Sisäasianministeriön tiliviraston (TV 240) taloussääntö

Transkriptio

1 Sisäasianministeriön tiliviraston (TV 240) taloussääntö Hallinto SISÄASIAINMINISTERIÖN JULKAISUJA 1/2007

2 SISÄASIAINMINISTERIÖ KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä Tekijät (toimielimestä, toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Sisäasianministeriö Julkaisun laji Toimeksiantaja Sisäasiainministeriö Toimielimen asettamispäivä Julkaisun nimi (myös ruotsinkielisenä) Sisäasiainministeriön tiliviraston (tv 240) taloussääntö Julkaisun osat Tiivistelmä Sisäasiainministeriön tiliviraston (tv 240) taloussääntö sisältää keskeiset valtion tiliviraston taloudenhoitoon liittyvät asiat. Tiliviraston talousääntö koskee kaikkia tilivirastoon 240 kuuluvia hallinnonalan virastoja. Taloussääntö sisältää seuraavat osa-alueet: 1) Yleistä 2) Tiliviraston taloushallinto-organisaatio 3) Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta 4) Maksuliike 5) Menojen käsittely 6) Tulojen käsittely 7) Kirjanpito ja muu laskentatoimi 8) Tilinpäätös 9) Omaisuuden hallinta 10) Taloushallinnon tietojärjestelmät 11) Toimenpiteet havaittaessa taloudenhoidossa virheitä ja väärinkäytöksiä 12) Muut määräykset Avainsanat (asiasanat) Sisäasiainministeriö, tilivirasto 240, taloussääntö Muut tiedot Verkkoversion ISBN-numero Sarjan nimi ja numero Sisäasiainministeriön julkaisu 1/2007 Kokonaissivumäärä 45 sivua Jakaja Sisäasiainministeriö Kieli Suomi ISSN Hinta 20 + alv Kustantaja Sisäasiainministeriö ISBN Luottamuksellisuus

3 SISÄASIAINMINISTERIÖ SISÄINEN MÄÄRÄYS Nro SM /Va-33 Antopäivä Voimassaoloaika alkaen toistaiseksi Säädösperusta asetus valtion talousarviosta (1243/1992, muut. 254/2004) 69 b Kumoaa ja korvaa korvaa vahvistetun sisäasiainministeriön taloussäännön (SM /Va-33) kumoaa sisäisen määräyksen tiliviraston 240 sisäisistä tapahtumista virastojen välillä (SM /Va-422) Kohderyhmät hallinnonalan virastot, ministeriön osastot, erilliset yksiköt, pysyvät neuvottelukunnat ja rahastot 1. YLEISTÄ Taloussäännön soveltamisala Tiliviraston päättämät muut ohjesäännöt Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO Tilivirastotehtävien organisointi tilivirastossa Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät Maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta päättäminen Tiliviraston johdon toimivaltuudet taloushallintotehtävissä TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen Kehysehdotusten laatiminen Talousarvioehdotusten ja tulostavoite-ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Tulostavoitteet Talousarvion tilijaottelu Arviomäärärahan ylittämisluvat Tiliviraston sisäiset budjetit ja tulostavoitteet Menorästien tileissä pitäminen Kassavirtasuunnittelu Valtion taloutta koskevat laskelmat ja selvitykset Talousarvion toteutumisen seuranta MAKSULIIKE Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa Muut pankkitilit Suoraveloitukset Kassatoiminnot Maksukortit ja asiakaskortit Rahastojen varat Maksuvälineiden hyväksyminen Verkkokaupan maksutavat Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen MENOJEN KÄSITTELY Yleiset hankintaperiaatteet Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt Maksut ulkomaille Matkamenot Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Kulukorvaukset Palkkamenot...20

4 37 Työterveyshuollon menot Määrärahan käyttöoikeuden myöntäminen toiselle tilivirastolle Valtionosuudet ja muut lakisääteiset valtionavut Valtionavustukset Muut siirtomenot Sijoitusmenojen käsittely TULOJEN KÄSITTELY Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Maksullisen toiminnan tulot Yhteistoiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta Yhteistoiminnan rahoitus toisilta valtion virastoilta ja laitoksilta EU-rahoitus Sponsorointi Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Erääntyneiden saatavien periminen Tileistä poistaminen Yhteisömyynti KIRJANPITO JA MUU LASKENTATOIMI Tiliviraston kirjanpitokokonaisuus Osakirjanpitojen valvonta Kirjanpidon tilit Kirjanpitokirjat Sähköiset menettelyt Tositteet Keskuskirjanpito Tilintekijäin kirjanpidosta määrääminen Valtuuskirjanpito Korkokustannus Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen järjestäminen Varastokirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito ja irtaimiston hallinta Poistosuunnitelma TILINPÄÄTÖS Tilinpäätökseen liittyvät yleiset määräykset Tilinpäätöksen hyväksyminen ja toimittaminen Tilinpäätöslaskelmien, tilinpäätöksen liitteiden ja tase-erittelyjen laatiminen Tiliviraston toimintakertomuksen laatiminen Tulosohjatun viraston ja laitoksen toimintakertomuksen laatiminen Ministeriön tilinpäätöskannanotto Valtion tilinpäätöstä varten toimitettavat selvitykset Hallinnonalan toiminnan tuloksellisuuden kuvauksen laatiminen Talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot Tiliviraston taseeseen sisällytetyt rahastot OMAISUUDEN HALLINTA Omaisuuden hallintaan liittyvät yleiset määräykset Arvopaperirekisteri Rahoitusomaisuuden säilyttäminen Kansallis- ja käyttöomaisuuden inventointi Omaisuuden luovutus Muut viraston omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset Vuokraus ja leasing Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT Taloushallinnon tietojärjestelmät TOIMENPITEET HAVAITTAESSA VIRHEITÄJA VÄÄRINKÄYTÖKSIÄ TALOUDENHOIDOSSA Havainnon tekijän vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus Väärinkäytöksistä ilmoittaminen Valtiontalouden tarkastusvirastolle Rikoksista ilmoittaminen EU-varojen hallinnoinnissa havaituista virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoittaminen Jatkotoimenpiteet MUUT MÄÄRÄYKSET Voimaantulo Taloussääntöjen toimittaminen tiedoksi...40

