Dnro 342/03/2004 TALOUSARVIOASETUKSEN MUUTOKSEN VAIKUTUS TILIVIRASTOJEN TULOJEN JA MENOJEN KÄSITTELYYN ALKAEN

Transkriptio

1 Dnro 342/03/2004 TALOUSARVIOASETUKSEN MUUTOKSEN VAIKUTUS TILIVIRASTOJEN TULOJEN JA MENOJEN KÄSITTELYYN ALKAEN 1

2 2/13 SISÄLLYSLUETTELO 1 TALOUSARVIOASETUKSEN MUUTOKSEN VAIKUTUS TILIVIRASTON TULOJEN JA MENOJEN KÄSITTELYYN TULOJEN KÄSITTELY TULOJEN TARKASTUS JA HYVÄKSYMINEN Laskutusaineiston tarkastus ja hyväksyminen Suoritusten vastaanotto pankkitilille Laskutetut suoritukset Maksuperusteisesti käsiteltävät suoritukset Kassaanmaksut MENOJEN KÄSITTELY TARKASTUS JA HYVÄKSYNTÄ Lmp-aineisto Toistuvaissuoritukset MAKSUTOIMEKSIANTO Konekieliset maksutoimeksiannot pankkiin Lmp-aineisto (laskujen maksupalveluaineistot) Toistuvaissuoritukset Kassastamaksut SUORAVELOITUS LISÄTIEDOT... 13

3 3/13 Tilivirastot ja talousarvion ulkopuoliset rahastot 1 Talousarvioasetuksen muutoksen vaikutus tiliviraston tulojen ja menojen käsittelyyn Asetukseen valtion talousarviosta ( /1243) on tehty muutoksia Asetus ( /254) tuli voimaan Asetuksen 1 b, 11, 14, 23, 29, 30 ja :ää, 41 :n 2 momenttia, 42 a :n 1 momenttia sekä 54 a, 55, 62 65, 65 a, 65 b, 66 h ja 66 i :ää sovelletaan ensimmäisen kerran varainhoitovuoden 2005 talousarvioon ja varainhoitovuodelta 2005 tehtävään kirjanpitoon, laskentatoimeen ja tilinpäätösraportointiin. Valtion maksuliikkeen kannalta merkittäviä ovat talousarvioasetuksen 38 ja 39 :iin tehdyt muutokset. Asetuksen 38 :ään on sisällytetty uutena säännös tulojen perimisestä asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Asetuksen 39 :ää on muutettu siten, että maksumääräysmenettelystä on luovuttu ja vastaavasti korostettu menojen hyväksyntää ennen menon maksutoimeksiantoa sekä menojen maksamista asianmukaisesti ja oikeamääräisesti. Tällä ohjeella pyritään havainnollistamaan talousarvioasetuksen 38 ja 39 :ien sisältöä. 2 Tulojen käsittely Talousarvioasetuksen 38 :n mukaan tiliviraston on osana 69 :ssä säädettyjä sisäisen valvonnan menettelyitä huolehdittava siitä, että viraston ja laitoksen toimialaan kuuluvat valtion tulot peritään asianmukaisesti ja oikeamääräisinä. Asianmukaisella tulojen perinnällä tarkoitetaan mm. sitä, että 1. tilivirasto toimittaa laskun (tai muun laskua vastaavan velkomisasiakirjan) asiakkaalle joko suoritteen tuottamiseen ryhdyttäessä tai mahdollisimman pian suoritteen/palvelun luovuttamisen jälkeen riippuen siitä, miten maksun periminen voidaan varmimmin ja käytännöllisimmin toteuttaa. Verojen ja muiden vastaavien suoritusten osalta perimisessä noudatetaan asianomaiseen tulonkantoon liittyviä säännöksiä ja määräyksiä. 2. liiketaloudellisten suoritteiden laskussa on seuraavat laskumerkinnät yli 1 000,00 euron suuruisissa laskuissa (Laskua koskevat vaatimukset arvonlisäverotuksessa, Verohallituksen ohje Dnro 1731/40/2003, ja Arvonlisäverotunnisteen, arvonlisäveronumeron ja nimen merkitseminen valtion virastojen ja laitosten antamiin laskuihin, Verohallituksen ohje Dnro 2661/40/2003, ):

