SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN JA ANALYSOINTI

Transkriptio

1

2 SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN JA ANALYSOINTI Kevät 2013 Hannu Rantanen Lappeenrannan teknillinen yliopisto Saimaankatu 11, Lahti

3 Käytäntöjä Kirjallisuus Kaikki löytyy netistä! Kurssikirjallisuus Mittariston rakentaminen ja implementointi Teoria yleensä yhdellä kurssilla Mittariston rakentaminen käytännössä toisella kurssilla Aikataulusta Sisältö ja asia ennen tunteja Suorituskyvyn analysointi on

4 AIKAPERSPEKTIIVIÄ (1/5) eaa VANHIMMAT SÄILYNEET TODISTEET KIRJANPIDOSTA (MESOPOTAMIA, BABYLONIA..) - Ei rahaa eikä numeroita. - Laskelmat yleensä epäsystemaattisia ei rahamittaisia resurssilaskelmia, jotka toimivat tietovarastoina ja avustivat alaisten valvonnassa. n. 700 eaa RAHAN KEKSIMINEN LYYDIASSA n. 500 eaa ROOMALAISET NUMEROT (EI NOLLAA!)

5 AIKAPERSPEKTIIVIÄ (2/5) n. 300 eaa EUCLIDEEN YLEINEN ANALYYSI SUHDELUVUISTA. (TUNNUSLUVUT) 250 eaa ARABIALAISET NUMEROT (LEVISIVÄT EUROOPPAAN VASTA 700 -LUVULLA) luv. MERKKEJÄ KAHDENKERTAISESTA KIRJANPIDOSTA (PROVENCE, GENOVA JA VENETSIA). TULOKSEN LAS- KENTA KOHDELASKENTAA ELI VOITONJAON JÄLKEEN YRITYS LOPETETTIIN JA PERUSTETTIIN UUSI. - Luca Pacioli ( )

6 AIKAPERSPEKTIIVIÄ (3/5) TYÖN JA PÄÄOMAN TUOTTAVUUS (ADAM SMITH, DAVID RICARDO) puoliväli KULJETUS JA TIEDONVÄLITYS KEHITTYIVÄT; RAUTATIET; ORGANISAATIOT KASVOIVAT - Uusia vaatimuksia tiedonkeruu- ja laskentajärjestelmille - Mittareita yrityksen sisäisen prosessin tehokkuuden kuvaamiseksi loppu TAVOITTEENA TYÖN JA MATERIAALIN KÄYTÖN TEHOKKUUDEN PARANTAMINEN (FREDERICK TAYLOR JA SCIENTIFIC MANAGEMENT -LIIKE)

7 AIKAPERSPEKTIIVIÄ (4/5) DU PONT YHTIÖSSÄ KEHITETTIIN ROI luku PAUL DOUGLAS JA CHARLES COBB KEHITTIVÄT TUOTANTOFUNKTION, JOSSA TUOTANTO TYÖN JA PÄÄOMAN FUNKTIONA USEAMPIEN TUNNUSLUKUJEN KÄYTTÖ TILINPÄÄTÖSTEN ARVIOINNISSA ABSOLUUTTISET JA SUHTEELLISET KRITEERIT ALOITETTIIN TUNNUSLUKUMALLIEN KEHITTELY luku EMPIIRISET TUTKIMUKSET; VERTAILURYHMIEN KÄYTTÖ ANALYYSEISSA

8 AIKAPERSPEKTIIVIÄ (5/5) luku ROI "LÖYDETTIIN" UUDELLEEN luku ALOITETTIIN TUNNUSLUKUJEN ENNUSTUSKYVYN TUTKIMINEN SELVITETTIIN ERI LASKENTAMENETELMIEN VAIKUTUSTA TILINPÄÄTÖSTUNNUSLUKUIHIN luvulta TUTKITTU YKSITTÄISTEN TUNNUSLUKUJEN OMINAISUUKSIA TUTKITTU USEAMPIEN TUNNUSLUKUJEN VÄLISIÄ TEOREETTISIA JA EMPIIRISIÄ SUHTEITA TUTKITTU TILINPÄÄTÖSANALYYSIN PERUSTEITA

9 YRITYKSEN SUORITUSKYKY MITÄ analysoidaan? MITKÄ tekijät ja arvot ohjaavat analysointia? MIKSI suorituskykyä analysoidaan? MITEN mitataan ja analysoidaan? Miten TULOKSET ohjaavat toimintaa?