5 1 SISÄASIAINMINISTERIÖN TILIVIRASTON TALOUSSÄÄNTÖ 1. YLEISTÄ 1 Taloussäännön soveltamisala Sisäasiainministeriön hallinnonalan tulossuunnitelman, toiminta- ja taloussuunnitelman ja talousarvioehdotuksen valmistelussa ja laadinnassa, valtion talousarvion toimeenpanossa, valtion tilinpäätöskertomuksen valmistelussa, tilinpäätöskannanoton valmistelussa, tilivirastolle kuuluvien tehtävien hoitamisessa sekä sisäisessä valvonnassa ja riskien hallinnassa noudatetaan tätä taloussääntöä. Tämän taloussäännön määräykset koskevat myös Palosuojelurahastoa. Palosuojelurahasto on sisäasiainministeriön hoidossa ja valvonnassa. Sisäasiainministeriön tehtävänä on valvoa rahaston taloutta ja toimintaa. Palosuojelurahaston kirjanpidon hoitamisesta vastaa sisäasiainhallinnon palvelukeskus. Taloussääntöä noudatetaan soveltuvin osin myös muissa rahastoissa sekä neuvottelu-, lauta- tai toimikunnissa, jotka toimivat tilivirastoon kuuluvan viraston tai laitoksen yhteydessä tai hoidossa. Taloussäännön määräyksiä noudatetaan myös tiliviraston kautta kulkevien läpikulkuerien taloushallinnollisessa käsittelyssä. Valtion taloudenhoitoa koskevat yleissäännökset ovat valtion talousarvioista annetussa laissa (423/1988) ja valtion talousarvioista annetussa asetuksessa (1243/1992). Tiliviraston taloudenhoitoon sovellettavaksi tuleva muu keskeisin lainsäädäntö, hallinnolliset määräykset ja ohjeet on lueteltu liitteessä 1. Taloussäännön perusteella on annettu sisäinen määräys edustamisesta ja vieraanvaraisuuden osoittamisesta sekä henkilöstötilaisuuksista (SM /Va-422). Tarkempia ohjeita tämän taloussäännön soveltamisesta antaa tilivirastotehtävistä vastaavan sisäasiainministeriön talousyksikkö. Sisäasiainhallinnon palvelukeskus voi antaa työjärjestyksensä mukaisesti tarkempia ohjeita kirjanpito- ja maksuliiketehtävien hoidosta sekä muista palvelukeskuksen tehtäväksi palvelusopimuksen puitteissa annetuista taloushallinnon asioista. Ministeriön tulosohjaaman viraston antamien virastokohtaisten ohjeiden tulee olla tämän taloussäännön mukaisia. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa noudatetaan tätä taloussääntöä. Virastokohtaiset ohjeet on annettava tiedoksi tilivirastolle. 2 Tiliviraston päättämät muut ohjesäännöt Taloussäännön lisäksi tilivirastossa voi olla myös muita ohjesääntöjä ja taloushallintoa koskevia tarkentavia määräyksiä ja ohjeita. Koko tilivirastoa koskee hallinnonalan hankintaohje. Taloussääntöön kuuluvista asioista annettujen koko tilivirastoa koskevien sisäisten ohjeiden ja määräysten luetteloinnista vastaa tilivirasto.

6 2 Taloussäännön perusteella annettujen koko tilivirastoa koskevien ohjeiden lisäksi virastossa on virastokohtaisia muita ohjeita tai ohjesääntöjä kuten arkistoinnin ja sisäisen tarkastuksen ohjesäännöt sekä muut vastaavat ohjesäännöt. Virastokohtaisten ohjeiden ja määräysten luetteloinnista vastaa ohjeen antanut virasto. Ohjeet on toimitettava tiedoksi tilivirastolle ja sisäasianhallinnon palvelukeskukselle. 3 Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla varmistetaan, että virastossa ja laitoksessa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt. Tässä taloussäännössä sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan viraston toimintarutiineihin sisältyvää jatkuvaa talouden, toiminnan ja omaisuuden turvaamisen kontrollia, virheiden ja ei- toivottujen menettelyjen ehkäisemistä, toimintaa koskevien ohjeiden, määräysten ja säädösten noudattamisen ja informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamista sekä taloudellisuuden edistämistä. Asianmukaisesti järjestetty sisäinen valvonta ja riskienhallinta turvaa osaltaan viraston johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston taloudesta ja toiminnasta. Viraston on huolehdittava siitä, että sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty sen omassa toiminnassa sekä toiminnassa, josta virasto tai laitos vastaa. Sisäisen valvonnan järjestämistä johtaa ja sen asianmukaisuudesta ja riittävyydestä vastaa viraston ja laitoksen johto (L valtion talousarviosta 423/1988). Menettelyiden on myös käsitettävä viraston tai laitoksen vastattavana tai välitettävänä olevien varojen hoito sekä ne viraston ja laitoksen toiminnot ja tehtävät, jotka se on antanut toisten virastojen ja laitosten, yhteisöjen tai yksityisten tehtäväksi tai josta se muuten vastaa. Tilivirastona toimivan viraston 1 momentissa tarkoitettujen menettelyjen tulee käsittää myös sille kuuluvat tilivirastotehtävät. Sisäisen valvonnan menettelyissä on otettava huomioon Euroopan yhteisön oikeudesta aiheutuvat, viraston ja laitoksen toimintaan kohdistuvat vaikutukset. Lisäksi on otettava huomioon sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat yleiset standardit ja suositukset (A valtion talousarviosta 1243/1992). Virastoissa ja laitoksissa vuosittain käytävien tuloskeskustelujen tulee ainakin viraston ja sen yksiköiden päälliköiden tasolla sisältää selvitys sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelyistä. Viraston päällikkö antaa toimintakertomukseen sisältyvän sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman sekä päättää talousarvioasetuksen 69 c :n n mukaisesta taloudenhoidon valvontatoimesta tai hallinnollisesta tarkastuksesta ja siitä laadittavista tarvittavista asiakirjoista. Lääninhallituksissa maaherra antaa arvionti- ja vahvistuslausuman myös paikallispoliisin, kihlakunnanvirastojen ja maistraattien osalta.

7 3 2. TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO 4 Tilivirastotehtävien organisointi tilivirastossa Sisäasiainministeriön tilivirasto muodostuu ministeriön osastoista ja erillisyksiköistä sekä niiden eri toimialoilla tulosohjaamista virastoista ja laitoksista. Tilivirastoon sisäasiainministeriön ohella kuuluvia taloushallinnon ohjeistuksesta ja seurannasta vastaavia virastoja ovat: rajavartiolaitos, Etelä-Suomen lääninhallitus, Länsi-Suomen lääninhallitus, Itä-Suomen lääninhallitus, Oulun lääninhallitus, Lapin lääninhallitus, Helsingin kihlakunnan poliisilaitos, keskusrikospoliisi, suojelupoliisi, liikkuva poliisi, poliisin tekniikkakeskus, Poliisikoulu, Poliisiammattikorkeakoulu, Poliisin tietohallintokeskus, Pelastusopisto, Väestörekisterikeskus, Ulkomaalaisvirasto, Hätäkeskuslaitos ja sisäasiainhallinnon palvelukeskus (myöh. palvelukeskus). Kukin virasto muodostaa kirjanpitojärjestelmässä organisaation. Lääninhallituksen organisaatioon kuuluvat sen alaisina virastoina läänin kihlakunnanvirastot, maistraatit ja paikallispoliisi. Poliisikoulu ja poliisiammattikorkeakoulu on kirjanpitojärjestelmässä yhdistetty lukien. Lääninhallituksen ohjaukseen kuuluu tulosohjauksen lisäksi sen valvominen, että sen ohjauksessa olevien virastojen sisäinen ohjeistus on asianmukaista sekä asiantuntija-avun antaminen tässä tarkoituksessa sekä tarvittava alueellinen koordinointi. Lääninhallitus tuottaa alaisensa viraston kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti alueellisesti yhtenäistä talousseuranta-aineistoa siltä osin kuin palvelukeskuksen tuottama kirjanpitoaineisto ei ole riittävää. Lääninhallituksen ja sen ohjauksessa olevan viraston tehtäväjako todetaan virastokohtaisissa tarkentavissa ohjeissa. Hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelman, tulossuunnitelman, valtion tilinpäätöskertomuksen sekä hallinnonalan menokehysten ja talousarvioehdotuksen laadinnan ohjeistamisesta ja valmistelusta vastaa sisäasiainministeriön talousyksikkö. Sisäasiainhallinnon palvelukeskus vastaa ministeriön ohjauksessa tilivirastolle määrättyjen kirjanpito- ja maksuliikennetehtävien hoidosta. Muiden taloushallinnon tehtävien hoidosta tiliviraston sisällä on sovittu erikseen sisäasiainministeriön osastojen ja palvelukeskuksen välisissä toimialakohtaisissa palvelusopimuksissa sekä näitä tarkentavissa virastokohtaisissa liitteissä.