4 4/13 pankkitilinumero bruttosumma yksikköhinta ilman arvonlisäveroa sekä hyvitykset ja alennukset, ellei otettu huomioon yksikköhinnassa eräpäivä viivästysseuraamukset ja viivästyskoron määrä laskun antamispäivä juokseva laskutunniste (laskun numero) myyjän nimi (= Suomen valtio) sekä viraston tai laitoksen nimi ja osoite ostajan nimi ja osoite maksunaihe (tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne) tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä myyjän arvonlisäverotunniste (kotimaan kaupassa Suomen valtion y- tunnus ) myyjän arvonlisäveronumero (käytetään yhteisökaupassa, muodostetaan tiliviraston y-tunnuksesta, jätetään väliviiva pois ja lisätään eteen FI) ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa arvonlisäverokanta suoritettavan arvonlisäveron määrä euroissa jos myynnistä ei ole suoritettava arvonlisäveroa tai jos ostaja on myynnistä verovelvollinen, verottomuuden tai verovelvollisuuden peruste tai viittaus asianomaiseen säännökseen jos laskulla muutetaan aikaisempaa laskua, viittaus tähän laskuun pankkiviitenumero aika, jonka kuluessa huomautukset laskusta on tehtävä. Jos laskun summa on enintään 1 000,00 euroa, sovelletaan laskumerkintöihin kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia, jolloin laskussa tulee olla vähintään seuraavat merkinnät: pankkitilinumero bruttosumma eräpäivä viivästysseuraamukset ja viivästyskoron määrä laskun antamispäivä maksunaihe (tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne) myyjän nimi (= Suomen valtio) sekä viraston tai laitoksen nimi ja osoite myyjän arvonlisäverotunniste (kotimaan kaupassa Suomen valtion y- tunnus )

5 5/13 myyjän arvonlisäveronumero (käytetään yhteisökaupassa, muodostetaan tiliviraston y-tunnuksesta, jätetään väliviiva pois ja lisätään eteen FI) suoritettavan arvonlisäveron määrä tai veron peruste verokannoittain pankkiviitenumero. Laskuun on suositeltavaa tulostaa viivakoodi laskun loppusummasta riippumatta, jos käytettävä järjestelmä mahdollistaa viivakoodin tuottamisen. 3. Arvonlisäverolain laskumerkintämääräykset eivät koske julkisoikeudellisten suoritteiden laskuja. Julkisoikeudellisiin suoritteisiin liittyvissä laskuissa tulee olla vähintään seuraavat merkinnät: pankkitilinumero bruttosumma eräpäivä viivästysseuraamukset ja viivästyskoron määrä laskun antamispäivä juokseva laskutunniste (laskun numero) myyjän nimi, osoite ja y-tunnus ostajan nimi ja osoite maksunaihe (tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne) tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä yksikköhinta sekä hyvitykset ja alennukset, ellei otettu huomioon yksikköhinnassa jos laskulla muutetaan aikaisempaa laskua, viittaus tähän laskuun pankkiviitenumero aika, jonka kuluessa huomautukset laskusta on tehtävä. 4. laskussa noudatetaan valtion maksuperustelaissa ( /150) ja asetuksessa ( /211) määrättyjä maksuehtoja. 5. laskun eräännyttyä ja suorituksen ollessa edelleen saamatta, tilivirasto lähettää asiakkaalle maksumuistutuksen tai perintäkirjeen. Tilivirastojen tulee toimittaa maksumuistutukset tai perintäkirjeet asiakkaille säännöllisin väliajoin. Maksumuistutuksia tai perintäkirjeitä ei saa kuitenkaan lähettää liian aikaisin. Kuluttaja-asiamiehen ohjeiden mukaan velalliselle on varattava todellinen mahdollisuus reagoida perintään. Tämä tarkoittaa sitä, että velalliselle on varattava maksamiseen vähintään 14 päivää laskettuna siitä, kun velallisen voidaan olettaa vastaanottaneen laskun.