10 MITÄ SUORITUSKYKY ON? Yrityksen kyky saada aikaan tuotoksia asetetuilla ulottuvuuksilla suhteessa asetettuihin tavoitteisiin (Laitinen 1998) Mitä ovat asetetut ulottuvuudet? (MITÄ ) Mitä ovat asetetut tavoitteet? (MITKÄ, MIKSI) Yritystoiminnan perimmäinen tavoite on tuottaa voittoa = Kannattavuus Suoritus kyky

11 SUORITUSKYVYN ULOTTUVUUDET (MITÄ analysoidaan?) Suorituskyvyn osa-alueet Kannattavuus, tuottavuus, taloudellisuus jne. Tarkastelutasot Kansantalous, toimiala, yritys ja sen osat, yksilö Näkökulmat Jokaisella meistä on taustasta johtuen erilainen näkemys Tarkasteltavat toiminnan osa-alueet

12 MAKSUVALMIUS VAKAVARAISUUS KANNATTAVUUS MARKKINA- OSUUS ASIAKASTYY- TYVÄISYYS KILPAILUKYKY LAATU KUSTANNUS- TEHOKKUUS TUOTTAVUUS OSAAMINEN HENKILÖSTÖN TYYTYVÄISYYS TEKNOLOGIA H. Rantanen

13 TULOKSEL- LISUUS TYÖELÄMÄN LAATU TEHOKKUUS TUOTTAVUUS KANNATTAVUUS MENESTYS / SUORITUS- KYKYISYYS LAATU LUOVUUS / INNOVATII- VISUUS Suorituskyvyn osa-alueiden väliset vaikutussuhteet (Mukaillen Sink 1985 s. 64)

14 SUORITUSKYVYN ANALYSOINTIA OHJAAVAT TEKIJÄT TAUSTALLA OLEVAT ARVOT YRITYKSEN TOIMINNAN TAVOITTEET SUORITUSKYVYN ANALYSOINNIN TAVOITTEET JA MOTIIVIT

15 ANALYSOINNIN MOTIIVIT (MIKSI suorituskykyä analysoidaan?) Suorituskyvyn mittaamisen ja analysoinnin tavoitteet Nykytilan analysointi Tavoitteiden asettaminen Toiminnan tehostaminen Kustannusten karsiminen Voiton maksimointi Henkilöstön motivointi Yleinen mielenkiinto Muoti-ilmiö

16 INFORMAATION TARVE ERI TASOILLA STRATEGINEN TAKTINEN OPERATIIVINEN

17 Suorituskyvyn mittaamisen hyödyt Kokoaa tiedot yrityksen menestymisestä ja sen edellytyksistä järjestelmälliseksi kokonaisuudeksi Reaaliaikaisen ja täsmällisen tiedon saanti yrityksen toiminnasta trendit sekä syy- ja seurausmittarit => ennustettavuus Mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin = joustavuus Tukee ja antaa varmuutta päätöksentekoon = ohjausvaikutus Helpottaa ja selkiinnyttää tavoitteiden asetantaa Motivoi henkilökuntaa organisaation kaikilla tasoilla Luo edellytyksiä palkitsemiselle

18 Suorituskyvyn analysoinnin oikeutus Jos et voi mitata jotain asiaa, et ymmärrä sitä. Jos et ymmärrä sitä, niin et voi hallita sitä. Jos et voi hallita sitä, et voi parantaa sitä. Jos he tietävät sinun aikovan mitata sitä, he tekevät sen. Jos et mittaa tuloksia, et erota menestystä ja epäonnistumista. Jos et erota menestystä epäonnistumisesta, et voi oppia siitä. (Arie Halachmia mukaellen)

19 PÄÄKÄYTTÖTARKOITUS ON MÄÄRITELTÄVÄ!! - Johtaminen - Raportointi - Tiedon kerääminen ja varastointi - jne. Erilaiset mittaristot erilaisiin tarkoituksiin

20 MITEN YRITYKSEN SUORITUS- KYKYÄ ANALYSOIDAAN? MITTARIT

21 1. TUNNUSLUKUJEN KÄYTTÖTILANTEET Yrityksen toiminnan analysointiin vertaamiseen ohjaamiseen eli tunnuslukuja tarvitaan johtamisen tueksi Tunnuslukujen käyttö sekä mittaamisen tarve ja merkitys lisääntyvät yleensä yrityksen koon kasvaessa. Pienessä yrityksessä omistajajohtaja toimii ja johtaa yritystään oman visionsa perusteella suorassa vuorovaikutuksessa henkilöstönsä kanssa. Yrityksen kasvaessa kokonaisuuden hallinta vaikeutuu toimintojen monimutkaistuessa ja tällöin johtamisen tueksi tarvitaan tunnuslukuja sekä muita apuvälineitä.

22 2. KÄSITTEITÄ (1/3) Ulkoisen suorituskyvyn analysointi. Kun tarkastellaan yritystä ulkoa päin ja pääasiassa kokonaisuutena. Sisäisen suorituskyvyn analysointi. Kun tarkastellaan yritystä sisältä käsin ja keskitytään yrityksen osien suorituskyvyn tarkasteluun.

