Toiminta- ja henkilöstösuunnitelma sekä talousarvio Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 Toiminta- ja henkilöstösuunnitelma sekä talousarvio 2015 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

2 Sisällys 1 Katsaus vuoteen Vuodet , valmistautumista fuusioon Toimintasuunnitelma vuodelle Henkilöstösuunnittelu ja sen tavoitteet Talousarvio Talousarvion laatimisperiaatteet Palvelutulon laskemisen perusteet Talousarviot vuodelle Talousarvion sitovuus ja vastuuhenkilöt... 9

3 1 1 Katsaus vuoteen 2014 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy perustettiin allekirjoitetulla perustamisasiakirjalla, joka merkittiin kaupparekisteriin Kymenlaakson (Kyamk) ja Mikkelin (Mamk) ammattikorkeakoulujen koko osakekanta siirtyi yhtiön omistukseen Vuoden 2014 alusta astuivat voimaan Kyamkin ja Mamkin uudet toimiluvat, joissa valtioneuvosto edellyttää korkeakoulujen olevan yhdistettävissä vuoden 2017 alusta. Vuoden aikana valmisteltiin Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n uusi osakassopimus, joka sisältää valtioneuvoston toimiluvissa asettaman kehittämisvelvoitteen mukaisen omistajien selkeän tahtotilan ja hyväksynnän fuusiolle. Sopimus on hyväksytty omistajakaupunkien valtuustoissa ja hallituksissa Mikkelissä, Kouvolassa, Savonlinnassa ja Kotkassa. Vuoden aikana Pieksämäki luopui omistuksestaan yhtiössä Mikkelin ja Savonlinnan hyväksi. Lisäksi katsauksen kirjoitushetkellä Iitin kunnan osakkeet ovat siirtymässä Kouvolan kaupungille. Uusi ammattikorkeakoulu on syntyessään Suomen viidenneksi suurin; työntekijöitä on noin 800 ja opiskelijoita noin Uuden ammattikorkeakoulun toimilupaa haetaan keväällä Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen viestintä- ja markkinointipalvelut sekä opiskelijapalvelut siirtyivät Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:lle alkaen. Opiskelijapalveluiden päälliköksi valittiin tradenomi (ylempi AMK) Leena Kurki-Pölönen ja viestintä- ja markkinointipäälliköksi tradenomi Tiivi Pukkila-Nupponen. Yhtiön hallintojohtaja Antti Paloneva jää eläkkeelle Uudeksi hallinto-johtajaksi nimitettiin alkaen Kymenlaakson ammattikorkeakoulun palvelujohtaja TtM Pirkko Rautaniemi. Hän toimii työajastaan 40 % Kymenlaakson ammattikorkeakoulun palvelujohtajana ja 60 % Kaakkois- Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n hallintojohtajana vuoden 2016 loppuun saakka. Kaikkien tukipalveluiden ja niiden noin sadan työntekijän siirtäminen emoyhtiöön on tuonut euron vuotuiset säästöt toiminnan tehostumisen ansiosta. Vuonna 2014 kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut -yksikkö yhtenäisti sisäiset toimintatapansa ja laati työlleen laatuprosessit ja toimintaohjeet. Yksikön työtehtäviä keskitettiin toiminnan tehostamiseksi. Myös sisäisten koulutusten kehittämiseen panostettiin. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut ryhtyi kuluneen vuoden aikana myös tilastoimaan oppimisteknologiaan liittyviä tukipyyntöjä ja käynnisti tytärammattikorkeakoulujen julkaisutoimintaan liittyvän yhteistyön. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalveluissa toteutettiin yhteensä viisi rakenteellisen kehittämisen hanketta: kokoelmatietokantojen yhdistäminen yhteisen verkko-oppimisympäristö Moodlen kehittäminen yhteistyössä tietohallinnon kanssa kansallisen Melinda -kuvailun käyttöönotto Finna-hakupalvelun käytön aloittamisen ekampus -hanke eteni suunnitelman mukaisesti. Hankkeen pilotointi siirrettiin syksylle 2015, koska opetuksen organisoituminen ekampuksella on kesken. Keväällä 2014 Jylpyn kirjasto muutti Metsolan kampukselle ja matkailun sekä muotoilun koulutusten kirjastot siirrettiin Savonlinnasta Mikkeliin ja Kouvolaan. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalveluiden asiakastyytyväisyyskyselyn ja työyhteisön kehittämiskyselyn tulokset olivat erinomaiset molemmissa tytärammattikorkeakouluissa.