6 6/13 6. suorituksen jäätyä saamatta, tilivirasto ryhtyy tarpeellisiksi katsomiinsa toimenpiteisiin saatavan perinnän varmistamiseksi. Oikeamääräisellä tulojen perinnällä tarkoitetaan mm., että 1. lähetetty lasku vastaa suoritteen luovuttamisesta sovittuja laskutusehtoja. Tällöin laskussa on huomioitava mahdollisesti sovitut alennukset. Maksumuistutuksessa ja muussa mahdollisessa perinnässä on huomioitava viivästyskorot tai mahdolliset perimispalkkiot.. 2. vastaanotetun suorituksen on vastattava avointa saatavaa. Suorituksen poiketessa saatavasta, on tiliviraston tapauksesta riippuen joko palautettava maksajalle liikasuoritus tai, jos saatava jää osittain edelleen avoimeksi joko jatkettava perintää tai jos jäljelle jäävä saatava on vähäinen, luopua saatavan perimisestä ja poistaa saatava tileistä (valtion maksuperusteasetus /211, 4 ja Valtioneuvoston päätös, valtion talousarvion yleisistä soveltamismääräyksistä (valtiovarainministeriön yleiskirje TM 9509, )). 2.1 Tulojen tarkastus ja hyväksyminen Laskutusaineiston tarkastus ja hyväksyminen Laskutusaineisto on tarkastettava. Tarkastuksessa varmennetaan, että suoritteen luovuttamiseen liittyvät laskutusta koskevat ehdot täyttyvät laskumerkinnät ovat oikein kirjanpidon tilimerkinnät ovat oikein. Tarkastuksesta on tehtävä pysyvä merkintä. Laskutuksesta syntyvät kirjanpidon tositteet on hyväksyttävä. Hyväksyjä vastaa siitä, että laskutusaineisto on tarkastettu tulojen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että osakirjanpidon järjestelmien tiedot täsmäävät kirjanpitoon.

7 7/ Suoritusten vastaanotto pankkitilille Laskutetut suoritukset Tilivirastolle maksetut suoritukset ja saatavien kohdentaminen reskontraan on tarkastettava. Vastaanotettujen suoritusten tarkastuksessa varmennetaan, että saadut suoritukset on käsitelty asianmukaisesti kirjanpidon tilimerkinnät ovat oikein. Tiliotteiden käsittelystä sekä saatavien reskontraan kohdentamisesta syntyvät kirjanpidon tositteet on hyväksyttävä. Hyväksyjä vastaa, että tositeaineisto on tarkastettu tulojen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tehtävä pysyvät merkinnät. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että osakirjanpidon järjestelmien tiedot täsmäävät kirjanpitoon Maksuperusteisesti käsiteltävät suoritukset Tulot, joita ei ole laskutettu ja/tai jotka kirjataan kirjanpitoon maksuperusteisesti, on myös tarkastettava ja hyväksyttävä. Tarkastus ja hyväksyntä tehdään maksutapahtuman kirjauduttua pankkitilille tai kassaan. Tarkastaja varmentaa, että tulon peruste on asianmukainen saadut suoritukset on käsitelty asianmukaisesti kirjanpidon tilimerkinnät ovat oikein. Tarkastuksesta on tehtävä pysyvä merkintä. Hyväksyjä vastaa, että tositeaineisto on tarkastettu tulojen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä.

8 8/ Kassaanmaksut Kassaanmaksusta on laadittava tosite, jossa on mainittava maksun suorittaja, maksun aihe, suoritettu euromäärä ja suorituspäivä sekä kirjanpidon tiliöinti. Tulotositteet on tarkastettava ja hyväksyttävä. Tarkastaja varmentaa, että tulon peruste on asianmukainen saadut suoritukset on käsitelty asianmukaisesti tositteen merkinnät ovat oikein. Tarkastuksesta on tehtävä pysyvä merkintä. Hyväksyjä vastaa, että tositeaineisto on tarkastettu kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että kassa täsmää kassakirjaan ja kirjanpitoon. 3 Menojen käsittely 3.1 Tarkastus ja hyväksyntä Lmp-aineisto Talousarvioasetuksen 39 :n mukaan tiliviraston on osana 69 b :ssä säädettyjä sisäisen valvonnan menettelyitä varmistettava, että ainoastaan asianmukaisesti hyväksytyt menot maksetaan sekä että menot maksetaan muutoin asianmukaisesti ja oikeamääräisesti. Ennen menon maksutoimeksiantoa on tiliviraston tarkastettava lasku, laskelma tai asiakirja, johon meno perustuu. Tarkastuksessa on varmistuttava siitä, että asiakirjan sisältö on sekä asiallisesti että numerollisesti oikea. Tämä voidaan suorittaa esimerkiksi siten, että 1. ostolaskuvastaava ja/tai ostoreskontran hoitaja tarkastaa, että laskusta käy selville, mistä meno on aiheutunut