23 Tarkastelun kohde Yritys kokonaisuutena Yrityksen toiminto, osa tai alue SISÄINEN SUORITUSKYKY Yrityksen edustaja ULKOINEN SUORITUSKYKY Tilinpäätösanalyysi Benchmarking Kilpailukyky Ulkopuolisen Kannattavuus sijoittajan analyysi Rahoittajan Tuottavuus analyysi Toimintoanalyysi Tehokkuus Suorite-/ yksilökohtainen analyysi Ulkopuolisen konsultin analyysi Ulkopuolinen analysoija Tarkastelija

24 2. KÄSITTEITÄ (2/3) Ulkoisen laskennan tunnusluvut Pohjautuvat yleensä yrityksen tuloslaskelmaan ja taseeseen eli kirjanpidon tuottamaan informaatioon. Ne helpottavat ja havainnollistavat yrityksen kokonaistilan arvioimista. Oman toiminnan arviointi ja esim. kilpailija-analyysit. Esimerkiksi Toiminnan laajuus ja kasvu, kannattavuus, likviditeetti eli maksuvalmius ja vakavaraisuus.

25 2. KÄSITTEITÄ (3/3) Sisäisen laskennan tunnusluvut Käytetään pääasiassa yrityksen sisäisessä arvioinnissa. Yleensä niiden laskemiseksi tarvitaan tietoa, jota ei ole julkisesti saatavilla. Fyysisten ja laadullisten tietojen ohella myös kirjanpidon tuottamaa tietoa. Esimerkiksi tuottavuus, tuloksellisuus, joustavuus, kustannustehokkuus ja taloudellisuus

26 3. ULKOISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (1/3) Toiminnan laajuus ja kasvu Liikevaihdon määrä Myynnin tai liikevaihdon muutosprosentti Henkilökunnan määrä Taseen loppusumma Kannattavuus Liikevoitto Nettotulos Kokonaistulos Sijoitetun pääoman tuottoprosentti Kokonaispääoman tuottoprosentti Oman pääoman tuottoprosentti

27 3. ULKOISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (2/3) Vakavaraisuus Omavaraisuusaste Velkaantumisaste Suhteellinen velkaantuneisuus Maksuvalmius eli likviditeetti Käyttöpääoman määrä Current ratio Quick ratio

28 3. ULKOISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (3/3) Kiertonopeudet Myyntisaamisten kiertoaika Myyntisaamisten kiertonopeus Ostovelkojen kiertoaika Muita ulkoisen laskennan tunnuslukuja P/E luku Tulos/Osake eli voittosuhde

29 4. SISÄISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (1/4) 1. Kirjanpitoon perustuvia tunnuslukuja Myynnit ja tilaukset Myynti Tilauskanta Muuttuvat kustannukset Ainekustannukset Palkkakustannukset Katteet Kateprosentit Kiinteät kustannukset Tulos

30 4. SISÄISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (2/4) 2. Muita sisäisen laskennan tunnuslukuja Läpimenoaika Tuottavuus Kokonaistuottavuus Osatuottavuudet Taloudellisuus Laatu laatuvirheiden määrä hylkäysprosentti hukkatyötunnit reklamaatiot reklamaatiokustannukset / liikevaihto asiakaskiitosten määrä

31 4. SISÄISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (3/4) Laatukustannukset ja/tai laadun puutekustannukset virheiden korjauskustannukset kahdesti tehtyjen töiden kustannukset takuukustannukset Huono ilmapiiri (poissaolot, henkilökunnan vaihtuvuus) Tarpeettomat varastoinnit, jotka sitovat käyttöpääomaa ja aiheuttavat käsittely- ja varastointikustannuksia (hitaat varastojen kiertonopeudet) Turhat seisokit (koneiden korjaustunnit)

32 4. SISÄISEN LASKENNAN TUNNUSLUVUT (4/4) Toimitusvarmuus Myöhästyneiden tilausten määrä Virheellisten tai väärin toimitettujen tilausten määrä Asiakastyytyväisyys ja palvelutaso Yrityksen luotettavuus Palveluhalukkuus ystävällisyys Saavutettavuus / tavoitettavuus Joustavuus Varastot Määrä Kiertoaika ja Kiertonopeus

33 5. TUNNUSLUKUJEN RAPORTOINTI (1/2) Raportoinnissa kaksi perussääntöä: Raportoidaan oikeille henkilöille oikeita asioita oikeaan aikaan. Tämä tarkoittaa sitä, että raportti sisältää asioita, joihin ko. henkilö voi toiminnallaan vaikuttaa. Raportoidaan oikea määrä tietoa eli raportin tulisi sisältää vain muutama tunnusluku. Ihminen kykenee hallitsemaan vain noin viisi asiaa kerrallaan. Monisivuisen raportin hienouksista menee iso osa hukkaan.

