Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Aika klo 13:30-15:25. Kouvola, Kasarminmäen kampus teorialuokka 248B

Transkriptio

1 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Aika klo 13:30-15:25 Paikka Kouvola, Kasarminmäen kampus teorialuokka 248B Käsitellyt asiat Asia Otsikko Sivu 47 Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 48 Esityslistan hyväksyminen 4 49 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 5 50 Xamkin, Kyamkin ja Mamkin terveydentilaa koskevien 6 tietojen käsittely ja sairauslomakäytänteet 51 Xamkin, Kyamkin ja Mamkin henkilöluottotietojen käsittely Xamkin, Kyamkin ja Mamkin henkilö- ja 12 soveltuvuusarvioinnit sekä niiden käsittely 53 Muut asiat Tiedoksi: Yhteistoimintalain mukaisten neuvotteluiden 15 käynnistäminen Xamkissa 55 Tiedoksi: Työterveyshuoltoon liittyvien sopimusten tilanne 16 ja kilpailutus 56 Tiedoksi: Kyamkin, Mamkin ja Kunnan Taitoa Oy:n 17 välisen palvelusopimuksen irtisanominen, koskien talousja henkilöstöhallinnon palveluita 57 Seuraava kokous Kokouksen päättäminen 19

2 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Rautaniemi Pirkko hallintojohtaja, pj. Brunou Päivi luottamusmies (Jyty) Heiskanen Marjo kokouksen sihteeri Jyräs Katja oto. henkilöstöpäällikkö Niilola Juha-Pekka luottamusmies (JHL) Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja Saapui paikalle :n 50 käsittelyn aikana Väisänen Jari työsuojelupäällikkö Ääpälä Pasi työsuojeluvaltuutettu Poissa Hoffren Kati tiedottaja Pirtilä Timo tietohallintopäällikkö Puumalainen Kirsi luottamusmies (Jyty) Vuorinen Markku luottamusmies (JHL), varapj. ALLEKIRJOITUKSET KÄSITELLYT ASIAT Pirkko Rautaniemi Pu heenjohtaja Marjo Heiskanen Sihteeri PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Katja Jyräs Juha-Pekka Niilola

3 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Yhteistoimintaneuvottelukunta Pj Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Esityslistan hyväksyminen Yhteistoimintaneuvottelukunta Pj Hyväksytään esityslista. Päätös Esityslista hyväksyttiin.

5 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Pöytäkirjan tarkastajien valinta Yhteistoimintaneuvottelukunta Pj Esitys Valitaan kokoukselle pöytäkirjantarkastajat, jotka tarvittaessa toimivat ään tenlaskijoina. Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Katja Jyräs ja Juha-Pekka Niilola. Päätös Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Katja Jyräs ja Juha-Pekka Niilola.

6 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Xamkin, Kyamkin ja Mamkin terveydentilaa koskevien tietojen käsittely ja sairauslomakäytänteet 2/ /2014 Yhteistoimintaneuvottelukunta Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5 terveydentilaa koskevien tietojen käsittely, henkilötietolaki 11 4 kohta Työnantaja määrittelee tehtävät, joihin sisältyy terveydentilatietojen käsittelyä ja ketkä organisaatiossa voivat käsitellä terveydentilatietoja. Tarkoituksena on rajata käsittelyoikeudet mahdollisimman pienelle joukolle lain yksityisyyden suojasta työelämässä 3 :n tarpeellisuusvaatimusta noudattaen vain niille, joiden työtehtäviin asiallisesti perusteltuna kuuluu terveydentilatietojen käsittely tai henkilöstöhallinnon asioita hoitavat. a) koko konsernin terveydentilatietoja voivat käsitellä toimitusjohtaja varatoimitusjohtaja Xamkin hallinto-, henkilöstö- ja talousjohtaja (työnimike) henkilöstöpäällikkö ne Henkilöstöpalveluiden työntekijät, jotka hoitavat työsuhdeasioita a) sen yksikön päällikkö/johtaja, jonka työntekijää asiat koskevat. Terveydentilatietoja (mm. sairauslomailmoitukset, terveys-tarkastukset, lausunnot työkykyisyydestä työtehtäviin) säilytetään erillään muista henkilötiedoista henkilöstöpalveluissa. Myös palkanlaskenta-järjestelmään on käyttöoikeudet rajattu ja käyttöoikeuksia annetaan vain perustellusta syystä. Lääkärintodistusten säilytysaika on kaksi vuotta ja muut tiedot hävitetään tarpeellisuusvaatimus huomioiden. Tarkennus yksityistä opetusalaa koskevan työehtosopimuksen 16 : sairausajan palkka Ohjeistuksen tarkoituksena on yhdenmukaistaa ja selventää sairauslomaan liittyviä menettelytapoja. Tällä ohjeistuksella ei ole tarkoitus kyseenalaistaa työntekijän tilannetta / vointia.