9 9/13 lasku täyttää ALV-lain vaatimukset, kun on kyse arvonlisäverovelvollisesta toiminnasta laskuun merkityt alennukset otetaan huomioon toimittaja on ennakkoperintärekisterissä maksunsaajan pankkitili vastaa toimittajarekisterissä olevaa tietoa laskussa on laskun päiväys, laskun numero, eräpäivä, bruttosumma, myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste, toimituspäivä/palvelun suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä matkakustannusten kuitit ovat matkalaskun liitteenä ja ne täsmäävät matkalaskuun. 2. asiatarkastaja tarkastaa, että liitteenä on mahdollinen kuormakirja / lähetyslista vastaanottomerkinnöin varustettuna tai että tavaran tai palvelun toimittamisesta on muutoin voitu varmistua meno on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen matkalaskujen osalta työ- tai virkamatka on suoritettu matkustussäännön ja matkamääräyksen mukaisesti. Tarkastuksista on tehtävä pysyvät merkinnät. Lisäksi lasku, laskelma tai asiakirja, johon meno perustuu, on hyväksyttävä. Hyväksyjä vastaa, että meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen kirjanpidon tili, jolle meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein määrärahaa on riittävästi ja ao. määrärahaa voidaan käyttää ko. menon maksamiseen meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle lasku on sekä numerollisesti että asiallisesti tarkastettu. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä. Kun hyväksyminen on tehty, voidaan meno panna maksuun. Koska maksumääräyksen antajan tehtävät on annettu uudessa talousarvioasetuksessa hyväksyjälle, korostuvat hyväksyjän vastuut merkittävästi aikaisemmin voimassa olleeseen talousarvioasetukseen verrattuna. Tiliviraston on huomioitava, että sama henkilö ei voi toimia saman laskun osalta sekä asiatarkastajana että hyväksyjänä. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että osakirjanpidon järjestelmien tiedot täsmäävät kirjanpitoon.

10 10/ Toistuvaissuoritukset Toistuvaissuorituksina maksettavat menot (esimerkiksi palkat ja eläkkeet) on ennen maksutoimeksiantoa asiatarkastettava ja hyväksyttävä. Palkka-aineistojen osalta asiatarkastaja tarkastaa palkkalistan muuttuneiden tapahtumien luettelon jakajapankkiaineiston (koonti / kateluettelo) tilierittelyjen oikeellisuuden. Eläkeaineistojen osalta asiatarkastaja tarkastaa - maksuluettelon - maksuajon yhteenvedon - pankkierittelyn oikeellisuuden. Tarkastuksista on tehtävä pysyvät merkinnät. Hyväksyjä vastaa, että meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen kirjanpidon tili, jolle meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein määrärahaa on riittävästi ja ao. määrärahaa voidaan käyttää ko. menon maksamiseen meno maksetaan oikea-aikaisesti ja oikealle maksunsaajalle aineisto on sekä numerollisesti että asiallisesti tarkastettu. Hyväksymisestä on tehtävä pysyvä merkintä. Merkinnät asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä tehdään palkka-aineistojen osalta palkkalistan tai vastaavaan menon todentavaan asiakirjaan ja eläkkeiden osalta maksuajon yhteenvetoon. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että osakirjanpidon järjestelmien tiedot täsmäävät kirjanpitoon.