34 5. TUNNUSLUKUJEN RAPORTOINTI (2/2) Tunnuslukujen käyttöperiaatteet eli mittarikortit Mittarikortit... jos et voi mitata jotain asiaa, et ymmärrä sitä ja, jos et ymmärrä sitä, niin et voi hallita sitä ja, jos et voi hallita sitä, et voi parantaa sitä

35 MITEN YRITYKSEN SUORITUS- KYKYÄ ANALYSOIDAAN? MITTARIN RAKENTAMINEN

36 6. SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN (1/2) Yleisesti mittauksesta voidaan sanoa, että se (Uusi-Rauva, 1994) motivoi korostaa mitattavan asian arvoa ohjaa tekemään oikeita asioita selkiinnyttää tavoitteita aiheuttaa kilpailua ja kilvoittelua luo edellytyksiä palkitsemiselle. Näkökulmia mittauksesta

37 6. SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN (2/2) Karkea yhteenveto mittareiden mahdollisista käyttötarkoituksista ohjaustarkoitus suunnittelutarkoitus valvontatarkoitus hälytystarkoitus diagnoositarkoitus oppimistarkoitus informointitarkoitus palkitsemistarkoitus Tarkoitukset by Lönnqvist

38 7. SUORITUSKYVYN MITTAREIDEN SUUNNITTELUKRITEEREJÄ (1/3) Validity; Validiteetti, tiedon pitää mitata juuri tarkoitettua mittauksen kohdetta. Accuracy and precision; Harhattomuus ja tarkkuus, näitä kuvaa tilanne, jossa mittaustulokset kasaantuvat pienelle alueelle mittauskohteen ympärille. Completeness or collective exhaustiveness; Kokonaisvaltaisuus, täydellisyys. Mittausjärjestelmässä käytettyjen mittareiden täytyy yhdessä muodostaa tasapainoinen kuva toiminnasta. Uniqueness or mutual exclusiveness; Ainutlaatuisuus, vain yksi mittari järjestelmässä kuvaa tiettyä mitattavaa ominaisuutta.

39 7. SUORITUSKYVYN MITTAREIDEN SUUNNITTELUKRITEEREJÄ (2/3) Reliability; Reliabiliteetti, tulosten oltava luotettavia eli mittausta toistettaessa virheiden oltava yhdenmukaisia tai mahdollisimman pieniä. Comprehensibility; Ymmärrettävyys, mittareiden tai mittausjärjestelmän tulisi olla yksinkertaisia ja kaikkien ymmärrettävissä. Quantifiability; Kvantifioitavuus, tulokset esitettävä mielellään suureina, ymmärrettävässä muodossa, poissulkematta laadullisten mittareiden tärkeyttä. Controllability; Kontrolloitavuus, mittareiden oltava ohjattavissa.

40 7. SUORITUSKYVYN MITTAREIDEN SUUNNITTELUKRITEEREJÄ (3/3) Cost effectiveness; Kustannustehokkuus, mittareiden ja mittausjärjestelmän oltava sellainen, että niistä saatava hyöty ylittää uhratut panokset. Relevanttius; Mittarin arvolla tulee olla olennainen merkitys päätöksenteolle. Uskottavuus; Päätöksentekijöiden luotettava mittarin arvoon. Oikea-aikaisuus; Mittaustulosten täytyy kuvata nykyistä tilannetta. Yksinkertaisuus; Mittarin tulee olla helppokäyttöinen.

41 8. SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN (1/2) Mittareiden kytkeytyminen visioon ja strategiaan Sahan strategiakartta Strategiakarttoja K&N Strategioiden tärkeys by Dilpert Mittareita kaikille toiminnan tasoille Tuottavuusohjelma Mittareiden tasapaino lyhyt ja pitkä tähtäys taloudelliset ja ei-taloudelliset syy ja seuraus ulkoinen ja sisäinen eri käyttäjille eri mittarit jne. Tuloksellisuus tehokkuus jne

42 8. SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN (2/2) Onnistuneen järjestelmän taustat: Tavoitteet Viestintä Vaikutusmahdollisuus Palkitseminen Koulutus ja työympäristö

43 SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN SISÄLTÖ (Hudson, Smart & Bourne) Mittaristojen sisältämät mittauskohteet voidaan ryhmitellä kuuteen osa-alueeseen: LAATU (tuote, hukka ) AIKA (läpimeno, prosessin kesto, jakelun luotettavuus ) JOUSTAVUUS (tuotekehitys, määrän joustavuus ) TALOUS (kassavirta, kannattavuus, kustannustehokkuus..) ASIAKASTYYTYVÄISYYS (markkinanosuus, kilpailukyky ) HENKILÖSTÖ (oppinen/koulutus, työympäristön laatu )

44 9. SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN IMPLEMENTOINTI Mittaristo rakennetaan ja otetaan käyttöön Prosessimallia seuraten Kaplan & Norton Laitinen Olve Toivanen Sake jne. Kaplan & Norton Laitinen Saken prosessi