7 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Sairausloman myöntäminen ja todistus työkyvyttömyydestä Työntekijällä on oikeus saada työlomaa (sairauslomaa), jos hän on sairaudesta, vammasta tai tapaturmasta johtuvan työkyvyttömyyden vuoksi estynyt hoitamasta työtään. Työkyvyttömyydestä on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus. Työkyvyttömyys voidaan osoittaa myös omalla ilmoituksella enintään kolme kalenteripäivää kestävän työkyvyttömyyden osalta, jollei esimies katso lääkärintodistuksen esittämistä näissäkin tapauksissa erityisestä syystä tarpeelliseksi. Sairauslomasta tulee aina työntekijän ilmoittaa henkilökohtaisesti ja välittömästi työpäivän alussa esimiehelle, joka välittömästi ratkaisee hyväksyykö hän työntekijän oman ilmoituksen vai edellyttääkö lääkärintodistusta. Mikäli kyseessä on lääkärintodistukseen perustuva sairausloma, esimies voi tehdä päätöksen sairausloman palkallisuudesta vasta todistuksen saatuaan. Mikäli edellytettyä lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Työnantajan on oikeus ohjata työntekijä työterveyslääkärille, mikäli alkuperäinen todistus on myönnetty muualta kuin työterveyshuollosta. Sairausloma voidaan jättää hyväksymättä palkallisena myös siinä tapauksessa, että työntekijä on toimittanut muun kuin työnantajan osoittaman lääkärintodistuksen työnantajalle niin myöhään, ettei työnantaja enää voi ohjata työntekijää työterveyslääkärille sairauden tai vamman toteamiseksi. Mikäli käy ilmi, ettei työntekijä lääkärintodistuksesta huolimatta ole ollut työkyvytön, esimerkiksi hän on ollut samankaltaisessa työssä ko. aikana, hänellä ei ole oikeutta palkalliseen sairauslomaan. Lääkärintodistukseen perustuvaa työvapautta ei myönnetä lääkärintodistuksessa olevaa aikaa lyhyemmäksi ajaksi. Sairausloman ajalle ei myönnetä työmatkamääräystä. KELA-korvauksen vaikutus sairauslomaan Sairausloman omavastuuajan jälkeen työnantajalla on oikeus hakea korvausta Kelalta. Kela korvaa vain sairauslomat, jotka on määrätty sairauden, vian tai vamman vuoksi (Sairausvakuutuslaki 8 luku 4 2 mom.).

8 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Kyamkin yt-toimikunta kävi kokouksessa tarkentavan keskustelun ja hyväksyi ohjeistuksen seuraavin täsmennyksin: Kohta: Mikäli edellytettyä lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Asiasta keskusteltiin ja kirjausta muutettiin seuraavasti: Mikäli edellytettyä lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, voi sairausloman ensimmäinen päivä olla palkaton. Keskusteltiin kohdasta b) sen yksikön päällikkö/johtaja, jonka työntekijää asiat koskevat. Kirjausta muutettiin seuraavasti: b) sen yksikön lähiesimies, jonka työntekijää asiat koskevat. Keskusteltiin tarkemmin kohdasta a) koko konsernin terveydentilatietoja voivat käsitellä toimitusjohtaja varatoimitusjohtaja Xamkin hallinto-, henkilöstö- ja talousjohtaja (työnimike) henkilöstöpäällikkö ne henkilöstöpalveluiden työntekijät, jotka hoitavat työsuhdeasioita. Keskustelussa korostettiin tietojen luottamuksellista käsittelyä. Xamkin, Kyamkin ja Mamkin terveydentilaa koskevien tietojen käsittely ja sairauslomakäytänteet -ohjeistus hyväksyttiin edellä mainituin tarkennuksin. Työnantajan esitys Yhteistoimintaneuvottelukunta hyväksyy päivitetyt ohjeistukset terveydentilaa koskevien tietojen käsittelystä ja sairauslomakäytänteistä edellä mainituin tarkennuksin. Työntekijöiden edustajat

