistaa Ratatiedon extranetistä käyttöohjeen laatijan/päivittäjän ilmoittamat tarpeettomaksi käyneet dokumentit (kohta 2.2) ja ilmoittaa niistä myös Liikenneviraston Hyvinkään arkistoon.

6 LIIKENNEVIRASTO OHJE 6 (6) 6 Yhteystiedot Voimassa alkaen toistaiseksi 6.1 Käyttöohjeiden hyväksyntä Liikennevirasto Kirjaamo / Veli-Matti Kantamaa Raatimiehenkatu 23, LAPPEENRANTA puh sähköposti veli-matti.kantamaa@liikennevirasto.fi 6.2 Käyttöohjeiden hallintapalvelu Proxion Plan Oy Mikael Nevaharju PL 30 (Myllykatu 12) PIEKSÄMÄKI puh sähköposti kayttoohjeet@liikennevirasto.fi 6.3 Liikenneviraston Hyvinkään arkisto VR Track Suunnittelu Riku Honkanen Kerkkolankatu HYVINKÄÄ puh sähköposti ratapiirustusarkisto@vr.fi

7 Liite 1 Käyttöohjepyyntö 1/ hallintapalveluprosessin kuvaus Käyttöohje- pyyntö kayttoohjeet@liikennevirasto.fi Tarkistetaan pyynnön sisältö. Lähetetään vastaanottokuittaus. Tallennetaan pyyntöö kohteen Proxion Plan / Suunnittelu / Sähköturva -projektin tapauskansioon. Kirjataan pyyntöö tapahtumalokiin ja merkataann käyttöohjepyyntö lukituksi, kun pyydettyyn käyttöohjeeseen kohdistuu muutostyö. Merkitään Ratatiedon Extranetiin käyttöohjeeseen liittyen "Muutostyö käynnissä"). Jos kyse on lähtötietokyselystä, merkataan pyyntö yhteystietoineen tapahtumalokin "Lähtötietokyselyt"-välilehdelle. Toimitus Proxion lähettää muokattavat dokumentit niiden pyytäjälle niihin liittyvine oheistietoiineen. Mikäli muokattaviin dokumentteihin kohdistuu useita yhtäaikaisia päivityspyyntöjä, hallintapalvelu toimittaa samaan turvalaitekäyttöohjeeseen vaikuttavienn muutoshankkeiden yhteystiedot käyttöohjeiden laatijoille, jotka koordinoivat muutokset projektien kesken. Muutostyö (hyväksyttäminen) Muutostyön tekijä toimittaa sähköisesti muutetun käyttöohjeen muuttuneet tiedostott hallintapalvelulle (muokattavat ja pdf-versiot). Muutostyön tekijä toimittaa hyväksyttäväksi menevänn käyttöohjeen aineiston a paperiversioina allekirjoituksineen Liikenneviraston kirjaamoon (Liikennevirasto Kirjaamo / Veli-Matti Kantamaa Raatimiehenkatu 23, Lappeenranta, puh , sähköposti velidiaarinumeron. matti.kantamaa@liikennevirasto.fi). Kirjaamo lisää käyttöohjeeseen. Vastaanotto Vastaanotetaan sähköpostilla Liikennevirastosta palautuneet dokumentit (hyväksytty kansilehti pdf-muodossa ja mahdollinen tarkastusraportti).tarkastetaan lähetyksen sisällön vastaavan sen ilmoitettua sisältöä. Huom! Liikennevirasto lähettää hyväksytyn käyttöohjeen paperiversiona Hyvinkään arkistoon. Tarkastus ja lopputoimet Tarkastuslausunto tallennetaan ja arkistoidaan sähköisesti. Huom! Mikäli M käyttöohjeen tarkastuksessa havaitaan hyväksynnän estäviä virheitä tai puutteita, käyttöohje palautetaan laatijallle korjattavaksi. Liitetään hyväksytty jaa allekirjoitettu kansisivu käyttöohjedokumenttiin. Päivitetty käyttöohje ladataan pdf- Hyvinkäälle. Suoritetaan jakelu ensisijaisesti sähköisessä muodossa ylläpidetyn jakelulistan mukaisesti. Muutostyössä korjattujen virheiden kirjaus tapahtumalokiin muodossa Liikenneviraston Extranetiin. Poistetaan muutostyö käynnissä -teksti Extranetistä. Ilmoitetaan Extranetistä vanhaksi jäävät versiot käyttöohjeen dokumenteista poistettaviksi arkistopalvelulle Kaavio 1. Turvalaitteiden käyttöohjeiden hallinnann prosessikaavio. Vaaleansinisellä merkitty on hallintapalvelun h työtä keltaisen ollessa o muutostyön suorittajan työtä.

8 Lista allekirjoittajista Tämä asiakirja on allekirjoitettu Allekirjoittaja Todennus