45 Balanced Scorecardin käyttöönottoprosessi (Olven 1998, s ) 1. Toimialan ja sen kehityksen sekä yrityksen aseman määrittäminen 2. Yrityksen vision määrittäminen tai täsmentäminen 3. Näkökulmien valinta 4. Vision suhteuttaminen eri näkökulmiin ja yleisten strategisten tavoitteiden muotoilu 5. Kriittisten menestystekijöiden määrittäminen 6. Mittareiden laatiminen, yhteyksien määrittäminen ja tasapainon etsiminen 7. Koko yritystä koskevan mittariston määrittäminen 8. Mittariston ja mittareiden sovittaminen organisaation eri osiin 9. Tavoitteiden asettaminen 10. Toimintasuunnitelmien laatiminen 11. Mittariston ylläpito

46 Toivasen BSC -projektimalli (Toivanen 2001) 1. Selkeä päätös Balanced Scorecard -projektin käynnistämisestä 2. Johdon aito sitoutuminen hankkeeseen 3. Yrityksen vision ja strategioiden selkeyttäminen 4. Yrityksen kriittisten menestystekijöiden määrittäminen 5. Tavoitteiden asettaminen ja mittareiden määrittäminen 6. Organisaation sitouttaminen 7. Mittariston karsinta ja täydentäminen 8. Mittariston sovittaminen organisaation eri osiin 9. Toimintasuunnitelmien laatiminen asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi 10. Mittariston kehittäminen jatkuvan parantamisen periaatteella Toivanen

47 SAKE -sovelluksen toteuttaminen (Tenhunen & Ukko 2001) 1. Heräte suorituskyvyn analysointijärjestelmän tarpeellisuudesta 2. Järjestelmän pääkäyttötarkoituksen määrittely ja suunnittelutiimin valinta 3. Yrityksen, sen toiminnan ja taustatekijöiden määrittely 4. Seurattavien suorituskyvyn osa-alueiden määrittely 5. Osa-alueiden tarkentaminen ja mittareiden analysointi 6. Mittariston viimeistely 7. Koekäyttö ja arviointi 8. Mittariston käyttö

48 HAVAINTOJA KÄYTÄNNÖSTÄ 1. Pääkäyttötarkoitus * selkiyttää miksi mittaristo rakennetaan * käyttötarkoitus vaikuttaa rakenteeseen (laajuus, muoto, toteutustapa jne.) 2. Työntekijät * kannattaa sitouttaa ja informoida ajoissa 3. Mittareiden valinta * käytettävyys, ymmärrettävyys * kustannustehokkuus * olemassa olevien mittareiden hyödyntäminen 4. Mittaustiheys ja raportointiväli * kuukausi, neljännesvuosi, puoli vuotta, vuosi H. Rantanen

49 ESIMERKKEJÄ IMPLEMENTOINTIPROSESSEISTA 1. Yritykset Pkt metalliyritys Toinen metalliyritys asiantuntijayritys 2. Julkiset organisaatiot Yliopistokeskus mittaristo Tekes Julkisen sektorin ongelmat Metropolia Amk H. Rantanen

50 MITEN YRITYKSEN SUORITUSKYKYÄ ANALYSOIDAAN? MITTARISTOT

51 SUORITUSKYVYN ANALYSOINTIMENETELMIÄ Balanced Scorecard The Performance Prism Sake Suorituskykymatriisi Suorituskykypyramidi Dynaaminen suorituskyvyn mittausjärjestelmä Kansalliset laatupalkinnot jne...

52 SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN Mittareiden kytkeytyminen visioon ja strategiaan bsc Yritys Oy.ppt Luottamuksellinen strategia by Dilpert Mittareita kaikille toiminnan tasoille Mittareiden tasapaino lyhyt ja pitkä tähtäys taloudelliset ja ei-taloudelliset syy ja seuraus ulkoinen ja sisäinen eri käyttäjille eri mittarit jne.

53

54 1. Mitä yrityksesi toimintaa kuvaavia tunnuslukuja seuraat? (Luettele 3 tärkeintä käyttämääsi tunnuslukua) Kuvaavatko käyttämäsi tunnusluvut yrityksenne strategian toteutumista tai strategisesti tärkeitä alueita? a) Hyvin d) Melko huonosti b) Melko hyvin e) Huonosti c) Jossain määrin Vastuualueeni on a) Ylin johto (Toimitusjohtaja tai vastaava) b) Muu johto (toimiala, toiminto, tms. vastuualue)

55 1. Mitä yrityksesi toimintaa kuvaavia tunnuslukuja seuraat? Ensimmäinen ryhmä Liiketulos Käyttökate Yksikön myynti kuukaudessa Laskutus viikossa Liikevaihdon kasvu Liikevaihto Myyntikate Toiminnan laatu Yksikön tulos 9 käyttäjää 8 käyttäjää 6 käyttäjää 4 käyttäjää 2 käyttäjää 2 käyttäjää 2 käyttäjää 2 käyttäjää 2 käyttäjää 2. Kuvaavatko käyttämäsi tunnusluvut yrityksenne strategian toteutumista tai strategisesti tärkeitä alueita? a) Ylin johto (Toimitusjohtaja tai vastaava) Melko hyvin (ka 2.00) b) Muu johto (toimiala, toiminto, tms. vastuualue) Jossain määrin (ka. 2.9)