11 11/ Maksutoimeksianto Konekieliset maksutoimeksiannot pankkiin Lmp-aineisto (laskujen maksupalveluaineistot) Toistuvaissuoritukset Maksumääräysmenettelyn poistuessa vuoden 2005 alusta lukien, on tiliviraston otettava menojen maksutoimeksiantojen menettelyistä määräys taloussääntöön. Maksumääräysmenettelyn poistuminen merkitsee muutoksia nykyisiin prosesseihin. Talousarvioasetuksen 29 :n mukaisesti maksuliiketiliä saavat käyttää vain 69 b :ssä tarkoitetussa taloussäännössä tai sen nojalla määrätyt kaksi henkilöä yhdessä. Tilivirasto määrittelee maksutoimeksiantoon osallistuvien henkilöiden valtuudet valtuustasoilla. Valtuustasot esitetään numeroin 2 ja 3. Valtuustason 2 omaavat henkilöt voivat suorittaa maksutoimeksiannon joko yhdessä toisen valtuustaso 2 omaavan henkilön kanssa tai valtuustaso 3 omaavan henkilön kanssa. Valtuustason 3 omaavat henkilöt voivat osallistua maksutoimeksiantoon vain yhdessä valtuustaso 2 omaavan henkilön kanssa. Valtuustasojen säilyttäminen johtuu pankkien kanssa sovitusta menettelystä, jota ei kesken sopimuskauden haluta lähteä muuttamaan. Maksutoimeksiantoon osallistuvien henkilöiden on tarkastettava, että konekielisissä maksutoimeksiannoissa maksuun pantava summa vastaa reskontrasta tai muusta vastaavasta järjestelmästä ajetun lopullisen maksuluettelon summaa ja maksutapahtumien kappalemäärää, ja että maksutoimeksiannon summa sekä maksutapahtumien kappalemäärä ovat samat kuin pankista saadun palautteen vastaavat määrät. Jos näin ei ole, on eron syyt selvitettävä viiveettä. Lähetys omalla pankkiyhteysohjelmistolla Talousarvioasetuksen 29 :n mukaisesti maksuliiketiliä saavat käyttää vain 69 b :ssä tarkoitetussa taloussäännössä tai sen nojalla määrätyt kaksi henkilöä yhdessä. Ennen maksutoimeksiantoa on maksutoimeksiantajien tarkastettava, että maksutoimeksiannon summa vastaa henkilöstöhallinnon järjestelmästä ajettua jakajapankkiluettelon euromääräistä loppusummaa ja maksutapahtumien kappalemäärää. Vastaavasti eläkejärjestelmästä ajetun pankkierittelyn on vastattava maksutoimeksiannon euromääräistä loppusummaa sekä maksutoimeksiannon maksutapahtumien kappalemäärää. Lopuksi on tarkastettava, että maksutoimeksiannon summa sekä maksutapahtumien kappalemäärä ovat samat kuin pankista saadun palautteen vastaavat määrät. Jos näin ei ole, on eron syyt selvitettävä viiveettä.

12 12/ Kassastamaksut Lähetys ohjelmistotalon toimesta Joidenkin tilivirastojen toistuvaissuorituksia koskeva aineisto lähetetään tiliviraston tekemän sopimuksen perusteella pankkiin ohjelmistotalon toimesta. Tällaisen aineiston osalta noudatetaan tarkastus- ja hyväksymismenettelyitä, jotka on kuvattu kohdassa Myös tapauksissa, jolloin palkanlaskenta on ulkoistettu, noudatetaan kohdassa kuvattua menettelyä. Mikäli maksuun menevän aineiston summissa ja/tai kappalemäärissä havaitaan virheitä, on virheellisyydet oikaistava peruuttamalla tapauksesta riippuen joko ko. suoritus tai koko aineisto pankista riittävän ajoissa. Kassastamaksujen tositteeseen on merkittävä maksun saaja maksun aihe maksettu euromäärä maksupäivä maksunsaajan allekirjoitus kirjanpidon tilit. Kassastamaksutosite on ennen maksua sekä asiatarkastettava että hyväksyttävä. Menotapahtuman tarkastajan ja hyväksyjän vastuut on esitetty kohdassa 3.1 Menojen käsittely. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tehtävä pysyvät merkinnät. Lisäksi tiliviraston on huolehdittava siitä, että kassa täsmää kassakirjaan ja kirjanpitoon. 3.3 Suoraveloitus Suoraveloitusmenettelyllä voidaan tilivirastoilta periä pankkien palvelumaksut. Pankkien palvelumaksujen hinnoittelu ja veloitusperusteet perustuvat pankkien kanssa tehtyihin sopimuksiin. Ko. eriin liittyvät menot tarkastetaan ja hyväksytään tiliotteella esiintyvien ottotapahtumien ja niiden erittelyjen yhteydessä. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tehtävä pysyvät merkinnät.

13 13/13 4 Lisätiedot Lisätietoja Valtiokonttorissa antavat Keijo Kettunen, puh ja Arja Nieminen, puh Sähköpostimme ovat muotoa etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi.