Sähköiseen asianhallintaan siirtyminen

Transkriptio

1 Sähköiseen asianhallintaan siirtyminen Domus-asianhallinnan (Triplan Oy:n Tweb) käyttöönotto Kirkkohallituksessa, seurakunnissa ja kapituleissa 2016-> - Domus- ja WebArkki-pääkäyttäjän näkökulmasta klo Tampere Johanna Mela, arkistonhoitaja yleishallinto, Kirkkohallitus

2 Omat tiedot Arkistonhoitaja, Kirkkohallitus/hallinto-osasto/yleishallinto 4/ Domus-pääkäyttäjä -projektipäällikkö (digitointi) Opinnot: filosofian maisteri/informaatiotutkimus ja interaktiivinen media 2012 (aiempia: it-tradenomi ym.), täydennyskoulutus, uusimpia: Turun yliopisto, Asiakirjahallinnon asiantuntijaohjelma & muita, mm. avoimen yliopiston opintoja

3 Päivän teemat: 1) rooli Domus-käyttöönotossa ja -käyttäjänä 2) Seurakunnan/seurakuntayhtymän liittyminen Domusasianhallintaan 3) käyttöönoton tuomat muutokset työnkuvassa 4) Domus-käyttöönoton vaiheita ja mitä käyttöönotto edellytti organisaatiolta 5) sähköiseen asianhallintaan siirtymisen hyödyt 6) tietosuojauudistus ja Domus 7) Muut asiat: Domus-jatkokehittäminen 3

4 Oma rooli Domus-projektissa (1) Domus-asianhallintatyöryhmän jäsen vuosina projektilla työ- ja ohjausryhmät Domus-järjestelmän pääkäyttäjä ja kirjaaja-roolit: käyttöoikeuksien lisääminen/poistaminen asioilta ja asiakirjoilta, vireille tulevien asioiden kirjaaminen (ja: arkistonhoitaja-rooli*) Domus-käyttäjien neuvonta talon sisällä *ei käytössä toistaiseksi 4

5 Oma rooli Domus-projektissa (2) Myös: Domuksen Arkistonhoitaja-rooli (on olemassa, ei vielä käytössä, mahdollistaa arkistovastaavaroolin kanssa Domus-aineistojen hävittämisen keskitetysti, myös seurakunnista) 5

6 Oma rooli Domus-projektissa (3) Asianhallinnan ohjeistusten laadinta kirjaamon kanssa Ohjesivusto: 6 Esityksen / esittäjän nimi

7 Domus-ohjesivut (it-puoli: luonti ja ylläpito, ohjeiden päivitys: kirjaamo) Ohjeet on palasteltu toimintojen mukaan: Toimeksiannot, Asian luominen, Asiakirjat ja Päätöksenteko/Kokoushallinta 7

8 Seurakunnan/seurakuntayhtymän liittyminen Domus-asianhallintaan

9 Seurakunnan liittyminen Domusasianhallintaan Yhteydenotto Kirkkohallitus/Triplan Oy (Domuspuitesopimus) Käyttöönottokoulutukset Triplan Oy:ltä Kehittäminen: Domus-kehittäminen Kirkkohallituksen hallinto-osasto, projektipäällikkö Teija Kaltio-Rein mm. -Apila: tulossa (lähde: Triplan Oy, Milla Viitanen) -pääkäyttäjät: eams-päivitys 4 krt/vuosi (sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma WebArkissa on yhteinen Kirkkohallituksella, tuomiokapituleilla ja Domusseurakunnilla) 9 Esityksen / esittäjän nimi

10 Domus-asianhallintaa käyttävät seurakunnat (ja kapitulit) nyt, tilanne Kirkkohallitus kapitulit (paitsi Porvoon kapituli, mukaan n alk.) seurakunnat/seurakuntayhtymät (liittymässä/liittynyt): -Jyväskylän srk, Kajaanin srk, Kangasalan srk, Keravan srk, Kouvolan srk, Loimaan srk, Rovaniemen srk, Salon srk, Sastamalan srk, Seinäjoen srk, Säkylä-Köyliön srk, Uudenkaupungin srk, Vantaan srky, Ylöjärven srk Liittyminen: puitesopimuksella (lisätietoja Kirkkohallitus/ talousosasto tai Triplan Oy 10