56 1. Mitä yrityksesi toimintaa kuvaavia tunnuslukuja seuraat? Toinen ryhmä Käyttökate Pääoman tuotto Liikevaihto Myynnin kehitys Tulos Asiakastyytyväisyys Liikevaihdon kasvu Toimitusvarmuus 7 käyttäjää 4 käyttäjää 4 käyttäjää 3 käyttäjää 3 käyttäjää 3 käyttäjää 2 käyttäjää 2 käyttäjää 2. Kuvaavatko käyttämäsi tunnusluvut yrityksenne strategian toteutumista tai strategisesti tärkeitä alueita? a) Ylin johto (Toimitusjohtaja tai vastaava) Melko hyvin (ka 2.20) b) Muu johto (toimiala, toiminto, tms. vastuualue) Jossain määrin (ka. 2.43)

57 Balanced Scorecard R. S. Kaplan ja D. P. Norton 1990-luvun alussa. Johtamisstrategia. Visio, Strategia, Kriittiset menestystekijät, Tavoitteet Mittarit Neljä näkökulmaa. Tasapaino ja kattavuus. Aika Taloudellinen ja ei taloudellinen Syy ja seuraus jne.

58 Balanced Scorecard TALOUDELLINEN NÄKÖKULMA ASIAKAS NÄKÖKULMA VISIO JA STRATEGIA SISÄISTEN PROSESSIEN NÄKÖKULMA INNOVATIIVISUU- DEN JA OPPIMISEN NÄKÖKULMA Ruotsin ABBn BSC

59 Balanced Scorecardin ulottuvuudet Taloudellinen perspektiivi Millaiselta yritys näyttää omistajien silmissä? Asiakkaan näkökulma Minkälaisena asiakkaat näkevät yrityksen? Missä asioissa meidän on asiakkaiden näkökulmasta katsoen ehdottomasti onnistuttava? Sisäinen näkökulma Mihin yrityksen tulee keskittyä? Missä asioissa meidän pitää olla ylivoimaisia? Innovatiivisuuden ja oppimisen perspektiivi Voiko yritys kehittyä ja tuottaa arvoa jatkuvasti? Millä tavalla me voimme jatkuvasti parantaa suorituskykyämme ja arvon tuottamista?

60 Balanced Scorecardin ulottuvuudet julkisella sektorilla (Ojala & Määttä 1999) Resurssit ja talous Resurssien hallinnan näkökulma Vaikuttavuus Poliittisen päätöksentekijän, kansalaisen ja asiakkaan näkökulma Prosessit ja rakenteet Suorituskyvyn ja toimivuuden näkökulma Uudistuminen ja työkyky Työyhteisön ja henkilöstön näkökulma

61 Taloudellinen näkökulma Mitataan niitä asioita, joista omistaja on kiinnostunut kannattavuus ja kasvu lisäarvo Kuinka hyvin strategia on onnistunut taloudellisesti? Tarkkaillaan tuloksia ja strategian seurauksia. Mitä ovat ne tavoitteet, joihin strategioilla ja niitä kuvaavilla mittareilla pyritään? Yritystoiminnan eri vaiheissa eri mittareita kasvu; myynti, ylläpito; kannattavuus, loppu; kassavirta

62 Asiakkaan näkökulma Mitataan suoriutumista ja erottautumista muista asiakkaan silmin Perusmittarit; (mittaaminen) markkinaosuus, asiakasuskollisuus, asiakaskannattavuus jne. Asiakaslupauksen mittarit; (kilpailustrategian ydin) mitä yrityksen tulisi tarjota asiakkailleen, jotta nämä olisivat tyytyväisiä? tuotteen tai palvelun ominaisuudet, hinta, laatu suhde asiakkaaseen; imago, täsmällisyys

63 Sisäisten prosessien näkökulma Mitataan niitä prosesseja, joissa täytyy onnistua ja joissa tuotetaan asiakkaille lisäarvoa Ydinprosessit Tilaus-valmistus- toimitus -prosessit After sale -palveluprosessit Tuotekehitys -prosessit Kilpailustrategiasta riippuen mitattavat prosessit voivat vaihdella Usein joudutaan määrittelemään uusia prosesseja asiakaslupausten täyttämiseksi taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi jne.