8 4 Ministeriö antaa koko tilivirastoa koskevan lakiin tai asetukseen sekä valtiovarainministeriön tai Valtiokonttorin ohjeistukseen perustuvan koko tilivirastoa koskevan ohjeistuksen. Ministeriö antaa myös koko tiliviraston tilinpäätöstä koskevan ohjeistuksen. Kirjanpito- ja maksuliiketehtäviin liittyvän ohjeistuksen antaa palvelukeskus. Palvelukeskus antaa myös palvelukeskuksen ja virastojen välisten palvelusopimusten mukaisesti muihin talous- ja henkilöstöhallinnon käytännön menettelyihin liittyvän ohjeistuksen. Palkanlaskennan tietojen sisällöllisestä ja muodollisesta oikeellisuudesta vastaa työnantajana toimiva virasto. Tilivirastolla on yksi maksupiste, tilivirastona toimiva sisäasiainministeriö. 5 Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät Palosuojelurahaston laskut tarkastetaan ja hyväksytään Palosuojelurahastossa. Palosuojelurahaston maksuliikkeestä ja kirjanpidosta vastaa palvelukeskus. Palvelukeskus tekee Palosuojelurahaston tilinpäätöslaskelmat, liitteet ja rahoituslaskelman, jotka Palosuojelurahaston hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa. Tilinpäätöstä varmentavat tase-erittelyt tehdään palvelukeskuksessa ja niiden laatija allekirjoittaa ne. Lääninhallituksissa hoidetaan toisten tilivirastojen puolesta seuraavia taloushallintoon liittyviä tehtäviä: - Valtion eräät lainat, mm. maan- ja metsänparannuslainat - Apteekkimaksut - Puolustusmaksut - Palosuojelumaksut - Regale- maksut - Hirvihuutokauppatuotot - PRH- maksut (patentti- ja rekisterihallitus) - AKE- maksut (ajoneuvohallintokeskus) - Sakkojen muuntorangaistukset ja todistelukustannusten ennakot (oikeusrekisterikeskus) - Aluevalvojien palkkiot Muiden kuin lakiin tai asetukseen perustuvien taloudenhoidon tehtävien tiliviraston vastattavaksi ottamisesta päättää ministeriön talousjohtaja. 6 Maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta päättäminen Mahdollisten maksupisteiden perustamisesta ja tilintekijöiden määräämisestä päättää ministeriön talousjohtaja. Päätettäessä maksupisteiden tai tilintekijöiden perustamisesta tai muusta olennaisesta tehtävien hoitamisesta, joka vaikuttaa tiliviraston sisällä taloushallinnon tehtävänjakoon ministeriön, palvelukeskuksen ja muiden tilivirastoon kuuluvien virastojen välillä, on kuultava sitä virastoa tai laitosta, johon muutos kohdistuu. Arvioitaessa tarvetta perustaa maksupiste tulee huomioida maksuliikkeen ja kirjanpidon hajauttamiseen liittyvät näkökohdat hyötyjen, kustannusten ja riskien osalta.

9 5 Tilintekijälle voidaan antaa vain sellaisia maksujen perimiseen liittyviä tehtäviä, jotka on lailla määrätty valtion tehtäväksi. 7 Tiliviraston johdon toimivaltuudet taloushallintotehtävissä Tiliviraston johdolla tai sen määräämällä on ministeriön työjärjestyksen perusteella toimivalta ohjeistaa taloushallintotehtävissä tilivirastoon kuuluvia sellaisia virastoja tai laitoksia, joiden erillinen hallinto ja tehtävät perustuvat lakiin tai asetukseen, mikäli tämä on tilivirastokokonaisuuden taloushallinnon yhtenäisyyden kannalta välttämätöntä. Tiliviraston johdolla tai sen määräämällä on oikeus tarkastaa taloushallinnon järjestelmissä suojattuna yksikkönä olevan suojelupoliisin taloushallintoa ja tilinpitoa siltä osin, kun se tiliviraston taloushallinnon yhtenäisyyden kannalta on välttämätöntä. 3. TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 8 Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen Sisäasiainministeriön hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tulossuunnitelma laaditaan vuosittain joulukuun loppuun mennessä valtiovarainministeriön, ja sisäasiainministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tulossuunnitelma laaditaan ministeriön osastojen ja erillisyksiköiden esitysten perusteella. Valmisteluprosessista ja suunnitelmien kokoamisesta vastaa talousyksikkö. Toiminta- ja taloussuunnitelmassa esitetään ministeriön näkemys suunnittelukauden keskeisistä toimintaympäristön muutoksista, toiminnan painopisteistä ja päätoimintalinjoista sekä yhteiskunnallisista vaikuttavuustavoitteista, toiminnallisista tuottavuus-, taloudellisuus- ja kannattavuustavoitteista sekä muista tulostavoitteista sekä hallinnonalan menoista ja tuloista. Tulossuunnitelmassa vahvistetaan talousarviovuoden toiminnalliset tulostavoitteet, henkisten voimavarojen hallintaan ja kehittämiseen liittyvät tavoitteet, keskeisimmät hankkeet ja hankintamenettelyt sekä ministeriön toimintamenomäärärahan jako. Toiminta- ja taloussuunnitelman ja tulossuunnitelman laadinnan perustana ovat hallitusohjelma, hallituksen strategia-asiakirja, politiikkaohjelmat, ministeriön johtoryhmän, turvallisuusasiain johtoryhmän sekä hallinnon ja aluekehityksen johtoryhmän linjaukset, ministeriön ja alaisen hallinnon väliset tulosneuvottelut, ministeriön sisäiset tuloskeskustelut, valtioneuvoston menokehyspäätös sekä eduskunnan hyväksymä valtion talousarvio. Hallinnonalan virastot laativat oman toiminta- ja taloussuunnitelman sekä tulossuunnitelman tämän taloussäännön sekä sisäasiainministeriön, valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelman sekä tulossuunnitelman hyväksyy kansliapäällikön esittelystä ministeri ministeriön johtoryhmän käsiteltyä asian. Ministereiden hyväksymä toiminta- ja taloussuunnitelma toimitetaan valtiovarainministeriölle, Valtiokonttorille ja Valtiontalouden tarkastusvirastolle sekä hallinnonalan virastoille ja laitoksille.