11 Mikä säilyi, mikä muuttui Domus-käyttöönoton myötä? 11

12 Mikä muuttui omassa työssä? Muutamia uusia asioita Domus-pääkäyttäjyys tuli kirjaamoon (kirjaamon toimistosihteerille ja arkistonhoitajalle) Kirjaajan rooli tuli myös arkistonhoitajalle Domuksen WebArkkia päivitetään Kirkkohallituksessa mm. seurakuntien käyttäjiltä tulevien kehittämisehdotusten pohjalta n. neljä kertaa vuodessa (Kirkkohallituksen pääkäyttäjien toimesta) 12

13 Mikä arkisto- ja kirjaamotyössä säilyi, mikä muuttui Domus-asianhallinnan myötä? 1 Mikä säilyi? -vanha arkisto (ennen v. 2016) on järjestetty edelleen aiemman AMS:n mukaisesti (digitointi tulee lisäksi, digiarkistolle on luotu oma kaava) -arkistotilat ja arkisto ovat olemassa edelleen, toistaiseksi Mikä muuttui? -Kirkon keskushallinto, kapitulit ja seurakunnat saivat yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n 2016-> -seurakunnat voivat liittyä Domusasianhallintaan puitesopimuksen kautta, lisäksi myös digitoinnin puitesopimus pian 13

14 Mikä säilyi? Mikä muuttui? 2 -kirjaamon ja arkiston tietopalvelutyö -asiakirjojen hävittäminen on edelleen organisaation itsensä vastuulla, ei keskitettyä (käytännössä Domuksesta ei ole vielä hävitetty aineistoja) 14 -uudet koulutuspäivät, järjestäjänä Triplan Oy: vuosittainen 2-päiväinen seminaari; Triplanin käyttäjäseminaari -arkistointi muuttui Sähke2- normin myötä kokonaan sähköiseksi (poikkeuksena eisyntysähköiset aineistot, joista on myös paperiversio) -yhteisöllisyyden lisääntyminen Domuksen myötä (kirjaajan huomio)

15 Mikä arkisto- ja kirjaamotyössä säilyi, mikä muuttui sähköisen Domus-asianhallinnan myötä? 3 Mikä säilyi? Mikä muuttui? -keskitetty kirjaamo: vireille tulevat asiat, asiaryhmien tarkistus, pöytäkirjanotteet (virastokollegio, täysistunto) -arkistonhoitajan rooli asiakirjahallinnon kehittäjänä: neuvonta, ohjeistus, eamsmuokkaukset (4 krt/v) -kysymykset siitä, mitä tulee arkistoida, ovat ennallaan -pöytäkirjanotteiden lähettäminen sähköisenä ja toimeksiantojen lähettäminen Domuksessa kirjaamolta toiselle -asiakirjat arkistoituvat suoraan järjestelmään (syntysähköiset asiakirjat) tai ne skannataan sinne -seurakuntien kouluttaminen Domus-käyttäjiksi on selkeästi Triplanin tehtävä 15 Esityksen / esittäjän nimi

16 Mikä säilyi, mikä muuttui? 4 Säilyi Muuttui 16 Esityksen / esittäjän nimi

17 Projektin vaiheistus 17

18 Projektin vaiheet Hankinnan kilpailutus, eams:n laatiminen vuodet Käyttöönotto v. 2016: Kirkkohallitus, pilottiseurakunnat (2 kpl) osa kapituleista Seurakuntien liittyminen (n. 7 kpl), loput kapitulit v Kirkolliskokous mukaan Markkinaoikeuskäsittely 2015 Esityksen / esittäjän nimi

19 Mitä projekti ja järjestelmän käyttöönotto edellytti organisaatiolta? Joitakin asioita seuraavaksi 19 Esityksen / esittäjän nimi

20 Mitä muutos edellytti Kirkkohallitukselta? 1) projektiorganisaatiota, sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa jne. Kilpailutus (Triplan Oy:n Tweb=Domus valittiin) Domuksen eams tuotettiin Kirkkohallituksessa, myös WebArkin rakenne syötettiin manuaalisesti Kirkkohallituksessa WebArkkiin 20 Esityksen / esittäjän nimi

21 2) Pilottiseurakunnat = yhteistyö seurakuntien kanssa Seinäjoen seurakunta Vantaan seurakuntayhtymä Hyötyjä pilottiryhmästä mm.: Yhteiset koulutukset Kirkkohallitukselle ja pilottiseurakunnille Triplanilta Käyttökokemusten jakaminen ja seurakuntien näkökulma alusta asti mukana 21