64 Innovatiivisuuden ja oppimisen näkökulma (Oppimisen ja kasvun näkökulma) Minkälaisen "infrastruktuurin" kehittämiseen kannattaa keskittyä Menestyksen turvaaminen tulevaisuudessa Ihmiset, järjestelmät ja organisaation toimintatavat Työntekijöiden tyytyväisyys ja osaaminen Oppimista ja kehittämistä tukeva teknologia Oppimista ja kehittämistä tukeva ilmapiiri Käytännössä usein vaikein näkökulma

65 Syy, seuraus ja aika SEURAUS Talous Pääoman tuotto MENNYT Asiakas Asiakasuskollisuus Täsmälliset toimitukset NYKYISYYS Sisäiset prosessit Prosessin laatu Prosessin läpimenoaika SYY Innovatiivisuus ja oppiminen Henkilöstön osaaminen TULEVAISUUDEN EDELLYTYKSET

66 Balanced Scorecard Talous Päämäärät Mittarit Tavoitteet Toimenp. Asiakas Päämäärät Mittarit Tavoitteet Toimenp. Visio ja strategia Sisäiset prosessit Päämäärät Mittarit Tavoitteet Toimenp. Innovatiivisuus ja oppiminen Päämäärät Mittarit Tavoitteet Toimenp.

67 Balanced Scorecard esimerkkejä 1. Konsultin Balanced Scorecard - Advance Team 2. Suuri perheyritys metalliteollisuudesta 3. 6 pk-yrityksen ryhmä 4. Pörssiyhtiön Balanced scorecard Tulikivi 5. Keskikokoinen telepalveluyritys Y bsc yritys TK Advanced Team kokonaisuus ja sama käytännössä 6. Lahden kaupungin strategia Lahden strategia 2005 Lahden Strategia Suomalainen yliopisto Yliopiston mittaristo 8. Thaimaalainen yliopisto 9. Fortum ydinvoimala Strategiakartta 10. Sosiaali- ja terveysala Lahti sote 2009 tuloskortit

68 The Performance Prism Taustalla näkemys siitä, että nykyiset järjestelmät eivät huomioi tarpeeksi muiden sidosryhmien tarpeita. Mittareita ei johdeta strategiasta Suorituskyvyn mittaaminen selvittää kuljetaanko haluttuun suuntaa ja ollaanko haluttu päämäärä saavuttamassa Strategia kertoo reitistä, jolla haluttu päämäärä saavutetaan

69 The Performance Prism (2/2) Stakeholder satisfaction (sidosryhmien tyytyväisyys) Mitä tärkeimmät sidosryhmät haluavat ja tarvitsevat? Strategies (strategiat) Mitä strategioita tulisi käyttää, jotta sidosryhmien tarpeet tyydyttyvät? Processes (prosessit) Mitkä prosessit laitettava kuntoon, jotta pystymme toteuttamaan strategiamme? Capabilities (osaaminen) Millaista osaamista me tarvitsemme, jotta pystymme hallitsemaan prosessimme nyt ja tulevaisuudessa? Stakeholder contribution (sidosryhmien sitoutuminen) Minkälaista sitoutumista me vaadimme sidosryhmiltämme, jotta säilyttäisimme ja pystyisimme kehittämään osaamistamme?

70 SAKE - Pkt-yritysten suorituskyvyn analysointijärjestelmä Projektin tavoitteena on kehittää metalliteollisuuden pienille ja keskisuurille yrityksille valmis ja käyttökelpoinen suorituskyvyn analysointijärjestelmä. 3-6 suorituskyvyn osa-aluetta vision ja strategian pohjalta Mittareita ja/tai matriiseja Tuottaa suorituskyvyn arvosanan kokonaisuudelle ja sen osille Helppokäyttöinen

71 SAKE-sovellus SAKE-sovelluksen avulla pkt-yritykset voivat rakentaa itselleen ymmärrettävän ja helppokäyttöisen suorituskykymittariston kokoaa yrityksen suorituskyvyn yhdeksi suorituskykyä kuvaavaksi arvosanaksi pohjautuu suorituskykymatriisiin sisältää max. 6 osa-aluetta ja 6 mittaria/osa-alue kuvaajissa näkyvät rullaavina 12 viimeisintä mittaustulosta Excel-pohjainen; automatisoitu Visual Basicillä sovellus on kehitetty pääosin Kansallisen tuottavuusohjelman rahoituksella, mikä mahdollistaa sen jakelemisen maksutta

72 SAKEN verkkosivuilta saatavissa oleva materiaali: SAKE-sovellus SAKE SAKE mittaristo sovelluksen käyttöopas demo suorituskykymittariston rakentamisesta SAKE-sovellukseen ohje suorituskyvyn analysointijärjestelmän suunnittelu- ja käyttöönottoprosessista Esimerkkimittareita ja virtuaaliyrityksiä rakentamisen tueksi aiheeseen liittyviä julkaisuja

73 Esimerkkejä mittaristoista Kunnossapitoala Kunnossapidon mittaristo yritys X Kunnossapidon mittarit yritys Y Sahateollisuus Saha mittaristo Metalliteollisuus Metalliteollisuus G Yksittäinen toiminto Myynnin mittariston rakentaminen