10 6 Hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelman sekä tulossuunnitelman tultua hyväksytyksi ministeriön talousyksikkö huolehtii niiden julkaisemisesta Valtiokonttorin ohjeiden mukaisesti. Suojelupoliisin toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tulossuunnitelma ovat salassa pidettäviä asiakirjoja. Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tulossuunnitelma on käsiteltävä yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetun lain ja hallinnonalakohtaisten yhteistoimintasopimusten mukaisesti. 9 Kehysehdotusten laatiminen Sisäasiainministeriön hallinnonalan kehysehdotus laaditaan valtiovarainministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallinnonalan virastojen kehysehdotukset laaditaan sisäasiainministeriön ja ministeriön toimialojen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Kukin ministeriön osasto ja erillisyksikkö laatii esityksensä kehysehdotukseksi omalta ja hallinnoimiensa momenttien osalta saatuaan ja yhdisteltyään ehdotukset alaisesta hallinnostaan. Hallinnonalan kehysehdotuksen valmistelusta ja kokoamisesta vastaa ministeriön talousyksikkö. Hallinnonalan kehysehdotuksen hyväksyy kansliapäällikön esittelystä ministeri, minkä jälkeen ministeriön talousyksikkö huolehtii sen toimittamisesta valtiovarainministeriölle. 10 Talousarvioehdotusten ja tulostavoite-ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Sisäasiainministeriön hallinnonalan talousarvioehdotus laaditaan valtiovarainministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallinnonalan virastojen esitykset talousarvioehdotukseksi laaditaan sisäasiainministeriön ja ministeriön toimialojen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Kukin ministeriön osasto ja erillisyksikkö tekee esityksensä talousarvioehdotukseksi tulostavoitteineen omalta tai hallinnoimiensa momenttien osalta. Hallinnonalan talousarvioehdotuksen valmistelusta ja kokoamisesta vastaa ministeriön talousyksikkö. Hallinnonalan talousarvioehdotuksen hyväksyy kansliapäällikön esittelystä ministeri, minkä jälkeen ministeriön talousyksikkö huolehtii sen toimittamisesta valtiovarainministeriölle. 11 Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Sisäasiainministeriön hallinnonalan lisätalousarvioehdotus laaditaan ministeriössä valtiovarainministeriön ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallinnonalan virastojen esitykset lisätalousarvioehdotukseksi laaditaan sisäasiainministeriön ja ministeriön toimialojen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

11 7 Lisätalousarvioehdotus laaditaan noudattaen samaa menettelyä kuin varsinaisen talousarvion laadinnassa. 12 Tulostavoitteet Sisäasiainministeriön hallinnonalalla sovelletaan ministeriön ja hallinnonalan virastojen ja laitosten välillä tulosohjausta. Toiminnan ja talouden suunnittelulla tuetaan hallinnonalan tulosohjausta ja ministeriön tulosjohtamista. Suunnitteluasiakirjoja ovat hallinnonalan toiminta- ja taloussuunnitelma, hallinnonalan tulossuunnitelma, talousarvioehdotus, lisätalousarvioehdotus, ehdotus arviomäärärahan ylittämisestä, talousarvion tilijaottelu, tulossopimukset, sisäiset budjetit ja muut mahdolliset toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvät asiakirjat. Suunnitteluasiakirjat valmistellaan toimialoittain ministeriön asianomaisen osaston johdolla ja riittävässä yhteistyössä muiden osastojen ja ministeriön talousyksikön kanssa. Kansliapäällikkö sopii yhteiskunnallisista vaikuttavuustavoitteista ja toiminnallisista tulostavoitteista sekä tarvittavista voimavaroista alustavasti ministeriön osastojen ja osastot sisällään sekä alaistensa virastojen ja laitosten kanssa. Toiminnan ja talouden suunnittelua, suunnitelma- ja toimeenpanoasiakirjojen laadintaa ja tulostavoitteiden toteutumista koskevat merkittävimmät asiat käsitellään ministeriön johtoryhmässä. Sisäasiainministeriö käy hallinnonalansa virastojen kanssa tulosneuvottelut, joissa sovitaan virastojen tulostavoitteista ja voimavaroista. Tulossopimus vahvistetaan molempien osapuolien allekirjoituksilla. Ministeriön talousyksikkö vastaa ministeriön vahvistamien tulostavoitteiden toimittamisesta tiedoksi valtiovarainministeriölle, valtiontilintarkastajille, Valtiokonttorille ja Valtiontalouden tarkastusvirastolle. Sisäasiainministeriön ja virastojen väliset tulossopimukset julkaistaan Valtiokonttorin ohjeiden mukaisesti Valtiokonttorin ylläpitämään Netra-järjestelmään. Sisäasiainministeriön hallinnonalan virastoissa sovelletaan tulosjohtamista virastojen käytäntöjen mukaisesti. 13 Talousarvion tilijaottelu Hallinnonalan tilijaotteluun sisällytetään pääluokan luvut ja momentit, eduskunnan päättämät ja ministeriön tarpeellisiksi katsomat käyttösuunnitelmat tai lisäjaottelut sekä tulojen kertymisen ja määrärahojen käytön perusteet osoittavat säädösviittaukset. Viivalla merkittyä lisäjaottelua voidaan muuttaa ministeriön päätöksellä.