9 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Työntekijöiden edustajat esittävät, että terveydentilaa koskevien tietojen käsittely ja sairauslomakäytänteitä koskevia asioista käsittelisivät seuraavat henkilöt: lähiesimies ja hänen sijaisensa henkilöstöpäällikkö sekä henkilöstöpalveluiden henkilöt, jotka hoitavat palkka-asioista sekä lisäksi toimitusjohtaja varatoimitusjohtaja Xamkin hallinto-, henkilöstö- ja talousjohtaja (työnimike), tilanteen niin vaatiessa. Työnantajan ohjeen kohta Mikäli edellytettyä lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä, sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Työnantaja totesi, että Työnantaja tarvitsee alkuperäisen lääkärintodistuksen Kela-korvuksen anomista vasten. Työntekijöiden edustajat, eivät hyväksy, että sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Työnantajan ohjeen kohta Sairauslomasta tulee aina työntekijän ilmoittaa henkilökohtaisesti ja välittömästi työpäivän alussa esimiehelle, joka välittömästi ratkaisee hyväksyykö hän työntekijän oman ilmoituksen vai edellyttääkö lääkärintodistusta. Tässä kohdasta käytiin keskustelu mm. siitä millä välineellä työntekijä ilmoittaa sairauslomasta esimiehelle.

10 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Xamkin, Kyamkin ja Mamkin henkilöluottotietojen käsittely 6/ /2014 Yhteistoimintaneuvottelukunta Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5 a :n henkilöluottotietojen käsittely. Työnantajalla on oikeus saada ja käyttää tehtävään valittua työnhakijaa koskevia luottotietolain (527/2007) 4 luvussa tarkoitettuja henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi, kun työnhakijan on tarkoitus toimia työtehtävissä, jotka edellyttävät erityistä luotettavuutta ja 1. joihin sisältyy päätäntävaltaa tehdä työnantajan puolesta merkittäviä taloudellisia sitoumuksia tai tosiasiallisesti itsenäistä harkintavaltaa tällaisten sitoumusten valmistelussa; 2. joissa työntekijän nimenomaisena tehtävänä on taloudellisesti merkittävien luottojen myöntäminen ja valvonta; 3. joiden hoitamiseksi annetaan pääsy sellaisiin työnantajan tai tämän asiakkaan kannalta keskeisiin liike- ja ammattisalaisuuksiin, joiden suojaamisesta on erityisesti huolehdittu; 4. joiden hoitaminen edellyttää sellaisia tietojärjestelmän käyttö oikeuksia, joiden avulla voidaan siirtää työnantajan tai tämän asiakkaan varoja tai muut taa niihin liittyviä tietoja, tai joissa työntekijä käyttää tällaisen tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia; 5. joiden olennaisena osana on käsitellä ilman välitöntä valvontaa arvoltaan merkittävää määrää rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä; 6. jotka ovat työnantajan tai tämän asiakkaan omaisuuden vartiointi tehtäviä; 7. joiden luonteeseen pääsääntöisesti kuuluu valvomaton työskentely yksityiskodissa. Mitä 1 momentissa säädetään, sovelletaan myös, jos työntekijän työtehtävät muuttuvat työsuhteen aikana siten, että ne täyttävät mainitussa momentissa säädetyt edellytykset työn antajan oikeudelle käsitellä henkilöluottotietoja.