4 2 Yhtiön tietohallintopalveluissa työstettiin vuonna 2014 viittä rakenteellisen kehittämisen hanketta: Moodle, yhteinen verkko-oppimisympäristö yhteistyössä Kirpan kanssa Helpdesk-palvelu Henkilöstön intranet Staff yhteistyössä viestintäpalveluiden kanssa. Etäkokousjärjestelmä Lync SCCM, teknisten ympäristöjen mm. palvelimien ja levyjärjestelmien yhtenäistäminen. Tietohallintopalveluissa käynnistettiin tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laadinta ja konsernin asianhallintajärjestelmän hankinta. Jylpyn kampuksen muutosta Metsolaan aiheutuva tukitarve työllisti tietohallintoyksikköä erityisesti kesällä Konsernissa aloitettiin syksyllä tietohallintopalveluiden toimesta henkilöstön tehokkaat ICT-koulutukset. Opiskelijapalveluyksikkö on ottanut käyttöön uuden hakujärjestelmän (KSHJ) vuoden 2014 syksyn haussa. Avoimen ammattikorkeakoulutoiminnan ja täydennyskoulutuksen opintotoimistopalvelut siirrettiin Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa uusina tehtävinä opintoimistoon. Yksikön toimintaprosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen on käynnistetty. Raketti-Virta -tiedonsiirto on onnistunut hyvin. Opiskelijapalveluiden asiakaspalvelukyselyn tulokset ovat olleet erinomaisia. Yksikkö on lisäksi osallistunut omalla panoksellaan myös ekampus -hankkeeseen. Viestintä- ja markkinointipalvelut -yksikkö on laatinut viestintään yhteiset pelisäännöt ja organisoinut toimintansa uudelleen. Lisäksi Viestintäpalvelut kilpailutti konsernin käyttämät mainostoimistot, mediatoimistot, mediaseurannan ja mediajakelupalvelut. Rakenteellisen kehittämisen hankkeina viestintä-palveluyksikkö työskenteli neljän hankkeen parissa: Henkilökunnan intranet Staff yhteistyössä tietohallinnon kanssa Opiskelijoiden intranet Studentin vaatimusmäärittely Master School -brändin luominen koko konsernin muutosviestinnän suunnitelma. Hallintopalveluiden yksikkö on kehittänyt edelleen yhtiön toimintojen yhtenäistämistä vuosikellon avulla. Talous- ja henkilöstöhallinnon ja tukipalvelujen yhteistyötä parannettiin sopimalla henkilöstökertomusten yhtenäisistä laadintaperiaatteista. Rajapintaa tytärammattikorkeakoulujen opetuksen ja TKI-toiminnan kanssa on vahvistettu sopimalla kehittämispäivästä vuodelle 2015, ekampukseen liittyvässä työssä sekä käynnistämällä opetuksen suunnitteluprosessi ja sitä tukevan tietojärjestelmän kehittämistyö. Opiskelijaväkivallan selvitystyöhön on laadittu konsernin yhteinen toimintaohje käytänteiden yhtenäistämiseksi. Lisäksi henkilöstön palkitsemisjärjestelmän luomiseksi laadittu suunnitelma on hyväksytty, ja järjestelmän kehittämistyötä jatketaan myös vuonna 2015.

5 3 2 Vuodet , valmistautumista fuusioon Yhteistyön ja integraation jouduttamiseksi päätettiin , että Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:lle ja sen tytäryhtiöille Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:lle ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:lle valitaan mahdollisimman pian yhteinen johto. Kaksi johtotehtävää laitetaan sisäiseen hakuun. Käytännössä yhtiöille valitaan yhteinen toimitusjohtaja, joka toimii myös tytärammattikorkeakoulujen rehtorina, sekä yhteinen varatoimitusjohtaja, joka toimii myös molempien tytärammattikorkeakoulujen vararehtorina. Valintaprosessi käynnistetään välittömästi, kun Kyamk Oy:n ja Mamk Oy:n johtosäännöt on saatu yhdenmukaistettua. Tavoitteena on, että ylin johto aloittaa tehtävissään helmikuun 2015 loppuun mennessä. Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n hallitus valmistelee valitun johdon kanssa uuden yhtiön strategian ja toimintasuunnitelman. Strategiasta johdetaan rakenne ja organisaatio, jonka tulee olla valmiina syksyllä Tämän jälkeen valitaan muu johto ja täytetään organisaation avaintehtävät. Vuoden 2015 alusta voimaan tulevat ammattikorkeakoululain muutokset vahvistavat uuden ammattikorkeakoulujen tuloksellisuuteen perustuvan rahoitusmallin. Sekä Kymenlaakson että Mikkelin ammattikorkeakoulujen oletetaan selvästi hyötyvän tuloksellisuuden tuomasta muutoksesta. Mikkelin ammattikorkeakoulun osalta näyttää selvältä, että tämä hyöty saadaan maksimaalisena koko fuusioon valmistautumisen ajan. Suotuisan kehityksen myötä vastaava on mahdollista myös Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa.