12 8 Ministeriön osastojen valmistelun perusteella ministeriön talousyksikkö kokoaa tilijaottelun, jonka talousjohtaja vahvistaa. Tilijaotteluun tehtävistä muutoksista päättää asianomainen osasto. Lisätalousarviosta aiheutuvat muutokset vahvistaa talousjohtaja. Ministeriön talousyksikkö toimittaa vahvistetut tilijaottelut ja niiden muutokset välittömästi tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirastolle, Valtiokonttorille, asianomaisille virastoille ja palvelukeskukselle. 14 Arviomäärärahan ylittämisluvat Esitys arviomäärärahan ylittämisestä tehdään ohjauksesta ja määrärahan hallinnoinnista vastaavassa ministeriön yksikössä varainhoitovuoden marraskuun loppuun mennessä, kuitenkin hyvissä ajoin ennen tilinpäätöksen valmistumista. Arviomäärärahan ylittämistä koskeva ministeriön päätös, josta on pyydetty valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnan (valtiovarainministeriön) lausunto, osoitetaan maksavalle tai jakavalle yksikölle ja lähetetään tiedoksi valtiovarainministeriölle, Valtiokonttorille, Valtiontalouden tarkastusvirastolle, ministeriön talousyksikölle ja palvelukeskukselle. 15 Tiliviraston sisäiset budjetit ja tulostavoitteet Virastolle myönnetyistä muista sen käytössä olevista määrärahoista on laadittava käyttösuunnitelma. Käyttösuunnitelmat hyväksytään työjärjestysten määräämällä tavalla. 16 Menorästien tileissä pitäminen Ministeriön talousjohtaja päättää sisäasiainhallinnon pääluokkaan kuuluvien määrärahojen osalta tiliviraston menorästien tileissä pitämisestä sen viraston perustellusta esityksestä, jonka käyttöön myönnettyjä määrärahoja menorästi koskee. Lupaa menorästien tileissä pitämiseksi muiden määrärahojen osalta hakee ministeriön talousyksikkö sen viraston perustellusta esityksestä, jonka käyttöön myönnettyjä määrärahoja menorästi koskee. Jos varainhoitovuonna tulee maksettavaksi edelliseen vuoteen kohdistuva meno, jonka suorittamista varten tarvittavia varoja ei ole voitu siirtää varainhoitovuodelle menorästinä, voidaan meno maksaa kuluvan vuoden määrärahasta viraston menon hyväksyjän päätöksellä, mikäli kuluvan vuoden määrärahaa voidaan käyttää menoa vastaavaan tarkoitukseen ja määrärahasta on jäänyt käyttämättä vähintään menoa vastaava määrä (arviomäärärahan osalta ylityslupa huomioiden). Merkittävät edelliseen vuoteen kohdistuvat menot on luetteloitava virastossa ja luettelo on toimitettava palvelukeskukselle tilinpäätöksen yhteydessä. 17 Kassavirtasuunnittelu Tiliviraston kassavirtalaskelma laaditaan etukäteen tiedettävistä menoeristä kerran kuukaudessa ennusteena valtion keskitettyyn kassanhallintajärjestelmään. Kassavirtalaskelmien tekemisestä vastaa palvelukeskus.

13 9 Kassavirtalaskelmat tehdään nettopalkoista, ennakonpidätyksistä, sosiaaliturvamaksuista ja valtionosuuksista ja -avustuksista kunnille sekä muista kulutusmenoista. Kassavirtalaskelmat muista kulutusmenoista tehdään kuukausikohtaisesti seuraavalle kuukaudelle keskiarvolaskelmana. Arviota täsmennetään seuraavan pankkipäivän tapahtumien perusteella päivittäin. Tällöin pankkiin toimitettu maksatusaineisto toimii teknisenä limiittinä. Kassavirtalaskelmat tuloista tehdään toimialakohtaisten arvioiden perusteella. Virastot vastaavat omien tuloarvioidensa tekemisestä. Palvelukeskus vastaa tilivirastotasoisten tuloarvioiden kokonaisuudesta. 18 Valtion taloutta koskevat laskelmat ja selvitykset Ministeriön talousyksikkö kokoaa ja laatii tarvittaessa talousarvioasetuksen 21 :ssä säädetyt hallinnonalakohtaiset kassamenoja ja kassatuloja koskevat laskelmat sekä muut valtiovarainministeriön tarpeelliseksi katsomat selvitykset. Ministeriön talousyksikkö voi talousjohtajan päätöksellä siirtää laskelmien tekemisen tai selvitysten kokoamisen palvelukeskuksen hoidettavaksi. 19 Talousarvion toteutumisen seuranta Tiliviraston sisäisen budjetin toteutumista seurataan kuukausittain. Tilivirastoon kuuluvat virastot ja laitokset vastaavat omien budjettiensa toteutumisen seurannasta. Tilivirastokokonaisuuden osalta talousarvion toteutumisen seurannasta vastaa palvelukeskus. Ministeriön talousyksikkö seuraa talousarvion toteutumista Valtiokonttorin tili-ilmoitusten sekä tietojärjestelmästä saatavan kuukausiraportoinnin perusteella. Tiliviraston tilinpäätösraportoinnista sekä valtion tilinpäätökseen tulevasta raportoinnista määrätään luvussa MAKSULIIKE 20 Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa Tiliviraston maksuliiketilit avataan ja lopetetaan Valtiokonttorin kautta. Tilivirastolla on yksi maksuliikemenotili, jonka hoitamisesta vastaa palvelukeskus ja johon käyttöoikeudet on vain palvelukeskuksen henkilöstöllä. Tilivirastolla ja siihen kuuluvilla virastoilla voi olla useampia maksuliiketulotilejä. Meno- ja tulotilien avauspyynnöt ja tarpeettomaksi käyneiden tilin lakkauttamispyynnöt sekä tileihin liittyvät sopimukset (esimerkiksi tileihin liittyvien palvelujen muutoksista) tekee palvelukeskuksen talouspalvelupäällikkö tai hänen sijaisensa. Maksuliikemenotilin käyttöoikeuksista ja niiden muuttamisesta esitykset tilivirastolle tekee palvelukeskus. Maksuliiketileihin liittyvät rahahuoltosopimukset tekee asianomainen virasto. Sopimukset on toimitettava tiedoksi Valtiokonttorille. Sopimusten tekemiseen liittyvistä menettelyistä on tarkemmin ohjeistettava virastokohtaisissa ohjeissa.

14 10 Maksuliiketiliä käyttää aina yhdessä kaksi henkilöä, joista ainakin toisen tilinkäyttöoikeuksien on oltava valtuustasoa 2. Tilien kate- ja tyhjennyskirjaukset muilta tileiltä tiliviraston yleisille tileille sekä tiliviraston yleisiltä tileiltä valtion tileille tehdään päivittäin. Tilivirasto ylläpitää luetteloa käytössä olevista maksuliikemeno- ja maksuliiketulotileistä sekä tilien käyttöön ja koneellisen maksuaineiston lähettämiseen oikeutetuista sekä muista tilin käyttäjistä. Tilintekijäin käyttöön avattavien valtion maksuliiketilien perustamisesta ja näiden tilien hoidosta mukaan lukien tilien katteiden siirrot ja tilitykset päättää ministeriön laskentapäällikkö. 21 Muut pankkitilit Muiden pankkitilien avaamisesta päättää palvelukeskuksen esityksestä ministeriön laskentapäällikkö Valtiokonttorin antamien ohjeiden mukaisesti. Valuuttatilien ja muiden saldollisten pankkitilien avaamiseen tarvittavien lupien hakemisesta valtiovarainministeriöstä päättää ministeriön laskentapäällikkö. Lääninhallitusten budjettitalouden piiriin kuulumattomien maksutalletuslain mukaisiin talletuksiin liittyvien pankkitilien avaamisesta päättävät lääninhallitukset. Palvelukeskus valvoo hoidossaan olevien pankkitilien lupaehtojen noudattamista. Virastot vastaavat lupaehtojen noudattamisesta hoidossaan olevien tilien osalta. 22 Suoraveloitukset Suoraveloituksena voidaan maksaa palkkoja ja pankkipalvelumaksuja. Rahalaitokselle annettavasta suoraveloitukseen oikeuttavasta tilinkäyttövaltuudesta päättää ja sitä koskevat sopimukset tekee ministeriön laskentapäällikkö. Palvelukeskus valvoo suoraveloituksia osana tiliotteiden käsittelyä siltä osin kuin veloitustili on palvelukeskuksen hoidossa. Virastot valvovat suoraveloituksia hoidossaan olevien tilien osalta. 23 Kassatoiminnot Kassan perustaminen, aukioloajat ja enimmäismäärät Tilivirastoon voidaan perustaa kassoja valtion tulojen vastaanottamista ja vähäisten menojen maksamista varten tarpeen mukaan. Kassojen perustamisesta päättää virasto. Kassavarojen enimmäismääristä ja aukioloajoista päätetään virastokohtaisissa ohjeissa. Kassojen ja sivukassojen luetteloinnista (vastuutaho ja säilytyspaikka) vastaa palvelukeskus. Viraston on ilmoitettava vanhojen kassojen lakkauttamisesta tai uusien avaamisesta palvelukeskuksen talouspalvelupäällikölle.