22 3) Ohjeistusta: Domus-käyttöohjesivusto Triplan Oy: koulutukset, Tweb- ja WebArkki-käyttöohjeet oma ohjeistus näiden pohjalta: Domus-ohjeet (intra: Novum) Domus-omistajien työtila (ohjeiden muokkaussivusto: kirjaamo) Domus-sivut (it-yksikkö/talousosasto, päivitys: kirjaamo) 22

23 Mitä muutos edellytti organisaatiolta? 4) Kouluttautumista Kouluttautumista Domus(Tweb)-käyttäjiksi, valmiutta kouluttautua Ohjeistuksia ja ohjesivustoja (kirjaamo) Neuvontatyötä uusille käyttäjille (kirjaamo) Sähköisen asianhallinnan prosessien tunnistamista ja tarkistamista (mitä kuuluu organisaatiossa arkistoida ja miten kauan, mitä asiakirjoja tuodaan sähköiseen arkistoon jne.) 23 Esityksen / esittäjän nimi

24 Sähköisen asianhallinnan tuomia hyötyjä 24

25 Domus (Tweb): Miten arkistointi muuttui? Domuksen myötä siirryimme sähköiseen arkistointiin, ns. syntysähköinen asiakirja säilytetään vain sähköisenä Domus-järjestelmässä (hyöty: ei paperiarkistointia*) Paperimuodossa saapuvat, arkistointia vaativat asiakirjat skannataan järjestelmään kirjaamossa/osastolla (hyöty: ennen vain arkistossa ollut aineisto omalla näyttöpäätteellä) *Poikkeukset sähköisessä arkistoinnissa toistaiseksi: pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat, jotka eivät ole syntysähköisiä, kuten manuaalisesti allekirjoitetut sopimukset, arkistoidaan myös paperimuodossa 25

26 Aiempien sähköisten diaarien sisällöt migratoitiin mukaan Domukseen, tavoitteena haku yhden luukun periaatteella Migraatioita vanhoista sähköisistä diaareista Domusjärjestelmään (toteutettiin/toteutetaan myös kapituleissa): -Triplan-diaari vuosilta ja -Lotus Notes-diaari vuosilta

27 Tallennetut haut Domuksessa 27 Esityksen / esittäjän nimi

28 Tallennetun haun luominen, yksi esimerkki: 28

29 Sähköisen asianhallinnan hyötyjä: Asiakirjojen julkaiseminen Domus-asianhallinnasta Kokoushallinnan julkaiseminen verkkoon (julkiset asiakirjat) 29 Esityksen / esittäjän nimi

30 Sähköisen asianhallinnan tuomia hyötyjä: sähköinen allekirjoitus Domuksessa ja portaalissa (luottamushenkilöille) Domuksen sähköinen allekirjoitus Luottamushenkilöportaalin sähköinen allekirjoitus 30

31 Sähköisen asianhallinnan tuomia hyötyjä Diaarinumeroidulle asialle voidaan kootusti arkistoida (esim. neuvottelukunnan) asiakirjat, jotka ennen arkistoitiin paperilla ja asiakirjat voi jakaa sähköisesti 31 Esityksen / esittäjän nimi

32 Domus ja sähköisen asianhallinnan tuomat uudistukset 32 Yhteinen eams (WebArkki) Kirkkohallituksella, kapituleilla ja seurakunnilla Asiakirja saa säilytysajan automaattisesti asiakirjatyypin mukaan -> massapoisto mahdollista säilytysajan päätyttyä* Käyttäjäryhmän mukaiset käyttöoikeudet, henkilö voi kuulua useaan käyttäjäryhmään Asiakirjat löytyvät omalta selaimelta, tarvittaessa kirjaamo lisää oikeuksia *ei toteutettu vielä

33 Salassa pidettävä asiakirja Domuksessa Asian ja/tai asiakirjan salassapito perustuu lainsäädäntöön, lakiperuste kirjataan asian/asiakirjan luontivaiheessa ja käyttöoikeudet rajataan asianosaisille. Lakiperustemerkintä salassapidolle on pakollinen. 33

34 Domus: sähköisen arkistoinnin tuomia uudistuksia Asiakirjat voidaan lähettää Domuksen sisällä (esim. seurakunnasta/kapitulista Kirkkohallitukseen), jakaa tiedoksi/toimeksi sähköisessä muodossa Toimenpide jää talteen järjestelmään; tiedetään, mitä on lähetetty ja minne (sähköinen diaari) Ohjeistusten tarve; kirjaamo laati ohjeet ja opastaa käyttäjiä 34 Esityksen / esittäjän nimi

35 Tietosuoja-asetus ja Domus

36 Domuksen tietosuojaseloste päivitettiin alkaen Tietosuojaseloste löytyy täältä: Domus-pääsivu, oikea ylälaita; Linkit-linkki -> -Tietosuojaseloste-linkki 36

37 Tietosuoja ja Domus Tietosuojaseloste Domuksesta: -laadittu yleishallinnossa ( >) -Kirkon tietosuojaselostemallin mukainen seloste -Triplan Oy:llä lisäksi White Paper (teknisempi seloste) EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisuus -Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste: Tietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtaan. 6 artikla Käsittelyn lainmukaisuus 1.Käsittely on lainmukaista ainoastaan jos ja vain siltä osin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy: c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi; 37 Esityksen / esittäjän nimi

38 Tutkijapalvelu ja tietosuojaseloste Analogiselle eli paperiarkistolle luotiin oma tietosuojaseloste (jota tällä hetkellä myös digitoidaan osaksi sähköistä arkistoa). Tutkija täyttää lisäksi arkiston käyttölupahakemuksen aina. -käyttöoikeudet tulevaan digitaaliarkistoon määritellään erikseen aineiston julkisuuden perusteella, kun ne on tuotu osaksi sähköistä arkistoa -Tietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohtaan Käyttölupahakemukset tallennetaan Domus-asianhallintaan, lisäksi arkistotutkijoiden tutkimusaiheet tilastoidaan 38

39 Muuta muistettavaa meillä, entä muualla? 39 Esityksen / esittäjän nimi

40 Sähköisen arkistoinnin hyötyjä, esimerkkinä valtionhallinnon SAPA-palvelu Sähköisen arkiston kustannustehokkuus verrattuna paperiarkistoon on ilmeinen, jopa kymmenkertainen. Kustannustehokkuuden paraneminen nykytilaan ja vaihtoehtoisiin ratkaisuihin verrattuna on yksittäisten toimeenpanosuunnitelmatyöhön osallistuneiden organisaatioiden keskeisin hyötytavoite SAPA-ratkaisussa. Jos SAPA-palvelua ei toteuteta, niin organisaatiot joutuvat joka tapauksessa ratkaisemaan arkistointinsa, mistä syntyy merkittävä vaihtoehtokustannus. lähde: Valtioneuvosto/SAPA-ratkaisu 40 Esityksen / esittäjän nimi

41 Sähköinen säilytys ja arkisto, hyötyjä: (Valtioneuvoston SAPA-ratkaisun sanoin) Sähköinen säilytys ja arkisto tuovat myös monia toiminnallisia hyötyjä verrattuna paperiseen säilytykseen/arkistointiin: -Aineiston haku on tehokkaampaa ja löydettävyys on parempi. -Aineisto saadaan nopeammin käyttöön. -Pääsy aineistoon voidaan järjestää paikasta riippumatta. -Pysyvä ja pitkän määräajan säilytys ei aiheuta katkosta tai muutosta asiakirjan hallintaprosessiin. -Haettu arkistoitu aineisto saadaan jaeltua tai järjestetyksi siihen pääsy tarvitseville helpommin lähde: Valtioneuvosto/SAPA-ratkaisu 41 Esityksen / esittäjän nimi

42 Mitä muuta ajankohtaista asiakirjahallinnossa? Seurakuntien arkistonmuodostuksen ohjeiden päivittäminen 2018 aikana; ->tehdään virkatyönä yleishallinnossa ->Kirkon arkistotoimen neuvottelukunta kommentoi luonnosta 11/2018 Järjestelmien kirjo on valtava: olisi aina hyvä ottaa kantaa, missä muodossa pitkäaikaissäilytetään ja missä järjestelmässä+ migraatiokelpoisuus 42

43 Domus ja jatkokehitys Kirkkohallitus, hallinto-osasto, projektipäällikkö Teija Kaltio- Rein Muita haasteita/kehityspolkuja: esim. Kipa-aineiston ajaminen Domus-järjestelmään säilöön, digitoidun aineiston tuonti Domukseen riittävillä metatiedoilla Muu säilö : Domus-aktiivipuolen lisäksi mahdollista hankkia Domus-passiiviarkisto (vrt. Trafin Holvi) 43

44 KIITOS!