11 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Työnantaja vastaa henkilöluottotietojen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista. Konsernin henkilöstöä koskevia henkilöluottotietoja voivat käsitellä: Xamkin, Kyamkin ja Mamkin osakeyhtiöiden hallitukset toimitusjohtaja varatoimitusjohtaja Xamkin hallinto-, henkilöstö- ja talousjohtaja (työnimike) henkilöstöpäällikkö. Mikäli em. työtehtävissä toimivan työntekijän luottotiedot muuttuvat työsuhteen aikana, on työntekijä velvollinen ilmoittamaan esimiehelle oma-aloitteisesti, mikäli on velkomuksen, ulosoton, maksuhäiriön kohteena tai hakeutuu yksityishenkilön velkajärjestelyyn taikka haetaan konkurssiin. Asiasta esimiehen tulee informoida kirjallisesti toimitusjohtajaa sekä tilin- ja toiminnantarkastajaa, joiden kanssa sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Kyamkin yt-toimikunta on käsittelyt ja hyväksynyt asian osaltaan kokouksessaan Työnantajan esitys Yhteistoimintaneuvottelukunta hyväksyy osaltaan päivitetyt henkilöluottotietojen käsittelyperiaatteet ja merkitsee ne tiedoksi. Yhteistoimintaneuvottelukunta Hyväksyttiin ja merkittiin tiedoksi.

12 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Xamkin, Kyamkin ja Mamkin henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit sekä niiden käsittely 5/ /2014 Yhteistoimintaneuvottelukunta Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13 Henkilötietolain 32 :n suojaamisvelvoite ja 33 :n mukainen vaitiolovelvollisuus Rekrytointipäätöksen tukena täytettäessä työtehtäviä tulee käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointeja. Työnantaja suosittelee pääsääntöisesti käytettävän PD Personnel Development Oy Ltd Jyväskylän toimipisteen palveluita. Henkilöarvioinnin tekeminen edellyttää hakijan suostumusta. Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit ovat mm. julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä. Työnantaja vastaa siitä, etteivät henkilöä koskevat tiedot joudu ulkopuolisiin käsiin ja siitä, ettei niitä omassa organisaatiossa käytetä väärin. Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit säilytetään henkilöstöpalveluissa sähköisesti tai lukitussa kaapissa ja ne luovutetaan esimiehen lisäksi ainoastaan niille, joka tosiasiallisesti tekevät valintapäätöksen. Esimiehen tulee asianmukaisesti hävittää henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit heti valintapäätöksen tehtyään. Konsernin henkilö- ja soveltuvuusarviointeja voivat käsitellä: Xamkin, Kyamkin ja Mamkin osakeyhtiöiden hallitukset toimitusjohtaja varatoimitusjohtaja Xamkin hallinto-, henkilöstö- ja talousjohtaja (työnimike) henkilöstöpäällikkö Henkilöstöpalveluiden henkilöstö, jotka hoitavat työsuhdeasioita. Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin kirjallisen lausunnon testattava saa pyytäessään testausfirmalta valintapäätöksen jälkeen. Kyamkin yt-toimikunta on käsitellyt ja hyväksynyt asian osaltaan kokouksessa Työnantaja esitys Yhteistoimintaneuvottelukunta käy tarkentavan keskustelun ja merkitsee asian tiedoksi.

13 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Yhteistoimintaneuvottelukunta Merkittiin tiedoksi.

14 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Muut asiat Yhteistoimintaneuvottelukunta Muita asioita ei ollut.

15 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Tiedoksi: Yhteistoimintalain mukaisten neuvotteluiden käynnistäminen Xamkissa Yhteistoimintaneuvottelukunta Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen yksikköhintarahoitus laskee valtion säästötoimenpiteistä johtuen vuodelle 2016 yhteensä noin puolitoista miljoonaa euroa vuoteen 2015 verrattuna. Näiden säästöjen toteuttaminen aiheuttaa korkeakouluissa huomattavia sopeuttamistoimia. Toimitusjohtaja ei pidä kohtuullisena, että tilanne säilyisi rahoituksen heikentyessä muuttumattomana emoyhtiössä, joka saa kaiken rahoituksensa tytäryhtiöitä laskuttamalla. Niinpä emoyhtiöön on kohdistettu euron säästötavoite vuoteen 2015 verrattuna. Tämän säästötavoitteen saavuttaminen edellyttää henkilöstövähennyksiä. Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n hallitus päätti kokouksessaan , että Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä käynnistetään yhteistoimintaneuvottelut, joiden tarkoituksena on hakea kulusäästöjä vuonna 2016 ja vuonna 2017 verrattuna vuoteen 2015 sekä tehostaa toimintaa ja organisoida toimintaa vastaamaan paremmin tulevaa tarvetta. Aloitettava yhteistoimintamenettely ja mahdolliset henkilöstövähennykset koskevat Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n tietohallintopalveluiden, opiskelijapalveluiden sekä viestintä- ja markkinointipalveluiden yksiköiden työntekijöitä poislukien esimiehiä. Suunnitelmat voivat toteutuessaan johtaa muutoksiin toimenkuvissa ja tehtävänimikkeissä sekä arviolta 8 työntekijän irtisanomiseen.

