Rahastonhoitajakoulutus Seuran toimisto

Transkriptio

1 Rahastonhoitajakoulutus Seuran toimisto

2 Sisältö Vuoden 2013 tilinpäätösaineiston kokoaminen Ikäluokan taloudenhoito Rahastonhoitajan toimenkuva Ikäluokan kirjanpidon perusteet Vuoden 2014 kuukausittaisen kirjanpidon käytännön asiat Ikäluokan talousarvio Kysymykset/vastaukset

3 Vuoden 2013 tilinpäätösaineiston kokoaminen Tilinpäätösaineisto sisältää kirjanpitolain mukaisen ikäluokan/joukkueen kirjanpidon ja tiedot tilinpäätöksen mahdollisista siirtyvistä eristä sekä toimintakertomuksen. Aineisto sisältää yhdistyksen tarvitsemat tiedot seuran tilinpäätöksen laatimiseksi sekä muiden tarvittavien tietojen siirtoon esim. Ylöjärven kaupungilta haettaviin avustuksiin. Aineisto toimitetaan seuran toimistolle alkuperäisinä paperiversioina viimeistään Toimittamattomista aineistoista aiheutuvat kulut veloitetaan suoraan ikäluokalta/joukkueelta. Aineistot niputetaan kuukausikohtaisesti kyseisen kuun tiliotteen yhteyteen. Toimistolle toimitettavat aineisto: Kirjanpitoaineisto - kaikki tilikauden tiliotteet (tapahtumaluettelot eivät riitä) - kaikki tilikauden tositteet - kaikki tilikauden käteiskuitit - kopiot vuodelle 2013 kuuluvista vuoden 2014 puolella maksetuista maksuista - kopiot vuodelle 2013 kuuluvista vuoden 2014 puolella saaduista suorituksista - kassakirja (mikäli käytössä käteiskassa) - vuoden 2013 aikana käytössä ollut pelaajakohtainen kirjanpitopohja Liitteet - kirjanpitoaineiston tarkistuslista vuodelta 2013 allekirjoitettuna - toimintakertomus vuodesta 2013 allekirjoitettuna - vuonna 2013 pidettyjen kokousten pöytäkirjat - joukkueluettelo, sisältäen kaikkien vuonna 2013 pelanneiden pelaajien ja toiminnassa mukana olleiden toimihenkilöiden tiedot - inventaariolista (vapaamuotoinen) hallussa olevista seuran välineistä ja tavaroista

4 Ikäluokan taloudenhoito Ikäluokat päättävät itsenäisesti taloudestaan asioissa, jotka eivät liity seuran toimintoihin. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi peli- ja turnausmatkat, piirisarjapelit ja niiden matkakulut, omat leirit sekä muut ikäluokan itsensä määrittelemät toimintasuunnitelman mukaiset toiminnot. Ikäluokan talouden perustana ovat pelaajien joukkuemaksut, talkoot ja muut erilaiset rahanhankintakeinot. Ikäluokat tekevät omat talousarvionsa kullekin pelikaudelle. Talousarvio esitetään seuralle yhdessä toimintasuunnitelman kanssa ikäluokkatapaamisessa. Ikäluokan varojen käyttöä valvovat joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja, jotka hyväksyvät kaikki laskut. Kokonaisvastuu on kaikkien mukana olleiden pelaajien vanhemmilla ja viime kädessä seuralla. Ikäluokka valitsee itselleen rahastonhoitajan vuodeksi kerrallaan. Rahastonhoitaja hoitaa ikäluokan varojen käyttöä avoimesti ja rehellisesti sekä raportoi siitä säännöllisesti ikäluokan pelaajien vanhempia. Rahastonhoitaja on tehtävissään seuran hallituksen alainen. Seura avaa jokaiselle ikäluokalle oman pankkitilin Aito Säästöpankkiin, johon annetaan käyttöoikeudet yleensä joukkueenjohtajalle ja rahastonhoitajalle. Kaikki rahaliikenne tulee hoitaa pankkitilin kautta. Ikäluokalla ei voi olla muita tilejä eikä pysyvää käteiskassaa (vrt. turnausaikaiset kassat). Rahaliikenteestä on pidettävä kirjaa ja kirjanpidon tulee olla kirjanpitolakien, asetusten ja seuran toimintaohjeiden mukainen mm. tositteet aikajärjestyksessä, alkuperäiset kuitit jne.