15 11 Kassasta maksuja suoritetaan ja kassaan vastaanotetaan tuloja vain tapauksissa, joissa maksuliikejärjestelmän käyttö ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Kassasuoritusten tositteet Kassaan suoritetuista maksuista on tehtävä suorituspäivän osoittavalla merkinnällä varustettu juoksevasti numeroitu tosite. Tositteessa on mainittava maksun suorittaja, maksun aihe, suoritettu euromäärä ja kirjanpidon tilit. Suorituksesta on annettava maksajalle päivätty kassakuitti. Maksun tapahtuessa käteisenä kassasta on tositteeseen merkittävä maksun saaja, maksun aihe, maksettu euromäärä, maksupäivä, maksunsaajan allekirjoitus, arvonlisäveron määrä verokannoittain eriteltynä ja kirjanpidon tilit. Milloin maksuvelvollisia on useita ja maksun suorittaa yksi maksuvelvollisista muidenkin puolesta, tulee tositteeseen merkitä, kenen puolesta suoritus tapahtuu. Kassatositteiden asiatarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatetaan 30 :n määräyksiä. Virastojen on pidettävä käteiskassojen rahaliikkeestä kassakirjaa, johon tehdään päivittäin kirjausmerkinnät ja joka päätetään kuukausittain. Kassakirja voidaan korvata kassakoneella tai muulla rekisteröintitavalla, joiden käytöstä on tarkemmin ohjeistettava virastokohtaisissa ohjeissa. Käteiskassan varojen täydennystä varten on pyydettävä palvelukeskukselta valtakirja, jolla täydennys saadaan nostettua tiliviraston maksuliikemenotililtä. Myös maksutalletuslain mukaisten talletusten nostaminen hoidetaan valtakirjamenettelyn avulla, ellei suorituksia hoideta tilisiirtona. Virastojen on toimitettava palvelukeskukselle luettelo henkilöistä, jotka voivat pyytää valtakirjaa rahan nostoa varten sekä ilmoitettava kertanoston enimmäismäärä. Viraston on allekirjoitettava luettelo ja valtakirjapyyntö. Virasto täsmäyttää kassavaransa viraston kassakirjaan ja kirjanpitoon kauden sulkemisen yhteydessä kuukausittain. Käteisvarojen säilytys Virastojen on säilytettävä käteisvarat, shekit, arvopaperit, kassatosite- ja maksulomakkeet lukitussa säilytyspaikassa. Kassan avainten säilyttämisestä ohjeistetaan virastokohtaisesti. Kassan tarkastus Kassan tarkastusvastuusta päätetään ja tarkastuksesta ohjeistetaan virastokohtaisissa ohjeissa. Kassan tarkastus suoritetaan aikaa ennalta ilmoittamatta vähintään neljä kertaa vuodessa. Tarkastuksesta tehdään päivätty ja allekirjoitettu merkintä kassakirjaan. Lisäksi kassan tarkastus on tehtävä aina, kun kassan hoidosta vastaava henkilö vaihtuu tai kun on aihetta epäillä, että kassanhoidossa on toimittu virheellisesti.

16 12 Muut kassahoitoon liittyvät asiat Poliisin käytössä olevan kassajärjestelmän yleisohjauksesta vastaa sisäasiainministeriön poliisiosasto ja tietojärjestelmän ylläpitoon liittyvistä tehtävistä vastaa poliisin tietohallintokeskus. Maistraattien käytössä olevan kassajärjestelmän yleisohjauksesta ja tietojärjestelmien ylläpitoon liittyvistä tehtävistä vastaa Itä-Suomen lääninhallituksessa toimiva maistraattien kehittämisyksikkö. 24 Maksukortit ja asiakaskortit Virastot voivat hankkia menojen maksamiseen valtion Eurocard - maksuaikakortteja. Tämän lisäksi käytössä voi olla taksikortteja, VR:n matkatilikortteja, Matkahuollon liikematkakortteja sekä kauppaliikkeiden ja lentoyhtiöiden asiakaskortteja. Kortteja voidaan hakea henkilön nimiin tai yhteiskäyttöön. Ulkomaan maksuaikakortit on aina haettava henkilön nimiin. Lisäksi virastolla voi olla käytössä Business Eurocard Matkatili. Hankittuja maksuaika- ja asiakaskortteja saa käyttää virkatehtäviin välittömästi liittyvistä toimenpiteistä aiheutuvien menojen maksamiseen ja kuitit on toimitettava laskun liitteeksi. Luottokorttiyhtiön koontilaskujen liitteeksi on kuittien lisäksi liitettävä korttiyhtiön palvelusta saatava tapahtumatasoinen erittely. Korteista saadut asiakasedut ja hyvitykset tulee käyttää viraston hyväksi. Kortteja ei saa aktivoida niin, että ostot veloitetaan suoraan tiliviraston maksuliikemenotililtä. Korttien palvelusopimusten hyväksymisestä, kortteihin liittyvästä enimmäiskäyttörajasta, korttien luetteloinnista, tarpeettomien korttien lakkauttamisesta ja korttien käyttöä koskevien tarkempien ohjeiden antamisesta on ohjeistettava tarkemmin virastokohtaisesti. Kortin käytöstä, turvallisesta säilyttämisestä sekä käyttöä koskevien ohjeiden noudattamisesta vastaa henkilö, jolle kortti on luovutettu. Laskun hyväksyjä valvoo korttien käyttöehtojen noudattamista. Muiden kuin edellä mainittujen maksuaikakorttien käyttäminen vaatii poikkeuslupaa Valtiokonttorilta. Virasto vastaa lupahakemuksen tekemisestä. Valtiokonttorilta saatu lupa on toimitettava tiedoksi tilivirastolle. 25 Rahastojen varat Palvelukeskuksen hoidossa olevat Palosuojelurahaston varat hoidetaan ministeriön pankkitilien ja kassan välityksellä. Stipendirahastojen osalta varojen hoidossa käytetään niitä hallinnoivan viraston pankkitilejä ja kassaa. 26 Maksuvälineiden hyväksyminen Kassaan voidaan ottaa rahasuorituksena myös pankkivekseli tai varmennettu shekki.