16 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Tiedoksi: Työterveyshuoltoon liittyvien sopimusten tilanne ja kilpailutus 79/01.04/2015 Yhteistoimintaneuvottelukunta Esittely henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Xamk Oy:n, Kyamk Oy:n ja Mamk Oy:n työterveyshuollon palvelut kilpailutetaan HILMA-ilmoituskanavassa julkaistujen hankintailmoitusten mukaisesti. Hankinta tehdään Xamk Oy:n, Kyamk Oy:n ja Mamk Oy:n yhteishankintana. Hankintailmoitukset on julkaissut Xamk Oy. Työterveyshuoltoon liittyvät palvelut on kilpailutettu neljällä erillisellä tarjouspyynnöllä, jotka koskevat Kotkan, Kouvolan, Mikkelin ja Savon linnan paikkakuntakohtaisia työterveyshuollon palveluita. Kunkin paikka kunnan palvelut käsitellään siis erillisinä hankintoina. Henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs selostaa yhteistoiminta-neuvottelukunnalle työterveyshuollon sopimusten tämänhetkisen tilanteen ja kertoo kilpailutuksen taustoista. Työnantajan esitys Yhteistoimintaneuvottelukunta käy aiheesta tarkentavan keskustelun ja merkitsee asian tiedoksi. Yhteistoimintaneuvottelukunta Merkittiin tiedoksi, että konsernin työterveyshuollon kilpailutus on päättynyt Savonlinnaa lu kuun ottamatta. Siellä ensimmäinen tarjouspyyntökierros ei tuottanut yh tään tarjousta. Muilla paikkakunnilla tarjouskilpailun voittivat työ ter veys pal ve lui ta Xamkille nykyisinkin toimittavat palveluntarjoajat eli Mikkelissä Ete lä-sa von työterveys Oy, Kotkassa Kymijoen työterveys ja Kouvolassa Mehiläinen.

17 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Tiedoksi: Kyamkin, Mamkin ja Kunnan Taitoa Oy:n välisen palvelusopimuksen irtisanominen, koskien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita Yhteistoimintaneuvottelukunta Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n hallitus on kokouksessaan päättänyt irtisanoa (sopimuksen mukaisia irtisanomisaikoja noudattaen) alkaen Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Kunnan Taitoa Oy:n välisen palvelusopimuksen, koskien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Palvelusopimus päättyy vuoden 2015 lopussa. Mamk päätyi irtisanomaan palkanlaskennan sopimuksen Kunnan Taitoa Oy:n kanssa. Palkanlaskenta siirtyi takaisin Mamk Oy:n omaksi toiminnoksi alkaen. Taloushallintoa koskeva sopimus päättyy vuoden 2016 lopussa. Vuoden 2016 alusta lukien Xamkin ja Kyamkin taloushallinto hoidetaan Kyamkin taloushallinnon toimesta ja palkkahallinto Mamkin henkilöstöpalveluiden toimesta. Joulukuussa 2015 tiedotetaan henkilöstölle tarkemmasta työnjaosta ja yhteyshenkilöistä. Työnantaja esitys Yhteistoimintaneuvottelukunta merkitsee asian tiedoksi. Yhteistoimintaneuvottelukunta Merkittiin tiedoksi.

18 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Seuraava kokous Yhteistoimintaneuvottelukunta Seuraava kokous päätettiin pitää videokokouksena ke klo

19 Pöytäkirja 5/ (19) Yhteistoimintaneuvottelukunta Kokouksen päättäminen Yhteistoimintaneuvottelukunta Puheenjohtaja päätti kokouksen klo