6 4 3 Toimintasuunnitelma vuodelle 2015 Yhtiön hallintopalvelujen tehtävänä on vuoden 2015 aikana edistää fuusion ja yhteisen strategian syntyä sekä jämäköittää fuusion etenemistä jouduttavien rakeenteellisten kehittämishankkeiden työtä. Rakenteellisen kehittämisen hankkeita on käynnissä yhteensä 12 kappaletta; viestintä- ja markkinointipalveluissa neljä, kirjasto- ja oppimisteknologiapalveluissa viisi ja tietohallintopalveluissa neljä. Hankkeiden yhteenlasketut kokonaiskulut konsernitasolla ovat euroa. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut valmistelee Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen julkaisusarjojen yhdistämistä ja laatii itselleen yksikkökohtaisen toiminnanohjaussuunnitelman. Moodlen toiminnallisia ominaisuuksia parannetaan ja ne integroidaan muihin järjestelmiin. ekampushanke viimeistellään, etäopetustiloja ajantasaistetaan ja oppimisteknologisia seikkoja kehitetään edelleen. Yksikkö ottaa käyttöön RFIDlainaustekniikan ja valmistelee uuden kirjastojärjestelmän eli UKJ-ohjelman käyttöönottoa. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalveluiden rakenteellisten kehittämishankkeiden suuruus on euroa. Näistä vuoden 2014 siirtojen osuus on euroa. Tietohallintopalvelut jatkaa tiedonohjaussuunnitelman luomista ja ekampus -hanketta. Yhteistyössä opetuksen ja opintoasiainhallinnon kanssa kehitetään opetuksen ja oppimisen yhteinen tietojärjestelmä, joka tuo yhteen opetuksen suunnittelun, opintoasiainhallinnon prosessit sekä työjärjestykset ja tilavaraukset. Yksikkö aloittaa käyttäjätunnusten yhtenäistämisen, virtuaalipalvelimen kehittämisen sekä datan säilytyspalvelun testaamisen. Rakenteellisten kehittämishankkeiden suuruus tietohallintopalveluissa on yhteensä euroa. Tästä summasta siirtoja vuodelta 2014 on euroa. Opiskelijapalvelut vakiinnuttaa korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän, kehittää erillishakuja ja työstää omalta osaltaan ekampus -hanketta. Viestintä- ja markkinointipalvelut organisoi ja toteuttaa fuusioviestintää sekä uusii opiskelijamarkkinoinnin konseptin. Opiskelijaviestinnän uusi intranet Student viimeistellään ja otetaan käyttöön. Myös henkilökunnan intranetin eli Staffin kehitystyötä jatketaan. WWW -sivut uusitaan, Master Schoolin lanseeraus jatkuu ja digitaalisen aineiston hallintaa varten hankitaan oma erillinen järjestelmänsä. Viestintäpalveluiden rakenteellisen kehittämisen hankkeiden suuruus on kaikkiaan euroa.

7 5 4 Henkilöstösuunnittelu ja sen tavoitteet Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana ovat Xamkin strategia ja ennalta määrätyt taloudelliset suuntaviivat. Henkilöstön rakennetta ja määrää suunnitellaan budjettineuvottelujen yhteydessä, jolloin arvioidaan myös henkilöstön osaamisen ja työhyvinvoinnin tilaa. Henkilöstökertomus laaditaan niin, että tytärammattikorkeakoulujen henkilöstökertomuksen tiedot ovat yhteismitallisia, jotta niitä voidaan tulkita samalla tavalla. Xamkin henkilöstön määrä pysynee suunnitelmien mukaan vuoteen 2016 saakka vuoden 2014 tasolla. Palkanlaskenta ja palkanmaksu tuotetaan ostopalveluna Kunnan Taitoa Oy:n toimesta erillisen sopimuksen mukaisesti.