17 13 Pankkikortti tai maksuaika- ja luottokortti voidaan ottaa tulojen perinnässä vastaan maksuvälineenä, jos virastolla tai laitoksella on tähän mahdollisuus. Korttien käsittelyssä on noudatettava pankin tai muun rahoituslaitoksen tästä antamia ohjeita. Maksukortinlukijaa käytettäessä tiliksi voidaan ohjelmoida ainoastaan maksupisteen tai tilintekijän käytössä oleva pankkitili. Pankkivekseli, shekki tai pankkikorttimaksun vastaanottajan tositekappale on esitettävä pankille lunastettavaksi viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmantena pankkipäivänä sen kassaan luovuttamisesta. Perittäessä maksuja tilivirastolle on pankki-, maksuaika- ja luottokorttien, shekkien, pankkivekseleiden ja muiden mahdollisten maksuvälineiden voimassaolo, kate- ja luottovaraus sekä maksajan henkilöllisyys tarkastettava noudattaen pankin tai muun rahoituslaitoksen antamia ohjeita. 27 Verkkokaupan maksutavat Internetin kautta tehtävissä hankinnoissa voidaan maksuja suorittaa tiliviraston maksuaikakorttia käyttäen vain Valtiokonttorin antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Kortin tietoja ei saa koskaan lähettää salaamattomassa yhteydessä tai sähköpostissa. Tehdyistä ostoista on tulostettava kuvaus ostoista ja maksuehdoista sekä myyjän kuittaus maksun hyväksymisestä. Nämä liitetään tositteeksi luottokorttilaskuun. Internetin kautta tehtävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankintamenettelyistä annettuja ohjeita. Ennen hankintaan ryhtymistä on varmistauduttava voimassa olevasta kilpailutetusta sopimuksesta. 28 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Maksunsaajan pankkiyhteystietojen tulee perustua kirjalliseen ilmoitukseen. Maksunsaajan pankkiyhteystiedot tallennetaan palvelukeskuksessa keskitetysti ylläpidettävään taloushallintojärjestelmän liikekumppanirekisteriin. Samalla palvelukeskus tarkistaa, että toimittaja on ennakkoperintärekisterissä. Liikekumppanirekisterin tiedot siirtyvät ajastettuna linjasiirtona ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Laskun perustietoja palvelukeskuksessa täydentävän on varmistuttava siitä, että liikekumppanirekisterissä olevat maksunsaajan nimi ja tilinumero vastaavat käsiteltävän laskun tietoja. Palvelukeskus tulostaa liikekumppanirekisterin vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä sähköiseen arkistoon säilytettäväksi. Maksatuksiin liittyvät työnkulut on palvelukeskuksessa järjestettävä niin, että laskun perustietoja täydentävät henkilöt eivät voi tallentaa saajien pankkitilejä ja niiden muutoksia. Muutettaessa valtionapua saavien pankkitilitietoja tai muita tietoja liikekumppanirekisterissä muutos on tehtävä palvelukeskukselle kirjallisesti ja siihen on liitettävä ote kunnan hallintosäännön ko. pykälästä tai muusta todistusvoimaltaan vastaavasta asiakirjasta, jonka perusteella muutoksen ilmoittajan valtuus tehdä muutoksia on todennettavissa.

18 14 5. MENOJEN KÄSITTELY 29 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden, palveluiden tai oikeuksien ostamista ja vuokraamista sekä urakalla teettämistä näihin liittyvine suunnittelu-, valmistelu-, päätöksenteko- ja seurantatoimintoineen. Sisäasiainministeriön hallinnonalan hankinnoissa noudatetaan julkisista hankinnoista annettuja säädöksiä ja määräyksiä sekä lisäksi ministeriön vahvistamia koko hallinnonalaa koskevia hankintojen toteuttamismenettelyjä ja sisäasiainhallinnon hankintaohjetta sekä muita mahdollisia hankintaa koskevia, esimerkiksi toimiala- ja virastokohtaisia ohjeita. Ministeriön kansliapäällikkö päättää ministeriötä ja sen alaista hallintoa laajasti koskevista keskitetyistä hankinnoista. Hallinnonalan ja ministeriön hankintojen suunnittelua ja koordinointia sekä tärkeimpien hankintojen valmistelua varten on kansliapäällikön apuna hankintatiimi. Ministeriön talousyksikön hankinta- ja toimitila-asioiden ryhmä valmistelee hankintatiimissä käsiteltävät asiat. Hallinnonalan virastot tai koko toimialaa ohjaavat ministeriön osastot päättävät toimivaltuutensa rajoissa muista hankinnoista keskitetyt sopimukset huomioon ottaen. Keskitetysti hoidettaviin toimialan hankintoihin tarvittavat määrärahat osoitetaan pääsääntöisesti omaisuuden rekisteröiville haltijavirastoille. Hankinnan käytännön suorittajan on huolehdittava vakuuden saamisesta silloin, kun valtion hankinnoista annettujen säännösten mukaan vakuus on vaadittava.. Hankinnan käytännön suorittaja on velvollinen valvomaan vakuuden voimassaoloa ja sitä, että kaikki vakuutta koskevat vaatimukset esitetään ajoissa. Vakuuksien hyväksymisestä, säilyttämisestä ja luetteloimisesta on ohjeistettava tarkemmin virastokohtaisissa ohjeissa. 30 Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen, hyväksyminen ja maksuunpano Menoon sitoutuminen Oikeus sitoutua menoon on henkilöllä, jolla on työjärjestyksen tai ohjesäännön sekä niiden nojalla annettujen valtuutusten perusteella oikeus käyttää ratkaisuvaltaa asiassa. Ennen tavaraa tai palvelua koskevan tilauksen tekemistä tai muunlaista menoon sitoutumista menopäätöksen tekijän on varmistettava, että menopäätös ja menoon sitova sopimus tehdään valtiolle kokonaisvaltaisesti katsoen mahdollisimman edullisin ehdoin ja että menopäätös on laillinen ja tarkoituksenmukainen sekä valtuus ja määräraha riittävät. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen, lupa tai lausunto, on menopäätöksen tekijän varmistettava, että sellainen on annettu.