74 Suorituskykymatriisi * Tuottavuusmatriisi * Tavoitematriisi * Performance objective matrix Tavoitteet Kriittiset menestystekijät Mittarit Asteikot Mittaustulos Menestystekijöiden painotus Pistemäärä Suosituskykyä kuvaava kokonaisindeksi

75 Suorituskykypyramidi (1/2) Asiakkaiden preferensseihin perustuvat tavoitteet hierarkkisesti ylhäältä alas ja vastaavasti suorituskykymittarit alhaalta ylös. Neljä tavoitetasoa. Ulkoinen tehollisuuden ja sisäinen tehokkuus. Yrityksen visio muunnetaan liiketoimintayksiköiden markkinoihin ja talouteen liittyviksi tavoitteiksi. Siten muodostetaan strategia, jolla nämä tavoitteet voidaan saavuttaa. Kunkin tason tavoitteille muodostetaan mittarit, joiden avulla seurataan tavoitteiden toteutumista.

76 Suorituskykypyramidi (2/2) Markkinoiden ja talouden tavoitteet on mahdollista saavuttaa toteuttamalla prosessitason tavoitteet. Prosessitason tekijöille mittarit määrittelemällä voidaan seurata yksikkötason tavoitteiden toteutumista. Prosessitason tavoitteet voidaan taas saavuttaa, mikäli ryhmätason tavoitteet saavutetaan.

77

78 Dynaaminen suorituskyvyn mittausjärjestelmä (Erkki K. Laitinen) Dynamic Performance Measurement System (DPMS) Malli seuraa resurssien kulkua yrityksessä. Vaiheet seuraavat toisiaan kausaalisesti. Kustannukset Tuotannontekijät Toiminnot Suoritteet Tuotot Kilpailukyky Taloudellinen suorituskyky Laitisen Dynaaminen malli Tuottavuusohjelma Sote mittaristo

79 Kansalliset laatupalkinnot Arviointikriteerit organisaation kehittämisessä Kehittämistyökaluina Koulutusmateriaalina. Kriteeristö antaa kokonaiskuvan Toiminnasta Kehittämismahdollisuuksista. Vertausvälineenä Maailman parhaisiin ja niiden menestystekijöihin.

80 MITEN TULOKSET OHJAAVAT TOIMINTAA?

81 Suorituskyvyn analysointi toiminnan ohjauksessa Miten analysoinnin tuloksia käytetään? Toiminnan kehittäminen Henkilöstön motivointi HEKSA tutkimus 2005 Palkkausjärjestelmien kehittäminen Toiminnan ohjaus Asetetaan tavoitteita toiminnalle Vaietaan tuloksista tai salataan niitä Tai miksi niitä ei käytetä? Esim. tuottavuuden kehittämisen esteet

82 Toiminnan kehittämisen esteet Työn teettämisen kalleus Ajan ja resurssien puute Osaamisen ja koulutuksen puute Johtuuko se, ettei toimintoja kehitetä siitä, että ei ole aikaa - vai se, että aikaa ei ole siitä, ettei toimintoja ole kehitetty?

83 SUORITUSKYVYN ANALYSOINTI (1/3) Mittareita ja informaatiota on paljon Mitä mitataan ja seurataan? taloudellisia lukuja sitä, mitä järjestelmä tuottaa sitä, mitä on helppo mitata sitä, mihin on totuttu Ei sitä, mikä kuvaa strategian toteutumista Yrityksen strategia ja sen mittarit_case Tulikivi KÄYTETÄÄNKÖ VÄÄRIÄ MITTAREITA??

84 SUORITUSKYVYN ANALYSOINTI (2/3) Mittarit ja mittausjärjestelmät tulisi arvioida uudelleen!! Pitäisi mitata sitä, mikä on tärkeää sitä, mikä on strategian mukaista sitä, mikä kertoo tulevaisuuden menestymisestä sitä, mikä kertoo sisäisten prosessien tehokkuutta kriittisiä menestystekijöitä enemmän muitakin kuin taloudellisia lukuja tasapainoisesti ja kattavasti Innovatiivisuuden mittaus

85 SUORITUSKYVYN ANALYSOINTI (3/3) Suorituskyvyn analysoinnissa ei ole yhtä totuutta Menetelmät ja mittarit tulee valita tarpeen ja tilanteen mukaan Analysoinnin tulos ja sen tulkinta riippuu tarkastelijasta ja näkökulmasta Johtajan mittarit kyselytutkimus 2003 Menestyvä yritys huomioi sidosryhmänsä tasapuolisesti Myös suorituskyvyn analysoinnissa

86 SUORITUSKYVYN MITTAAMISEN JA ANALYSOINNIN PERUSASIAT PÄÄKÄYTTÖTARKOITUS YKSINKERTAISUUS Käyttökelpoisuus Helppokäyttöisyys KUSTANNUSTEHOKKUUS YMMÄRRETTÄVYYS