5 Rahastonhoitajan toimenkuva Rahastonhoitajan tehtävät: Laatii kauden alussa toimintasuunnitelman mukaisen ikäluokan talousarvion yhdessä muiden toimihenkilöiden kanssa Hoitaa ikäluokan maksuliikenteen ikäluokalle avatun tilin kautta Pitää ikäluokan tuloista ja menoista yksinkertaista kirjanpitoa ja toimittaa kirjanpitoaineiston seuralle kuukausittain seuran ohjeiden mukaisesti Pitää yllä pelaajakohtaista kirjanpitoa Osallistuu seuran järjestämiin koulutuksiin, tilaisuuksiin ja tapahtumiin Osallistuu vanhempainkokouksiin

6 Ikäluokan kirjanpidon perusteet Tulevat maksut Tilille tulevia pelaajamaksuja varten on hyvä antaa pelaajille omat viitenumerot. Tämä helpottaa kirjanpidon pitämistä ja vähentää selvitystyötä. Muut saatavat (talkoo-, mainostulot yms.) ikäluokka laskuttaa itse seuran antamalla laskupohjalla. Kerättyjä talkoo-, mainos- tms. rahoja ei saa kirjanpidossa hyvittää yksittäisille pelaajille. Samoin kaikille yhteisesti hankitut tuotteet ovat ikäluokan omaisuutta ja ne palautetaan joukkueelle pelaajan lopettaessa. Talkoorahoja, mainostuloja tai mitään tilillä olevaa rahaa (paitsi kirjanpidon mukaisia ylimääräisiä pelaajamaksuja) ei voi maksaa pelaajille takaisin eikä siirtää toiseen ikäluokkaan. Lähtevät maksut Jokaisesta tiliveloituksesta pitää olla kuitti. Mikäli tulevasta suorituksesta ei ole kuittia (esim. laskujäljennöstä) pitää tapahtumasta tehdä erillinen selvitys kirjanpitoon muiden kuittien joukkoon. Tililtä ei voi veloittaa mitään ilman kuittia. Kuiteista pitää ilmetä veloituksen/hyvityksen aihe. Maksettuihin laskuihin merkitään maksupäivä ja maksajan allekirjoitus. Alkuperäiset kuitit liitetään kuukausittain tiliotteen yhteyteen ja toimitetaan tarvittavine liitteineen seuran toimistolle annettujen ohjeiden mukaisesti seuraavan kuun 15. päivään mennessä.

7 Ikäluokan kirjanpidon perusteet Tilikauden lopussa ikäluokka toimittaa tilikauden yhteenvedot liitteineen seuralta tulleiden ohjeiden mukaisesti marraskuun loppuun mennessä. Tulevat tilikaudet: Ikäluokan kirjanpitopohja

8 Ikäluokan talousarvio Ikäluokan talousarviota varten on valmiit pohjat eri käyttötarkoituksiin. Ikäluokan talousarvio (yksi peliryhmä) Ikäluokan talousarvio (monta peliryhmää)

9 Vuoden 2014 kuukausittaisen kirjanpidon käytännön asiat Vuoden 2014 alusta lähtien ikäluokkien kirjanpitoaineistot toimitetaan seuralle paperisena kuukausittain seuraavan kuun 15. päivään mennessä. Toimistolle kuukausittain toimitettava aineisto sisältää: - edellisen kuun kirjanpidon yhteenveto - edellisen kuun tiliote - edellisen kuun tositteet - edellisen kuun käteiskuitit - kassakirja (mikäli käytössä käteiskassa) - ikäluokan käytössä oleva ajantasainen kirjanpitopohja - ajantasainen joukkueluettelo - edellisen kuun kokousten pöytäkirjat

10 Vuoden 2014 kuukausittaisen kirjanpidon käytännön asiat Kuukausikirjanpitoa varten on oma pohja. Siihen täydennetään tilikauden alussa ikäluokan tiedot ja tilin alkusaldo sekä aina kuukausittain tiliotteen tapahtumat niputettuna tililajeittain. Taulukko siirtää itse tiedot seuraavalle kuukaudelle sekä summaa tiedot kuukausittain vuosiyhteenvetoon valmiiksi. Merkitse tiliotteelle ja tositteeseen kirjanpidon tili tai tilit, joille tuotot tai kulut kohdistuvat sekä kuitin numero. Kuukausikirjanpitopohja Kirjanpidon tililuettelo

11 Rahastonhoitajille järjestetään tapaaminen ennen helmikuun puoliväliä liittyen kuluvan vuoden kirjanpitoaineistojen palautukseen.