19 15 Menoon sitoutuja huolehtii siitä, että asiatarkastajalla on asiatarkastusta tehdessään riittävätieto asiatarkastuksen tekemiseksi. Ennen menon maksamista on sitä koskeva lasku tarkastettava ja hyväksyttävä. Tositteesta on käytävä ilmi, mistä meno on aiheutunut ja miten se liittyy viraston toimintaan. Tositteen tarkastaminen Tarkastus käsittää vastaanottotarkastuksen sekä laskun tai asiakirjan numero- ja asiatarkastuksen. Kotimaiset ja ulkomaiset ostolaskut tarkastetaan ja hyväksytään sähköisesti. Matkalaskut tarkastetaan ja hyväksytään sähköisesti. Vain poikkeustilanteissa menolaskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä manuaalisesti, jolloin paperitositteisiin tehtävä hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava. Paperitositteen tehnyt virasto vastaa tositteen arkistoinnista sähköiseen arkistoon. Poikkeustilanteita, jolloin menolaskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä manuaalisesti, ovat salainen tositeaineisto, salaisiin hankintoihin ja peitetoimintaan liittyvät laskut, ministeriön maksamat kuntien yleiset valtionosuudet sekä muut lyhyellä maksuajalla maksettavat valtionosuudet, lääninhallitusten maksamat toimeentulotuet ja maksutalletukset, palkka- ja palkkioennakot, kassatositteet ja pikamaksumääräykset. Vastaanottotarkastus on suoritettava tavaraa tai palvelua vastaanotettaessa. Tällöin on tarkastettava, että vastaanotettu tavara, suoritettu palvelu tai työ on rahtikirjan, lähetysluettelon tai muun asiakirjan mukainen. Numerotarkastuksessa on todettava, että 1) laskusta käy selville, mistä meno on aiheutunut, 2) lasku tai muu maksuasiakirja täyttää muodollisesti tositteelle asetettavat vaatimukset, 3) maksunsaajan pankkitili vastaa liikekumppanirekisterissä olevaa tietoa, ja 4) maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset on oikein suoritettu ja että merkityt alennukset on otettu huomioon, 5) palvelun myyjä on merkitty ennakkoperintärekisteriin. Ostolaskujen numerotarkastus tehdään palvelukeskuksessa laskun perustietojen täydennyksen ja reitityksen yhteydessä laskujenkäsittelyn järjestelmässä. Numerotarkastuksesta ei tehdä erillistä merkintää tositteeseen. Matkalaskun numerotarkastus tehdään matkahallintajärjestelmässä asiatarkastuksen yhteydessä. Numerotarkastaja vastaa numerotarkastuksen yhteydessä tehdyn esitiliöinnin oikeellisuudesta. Asiatarkastuksessa on todettava, että 1) menoa vastaava tavara tai palvelu on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana, 2) käyttöomaisuuteen ja irtaimistoon kuuluvat hankinnat ovat liikekirjanpidon tilien osalta oikein kirjattu, 3) virkamatka on asianmukaisesti suoritettu, lasku on matkustussäännön mukainen ja vastaa matkamääräystä, 4) lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on maksavaa virastoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen, 5) laskussa on tarvittavat liitteet menon ja sen aiheen todentamiseksi (esimerkiksi matka- tai maksuaikakorttilaskussa kuitit). Asiatarkastajan on lisäksi tarkistettava, että ennen ostolaskujen sähköiseen kierrätysjärjestelmään siirtämistä tositteesta on poistettu kaikki arkaluontoiset tiedot ja liitteet. Tarvittaessa liitteiden erillisestä toimittamisesta on sovittava laskuja lähettävän tahon kanssa. Asiatarkastaja huolehtii siitä, että tosite on tiliöity asianmukaisesti. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) löytyy tieto siitä, onko yritys rekisteröity kaupparekisteriin tai ennakkoperintärekisteriin. YTJ tietopalvelusta tiedot tarkastetaan keskitetysti palvelukeskuksessa uuden toimittajan perustamisen yhteydessä.

20 16 Asiatarkastuksesta on tehtävä allekirjoitettu merkintä paperitositteeseen. Sähköisesti tehdyistä asiatarkastuksesta jää sähköinen merkintä tositteen kierrätysketjuun. Menon hyväksyminen Ennen menon maksamista tähän tehtävään määrätyn henkilön on hyväksyttävä meno. Asiatarkastajana ja hyväksyjänä samalla laskulla ei voi toimia sama henkilö. Hyväksyjä ei saa toimia hyväksyjänä menoissa, joissa itse on asianosaisena tai maksun saajana. Hyväksyntä tehdään sähköisesti ostolaskuihin laskujenkierrätyksen järjestelmässä ja matkalaskuihin matkahallinnan järjestelmässä. Laskujen kierrätyksen järjestelmässä hyväksyminen tapahtuu sähköisellä salasanalla. Laskujen kierrätyksen ja matkahallinnan järjestelmissä hyväksymisestä jää sähköinen merkintä tositteen kierrätysketjuun. Hyväksyjän on varmistuttava siitä, että 1) meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen, 2) käytettävissä oleva määräraha riittää menon suorittamiseen, 3) tositteessa on vaadittavat ja asianmukaiset tiliöinnit ja tarkastusmerkinnät, sekä muut tarvittavat merkinnät ja 4) meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle. Menojen hyväksyminen voi perustua myös maksupäätökseen, mikäli maksupäätökseen on sisällytetty kaikki menojen maksamiseksi vaadittavat tiedot. Maksuunpano Hyväksytyt laskut siirretään laskujen kierrätyksen tai käsittelyn järjestelmistä maksuun päivittäin. Siirtäminen maksuun tehdään keskitetysti palvelukeskuksessa. Ainoastaan asianmukaisesti hyväksytyt menot voidaan maksaa. Poikkeustilanteissa pikamaksumääräyksellä maksettavat suoritukset maksetaan reskontran ulkopuolella suoraan maksuliikejärjestelmän kautta. Laskut maksetaan palvelukeskuksessa linjasiirtona maksuliikejärjestelmän kautta. Maksut lähtevät kahden menotilin käyttöön oikeutetun henkilökohtaisilla salasanoilla. Vähintään toisella heistä tulee olla tason 2 valtuus. Salasanojen antajien on varmistuttava siitä, että maksuun pantava summa täsmää reskontrasta ajetun lopullisen maksuluettelon summan ja maksutapahtumien kappalemäärän kanssa ja että automaattimaksatuksen linjasiirron kuitin summa ja kappalemäärä täsmäävät lähetettävän aineiston kanssa. Muut lisämääräykset Salaiseen tositeaineistoon, salaisiin hankintoihin ja peitetoimintaan liittyvät laskut voidaan käsitellä paperisena. Näiden tositteiden käsittelystä ja säilyttämisestä tulee ohjeistaa tarkemmin virastokohtaisesti. Tilauksen tekijän on huolehdittava siitä, että laskusta löytyvät riittävät tiedot (yksikkökoodi tai muu yksilöivä tunnus) laskun reitittämiseksi palvelukeskuksesta oikeille käsittelijöille virastossa. Lasku on osoitettava sille virastolle, jonka maksettavaksi meno kuuluu.