8 6 5 Talousarvio Talousarvion laatimisperiaatteet Talousarvion laatimisen perustana on tukipalvelujen palvelutason ylläpitäminen entistä kustannustehokkaammin. Aiemmista vuosista poiketen vuodesta 2015 alkaen ammattikorkeakouluille kompensoidaan perustoiminnan hankintojen arvonlisäverot euro eurosta -periaatteella. Tästä johtuen Xamk Oy alkaa toimia vuoden 2015 alusta arvonlisäverollisena yhtiönä, eli hankintojen arvonlisäverot eivät jatkossa jää yhtiön lopulliseksi kuluksi. Tämä tarkoittaa noin euron vähennystä kuluissa vuositasolla verrattuna tilanteeseen, jossa arvonlisäverot jäisivät lopulliseksi kuluksi. Suuremman yksikön kustannustehokkuus realisoituu ennen kaikkea ostotoiminnassa, sopimusneuvotteluissa ja henkilöstön tehokkaammassa käytössä. Sijaisuudet on helpompi hoitaa sisäisesti suuremmassa yksikössä ja henkilökunnan luonnollinen poistuma voidaan hyödyntää tehokkaammin kuin pienemmässä yksikössä. Vuonna 2015 jokainen Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:öön siirretty yksikkö aloittaa vähintään toisen toimintavuotensa, joten talousarvion laadinnassa on jo kaikilta osin käytettävissä yhteisestä toiminnasta kertynyttä tietoa. Vuonna 2015 haetaan suuremmista yksiköistä toimintoja tehostamalla ja toimintatapoja yhtenäistämällä noin euron vähennystä kulutasoon verrattuna vuoteen Palvelutulon laskemisen perusteet Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy on nollatuottoyhtiö, eli toteutuneet kulut laskutetaan konsernin korkeakouluilta. Kulujako Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n kesken on seuraava: Tietohallinto Kirjasto- ja tietopalvelut Opiskelijapalvelut Viestintä Henkilöstökulut Muut kulut Korkeakouluille erikseen kohdistettujen hankintojen mukaan Hallintopalvelut Tasan korkeakoulujen kesken Tasan korkeakoulujen kesken RAKE -kulut Tasan korkeakoulujen kesken Tasan korkeakoulujen kesken Taulukko 1 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n kulujen jako Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n kesken.

9 7 Opiskelijamäärät Opiskelijoita %-osuus Kyamk Oy ,42 % Mamk Oy ,58 % Taulukko 2 Kymenlaakson ammattikorkeakoulun (Kyamk) ja Mikkelin ammattikorkeakoulun (Mamk) opiskelijamäärät Talousarviot vuodelle 2015 Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy:n budjetti 2015 (ALV 0 %) Opipa Tiepa Kirpa Viepa Halpa RAKE Xamk Oy Myynti korkeakouluille Muut tuotot Tuotot yhteensä Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Liiketoiminnan muut kulut Poistot Kulut yhteensä Liikevoitto/tappio Korkeakoulujen osuudet Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy:n laskutuksesta 2015 (ALV 0 %) Opipa Tiepa Kirpa Viepa Halpa RAKE Xamk Oy Kyamk Oy,%-osuus 49,42 % 49,42 % 49,42 % 44,83 % 50 % 50 % 48,74 % Kyamk Oy, Mamk Oy, %-osuus 50,58 % 50,58 % 50,58 % 55,17 % 50,00 % 50,00 % 51,26 % Mamk Oy, Taulukko 3 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n budjetti 2015 ja korkeakoulujen osuudet Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n laskutuksesta 2015

10 8 Xamkiin siirrettyjen tukipalveluiden kulujen kehitys Kirpa & Tiepa (kuluista poistettu RAKE -hankkeille siirretyt kulut) 2012 toteuma 2015 budjetti Muutos Siirretty Xamkiin 2013 ==> vertailu vuoteen 2012 Yhteensä Kyamk Mamk Yhteensä Xamk Kyamk Mamk Yhteensä Tuotot Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Liiketoiminnan muut kulut Poistot Kulut yhteensä Tulos Opipa & Viepa (kuluista poistettu RAKE -hankkeille siirretyt kulut) 2013 toteuma 2015 budjetti Muutos Siirretty Xamkiin 2014 ==> vertailu vuoteen 2013 Yhteensä Kyamk Mamk Yhteensä Xamk Kyamk Mamk Yhteensä Tuotot Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Liiketoiminnan muut kulut Poistot Kulut yhteensä Tulos SÄÄSTÖT Xamk Oy Kirpa & tiepa 875 Muutos vuoden 2012 toteumasta vuoden 2015 budjettiin Opipa & Viepa 338 Muutos vuoden 2013 toteumasta vuoden 2015 budjettiin Xamk hallinto -675 Hallinnon 2015 budjetti, sis myös yksiköiden päälliköt Säästöt tytäryhtiöissä (kulut siirtyneet tytäryhtiöistä muualta kuin siirretyistä tukipalveluista Xamkin hallintoon) Hallintojohtaja 65 Kyamkista Xamkin hallintoon Vapaaehtoiset henkilöstökulut 30 siirtyneiden yksiköiden työterveyshuolto, liikuntasetelit yms Muut kulut (arvio) 29 Asiantuntijapalveluita, posti/puhelinkuluja jne Säästöt konsernitasolla 662 Laskelmassa ei ole mukana RAKE -hankkeille siirrettyjä kuluja Taulukko 4 Yksiköiden toteumat, budjetit ja näiden välinen muutos sekä säästöt ajalta Taulukossa käytetyt lyhenteet: Tiepa = Tietohallintopalvelut Kirpa = Kirjasto ja oppimisteknologiapalvelut Opipa = Opiskelijapalvelut Viepa = Viestintä- ja markkinointipalvelut Halpa = Hallintopalvelut Rake = Opetus- ja kulttuuriministeriön hankerahoituksella rahoitettavat hankkeet yhteensä, lisäksi yksiköissä tehtävää työtä

11 9 5.4 Talousarvion sitovuus ja vastuuhenkilöt Talousarvion sekä toiminta- ja henkilöstösuunnitelman sitovuus ja vastuuhenkilöt määritellään seuraavan taulukon mukaisesti. Tavoite Yhtiön toiminta- ja henkilöstösuunnitelma, talousarvio Kuka vastaa toteutumisesta Toimitusjohtaja Miten vastaa Raportointi hallitukselle neljännesvuosittain ja tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Yksiköiden kanssa tuloskorteissa ja henkilöstösuunnitelmassa sovitut tavoitteet Yksikön päällikkö Raportointiperiodi on 1/4-vuosi. Yksikön päällikkö raportoi 1) sovituista tulostavoitteista ja niiden toteutumisesta hallintojohtajalle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle sekä 2) henkilöstöä koskevista tavoitteista henkilöstöpäällikölle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle. Kattava selvitys tavoitteiden toteutumisesta tehdään syksyn 2014 tavoite- ja talousarvioneuvotteluissa. Tulosbudjetti Toimitusjohtaja Raportointiperiodi on 1/4-vuosi. Yksiköiden päälliköt Toimitusjohtaja raportoi tulosbudjetin toteutumisesta hallitukselle, yksiköiden päälliköt talousjohtajalle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle. Tulosbudjetissa liikevoitto on yksiköitä sitova siten, että yksiköiden palvelutuotot kirjataan talousarvion mukaisina. Talousjohtaja valvoo yhtiön rahoituksen riittävyyttä. Säätelykeinona talousjohtaja voi käyttää ammattikorkeakouluilta ennakkoon perittävää palvelutuloa. Talousjohtaja voi tehdä talousarvioon vähäisiä siirtoja kustannuspaikkojen välillä esimerkiksi organisaatiomuutosten ja hankerahojen jakamisen yhteydessä. Taulukko 5 Talousarvion sekä toiminta- ja henkilöstösuunnitelman sitovuus ja vastuuhenkilöt.

12 10 Talousarviosta vastaavat yksiköittäin (kustannuspaikoittain) ja menoja kustannuspaikoille hyväksyvät alla listatut henkilöt. Laskujen hyväksyjän vuosilomien ja lyhyiden työlomien ajaksi päättää ao. johtaja/päällikkö tai hallintojohtaja. Hallintojohtaja voi hyväksyä kustannuspaikalle vähäisiä menoja silloin, kun se on perusteltua sujuvan laskujen käsittelyn kannalta. Yksikkö, kustannuspaikka Menoja hyväksyy Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy - yli euron (alv 0%) hankinta, mikäli Heikki Saastamoinen hankintapäätöstä ei ole tehty 9100 Hallintopalvelut Pirkko Rautaniemi 8300 Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut Iiris Kuusinen 8400 Tietohallintopalvelut Timo Pirtilä 8200 Opiskelijapalvelut Leena Kurki-Pölönen 9400 Viestintä- ja markkinointipalvelut Tiivi Pukkila-Nupponen Taulukko 6 Menojen hyväksyjät yksiköittäin/kustannuspaikoittain.